项目公司采购流程管理制度
为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优
质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制定本制
度。
一、 材料需求计划及其规定
1. 材料需求计划
材料需求计划是指工程部或维保部根据工程需要确定一种或几种物料，并按
照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。
2. 材料需求计划单的要素
3. 完整的材料需求计划单应包括以下要素：
⑴ 材料需求的部门；
⑵ 需求物品所属项目；
⑶ 需求的用途；
⑷ 需求的物品名；
⑸ 需求的物品数量；
⑹ 需求的物品规格；
⑺ 需求物品的样品、图纸或技术资料等；(非常规材料)
⑻ 需求的物品的要求时间；
⑼ 需求如有特殊需要请备注；
⑽ 材料需求计划单项目负责人,填写人签名；
⑾ 材料需求计划部门经理签名；
⑿ 材料需求计划单最终审核人签名；
⒀ 材料计划每周最多申报二次,特殊情况除外；
⒁ 流程:
片区项目经理审核
工程部经理审核
分管领导审核
采购部询价采购
总经理审批
制订出总的材料计划
项目部根据工程进度计划
施 工 班 组根 据 每 月
的 产 值 做出 材 料 计
划
项目部审核 项目材料存档
财 务
部 监
督
4. 材料需求计划单及其提报规定
⑴ 材料需求计划单应按照要素填完整、清晰,由公司领导审核后交采购部门
采购；
⑴ 请购部门在提报计划单是应要求采购部签字接收人请购部门备份；
⑴ 涉及到计划数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清
单的单子文
档也需一并提交；
⑴ 遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或其他
形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。；
⑴ 计划单的更改应以书面形式由公司领导签字后报采购部。
5. 公司物资材料需求计划单的提报部门
⑴ 公司各部门专用的物资由各部门自行提报。
二. 材料计划单的接收及分发规定
1. 材料计划的接收要点
⑴ 采购部在接收计划单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清
晰，检查请购单是否经过公司领导审批；
⑴ 接收计划单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图
纸及技术资料不全不采购，库存足够的物资不采购的原则；
⑴ 应有物资管理人员核查请购物资是否有库存的签核；
⑴ 对于不符合规定和撤销的计划物资应及时通知请购部门。
2. 计划单的分发规定
⑴ 对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；
⑴ 对于紧急请购项目应优先处理；
⑴ 无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；
⑴ 重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。
3. 采购周期的规定
1.泵和控制柜：生产周期是45天
2.风机控制柜双电源：生产周期10天，及控制柜电缆10天
3.气体灭火（气溶胶）：图纸确认 OK 后10天：
长*宽*高**：例：保护面积长米*宽米*高米**=36KG
4.防火卷帘：现场通知量尺寸供应商最晚第三天到场，量好尺寸后生产周期是25
天。
5.报警主机：25个工作日
6.防火门：安装工量好尺寸：木质门20天，钢质门25天
7.常规线3天，定制品牌线10天
8.元安消火栓箱子生产周期10天，南昌本地生产周期5天
9.指定防排烟设备外省供应周期是35天，本地防排烟供应周期为15天
10.屋顶水箱：基础制作好后，生产周期10天到工地
11.订制200以上沟槽件/镀锌管供应周期10天
12.常规材料时间提前1-2天
13.报警设备厂家 下午及双休日都不发货
请购部门应按照以上规定的时间提前提报请购单采购部如未能按时完成采购任
务时应向领导说明原因；但遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策
略。
三. 询价及其规定
1. 询价前应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术
要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通；
2. 属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购；
3. 对于紧急请购项目应优先处理；
4. 所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理
或各种中介结构询价；
5. 对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代
品；
6. 询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；
7. 在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。
四. 比价、议价
1. 对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；
2. 对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报
价格的综合条件更加突出；
3. 收到供应单位第一次报价后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中
标价格。
4. 重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如
通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等；
5. 参考目标价格与拟合作单位进行价格及条件的进一步谈判。
五. 比价、议价结果汇总
1. 比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总；
2. 比价、议价结果汇总应按照比价单的格式完整列出报价、付款方式及其他价
格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核；
3. 如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。
六. 合同的签订及其规定
1. 合同：是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成
立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的
协议。
⑴ 合同正文应包含的要素
1) 合同名称、编号、签订时间、签订地点；
2) 采购物品/项目的名称、规格、数量、单价、总价及合同总额，清单、技
术文件与确认图纸是不可分割的部分；
3) 包装要求；
4) 合同总额应含税，特殊情况应注明；
5) 付款方式；
6) 工期；
7) 质量保证期；
8) 质量要求及规范；
9) 违约责任和解决纠纷的办法；
10) 双方的公司信息；
11) 其他约定。
⑴ 合同签订及其规定
1) 如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；
2) 拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；
3) 为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项
报价清单；
4) 遇货物订购数量较大且价格较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来
场协助清点；
5) 质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品保质期；
6) 详细约定发票的提供时间及要求；
7) 与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款；
8) 违约责任一定要详细、具体；
9) 比价汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作；
10) 合同签订审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效；
11) 签订的所有合同应及时报送财务部门。
七. 付款及合同执行
1. 付款规定
⑴ 按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款；
⑴ 按照贵公司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写付款申
请单，经审批后提交财务部付款；
⑴ 财务部门在接到付款审批单后应按合同规定付款，以免影响合同的执行
和供货周期，遇特殊情况延期付款的应及时通知采购部并汇报公司领导。
2. 合同执行
⑴ 已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，
如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门
及公司领导；
⑴ 已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的
履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；
⑴ 合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商
并签订补充合同。
八 项目采购流程:
项目部根据工程的整体
计划制订出总的材料计
划(可根据总工办优化意
见)
施工班组根据月完成工
程量制定月材料计划
项目负责人审核
电子
存档
以备
成本
核算
片区项目经理审核
工程部经理审核
分 管 领 导 审
核
采购部询价
定价采购
总经理审批
财 务
监督
总
工
办
优
化
意
见
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