工作（职位）分析调查问卷填写辅导
鸿国集团—赛艾诺
2007年7月3日
本次研讨的重点
主要目的
主要内容：
通过交流和学习掌握工作分析的方法
用举例的方式系统了解工作分析问卷的填写方法
工作分析的概念和意义
工作分析问卷的填写方法
工作分析的要点提示
职位（岗位）是一个组织中最基础的构成单元
组织战略
管理模式
总部职责
子公司职责
部门设置
部门职能
岗位设置
岗位职责
汇报关系
集团公司
子公司
子公司
市
场
营
销
网
络
市场策划员
市场调研员
渠道管理员
客
服
新
产
品
组织设计
岗位设计
岗位设计以组织设计为前提和基础
组织设计最终反映和落实到岗位设计
组织设计和岗位设计的关系
在公司的组织结构设计中，首先是明确公司的管理模式、职能划分及其部门设置，然后是各级部门职责划分和汇报关系，并最终落实到职位（岗位）设计上。
职位设置和职位职责的关系
职位是对部门职能分解后的具体职责的分担者，也即把部门所要承担的职责没有遗漏地分解到各职位。
部门职能分解
职位设置
职位分析
职位职责
何时开始进行工作分析
日常经营
关键时
变革时候
工作分析是人力
资源部日常工
作中需要经常关
注的事情
新的岗位出现，
新的工作产成，
组织和工作流程
发生变化
组织结构调整
业务流程变更
资
源
关
注
工作分析是人力资源管理中最基础的活动
概念
活动方法
活动特点
通过一系列系统的、有效的方法对相关岗位进行研究，
明确其工作任务和职责，与其它岗位的工作关系以及
该岗位的任职资格等信息。
分析和分解：工作的各项内容和职责以及标准
比较：相互之间工作关系和授权、责任情况
综合：采用有效和各种方法实现信息对等收集
工作分析的关注点是工作本身，
而不是关注人员，是分析出高效率
的工作方法和步骤
工作分析的意义
作
工
分
析
工作说明书，任职资格说明书，关键成果领域
岗位设计
招聘
人员
配置
培训
绩效
标准
薪酬
管理
高绩效
团队
基础
结果
应用
工作分析的过程也能推动公司上下级之间加强对岗位内涵的理解
任职者的角度
管理者的角度
二者一致的认可
系统的工作分析还是一次很好的上下级沟通的机会。通过进行工作分析中任职者和其直接上级的有效沟通，将有助于建立管理者和任职者对岗位的共同理解。
工
作
分
析
工作分析的基本内容
工作分析
工作要如何做
行为导向分析
工作责任是什么
责任导向分析
任职资格怎样
个人导向分析
工作环境怎样
条件导向分析
1
2
3
4
5
6
工作要做什么
任务导向分析
工作结果是什么
目的导向分析
最有代表性的工作分析方法
观察法
访谈法
调查问卷法
费用支出
工作效率
适用范围
效果
体力劳动者
常规工作多
脑力工作者
管理职位
同职位人员多
常见的方法之一——观察法
在工作现场观察员工的工作行为、内容、工具并记录进行分析和归纳总结的过程
定义
观察
内容
工作过程
工作流程
工作环境
效率保障
被观察者信息：姓名，职位名称，工作时间内容
具体内容;
1、什么时间开始工作?工作多长时间？什么时候休息？
2、各个阶段完成工作量是多少？次品率是多少？
3、工作中是否何时需要请示上级？是什么内容？
4、工作中的标准有哪些？工作流程是什么？
5、工作中使用的工具和设备有哪些？如何标准使用？
6、工作中环境属于室内室外还是其他？
7、工作中效率效率最高的和普通的、最低的在工作
方法上面的差别是什么？
常见的方法之一——访谈法
工作分析者对某个职务任职者面对面询问工作标准，工作态度和工作动机等深层次问题，并进行相互比较分析归纳得出有关高绩效工作信息的过程
定义
访谈
内容
职务信息
任职条件与
工作关系
工作职责与
工作任务
工作标准与
工作流程
被观察者信息：姓名，职位名称，工作时间内容
具体内容：
1、职务的基本信息
2、职务设置的目的和意义
3、工作职责和工作任务是什么？
4、工作过程中工作标准（工作流程和规范是什么？）
5、工作职责或者工作任务结果以及评估指标是什么？
6、工作职责应承担的责任和管理权限规范是什么？
7、工作任职条件是什么？（技能条件。专业知识条件）
8、该职务在组织中处于什么位置？工作关系如何？
常见的方法之一——调查问卷法
工作分析者精心设计问卷获取某岗位工作内容，工作特征，人员信息的过程（标准结构）
定义
问卷
设计
内容
职务信息
任职条件与
工作关系
工作职责与
工作任务
工作标准与
工作流程
被观察者信息：姓名，职位名称，工作时间内容
具体内容：
1、职务的基本信息
2、职务设置的目的和意义
3、工作职责和工作任务是什么？
4、工作过程中工作标准（工作流程和规范是什么？）
5、工作职责或者工作任务结果以及评估指标是什么？
6、工作职责应承担的责任和管理权限规范是什么？
7、工作任职条件是什么？（技能条件。专业知识条件）
8、该职务在组织中处于什么位置？工作关系如何？
本次研讨的重点
主要目的
1、通过交流和学习
掌握工作分析的方法
2、用举例的方式
系统了解工作分析
问卷的填写方法
主要内容：
1、工作分析的概念和意义
2、工作分析问卷的
填写方法
3、工作分析的要点提示
工作说明书的要素构成
工作说明书可以看成工作描述再生形式最完整的一种
职务信息
岗位使命
汇报关系
工作成果
工作权限
工作方法
工作权限
关键绩效
工作项目
任职条件
环境要求
工
作
说
明
书
工作分析问卷要素
工作分析问卷要素构成
岗位基本信息
工作目的
岗位晋升路径
周期性工作任务
工作职责与任务
工作协作关系
绩效考核指标
工作难点
任职资格
其它
职责
工作内容
工作依据
权限
时限
表单文件
改善点
学历要求
专业要求
经验要求
知识要求
技能要求
培训要求
一、基本信息
职位名称：原则上以公司正式发文公布的岗位名称为依据，不得随意变换岗位名称。
所在部门：原则上以公司正式发文公布的部门名称为依据，不得随意变换部门名称。
直接下级：原则上以公司正式发文公布的岗位名称为依据，仅写到直接下级，次下级 及以下不写。
说明：
二、工作目的
工作目的：说明该职位在整个组织中的地位和作用，在什么样的范围内行使自己的职责，概括性的表述该职位的工作职责，使用一两句话简介概括的话，准确说明该职位存在的原因是什么；
句式填写基本结构为：为……（目标），在/根据/依据/按照……（范围内/指导下/影响下），做……（工作）。
说明：
例一：
例二：
职位目的（使命）的描述大致可以按以下结构进行
结果
市场份额
利润
销售额
数量
质量
服务
政策
原则
准则
监督管理
组织
指导
推荐
计划
执行
目标?
条件?
职位存在的理由?
为了
做什么
在/根据/按照
$
举例
设立职位的目的 （职位存在的理由和目标）
为……在/根据/按照……做……
某集团财务总监：为保证集团经营战略目标实现，按照国家相关政策法规全面主持集团财务管理工作，保证公司资产保值增值。
某集团资金主管：为保障集团业务发展的资金需求，在财务部总经理的授权下，负责集团资金结算中心的制度和操作程序的制定、维护和实施，协助资金投资的审核，实现安全、有效地管理和筹措资金，降低融资成本，提高资金使用效率，控制集团的资金使用风险。
某区域销售经理：为最大限度地利用销售资源增加销售额, 扩大市场产品形象，在指定的销售范围区域内, 和公司政策规定指导下，制定销售策略，领导和监督销售代表完成销售目标和建立市场信息渠道。
三、岗位晋升路径
晋升的岗位主要有两种：一是职务晋升，二是职级晋升。
说明：
四、工作协作关系
四、工作协作关系（续）
五、工作职责与任务
说明：编写工作职责要使用规范化的动词，尽量避免采用模糊化动词如“负责”、“管理”等，以明确权责，避免歧义。
【填写举例】司机（职责之一）
【填写举例】人事助理（职责之一）
【填写举例】某钢材销售代表（职责之一）
【填写举例】财务经理（职责之一）
工作内容
职责
根据公司经营目标，组织和指导各部门编制财务预算
汇总各部门预算，组织编制公司财务预算、成本计划、利润计划
根据公司经营情况，组织审核修正财务预算，并进行跟踪分析,提出相应的建议
监督各部门预算执行情况，并及时向常务副总经理汇报
定期组织财务决算，组织制作决算报告
组织公司财务预算、决算
关于职责
针对制度、方案、计划等文件：编制、制订、拟定、起草、审定、审核、审查、转呈、转交、提交、呈报、下达、备案、存档、提出意见
针对信息、资料：调查、研究、整理、分析、归纳、总结、提供、汇报、反馈、转达、通知、发布、维护管理
关于某项工作（上级）：主持、组织、指导、安排、协调、指示、监督、管理、分配、控制、牵头负责、审批、审定、签发、批准、评估
描述职责的动词
思考行为：研究、分析、评估、发展、建议、倡议、参与、推荐、计划
直接行动：组织、实行、执行、指导、带领、控制、监管、采用、生产、参加、阐明、解释、提供、协助
上级行为：许可、批准、定义、确定、指导、确立、规划、监督、决定
管理行为：达到、评估、控制、协调、确保、鉴定、保持、监督
专家行为：分析、协助、促使、联络、建议、推荐、支持、评估、评价
下级行为：检查、核对、收集、获得、提交、制作
描述职责的动词（2）
维持、保持、建立、开发、准备、处理、执行、接待、安排、监控、汇报、计划、经营、确认、概念化、合作、协作、主持、获得、核对、检查、联络、设计、带领、指导、评价、评估、测试、建造、修改、执笔、起草、拟定、收集、引导、传递、翻译、组织、控制、操作、保证、预防、解决、推荐、介绍、支付、计算、修订、承担、支持、谈判、商议、面谈、拒绝、否决、监视、预测、比较、删除、运用
其它：
流程
管控
维护
规划
协助
决策系统
执行
拟订
流程
决策系统
执行系统
督导
关于权限
权限的8个动词的定义
1、督导：指负责此项工作项目之人员作业、进度执行、
费用使用的监督、指导与管理。
2、规划：指负责此项工作项目之进度、执行流程与费用
之预先计划
3、拟定：指负责此项工作项目之相关制度、规章与办法
之研拟制定
4、协助：指对于此项工作项目提供负责者必要之配合措
施与帮忙
定义：即是你在做一项工作中所扮演的角色
续
5、管控：指负责此项工作项目之预算与费用支出的管理
和控制
6、维护：指负责此项工作项目之相关资料的保护与关系
之维护
7、评估：指负责此项工作项目之各项作业、绩效的评核
与分析
8、执行：指负责此项工作项目之实际作业的实施与完成
六、周期性工作任务
续
七、绩效考核指标
人力资源管理体系建立与规范报告
问题发现及时性、方案可执行性、执行结果理想状况、建议有效性
员工招聘
人员到位及时性、招聘数量完成状况、员工素质满足部门要求
绩效考核工作实施
是否按时完成、考核工作有序性、考核工作公平性
员工培训
培训费用控制情况、培训时数完成情况、学员满意度
员工薪酬管理
薪酬计算完成情况、完善薪酬建议、薪级调整及时性
部属培养
合格部属培养数量与质量
费用控制
实际费用÷预算费用×100%
部门合作满意度
满分120分，每遭投诉一次扣10分～20分
例一：
例二：
衡量标准的例子
1、数量
产量
收入
次数
边际利润
百分比（率）
2、质量
准确性
可靠性
客户满意度
3、成本/费用
每件成本价
实际与预算比
4、时间
限期
到达市场的时间
5、人的反应
投诉
称赞
反馈
员工流失率
目标数量化举例
预算达成率……销售收入、利润
实际达成率……销货量、订货量、占有率、货款回收率、券卡销售率
节约率……人员、人事费用、出差旅费、材料费、搬运费、发包加工费、仓租、广告费、推销费用、动力费、文具用品费
提高率……成本、收益率、服务、交货期间
周转率……总资产、库存
工时效率……出勤率、加班、标准时间、工时、闲置时间
安全卫生指标……灾害次数、强度、患病率
改进成绩 ……机器设备、制造技术、新产品开发、专利、事务管理、电脑化
八、工作难点
九、任职资格－学历、专业、经验
需具备的知识
需具备的技能/能力
所需的培训课程
熟练程度
十、其它－工具/设备/工作环境
工作时间特性
需记录文档
十一、不合理之处及改善建议
本次研讨的重点
主要目的
1、通过交流和学习
掌握工作分析的方法
2、用举例的方式
系统了解工作分析
问卷的填写方法
主要内容：
1、工作分析的概念和意义
2、工作分析问卷的填写方法
3、工作分析的要点提示
填写注意事项/原则
坚持对事不对人的原则
编写岗位说明书是以岗位为基准，针对岗位本身的要求进行编写、描述或说明，不能考虑或针对实际岗位所在员工的具体情况进行编写。
1
坚持实事求是的原则
填时要客观、真实和公正，防止人为夸大或缩小岗位元素，做到不增不减
2
分析岗位现实的情况和未来组织对岗位的要求
3
续
工作分析是客观分析，而不是主观臆断
4
需要直接上级审核、确认
5
工作分析是系统整理，而不是事实罗列
6
注意岗位职责的相关性
人力资源策略：拟定和调整人力资源策略，经批准后实施
部门管理：制定人力资源部的业务流程和岗位职责
人员调配：审核各部门岗位设定及定员编制的调整方案
薪酬绩效：组织各部门制定和调整绩效考核指标，审核薪酬调整方案
培训与发展：审核并决定培训机构，保证培训的质量
员工关系：倾听员工提出的各种意见和建议，组织研究解决方案或予以妥善处理
下属管理：指导和培训下属的工作，管理他们的绩效
工作分析谁来做
工作分析
企业
高层
人力资源部
员工直接主管
在岗
员工
顾问
专家
预祝成功
谢谢！
每天其实都在跟工作分析打交道
重新认识，重新学习
如果说不清楚，就做不清楚
如果做不清楚就无法进行衡量
如果无法衡量，也代表你的工作没有价值
用这个语法结构说清楚保洁员的工作目的
把三个问题结合对大众书局的领导人调侃来解说
如果没有工作依据，那么请你站在总经理的角度来写一个依据名称，例如券卡销售，没有依据，那么些想你写一个名称，然后是待编，券卡销售作业程序
要对KPI指标进行解释
