XXX 有限公司
档案管理办法
版本 编制人/修订人 变更描述 日期
目 录
第一章 总
则……………………………………………………………………………………………………………………………
……3
第二章 名词解
释…………………………………………………………………………………………………………………………….
3
第三章 职责权
限…………………………………………………………………………………………………………………………….
4
第四章 档案管理流
程………………………………………………………………………………………………………………………4
第五章 档案管理内
容……………………………………………………………………………………………………………………….5
第六章 电子档案归
档……………………………………………………………………………………………………………………….7
第七章 奖
惩……………………………………………………………………………………………………………..………………
……7
第八章 附
则……………………………………………………………………………………………………………………………
………8
附
件……………………………………………………………………………………………………………………………
………………9
正 文 内 容
第一章 总则
第一条 目 的 为规范 XXXXXXXX 有限公司（以下简称“公司”、“XXXXXX”）档案资料的管
理，使档案在暂存、打包、邮寄、保管、借阅、调档、交接等环节减少错误、提高工作
效率和质量，特制定本办法。
第二条 适用范围 本办法适用公司融资租赁业务的档案管理，包含租前审核、租后管理、结
清资料的归档。
第三条 管理要求 档案管理要求真实、完整、规范、及时和保密。
第二章 名词解释
第四条 档案 本办法涉及的档案是指承租人所提交及签署的所有纸质资料及对应电子资料，
其中纸质资料包含但不限于：承租人进件资料、车辆资料、合同资料等；电子资料除
上述纸质资料扫描件外，还包括评估、信审、放款等各审批节点的系统和邮件截屏。
第五条 承租人资料 是指承租人身份证复印件、银行卡复印件、银行流水、个人征信报告原
件等业务受理资料。如承租人是法人的，则包括营业执照复印件、开户许可证复印件、
税务登记证复印件等资料。
第六条 车辆信息资料 是指车辆登记证、车辆钥匙、保险单据、购车发票、车辆评估照片等
和车辆相关的资料或物件。
第七条 合同资料 是指主合同、抵押合同、业务申请表、车辆交接单、保险变更等相关文件。
第八条 暂存管理 指城市服务部对承租人所提交及签署的资料进行暂时性存放、保管等行为。
第九条 邮寄管理 指城市服务部对承租人基于此次业务所提交或签署的资料进行分类、打包、
邮寄等行为。
第三章 职责权限
第十条 职责权限
一、城市服务部客服岗
（一）客服岗负责对承租人信息资料、车辆资料、合同资料等进件及放款资料的收集、
暂存、邮寄，对承租人档案的真实性、完整性及合规性负责；
（二）对承租人的电子档案进行维护、管理，对承租人电子档案的真实性、完整性及安
全性负责。
二、公司资产管理部权证管理岗
（一）负责对全国范围内档案管理工作进行日常督导，负责所有纸质和电子档案的保存、
管理、维护等工作。对档案的真实性、完整性、合规性负责；
（二）负责档案管理制度、流程的制定、修订及监督实施。
三、公司服务督导岗
负责公司范围内档案管理工作的监督检查，对城市服务部进行督导、检查、盘点、考核，
对档案的真实性、完整性、合规性负责。
第四章 档案管理流程
第十一条 归档时效 公司各城市服务部客服岗及权证管理岗需严格按照《XXXXXX 档案归
档资料清单》（见附件 1），于每月 5 号前完成上一个月档案的全部归档工作；
第十二条 归档流程 承租人档案归档流程详见附件 2
第十三条 租赁期满后资料退还 承租人租赁期满之后，需在10个工作日内将机动车登记证、
车辆备用钥匙、保险单据原件（如有）等车辆资料退还给承租人。
第十四条 权证退还流程图（详见附件 3）
第五章 档案管理内容
第十五条 合同签署要求 城市服务客服岗在与承租人签约时应严格按照公司相关签约要求
执行：
（一） 主合同、抵押合同、车辆交接单、业务申请表等合同相关文件需保留
原件；
（二） 签字不能潦草无法识别；合同资料的填写项不得缺失、更改，不得代
签；
（三） 签名与手印不可重叠；
（四） 承租人邮寄地址需详细能准确定位。
第十六条 资料完整及合规性要求 签约完成后应按公司进件标准检查承租人资料完整性及
合规性，纸质档案应与上传审核通过的电子版档案内容一致，不得将无效合同邮
寄至权证管理岗。
第十七条 档案暂存管理 档案检验完成后邮寄前，应在当天下班前将档案装进档案袋保存，
不同承租人的档案资料分别装进不同的档案袋，档案袋上需用黑色签字笔清楚工
整填写承租人姓名、合同编号、产品名称、签署地、业务所属大区、签约日期。
不得在档案袋上填写除以上规定信息外的其他信息，且档案袋上的信息必须与袋
内档案一致，不得存在错误编号或错别字。
第十八条 归档要求 公司承租人的档案资料由资产管理部权证管理岗归档，以确保档案的
安全性。城市客服岗针对归档部门不同的产品名称需分开档案袋存放邮寄，并附
上邮寄明细表（详见附件 4）
第十九条 邮寄分类要求 邮寄需要按照合同签署时间打包邮寄。如有后补的承租人档案不
能混在一个包裹中邮寄。
第二十条 邮寄时间要求 城市服务部客服岗在每周一邮寄上周已放款成功的承租人档案，
按邮寄明细表顺序排列，在邮寄前应检查档案的完整性及合规性，核实无误后在
《合同邮寄明细表》（见附件 4）中经办人处签字确认，将档案及纸质版《合同
邮寄明细表》装入质量和密封性完好的箱内一并邮寄。
第二十一条 邮件提前告知 寄合同前需按照流程向上一级发送电子档《合同邮寄明细表》（见
附件 4），告知资产管理部权证管理岗邮寄内容，以便权证管理岗能及时对合同
进行查收、归档。（邮件格式见附件 5）
第二十二条 档案存放 放档案的柜子要用专业的档案柜，柜内需保证清洁干燥应做到六防一
控。六防指：防火、防盗、防光、防尘、防虫、防鼠，一控指：控制湿度。
第二十三条 档案柜钥匙保管 档案柜钥匙由公司资产管理部权证管理岗保管，所有档案的入
柜、出柜需由权证管理岗操作，此责任人对档案的安全性负直接责任。
第二十四条 档案借调或借阅 档案属于公司机密，承租人的档案借调或借阅只针对承租人本
人、公司工作人员。若是承租人本人有此需求，应通过城市服务部客服岗发送邮
件申请，经城市服务部城市经理同意后，转发至资产管理部负责人并抄送权证管
理岗，待资产管理部负责人审批同意后方可借调或借阅；若是公司工作人员由于
工作需要，需借调或借阅档案的，需由需求人本人发送邮件申请，经本部门负责
人同意后，转发至资产管理部负责人并抄送权证管理岗，待资产管理部负责人审
批同意后方可借调或借阅。
第二十五条 借调或借阅记录单 借调人需按权证管理岗发放的制式的《档案借调及借阅审批
记录单》（附件 6）认真填写所借资料、用途说明、借调或借阅期限，借调或借
阅人必须按期归还所借档案资料，最长借调或借阅期限为七个工作日，如超过期
限，请再次填写办理借调手续。借调或借阅档案严禁转借他人。
第六章 电子档案归档
第二十六条 电子档案 是指承租人从进件、评估、考察（如有）、审批、抵押、到放款所有流
程环节中的资料扫描件，即客服岗发送给信审的“城市+客户姓名+产品类型金额”
压缩包及客服岗发送给运营支持岗的“客户姓名+合同编号”压缩包，需以“城市服
务部-承租人姓名-产品名称-合同编号”的命名要求，以压缩包的形式进行保存。
第二十七条 电子档案管理 城市服务部均配备移动硬盘：城市服务部客服岗需在当天下班前
将成功签约承租人的电子版档转存至移动硬盘，硬盘由城市服务部客服岗进行保
管。
第二十八条 监督检查 公司资产管理部权证管理岗对城市服务部的电子档案管理情况进行不
定期的抽调、检查，并可要求各地上传电子数据进行核实、查验；公司运营管理
部服务督导岗应对城市服务部的电子档案资料管理情况进行监督。
第二十九条 资料后补 对于承租人签约前有需后补的资料，在资料补齐后必须及时将扫描件
归入到此承租人的电子档压缩包。
第七章 奖惩
第三十条 如违反本管理办法将按《员工合规手册》中相关规定对直接经办人和上一级管理
者追究相关责任。
第八章 附则
第三十一条 本管理办法自发布之日起生效，如有未尽事宜及理解歧义，最终解释权归
XXXXXX 资产管理部所有。
附 件
附件 1
《XXXXXX 档案归档资料清单》
融资租赁存档资料
类别 名称 签订份数（份）
承租人留
存（份）
资产管理部留存
（份）
邮寄资料
请勾选 备注
汽车融资租赁业务主合同 2 原+1 复 1 原 1 原+1 复
汽车抵押合同 2 原+1 复 1 原 1 原+1 复
车辆交接单 2 原+1 复 1 原 1 原+1 复
租赁支付表 2 原+1 复 1 原 1 原+1 复
所有权转移证明 2 原+1 复 1 原 1 原+1 复
合同资料
租金调整通知书（非必需） 2 原+1 复 1 原 1 原+1 复
融资租赁业务申请表 1 原+1 复 / 1 原+1 复
身份证+银行卡复印件（签名+手
印) 1 原 / 1 原
征信报告（非必需） 1 原 / 1 原
通话详单或手抄联系方式 1 原 1 原
银行流水（非必需） 1 复 / 1 复
社保/公积金/房产资料（非必需） 1 复 / 1 复
承租人资料
其他增信材料 1 复 / 1 原
机动车登记证 1 原+1 复 / 1 原+1 复 有 内 容 页复印
车辆评估报告 1 原+1 复 1 原+1 复
备用钥匙 1 原 / 1 原
行驶证 1 复 / 1 复
交强险保单 1 原 / 1 原
商业险保单 1 原 / 1 原
人车合照 1 原 / 1 原
承诺函 1 原 / 1 原
车辆资料
股东担保决议书 1 原 / 1 原
附件 2
《融资租赁业务档案归档流程图》
连带责任保证书 1 原 / 1 原
身份证/临时身份证复印件 1 复 / 1 复
户口本/居住证复印件 1 复 / 1 复
收入类证明（非必需） 1 复 / 1 复
征信报告 1 原 / 1 原
个人担保
银行流水 1 原 / 1 原
营业执照 1 复 / 1 复
企业资产类证明 1 原 / 1 原
法定代表人/实际控制人/公司对公
银行流水 1 原 / 1 原
担保人
（如有）
公司担保
自然人/公司连带责任担保函 1 原 / 1 原
（原件表示为“原”，复印件表示为“复”）
附件 3
《结清承租人权证退还流程图》
附件 4
《合同邮寄明细表》
序号 服务部 承租人姓名 合同编号 签约日期 备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
经办人签名：
日期：
附件 5
《邮寄合同邮件报备格式》
发件人 城市服务部客服岗
收件人 公司资产管理部权证管理岗
抄送 资产管理部负责人/服务督导岗/大区资产安全岗/对应城市经理
主题 【合同邮寄】城市+份数+寄出日期
正文
（XX 服务部）于（时间）寄出（多少）袋合同
快递公司：XXXX
快递单号：（单号必须连贯，数字与数字之间不能有空格或者其他字符
断开）
附件 邮寄明细表+本批纸质档案对应的电子档案压缩包
附件 6
《档案借调及借阅审批记录单》
城市 所借资料名称 借出事由 借出时间 预计归还时间 借调人 经办人 归还确认人 实际归还时间
