通程商业物料用品管理制度
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通程商业物料用品管理制度
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一、编制目的
为了加强公司各部门和门店（以下统称各部门）物料用品的管理，更好地规范物料用品的计划申报、采购、领用、使用等环节，从而达到降低物料费用的目的，特制定本制度。
二、适用范围
通程商业公司下属各事业部及各职能部门。
三、物料用品分类
（一）办公文体用品：纸张类、办公笔类、本子类、办公其它类。
（二）电脑耗材：色带、墨盒、碳粉硒鼓、线材类、收银纸、配件类、耗材其它。
印刷品：单据、表格、标签、合同、印刷品其它。
广告企划用品：POP广告标签、美工材料。
水电材料：灯具类、电线类、开关插座类、阻燃PVC管类、水暖器材、工具类、水电其它。
装饰建材：板材类、锁具配件类、油漆类、水泥沙石类、螺丝螺钉类、胶类、装饰其它。
日杂用品：保洁用品类、生活用品类、日杂其它。
购物袋类：背心袋、塑料礼品袋、手提纸袋、连卷袋。
超市耗材类：生鲜耗材、防盗耗材。
四、物料用品预算管理
（一）领取的物料用品范围包括：办公文体用品、电脑耗材、各类单据印刷品、日常装饰维修材料、电工电料、水暖器材、广告企划材料、日杂用品、超市耗材等每年末各物料管理员收集并汇总本部门下年度物料单品预算明细及总额，经公司相关职能部门审核并经公司审批生效后将其录入物料系统，才能进行下年度的物料领用。
公司各部门所领物料用品严格实行预算管理，且实行预算总金额及单品数量双重预算管理，通过物料管理系统进行控制，如超出年度物料领用总额预算，系统自动中止领料，但如某一单品的领用数量超出年度预算，系统通过相关权限强制审核后仍可领用，但相应冲减其它单品的预算量，从而使总金额控制在审批的预算额度内。
（三）各部门物料管理员可进入物料管理系统的“物料报表”模块下查询本部门的月度领用额、年度累计领用额和占年度预算比率、部门库存明细等，发现存在的问题，及时反馈给部门负责人，从而据此进行物料用品使用的控制。
各部门如须增加物料用品预算额度，必须以增补物料用品预算专题报告的形式说明增加理由报部门负责人、主管领导、财务总监审批同意后由物料管理员将增补明细录入系统，相关职能部门审核生效后方可继续领用。
五、物料用品月度申请
（一）各部门物料用品月度申请量原则上不得超过本部门一个月的总体用量；且各部门在领料时，不得超出其所报月度申请。
（二）未在规定时间完成物料月度申请流程的部门则视同不需领料，如因未报物料申请原因而影响部门工作的，一切责任由相应部门自行承担。
如未提交月度申请或所报月度申请数量不足，但又严重影响营运的物料需求（包括应急所需，但需经主管领导批准），各部门物料管理员须立即将物料申请录入系统，并通知行政部物料核算员作相应处理及订货，但要追究相应资产管理员的责任。
每月月度物料申请如未领用的，不能延续至下一个月，如须领用则应重新申请。
由于所有物料操作流程都须通过系统才能进行，所以行政部不接受任何口头或手工形式的物料申请，否则系统将无法完成下步操作。
六、物料用品采购及结算管理
（一）行政部应与所有长期供应商签订供货协议。协议中须详细写明采购品种型号、价格、送货方式、结算方式、质量保证、退货条款、违约责任等。有条件的，行政部应通过公开招标的形式确定供应商。
行政部须对供应商的送货单进行规范：要求供应商每次送货时至少开出一式四联的送货单；送货单上须详细注明送货品种、规格型号、数量、单价、金额等；送货单上须加盖供应商单位公章或送货专用章。
收货时物料保管员须认真核对物料品种、数量、质量、价格，如发现与订货不符的，须马上反馈至采购员处落实。
采购员须定期进行市场调查，随时了解物料用品的市场价格、质量情况及新品种， 及时调整供应商的供应价格和更换更合理的品种。
物料用品采购须采用转帐支付的方式支付货款，如不能转帐，则该供应商原则上不予考虑合作；但确实零星且每次采购量少、价值小或具备明显价格优势的无法转帐的可采用现金采购，但必须严格按照《现金管理制度》执行；并且所有采购都必须取得合法正规的发票。
物料用品结算时，由物料核算员与供应商核对帐务和库存，填写《物料用品结算单》，连同发票和签字验收的送货单交采购员、行政部经理、财务费用组复核，商业公司财务总监、总经理审批后予以支付。
七、物料用品入账
（一）行政部每月根据打印入库的物料用品入库单月底汇总交财务管理中心，入账时增加行政部仓的库存，并挂各物料供应商的其他应付款，待物料结算后再直接冲减其他应付款。
（二）每月物料盘点前，行政部打印《物料出库汇总表》交财务，财务费用组根据该表作各部门每月的物料用品费用支出的帐务处理。
八、物料用品库存管理
（一）行政部物料保管员为物料仓库的实物负责人；各部门领用后即归本部门管理，部门长（门店店长）为第一责任人；各部门物料管理员负责实物管理；各门店的驻店财务对物料的领用、发放、使用、登记等进行监督。
物料仓库各品种库存量以既能满足各部门日常所需，又不形成浪费和积压库存为原则。
仓库内的物料必须做到分类存放、合理堆码、整洁有序，防止霉变、虫蛀、变质、过期等，如因保管不善造成损失的，由相关责任人全额赔偿。
对于有质量问题（非人为因素）或使用效果欠佳的物料用品，各部门及时反馈至行政部，行政部应及时予以维修或更换。
仓库间物料库存可进行调拔，以整合公司资源，减少浪费。但各门店或各部门之间不能进行物料的调拔，如确须调拔使用的，须退至仓库后再作出库处理。
如是通过物流部或货运站从总部发运至外区部的物料，各外区部门店物料管理员须在货到后马上进行实物清查，如有不符的须立即与行政部仓库核实。
各二级部门从一级部门领取物料时物料管理员必须在系统中作下库存处理，否则将导致实物库存与系统库存不符。
财务管理中心费用组每月在系统中设置“盘点日”并指定盘点仓库和部门，各仓库及部门物料管理员在盘点日前须将所有物料单据在系统中处理完毕。
各部门负责人须定期对本部门的物料使用情况进行检查。
行政部将不定期对每个部门所申报的物料领用计划及部门内部的领用手续和实际用量进行核查，如发现问题，将拟具处理意见，上报公司领导批示。
九、罚则
（一）各部门每月的物料月度申请未按规定时间完成本部门内部相关流程的（汇总、录入、提交），对物料管理员处以每次20元的罚款。
物料管理员未报任何月度申请但在当月又追加日常物料用品申请的；所报月度申请与实际领用量明显不符的，经查实对物料管理员处以每次20元的罚款。
物料采购员如未按要求及时进行物料采购而影响各部门正常工作的，对采购员处以每次20元罚款。
各部门物料管理员未及时在系统中进行单据处理以及未按要求进行盘点、未出具盘点表的，处以每例20元罚款；盘点帐实不符的按公司相关财务制度进行处理。
外区部门店物料管理员在收到物料后如未在当日内进入物料管理系统中进行收货审核的，对物料管理员处以每次20元的罚款。
经查实如有员工利用职务之便将公司物料用品挪作他用或据为已有的，除按物料用品的进价全额赔偿外，另处以进价金额10倍的罚款。
各部门对检查中存在的问题应积极整改和完善，经检查如发现同一问题仍然存在的，对相关责任人记甲类过失，且处以相应的经济处罚。
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总经理
财务管理中心行政部
秘密
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