（工作分析）文档管理文
员工作分析
文
档
管
理
文
员
工
作
细
则
附 1
企业文件管理制度
文件收发规定
文档管理制度办公室主任
文印室管理规定
文书档案交卷制度
填制档案表格
文书管理制度
公交处理实施细则
文件档案保存年限
附件 2：
岗位职责
职权
1．作好企业文件档案管理工作。
2．有权拒绝打印不合格文件。
3．及进准确做好公文的处理工作。
职责
1．对文件档案归档应及时负责。
2．对文档散失、损毁负责。
3．对擅自外借文件、档案负责。
附 3
文档管理制度
文印室管理规定
1．公司的文件，有打印必要时方予打印。内部递传的简单请求
报告或其全不需打印的文件，一般不予打印。
2．公司发文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签
字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负
责人签字同意后才予办理；部门经理不在时，可以总裁办公室主任同
意后办理。
3．私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机递送，以
免影响公司的正常工作。
4．文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。对收
到的文件资料，应及时给有关部门，人员送发，或及时通知有关人员
到文印室来拿取回，不得延误。
5．文印室人员应树立严格的观念，不得随意将打印、复印或传
真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得
截留任何文件。
6．文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，
并在月终作统计核算。属业务部门的，由各部门承担费用；属行政、
管理部门的，统一归列行政开支。
7．文印室工作人员初次违反上述规定的，给予批评或处 50元以
上的罚款，屡教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失的，
处 50元以上罚款直至辞退。
文件收发规定
1．公司的文件由办公室负责起草和审核，公司总经理签发；公
司本部各部门的文件由各部门负责起草办公审核，总经理签发。
2．文件签发后，送办公室统一安排打字，打印后送回起草部门
校对，校对无误方能复印、盖章。
3．文件和原稿，由办公室分类归档，保存备查。
4．属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报
送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。
5．文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日
期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。
秘密文件和由专人按核定的范围报送。
6．外来的文件由办公专人负责签收，并分类登记。由办公室主
任提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关
部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。
7．传阅文件由办公室专人负责收回，对领导指示的文件，办公
室应及时组织传达和落实。
企业打字、复印工作制度
1．凡以公司名义上报下发的文件，报表工作计划，总结，请示，
报告，简报，纪要通知，通报，信函，规章制度，宣传教育材料，任
免决定，表彰或处理决定，以公司领导批准翻印的文件，材料均属条
印范围。
2．由归口部门负责拟订、编写的带有全局性指导意义的全公司
性的月生产，工作计划和一个时期全公司的工作安排以及重要专题会
议的纪要等，也应安排打印。
3．不需上报的各部门的工作计划，临时性工作安排，非全公司
性活动讲课提纲，非上报的一般表格、一般技术和便函都不属打印的
范围。
4．凡需打印的文件，资料应将其底稿首页附上发文单经主管部
门负责人审查同意并经 XX审核修改、统一编号，有关部门会签，分
管公司领导签发，方能交付打印。
5．打字员接稿后，应认真检查文件签发手续是否完备，书写是
否工整，是否符合文件归档要求待，对发文手续不全，书写不符合要
求的文件，打字员有权拒绝打印。
6．打字室要建立打字登记簿，对各类文件材料按规定内容和要
求统一登记。并根据公司安排的轻重缓急次序，进行打安。打字时要
做到快速，准确，排版合理美观，用力均匀。
7．打字员要严格遵守保密制度，不得将打字的内容向外泄露，
与工作无关人员不得进入打字室。
8．打字员要爱护计算机等物品，按规定做好维护保养工作物品
领用登记费用统计工作。
9．文稿打完后，打字员要把原稿和打字清样交给拟搞人校对。
校对者校后应在原稿上签字，以示负责。
10．凡是以公司名义上报下发的文件材料分别由办公室或拟稿人
负责校对，由打字室负责复印、装订、达到字迹清晰，版面清洁，装
订整齐。由文档管理文员上报下发。以部门名义下发的生产工作计划
安排，专题会议纪要，由归口部门负责校对，复印、发送。
11．两办秘书对文件的差错情况，要进行登记考核。
12．复印文件要严格按照审批份数印刷，复印者不得私自增加份
数或私自留存。
企业文件管理制度
(一)总则
第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文
件在各项工作中的指导作用，根据中央关于文件处理的有关规定，结
合我厂的实际情况，特制订本制度。
第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、
来文、本厂上报下发的各种文件，资料。
第三条按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和
厂部办归口管理。
（二）收文的管理
第四条 公文的签收
1．凡来厂公启的文件均由厂收发员登记签收后分别交两办机要秘书
拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。
对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕
应拒绝签收。
2．对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件，文号、机要编
号的四对口核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，
并;登记差错文件的文号。
第五条 公文的编号保管
1．两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上文件处理传阅单，
并分类登记编号，保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件，厂
领导启封后，也应分别交两办理正常手续。
2．本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机
要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。
第六条 公文的阅批与分转
1．凡正式文件均需分别由两办主任根据文件内容和性质阅签后，由
机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导亲自阅批后分送
承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文
件要即阅即办。
2．一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉
及几个单位会办的件，应同主办单位联系后再分转处理。
3．为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导
和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，
最迟不得超过两天。
第七条 文件的传阅与催办
1．传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件
带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未发
达的文件不得向外泄露内容。
2．阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要
室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导批
示，拟办意见两办应责成极关部门和人员按文件所提要求和领导批示
办理有关事宜。
3．阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附
件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
4．文件阅完后，应送交两办机要秘书，切忌横传。
5．两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接
到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，
应按照有关保密规定，并征得两办同意后，予以复印或摘抄，原件应
及时归档周转。
6．按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学
习有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。
(三)发文的管理
第八条发文的规定
1．全厂上报下发正式文件的权力分别集中党委和厂部，各群众
团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
2．各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布
置重要工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请，并将文件底
稿分别交两办审核。党委、厂部同意发文，则由两办分别按党、政机
构设置与业务分工统一归口以党 x宇、厂 x字发文。群众团体文件由
党委批转。
3．对全厂影响较大，涉及两个以上厂领导分管范围的文件，须
由党委书记或厂长批准签发。其余文件均由分管厂领导批准签发。
第九条发文的范围:
1．凡是以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请
示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
2．党委、厂部下发文件主要用于:
(1)公布全厂规章制度;
(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件;
(3)公布工厂体制机构变动或千部任免事项;
(4)公布全厂性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活
福利等工作的决定;
(5)发布有关奖惩决定和通报;
(6)其他有关全厂的重大事项;
3．党委、厂部上行文、外发文主要用于:
(1)对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;
(2)同兄弟单位联系有关工厂重大生产、技术、人事劳资、物资
供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。
4．在工厂日常生产、技术、经营管理、党群工作中，有关图纸、
技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，
应按有关制度办理，经分管厂领导批准后，由主管业务科室书面或口
头通知执行，一般不用厂部文件发布。
5．凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，
不备查考，可以科室名义用(工作简讯)发会议纪要。
6．各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名
义对外发函(应各自编号备查)不用厂部名义发文。
(四)发文程序与要求
第十条发文程序规定:
1．各单位需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请;
2．党委、厂部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国
家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿;
3．草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、
条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使
用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写;
4．文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标
题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定
日期和密级;
5．两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文
件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容
不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿;
6．经两办审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿(对文稿内容、
质量负责);
7．对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门
重新誊写清楚;
8．需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签;
9．文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党委、厂部领
导审定批准签发;
10．经领导批准签发后的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室
打印;
11．文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签
名;
12．文件打字后，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分
发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分
发。
(五)文件的借阅和清退
第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本
部门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意后方可借阅。
第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归
还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划
等。
第十三条两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情
已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。
(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，
必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
第十四条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、
保密、催办检查工作。
(六)文件的立卷与归档
第十五条文件的归档范围:
1．凡下列文件统一分别由两办负责归档，
(1)上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复;
(2)党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、
重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季
度、年度报表等;
(3)厂党委会、厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干
部会以及各种专业例会记录;
(4)厂党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等厂一级的
党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、
会议记录等;
(5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果;
(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇
报发言材料等;
(7)上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录，以
及本厂向上级进行汇报的提纲和材料;
(8)反映本厂生产、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的
音、像摄制品;
(9)工厂日志和大事记;
(10)工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。'
2．业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业
务科室、群众团体负责立卷归档。
第十六条立卷要求
1．文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地
进行整理归档。
2．立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集
齐全，保持文件、材料的完整性。
3．要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、
重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
4．上年度形成的文件材料，要求在下年度 5月份以前整理完。6
月份正式向档案馆(室)移交，清单一式两份。(接交单位各留存一份
备查)。
(七)文件的销毁
第十七条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，两办机要
室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。
第十八条经审核同意销毁的文件，应派专车分别由两办机要秘书
和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。
公文管理规定
第一条本公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，
指导或商洽工作的重要工具。
第二条本公司公文，实行统一管理。公文的管理，要做到规范、
准确、及时、安全。行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。
第三条各部室、各单位及各有关人员，对公文中涉及国家、政府
或本公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。
第四条公文保密等级分为:绝密、机密、秘密三种，其他为一般
文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。绝密文件只能印一份，
由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完
后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。
文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。
第五条公司发文的程序为:拟搞、审核(部门领导)、签发(公司领
导)打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。
公司收文的处理程序为:收文、分文、传送、催办、立卷、归档。
第六条草拟公文应注意以下事项:
(一)内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地
方性行政规章。
(二)反映情况要客观，实事求是。
(三)文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，
用语要规范。
(四)人、地、物名、51文及时间要具体、准确。
第七条各级领导对送来的公文要及时阅批，急件的，当天批复;
一般文件的，三天内批复。
第八条各级领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明日
期，不得团阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。
第九条公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿(经领
导签字)审核稿件连同正本二份送总裁办档案窒存档。有领导指示的，
还应附批复件。
第十条收文由总裁办公室统一负责。总裁办收文后，应先做好归
类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，
由总裁办收回归档。
第十一条所有文件发放，一定要有登记、签收手续。
第十二条公司发文，一定要由总裁办统一编号:
(一)以公司名义对外发文，一律 xxx字(xx年)xx号;公司党总支
发文，用 xx党字(xx年)xx号;以工会、共青团、妇联名义发文，用 xx
政字(xx年)xx号;
(二)公司监事会发文，用 xx监字(xx年)xx号;
(三)董事局发文，用 xx董字(xx年)xx号;
(四)董事局委员会发文，用 xx董汉字(xx年 xx号;
(五)董事局委员会所属机构发文，用 xx董 xx字(xx年)xx号;
(六)其他管理部门的发文，用 xxx字(xx年)xx号。
第十三条董事会机构及经营管理部门除经对方同意，一般不对外
发文。
第十四条红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、
决议、纪要、任命等，其他文件一般用公司信笺印发。
档案管理制度
文书档案立卷归档制度
(一)总则
第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法)为加强本公司文书
立卷工作，特制定本制度。
第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作
活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，
分别立卷归档。
第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公
文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归
档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，
不得擅自带走或销毁。
(二)文件材料的收集管理
第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)
职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变
动应及时通知档案室。
第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附
件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管
理。
第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件
材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
1．公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召
开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文
件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核
报差旅费。
2．本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声
像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予
报会议费用。
第七条各部门专(兼)职文书的职责:
1．了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，
收集管理本部门的文件材料。
2．认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集
归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好
交接签收手续。
3．承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工
作，并办理临时借用文件材料登记手续。
(三)归档范围
第八条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、
领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、
条例、规定、计划等文件材料。
第十条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第十一条本公司的请示与上级机关的批复。
第十二条本公司反映主要职能活动的报告、总结。·
第十三条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会
议记录、统计报表及简报。
第十四条信访工作材料。
第十五条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第十六条本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的
文件材料。
第十七条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十八条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪
报、照片、录音、录像等。
(四)平时归卷
第十九条各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存
的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。
第二十条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制
平时文件材料归卷使用的"案卷类目"。"案卷类目儿的条款必须简明
确切，并编上条款号。
第二十一条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存
的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。
第二十二条专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照
"案卷类目"条款，放入平时保存文件卷夹内"对号入座"，并在收发文
登记簿上注明。
(五)立卷(案卷质量要求)
第二十三条为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部
室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。
第二十四条案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点，
保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第二十五条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应
齐全完整。
第二十六条在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、
印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文
件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷;绝密文电单独立卷，
少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
第二十七条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的
请示与批复，放在复文年立卷;没有复文的，放在请示年立卷;跨年度
的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立
卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规
定执行。
第二十八条卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的
文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附
件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点，应
保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第二十九条卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的
案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页
号。
第三十条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内
文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。
第三十一条有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考
表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以
示负责。备考表应置卷尾。
第三十二条案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要
工整、清晰。
第三十三条案卷的装订和案卷各部分的排列格式:
案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件
材料应按辕糊技术要求托辕，字迹己扩散的应复制并与原件一并立卷，
案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
第三十四条案卷各部分的排列格式:软卷封面(含卷内文件目录)
一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜
内保存。
第三十五条本制度自印发之日起实施。
声像档案管理办法
(一)总则
第一条为加强本公司的声像档案，特制定本办法。
第二条本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践
活动中直接形成的，对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、
照片、影片等辅以文字说明的历史记录。
声像档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含
底片)等文字说明两部分组成。
第三条声像档案是本公司全宗的组成部分，必须由档案室实行集
中统一管理。
(二)声像档案资料的收集
第四条收集范围
1．反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料;
2．各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声
像资料;
3．本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动
的声像资料。
4．涉及本公司和邮电系统权益的声像资料。
5．其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。
6．其它具有保存价值的声像资料。
第五条收集时间
l．声像档案资料应在形成后一个月内随文档部门其它载体形态
的档案同时归档;如有特殊情况可以适当延长归档时间。
2．档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。
第六条收集要求
1．录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明
要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡末按规定归档的，其
形成费用不予报销，以防散失;
2．接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件;
3．声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。
第七条声像档案资料的征集
1．档案部门有责任随时征集重要声像资料;
2．在征集的声像资料中，凡涉及国家和全国邮电部门重大事件
的，应向邮电部办公厅档案处报送目录。
第八条声像档案费用的报销
本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要
将档案资料按要求询档案归档，经档案室签字认可，财务部门应给予
核报费用。
(三)声像档案的整理
第九条声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，便其系
统起来，便于保管和利用。
第十条声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。
第十一条分类、编号
1．照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编
号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式:全宗号－流
水号。
2．录音带、录像带、摄像带按年代－问题分类，按内容编号。
同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依
次编排序号。
3．编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档
号／（档案形态)档号。
第十二条保管期限:应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠
程度、有效性等因素，划定保管期限。
第十三条文字说明的编写
l．文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作
者(摄制者)等。
2．编写文字说明的要求:
(1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项
目正确齐全;
(2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录
音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切
的应加文字说明:
(3)文字简洁、语言通顺;
(4)时间用阿拉伯数字表示。
第十四条编制格式
1．照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-
参见号一摄制时间一摄制者。
2．录音带、录像带、摄像带的编制格式:在盒套上置标注页。按
要求逐项填写。
第十五条案卷要求
1．将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。
2．卷内目录:
照片、底片以自然张为单元填写卷内目录;
录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。
3．卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。
第十六条编目
声像档案的著录依照 GB3792，5一 85(档案、著录规则)进行。
(四)声像档案的保管
第十七条声像档案人库前要进行检查，对已被污损的，要进行必
要的技术处理。
第十八条保管条件
底片、胶片库温度应保持在 13一 15度之间，相对湿度应保持 35%
一 45%;照片库温应保持 14一 24 度，相对湿度应保持 37·5%一 67·5%;
录音、录像带库温应保持 18度－24度，相对湿度应保持 40%－60%。
第十九条底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避
开 30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于 3mm';存放磁带最
好不用铁皮柜。
第二十条对库存的照片档案，要两年检查一次。
第二十一条归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、
清洗、消磁和涂改;销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，
报经主管领导审批，登记造册。
第二十二条建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移
出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。
(五)声像档案的开发利用
第二十三条编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方
便条件。
第二十四条建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据
声像档案的机密程度，确定利用范围。
第二十五条具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人
民共和国专利法》的有关规定办理。己移交档案馆的，所得专利收益，
原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。
第二十六条声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需
要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复
制件外借;外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按有
关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负
责赔偿。
第二十七条在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办
报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利
用现存的声像档案。
附 4
文档处理程序
一、文件、档案保存年限
档案
分类
存档年限
档案名称
永
久
10
年
5
年
3
年
2
年
1
年
备注
有关公司章程类的档案 ○
股东大会的档案 ○
股东名册、股东印鉴名薄 ○
重要干部会议记录 ○
重要干部到职宣誓书、重要干部名册 ○
经营计划 ○
经
营
类
的
档
案
文
件
业务组织规章 ○
修改组织有关的文件 ○
关于
组织、
单位
的档
案文
件
年度决算报告 ○
有关
会计
业务
的档
案方
面
员工名册 ○
员工的履历表、户籍誊本、就职宣誓书 ○
人事
档案
文件
总务、
庶务
文件
档案
销售
业务
的档
案文
件
生产
作业
的档
案文
件
二、文书管理规章
□总则
第一条目的
为使文书管理制度化，以增进文书处理之品质及效率，特订定本规则。
第二条范围
本规则所称文书管理，指总管理处各部、室、中心或各公司(含事业
部、业务执行部门)与外界来往的文书(包括电报)及关系企业(含公司
内容)各部门间来往文书(包含签呈)，自收(发)文至归档全部过程之
办理与控制。
□承办部门
第三条总收发部门
总公司各部门与外界来往文书的收发由总管理处总务部门统一办理，
各公司(工厂)所在地的总收发由其所属总务部门办理。总收发部门负
责文书之收受及发送。
第四条管理部门
(一)总管理处各部、室、中心及各公司以公司名义与外界来、往的文
书，以各公司总经理室或管理处为管理部门;营业、采购、工务、资
料、法律、服务训 l练等业务部门的文书，得以各该业务部门的最高
主管部门为管理部门。
(二)各公司(工厂)所在地与外界来往属地区性文书，以其所在地之经
理室或管理处(或总务部门)为管理部门。
(三)关系企业各公司、部门问来往文书原则上以厂、处、部、室以上
部门为管理部门。
(四)管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、
分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜;文书末按规定处理者，
管理部门不得受理。
第五条主办及会办部门
(一)文书内容所涉及的业务主办部门为核项文书的主办部门，如有涉
及其他部 l门时，其他部门则为核项文书的会办部门。
(二)本企业各类资料对外统一报送的主办、会办及提供部门如下表
资料服送对象 主办部门 提供部门 备注
一、金融机构
二、主管机构
（一）税务主管机构
（二）商业及证券主
财务部门
各公司会计处
法律事务所
各公司总经理或独立
各公司会计处
各公司会计室
各分司会计处
各分司会计处及技术、
会：法律事务室
会：法律事务室财务
部如发布资料涉及公
管机构
（三）工厂主管机构
（四）外汇贸易主管
机构
三、报界资料
四、业务往来客户
五、股东及一般性客
户营业部门
厂区之管理部门
资材部
秘书室
营业部门
各公司总经理室
工务部门
各分司会计处
各公司总经理室
由营业部门委请设计
编制
各公司及总管理处有
关部门
司业务政策事项应报
告长核定后始得向外
宣布
（一）务求文字简要，
设计新颖，以便作为
企业宣传之辅助工具。
（二）编印前先会法
律事务室
□行文
第六条行文类别
(一)函:发布规章或临时性规定及对机关团体、公司行号、私人或关
系企业各公司间及公司内各部门间行文使用。
(二)公告:就主管业务向公众或特定对象宣布时使用。
(三)便函:关系企业各公司、部门间或公司内各部门间业务接洽时使
用。
(四)签呈:下级对上级有所请示或报告时使用。
(五)电报:业务处理须以电报行文时使用。
(六)表格式公文:政府机关规定之表格式公文及公司人事令等，可依
实际需要印为固定格式使用。
(七)其他:1．司法文书依据司法部门规定程序实施;诉讼文书，依政
府有关部门诉讼审议委员会规定程序实施。
2．会议纪录及例行表报等的发送不必行文。
第七条行文名义、署名及印信借用
(一)对关系企业外机构行文的名义、署名及用印规定如下:
1．以公司名义由董事长署名盖董事长职章:
属政策性或影响公司重大权益的行文。
2．以公司名义由总经理署名盖总经理职章:
对政府各部、会、局、署及其所属一级、二级机构或省政府、市政府
及其所属一级机构等之行文。
3．以公司名义由总经理署名、盖总经理职衔签字章。
A对省政府、市政府所属二级机构等的行文。
B对当地市、县政府及其所属一级机构的行文。
C对税务、金融机关的行文。
D总管理处各部、室、中心代表各公司对外的行文(但本款第六项另有
规定者从其规定)。
4．以公司名义，由经理署名、盖经理职衔签字章。
对本款第二项所列以外的公家机构或公民营企业、法人团体的行文。
营业、资料、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对
客户、厂商之行文。
5．以部门名义，由厂处长署名盖厂处长职衔签字章。
营业、资材、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对
客户、厂商的行文。
6．以部门名义盖部门章:
A采购部门对厂商的行文。
B人事、服务、训练、法律等部门于经办业务之权责范围内对公民营
事业、民间机构或个人的行文。
7．应依本款第四项的名义、署名及用印规定行文而该行文单位元经
理者，得盖用公司公章行文。
8．因环境特殊或事实需要，须另行规定行文名义、署名及印信使用
者，应专案签送总管理处总经理室转呈董事长或总经理核准。
(二)关系企业各部门间应以部门名义行文，并依下列规定签署、用印:
l、正式行文者，以公司名义由总经理或事业部经理署名盖职衔签字
章为之;以业务接洽便函行文者，由经办部门主管及经办人署名，盖
用部门章。
2．总管理处各部、室、中心对各公司行文的油印函件，盖用部门章。
3．工务、资材、会计、总务等服务部门对其他部门的行文盖部门章。
4．厂、处以上部门主管对其直辖部门行文以部门主管之职衔签字章
签署。
(三)公告、人事通知单、聘任书、奖状、契约及依法令或特定业务(如
进出口、税务、关税、劳保、投标等)，须加盖公司或业务专用章的
文件，均应盖章，并视业务需要依规定加盖董事长或总经理之职衔签
字章或职章或加盖于其权限或授权范围内的部门主管签字章或私章。
(四)特定签署人及印信的文件从其规定。
(五)需以对等身份的签署人名义复文者，应斟酌实情处理。
第八条行文的判行权限
(一)以董事长署名行文者，应送总管理处总经理室转呈董事长判行。
(二)以总经理署名行文者，除总管理处各部室、中心代表各公司对外
行文得由经理(主任)判行者外，应送各公司总经理室转呈总经理判行。
(三)以事业部经理署名行文者、应送经理室转呈经理判行。
(四)以部门名义由厂处长署名行文者，应由部门主管判行。
(五)以部门名义行文者，应由部门主管判行。
(六)以公司名义盖用公司公章行文者，应由经理级人员判行。
(七)因专案业务需要，如进出口、税务、关税、劳保、投标等使用公
司名义，须盖用董事长或总经理之业务专用章者，行文时应经各该业
务部门主管于授权之范围内经核准后始得为
之。
(八)固定格式文书，应由署名的主管于原稿判行后，授权业务主办部
门主管依式行文。
□文书处理程式
l·通则
第九条文书分类
(一)机密类:具有专利性、独特技术性的资料及特定列管的业务机密
文件，应依本规定办理。
(二)A类:凡关系重大，足以影响公司权益的文书，应呈总经理核阅后
始得分文办理。
(三)B类：一般文书及经常性业务往来文书。
(四)C类:一般通知或参考性的函件无须呈判者，仅登记分文直接交经
办部门处理后归档。
(五)其他类:与公司业务无直接关系之表报、宣传或印刷函件，无需
收文、登记，可直接送有关部门参阅。
第十条收发文登记单
(一)第一联为收(发)文登记单，收发人员按流水号码顺序装订存查。
(二)第二联为催办单，于送经办部门签收文件后，收发人员收回，按
处理期限或待复日期之先后次序整理，按日核对催办。
(三)第三联为主管催办单，经办部门主管于交办文件后留存，按处理
期限或待复日期之先后整理，以备随时稽催督导用。
(四)第四联为经办人员存查联，于文件办妥后按结案、末结案分类存
查。
(五)第五联为核查联，于文件办妥时随文归档，如系代行或授权判行
的文件，由收发人员转送主管核阅后归档。
第十一条收(发)文字号的制定管理
(一)对外行文的字号
l．公司：X1X2（X3）总字第○○○○号。X1X2为公司简称;X3为地区别，
不需分地区者省略;○○○○为公司收(发)文流水号。
2．事业部(含直属部门)X1X2（X3）X4及字第○○○○号(及为事业部
或直属部门代字，由各公司总经理室制定管理)。
3．营业部门:由各公司总经理室制定。
(二)对关系企业行文的字号
1．由各公司总经理室统一制定管理。
2．总管理处各部、室、中心由总管理处总经理室统一制定管理。
(三)收发文编号
1．由文书管理部门按年份依流水号码一文一号编列。"业务接洽便函
"另行编定，亦采流水号码一文一号编列。
2．复文以收文号码为发文号码，如有二号以上来文并案处理，以最
后的收文号码为发文号码。
3．主动发文号码与一般收复文号码采取同一编号顺序。
与外界来往文件
第十二条收文
(一)登记、分文
来文由收发人员拆封后，于"收(发)文登记单"登记收文编号、收文日
期、来文者、来文字号、来文日期、附件及摘要后，送分文人员依其
性质判定文书类别、经办部门，再由收发人员分发。
(二)文件的分送
收发人员分发文件，应留存"收(发)文登记单"第一联，依收文编号之
流水号码装订之。其余第二、三、四、五联连同来文以"分文专用卷
宗"送交经办部门主管核定"要""否"答复及处理期限，记人"收(发)文
登记单"第二、三、四、五联，第二联于当天签收后，夹放于"分文专
用卷宗"退还收发人员，由收发人员按处理期限的日期先后予以整理
为文件催办之用。
(三)文件交办
经办部门主管将文件批交办理时，应将经办人姓名记人"收(发)文登
记单"第三、四、五联，留存第三联按处理日期之先后整理稽催督导，
第四、五联连同文件交经办人办理。
(四)文件处理
1．经办人办理文件时，应将拟办或复文拟搞签呈主管判行。
2．经办人应将处理经过、结果或复文摘要记录于"收(发)文登记单"
第四、五联记要联记要栏(如不敷使用时，得以"文书签办单"补充，
签办单随同"收(发)文登记单"第五联流程处理，并填记预定保存期限
及销案或待复日期后连同来文(复文时需附复文稿)经呈判后打字、校
对再转送文书管理部门收发人员。经办部门主管于文件判行后，将"
收(发)文登记单"第三联抽出错案。
3．收发人员收到办妥的来文及"收(发)文登记单"第四、五联时:
A如无需复文者，依其类别编定档号填记于第四、五联将档号及销案
日期转记第一联，抽出原留存的第二联销案，并将第五联同文件归档，
将第四联退还经办人"
B如需复文者，将复文及复文搞送请监印人员用印后，复文封发投邮;
来文、复文稿、复文底本则依其类别编写档号填记于第四、五联后，
第五联连同来文、复文稿、复文底本归档，并抽出原留存的第二联销
案(如需待复者，则将第二联依待复日期的先后整理以备稽催)，再将
第四联退还经办人。经办部门如业务需要，可以复文底本留存。
4．来文附件如属现金、支票、汇票或其他有价证券等，经办部门经
办人于接到来文时，应即缴交出纳部门签收不应随文传递。
第十三条主动发文
(一)拟稿、登记
经办人以公文稿笺拟妥文稿，检附"收(发)文登记单"一式五联，填写
受文者、类别、经办部门、内容摘要、附件、经办人姓名、预定保存
年限及销案或待复期限等栏，呈部门主管会核稿人员经判行，送收发
人员编号，转打字、校对后，送交文书管理部门收发人员。
(二)发文处理
收发人员收到发文文件、原稿"收(发)文登记单代一式五联，即将发
文文件及原稿送请监印人员用印。文件封发投邮后，登记单第一联依
收发文编号的流水号装订;无须待复文件，第二、三联即予销案，如
须待复者，第二联由收发人员暂存，第三联送经办部门主管，均依
待复日期的先后整理以备稽催;第四、五联连同发文原稿及底本依其
类别编写档号，将档号及销案日期填记于第一联后，第四联交还经办
人存查，第五联连同发文原稿、底本归档。
第十四条外界复文的处理
收发人员及文书经办部门收到外界复文，除按收文程序处理外，
收发人员应抽出原发文的第二联销案，将销案日期转记原发文的第一
联，并将收文日期及字号转记于原发文后归档的第五联，经办部门接
到复文时，主管应抽出原发文的第三联销案，经办人应于原发文的第
四联填记收支日期及字号。
关系企业来往文件
第十五条行文方式
(一)正式以公文用纸或油印函件行文者，依本章的规定处理。一般性
的规定、通知、公告等函件无需复文时，发文部门仍办理发文手续，
受文部门则依下列方式处理:
1．主管部门对其直辖部门行文时，受文部门免办收文手续。
2．总管理处各部、室、中心及各公司相互行文，由受文公司总经理
室或部、室、中心文书管理部门办理收文，其转交所属部门时，所属
部门免办收文手续。
3．受文部门依前二项的规定免办收文者仍应处理呈核后依收文日期
先后顺序归档。
(二)以"业务接洽便函"行文者，依第十六条规定办理。
(三)各类文书的行文，应就组织层级需要数量一次印发，避免逐级转
文重印延误时效。
第十六条业务接洽便函之处理
(一)发文
经办人发文时，应将接洽内容列记于"业务接洽便函"第一联，并填记
文书类别、受文者、待复期限、附件等各栏，呈请主管判行后另依式
填写三联连同第一联呈主管主管签署，一并送收发人员编号并记载于
"收(发)文编号登记表"再送监印人员用印后，由收发人员将"业务接
洽便函"第二、三、四联送交受文部门，第一联则依待复日期之先后
整理以备稽催。
(二)收文
受文部门的收发人员收到"业务接洽便函"第二、三、四联，于便函上
填记收文时间、编定收文号码并记载"收(发)文编号登记表"将便函第
二、三、四联送呈部门主管批定经办人后，由收发人员将二、三联交
由经办人承办，第四联经经办人签收后由收发人员按发文部门要求的
待复日期先后整理，以备稽催。
(三)复文
经办人收到来文应于第三联拟具复文稿并填写销案或待复日期，及预
定保存期限(如需签办，则以"文书签办单"办理，签办单连同"业务接
洽便函"第三联处理)，经主管判行后，依式填写于第二联，一并呈主
管签署再送由收发人员转请用印并抽出原暂存之第四联转记销案或
待复日期，将第二联送交受文部门(原发文部门)，第三、四联编定档
号填记于档号栏后;第三联依其类别归档;第四联依收支流水编号的顺
序存查。如末结案，则第四联按待复日期先后整理以备稽催。
(四)回文处理
发文部门的收发人员收到复文部门送达的便函第二联时，于原暂存的
第一联注记复文的收文时间;第二联转送经办人呈阅办妥并注明预定
保存期限送收发人员抽出第一联销案，再一并编定档号填记于档号栏，
第一联依发文流水编号的顺序装订存查，第二联依其类别存
档，如末结案，第一联需加注复文部门要求的待复日期，并按此日期
的先后整理以备稽催，再行复文时，则依发文程序办理。
□文书处理方式
第十七条文书结构
(一)公告:以"主旨"依据""公告事项"三段式斟酌运用。
(二)函、签呈:以"主旨"、"说明"、"办法"、"请求、拟办或建议"三
段式斟酌运用。
(三)业务接洽便函:以公文三段式或以条例方式逐点叙述。
(四)采用语体文以达到"简、浅、明、确"的要求，可用表格处理的尽
量利用表格。
第十八条信函处理
(一)指名营业、工务、资材及采购人员收受的信函由信封上的记载可
认为公务文书者，应视同公务文书拆封，如系私事，再予发还;末能
办认为公务文书的信函，经其本人拆封后如系公务文书，应交收发人
员依本规则处理。
(二)指名经(副，理以上人员的信函，逞送其本人，如系公务文书，
再交收发人员依本规则办理。
第十九条签呈处理
(一)经办人因特殊案件的处理，需签请主管核示时，以签呈用纸缮写
一份行之，签呈经核决并依示办妥后应依类别归档。
(二)经办人签拟后层呈主管核示，如需呈转经(副)理级以上主管核示
者(各公司经理室、总经理室以及总管理处各部、室、中心为呈总经
理或董事长核示者)则于厂(处)长(部、室主管)签示后，由厂(处)、
部(室)收发人员登记于"签呈事务备查表"转呈经(副)理以上主管
(各公司经理室、总经理室及总管理处为总经理或董事长)核示，于核
示后由厂(处)部(室)收发人员转记"批示"情形，呈送厂(处)长(部室
主管)核阅后，交由经办人依示办理，但与会办部门有关者应复印分
送会办部门协同处理或备查。经办人办妥后，将签呈交由厂(处)、部
(室)收发人员编定档号填记于签呈及"签呈事务备查表"后，签呈依其
类别归档。签呈内容不宜为公众周知者，应指定专人专案签办。
第二十条合约处理
(一)订立或修改合约时，经办部门拟稿后判行前，应将文稿转送总管
理处法律事务室核稿。判行后依业务需要份数送请缮打、校对、用印。
(二)固定格式的合约书其原稿应依前款规定经核稿判行后使用，经办
部门使用时依式填写所需份数呈准后，直接送请用印。
(三)合约书签约人代表及原稿、正本的保管部门规定如下：
合约书类别 签约人代表人 正本及原稿保管部门
资材买卖合约书
资材统购合约书
资材外购合约书
资材托工合约书
工程修造合约书
营业买卖合约书
聘约及定期契约人
员工合约书
其他合约书
公司总经理或事业部经理
总管理处资材部经理
公司总经理或事业部经理
公司总经理或事业部经理
公司总经理或事业部经理
公司部经理、事业部经理或
营业处处长
事业部经理
各公司视业务需要自行订
定
公司总经理室、事业部经理室或该厂区
文书管理部门
总管理处资材部资材管理科
公司总经理室、事业部经理室或该厂区
文书管理部门
公司总经理室、事业部经理室或该厂区
文书管理部门
公司总经理室、事业部经理室或该厂区
文书管理部门
公司总经理室、事业部经理室或该厂区
文书管理部门
人事部门或该厂区文书管理部门
公司总经理室、事业部经理室或该厂区
文书管理部门
保管部门收到合约书正本应即贴足印花并予销印后与原稿一并
归档。其他业务有关部门均以副本留存备用。
三、公文处理实施细则
□ 总则
第一条为了使公司公文处理工作规范化、制度化，结合公司的实
际情况，特制定本实施细则。
第二条各部门的公文，是传达贯彻党和国家的方针政策，请示和
答复问题、指导和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具，必须
认真做好公文处理工作。
第三条各单位应发扬实事求是，认真负责的工作作风，克服形式
主义，提高公文处理的效率和质量。
第四条公文处理必须做到及时、准确、安全。公文统一由办公室
人员收发、分办、用印、立卷。
第五条各单位的公文处理工作，必须实行严格的保密制度，确保
国家机密。
□公文种类
第六条公文种类主要有:
(一)请示
请上级指示和批准，用"请示"。
(二)报告
向上级机关汇报工作，反映情况，用"报告"。
(三)指示
对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用"指示"。
(四)布告、公告、通告
对公众公布应当遵守或周知的事项，用"布告"。
向国内外宣布重大事件，"用公告"。
在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用"通告"。
(五)批复
答复请示事项，用"批复"。
(六)通知
传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级
的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用"通知"。
(七)通报
表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知
道的事项，用"通报"。
(八)决定、决议
对某些问题或者重大行动作出安排，用"决定"。
经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用"决议"。
(九)函
平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请
示批准等询问和答复问题，用"函"。
(十)会议纪要
传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，
用"会议纪要"。
□公文格式
第七条公文格式一般包括:标题、主送单位、正文、附件、单位
印章、发文时间、抄送(抄报)单位、公文字号、主题词等。
(一)公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明
发文单位和公文种类。
除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。
(二)向上级请示的公文，一般只写一个主送单位;如果需要上报
另一个上级单位时，可以用抄报的形式。
(三)发文时间，以领导签发日期为准;联合行文，以最后单位签
发的日期为准。
(四)公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名
发文，只标明主办单位的公文编号。
(五)公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前，注明附件
的名称和件数。
(六)收、发文单位应写单位全称或规范化简称。联合发文，应将
主办单位排列在前。
(七)文字一律从左至右横写横排。
第八条公文纸一般用 16开，在左侧装订。"通告"等用纸大小，
根据实际需要确定行文关系。
第九条对上级单位组织的请示或报告，用单位组织名义发文。
第十条对市政府及政府各部、委、局，对市局及市局处室的请示
或报告，与不相隶属单位协商工作等，用行政名义行文。
第十一条内部行文，可按问题的种类和性质，用分公司或部门名
义行文。分公司、各部门不得联合行文，部门之间不要用发文形式解
决一般性的问题。
第十二条各单位一般不得越级行文。因特殊情况，必须越级行文
的，应当抄报越过的单位。
第十三条向上级请示的公文，应一文一事，主送一个单位，不要
同时抄送下级单位，不要直接送领导者个人(除领导直接交办外);向
下级单位的重要行文，可以抄报直接上级单位。
第十四条按照一级抓一级的管理原则，公司行文原则上只发到各
分公司和各部门，不直接发到下属子公司。
第十五条发文应根据需要确定主、抄送单位，不得滥发。
□公文处理程序
第十六条收文处理。一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等
程序。
(一)上级发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来
的文件，均由文秘人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同
类别进行分类处理。其中内容重要的急件，及时呈送领导阅批，如领
导出差，立即送办公室领导处理。
(二)承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或
办理。领导人之间不宜直接横向传递，以免积压或传失。
(三)凡需办理的公文，应先送办公室主任签批意见，再分送给有
关部门办理或送领导批示后办理。办公室主任在签批公文时，认为无
需送领导阅批的一般性公文，可根据公文内容和性质直接批有关部门
阅办。
各单位收到急件时，应在 3天内答复并退回文件，一般要办理的
文件，一周内应办理并退回文件，最迟不能超过 15天。需要研究而
不能马上处理的，也要先书面域口头简要回复。
(四)加强公文检查催办工作。文秘人员对有领导批示的公文及本
公司发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。各分公司、
各部门对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反
馈。
(五)领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议
文件交文秘人员立卷归档。
第十七条发文处理。一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、
用印、封发等程序。
(一)草拟公文的要求:
1．要符合国家的方针、政策、法律、法令和上级的有关规定。
如提出新的政策规定，应尽量与原来的有关政策相衔接，并加以说明。
2．情况要确实，观点要明确，文字要精练，条理要清楚，层次
要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短。
3．引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。
4．草拟公文必须使用统一格式的的公文稿纸，文件字迹要清楚，
文面应保持整洁，凡是文面凌乱不清的，要重新清稿。
5．数字的写法。正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、
序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。
6．章节序数的写法。一般应按下列顺序排列，第一层为:"一"，
第二层为"(一)"，第三层为"1"，第四为"(1)"。
7．不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称
等，一般不要简称。
(二)公文审核。公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门
负责人审核后送办公室核稿。以工会、社团名义发文的，由董事会和
分管领导审核。
审核的重点:
1．是否需要行文。
2．是否符合国家的方针、政策、法律、法令;与本单位发过的公
文是否衔接。
3．提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。
4．处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合规定。
5．文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确。
审核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性的问题，
应退回原承办单位修改，改动过大的，要重新抄正。
(三)公文签发。公司行政文件，由分管副总经理签署意见后，由
总经理签发。工会、社团的一般性文件，由分管领导签发，重要文件，
由最高行政领导签发。
(四)公文拟稿、改稿和签发，一律用钢笔，禁止使用铅笔和圆珠
笔。
(五)签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改，必须重新送
签。
(六)公文签发后，由文秘室负责打印、盖章、装订、登记、分发。
打印文件要美观大方，符合公文格式。装订要整齐牢固，不漏页、
错页、粘页。印章盖在年下月、目的中上方，上沿不压正文，下沿略
压年、月、日，如正文末页无空档，可另起一空白页注上日期盖章，
并在该页的左上方标明"此页无正文"字样。
(七)公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。校对末
发现的差错，由校对人员负责;校对后，打字员没有改正的，由打字
员负责。
第十八条公文办理完毕后，要及时送交文秘人员整理立卷，个人
不得私自保存应存档的文件。
□文件的管理
第十九条各单位要有专人负责文书的处理管理工作，建立严格的
管理制度，加强对相关人员的保密纪律教育，做好文件的管理工作。
严禁将秘密文件带往公共场所或家中。
文件传递过程中，必须办理登记、签收、注销等手续，并按照收
文薄检查归档，以防遗漏。
第二十条各单位工作中形成的文书，包括文件、会议记录、决议、
照片、图表、录音带、录像带等有保存价值的资料，都必须由承办人
收集齐全，分类整理，移交文书或有关人员核对整理后，于次年第二
季度送交档案室归档，各单位、各经办人不得越期自行留存应该归档
的文件。
第二十一条没有存档价值和存查必要的公文，由档案室鉴别、登
记后销售。
本细则从 xxxx年 xx月 xx日起施行，过去有关公文处理的规定
与本细则不一致的，以本细则为准。
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