内部培训：《用图表说话》.ppt

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内部培训： 《用图表说话》 目录 第二部分 第三部分 第一部分 优秀幻灯片制作要领 综合案例 第四部分 图形化表达的基本范例 演示和表达的结构 演示与汇报的分类 公众演讲 大间距 大字号 进行培训 生动活泼 脉络清晰 不断总结和重复 方案汇报 简明扼要 重点突出 粗、大、美 方案建议 图文并茂 逻辑严谨 字体大小适中 问题导向型：主要用于请示和汇报 是什么：目前的主要问题 为什么：问题的重要性和紧迫性 怎么做：采取哪些措施来解决问题 工作导向型：主要用于介绍工作安排 是什么：判断工作成功的标准是什么 怎么干：从哪些方面着手开展工作 有什么：有哪些资源可以保障工作的完成 演示与汇报的基本流程 给谁看? 目的是什么？ 主题是什么? 结论是什么？ 论证结构是怎么样的？ 分析 写作语境 1 框架设计 2 撰写美化 3 快速形成 PPT 在设计的基础上，写作也需要方法——金字塔写作原则 注意尽量选用标准的模版结构 注意颜色的搭配 想想自己的亮点在那里 展示和汇报的思路 演讲表达常见的三大问题 目标不清 结构混乱 展示不力 … … … … … … … … … … … … 演讲前需要考虑的因素 汇报和演示前要考虑的5个要素 目的 对象 时间 标准 方法 为什么做这次演示？ 我要说服谁？ 汇报和演示多长时间 他们希望了解什么，期待什么 我有哪些资料可以利用 明确目标受众，换位思考 换位思考：如果你是他，你想什么、关心什么、困惑什么、着急什么、痛苦什么、给全体员工开大会发言时说什么？ 目标受众：上司/领导（汇报）；客户（建议书）；培训（学员） 其他话题：企业名称、成功经验、产品细节、未来愿景、目前困境、未来几步走、企业文化 谈如何树立全国标杆、省级标杆，找到适合于中西部国企的创新模式... 中部国企 谈世博会，引进外资， 苏州企业 谈东西方融合与如何继承地发展老企业传统 合资企业 谈中国大陆的投资环境变迁 外资企业 谈集团化、国际化之路，谈胡温政府的“国进民退”、“均衡发展” 民营企业 话题 老总 不同层次的管理者关心不同的问题 低 中 高 不确定程度 狭窄 中等 宽广 视野 执行 效率 怎样干 效益和效率 是否干，何时干 资源配置 关心的问题 业务控制 管理控制 战略规划 管理职能 基层 中层 高层 层次 如何清楚的表达 我们在工作中撰写很多文档，但是清楚的表达一件事情并不容易 观点不清晰 论证缺乏条理性，论据与论点之间的论证关系不强 缺乏事实，无法有效论述观点 立论 I II III 寻找素材 谋篇布局 结构化表达的四个原则 自上而下 先从结论讲起，说明问题的全貌 直接说明中心思想 层次清晰 把相关性议题在一个章节内说清楚 分清楚议题的层次 结构简单 表达的结构越简单越好 重点突出 不要试图传递过多的信息 要把最想传递的信息突出出来 自上而下 重点突出 结构简单 层次清晰 为什么要从结论说起？ 事实 结论 分析 建议方案 沟通办法 建议方案 行动/步骤/ 理由 事实/分析 该做什么？ 为什么该做这些？ 如何做？ 怎么知道这建议方案是完善的？ 解决问题的办法 解决问题的方法与沟通方法有差异；好奇感；时间紧； 从一个小案例看结构化的语言表达 下面是一份真实的海上无线电通讯的副本，记录了在加拿大纽芬兰岛附近海域，一艘美国军舰和加拿大人的对话。 从一个小案例看结构化的语言表达 加方：这里是一座灯塔。完毕。 美方：为了避免相撞，请将你们的航向向北调整15度。完毕 加方：为了避免相撞，我们要求你们将航向向南调整15度。完毕。 美方：这是一艘美国战舰的舰长在和你们通话，我再说一遍，请你们调整航向！ 加方：重复，请你们调整航向。完毕。 美方：这里是航空母舰“林肯”号，美国大西洋舰队的第二大舰只。另有3 艘巡洋舰、3 艘驱逐舰和若干支援舰艇护航。请你们将航向向北调整15度，重复，是向北调整15度，否则我们将采取必要的手段，以保证“林肯”号的安全！ 结论的要诀：TOPS 1 2 3 4 Target to our audience 有的放矢 Over－arching 贯穿整体 Powerful 掷地有声 Supportable 言之有据 世界上只有一个中国，大陆和台湾同属一个中国，中国的主权和领土完整不容分割。维护国家主权和领土完整是包括台湾同胞在内的全中国人民的共同义务。 结构化表达原则之二：层次清晰的表达原则 自底向上与自顶向下方法结合，建立结构，完善内容 起点：不完全信息：结构不清晰，内容散乱 形成结构：根据部分要点，逐渐形成结构 填充内容：根据结构，搜集材料，充实内容。微调后成为完善的结构，完善的内容 顿悟与渐悟 残缺的框架结构 散乱的内容（要素，知识） 基本完善的框架结构 不完善的内容 完善的框架结构 完善的内容 基础：零星的内容点 如何建构：分析准备过程本身要有逻辑 归纳 从特殊到一般 第一只乌鸦是黑的，第二只乌鸦是黑的，……所有的乌鸦都是黑的（天下乌鸦一般黑） 演绎 从一般到特殊 所有的乌鸦都是黑的，听说那是一只乌鸦，所以它是黑的 参看阅读材料三：逻辑与悖论 演绎的架构 主线 利 弊 以无可争议的内容来陈述情况 对情况加以说明 阐述情况的意义并加以说（“因此”……） 证明内容的必然走向（没有第二条路可走） 对有拒绝心理的听众尤为有效 如听众对“情况”或“说明”有异议，该论证即失去了说服力 听众在听到最后的“所以”结论时，先要记忆大量信息 中心思想 部分演绎模式 需有X才能成功 你无法作到X 因此，建立作X的 能力 需有X才能成功 你的重心不在X 因此，转移重心到 X 你正朝X发展 但Y比较有利 因此，转向Y前进 你认为X是问题 但调查显示Y才是 问题 因此，转移重心到 Y 绩效不如预期 问题出在X 因此，设法解决X 归纳的架构 主线 利 弊 中心思想 论据1 或措施1 论据2 或措施2 论据3 或措施3 便于记住要点 对注重具体措施的听众极为有效 一点被否定，其余各点仍能支持说服力 对一些听众有勉强之嫌 金字塔结构的检验原则 每个观点是否都得到来自下一层方框的支持？ 能否通过综合分析,从下一层方框得出更高一层的结论？ 相同的层级 内容上是否MECE 纵 向 横 向 构建金字塔的有力工具：Mind Manager Mindmanger简介 Mindmanger主要是基于“脑图”这个观念的所设计的软件，这个软件有许多年的历史，已经发展出许多附加的功能，可以方便我们进行visual thinking，还可以用来进行brainstrom，项目管理等多方面的工作。 Mindmanger的优点  1．与MS的office系列软件有很好的整合性，可以与word、outlook、powerpoint、project的文件实现相互转换  2．有强大的会议功能，也就是说可以通过网络把分布在各地的会议参与者组织起来进行brainstorm  3．还拥有其他同类软件所不具有的优点：  A． 拥有很好的notes功能，可以方便我们对信息进行说明、笔记，最重要的是Mindmanger是所有同类软件中对中文支持最好的一个。 B． 链接功能强大，Mindmanger通过快捷方式的方法链接信息,可以直接链接多种类型的文件。在信息的组织链接过程中自然形成一个知识地图。 C． 输出形式多样，mindmanager的可以以jpg、bmp、word、ppt等格式输出文件。 结构化表达原则之三：结构简单的表达原则 表述的结构越简单越好 最简单的结构、最容易记忆的结构是 “三” 将一个中心议题从三个方面展开 使“三点”有清晰的逻辑关系 使用MECE原则检验三点是否正确 如何能变的简单：80/20原则 核心思想 MECE检验后进行“亮点检验” 突出重点，关注“关键的少数” 基本原理 2-8原则可以说管理学上的最重要的一条原则。一个问题可以分解成许多因素，这些因素都或多或少地影响这个问题的产生，但是这些因素之中，只有一少部分决定这个问题的影响程度 身边的80/20原则 细心观察一下我们周围发生的事情，就会惊讶地发现这一条真理不断地在我们身边得到印证。 公司的80%的利润来自于20%客户；公司的80%营业额来自于20%销售人员；企业员工的80%抱怨来自于20%的问题…… 80/20原则在演示过程中的体现 保障重点突出，有亮点－－避免“全面而肤浅” 剪枝，挑选关键问题 咨询报告要重点突出，突出最重要的内容，强调最想强调的观点 管理中的80/20原则：20％的库存材料占用了80%的资金－ABC分类 …… 凡事讲三点 邓小平：教育要面向现代化，面向世界，面向未来 江泽民：三讲、三个代表 面向现代化 面向世界 面向未来 提醒：留意政府文章，学习结构化表达 金字塔结构在口头表达中的运用：凡事讲三点 第一，衷心感谢中央委员会接受我的辞呈。 第二，衷心感谢这若干年来同志们对我工作的支持和帮助。 第三，希望大家在以胡锦涛为总书记的党中央领导下，努力工作，继续前进。 我坚信，我们党的事业必定会不断地取得更大的胜利。 衷心感谢江泽民刚才发表的满含深情的重要讲话， 衷心感谢他为党、为国家、为人民作出的杰出贡献， 衷心感谢他对我们新一届中央领导集体的工作给予的支持和帮助。 在这里，我们代表中央委员会，向江泽民表示崇高的敬意！ 结构化表达原则之四：重点突出的表达原则 演示汇报的80/20原则 抓住问题的关键 重点突出VS面面俱到 断其一指VS伤其十指 MECE检验后进行“亮点检验” 核心思想 突出重点，关注“关键的少数” 80%的内容 20%的内容 20%的关注 引起 引起 80%的关注 结构化表达原则之四：重点突出的表达原则 任何时候都要突出重点 最希望别人知道的 最希望别人记住的 最想向别人传递的 能够吸引别人的亮点 创新和构思 开头非常重要 整个演示的设计非常重要 重点突出的正确应用 在正文前面加上摘要 将大量的数据放到附录里面 每一页PPT必须有非常清晰的重点 每一个图形必须有非常清晰的重点 重点突出的错误应用 过多的动画 过多的剪贴画 过多的幻灯片切换 希望在短时间内传达大量信息 结构化表达的四个原则 自上而下 先从结论讲起，说明问题的全貌 直接说明中心思想 层次清晰 把相关性议题在一个章节内说清楚 分清楚议题的层次 结构简单 表达的结构越简单越好 重点突出 不要试图传递过多的信息 要把最想传递的信息突出出来 自上而下 重点突出 结构简单 层次清晰 目录 第二部分 第三部分 第一部分 优秀幻灯片制作要领 综合案例 第四部分 图形化表达的基本范例 演示和表达的结构 对比几张制作风格不同的幻灯片 对比几张制作风格不同的幻灯片 对比几张制作风格不同的幻灯片 对比几张制作风格不同的幻灯片 对比几张制作风格不同的幻灯片 对比几张制作风格不同的幻灯片 对比几张制作风格不同的幻灯片 对比几张制作风格不同的幻灯片 对比几张制作风格不同的幻灯片 对比几张制作风格不同的幻灯片 对比几张制作风格不同的幻灯片 对比几张制作风格不同的幻灯片 对比几张制作风格不同的幻灯片 对比几张制作风格不同的幻灯片 对比几张制作风格不同的幻灯片 对比几张制作风格不同的幻灯片 幻灯片的制作基础 幻灯片的配色（丰富PPT的画面） 幻灯片的版式（每页PPT的基调） 幻灯片的动画（突出和强调观点） 幻灯片的切换（改变幻灯片的乏味） 幻灯片的 制作基础 幻灯片的模板（全篇的基调） 幻灯片的链接 幻灯片的制作基础－模版 1 2 3 4 模版的调用 在制作新的幻灯片的时候可以套用原来使用的模版 模版的设计 标题页 正文的字体间距、颜色等 模版的分类 标题模版：设置幻灯片首页 讲义模版：设置多页打印格式 备注模版：设置备注打印格式 模版的存储 可以把模版作为单独的文件进行存储 统一的模版是制作幻灯片的基础 幻灯片的制作基础－模版 设置 项目 设置模板布局 设置模板背景色 设置模板字体 设置模板页脚 设置标题模板 设置模板行距 黑体、楷体适合标题 宋体、楷体适合正文 正文：20号，标题：30号 段前、段后为 行距为 幻灯片制作基本要素－版式 选择的重要标准是“饱满” 尽可能要把页面布局布满 文字要适中 要加大行距和段距 幻灯片的制作基础－版式 只要新建幻灯片，第一个工作就是设置当前页的板式 标题 问题分析 解决方案 正文 标题 标题 标题 图形 表格 标题 问题描述 问题分析 行动建议 适合直接录入文字 要尽量通过行距和缩进来说明逻辑关系 视觉呈现效果最差，不适合大量录入较多文字 适合在正文里面制作图形 尽量用图形说明逻辑关系 传递的信息限于表格或图形不够多 可以将字体适当缩小 较为常用的板式，适合进行论述和说明问题 左面部分常常说明问题现状 右面说明相应的评价和建议 这种板式为总－分－总布局 标题应该为当页结论或建议 中间部分为问题陈述和分析 下部分为行动建议 幻灯片的制作基础－色彩 分类 区分不同的观点和内容 突出 突出关键的要点 美化 使得幻灯片的画面更加丰富 幻灯片色彩使用的注意事项 颜色使用要以陈述的目的为前提 使用的主体颜色最好不要超过3种 对比的色彩不要过于强烈，尽量使用过渡和渐变 色彩原理 色相 彩度 明度 色彩的配合 同种色配合 色环上同一色相作深浅变化，色感单纯明快 类似色配合 色环上邻近色相（90度之内）作相似变化，色感和谐协调 对比色配合 色环上对角色相（含邻近色）作对比变化，色感鲜明强烈 色彩的使用 目前的商务报告中主要的背景色为白色或蓝色 白色背景上可以配置的色彩更多，所以使用频率更高，蓝色背景比较沉稳，适合说明和讨论较为严肃的主题 文字与背景为对比色。白色背景色中，正文和标题建议选择黑色字体，彩色字体可以强调。蓝色背景中，白色字体适合正文，黄色字体可以作为标题或强调 图形颜色一般和背景色为类似色。白色背景中，颜色选择较多，蓝色背景可使用类似色（绿色、紫色等） 图形颜色确定后，尽量以一种的彩度为核心，而通过明度来调整来获得其他颜色 背景色的选择 文字颜色 图形颜色 不同颜色的系列应用 RGB（ 0. 0. 0） RGB（） RGB（） RGB（） RGB（） RGB（） RGB（） RGB（） RGB（） RGB（） RGB（） RGB（） RGB（） RGB（） RGB（） RGB（） RGB（） RGB（） RGB（） RGB（） RGB（204. 0. 0） RGB（） RGB（） RGB（） RGB（） 绿色系列 灰色系列 蓝色系列 褐色系列 红色系列 幻灯片的制作基础－动画 动画的使用要服务于呈现的目的和效果，不要追求突兀、奇特等特殊效果，尽量与表达的逻辑相匹配 表达复杂的 逻辑关系 使得复杂 画面简单 吸引听众 的注意力 动画的组合 动画的隐去 动画的 播放时间 动画的使用越少越好 动画设置 动画基本类型 进入－退出 强调 按照路径动作 动画开始时间 动画开始顺序 动画结束方式 图表动画 设置图表格式 设置动画 （百叶窗） 通过动画销售设置图表动画 幻灯片的制作基础－放映 1 幻灯片的切换是为了使得每张幻灯片顺利和自然地过渡 3 2 切换和动画一样，也不是幻灯片必须的，过多的切换会使得听众疲劳 切换的选择和使用要与表达的重点相匹配，特别是对重点内容的突出 幻灯片的制作基础－放映 幻灯片放映 放映视图 浏览视图 大纲视图 编辑视图 可以转换成word 可以编辑备注 F5，shift F5 记号笔 提示和索引 隐藏 切换设置 排练计时 幻灯片的制作基础－多媒体应用 如何在PPT中插入图片 如何在PPT中使用超级链接 如何在PPT中插入影片/声音 ※.mpg ※.mp3 如何在PPT中插入文件 编辑技巧：常用快捷方式 视图－母版－幻灯片模板 格式－幻灯片设计 格式－幻灯片版式 工具－自定义 以下的快捷键都是在左手操作的，当你右手使用鼠标时这些快捷键将极为方便。请经常使用以便记住： Ctrl-C: 复制，Ctrl-X: 剪切，Ctrl-V: 粘贴，Ctrl-O:打开 Ctrl-S: 保存，Ctrl-A: 全选，Ctrl-Z: 撤销，Ctrl-D: 复写 如果你需要复制对象到指定地方，按住Ctrl移动即可复制。同时按 Ctrl 和 Shift可以使复制的对象和原对象垂直或水平 编辑技巧：快速选定对象的方法 移动鼠标以选中对象。但是当对象没有填充内容是只有点中边框才能选中，而边框又不易看到。所以除了矩阵和表格一般可将对象填充颜色设为白色 如果想选中分散的对象，按住 Shift 键然后选中一个一个对象 按住鼠标左键拖动覆盖住你想选择的多个对象，你能选中拖动区域内所有的对象。结合Shift键可以十分方便地选中一些小的或隐藏的对象 快捷键 Ctrl-A 可使你选中幻灯片中所有的对象或者文本框中所有的文本 按住 shift 击中文本框的任一部分，你便能选中整个文本框 在文本框中，按击鼠标左键三次可选中整个段落；两次选中词或词组。 更多实用指南 字体放大和缩小 增加和减少缩进量 尽可能用复制和格式刷 文本中排列间隔不要用空格，而用tab键 不要在一个文本框中输入太多的文本，以后将很难修改格式 文本框对不齐怎么办？（调整尺寸，标尺） 文字格式：楷体＋Arial 全选框再按Ctrl选择想要的图片 千万别忘记保存：Ctrl＋S 自选图形的默认效果 图形组合的好处 更多实用指南 使用标准模板，可以极大地提高工作效率 一定要全篇文档的字体统一格式 文字大小：是否粗大美？尽量采用小号字体，14号— 20号字体，推荐使用16—18号 对于内容比较少的篇章可以采用小字号，大行距 颜色不要太突兀，忌大红大绿。尽量采用统一色调，浅灰、淡蓝、绿等等是可以显示大气的颜色，整个PPT，包括图表，最好不要超过4种颜色，不要自造颜色，查看原色的相关数据 完成PPT之后，切换到“浏览视图”，整体看看颜色有无突兀的地方 单个幻灯片布局要有空余空间，要有均衡感 尽量不要出现大段文字。任何文字总是可以总结的、分类的、提炼的——然后把它们尽量放到合适的图表里面 每张幻灯片的内容尽量作得丰富，一般规律是每张幻灯片的内容至少应该讲3分钟以上。 最后的编辑非常重要 在以下方面要保持一致性: 用词名称 字母缩写 (开头的拼写) 专业术语 地点 客户名称 本公司的分支机构 借鉴优秀PPT，在其基础上修改，往往事半功倍。 目录 第二部分 第三部分 第一部分 优秀幻灯片制作要领 综合案例 第四部分 图形化表达的基本范例 演示和表达的结构 有力的展示：图表使用技巧 优选过程 0 10 20 30 40 50 60 70 图表：形象地表达你的思想 文字沟通 语言沟通 图表 多媒体沟通 幻灯片的图形表达 表达形象化 通过图形的使用，可以高度浓缩文字中的含义，使得听众更容易理解 分析结构化 突出重点 图形的使用有助于将表达过程中的结构展示给听众，使得听众理解演讲的逻辑结构。其次，这种结构也助于演讲人自己准备和分析 通过对图形中的颜色和图形位置的加工，可以把重点有效的传递给听众 图形化表达 相关说明 图表举例 AMT论坛上的一段话 “在对的时间，遇见对的人，是一生幸福；在对的时间，遇见错的人，是一场心伤；在错的时间，遇见错的人，是一段荒唐；在错的时间，遇见对的人，是一声叹息…… 图形化表达： 图表的分类：概念类图表和数据类图表 饼形图 条形图 柱形图 线形图 散点图 表格 销售额 东部 中部 西部 总计 (-$000) $ $ 数据类图表 数值? 地图 Gantt 流程图 概念 矩阵图 组织架构 概念类图表 地点? 人员? 时间? 方式? C B A 时间 1月 12月 概念类图表 概念类图表分两大类 视觉图像：如抽象的几何图形，箭头、圆圈、三角 视觉比喻：如迷宫，梯子，会议室等 概念类图表的作用： 线性流动、垂直流动、循环流动 交互作用、合力作用 改变方向 杠杆/平衡 渗透/障碍 过滤/筛选 相互作用 过程 分割 概念类图表－组织架构图 概念类图表－行业分类图 环保产业 水环境治理 大气环境治理 噪音治理 固体废物治理 其它 氨氮处理 石油类处理 汞、氰化物处理 ……... 减少化学耗氧量 污水再利用 污水净化处理 海洋环境治理 其它 工业废气处理 机动车尾气处理 城市扬尘处理 其它 汽油无铅化 硫化物处理 柴油充分燃烧 ………. 交通工具 建筑施工 其它 工厂机器设备 城市生活垃圾 工业垃圾 其它 废塑料处理 废轮胎处理 废纸、废金属回收 其它 绿色产品 节能产品 无公害产品 ……... 清洁能源 可回收产品 …….. 可降解产品 概念类图表－过程中的障碍/风险 概念类图表－过程中的障碍/风险 公司管理基础薄弱 业务规划中短期业务鲜明,但重点不明确,何为主导,如何组合,节奏如何安排? 产品市场、资本市场以及人才市场的压力 所处的行业环境复杂 练习：变更过程中的风险 缺乏动力 紧迫感 不成功 反弹 延误 怀疑 不深入 阻力困扰 分头涣散 缺乏推动力 风险 成功 巩固成果 不放松 短期成效 授权 沟通远景 明确远景 指导团队 变革的阶段 变更过程中的风险 紧迫感 指导团队 明确愿景 沟通愿景 授权 短期成效 不放松 =成功 =缺乏动力 =缺乏推动力 =分头涣散 =阻力困扰 =不深入 =怀疑 =延误 巩固成果 =反弹 概念类图表－不同方案的选择 … … … 1 2 3 概念类图表－优与劣的比较 … ... … ... … … 概念类图表－优与劣的比较 … … 概念类图表－竞争与压力 举例：产品与技术创新流程 试制与批量生产 经济分析 战略筛选 产品/技术储备 阶段 1-2个 3个以上 5个 6-8个 数量 概念类图表－优先级 优选过程 创新建议 与概念形成 技术与产品 储备 根据战略 筛选 进行 经济分析 试制与 批量投产 概念类图表－步骤/过程 … … … … 1 2 3 4 步骤 I 步骤 II 步骤 III 概念类图表－步骤/过程 1.成立绩效管理小组 2.制订平衡计分卡实施计划 3.收集相关信息 4.形成关键绩效指标体系 5.收集各相关部门的意见 6.确定关键绩效指标体系并下发给各部门 7.培训和沟通 完成各部门的关键绩效指标体系 概念类图表－产业链 铜矿 粗铜 精炼铜 废铜回收利用 铜加工 电气行业 电子行业 轻工行业 机械制造 交通运输 其他 邮电行业 上游行业 下游行业 原油勘探 原油开采 原油运输 原油炼制 成品油批发 成品油零售 概念类图表－组合  Fujian Tibet  占人口比例 占GDP比例 19% 18% 42% 41% 40% 40% CZ MU CA 概念类图表－组合 概念类图表－组合 来自销售定单 管理的信息 来自制造/库存 的信息 来自客户服务 的信息 来自外部市场 的信息 市场部门的数据库 来自销售 的信息 概念类图表－支撑 概念类图表－趋势 市场竞争激烈 纯利润下降 销售型－>市场型 组织结构和管理体系形成中 粗放型－>精细管理 分散的信息系统支撑 利润来源于销量和运作成本的降低 起步与增长期 转型期 转型成功：平稳增长、走向成熟 转型失败：急剧衰退、消失 下一周期 盈利能力 创新阶段/企业的特征 量产阶段/企业的特征 多产品/服务品种、完全市场化的现代企业 突破性的产品/服务创新 市场竞争相对不激烈 利润丰厚 销售型 组织结构相对不完善 粗放管理 无信息系统支撑 完全以市场需求为导向 适当利润的多种产品/服务 组织结构和管理体系完善 精细化管理 充分利用信息系统提高效率、降低成本 利润来源市场分析、产品选择、运作成本控制 发展阶段 概念类图表－因果（鱼骨图） 接线员失误 工作程序 没有响应客户电话 不了解客户需求 接线员离岗 午间休息 离开电话 不了解将客户电话转接给谁 顾客行为 联系人行为 当事人不在座位 不知道联系人的姓名和部门 当事人正在使用电话 A 公司对客户电话没有响应的原因分析 甘特图－项目计划 18 22 4 10 15 20 12 11 28 26 24 22 20 18 16 14 16 12 8 6 2 30 12 10 8 6 项目启动 调研、现状评估 知识梳理 知识管理规划 管理体系设计 3 8 6 12 5 概念类图表－多因素分析 IT规划 规避风险 引领方向 凝结共识 概念类图表－四因素分析 1 2 3 4 因素 1 因素 2 因素 3 因素 4 举例：五因素分析 概念类图表－六因素分析 概念类图表－七因素分析 因素 3 因素 2 因素6 因素 4 因素 5 因素 7 因素 1 概念类图表－不同权重的多因素分析 1 2 3 4 因素 1 因素 2 因素 3 因素 4 概念类图表－循环 五步循环 组织及岗位设计 为各岗位设计清晰的职责目标 人才招聘 根据人力资源规划，确定清晰的招聘计划和流程 人员配置 公平，公开，公正的定岗系统。该系统包括提升，淘汰与轮换三种相互影响的机制。 绩效评估与报酬 完善考评体系和薪资、奖惩制度，并全面评估工作业绩，公平地实施奖惩和淘汰 人员发展 各级领导与人事部门应帮助员工制定职业发展和培训计划 人力资源管理 概念类图表－远景 VISION 概念类图表－矩阵 问题 明星 瘦狗 金牛 高增长、高相对份额。处于产品生命周期的 成长阶段。尽管现金流动性强，却可能难以 满足市场迅速扩张的需要。 在成熟市场阶段占主导地位的产品能提供大 量现金，可用于投资明星产品和问题产品 若一个成长中的市场所占相对份额低，意味 着现金流动较差，需相当数量的现金以维持 份额。在问题产品上投资可能增加相对份额 在缓慢成长的市场上的低相对份额产品。由 于竞争地位差，其现金流动慢，还常常出现 负数。可以考虑放弃该产品，把资金转而投 向问题产品和明星产品 市场增长率 市场份额 概念类图表－矩阵 概念类图表－矩阵 快速适应 目标分层 自下而上 的变革 自主的重组 流程重组 自上而下 的变革 缩小规模 重组 组织结构重组 激进的领导 封闭性 开放性 弱 强 内 部 抵 触 的 力 量 外部变革的力量 概念类图表－立方体 战略 流程 绩效 技术 项目管理 财务管理 人力资源/知识管理 信息技术/质量管理 采购 生产 销售 配送 服务 利 润 层 次 组织 市场环境 管理 业务 行业环境 概念类图表－其他图片 造就英雄人物 公司文化仪式 系统价值观教育 员工手册 体现核心价值观的制度建设 西北实业 物质文化体现 来源： 中“插入－图片－剪贴画/来自文件 :// 4.日积月累 练习：请绘制概念图 信息化建设通常分为五个阶段：项目准备与战略诊断、业务蓝图设计、系统实现、上线准备、上线和系统支持。 其中战略诊断又分为四个阶段：项目前期准备以及制定访谈计划，实施内部访谈以及数据收集，筛选主要问题，形成初步建议，形成战略诊断报告，分别需要周，周，1周，1周。 整个战略诊断模块历时约一个月… 项目前期 准备以及 制定访谈 计划 实施内部 访谈以及 数据收集 筛选主要 问题，形 成初步建 议 形成战略 诊断报告 1 2 3 4 战略诊断 业务蓝图设计 系统实现 上线准备 上线和系统支持 1b 2 3 4 5 项目准备 1a 周 周 1周 1周 练习：国际化方面存在的问题 国际化存在的问题 扩张区域:未将亚洲发达国家列为重点突破方向 品牌建设:品牌建设尚不能支持国际化的战略目标 内部支持:组织结构和内部支持不能与国际化的雄心相匹配 练习：国际化方面存在的问题 扩张区域 未将亚洲发达国家列为重点突破方向 内部支持 组织结构和内部支持不能与国际化的雄心相匹配 品牌建设 品牌建设尚不能支持国际化的战略目标 国际化存在的问题 练习：请绘制概念图 影响企业发展的作用力包括 系统组合的不断老化 业务变化不断加速 技术上的机会层出不穷 这就需要管理层要以远景发展目标为推动力 高绩效的组织应该 以明确的目标作为推动力 从员工中不断获得动力 建立以业绩和客户为核心的组织架构 通过由业绩驱动的核心流程进行组织整合 以开放的沟通作为支持 数据类图表：五个基本对比关系 任何通过数据强调的内容，都可以分为五个基本对比关系： 成分：总数百分比 项类：项类排列顺序 时间序列：随时间改变 频率分布：在一定范围内的项类 相关性：几个变数的关系 其他数据图表均为上述基本对比关系的组合 数据类图表的种类 数据类图表种类繁多，常用的有： 饼形图（10％） 条形柱状图（20%） 柱状图（50%） 折线图（5％） 散点图（5％） 矩阵图（很少） 气泡图（很少） 雷达图（很少） 对比关系和图形的对应关系 √ 散点图 √ √ 折线图 √ √ 柱状图 √ √ 条形图 √ 饼图 相关性 频率 时间 项类 成分 请大家估测一下百分比 对比一下结果 100 100 100 100 100 100 总计 53 35 54 3 8 53 e 24 25 16 4 14 24 d 11 18 17 3 10 11 c 7 15 6 32 31 7 b 5% 7% 7% 58% 37% 5% a 税收百分比 体积百分比 死亡率百分比 利润百分比 资产百分比 销售额百分比 饼形图 饼形图 饼形图用来直观地反映一个整体各组成部分之间的比例关系 通过饼形图的使用可以分析各个组成部分对事件的影响 多个饼形图可以显示变化 38% 12% 15% 25岁以下 26~35岁 35% 45岁以上 36~45岁 某报纸上海地区的读者年龄分析 今天 五年以前 郊区 人口 城市 人口 大量人口涌向郊区 饼形图的放大处理 饼形图 当饼形图中的组成部分很多，较小的扇区无法仔细区分的时候，还可以选择饼形图中的复合饼图进行放大处理。 北京 广州 上海 天津 重庆 深圳 南京 杭州 昆明 大连 武汉 其他 ABC 公司产品1市场销售分析 雇员总数 100% 30岁 以上 30岁 以下 100% 研究生 高中生 30岁以下的员工中有10%有研究生学历 大学生 案例：饼形图 我国铜加工企业非国有经济比重增加较快，企业所有制结构有所变化 7 集体 1 股份 6 私营 6 个体 9 三资 2 联营 69 国有 百分比 所有制结构 柱状图 量度 坐标轴上的数字（最小值、最大值和间隔） 坐标格 显示量度和有关数值的大小 X、Y轴 一般垂直线为Y轴、水平线为X轴 标记 图形中的各种类型的标记或注解 图例 图说明形中所要的符号、阴影和色彩 刻度 国有企业 外资企业 展览会 80% 100% 行业定货会 70% 30% 行业杂志 40% 100% 行业内交流 50% 30% 赞助行业活动 10% 30% 大众媒体 5% 3% 表格对数据进行分类比较描述 图形的表达更加直观、更加形象 柱状图 柱状图 ——簇形柱状图、柱状条形图 簇形柱形图可以非常清晰地看到不同项目之间的差距和数值 。它经常用来比较不同项目的数值大小。 簇形柱形图的横坐标一般为不同的单元，纵坐标通常为数值或百分数，用来说明各个单元所达到的数值。 带有时间轴的数据，最好用柱状图 210 325 467 504 636 产品 1 产品 2 产品 3 产品 4 产品 5 单位：万元 A 公司2001年产品销售额 数据类图表－柱状图 用不同颜色的柱表示不同的含义 中东 中国国内 亚洲其它国家地区 欧洲 美国 太平洋 加拿大 非洲 南亚次大陆 独联体国家 2000-2009年中国主要客运航线年平均增长率 数据类图表－簇形柱状图的对比分析 簇形柱形图还可以进行不同类别的项目之间的对比 工程机械企业营销手段分析 数据类图表－条形柱状图的对比分析 柱状条形图的另一种形式，这种柱状条形图可以非常清楚地对两个类别的不同项目作出对比。 销售 制造 发送 设计 10月 9月 新的时间表系统使各项工作减少了超时现象 数据类图表－柱状条形图的比重分析 柱状条形图的另一种形式，用来表示不同类别的相对重要性和数量大小。注意一点是将最重要的部分放在基线附近。 尽管额外福利总数在变化，分红在所有行业中都占最大成分 行业A 行业B 行业C 行业D 行业E 行业F 分红 其它福利 数据类图表－柱状图的灵敏度分析 提高价格之后， 即使销售量减少， 也能产生更大利润 价格 销售 数量 利润 价格 价格 销售 数量 利润 价格 数据类图表－柱状图的比较分析 2001 2006 2006 2001 2006 2001 50 $20 75 $300 $150 $60 商店数量 利润 （百万） 财政收入 （百万） 50% 100% 200% 数据类图表－柱状图的动态分析（瀑布图） 某航空公司货机业务的成本和收入 收入 运力变动成本 飞行变动成本 货物变动成本 [RMB million] 数据类图表－百分比柱状图 百分比柱状图用于数据的分析比较，可以准确反映出不同类别的各个项目之间的对应关系。 百分比柱状图的横坐标也是对不同类别的反映，纵坐标一般是百分比 。 百分比柱状图通过对比构成各个单元的不同部分（系列）之间的比例关系，来描述分析产品的成本、利润、市场分额等。 0% 20% 40% 60% 80% 100% 1999年 销售费用 2000年 2001年 制造费用 管理费用 利 润 ABC公司销售费用占销售收入的比例 数据类图表－百分比柱状图 下图为NFY报纸不同地区的不同年龄段的读者在整个读者群中所占有的比例。从图中可以看出报纸的70%以上的读者为35岁以下的年轻人。 26~35 36~45 深圳 上海 北京 广州 成都 20% 40% 60% 80% 100% 25岁以下 > 45 26~35 36~45 25岁以下 > 45 26~35 36~45 25岁以下 > 45 26~35 36~45 25岁以下 > 45 26~35 36~45 25岁以下 > 45 年龄 某报纸不同地区的读者年龄构成 数据类图表－堆积柱状图 堆积柱状图经常被用于数据的分析比较，可以对比分析不同类别数据之间的对应关系 产品1 产品 2 产品 3 产品 4 产品 5 88 98 108 北京 上海 广州 单位：万元 116 129 ABC公司2001年三地产品销售对比分析图 数据类图表－折线图 把散点图中的数据点通过直线连接起来，就变成了折线图，折线图是对某种变化趋势的一种反映。折线图也是人们经常使用的一种图形。 0 100 200 5500 5600 5700 1990 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 销售额 销量 单位：万元 千台 A 公司产品销量增长图 A 公司产品销量增长分析 数据类图表－折线图 中国经济在连续几年的较高速增长之后，未来几年有望持续稳定增长 折线图的大忌：意大利面条式 解决混乱的办法 数据类图表－雷达图 雷达图可以对多种类别进行不同项目的对比，它反映了数据相对中心点和其他数据点的变化情况，可以清晰地反映事物的整体情况 小巧 双频切换 可以上网 外壳色彩多样 多种音乐铃声 待机时间长 图片短信功能 通讯簿容量大 游戏功能 重量轻 0 10 20 30 40 50 60 70 男士 女士 性别对手机选购的影响 数据类图表－散点图 散点图一般是从两个方面分析问题（两维），即比较成组的两个数值，确定这组数值在图中的相对位置。 折扣变大，单位销量不见的变大 单位销售量 折扣 式 模 望 期 数据类图表－气泡图 当散点图扩展到三个维度的时候，该点面积的大小就表示了另一个涵义。这时散点图就变成了气泡图。气泡面积的大小代表另一个涵义 0% 10% 20% 30% 低 高 市场份额 服务水平 注：圆圈面积大小表示销售额大小 A公司 A公司 B公司 B公司 A 公司与B 公司市场分额与服务水平关系图 气泡图绘制的大忌 变成米老鼠或星球大战 条形图 7月份，居民消费价格上涨％，其中新涨价因素为％，占15％；8月份，居民消费价格同样上涨％，新涨价因素提高到个百分点，占30％，9月份，居民消费价格上涨％，新涨价因素上升为％，占50％。 7月份 8月份 9月份 CPI＝ 新涨价因素 15％ 30% 50% CPI＝ CPI＝ 练习 世界人均消费铝材为公斤/人·年，其中板带材的量为公斤/人·年。 美国人均消费铝材则达公斤/人·年，其中板带材公斤/人·年 中国按2001年共消费铝355万吨计算，人均铝材消费也不过公斤/人·年，根据分析，其中加工材约占60%，约公斤。 练习－柱状图 练习 菲利特公司和德卡公司是一个竞争对手，两家企业都生产A、B、C、D、E 5种外观、功能非常相似的产品，它们各自的市场占有率如下： 11% 17% 31% 43% 45% 德卡 43% 62% 9% 32% 21% 菲利特 E产品 D产品 C产品 B产品 A产品 案例 分类比较 34% 21% 45% 得卡 菲利特 其他 A产品 34% 45% 得卡 菲利特 其他 B产品 21% 60% 31% 得卡 菲利特 其他 C产品 9% 21% 17% 得卡 菲利特 其他 D产品 62% 46% 11% 得卡 菲利特 其他 E产品 43% 案例 背离条形图 A B C D E 菲利特 得卡 21% 32% 9% 62% 43% 45% 43% 31% 17% 11% 案例 21% 32% 9% 62% 43% 45% 43% 31% 17% 11% 菲利特 得卡 A产品 B产品 C产品 D产品 E产品 案例 产品A 产品 B 产品 C 产品 D 产品 E 菲利特 德卡 其他 45% 43% 31% 17% 11% 34% 25% 60% 21% 46% 21% 32% 9% 62% 43% 案例 21% 32% 9% 62% 43% 45% 43% 31% 17% 11% 菲利特 45% 43% 31% 得卡 A产品 B产品 C产品 D产品 E产品 如何灵活应用图表表达意思？ 1.预计未来10年销售额将得到增长（时间序列） 2.大多数员工的年收入在5万－6万人民币之间（频率） 3.汽车的价格越高并不意味这性能就越好（相关性） 4.目前6个部门的资金周转率大致相当 5.销售部经理在会议上竟然花费了40％的时间 6.奖励多少与工龄长短无关 如何灵活应用图表表达意思？ 区域销量居末席 8.我公司的每股收益在下降 9.资金大部分都用在原材料采购上 10.企业利润与执行总裁年薪酬无关 11.有2个工厂的产量远高于其他6个工厂 12.去年跳槽的员工主要集中在25-30岁之间 如何形象地表达你的思想 使用更重的阴影；将这一部分从圆形中分离出来 设计 服务 销售 制造 配送 如何形象地表达你的思想 由于人眼总是倾向于看到一个完整的圆，所以省略一部分可以把人的注意力吸引过来 经理的日常工作只有很少一部分用作开发新业务 科室工作 36~45岁 旅行 应收欠款 的催缴 办公会议 如何形象地表达你的思想 客户的销售收益率排名第四 在条形图中，项目的顺序非常重要。项目是按照从高到低的顺序排列。对强调的部分可以用颜色进行突出。 竞争者D 竞争者B 竞争者A 客 户 竞争者E 竞争者C 如何形象地表达你的思想 这个图表为背离式条形图。项目是按照一定的大小顺序排列。 政府合同取消后，两个部门遭到了亏损 部门3 部门5 部门1 部门4 部门6 部门2 如何形象地表达你的思想 强调变化 条形图与线形图相结合，条形图用来表示对类别的强调，而线形图用来强调项目的变化趋势 收入 亏损 净收入 2月 3月 4月 5月 7月 6月 8月 1月 如何形象地表达你的思想 新款式的折扣范围各地区大小相同 范围条形图表明的是由低到高的数量范围而不是单个数量值。范围条形图适合于表述在数量值以及数量值的范围之间的比较 最小折扣 最大折扣 东北 东南 中北 中南 西北 西南 如何形象地表达你的思想 购房者在减少的住房数量和增加的建筑成本之间寻找交点 对比两种不同的变化趋势随时间的变化关系 1991 95 97 99 2001 93 建筑成本 住房数量 住房 成本 如何形象地表达你的思想 强调变化 1995 1996 1997 2001 1998 1999 2000 1995 1996 1997 2001 1998 1999 2000 强调项目 强调变化 A企业七年来利润增长图 A企业七年来利润增长图 如何形象地表达你的思想 强调趋势 箭头可以用来表示一种变化的趋势 单位销售量 折扣 式 模 望 期 折扣与销售量无关 小结 选择合适的图表 一定要有标题，阐述核心意思 一个图表尽量表达一个意思，若有双重含义，尽可能凸现其中更重要的那个意思 合理使用刻度范围，图形整体让人感觉舒适 回顾：幻灯片制作顺序 确定逻辑结构 确定主要图片和表格 确定模板 确定表达主题 确定每页逻辑 确定每页布局 选择合适图形 设置格式和动画 准备演示结束语 准备听众提问 匹配页数和时间关系 准备演示开场白 目录 第二部分 第三部分 第一部分 优秀幻灯片制作要领 综合案例 第四部分 图形化表达的基本范例 演示和表达的结构 案例：小鸭何以成为丑小鸭 请用不超过10页幻灯片简洁描述案例内容 有观点 有逻辑 图文并茂 优质幻灯片的十大要求 1. 尽早提出你的观点 立刻建立理论观点；快速引起听众的兴趣 2.强调听众收益 听众通过本次演讲能得到什么? 3. 保持专业性 专业而注重细节 4.要从正面来撰写 不要从防御、负面或自我辩护的角度出发 5. 要从听众的角度出发 不能假定听众了解你的方法和手段 优质幻灯片的十大要求 6. 要坦白和直截了当 含糊的内容会令听众产生迷惑 7. 要保持全文的简明扼要 过长的段落会削使好主意变得模糊不清 8. 使用简洁高效的语言 要直接说明，不要使用套话 9. 要突出你的公司 跟在每个主题之后，让听众每次都能看到 10. 要有独创性 如果借鉴他人，也要经过自己的加工! 总结：制作高水平幻灯片的一些方法 布局 1 结构化你的PPT 单个幻灯片布局要有空余空间，要有均衡感 PPT有标题页、正文、结束页三类幻灯片；结构化它们，体现你的逻辑性 颜色 2 PPT不是绘画 整个PPT，包括图表，最好不要超过4种颜色 整个PPT的几种颜色，一定要协调，因此建议多用同一个色调的 图表 3 图文并茂 尽量多用图表来表达你的思想 如果难以形成深度的图表，就图形化你的文档布局 工具 4 在成功的PPT上，做成功的PPT 善于学习借鉴优秀PPT的风格、布局和颜色 在以前的PPT基础上修改，事半功倍 总结：从好莱坞大片到一流幻灯片 好莱坞大片是一门科学 观众心理学 风俗服装道具研究 视觉刺激研究 听觉敏感度研究 肾上腺素分泌研究 疲劳度与兴奋度交替频率研究 总结：从好莱坞大片到一流幻灯片 开头轰隆隆 如何在头三分钟把观众的心牢牢抓住：声音、大场面、恐怖镜头 开头不平凡，把听众的心牢牢抓住：掷地有声、独辟蹊径、由事入理 大腕先亮相 打出字幕，主力阵容：吴宇森出品，斯匹尔伯格导演 报告人的照片，简介，背景，资历等，令人信服 正片拌沙拉 1/3动作、1/3喜剧、1/3爱情的混合穿插。注意比例，注意频率 定性分析与定量分析，历史现状未来，理论与实际、正反例，文字与图表 细节见精神 中世纪带什么帽子、军舰上用什么旗语，于一丝不苟中体现大片的水平和实力 关键判断如何得出，背后的逻辑，支撑的素材，推导，数据图表，格式 总结：从好莱坞大片到一流幻灯片 主旋律闪回 同一段主题音乐，在影片中多次闪回出现，形成一以贯之的主旋律 把PPT整个浓缩为一句话，能在电梯里30秒说完的一句话。这句话就是主旋律，不断闪回出现 贴身紧跟拍 《蜘蛛侠》时的感受，观众却好像和主人公一起，荡着蜘蛛丝，在高厦间跳跃穿梭 换位思考，你就是听众，你就置身于听众的问题中 结尾留续集 结尾要留一些耐人寻味的东西，使得观众走出影院还在想：“那个人究竟死了没有呢” 提出一些让听众决策、让听众讨论、引发思考的问题 再次提醒：演讲表达常见的三大问题 目标不清 结构混乱 展示不力 … … … … … … … … … … … … 一些参考书 讨论：像咨询顾问一样思考 Q&A 欢迎进一步沟通与交流 联 系 人 贾文玉 Cavin Jia 电子信箱 @ 两天课程的内容框架介绍 讲直销培训中的演练。 询问：各位通常做的演讲，听众是什么？ 咨询中的Coach提供标准。 最有可能漏掉哪一个因素？ 不同年龄老总的喜好 不同层级的管理人员看问题的角度也不一样。 以IT应用为例。 提问：各位同事的公司的各层人员在关心什么问题？ 事实的重要性。 两天课程的内容框架介绍 （1） 色相(Hue) 也叫色泽，是颜色的基本特征，反映颜色的基本面貌。 （2） 饱和度(Saturation) 也叫纯度，指颜色的纯洁程度。 （3） 明度(Brightness或Lightness) 也叫亮度，体现颜色的深浅。 非彩色只有明度特征，没有色相和饱和度的区别。 2) 色彩的三原色 电脑屏幕的色彩是由RGB（红、绿、蓝）三种色光所合成的，可通过调整这三个基色就可以调校出其他的颜色。 在许多图像处理软件里，都有提供色彩调配功能，可输入三基色的数值来调配颜色，也可直接根据软件提供的调色板来选择颜色。 两天课程的内容框架介绍 组织 产品 两天课程的内容框架介绍 老师讲课讲不好。 老师讲课讲不好。