基本建设工程档案建档管理
第一部分：基本术语
1.建设工程项目：经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。
2.单位工程：具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。
3.分部工程：单位工程中可以独立组织施工的工程。
4.建设项目的竣工资料：是指从建设项目（工程）的提出、立项、审批、勘察设计、施工、监理、生产准备到投产及竣工验收全过程中形成的应归档保存的文件资料以及其它载体的声像资料。
5.建设项目（工程）竣工资料包括：前期工作资料、勘察设计资料、工程管理资料、施工资料（交工技术文件）、竣工图、投料试车及试生产考核资料、竣工决算资料、竣工验收资料等。
6.案卷：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。
7.立卷：按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。
8.归档：文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。
第二部分：基本建设工程档案的分类
一、分类：分类就是按照基建工程档案的自然形成规律和特点,结合本单位工作性质,在保持基建工程档案本身固有的内在联系和系统性,便于保管和利用的原则下,将基建工程档案分成一级,二级,三级类目。
分类要求
1、必须遵循基建工程档案的自然形成规律和特点。
2、基建工程档案的分类，采用的分类标准，应当一致。
3、分类层次不宜太多，太复杂，一般分到三级类目。
分类方法：见基建档案分类详表
一级类目
二级类目
一级类目
二级类目
G
基建档案
G01
综合
G
基
建
档
案
G06
油气炼化装置工程
G02
公用系统工程
G07
电力系统工程
G03
民用系统工程
G08
通信工程
G04
油气采集工程
G09
发电系统工程
G05
油气分离净化储运工程
G10
土地征用
第三部分：基本建设工程档案的归档范围和归档份数
一、归档范围
1、建设项目文件归档范围和保管期限表
2、工业工程的文件材料，不论工程项目大小，要求全部归档。
3、工业工程项目中在投资范围内有关设备的文件材料全部归基建档案管理。归档范围可参照设备仪器档案归档范围。
4、矿区建设中的民用建筑项目，面积在100平方米以下的单层建筑和各种临时设施，不列为归档范围。
5、油田建设项目文件归档范围
序号
归档文件
保管期限
序号
归档文件
保管期限
1
可行性研究、任务书
8
科研项目
2
设计基础资料
9
涉外文件
3
设计文件
10
消防文件
4
项目管理文件
11
生产技术准备、试生产
5
施工资料
12
财务、器材管理
6
监理文件、资料
13
竣工验收文件
7
工艺设备文件
6、矿区建设项目归档范围
序号
归 档 文 件
1
工程准备阶段文件卷
立项文件
建设用地、征地、拆迁文件
勘察、测绘和设计文件
招投标文件及承包合同
开工审批文件
财务文件
2
监理文件卷
工程监理管理文件
工程进度控制文件
工程质量控制文件
工程投资控制文件
工程合同与其他事项管理文件
3
施工文件
施工技术管理文件
土建（建筑与结构）工程
给排水、消防、采暖、燃气工程
通风与空调工程
电气工程
电梯工程
智能建筑工程
室外工程
4
竣工图
综合竣工图
专业竣工图
5
工程竣工验收文件
6
声像、微缩、电子档案
二、归档份数
重点工程项目的文件材料一式两份，一份交辽河油田公司档案馆保存，一份交各二级单位档案室保存。
中型建设项目的档案，归档份数要求能满足日常利用的需要，对重点的和利用频繁的档案应归档两份，其它归档一份。
3、二级单位的民用建筑项目和本单位自用的工业建设项目，归档一份。
第四部分：保管期限与密级
保管期限
基建档案的保管期限划分为永久，长期，短期三种。
(1)永久是指工程档案需永久保存。
(2)长期是指工程档案保存期限等于该工程的使用寿命。
(3)短期是指工程档案保存20年以下。
2、一般对超高层建筑工程，涉及城市命脉的工程，大型工业设施等定为永久期限。如：沥青厂，热电厂，轻烃厂，水厂。炼油厂，大型通信工程，大型桥梁，大型输油管线，联合站，油库等。
3、大型公共，民用建筑。中、小型工业设施等可定为长期。如：商业楼，文化教育楼，办公楼，住宅楼，接转站。计量点，井站管线，站间管线等。
4、其它工程项目可定为短期。
密级
1、涉及国家安全的测绘成果，座标转换参数，通向要害部门的人防设施和地下管网等档案材料划为绝密。
一定时期，一定范围内需要保密的档案。如：内控资源，大比例地形图，三级以上人防工程，水电汛，地下干道管网，城市规划等档案，划为机密。
比较重要，应当保密的。如：党、政、军办公楼，商业楼、 文化教育楼，住宅楼，高中级宾馆等档案，划为秘密。
4、 基建档案的密级，由编制单位，建设单位负责划分并经保密部门审查确定。
第五部分：竣工资料立卷原则、方法及顺序
一、立卷的原则和方法
1、立卷的原则
（1）立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。
（2）、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。
2、组卷可采用如下方法：
（1）工程文件可按建设程序划分为前期工作文件、勘察设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工图、监理文件、竣工验收文件等几个部分。
前期工作文件、勘察设计文件、工程管理文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷。
施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。
监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。
竣工图可按单位工程、专业等组卷。
竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。
案卷不宜过厚，一般不超过30mm。
案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。
二、文字材料的组卷原则：
1、文字资料组卷应遵循文字资料的形成规律，保持案卷内文字资料的系统联系，便于档案利用和保管。
2、同一项目的文字资料和图样，可将文字资料和图样分别合组成一卷或数卷。
3、卷内文字资料的排列要求。
(1)按重要程度或时间顺序排列，重要文件在前，次要文件在后，正件在前，附件在后。
(2)密不可分的文件资料，依序排列，批复在前，请示在后，转发文件在前，被转发文件在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后。
(3)一个卷内，文字资料排在前面，图纸排在后面；图纸按照297×210规格折叠。
三、施工单位编制的竣工资料的组卷方法
1、施工单位编制的竣工资料是指施工单位按照合同规定的内容全部建成并经单机试运合格后的整个过程中形成的反映施工实际状况的各项重要技术数据的原始记录，是该工程使用、维护和改扩建的依据。
施工单位编制的竣工资料应包括：施工组织设计和主要技术方案或措施、施工技术资料、工程施工质量验收评定资料和竣工图四大部份。
施工组织设计和主要施工技术方案单独立卷，按照施工组织大纲，施工组织设计、主要施工技术方案的顺序排列。
工程施工质量检验评定资料，单位工程质量检验评定表和分部工程质量检验评定表，按单位工程分装在施工技术资料内；分项工程质量检验评定表可按单位工程收集汇总成册后由施工单位保存。
工程施工技术资料均应按照已划分的单位工程为基本单元进行组卷。
各单位工程内册、页顺序一般按照通用表格在前，各专业施工技术资料在后的原则组卷。
大中型炼油厂按照工艺装置单元，通用表格部份在前单独组卷，装置内各单位工程则另装施工技术资料。单位工程的组卷顺序如下：
（1）工艺设备安装工程（塔、器、冷换、空冷及容器等静设备安装）
（2）储罐、气柜制安工程
（3）机械设备安装工程（大型联合机组、风机、泵及其他转动设备）
（4）球罐安装工程
（5）锅炉、加热炉制安工程
（6）工艺管道安装工程
（7）给排水及采暖通风安装工程
（8）大型钢结构制安工程
（9）自动化仪表安装工程
（10）电气设备安装工程
（11）通讯设备安装工程
（12）房建工程
（13）构筑物工程
（14）总图及竖向道路工程
8、长输管道线路部份：以干线为主，通用表格在前单独组卷，干线上的各单位工程只装专业施工技术资料，单位工程的组卷顺序可按照流体的流向和设计院给的桩号顺序排列。
天然气净化厂以工程装置划分为单位工程的则按照通用表格在前，专业施工技术资料在后的原则进行组卷；单位工程的组卷顺序可按照各工艺装置的重要程度，先重要后次要，先工艺装置工程后公用工程再辅助工程的顺序排列，或者按设计施工的流程号排列，单位工程内各分部工程的排列顺序可参照7条或者按施工顺序排列。
以站场、油库等小型工程划分为一个单位工程的可按通用表格部份在前，各专业施工技术资料在后组卷，卷内各分部工程的排列顺序可参照7条进行。
案卷的编目
1、编制卷内文件页号应符合下列规定：
（1）卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。
页号编写位置：单面书写有文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。
（3）成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。
(4)案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
卷内目录的编制应符合下列规定：
序号：以文件材料的内容单元为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。
责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用等代替。
文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。
文件题名：填写文件标题的全称。
日期：填写文件形成日期。
页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。
卷内目录排列在卷内文件首页之前。
卷内备考表的编制应符合下列规定：
(1).卷内备考表主要标明卷内文件产总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。
(2).卷内备考表排列在文件的尾页之后。
案卷封面的编制应符合下列规定：
档号应由分类号、项目号和案卷号组成，例如：G03005211。档号由档案保管单位填写。
档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。档案馆代号由档案馆填写。
案卷题名应简明、准确地提示卷内文件的内容，案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。
编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。
编制日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。
保管期限分为永久、长期、短期三种期限。
密级分为绝密、机密、秘密三种。
卷内目录、卷内备考表应采用70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。
案卷装订
案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。
装订时必须剔除金属物。
图纸不装订，散装在盒内，在每份图纸的右上角加盖档号章。如若装订，装订边要加硬纸条，使案卷整个厚度一致。
第六部分：竣工资料的编制要求及分工
竣工资料的编制要求
要保证竣工资料的原始性和真实性
竣工资料必须与工程实际相符，并做到完整、准确、系统，满足生产、管理、维护及改扩建的需要；
竣工资料的完整是指按GB/T50328—2001《建设工程文件归档整理规范》的内容，将建设项目（工程）建设全过程中应该归档的文件、资料归档，各种文件原件齐全；
竣工资料的准确是指竣工资料的内容真实反映建设项目（工程）的实际情况和建设过程，做到图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备；
竣工资料的系统是指按竣工资料的形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。
竣工资料所使用的计量单位、符号、文字及书写方法符合国家档案管理的有关规定。
竣工资料的编制和书写材料必须宜于长期保存，如碳素墨水、蓝黑墨水、，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。只需用计算机打印材料，不得使用复印材料。
竣工资料要做到字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
竣工资料中的文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297×210）。图纸宜折叠成（297×210）图幅。
竣工资料采用的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图必须是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
所有竣工图均应加盖竣工图章。
竣工图章应使用不易裉色的红色印泥，应盖在图标上方空白处。
利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。
不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面（297×210），有图的一面折叠在里面、图标栏露在右下角，图纸边留有25mm的装订边。
竣工图的编制
竣工图是竣工资料的重要组成部分，竣工图必须作到齐全准确。竣工图要作到与设计变更资料、隐蔽工程记录和工程实际情况“三对口”。
竣工图应包括所有的施工图，其中属于国家和集团公司的标准图、通用图，可以在目录中注明，不作为竣工图编制；
3、凡按施工图施工没有变更的，可加盖“竣工图”专用章，作为竣工图，
4、凡施工中有部份变更的施工图，可在原图上用绘图墨汁或碳素墨水进行修改、修改部位加盖“竣工图核定章”，全图修改后加盖“竣工图”专用章。
5、凡结构形式、工艺、平面布置改变，以及其它的重大改变，不宜在原竣工图上修改、补充者，应重新绘制竣工图，由于设计原因造成的，由设计单位负责绘制；由于施工原因造成的，由施工单位负责绘制；由于其它原因造成的，由建设单位负责绘制或委托设计单位、施工单位代为绘制。所有重新绘制的竣工图，均应由施工单位与工程实际核对后，加盖“竣工图”专用章。
6、编制竣工图中对施工图的变异应坚持“十改“、“七不改”，内容如下：
“十改”是：凡隐蔽工程、重要设备、管道、钢筋混凝土工程等，施工与原施工图的差异超过规范许可限度的，必须一律改在竣工图上。包括：
（1）竖向布置和地面、道路标高；
（2）工厂、装置、建筑物、管带、道路的平面布置和座标；
（3）工艺、热力、电气、暖通等机械设备；
（4）管道直径、厚度、材质及管道联结方式；
（5）电力、电讯设备接线方式、走向、截面；
（6）自动控制方式和设备；
（7）设备基础、框架、主要钢筋混凝土标号和配筋；
（8）地下自流管道、排水管道的座标、标高；
（9）阀门的增减、位移和型号；
（10）保温结构材料。
“七不改”是：为减少竣工图工作量，凡图面上易于辨认的非原则性的变异，一律不在原施工图上修改，包括：
房屋尺寸、地面结构、门窗大样、照明灯具；
地面以上钢结构，平台梯子的尺寸和型钢规格；
地面以上的管道座标、标高；
地面以上的设备、管道的保温结构和厚度；
油罐的拼板图；
一般管件代用；
所有地面、地下不超过规范许可的施工尺寸误差。
三、1、“竣工图”专用章，按《中华人民共和国国家标准》的规定，其规格为80×50mm，上部有“竣工图”字样，并包括施工单位名称、编制人、技术负责人、审核人、编制日期，监理单位名称、总监、现场监理。
竣 工 图
施 工 单 位
编 制 人
审 核 人
技术 负责人
编 制 日 期
监 理 单 位
总 监
现 场 监 理
2、“竣工图核定章”的规格40×21，应标有“竣工图核定章”字样，以及依据和核定有签署栏。
竣工图核定章
依 据
核定人
四、竣工资料编制分工
1、竣工资料的编制分工
序号
竣工资料分类
编制负责单位
备注
1
前期工作资料
建设单位
2
勘察设计资料
勘察设计单位
3
设计文件
设计单位
4
项目管理文件
建设单位
5
施工文件
施工单位
6
监理文件
监理单位
7
无损检测文件
无损检测单位
8
工艺设备文件
建设单位
9
涉外文件
建设单位
10
各项专业验收文件
建设单位
11
生产技术准备、试生产
建设单位、生产单位
12
财务、器材管理
建设单位
13
竣工验收文件
建设单位
竣工资料的汇总分工
建设项目实行总包制的各分包单位应负责编制分包范围内的竣工资料，总包单位除应编制自行施工的竣工资料外，还应负责汇总整理分包单位编制的竣工资料。总包单位在交工时应向建设单位提交总包范围内的各项完整、准确的竣工资料。
建设项目由建设单位分别包给几个施工单位承担的。各施工单位应负责编制所承包工程的竣工资料，建设单位负责汇总整理。
建设项目在签订承发包合同时，应明确确定竣工资料的编制、检验和交接等问题。
第七部分：说明的几点问题
1、建筑工程档案与工业工程档案所用的标准不同。
2、建筑工程档案应用的标准为《辽宁省建筑工程交工技术档案编制办法》。
3、工业工程档案应用的标准为《中国石油天然气股份有限公司油气田地面建设工程（项目）竣工验收手册》。
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