文件编号 ZF--QP--07X 某著名企业
版 本 A0
生效日期 2017-7-10ZF
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外部协作方及采购管理程序
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1 目的
对采购过程及供方进行控制，确保所采购的物料符合我司的规定要求。
2 范围
适用于采购物料及供方的控制。
3 定义
物料：公司所需求的塑胶原材料、油漆、油墨、纸箱和胶袋等相关物料。
4 职责
采购部采购
主导供方的开发、选择及评价,编制《合格供应商一览表》，建立供方档案。
采购负责采购实施。
采购：
A. 依客户订单需求及物料情况安排采购计划；
B. 对材料质量与交期异常,所产生的问题,主动联系工程部、业务部与其它相关单位作沟通协调,
以让每一订单均能如期交货为原则；
C. 组织进行物料的分析和计算、存量的控制；
D. 采购计划的制定；
E. 采购物料异常情况的协调与决策；
工程部
负责提供采购技术文件。
参与对供方物料的承认与供方的评价。
仓库负责根据采购订单要求收货（核对品名、规格及数量、包装方式等）并产生相对应的
审核： 核准：
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《入库单》,品质验收由 IQC 负责.
5 工作程序
采购需求
由采购部根据业务部发出的“客户订单”及库存状况提出需求，注明物料名称、规格、料号、
需求数量与需求日期等信息做成《物料申请单》交总经理审批后交于采购进行购料。
采购的物料,需满足环境有害物质要求和有关法律法规，包括安全规定。
供方开发、选择及评价
供方开发
1.现有供方无法提供时；
2.提高品质或降低成本；
3.现有供方在品质、成本、交期上、配合上无法满足我司需求时；
4.客户指定的供方,但该供方在本公司尚未承认时。
供方选择标准
A、有健全的质量管理体系，能提供满足质量的材料；
B、在同类材料中价格合理、品质优、管理完善等；
C、交货及时、数量准确、配合好，及时处理品质异常。
供应商的分类：
本公司根据生产实际现状将供应商分为以下三类：
1)A 类----重要物资，直接影响最终产品使用性能、安全性能和环保性能，可能导致重大
质量问题或顾客严重投诉的物资。（如：塑胶原材料、油漆、油墨等）
2)B 类----一般物资，不影响最终产品使用性能或即使稍有影响但可及时采取措施纠正的
物资。（如：除 A 及 C 类以外的原材料）
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3)C 类----辅助物资，非直接用于产品本身的物资。（如：包材、标签、机器设备维修配件、
化学溶剂等辅材）
供应商的调查和评审
采购人员应根据某省市场调查的结果，对适宜的供应商发出《供应商调查表》，以了
解供应商的基本情况：公司性质、质量体系、主要设备、人员、营业额、付款方式
等。对 C 类或采购量较少的物资，采购人员也可根据调查表的内容对供应商进行电
话询问，并将相关信息记录在《供应商调查表》。A 类及 B 类厂商需由采购召集品质
等相关部门人员组成评审小组到供应商公司进行现场评审，或者根据供应商品质、
交货及时性、配合状况进行考核并将评审结果记录于《供应商考核评分/批准书》, A
级.90-100 分 B 级 70-89 分 C 级 60-69 分 D 级 59 分以下。A 级供应商增加采购量；
B 级供应商维持正常采购；C 级减少采购量进行适当的铺导；D 级供应商对其再进行
考核 3 个月，并对其铺导，如再不合格取消供应商资格。
在评审时需收集供应商的营业执照、组织机构代码证等相关资料，经评审合格的供应商由
采购做成《合格供应商一览表》，经副总经理或总经理批准。
如有客户指定的供应商则参照 与 同理。
采购样品承认：由工程部工程师和品质对样板工艺、品质要求进行确认和判定。经过工程
和品质部判定合格之样板并签样给采购寄回供方，对于供方所送产品承认书，须由工程
和品质确认并盖章，由采购寄给相对应厂商。采购员方可下单采购。（对于我司私模产品
则要加签产品委托加工协议和协议。）
供应商考核评价
.已纳入的供应商需进行每年定期考核，结果分别记录于《供应商考核评分/批准书表》中,考
核项目依表中所列内容执行.
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采购实施和控制
采购负责与供方签订采购合同。
采购物料时，采购员应优先在《合格供应商一览表》中选择供方。
若客户指定供方时,采购员应向指定的供方采购相对应物料。
与供方确认采购要求
在正式采购前,采购员应和供方进行沟通,确认供方满足采购要求；向新供方采购首批物料
时,应在采购订单中说明要求并确认供方能否满足我司产品规格及相关要求；采购员应确
认供方能否按时交货；当非经常性采购(供方不固定)或调整采购价格时,采购员应从合格
供方或具有潜力的供方中选择二家以上,根据供方的报价、质量、交期及服务等要项中,选
择性价比较高的供方,进行采购。
供方产品出现质量问题，由品质发出《纠正预防措施报告》通过采购传递给供方，由供方
进行分析、处理，并将产生原因、纠正和预防措施及时以书面形式传递回采购，采购将供
应商回复信息转品质作为改善追踪依据。如发出《纠正预防措施报告》后供方不能按要求
解决问题的，按合同条款进行相应处理，如供方在两个月内不能解决问题的，应取消其供
货资格并将其从《合格供应商一览表》中注销。
采购应及时更新《合格供应商一览表》，以确保存档资料与实际作业相符。
采购信息
物料有采购需求时,先下《采购订单》给供方,供方确认无误后回签,采购根据业务订单交期
要求进行物料的跟进.
采购需求的技术文件由工程部提供，必要时须由工程与供方对应的人进行充分有效的沟通，
包括产品名称、型号、规格、质量技术要求及检验、验收细则等。
供方若不能按时交货或中断供货时，采购员应及时以邮件的方式将信息反馈
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给业务等各相关部门。
采购物料的验收
采购物料的验收，由品质部和仓库共同进行。
如果需要在供方处对采购物料进行验收时，在采购订单中规定验收方式、公司派员到供方
进行验收。
6 相关/支持性文件
无
7 记录
《供应商调查表》
《合格供应商一览表》
《纠正预防措施报告》
《采购订单》
《供应商评估表》
《供应商考核评分/批准书》
《入库单》
