Time Management
目标
通过本课程，旨在让学员能够：
1、正确认识时间管理及其重要性；
2、应对常见的场景问题；
3、获取有效管理时间的工具及运用技巧。
01
要点
时间管理的典
型场景问题
时间管理
及意义
时间都去哪儿了？
拖延症，还有救吗？
别让“猴子”跳上你的背！
和干扰Say Goodbye的正确姿势！
事情太多，如何告别晕头转向？
02
时间都去哪儿了？
03
生命管
理游戏
04
什么是时间管理？
• 时间不会停下来等我们，所以时间不能被管理被掌控，
我们能管理的只有我们的行为。
• 时间管理并不是把所有事情做完，而是决定该做什么，
什么不应该做，怎么通过管理我们的行为高效实现目标。
• 时间管理就是用技巧、技术和工具提升效能。
05
时间管理的重要性
想一想，你是如何分配你一天的时间的？
娱
乐
学
习
事业
休
息
家人
家
务
健康
时间管理
…
06
Case
1
李XX的一
天
李XX的时间管理中：
报告从早到下班还没完成的原因有哪些？
他的有效工作时间是多少？
无效时间有哪些？用了多久？
被打断了多少次？
进行了多少次沟通？
Q
典型的场景问题
07
四类典型问题
常被干扰忙而无功
拖延症频繁救火
08
事情太多，如何告别晕头转向
？
09
为什么会忙而无功？
Q 回顾李XX的案例以及自己的工作经历，你常常手忙脚乱吗？为什么？
不分轻
重缓急
1 0
告别忙而无功——要事第一法则
• 来自内在需求
• 有时并不紧急，但
需要更多时间
要事
急事
• 来自外界
• 影响工作安排
• 源自忽略计划
紧急度
重
要
度
III
III IV
重要紧急重要
不紧急
紧急
不重要
不重要
不紧急
时间管理矩阵
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找出产生80%
效益的关键
20%的事务
20/80法则
KPI
个人目标
界定你的要事
12
以工作目标为导向，分解出年度、每月、及每日工作重点。
总体目标 任务分解
工作计划即时行动
13
问自己三个问题
这件事是否是我必须做的？
什么能给我带来最高的回报
？
什么能给我最大的满足感？
14
日期 序
号
待办事项 重要性 优先级
（）
备注
Apr.
1
1 时间管理
教学设计
B
2 培训开展 A
3 个人学习 C
4 参加会议 B 晚上6：30
-8：30
Apr.
2
1
2
3
… …
工具一：Prioritized
To-Do List
Ex
am
pl
e
做到要事第一的工具
列举出自己的待办事
项，并赋予其优先级
每日事务清单
15
紧急
重要
重要
不紧急
紧急
不重要
不紧急
不重要
将工作中重要的、有时间
限制的工作编入G - Mail
日历中，并设置提醒功能，
避免重要事务被遗忘或紧
急事务的延期。
工具二： G - Mail
Ex
am
pl
e
16
界定我们的要事
Pr
ac
tic
e
18
界定出你的要事，归入四象限之后，怎么处理各象限的事呢？
Do it
执行它
Delete it
对它说不
Delegate it
分配它
Date it
计划它
“4D法则”
给那些需要你花费大量时间精力的事情制定时间表。想要做某件事需要花
多少时间，然后在你的行程中预留出时间。在那之前你可以不去想这件事。
19
活在第二象限
普通人的时间分配
III
III IV
25-30%
50-60%
15%
2-3%
III
III IV
20-25%
<15%
65-80%
<1%
高效能人士的时间分配
花更多时间在第二象限，来创造机会和保护资源
为第一象限活动做预测和准备，以减弱紧急程度
确认和消除不能帮助实现目标的活动
20
和干扰Say Goodbye的正确姿势！
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打断后的锯齿效应
当工作效率达到一个高水
平时，如果分神，效率就
降至零点，只有通过一段
时间才能再达到高点。
干扰的成本
工
作
效
率
100%
干扰
22
干扰影响工作的准度和效度
短短秒
的干扰
错误率增加2倍
至少要25分钟才能从干
扰中恢复工作状态
若是工作内容复杂，
还需要额外的15分钟
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2. 运用视觉化标示
打扰前：
挂上醒目的提醒牌，
提醒他人不要打扰。
降低干扰的方法
被打扰时:
请对方稍等，快速标示
自己此时的进度或想法。
1.勇敢Say No
在不失原则的基础上，
拒绝一些外来的事务。
24
3.推迟回应的时间
告知对方自己手头的工
作急，晚些时候去找他。
去一个独立空间，关
上门专注自己的事。
不好意思，我手头正
在忙，一会儿过去找
你，好吗？
4.给自己一个私人空间
25
休息10分钟
26
上节回顾
什么是时间管理
时间管理的意义
告别忙而无功的要事第一法则
如何界定要事并做到要事第一
干扰的成本
降低干扰的方法
27
别让“猴子”跳上你的背！
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Willam Oncken 在《哈佛商业评论》上发表了一篇《谁背上了猴子》，
探讨了一个普遍的问题：
为什么管理者常常忙得不可开交，而下属却无所事事？
什么是“猴子” ？
“猴子”= 责任
“猴子”= 低层决策
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“背猴子”典型场景
让我想一下 “需要什么帮忙都
可以来找我”
30
分析与讨论
抛猴子和接猴子的原因是什么？
导致了现时危害和后续危害?
事件发生的责任在谁?
31
猴子被抛过来，如何接招？
5原则喂养猴子
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Step 1: 准备
• 明确你的职责权限范围
• 决定授权什么？
• 授权给谁？
• 评估能力和培训需求
• 准备“概要”
授权
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详细描述授权内容，包括为什么授权，任务和期待结果
在时间表和业绩标准上达成一致
决定需要的培训和具体的帮助
考虑所需的资源
说明期望的反馈数量和频率
明确被授权者的权力范围
向受影响者宣布
Step 2: 沟通
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鼓励员工独
立解决问题
有效和实用
的汇报机制
表扬将工作
完成的人 对结果给予
建设性反馈
Step 3: 跟进和反馈
35
实用TIPS: 30分钟法则
• 你能不能30分钟后再来找我呢？
• 对于这个问题，你做了哪些尝试
去解决它呢？
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30%E5%88%86%E9%92%9F%E6%B3%95%E5%88%99/%E8%AF%BE%E7%A8%8B%EF%BC%9A%E7%94%A830%E5%88%86%E9%92%9F%E6%B3%95%E5%88%99%E5%B1%8F%E9%80%80%E7%8C%B4%E5%AD%
思考&分享
举出一个你身边 “群猴乱串”的景象。
当时你或者你的同事是如何处理的?
学习之后，你将如何应对或给他人什么建议
？
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拖延症，还有救吗？
38
你有拖延症吗？
拖延商数测验
39
压力性拖延
自我怀疑
完美主义
害怕失败
信心不足性拖延
注意力分散
目标模糊
目标太难
能力不足
享乐
诱惑
打断
太难了，先
放一下吧 要做好不是一
时半会的事，
先放一下吧
有人给我
发微信了，
先看一下
拖延症的类型
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如何克服拖延症？
切断干扰源；
整洁有序
2. 创造环境
Just do it !
现在，立刻，马上！
1. 行动意识
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切割时间，设定某
块为专注做一件事
4.专注时间
告别完美主义，
给自己一个低的起点
3.放低起点
42
完成一个里程碑任
务时，给自己奖励
6.自我奖赏
列举任务清单，
将完成的进度用不
同形式高亮出来
5.记录进度
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时间管理Tips：
强化时间价值的意识
建立时间运用计划表
为每个任务设定时间节点
一旦开始，不要因懒而停止
详细的工作阶段计划
时间浪费发生不可找藉口
在最有效率的时段中做最重要的事
每天至少有1小时“不被干扰”时间
确保桌面及环境的整洁
同类事情最好一次做完
用零碎时间处理零碎的事情
工作中断时，要有回去工作的动力
克服拖延提高效率
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坚持新习惯一开始是很难保持的。
实践得越多，你会越来越轻松。
45
要点回顾
什么是时间管理
时间管理的意义
四大典型场景问题解决之道
时间管理的工具
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课后作业
1. 你在课堂上说到或想到自己的哪些时间管理问题？
选一个，写成详细的案例。
2. 用课堂上提到的方法给自己的案例提供解决方案。
3. 发送作业@殷贵人，获得点评、答疑和指导。
47
The End
