中高级管理人才的选拔与测评
PART ４：文件筐测验
唐为民 博士
2007-6
《人才测评师》实战训练营
(In-Basket)
主讲：诺姆四达测评咨询公司·唐为民博士
2010-04 中国·北京
管理者面对的无非是“人”和“事”。 “无领导小组讨论”技术可以现场测评应聘者对“人”的影响力，那么“文件筐测验”技术，则可以测评他现场处理事件的能力。
文件筐测验（In－Basket Exercise）
测验的内容
测验的形式
测验特点
适用对象
施测过程
本测验需要特别注意的事项
是评价中心中最重要的测量方法之一。
评价中心中应用频率最高，达到81％，位居首位。
它对管理绩效有良好的预测作用。GE、AT&T、上海大众等，已经有多年成功使用的经验。
具有较高的表面效度，这是文件筐测验最大的优点。比传统的认知测验和人格测验更能吸引被试全身心地投入测试。
文件筐的缺点
对不同工作岗位的不可重复性
开发、培训、计分需要大量时间
成本较高
文件筐测验的历史：
二战期间，美国军方向敌国派遣敌后情报人员屡屡受挫。为扭转选人失利的不利局面，军方委托心理学家研究了一套以情境模拟法为核心的人员鉴别方法，获得了出乎意料的成功。
二战结束后，美国电报电话公司大胆地将这一技术实现了“军转民”，陆续对企业内部四百余名年轻的经理人员实施了以工作情境模拟为核心的测试，其中就包括被称为“实战演练”的文件筐测验。
文件筐测验是让被试在所安排的假想的情境中扮演某一给定的管理者的角色，对事先设计的文件进行处理，进而针对被试处理公文的方式、方法、结果等进行评价。
测验的内容：文件筐里“装”什么？
一般来讲，文件筐内装的是十几份甚至更多的诸如：备忘录、请示、信函、报表等书面形式的文件，这些文件的信息来源有上级和下级，有内部也有外部，内容涉及内部管理、人事、财务、生产、市场、政策法规、客户、公共关系等方面，其中有些是日常琐事，有些是紧急事务，也有重大事宜，但这些问题都是围绕目标职位可能遇到的状况进行设计的。
文件筐测什么？怎么测？
本测验所考察的能力定位于管理者从事管理活动时正确处理普遍性管理问题，有效地履行主要管理职能（包括计划、组织、预测、决策、沟通等）所具备的能力。
它需要应试者具有对多方面管理业务的整体运作能力，包括对人、财、物、流程等多方面的控制、把握。
文件筐测验是评价高级管理人员的重要工具，它主要从两个主要角度和一个辅助角度对被测人员进行考察：
主要角度：
管理能力角度：计划、分析、预测、决策、组织、驾驭和沟通等能力。
业务角度：财务、人事、行政、市场、生产、战略、投资等业务。
辅助角度：
现场行为：自信/退缩、镇定/焦虑、轻松/紧张、条理/忙乱……
让被测人员在所安排的仿真情境中扮演目标职位管理者的角色，对事先设计的文件进行处置，通过写出的书面处理意见，考察被测人员在规定时间内能否敏锐捕捉信息、准确形成判断、妥善进行决策、有效指挥与协调等方面的能力，是被测者现场表现的综合性测验。
测验的形式
情境模拟一个公司所发生的实际业务、管理环境，提供给应试者的信息涉及财务、人事、市场信息、政府的法令、公文等材料。材料放在文件筐或文件袋中。
测验要求受测人员以管理者的身份，模拟真实生活中的想法，在规定条件下（通常是较紧迫困难的条件，如时间与信息有限，独立无援，初履新任等）对各类公文材料进行处理，形成公文处理报告。
通过观察应试者在规定条件下的处理过程中的行为表现和书面作答，评估其计划、组织、预测、决策和沟通能力。
测试中需要处理的公文可多可少，一般不少于5份，不多于30份。如美国电报电话评价中心要求被评价者在3小时内处理完25件公文，并写出处理报告。
测验的特点
它能预测一种潜能，这种潜能使人在管理上获得成功。
由于文件筐测验能从多个维度上评定一个人的管理能力，它不仅能挑选出有潜力的管理人才，还能训练他们的管理与合作能力，使选拔过程成为培训过程的开始。
在实践中，文件筐测验除用作评价、选拔管理人员外，还可用于培训、提高管理人员的管理技巧、解决人际冲突和组织内各部门间的摩擦，以及为人力资源计划和组织设计提供信息。
公文处理的测试方法便于操作，效度很高，因为测试情境与工作情境几乎一致。
公文测试的信度也很高，对于被评价者的处理方式的评价，不是一个人说了算，而是由几名测评顾问讨论决定。
有研究表明，不同测评顾问对同一个被评价者公文处理案卷及解释的评价，相关系数高达。
测验的适用对象
具有较高学历的人（大专以上）或企业的中、高层管理者（部门经理以上）；
它可以为企业针对性地选拔中、高层管理人员或考核现有管理人员。
施测过程
（1）依据预定的参试人数选择好适宜的测验地点，布置考场。考场环境应安静整洁、无干扰，采光照明良好。
（2）准备好测验所用的如下材料：测验材料、答题册、铅笔、橡皮，保证每位应试者有以上完整的测验材料及用品，有时要求考生自带计算器。（给所有考生的文件顺序必须相同，以示公正）
（3）安排考生入场，并宣布测验注意事项。
（4）宣读总指导语。留出时间供提问，没有疑问后正式宣布开始做题。
（5）计时，注意监督应试者不能提前翻看或做后一部分的题目。
（6）依此类推，顺次进行后面部分的测验。
（7）宣布测验时间到，回收测验材料和答题册，测验结束。
本测验需要特别注意的事项
公文筐测验的适用对象为中、高级管理人员，它可以帮助企业选拔优秀的管理人才或考核现有管理人员，由于它的测验时间比较长（一般为两个小时），因此它常作为选拔和考核的最后一环使用。
文件筐测验的主试官原则上应由咨询顾问、测评专家或心理学家担任，企业的高管人员或人力资源管理者作为辅助测试官。
由于企业高级管理人员对企业现状有着更为深刻、切实的感受，在通过标准化的培训以及专业人员的即时指导后，他们能够与具有专业背景的主试官形成有益的互补。
文件筐测验对主试官的要求：１
文件筐测验是综合性测验，主试官首先要对被测人员的文件处理书面结果和他在测验过程中的行为表现进行判断和评价，然后通过深度问询了解被测人员处理文件的思维过程及思维风格。因此，主试官必须对测试题目的可能答案及题目之间的内在联系了然于胸，一般情况下非专业主试官需要接受1～2星期的培训，并且最好有测评专家随时加以指导。
文件筐测验对主试官的要求：２
为了保证评分的一致性，事前的评分者培训很重要，可以考虑对一部分考生（或者模拟考生）进行试评分，考察各个评分者对标准的掌握及评分过程中存在的问题，待取得一致意见后再往下进行。
评分时，可按序号逐一评定，也可按文件内容分类评定。前一种办法可以对考生的素质形成整体印象，后一种办法容易达成评分标准的一致性。
评分的程序也要特别注意，可以考虑各自独立评分，然后交流评分结果，对评分差异各自申述理由后，再独立第二次评分。
最后将评分结果进行统计平均，以平均分作为最后得分。
文件筐测验对主试官的其它要求：
了解企业基本情况，对目标职位的内涵理解深入；
具备相关知识基础，了解文件筐测验的理论和实践依据；
明确题目的评分标准及测试要素的定义，并与其他主试官达成一致；
善于观察被测人员的行为表现，准确记录并形成判断；
能够对被测人员进行独立、客观、公正、审慎的评价。
评委通过对受测者处理文件过程中的行为表现和书面答案，评价其能力；
评分除了看书面结果外，还要求考生对其问题处理方式做出解释，根据其思维过程予以评分；
文件处理结果的评价受多种因素的影响，机构、氛围、管理观念不同的组织，具有不同的评价标准。在文件筐测验的评分确定过程中，专业人员和实际工作者往往存在理解上的差异。
文件筐的评分
两位评委独自评阅2位测评对象的公文处理结果，收集相应的典型行为，给出初评分，并填入初评表；
两位评委进行评分讨论，平衡两者之间的差异，在此基础上分别给出终评分，整理出相应的典型行为，并填入终评表；
保证每一测评对象的公文要经过至少两位评委的评阅；
在评分过程中，将测评对象较好的处理方式及时补充到参考答案中。
评委评分模式：
每一位测评对象的公文必须由两个或两个以上的评委共同批阅，也可以让几位资深的评委负责批阅所有的公文，这样有利于保证总体的批阅标准比较统一，也可以减少由于评委本身的素质差异对公文批阅的影响。
评委评分模式：
评委应于评分之前熟悉本次公文处理的参考答案和评分要点；
如果安排评委分组批阅公文，当每一评委批阅完第一份公文后，要及时进行交流，修订参考答案和评分要点，并就评分标准达成统一；
初评时应首先通读测评对象的整份公文，得出一个总体印象和评价，然后再就某个指标翻看不同公文找出具体的行为证据，在此基础上进行评分；
评委评分技巧：
评分时遵照就高不就低的原则：即当测评对象的某项能力在不同公文中的表现优劣差别较大时，评委应首先判断该项能力所依赖的情境是否有较大的差异，在差异不大的情况下，考虑到处理公文的时间压力等问题，取较优表现作为定性评价和评分的依据；当该项能力所依赖的情境有较大的差异时（如同样是沟通能力，一个情境是考察对外沟通，另一个情境是考察内部沟通），应予以分别考虑，综合评分；
每个公文可以同时考察几个指标，但是每个公文都会重点考察某一个或两个指标，评委对某项能力评分时可首先参考重点考察该能力的公文的处理情况，同时参考非重点考察该能力的公文的处理情况，然后进行综合评价；
同一种能力的评价还应在不同测评对象之间进行对比，保证评分尺度的统一。
评委评价的一些通用标准
是否每份材料都看过，并作出了答复；
在时间的压力下，是否能分得清轻重缓急，有条不紊地处理这些公文；
给出的批阅意见是否合理，是否符合所给定的角色；
是否恰当地授权于下属；
是否过份拘泥于细节；
解决问题的方法是否巧妙而有效率；
做出每一项决策的理由是否充分合理。
文件筐测验题目设计的主要依据
企业所在行业的特点；
企业内部和外部环境状况；
企业现行文化和希望建立的新文化；
测评的目标：招聘、选拔、评价和培训需求确定等不同的测评目标对不同测评题目在整个测评中的权重有不同考虑；
管理职务设置的目的和工作职责；
管理职务的工作性质与工作方式；
管理者工作活动的内容、各项工作活动占全部工作活动时间的比例、各项工作活动的执行权限和执行依据、工作活动结果的预期标准（每一管理者的工作活动都包括人际关系、信息传递和决策制订三大类活动）；
管理者每一工作活动的主导业务流程；
管理者的工作关系：管理者的直接上级和间接上级、直接下级和间接下级、管理者的同级、管理者的企业内部客户和企业外部客户；
管理者可调遣或协调的工作资源：包括人力资源、物力资源、财力资源和信息资源。
产业或行业特点——企业发展阶段——内外环境状况——组织氛围与文化——职位使命及职责——工作活动与方式——权限与可用资源——内外部协调关系——近阶段工作目标——管理能力与素质。
设计测试题目主要依据以下信息：
（行业、企业、职位、人）
系统性原则——公文筐测验中一般包括5—30份公文，各个公文并不是孤立存在的，而是作为一个系统来综合测评被考察者的各种能力。
关键性原则——根据“二八”原则，在工作中20%的关键工作产生了80%的绩效，而80%的其它工作产生了20%的绩效。因此在设计公文筐测验时必须注重关键性原则。
文件筐设计的基本原则：
针对性原则——综合设计公文筐测验时必须要考虑到被测者的经验背景差异，根据不同的行业和职位来设计具有针对性的公文筐，否则公文筐测验使用效果就会受到影响。
公文筐测验与传统的能力测验主要的区别在于两者的对象不同，前者的对象应具有管理能力，而后者针对的是一般能力。
应用公文筐测验的一个前提假设就是：在管理工作中直接影响管理绩效的是综合管理能力，而不是一般能力，两者是有差异的。
标准化原则——设计和实施公文筐测验时要有一个标准程序。
由于公文筐测验并没有完全客观化的答案，评分会受评分者主观判断的影响，为了减少主观因素的影响就必须在设计时尽力做到设计程序的规范，设计方法的科学。
其次，计分点要尽可能地做到详细，这样就可以在一定程度上避免由于主观评定标准的差异所带来的误差。
最后，必须对评分者进行科学的培训，以提高评分者观察时的准确性。
随机性原则——公文筐设计的随机性原则有两层含义，第一是公文的呈现顺序具有随机性，第二是公文的取样具有一定的随机性。
必须先对公文的呈现顺序进行随机安排，这样就使公文处理的线索被隐藏起来，公文筐情境与实际工作情境更为相似，从而有利于准确测查各种综合管理能力。
在公文筐设计过程中，由于测试的时间有限，不可能穷尽所有公文，因此必须对公文进行选择。选择的一般方法是，首先确定公文筐的基本结构，然后在已设计好的公文库中进行分层随机抽样。
公文处理的适用范围：
中高层管理人员招聘选拔
中高层管理人员评价考核
管理人员培训
管理人员职业生涯规划
企业在决定使用文件筐测验前应当分析以下因素：
成本因素：文件筐测验的测试题目设计、评分标准确定过程需要投入相当大的人力、物力和财力，只有通过深入地研究与筛选，才能保证较高的效度。从企业成本控制的角度分析，文件筐测验适用于担负重大职责、战略性的关键职位，一般为中高级管理职位，而用于基层管理者则可能得不偿失。
评价因素：文件筐测验是综合性测验，主试官首先要对被测人员的文件处理书面结果和他在测验过程中的行为表现进行判断和评价，然后通过深度问询了解被测人员处理文件的思维过程及思维风格。因此，主试官必须对测试题目的可能答案及题目之间的内在联系了然于胸，一般情况下非专业主试官需要接受1～2星期的培训，并且最好有测评专家随时加以指导。
讨论交流：
公文筐可以考察哪些能力素质？
公文筐与传统的纸笔测验有什么区别？
从目标岗位出发，公文筐能够考察哪些小组讨论不能考察的能力素质？
与小组讨论、案例分析相比，公文筐测验具有什么特点？
两个考察角度：能力素质角度和业务能力角度
适用于对思维能力依赖较大、难以通过简单的口头表达充分体现、与管理高度相关的能力素质，如统筹规划能力、分析决策能力、执行力等
情境模拟性：公文设计与企业战略、发展目标相匹配，对核心工作情境进行提取和模拟
公文具有复杂性和相互关联性
公文筐测验的核心特点：
公文筐与传统纸笔测验的区别
纸笔测验关注目标岗位要求的知识和技能；公文筐关注岗位相关的能力素质
公文筐与案例分析的区别
案例分析注重应聘者对某一具体问题的深入分析；公文筐注重应聘者对多个问题的整体把握和统筹安排
公文筐与小组讨论的区别
小组讨论以团队活动的形式出现；公文筐、案例分析都为纸笔测验
关注角度不同而形成的互补性：小组讨论重点关注能力素质行为层面的内容，如团队合作技巧、沟通技巧等；而公文筐重点关注能力素质意识层面的内容，如沟通意识等
Q & A
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