浙江卖油翁油品有限公司
A 供应商管理制度
B 采购管理制度
A 供应商管理制度
供应商管理流程图
供应商管理
总则
1制定目的
为规范供应商管理，提高经营合理化水准，特制定本规章。
2适用范围
适用于公司的供应商管理。
3权责单位
采购部负责本规章制定、修改、废止的起草工作。
总经理负责本规章制定、修改、废止的核准。
供应商管理规定
2．1供应商开发
供应商开发程序如下：供应商资讯收集→供应商基本资料表填写→供应商接洽→供应商问卷调查→样品鉴定→提出供应商调查申请
2．2供应商调查
供应商调查程序如下：组成供应商调查小组→分别对供应商的价格、品质、技术、生产管理作评核→列入合格供应商名列
2．3订购、采购
订购、采购程序如下：请购→询价→比价→议价→定价→订购→交货→验收→付款
2．4供应商评鉴
供应商评鉴程序如下：每月对供应商就品质、交期、价格、服务等项目作评鉴→每半年进行一次总评→列出各供应商的评鉴等级→依规定奖惩
2．5供应商复查
每年对合格供应商进行一次复查。
复查流程同供应商调查。
有重大品质、交期、价格、服务等问题时，随时可以作供应商复查。
2．6供应商辅导
对C等以下的供应商采取必要的辅导。
不合格供应商应予除名。
不合格供应商欲重新向本公司供货，应予辅导及重新作调查评核。
2．7供应商奖惩
2．7．1奖励方式
对优秀的供应商有下列奖励方式：
A等供应商，可优先取得交易机会。
A等供应商，可优先支付货款或缩短票期。
A等供应商，可获得品质免检或放宽检验。
对价格合理化及提案改善，品质管理、技术改善推行成果显著者，另行奖励。
A等供应商，年终可获公司“优秀供应商”奖励。
2．7．2惩处方式
凡因供应商品质不良或交期延误而造成的损失，由供应商负责赔偿。
C等、D等的供应商，应接受订单减量、各项稽查及改善辅导措施。
E等供应商即予停止交易。
D等供应商三个月内未能达到C等以上供应商的标准，视同E等供应商，予以停止交易。
因上述原因停止交易的供应商，如欲恢复交易，需接受重新调查评核，并采用逐步加量的方式交易。
信誉不佳的供应商酌情作延期付款的惩处。
附件
[附件]《采购部合格供应商名录》
采购部合格供应商目录 年 月 日
序号
供应商名称
供应物料
联系人
固定电话
传真
手机
最后复查时间
详细地址
填表人： 审核： 日期：
供应商管理制度 一 供应商开发
总则
1．1制定目的
为规范供应商开发流程，使的有章可循，特制定本规章。
1．2适用范围
适用于本公司新供应商的开发工作。
1．3权责单位
采购部负责本规章制定、修改、废止的起草工作。
总经理负责本规章制定、修改、废止的核准。
供应商开发程序
采购部负责供应商开发主导工作。
研发部负责供应商样品的确认。
质检部、研发部、生产部、采购部组成供应商调查小组，负责供应商的调查评核。
2．2供应商资讯来源
各种采购指南。
新闻传播媒体，如电视、广播、报纸等。
各种产品发表会。
各类产品展示（销）会。
同行或供应商介绍。
公开征询。
供应商主动联络。
（8）其他途径。
2．3供应商问卷调查
2．3．1问卷设计
问卷设计由采购部主导，质检、研发等单位协助。设计应注意的事项有：依本公司需要设计部问卷的内容及格式，应尽可能掌握、了解供应商的资讯，易于填写，通俗易懂，便于整理。
2．3．2供应商基本资料表
应由供应商填写《供应商基本资料表》。该表包括下列内容：
公司名称、地址、电话、传真、E-mail、网址、负责人、联系人。
公司概况，如资本额、成立日期、占地面积、营业额、银行讯息。
设备状况。
人力资源状况。
主要产品及原材料。
主要客户。
其他必要事项。
2．3．3供应商问卷调查表
供应商问卷调查表，一般包括下列内容：材料零件确认、品质验收与管制、采购合同、请款流程、售后服务、建议事项。
2．4供应商开发流程：寻找供应商→填写供应商基本资料表→与供应商洽谈→必要时作样品鉴定→供应商问卷调查→提出供应商调查评核的申请
2．5后续工作
依《供应商调查》规定，由调查小组对供应商作实际调查评核，以确定其可否列入合格供应商之列。
附件
[附件]《供应商基本资料表》
[附件]《供应商问卷调查表（范例）》
[附件] 供应商基本资料表
厂商编号： 年 月 日
名 称
地 址
法 人
联系人
电 话
传 真
E-mail
网址
公
司
概
况
资本额
万元
机器设备
名称
台数
厂牌规格
购入时间
购入成本
性能
建厂登记日期
年 月 日
营业执照
往来银行
开始往来时间
停止往来时间
协力工厂数
协力工厂利用率
平均月营业额
材料来源
材料名称
供应厂商
备注
员
工
职能
人数
干部数
员工数
大学
高中以上
平均月薪
主要产品
名称
比例
名称
比例
主要客户
名称
比例
名称
比例
确认： 审核： 填表：
[附件]
供应商问卷调查表（范例）
供应商名称： 年 月 日
项目
调查项目内容
了解程度状况
材料零件确认
1．您对研发部门样品确认流程是否了解？
□了解 □不了解 □请求当面沟通了解
2．您对本公司研发部门认定的材料交货依据的规格及样品是否了解？
□了解 □不了解 □请求当面沟通了解
3．您对研发部门认可的样品是否有保留，以作后续品质管理的用？
□有保留 □未保留 □请求当面沟通了解
品质验收管制
1．您对本公司质检部检验标准与方法是否了解？
□了解 □不了解 □请求当面沟通了解
2．
3．
采购合同
1．贵公司目前产量足以应付本公司需求吗？
□可以 □不可以 □需设法弥补
2．
3．
请款流程
1．您对本公司的付款条件、手续是否了解？
□了解 □不了解 □请求当面沟通了解
2．
3．
售后服务
1．您对品质有疑问时，会主动找哪一部门或主管？
□质检 □研发 □采购 □总经理
2．
3．
建议事项
您对本公司的建议事项
【注】本表由供应商填写。
供应商管理制度 二 供应商调查
总则
1．1制定目的
为了解供应商的生产能力、品控功能，确认其是否有提供符合成本、交期、品质的物料的能力，特制定本规章。
1．2适用范围
对拟开发供应商的调查，及本公司合格供应商的年度复查，除另有规定外，悉依本规章办理。
1．3权责单位
采购部负责本规章制定、修改、废止的起草工作。
总经理负责本规章制定、修改、废止的核准。
供应商调查作业规定
2．1供应商调查程序
采购部实施采购前，应对拟开发的供应商组织供应商调查工作，目的是了解供应商的各项管理能力，以确定其可否列为合格供应商名列。
由采购、研发、质检、生产人员组成供应商调查小组，对供应商实施调查评核，并填写《供应商调查表》。
评核的结果由各单位作出建议，供总经理核定是否准予成为本公司的合格供应商。
未经供应商调查认可的厂商，除总经理特准外，不可成为本公司的供应商。
2．2供应商调查评核（共100分）
2．2．1价格评核（15分）
对供应商所提供的物料价格，由采购部依下列因素作评核：
原料价格。
加工费用。
估价方法。
付款方式。
2．2．2技术评核（30分）
对供应商的生产技术，由研发部依下列因素作评核：
技术水准。
技术资料管理。
设备状况。
工艺流程与作业标准。
2．2．3品质评核（30分）
对供应商的品质，由质检部依下列因素作评核：
质检组织与体系。
品质规范与标准。
检验的方法与记录。
纠正与预防措施。
2．2．4生产评核（25分）
对供应商的生产管理，由生产部依下列因素作主核：
生产计划体系。
最短及最长的交货期限。
进度控制方法。
异常排除能力。
2．4 评核分等
供应商评核等级划分如下：
平均得分~100分者为A等。（优秀合格供应商）
平均得分~90分者为B等。（良好合格供应商，采购部提请改善不足）
平均得分~80分者为C等。（合格供应商，采购部提请改善不足）
平均得分~70分者为D等。（一般供应商，给改进机会，三个月内未能达到C等以上不予选择）。
平均得分60分以下者为E等。（不合格供应商，不予选择。）
2．3供应商复查规定
经调查认可的合格供应商，原则上每年复查一次。
复查流程类同首次调查评核。
复查不合格的供应商，除经本公司总经理特准外，不可列入次年合格供应商的列。
若供应商的交期、品质、价格或服务产生重大变异时，可于一年中，随时对供应商作必要的复查。
3附件
[附件]《供应商调查表（范例）》
供应商调查表（范例）
年 月 日
供应商编号
供应商名称
调查时间
第几次调查
调查评核项目
得分
评分说明
调查评核者
备 注
价格评核
1．原料价格
2．加工费用
3．估价方法
4．付款方式
技术评核
1．技术水准
2．资料管理
3．设备状况
4．工艺流程
5．作业标准
品质评核
1．质检组织体系
2．品质规范标准
3．检验方法记录
4．纠正预防措施
生管主核
1．生产计划体系
2．交期控制能力
3．进度控制能力
4．异常排除能力
合 计
卖油翁油品有限公司采购部
MAIYOUWENYOUPINYOUXIANGONGSI
供应商档案
省 市
供应商名称
供应商代码
供应商地址
邮编
生产许可证号
卫生许可证号
营业执照注册号
税务登记证号
开户行地址
帐号
联系人姓名
职务
手机
公司网址
E-mail
结算方式及时间
发票税点
物流
经营主导产品
备注
填表人： 填表时间：
供应商管理制度 三 供应商评鉴
总则
1制定目的
为规范对合格供应商的日常评鉴，使供应商管理更合理公正，特制定本规章。
2适用范围
适用于本公司的合格供应商的评鉴。
3权责单位
采购部负责本规章制定、修改、废止的起草工作。
总经理负责本规章制定、修改、废止的核准。
供应商评鉴程序
2．1评鉴项目
供应商交货实绩的评鉴项目及分数比例如下（满分100分）：
品质评鉴：40分。
交期评鉴：25分。
价格评鉴：15分。
服务评鉴：15分。
其他评鉴：5分。
2．2评分办法
2．2．1品质评鉴
由质检部依进料验收的批次合格率评分，每个月进行一次。
计算：
进料批次合格率=（检验合格批数 /总交验批数）×100%
评分：
得分 = 40×进料批次合格率
2．2．2交期评鉴
由采购部依订单规定的交货日期进行评分，方式如下：
如期交货得分25分。
延迟1~2日每批次扣2分。
延迟3~4日每批次扣5分。
延迟5~6日每批次扣10分。
延迟7日以上不得分。
本项得分以0分为最低分。采购部每月将同一供应商当月各批订单交货评分进行平均，得出该月的交期评鉴得分。
2．2．3价格评鉴
由采购部供应高的价格水准评分，方式如下：
价格公平合理，报价迅速：10分。
价格尚属公平，报价缓慢：8分。
价格稍微偏高，报价迅速：6分。
价格稍微偏高，报价缓慢：3分。
价格甚不合理或报价十分低效：0分。
2．2．4服务评鉴
2．2．4．1抱怨处理评分
由质检部对供应商的抱怨处理予以评分，评分如下：
诚意改善：8分。
尚能诚意改善：5分。
改善诚意不足：2分。
置的不理：0分。
2．2． . 退货交换行动评分
由采购部对不良退货交换行动评分：
按期更换 ：7分。
偶尔拖延：5分。
经常拖延：2分。
置的不理：0分。
2．2．5其他评鉴
由采购部汇总资材、生产、财务或其他单位对供应商的评价、抱怨， 予以评分，满分5分。
2．3评鉴办法
供应商的评鉴每月进行一次。
将各项得分汇入《供应商评鉴表》，并合计总得分。
每半年平均一次厂商得分，计算方式为：
半年平均得分=每月得分总和 / 评鉴月数
2．4 评鉴分等
供应商评鉴等级划分如下：
平均得分~100分者为A等。
平均得分~90分者为B等。
平均得分~80分者为C等。
平均得分~70分者为D等。
平均得分60分以下者为E等。
2．5评鉴处理
A等厂商为优秀厂商，予以付款、订单、检验的优惠奖励。
B等厂商为良好厂商，由采购部提请厂商改善不足。
C等厂商为合格厂商，由质检、采购等部门予以必要的辅导。
D等厂商为辅导厂商，由质检、采购等部门予以辅导，三个月内未能达到C等以上予以淘汰。
E等厂商为不合格厂商，予以淘汰。
被淘汰厂商如欲再向本公供货，需再经过供应商调查评估。
附件
[附件]《供应商评鉴表》
供应商评鉴表
年
厂商名称
厂商编号
地 址
采购材料
评鉴项目
品质评鉴
交期评鉴
价格评鉴
服务评鉴
其他
合计得分
时
间
月
月
月
月
月
月
得分总和
平均得分
评鉴等级
处理意见：
生产： 质检： 采购： 年 月 日
采购管理制度 一采购流程图
备注：Y：合格， N：不合格
采购管理制度 二采购流程
1、总则
1制定目的
为落实物料、零件采购作业管理，确保采购工作顺畅，特制定本规章。
2适用范围
适用于本公司物料、零件的订购、采购管理业务。
3权责单位
采购部负责本规章制定、修改、废止的起草工作。
总经理负责本规章制定、修改、废止的核准。
工作流程
各部门依物料需要状况、物料库存数量写请购单，请购单必须提前四天下达。采购部根据市场行情，结合物流半径与到货时间会同生产部制定货物高低储备量。
请购单应注明物料名称、编号、规格、数量、技术要求、需求日期及注意事项，经部门经理审核，并依请购核准权限送呈总经理或所分管副总批准。
请购单一联送交采购部，一联自存，紧急请购时，请购部门应于备注栏注明 “紧急”。如因各种原因需撤消请购时，由请购部门以书面方式呈原核准人，并转采购部，必要时应先口头知会采购部。请购部门回收各联请购单，并加盖“撤消”章。采购部门接获通知后，立即停止一切采购动作。未能及时停止采购时，采购部应通知原请购部门并协商善后工作。
采购人员接获核准后的《请购单》，应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象。供应商提供报价的物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购人员应送请购部门确认。专业材料、用品或项目，采购部应会同使用部门共同询价与议价，议价应注意品质、交期、服务兼顾。
采购人员询价、议价完成后，于《采购审批单》上填写询价或议价结果，必要时附上书面说明。采购审批单上应注明品名、规格、数量、订购供应商、采购原因、报价，均经采购经理审核，再呈总经理核准。《采购审批单》一式二联：一联给财务；一联采购自留；
采购人员接到获经核准的的《采购审批单》后，应以《订购单》形式向供应商订购物料，并以电话、传真形式或订合同确认交期。若属一份订购单多次分批交货的情形，采购人员应于订购单上明确注明。采购人员应控制物料订购交期，及时向供应商跟催交货进度。
采购员依据采购审批单写一份到货计划，到货计划单上必须写明采购物品的品名、规格、数量、单价、供货商、技术标准、到货时间。采购员依据采购到货计划，对所订货物进行追踪。如果货物不能按到货计划时间到达应提前给请购部门、保管、质检报警，并把到货拖延时间告知以上部门。
采购物品进厂后，保管员、质检员根据到货计划共同清点数量、确认质量无误后开入库单，并双方签字确认。如采购物品与到货计划内容不符，保管员、质检员应及时通知采购项目负责人到现场进行查看。如果项目负责人因某种原因无法到达现场，可以委托其他采购部人员代为查看；如采购进厂物品，经质检部确认为不合格，采购员必须亲自协同质检、研发、生产人员到现场查看货物的标准。采购员根据研发部出具的产品使用实际情况，打出书面报告，在货到48小时内给供货商通知涵，采购部做出退货、或降价处理。采购员把采购部的处理通知单给各个责任部门一份。（涉及退货的采购员必须对退货的费用、货款进行追交,并根据对给公司所造成的损失对采购员进行处理；采购员对给公司造成的损失的供应商进行索赔；采购产品因库房存放不当造成产品变质，给公司造成的损失库房承担；采购产品在使用中发现不合格但质检员检验合格的，由检验部门承担主要责任。）
经保管、质检签字后的入库单，转采购部，由该项目采购负责人根据订购单确认数量无误后，在入库单上签单价并签字确认，采购经理在对方的收据上签字确认已经采购到货；经财务经理审核后，入库单转交财务，由财务负责入帐。
采购物品付款
采购员采购的物品涉及预付款时，根据采购审批单填写采购用款申请单，详细注明数量、单价、金额、收款方的账号明细，并要注明汇款手续费的承担方。经采购经理审核后，呈总经理批准。经总经理批准后的用款申请单转交财务，财务接单后进行汇款，并把汇款底单交给采购部，采购部在接到底单半小时内给供货商发传真。
月结供应商根据公司财务部要求每月一号或十号到公司财务部对帐，十二号财务把供应商欠款明细表汇总后给采购部，采购经理把付款明细标在付款栏，上交总经理审批，总经理审批后转财务出纳，财务十五号实施付款。
异地供应商总经理批款后，采购部依据总经理批款单给财务一份用款申请单，协助财务给供应商付款。
采购部用款申请单必须提前一天报财务，财务备款。因财务原因汇款不及时，造成采购产品不能及时到达，给请购部门带来损失，由财务部门负全责，因采购员报款不及时造成采购产品延期，由采购部负全责。
3附件
[附件]1《订购单》
[附件]2《采购合同表》
[附件1]
订 购 单
请购单号： 日期：
厂商
编号
地址
电话
订购内容
项次
物料名称
料号/规格
订购数量
单价
金额
交货日期
技术要求
1
2
3
4
5
6
合 计
合计金额（大写）
万 仟 佰 拾 元
交货地点
交易条款
总经理
经理
采购员
供应商
[附件2]
采购合同表
订购物料
规 格
料 号
特殊要求
单 价
订购数量
特约条件
交货时间
交货地点
交货数量
运 输
定 金
付款方式
验收办法
延期扣款
备注：
甲方：
负责人：
地址：
年 月 日
乙方：
负责人：
地址：
年 月 日
[注] 本表作为合同的补充件使用，对互信度高的双方也可直接作为合同使用。
合同审批单
合 同 名 称
对方单位名称
合 同 类 型
合同金额
项 目 负责人
部门
财务经理签字
日期
营销副总签字
日期
总 经 理 审 批
日期
备注
合同审批单
合 同 名 称
对方单位名称
合 同 类 型
合同金额
项 目 负责人
部门
财务经理签字
日期
营销副总签字
日期
总 经 理 审 批
日期
备注
采购管理制度 二采购计划与预算
总则
1．1制定目的
为制定采购计划与预算编制流程，配合公司预算制度的推行，特制定本规章。
2适用范围
适用于每年度的采购计划、资金预算。
3权责单位
总经理室负责规章制定、修改、废止的起草工作。
总经理负责本规章制定、修改、废止的核准。
采购计划编制的规定
2．1采购计划的作用
预估用料数量、交期、防止断料。
避免库存过多、资金积压、空间浪费。
配合生产、销售计划的达成。
配合公司资金运用、周转。
指导采购工作。
2．2采购计划的编制
2．2．1销售计划
公司于每年年底制订次年度的营业目标。
销售部根据年度目标、客户订单意向、市场预测等资料，作销售预测，并制订次年度销售计划。
2．2．2生产计划
生产部根据销售预测计划，本年度年底预计库存及次年度年底预计库存，制订次年度的预测生产计划。
物控人员根据生产预测计划，库存状况，制订次年度的物料需求计划。
各单位根据年度目标，生产计划预估次年度各种消耗物品的需求量，作成预估计划。
2．2．3采购计划
采购部根据生产计划汇总各种物料、物品的需求计划。
2．2．4采购计划编制注意事项
采购计划能够保证公司年度目标具有可实现性。
采购计划必须能够满足销售计划、生产计划的要求。
采购计划要根据物料需求量和库存状况来确定。
采购计划保障生产与高低储库存的平衡。
采购计划要充分考虑到物料价格升降和市场供需比例的变化。
采购计划资金预算编制规定
3．1一般原则
采购计划资金预算分为用料预算与购料预算。
财务部负责提供上年度材料单价、次年度利率等各项预算基准。
本年底库存物料应计入次年度用料预算，但不列入购料预算；
3．2用料预算
物控人员负责次年度生产用料的各月预算明细的编列。
用料单位负责低值易耗品、间接物料和资本支出预算明细的编列。
物料的损耗率应计入用料预算，但应以年度损耗率目标制订，一般可略高于标准损耗率而低于上年度平均损耗率，低于或等于年度损耗率目标。
财务部负责汇总工作。
3．3购料预算
采购部负责预算次年度所购物料数量、金额的明细编写。
购料预算应以生产计划预算为编列依据。
购料预算应考虑安全库存与最大库存，符合年度库存周转率的目标。
购料预算应考虑分批采购、一次采购的间的优劣和市场行情。
采购管理制度 三 采购方式
总则
1制定目的
规范采购方式，制定询价、议价流程，使其有章可循。
2适用范围
适用于本公司的物料采购。
3权责单位
采购部负责本规章制定、修改、废止的起草工作。
总经理负责本规章制定、修改、废止的核准。
采购方式规定
2．1采购方式确定依据：物料使用状况、物料需求数量、物料需求频率、市场供需状况、价格高低。
2．2采购方式
集中计划采购
本公司通用性物料，以集中采购较为有利，依定时或定量的计划进行采购。
合约采购
经常使用的物料，采购部应事先选定供应商，议定供应价格及交易条件，办理合约采购，以确保物料供应来源，简化采购作业。采购方法同上，依定时或定量的方式进行采购。
一般采购
除（1）（2）的外的物料，采购部依《订购单》办理询价、议价的作业以确定供应商。
询价、议价
3．1询价
凡属一般采购，采购部均应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象。
确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况，不受（1）条所限。
凡属合约采购项目，采购部依合约的价格核价，不需另询价。合约条件发生重大变化除外。
如向特约供应商采购时，应附其报价明细表，如特约供应商有两家以上，则应向其同时索要报价明细表。
凡属可作成本分析的采购项目，采购部应要求供应商作成本分析，以作议价的参考。
选择询价或采购的对象，应依照直接生产厂商、代理商、经销商的顺序选择。
询价后，应确认各家报价方式、产品规格、采购条件等是否一致方可比价。
3．2议价
询价后，选择两家以上供应商进行交互议价。
议价时应注意品质、交期、服务兼顾。
3．3询价、议价注意事项
市场价格下跌或有下跌趋势时。
采购频率明显增加时。
本次采购数量大于前次时。
本次报价偏高时。
有同样品质、服务的供应商提供更低价格时。
公司策略需要降低采购成本时。
3．3．2其他注意事项
专业材料、用品或项目，采购部应会同使用部门共同询价与议价。
供应商提供报价的物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购部应送请购部门确认后方可议价。
询价的供应商应属合格供应商或经总经理特准的供应商。
附件
[附件]《采购询价单》
[附件]GB02-1
采购询价单
申请单位
申请日期
需用日期
请购单号
编 号
品 名
规 格
申请数量
库 存 量
月平均用量
前次采购单价
前次采购厂商
供应商
电话
订价
报价
议报
付款方式
拟办
填单 ： 财务经理： 总经理：
采购管理制度 四、采购价格管理
总则
1制定目的
为确保材料高品质低价格，从而达成降低成本的宗旨，规范采购价格审核管理，特制定本规章。
2适用范围
适用于各项原物料采购时价格的审核、确认。
3权责单位
采购部负责本规章制定、修改、废止的起草工作。
总经理负责本规章制定、修改、废止的核准。
价格审核规定
2．1报价依据：研发部提供原材物料规格书，作为采购部成本分析的基础，也作为供应商报价的依据。非通用物料的规格书，一般由供应商先提供样品，供研发、质检确认可用后，方予报价。
2．2价格审核：供应商接到规格书后，于规定期限内提出报价单，采购部一般应挑选三家以上供应商询价，以作比价、议价依据。采购人员以《采购产品询价单》一式二份呈采购部经理审核。如经采购部经理审核，认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价，或由采购经理亲自与供应商议价。采购部经理审核后的价格，呈总经理确认批准，总经理视需要再行议价或要求采购部进一步议价。《采购产品询价单》经总经理核准后，一联转财务，一联由采购部存档。
2．3价格调查：已核定的物料，采购部必须经常分析或收集资料，作为降低成本的依据。
本公司各有关单位，均有义务协助提供价格讯息，以利采购部比价参考。已核定的物料采购单价如需上涨或降低，应以《采购产品询价单》形式重新报批，且附上书面的原因说明。
单价涨跌的审核流程，应同新价格审核流程。在同等价格、品质条件下，物料涨跌采购部应优先考虑与原供应商合作。为配合公司成本降低策略，原则上每年应就采购单价要求供应商作降价的配合（采购数量或频率有明显增加时，应要求供应商适当降低单价）。
采购成本分析：
3．1以下情形应进行采购成本分析：新物料无采购经验时、底价难以确认时、无法确认供应商报价的合理性时、供应商单一时、采购金额巨大时必须进行采购成本分析。采购成本分析就供应商提供报价的成本估计，逐项作审查、评估，以求证成本的合理性。评估供应商报价成本一般包括以下项目：直接及间接物料成本、工艺方法、所需设备、工具、直接及间接人工成本、制造费用或外包费用、营销费用、税金、供应商行业利润。
3．2采购成本分析的运用：运用采购成本分析表的提供方式来分析，成本分析表提供方式一般有两种：一种由供应商提供；一种由采购部编制标准报价单或成本分析表，交供应商填妥。
3．3采购成本分析步骤：采购成本分析意在降低成本、价格、其步骤一般如下：确认加工标准是否超过规格要求；检讨使用物料的特性与必要性；计算各方案的使用物料成本；检讨加工方法、加工过程；选定最合适的设备、工具；作业条件的检讨；加工工时的评估；就制造费用、营销费用、利润空间进行压缩。
3．4采购成本分析注意事项：利用自己或他人的经验，应用会计查核手段，利用技术分析方法，向同类供应商学习，建立成本计算经验公式，提高议价技巧。
附件
[附件]〈采购成本分析表〉
采购成本分析表
厂商名称： 年 月 日
产品名称
材料名称
材料号
估价数量
主材料费
NO
名称
规格
单价
用量
损耗率
材料费
加工费
NO
项目内容
使用设备
日产量
设备折旧
单价
加工费
后加工费
NO
加工名称
使用设备
日产量
加工单价
说 明
材料费合计
加工费合计
后加工费合计
营销费用
税 金
利 润
总 价
备注：
采购管理制度 五、采购部物流管理制度
1总则
制定目的
为规范采购部物流车辆管理,特制定本规章。
适用范围
适用于所有的物流车辆使用。
权责单位
(1)采购部负责本规章制定、修改、废止的起草工作。
(2)总经理负责本规章制定、修改、废止的核准。
2物流管理规定
采购部的采购员根据所订货物的实际情况，安排车辆。车辆运费标准依据采购部物流费用明细表。如采购员需雇佣车辆必须留有承运人的行车证、驾驶证复印件，跟雇佣方签订物流合同，定期查看对方证件的有效性。货到后，收货保管员开运费支取单，金额由采购项目负责人填写。一式二联：一联保管自留；一联财务联附物流合同及入库单、发票的复印件。交采购部经理审核，再经总经理审批后到财务部支取运费。
采购员因工外出或因接货需要使用本公司车辆，必须打派车单，派车单经采购经理批准后，转交办公室，如需要司机接货，采购部必须把所接货物的厂家、数量给司机一份。到货后，司机让收货保管员开出收货通知单（收货的时间、数量）。
采购部的车辆外出，必须经采购经理批准后按批准时间准时返回，到时不回是为旷工处理。返回后司机在车辆使用表上注明工作数量、里程、所到地方明细，并算出费用，经采购经理确认后做为支取出租费依据，不按制度者是为弃权。
采购管理制度 六 采购品质管理
1、总则
1制定目的
规范采购过程的品质管理规定，使采购品质管理有章可循。
2适用范围
适用于物料采购、验收、索赔等过程的品质管理。
3权责单位
质检部负责本规章制定、修改、废止的起草工作。
总经理负责本规章制定、修改、废止的核准。
采购品质管理规定
2．1文件资料要求:物料订购前，本公司应提供下列文件资料，或在订购单、采购合同内予以明确规定：订购物料的品名、规格、技术要求；产品工艺标准、等级要求、各种检验规范、所需的产品认证要求或工厂品质管理体系认证要求等。
2．2合格供应商的选择：物料采购，除经总经理特准外，均需向合格供应商订购。合格供应商一般要求符合下列条件：经本公司供应商调查，列入合格供应商名列；经本公司供应商评鉴，资讯等级在C级以上；提供的样品经本公司确认合格；以往采购物料的良好记录。
2．3品质保证的协定：物料的采购，应由供应商承负品质保证的责任，并在订购前明确，本公司要求供应商承诺下列品质保证：
供应商品质管理体系需符合本公司指定的品质保证系统、如ISO9001或QS体系等。
供应商应保证产品制造过程的必要控制与检测。
供应商产品出厂前应有逐批作抽样检验。
供应商应随货送交其出货品质检验合格的记录。
接受本公司必要的供应商调查、评鉴及辅导。
保证对提供的产品在使用或销售中发生的因供应商责任导致不良的责任承担与赔付。
2．4进货验收规定：供应商提供的物料，必须经过本公司保管、质检、采购等部门人员的相关验收工作，主要包括下列几项：
确认订购单：保管核对供应商的交货单与本公司的《到货计划》。
确认供应商：对有两家以上供应商的物料，应确认物料来源有无错误或混乱。
确认送到日期：用以确定供应商是否如期交货，以作为评鉴、奖惩的根据。
确认物料的名称与规格：避免交货错误的发生。
清点数量：保管与质检共同确认交货数量与进料验收单及数量是否一致，是否超出订购单规定的数量。
品质检验：质检员接到《到货计划》，依照检验标准进行抽样检验，并将进料供应商、品名、规格、数量、质量情况等，填写入检验记录表内。若判定合格，即将进料加以标示“合格”，填妥检验记录表，并通知保管办理入库手续，需要解冻检验的必须在24小时出检验结果，并即将检验情况通知采购部质以确定交货品质是否符合品质要求；若判定不合格，即将进料加以标示“不合格”，填妥检验记录表将检验情况通知采购部和请购部门，由其根据实际情况决定是否需要特采。如不需特采，即将进料加以标示“退货”并于不合格通知单、检验记录表内注明退货，由采购部办理退货手续。需要特采，则依核示进行特采，将进料加以标示“特采”并于检验记录表、验收单内注明特采处理情况以及通知有关部门办理入库或部分退回，或扣款等有关手续。
处理短损：根据点收、检验结果，对发生短损的，予以更正数量，必要时向供应商索赔。
物料标识：对检验合格物料，入库后应予以加强明确标识，以确保后续品质的可追溯性（如供应商名称、物料规格、数量、交货时间、点收人员、检验人员、等级料的标注，以便追溯、区分、使用的方便）。
2．5品质纠纷处理
有关采购物料发生规格不符、品质不良、交货延迟、破损短少、使用不良等情况的处理流程统称为品质纠纷处理。具体规定如下：
2．5．1处置依据
以双方事先约定的品质标准作为处置依据，并于订购单上详细说明，其中涉及交货时间、检验标准、包装方式等的，原则上以本公司的要求为依据。
2．5．2采购物料退货与索赔的程序：
准备退回的采购物料应由库房保管员清点整理后，通知采购部。
采购部经办人员通知供应商到指定地点领取退货品。
现货供应的退货，要求供应商更换合格的物料。
订制品的退货，原则上要求供应商重做或修改至合格为止。
确属无法修复或供应商技术能力不足时，可取消订单，另觅供应商。
退货情形依订购合约条款办理扣款或索赔。
双方事前没有明确订购合约时，以实际造成本公司的损失向供应商索赔。
由供应商原因造成的交货延迟，以实际造成本公司的损失向供应商索赔。
破损短少情形，由供应商补足合格物料，若由此造成本公司的损失，依实际发生状况索赔。
因供应商原因导致物料在使用或销售中发现不良，造成本公司的损失，依实际发生状况索赔。
其他原因导致本公司的损失，依实际损失向供应商索赔。
2．5．3国外采购物料退货与索赔
因规格不符或品质不良引起的退货及索赔规定如下：
要求供应商储运更换合格物料或将不合格品退供应商修复。
退货或补运的费用由供应商负责。
由此造成的本公司损失，依双方合约向供应商索赔。
2．5．4国外采购其他索赔规定
发生破损短少情形，向保险公司索赔或航运公司索赔。
发生短卸情形，向航运公司及保险公司索赔。
发生短缺情形，向供应商索赔。
上述索赔依合同规定处理。
附件
[附件]《损失索赔通知书》
损失索赔通知书
公司： NO：
本公司于 年 月 日向贵公司采购的下列货品： ，因贵公司产品 □品质不良 □交期延迟，造成本公司蒙受 元的损失，附：□损失计算表 份；□品质检验报告 份；□本公司客户索赔函复印本 份，连同原采购合约复印本共 份，望贵公司给予谅察赔偿，其赔偿金额，敬请贵公司同意。
□由其他货款中扣除
□以现金支付
顺颂
商祺！
XXXX食品有限公司
采购部 年 月 日
采购管理制度 七 采购交期管理
总则
1制定目的
为了确保采购物料的交货期限，使交期管理更为顺畅，特制定本规章。
2适用范围
适用于本公司采购物料的交期管理。
3权责单位
采购部负责本规章制定、修改、废止的起草工作。
总经理负责本规章制定、修改、废止的核准。
交期管理规定
2. 1确保交期的重要性：交期管理是采购的重点之一，确保交期目的，是必要时间提供生产所必需的物料，以保障生产并达成合理生产成本的目标。
交期延迟的影响：
导致生产、制造部门断料，从而影响效率。
由于物料交期延迟，间接导致成品交期延迟。
由于效率受影响，需要增加工作时间，导致生产、制造费用的增加。
由于物料交期延误，采取替代品导致成本增加或品质降低。
交期延误，导致客户减少或取消订单，从而导致采购物料的囤积和其他损失。
交期延误，导致采购、运输、检验的成本增加。
断料频繁，易导致互相配合的各部门人员士气受挫。
交期提前太多的影响：
导致库存成本的增加。
导致流动资金周转率下降。
允许交期提前，导致供应商优先生产高单价物料而忽略低单价物料。
由于交期经常提前，导致库存囤积、空间不足。
交期提前频繁，使供应商对交期的管理松懈，导致下次的延误。
2．2交期延迟的原因
供应商责任:因供应商责任导致交期延误的状况。（接单量超过供应商的产能；供应商技术、工艺能力不足；供应商对时间估计错误；供应商生产管理不当；供应商的生产材料出现货源危机；供应商品质管理不当；供应商经营者的顾客服务理念不佳；供应商欠缺交期管理能力。）
采购部责任：因采购部责任导致交期延误的状况。（供应商选定错误；业务手续不完整或耽误；价格决定不合理或勉强；进度掌握与督促不力；经验不足；下单量超过供应商的产能；更换供应商所致；付款条件过于严苛或未能及时付款；缺乏交期管理意识。）
其他部门责任：因采购以外部门导致交期延误的状况。（请购前期预留时间不足；技术资料不齐备；紧急订货；生产计划变更；标准变更或标准调整；订货数量太少；供应商品质辅导不足；点收、检验等工作延误；请购错误。）
沟通不良所致的原因：因本公司与供应商双方沟通不良导致交期延误的状况。
（未能掌握一方或双方的产能变化；指示、联络不确实；技术资料交接不充分；品质标准沟通不一致；单方面确定交期，缺少沟通；未达成交期、单价、付款等问题的共识；交期理解偏差。）
2．3确保交期要点：事前规划
制订合理的购运时间：采购部将请购、采购、供应商生产、运输及进料验收等作业所需的时间予以事先规划确定，作为各部门的参照依据。
确定交货日期及数量：预先明确交期及数量，大订单可采用分批交货方式进行。
了解供应商生产设备利用率：可以合理分配订单，保证数量、交期、品质的一致性。
请供应商提供生产进度计划及交货计划：尽早了解供应商的瓶颈与供应能力，便于采取对策。
准备替代来源：采购人员应尽量多联系其他物料提供来源，以确保应急。
2．3．2采取措施
了解供应商生产效率及进度状况：必要时，向供应商施加压力，以获取更多的关照，适时考虑向替代供应商下单的必要性。
交期及数量变更的及时联络与通知：以确保维护供应商的利益，配合本公司的需求。
尽量避免规格变更：如果出现技术变更，应立即联系供应商停止原规格生产，并妥善处理遗留问题。
加强交货前的稽催工作：提醒供应商及时交货。
必要的厂商辅导：及时安排研发、质检人员对供应商进行指导，必要时可以考虑到供应商处进行验货，以降低因进料检验不合格导致断料发生的情形。
2．3．3事后考核
对供应商进行考核评鉴：依供应商评鉴办法进行考核，将交期的考核列为重要项目的一，以督促供应商提高交期达成率。
对交期延迟的原因进行分析并研拟对策：确保重复问题不再发生。
检讨是否更换供应商：依供应商考核结果与配合度，考虑更换、淘汰交期不佳的供应商，或减少其订单。
执行供应商的奖惩办法：必要时加重违约的惩罚力度，并对优良厂商予以适当的回馈。
附件
[附件]《物料订购跟催表》
[附件]《催料表》
[附件]
物料订购跟催表
分类：
订购日
订购
单号
物料
品名
规格
数量
单价
总价
供应商
名称
计划
进料日
实际进料日
1次
2次
3次
跟催员： 年 月 日
[附件]
催料表
供应商名称： 日期： 供应商编号：
序号
物料名称
规 格
订购量
日期
日
日
日
日
日
在途量
备注
需求
交量
差异
需求
交量
差异
需求
交量
差异
需求
交量
差异
需求
交量
差异
记录人： 年 月 日
采购管理制度 八、采购员管理制度
总则
制定目的
为了规范采购员的管理制度，特制定本规章。
适用范围
适用于本公司采购员的管理。
权责单位
采购部负责本规章制定、修改、废止的起草工作。
总经理负责本规章制定、修改、废止的核准。
2综合管理制度
日常工作纪律
（1）采购员必须爱岗、敬业，有良好的职业素养；
（2）采购员必须要按公司制度每天准时上、下班并到公司办按指纹确认，无故不签到者视为旷工；
（3）按照公司制度采购人员每月四天休息日，满勤为26天，出勤满26天全勤奖100元在当月工资中体现；
（4）采购员有事请假必须写请假条，考勤员以事假记考勤，不请假无故不上班以旷工处理。迟到、早退超过半小时者以旷工处理；
（5）采购人员无故旷工一次罚款100元，一年累计超过十次者开除采购部；
（6）采购员上班时间穿带整齐，穿工作服、佩带厂牌。不带厂牌、不穿工作服者扣5元每次；
（7）所有的采购人员上班时间，在办公室不能大声喧哗。不准办私事或做与工作无关的事情；
（8）采购部所有员工必须24小时开机，随时接电话，如果一次不接电话罚款50元；
（9）待人接物要讲文明礼貌，办公物品摆放整齐。
采购员管理制度
（1）熟悉自己所采购的产品的性能、质量、使用范围，做到所有产品心中有标准。不断学习，提升自己的专业水平。争做优秀采购员；
(2)采购员每天利用网络给采购经理一份市场调查表，采购员对自己所负责的产品，每周报一份单品的采购数量、金额；
(3)采购部每个单品的供应商必须签定供货合同，留有质量保证金，且每个单品的供应商三家以上，每年每个单品必须增加两家以上的供应商；
(4)采购人员故意抬价、欺假一经发现轻者罚款1000—5000元，重者开除并追缴法律责任；
(5)采购人员提出合理建议，给公司节约了采购成本，采购部对采购员做出奖励，在本月的奖金中体现；
(6)采购部所有员工必须按公司的制度，本部门的流程进行工作，如出现不按流程工作的人员每次罚款100元；
(7)采购员出差只报销公共车费、公交车费，出租车费一律不报销，报销单必须付有正规微机票据；省外每天饭费20元，省内15元，住宿费每人每天30元；
(8)采购员每月电话费报销单必须付有电话详单；
(9)采购员所有的报销单据经采购经理审批后，转交总经理，总经理批准后转交财务，并且所有的报销手续每月25号前转交财务，超期转下一月报销。
采购部派餐管理制度
(1)采购员根据工作的需要，有供应商来访。采购部根据来方人员的不同下派餐单。
(2)厂家的业务来访，采购员陪餐，标准每人15元。业务经理来访采购经理与采购员陪餐，标准20元每人；总经理来访总经理或公司副总、采购经理、采购员陪餐；标准25元每人。
(3)派餐单经采购经理批准后转交公司办公室，公司办处理订餐事物。
(4)涉及公司外就餐必须拿有指定饭店的发票回公司报销。
PAGE
PAGE 3
