秘书职能与职能环境建设
学习目标
主要内容
本章小结
思考练习
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准确理解和把握秘书职能的两个方面，即
“辅助管理、综合服务”；准确理解和把握
秘书职能环境，主动营造良好的职能环境，
从而达到高效履行职能的目的。
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第一节 秘书职能范畴
第二节 秘书职能环境建设
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第一节 秘书职能范畴
本节要点
一、秘书辅助管理职能
二、秘书综合服务职能
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“辅助管理”，是新时期管理活动赋予秘
书的一项基本职能，也是秘书职能的本质特征。
秘书辅助管理贯穿于管理活动的全过程，即从
获取信息，根据获取的信息从中发现问题，拟
定解决问题的方案提供给上级作出决定，对确
定的决定方案贯彻执行，秘书在这整个过程中
起辅助管理的作用。“综合服务”是秘书的根
本职能，领导的管理内容有多宽，秘书的服务
范围也就有多宽。
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秘书“辅助管理”职能：是指一个机关或单
位在其管理的整个过程中，即从获取信息，根据
获取的信息从中发现问题，拟定解决问题的方案
到对确定的方案贯彻执行的
整个过程中，秘书起着帮助
或辅佐的作用。
一、秘书辅助管理职能
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领导者兼听则明，准确、全面、有效地
利用信息是其正确开展领导和管理工作的基
础。秘书作为领导的近身参谋助手，不仅要
向领导提供信息充当领导的耳目，而且要为
领导者有效获取利用信息、进行适时的信息
沟通及排除信息沟通障碍等方面，进行参谋
智能辅助。
（一）辅助获取并利用信息
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在实践中，不少领导者在信息获取和
利用的方向、信息量及信息结构等方面都
存在问题，因而使领导和管理工作失误。
对此，秘书要注重以下三个方面：
要注重在方向上的参谋辅助；
要注重在扩大信息量上的参谋辅助；
要注重优化信息结构方面的辅助。
1、获取并利用信息
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各种形式的信息干扰是造成领导和管理
工作失误的重要原因。秘书有责任协助领导
者排除来自各方面的信息干扰，包括：
要注重排除思想障碍造成的干扰；
要注重排除感情障碍造成的干扰；
要注重排除利益冲突造成的干扰；
要注重排除时空因素造成的信息干扰。
2、排除信息干扰
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从领导者产生决策意向进行决策准备开
始，秘书的参谋智能辅助就可同步进行，可协
助领导者做好以下工作（见图2-2）：
（二）秘书辅助决策
1、决策准备阶段
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作出此项决策是否应该
此项决策是否必须作出
此项决策应何时作出
此项决策依据的信息是
否全面、真实、充分
此项决策的目的、意义
和影响是什么
对此项决策应提出什么
建议
秘书
在决
策准
备阶
段的
工作
秘书在准备阶段的工作
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在决策形成阶段，秘书有诸多参谋智能辅助的
领域和渠道：
可进行创新思维，设计新的方案供决策者选择；
可综合来自各方面的意见和建议，形成系统的
可供选择的方案；
可按领导意图开展专家咨询活动，并将专家意
见、建议吸纳到有关决策方案中去；
可带着各套初选方案到有关部门和群众中去征
求意见，并根据各方面的意见进行修改；
2、决策形成阶段
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对重大决策的初定方案，秘书往往还伴随领导，
到基层进行小规模试验，蹲点探索，取得成功
经验后，再由点到面地进行推广；
对各种供选择的方案进行一一对应的比较，比
较其投入成本和产出效益，比较其风险值与效
益值，比较其科学性、合理性、可行性和可受
性等等。
决策形成阶段还包括科学、严密的决策论证。
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决策是为实现特定目的对未来工作的选择与安
排，而真正使决策目标变为现实，还取决于有效的
实施决策。
在决策实施过程中，秘书的参谋智能辅助具有
独特的作用 ：
对谋求认同的辅助 对纠正偏差的辅助
对行为失范的辅助 对克服重大失误的辅助
对克服运行失调的辅助 弥补决策疏漏的辅助
对适应环境变化的辅助 对发现机遇的辅助
3、决策实施阶段
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1、督促检查的内容
秘书对督促检查的辅助，主要是在领导
者的主持下，按照领导确定的督促检查内容
和目的，操办具体的事务。具体包括：
发现失调现象提出督促检查建议；
检查实施情况；
督促办理；
反馈实施信息；
要归纳评估督促检查效果。
（三）辅助督促检查
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督促检查是领导实施决策，保证领导工作部署得
效实施的重要组成部分。秘书操办督促检查中的事
务，既有利于领导者直接掌握执行情况，又有利于秘
书发挥近身综合辅助的优势；既有利于上情下达，使
执行者正确理解领导意图，又有利于下情上达，使领
导者全面把握执行情况，有针对性地进行指挥、协调
和控制，对维护组织管理协调运作具有积极的推动作
用。
（
三
）
辅
助
督
促
检
查
2、秘书辅助督促检查的意义
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秘书对领导督促检查工作的辅助，是在
领导者主持下，围绕领导工作需要展开的，
主要有六条要领：
要抓住领导工作的重点、难点和热点；
要正确理解和贯彻领导意图；
要及时反馈信息；
要坚持原则；
要讲究效率；
要谋求协调有序。
3、秘书督促检查的要领
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1、信访工作的内容
信访工作指的是处理人民群众的来信和接待处
理来访。信访工作一直是充当领导参谋助手的秘书
职能范畴中的重要任务。秘书处理信访事务，是充
当领导耳目、了解群众的需要和要求的重要形式。
处理信访事务又是各类社会管理部门的有益补充。
它将重大的、复杂的、难以解决的问题直接反馈给
高层决策者，使之得到统筹解决；将具体的、看起
来是细小的、管理归属不清的、与当事人切身利益
相关的事情，进行归口分流，使之得到妥善的处
理。这对社会的贡献是不可替代的。
（四）辅助处理信访
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秘书处理信访事务主要有以下六方面要
领：
要遵循信访工作原则，要以事实为依据，
以法规政策为准绳，领导负责，归口处
理。要做到事事有回应，件件落到实处；
要严格按制度办事；
要严守办理程序；
2、秘书辅助处理信访的要领
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要与有关部门协同配合；
要尽可能满足群众的正当要求，维护人
民群众的合法权益；
要正确对待信访老户，耐心做深入细致
的思想疏导工作，不能将矛盾上交要尽
可能将问题解决在本级组织的工作范围
之内。
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1、随机协调的内容
随机协调指的是对组织运转中由不确定
因素随机出现的问题和失调现象的妥善处理，
化解或缓解矛盾，恢复组织协调运转。秘书
的随机协调，一是指在辅助管理等业务活动
中，随机发现失调或问题，主动进行信息沟通
和思想交流，消除误会和隔阂，谋求共识，协
调关系；二是指受命于领导者，去处理随机出
现的失调问题。
（五）辅助随机协调
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秘书处于组织运转的信息枢纽地位，对随机出
现的失调现象能够敏锐地发现。对一般性的、浅层
次的失调，秘书主动进行随机协调，便于把问题化
解在萌芽状态，避免酿成更为严重的失调；对突发
性的、重大的失调，秘书进行随机协调，有利于控
制事态，缓解冲突，为领导解决问题作好准备；对
严重的、深层次的失调，秘书及时调查失调的状态、
性质、变化态势、影响及失调的原因，并提出有关
协调方案的建议，对领导者采取协调举措具有重要
的参考作用。秘书随机协调的作用是确定的、具
有不可替代性的。
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秘书随机协调，是立足秘书本职地位进
行的协调活动，必须把握以下六点要领：
要注重与组织目标的一致性；
要注重对变化的适应性；
要注重非权力支配性；
要注重非职责限定性；
要注重沟通疏导性；
要注重量力适度性。
2、秘书随机协调辅助的要领
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二、秘书综合服务职能
“综合服务”是秘书的根本职能。秘书提
供“综合服务”的职能很宽广，可以说：领导
的管理内容有多宽，秘书的服务范围也就有多
宽，同时，秘书还得为平行的职能部门执行管
理职能提供服务，并还要
为管理的相对人——人民
群众提供服务。
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办文在秘书工作中主要指文稿撰拟、运
行、整理及保管利用。自秘书性工作萌生开
始，办文就成为秘书性人员为领导和管理工
作服务的重要手段，成为其辅政的主要方式。
（一）秘书“办文”服务事
务
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秘书撰拟文稿，主要是指受命于领导草各种
表达领导和管理意图的书信、文件、讲话稿等文
字材料。
秘书在撰拟文稿的过程中应注意以下六个方
面：
要明确自己代笔者的地位；
要准确使用规范的文种；
要选用准确而不含混、庄重而不易产生歧义
的语言表达；
要反复进行认真修改；
要依据可靠；
要有精益求精认真负责的态度。
1、文稿撰拟
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文书运行包括收文和发文两个程序化运行过
程。收文程序的主要环节有：签收→登记→分办
→传阅→拟办→批办→承办→催办→注办等。发
文程序的主要环节有：授意→拟稿→审核→签发
→复核→缮印→校对→用印→登记→封发等。
文书运行可根据机关规模、文件流量、沟通
往来的需要等具体情况，对上述收文、发文程序
进行调整，增减其中的某些环节。
2、文书运行
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文书整理主要指将已经办理完毕的文书的
处理，主要包括文书立卷和案卷归档。
文书立卷是指将已经办理完毕的、具有一
定查考利用价值的文件材料，按其形成过程中
的联系、特征和一定的规律组成案卷。
3、文书整理
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文书立卷的范围
本机关工作活动中所形成的已经办理完毕
的，具有一定查考利用价值的文书、电报、
会议文件、内部文件、电话记录、会议记录、
本机关编印的出版物原稿，以及图表、簿册、
声像材料等；
上级机关发来的与本机关业务有关的决
议、决定、指示、命令、重要通知、通报、
条例、规定等；
下级机关文件、与本机关无关的外来文
等均不需立卷。
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文书立卷的原则：保持文书间的历史联系，
区别保存价值，便于保管和利用。
经过整理的文书案卷，必须逐年移交给机关
档案室集中保管，称为归档。
归档的时限要求是办理完毕的文书经整理组
合成案卷后，（一般在）第二年的上半年向档案
部门移交。归档的质量要求是要维护文书材料的
齐全、完整；要按文书的内容上的联系合并整理、
立卷；要保持文书间的历史联系，区分保存价值，
分类整理、立卷，案卷要简明确切，便于保管和
利用。
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秘书要收集保管一定数量的文献资料，以便
在领导工作需要时提供给领导参考，并在自身开
展业务活动中查阅。
秘书文献资料工作中必须注重以下五个方面：
要注重针对性；
要注重前沿性；
要注重系统性；
要注重动态性；
要注重消化应用性。
4、文献材料的保管和利用
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秘书办会指的是协助领导者筹备会议、
操办会务、为会议有序进行和取得预期效果
提供服务。秘书办会主要包括会前准备、会
间服务、会后事务及在会前、会间、会后都
有大量会议文字工作和文件材料处理事务。
（二）秘书“办会”服务事
务
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秘书会务工作的原则：
要强调与领导者主辅配合；
要强调周密安排，有序运作；
要强调热情服务，提高效率；
要强调涉密会议的安全、保密；
在操办会议事务中要注重发挥参谋建
议和拾遗补阙作用；
要注重规范性与灵活性的结合。
1会务工作的原则和任务
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秘书会务工作的任务：
主要有会前筹备、会议接待、组织联络、会场管
理、会议文件工作、会议选举、会议保密、会议后
勤服务、会间事务、会后工作等。
秘书在会议活动全过程中尽职尽责地操办会务和
提供服务，对提高会议效率，优化会议效果具有不可
低估的积极作用。
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秘书会务工作中，会前筹备是会议有效进行
的基础性工作。
会前筹备工作主要包括领导确定会议目的、
议题，秘书根据领导意图拟订会议筹备方案，领
导审核、批准会议筹备方案，组建会议筹备和组
织机构并按会议筹备方案进行分工，根据确定的
与会者名单送发会议通知，准备会议文件，布置
会场，按会议讨论要求将与会者编组，制作会议
代表证、工作人员证件及其他证件，根据与会者
特征安排其会议期间的住宿和接站车辆。
2、会前筹备
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会议召开期间，必须办好以下工作：
会场签到，以便了解与会代表的人数；
会间调度，这是指对会议程序、内容、会场服务的
安排和调整；
会议记录，这是指会议情况的原始记录，它是贯彻
会议精神的依据，形成会议文件的基础；
会议简报，这是反映会议进程、动态，通报会议情
况的文书；
会议选举；
会议总结；
后勤保障。
3、会间事务
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会后工作主要包括：
草拟和印发会议纪要，以记载和传达
会议的主要精神；
清理会议文件；
组织会议代表离会，为其提供各种方
便；
搞好宣传报道，扩大和传播会议影响；
会议工作总结；
会后催办工作。
4、会后工作
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秘书为领导操办事务的范围相当广泛，
大体上可分为日常事务、随机性事务和受
权理事三类。
（三）秘书“办事” 服务事
务
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日常事务指秘书每天都要操办的事务。
这些日常事务有着共同的特征：
具有领导工作需要的选择性；
具有操作的规范性；
具有与领导工作的主辅协同性；
具有运作的适应性；
具有服务的周密性；
1、日常事务
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办公室事务管理
• 包括值班工作、电话记录、来
信来访处理等。
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• 综合承办事务
• 即承办上级领导下达的各项指令、协调各
部门各机构之间的工作关系。
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文书处理事务
• 包括文书材料的收发、管理、登记、
传阅、批办、传递、催办以及缮印、清退、
立卷、保管等。
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印信凭证的管理
• 秘书人员必须深刻了解印信凭证的
作用和意义，懂得印章
• 凭证的制作、使用
• 和保管。
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领导活动安排的内容
领导活动是指领导群体的活动，既包括领导者主
动发起的活动，又包括下属需要领导者主持或参与的
活动，还包括往来单位或社会公众要求、约请领导者
出席的活动。
由秘书部门和秘书协助安排领导活动，有利于统
筹全局，协调处理，分轻重缓急，有序安排，避免冲
突和矛盾，提高领导工作效率。
领导活动安排
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秘书的随机事务指难以预测的、不经常发生
的、或在职能分工边界上难以确定由谁处理的事
务。
秘书处理随机事务要注重的五个方面：
要注重预防性；
要注重反应的敏锐性；
要注重整体配合性；
要注重辅助地位的制约性；
要注重沟通枢纽性。
2、随机事务
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秘书受权理事，指的是领导者根据工作
的需要，将自己权限范围内的事务，授权秘
书代表自己去处理，秘书根据领导的意图和
委授的权力及要求，代表领导去处理交办的
事务。
3、受权理事
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秘书受权理事应注意事项：
要准确理解领导的授权意图，把握目的、
要求和授权范围以及相关的法纪规范，
正确地把握理事的依据；
要分析客观环境要素和完成任务的各种
条件，谋划办理的思路和选择有效的工
作方法；
要明确受权理事的双重角色；
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要与领导者保持密切沟通，特别是当环
境变化或其他原因使问题的处理已超出
授权范围时，一定要向授权者请示，并
遵从其新的指示办理；
要主动争取其他方面的配合与合作，但
遇到受权以外的事务，秘书不得自作主
张，不得擅作决定。
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第二节 秘书职能环境建设
本节要点
一、秘书职能环境
含义及其重要性
二、营造优美的工
作环境
三、优化良好的人
际关系环境
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人类的全部活动都是在一定的环境条件
下进行的，秘书的职能环境是他从事职业活
动、履行职能的基石。创造良好的职业环境
氛围，与各方面建立正常、稳定的职能关系，
并主动依靠和强化这种职能关系，就能有效
地行使和实现自己的职能。
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（一）职能环境
是指职业个人在他履行其社会职能时必须
具备的物质生活条件和与之发生职能关系的相
对稳定的职能对象的统称。
一、秘书职能环境含义及重要性
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是指从事秘书工作的秘书个人，在
履行秘书职能时的有利于自身健康、成
长和提高工作效率的物质生活环境和与
之发生职能关系的相对稳定的职能对象
的总称。
（二）秘书职能环境
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改善物质生活条件和工作条件，优化各种
职能关系，为自己的事业创造“天时、地利、
人和”的客观环境，使自己的工作能等到各有
关方面的理解、信任、支持和合作，才能正常、
顺利、有效地行使自己的社会职能。其职能环
境优化的程度愈高，秘书的职能活动也就愈顺
畅，效用也就愈显著。
（三）秘书职能环境的重要性
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优美的工作环境，可以激发人们愉
快、高昂的情绪，使其专心致志地投入
工作，还有利于消
除紧张和疲劳。
二、营造优美的工作环境
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秘书的工作场所，即各机关、单位的秘书按照一定
制度、并借助于一定手段处理公务的地方。它应根据秘
书工作的性质、特点和基本职能特别应根据服从并服务
于领导工作的需要和外来人员办事联络的需要来合理设
计，如应考虑到秘书的活动范围、作业姿势和办公用具
的安置以及物理方面（如气候、光线、声音、颜色等）
的因素，做到各办公室的位置排列科学、房屋的面积适
当、室内空间适度、座位应按工作流程顺序同向排列、
不宜紊乱无序或任人自由选择，以免相互干扰。
（一）秘书工作场所
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（二）秘书工作场所的布置模式
总体办公型模式——综理制
职能分工型模式——分理制
总体
办公
模式
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1、总体办公型两种模式
敝开式：就是将秘书集中在一间大的办公室里，
按照工作流程，以工作台为中心进行排列。敝开式办公
室又可分为对称型和不对称型两种，这是目前世界各国
比较流行的排列模式，它便于集中管理，能节约行政开
支，节省办事时间，有利于相
互合作，但容易相互干扰，也
有碍于身体健康。
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半封闭式：即在敝开式的办公室
内用组合式家具或其他材料，将分工
不同的秘书部门的小单位和人员隔开，
形成以工作台为中心的若干个“工作
单元”。其长处如上，缺点是经费开
支较多，也不便于
管理和监控。
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2、职能分工型模式
又称“分散式”：就是将秘书部门的各小单位和
人员分散地安排在机关、单位领导人办公室周围的专
门房间里，从事其职责范围内的秘书职能活动。这是
我国传统的工作方式，它有利于密切人际关系，有利
于分级管理，也有利于保持工作环境的安静，但它不
利于信息沟通，不便于工作协调，不便于监督检查，
也不利于提高工作质量和效率。
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（三）秘书办公自然环境因素要求
空气环境
• 温度：保持在20℃-25℃左右；湿度：保
持在40%-60%；通风；控制在
压。
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色彩环境
• 色彩是指光波刺激人眼所产生的视感觉。色彩对
人的生理、心理会产生特有的视觉效果，红、橙、黄
色具有热烈、温暖的视觉效果，是为暖色；蓝、绿、
紫色具有寒冷、沉静的视觉效果，是为冷色；黑、红、
橙色给人以重的感觉；白、绿、蓝色给人以轻的感觉。
一般说来，深颜色有收缩感，使人感到大、厚、近；
浅颜色有扩张感，使人感到小、薄、远。秘书工作场
所的色调宜以白、乳白、浅黄、天蓝、浅蓝为基本色，
这能减轻人眼的疲劳、提高识别事物的能力和速度，
提高工作效率和质量，而且还能使室内环境变得赏心
悦目，给人带来精神上的轻松感、愉快感和舒坦感。
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光线环境
• 光线环境和色彩环境合称为视觉环境，是通过
人的视觉器官（眼睛）所感知的空间性环境。
人们获取信息80%来自视觉。秘书工作的环境
应根据工作的性质、时间的长短、空间的大小、
位置的不同，进行
• 科学、合理的安排，配
• 置充分、合理的采光照
• 明系统。
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声音环境
• 声音环境又称听觉环境。听觉：是指声波
振动动物耳朵鼓膜所产生的感觉。一般情况下，
50分贝以下的环境是安静的；75分贝以下对人
体没什么影响；85-90分贝对人有轻度影响；95
分贝以上的噪音对人可构成危害；130分贝会引
起病态感觉；150分贝是人体忍受的界限；180
分贝能够破坏金属；再高10分贝，就足以把铆
钉从金属结构中拔出来。秘书室内工作环境的
基本要求是保持安静，要隔绝噪音。
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室外环境
• 室外环境是是指秘书所在机关、单位的整个自然环
境状况，即庭院环境。各机关、单位应根据环境美学和
人类生态学的规律和要求，创造机关、单位的自然环境
美，为秘书和所有员工提供一个卫生、整洁、安全、安
静、方便、舒适、优雅、美观的生存和生活环境。
• 机关、单位的选址要远离污
• 染，布局要规整合理，周围
• 应绿化、净化、美化。
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三、优化良好的人际关系环境
（一）人际关系：
• 也称人群关系，是指人们在进行物质交往
和精神交往过程中发生、发展和建立起来的人
与人之间的关系。
• 理想的人际关系环境，应是一种充满亲密、
和谐、团结、协作的氛围，具有凝聚力、向心
力和感召力的集体。
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（二）秘书的人际关系
秘书的人际关系是一种业缘人际关系
（或称工作关系），是由于人们从事共同的
或有关联的社会工作而结成的人际关系。构
成业缘人际关系的媒介是人们在社会群体中
所从事的职业。
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（三）秘书人际关系环境氛围的类型
人际关系类型人际关系类型
紧张型
和谐型
淡漠型
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1、和谐型
是指机关、单位各部门之间、感情
融洽，能相互理解、相互信任、相互支
持、相互照应，各项工作都能默契配合，
步调一致，因而心
情舒畅，工作干劲大。
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• 和谐的人际关系是最佳发挥秘书职能作用的人
际环境氛围。秘书不仅要珍惜和利用和谐的人际环
境，而且应协助领导形成和优化良好的人际环境。具
体要注重以下三方面：
要加强上情下达，下情上达，左右沟通，内外
沟通，促进人与人之间的相互理解与信任，促进相互
支持与配合；
要将贯彻领导意图与真实反映群众意愿有机结合
起来，加强团体意识；
• 要把服务于领导工作与服务于全体组织成员相结
合，促进共识，整合整体利益。
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2、淡漠型
指机关、单位各部门、各成员之间以及与上下、
兄弟单位之间缺乏感情联系和思想沟通，除了工作
上的一般接触外，就再没有其他的什么接触了，各
职能部门之间只是业务上的往来，按程序办事，工
作人员虽有明确分工，也能按时到位，但公事公办，
不求有功，但求无过，事不关己，高高挂起，谈不
上相互支持和协作，很少有考虑
组织总体目标的实现进程，也很少关心人
与人之间思想感情的交流与沟通，显示出
一种“平淡如水“的状态，人们的工作主动
性和积极性都不高。
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• 在淡漠的人际关系中，秘书工作会受到消极影
• 响，其各项职能活动得不到必要的理解、支持
• 和协作；辅助领导工作也缺乏良好的群众基础。
• 秘书针对淡漠的人际环境要注重以下四个方面：
• 要注重加强桥梁纽带作用，把群众的意见和要
• 求及时集中起来向领导反映，使领导和管理举
• 措符合民意，增强团体凝聚力；
• 协助领导加强与群众的联系，开发群体潜能，
• 激发群众开拓事业的热情；
• 要将领导的正确意图及时向群众传达和宣传，
• 强化群众对领导工作的理解和认同；
• 协助领导妥善处理各种矛盾和问题，化解各
• 种隔阂，谋求协调与和谐，逐渐形成和谐的
• 人际关系。
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3、紧张型
指的是机关、单位处于一种磨擦不断、矛盾突出的
人际关系环境氛围。在这种氛围中，或由于领导班子不
团结、互不买帐，各吹各的号、各唱各的调；或是职能
部门从各自的小集团利益出发、相互掣肘、推诿扯皮；
或是同一职能部门的成员之间人际关系紧张，“各人自
扫门前雪，不管他人瓦上霜”，配合失调；或由于人们
价值观念的不同而造成认识上的分歧；或由于个人恩怨
和利益冲突而戟指怒目；或由于领导偏听偏信、处事不
公而产生埋怨心理；或由于机构臃肿而“人闲出是非”
，这种环境氛围使得秘书干什么工作都难，极费周折，
而且往往是费力不讨好。
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在紧张的人际关系环境里，秘书应该意：
• 不介入领导人之间的无原则纠纷，不分亲
疏，不传是非，不传小道消息，不搞人身 依附，
坚持正常的组织生活原则；
• 对人一视同仁，诚恳相待，一切从组织公
利出发，不为小团体利益损害组织公利；
• 按职责分工对口请示汇报工作，避免多头
请示、交叉请示和多头指示、交叉指示引发的
矛盾；
• 多做协调工作，增进矛盾各方相互理解，
促进关系协调。
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（四）秘书应处理好的人际关系：
1、秘书与领导的关系
秘书是领导的耳目、助手和参谋，又是智囊和管
家。秘书辅助领导工作，领导是一个圆心，秘书则是
环绕圆心的圆周轨道上运行的各个点；领导工作是一
条主线，秘书工作则是围绕主线上
下、左右、前后同步行进的一条曲
线。因此，没有领导，秘书也就没
有存在的必要；没有领导工作，秘
书工作也就没有存在的必要。
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秘书在领导活动过程中的位置
• 秘书为领导和领导工作服务是全方位的，
除辅佐决策外，还包括参谋咨询、沟通信息、
加强协调和各种秘书实务等。在这一切过程中
秘书必须服从并服务于领导和领导工作的，始
终处于中介、辅助的地位。因此，秘书必须要
有甘当配角，做无名英雄的意识；在代替领导
发号施令过程中又要有不当“二首长”的意识。
即秘书在为领导服务的过程中，应当做到参谋
而不决策，分忧而不分权，自尊而不自大，要
坚持对事不对人，一切对党和人民负责。
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人格地位上的平等关系
领导与秘书都是国家的公民，都享有宪法规定的
平等权利和承担同等的义务。秘书与领导的关系，应
当建立在公民的人格平等的基础之上。
• 可能出现的误区：
把领导与秘书工作上的上下级关系搞成人身依附
关系，领导对其秘书视为仆人，不尊重其人格和人身
自由；秘书对其领导视为主人，把向人民负责向组织
负责，向领导负责的一致性，变为对领导个人负责，
不论是否违纪违法都惟命是从。
秘书与领导应处理的关系
1
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领导与秘书在事业发展目标上和各项任务目
标上是一致的。为了实现共同的事业目标和任务
目标，两者是相互配合的同事，必须密切配合。
可能出现的误区：
在事业目标上，如果领导者个人的事业目标
违背社会公众利益和国家法律法规，秘书必须加
以劝谏，若劝谏无效一意孤行，造成了对国家人
民利益的损害，则要检举揭发，履行公民的义务，
否则，就会成为违法者的同伙。如果秘书的个人
目标违背法纪，领导者要及时批评教育，甚至给
予处分，否则，就会犯包庇坏人的严重错误。
实现工作目标中的同事关系 2
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• 秘书工作属于领导工作的延伸。在工作实践中，
领导者是上级，处于主体地位；秘书是下级，处于
辅助地位。主辅配合默契，关系和谐，工作能有效
开展。
• 可能出现的误区：将主辅配合关系搞成不正常
的人身依附关系，是容易出现的误区。除此之外，
主辅关系的误区主要有三个方面：
• 主辅脱节；
• 主辅错位；
• 主辅不分。
工作职能上的上下级主辅关系 3
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• 领导与秘书在相互配合的工作过程中，领导处
于主动地位，发动、推动工作；秘书处于被动地位，
辅助领导，执行任务和操办事务，为领导工作服务。
• 可能出现的误区：领导与秘书的主动与从属关系，
若处理不当，一是会出现领导者缺乏引导、调度、指
导秘书工作的能力或对秘书工作不够重视，使得秘书
工作被动无序或低效；二是秘书缺乏发挥主观能动性
的积极性和能力，只能被动应付。
工作过程上的主从关系 4
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• 领导与秘书工作沟通，既有领导对秘书的指示、
指导，又有秘书对领导者的请示、汇报；既有领导
者向秘书了解情况、征求意见和建议，又有秘书向
领导主动参谋、提供可行方案等。只有建立和保持
了这种密切的双向沟通关系，领导与秘书的主辅配
合才能有效；只有加强这种双向沟通，才能使领导
者与秘书的主辅配合，逐渐达到配合默契的程度。
• 可能出现的误区：领导者与秘书的沟通关系，
若处理不善会出现以下情况：
• 沟通受阻；
• 单向沟通；
• 虚假沟通。
工作沟通上的双向交流关系 5
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• 秘书工作的绩效，蕴含在领导工作的绩效之中。
因此，领导者对秘书指导有方，促进秘书提高工作
绩效，实际上也是在提高领导工作绩效；秘书立足
本职主动提供有效的辅助和服务，促进领导工作绩
效，同样也是在提高自身的工作绩效。
• 可能出现的误区：领导与秘书工作绩效上的一
体关系，若处理得不好会出现以下情况。
• 秘书的压抑感；
• 秘书的表现欲；
• 领导者的优越感或特权感。
工作绩效上的一体关系 6
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2、秘书与职能部门的关系：
秘书同职能部门之间的联系，是一种同
层次业缘人际关系的联系，即在同一机关、
单位处于相同地位的人们在交往过程中结成
的业缘人际关系，有两种形态
辅助形态
协调形态
与职与职
能部能部
门的门的
关系关系
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即以综合辅助领导和领导工作为中心任务，
同职能部门所发生的业缘人际关系。秘书辅助
领导工作，就须针对辅助任务的需要，同各职
能部门进行交往、在领导与各职能部门之间架
起一座桥梁，纵向地往返输送、反馈各种信息。
秘书的作用是通过一条与领导直接指挥的主线
相平行的辅线，而介于领导与职能部门之间。
辅助形态
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管理事务中有综合性或交叉性的事项，关
涉几个职能部门的业务范围，这就需要秘书和
秘书部门从中进行协调，按照领导的意图，确
定出某一职能部门主要负责，其他职能部门协
助办理，同心协力完成
这一综合性或交叉性的
事项。
协调形态
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秘书与职能部门建立良好的业缘关系应做到：
• 第一、树立“一盘棋”的整体观念：
• 即秘书和各职能部门的人员必须树立整体观念，以全局利益为重，
小局服从大局，“棋子”服从整盘棋的调度。
• 第二、强化职能部门观念：
• 秘书应正视其地位与作用的辅助性质，恪守谦虚谨慎的职业道德，
体谅其难处并为之服务，不得居高临下，颐指气使。
• 第三、体谅职能部门的难处：
• 秘书和秘书部门应正确转达领导意图，协助职能部门完成任务，
要尊重和体谅职能部门的实情，少给职能部门施加压力；要广泛
搜集各方面的信息，乐于为职能部门服务；要发挥秘书的特有职
能优势，多为职能部门排忧解难；要注意同等对待各职能部门的
人员，切不可厚此薄彼。
• 第四、讲究协调策略：
• 宜采用思想沟通、感情交流、信息传输和正面疏导的方法，形成
共识，完成任务
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3、秘书与群众的关系
群众是秘书职能活动的重要对象，是有效
辅助领导活动的重要依靠，是秘书工作的“
三大服务”内容之一。秘书同群众的职能关
系，通常表现为两种形态：
被动形态
主动形态
与职与职
能部能部
门的门的
关系关系
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即秘书为领导临时指派或作为受权代表而
受制领导而与群众所发生的一种职能关系。如
领导因决策需要让秘书深入群众了解和掌握第
一手情况和意愿，领导为处理信访或其他有关
事项而授权秘书对群众进行调查或作复，群众
把秘书视作领导的代表向秘书来信来访而秘书
代领导接受并遵照领导具体意向进行处理等等，
均属秘书要受领导明确制约、带有明显被动色
彩的同群众的一种职能关系。
被动形态
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即秘书在自己的职能权限内自行同群众所发
生的职能关系。如秘书为履行其职能，作为有心
人，随时随地在群众中了解各种情况，听取各种
反映；或秘书为积累有关资料，自行定向地向群
众调查研究；或为协调某一工作、处理某一事项，
主动同群众交往，了解和掌握有关情况等，均属
秘书不明显受制于领导、而带有主动色彩的一种
同群众的职能关系。加强同群众的这种职能联系，
优化与群众的业缘人际关系，是秘书在职能活动
中发挥主动性、积极性、创造性的集中体现。
主动形态
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秘书同群众建立良好的业缘关系应做到：
• 第一、全面了解群众的基本情况：
• 了解和掌握群众的各方面要求，有的放矢地开展工作，
密切与他们的关系，取得他们对机关，单位各项工作的
支持，尽职尽责地完成自己的本职工作，为实现机关，
单位的总体目标努力奋斗。
• 第二、强化为群众服务的观念：
• 第三、加强领导与群众之间的信息沟通：
• 把领导的意图及有关政策原原本本传达给群众，把群众
的意见和要求不折不扣转达给领导。
• 第四、营造亲密、融洽的“家庭式气氛”
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秘书职能范畴有“辅助管理、综合服务”两个方
面。这两个方面既有内容上的区别，又相互渗透。其
共同的目的都是为领导工作的有效和有序提供辅助和
服务，以促进领导工作效率的提高。秘书职能环境有
自然环境和社会关系环境两个方面。创造良好的职
业环境氛围，与各方面建立正常、稳定的职能
关系，并主动依靠和强化这种职能关系，才能
有效地行使和实现自己的职能。
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秘书辅助管理职能范畴有哪些？
秘书应从哪些方面帮助领导获取并利用信息。
秘书辅助决策可从哪些方面着手进行？
简述秘书综合服务职能的范畴。
秘书“办会”服务事务应从哪些方面着手？
简述秘书应综合服务的日常事务内容。
秘书职能环境主要有哪些内容？
简述秘书工作场所的两种模式的利弊。
秘书人际关系的类型及其表现特征。
秘书与领导应处理的关系有哪些？
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