采购与付款流程财务制度
一、 目的：
为加强规范公司采购与付款业务流程，加强采购相关业务的管理，
保证公司资产的安全，特制定本制度。
二、 适用范围：
适用于公司的除费用现金报销外的所有付款，包括但不限于购买
材料、低值易耗品、固定资产、费用和服务的所有采购与付款。
三、 业务流程说明：
（一）业务流程图：
格
no
y
请款人 釆购 报关 IQC 财务
需求
请购单
核准
供应商开发
供应商
供应商调查
询价
比价、议价
库存资料
料
PO 或合同
核准
请购单
y
（二）业务流程分类说明：
（1）材料采购：
第一步：下定单：釆购 PO 经部门经理批准后下给供应商。
第二步：收货：供应商将货物按时送到 IQC，IQC 在二个工作日内完
成点货、检验。如合格收下货物，不合格由质量部在二个工作日内开
MRB 会义并取得不合格供应商处理单，并在 ERP 中出单据交财务，并
由釆购在二个工作日内与供应商协商后退回供应商，并通知财务。
第三步：收发票：
第四步：请款：国内采购业务 IQC 收齐所有单据后填写请款单，经部
门经理、财务经理批准，按规定要总经理批准的还要经总经理批准。
进口采购业务由报关完成以上请款。
PO 或合同 PO 或合同
货物
收货单
点收、检验
入库
不合格单 不合格单 不合格单
报关单
报关单
收货单
发票 发票
发票
发票 发票
请款单 请款单 请款单 请款单
第五步：财务审核付款：
（2）低值易耗品、固定资产采购：
第一步：请购：按公司规定走釆购流程，部门经理应控制是否超过预
算。
第二步：下定单：同上
第三步：收货验收：IQC 收货,请购人领货并验收并领货。
第四步：收发票：同上
第五步：请款：釆购按(1)请款
第六步：财务审核付款
四、 具体业务的票据操作指南：
（一） 材料采购：分为国内采购业务、进口采购业务。
（1） 国内采购业务：
要求单据：PO、收货单（对方送货单）、发票、请款单。
（a）要求请款单供应商名称或代码与发票和 PO 上的完全一致。
（b）要求发票上的每个原料的数量与送货单上的一致、且不得高于
PO 上的数量。
（c）要求发票上的每个原料的单价与 PO 上的一致或低于 PO 单价。
如果 PO 约定的付款条件和付款方式请款单应与其一致、总金额与发票
一致或低于发票。请款人认为以上有差异的应在请款时说明,如不说明
的视为同意。
（2） 进口采购业务：
要求单据：PO、收货单（对方送货单）、发票、报关单、请款单。
具体要求适用国内采购业务要求，拆定单不得低于报关单所列金额，
如高于报关单金额可以填二张请款单一张按报关单金额，另一张用于
补付无报关单等特殊情况的付款。
（二） 固定资产采购：
业务流程使用单据：使用单位必须提供请购单 PR、CEAR（二千美元
及以上的）。具体参见我司《固定资产管理办法》
业务流程：请购、批准、采购下定单、收货、领货（验收）。
要求与材料一致，对于单位物品含税价格在二千元以下的要求取得增
值税发票（在同等价格条件下）。
比材料采购多二张单据。请购单，领货固定资产验收单：
（三）低值易耗品及费用：
1、 低值易耗品及有实物形态的费用：
业务流程使用单据：使用单位必须提供请购单 PR、PO、发票、收货记
录、领用及验收人签字。
业务流程：请购、批准、采购下定单、收货、领用及验收。
要求与材料一致，对于单位物品含税价格在二千元以下的要求取得增
值税发票（在同等价格条件下）。
比材料采购多二张单据。请购单，领货单：
2、 无实物形态的费用或服务：
流程特别要求：费用或服务使用单位在合同约定的供应商义务完成后，
到 IQC 填写领货单，并在领货单填写供应商完成合同约定的服务的内
容和时间，并签字后，IQC 给予做收货记录并将 ERP 收货号填写上。
五、 对单据的要求：（对于不符合要求的单据将退回）
1、 PO：
（1） 要求与 ERP 中的各项内容一致、项目齐全。
（2） 编号不得重复。
（3）增加 ERP 供应商编码。
（4）要求请款时交给财务的 PO 是在 ERP 中最新的，如手工 PO
有修改或增加请在修改处请采购经理签字批准。
2、 收货单或对方送货单：要求原件，并写实收数量、收货号（与
ERP 一致）有收货人签名和日期。如有涂改主管签字确认。
3、 发票：
(1)增值税专用发票：
釆购审核内容：开票日期至请款日不得超过 80 天；要求审核数量。
财务审核内容：
审核“购货单位名称”必须为本公司名称全称、“地址、电话”、“税务
登记号”，“开户行及账号”等项目填写必须正确。
应同时取得发票联（第二联）及抵扣联（第三联），并是否为运用
防伪税控系统开具的专用发票，各联均加盖销货单位发票专用章或财
务专用章，字轨号码一致，字迹清楚，不得涂改，各项目填写齐全、
正确无误，票面金额与实际支付的金额相符，两联的内容和金额一致；
不同商品或劳务名称应分别填写，汇总金额开立的发票及抵扣凭
证应有“销货清单”作为发票附件，商品名称应与入库单相符；
“数量”、“单价”、“金额”、“税率”、“税额”、“合计”、“价税合计”各栏
计算是否正确，“价税合计”中的大小写金额是否相符；
符合其他增值税专用发票的管理规定。
(2)普通发票：
釆购审核内容：日期为实际发生日，注意是否遵照规定不跨年度使
用；并审核发票的开具日期是否超过该发票规定的使用时限；
财务审核内容：
发票应为发票联，套印有发票监制章、加盖销货单位发票专用章或
财务专用章，字迹清楚，不得涂改，各项目填写齐全、正确无误，票
面金额与实际支付的金额相符；
不同商品或劳务名称应分别填写，汇总金额开立的发票及抵扣
凭证应有“销货清单”作为发票附件，商品名称应与入库单相符；
“数量”、“单价”、“金额”、“合计”各栏计算是否正确，大小写金额是
否相符；
取得的定额发票上应按发票项目将客户名称、日期等填写齐全；
（3）国外发票：
原则上要求原件，如复印件应经过财务经理批准。
4、 报关单：要求原件。
5、 请款单：要求所有项目填写齐全准确，不得涂改。经部门经
理批准，单张请款单金额超过授权限额 16 万元的经总经理批
准。
六、 业务流程请款单据资料看板：
PO
收货单（对方送
货单）
发票已到 发票
请款单
业务付款申请单（材料采购） 报关单（国外业
务）
预付款请款单
预 付 发票（国外业务）
PO 或合同
PR 请购单
固定资产验收单
PO
收货单（对方送
货单）
发票已到 发票
报关单（国外业
务）
请款单
业务付款申请单（固定资产）
预付款请款单
预 付 发票（国外业务）
PO 或合同
PR 请购单
服务验收单（无
实物服务或费用）
PO
收货单（对方送
货单）
发票已到 发票
报关单（国外业
务）
请款单
业务付款申请单
（低值易耗品及费用）
预付款请款单
预 付 发票（国外业务）
PO 或合同
七、 财务处理：
1、 供应商资料的新建和维护：
按采购部门提供的经过批准供应商资料表新建和更新表，在 ERP
中新建和更新供应商编码并录入相关信用期、信用额、开款信息、账
号信息等相关资料。并及时将客户编号发邮件给采购部门的相关人员。
财务部门将表格打印后让相关人员签字后存档备查。
2、 确认应付账款：
（1）应付账款的确认的条件：
应付账款确认原则：
1） 货物已经收到或劳务服务已经完成商品所有权上的主要风险和
报酬转移给购货方；
2） 需要在约定时间内偿付给供应商;
3） 金额能够可靠地计量；
具体业务财务应付账款确认条件：
采购定单、收货单（我司有权收货人员签字）、发票（按合同条件确定
的时点和条件开具）。
（2）供应商发票入账的流程:
核对企业的采购定单或合同、存货固定资产低值易耗品收货单
（验收报告）、供应商开具的发票，日常所称的“三项核对法”。主
要核对数量和价格是否相符。(对于国外进口还要核对报关单)
（3）会计处理：入账:对平正确后及时按发票等相关单据及时进行账务
处理。
（4）付款及销账：
每月出纳在付款前，由总账会计向供应商直接或通过相关部门给
予付款计划明细，按发票对应付账款进行及时的核销。
（5）供应商对账：
对于年未供应商对账,供应商发邮件或寄信给我司相关人员后,财
务将按我司账面情况做出回复。
3、月未结账对账：
a) 月未制作 PPV 表 ,与成本会计进行核对,在结账前对平.
b) 每季度进行 MRB 库存盘点。IQC 部门应每月对 MRB 库存实物进行
盘点，财会应定期稽核，做到账实、账账相符，对差异情况应及时查
明原因并报告相关领导。
c)每季组织 IQC\采购开会对 ERP 中未入账的收货记录中的 DMR 进行
清理.
d)每周一对 ERP 及用友中的明细进行核对.月未在结账前总账将对总
账和明细账进行核对.
八、 特殊业务的说明：退回或折让、预付款规定
1、发生退回或折让是指应质量等问题要将产品退回给供应商或让供应
商同意在其货款中扣除款项。销售退回与折让应经相关领导按《权责
指引》审批后办理。退回货物由质检部门检验和仓储部门清点(计量)后
入库。财会部门依据检验证明、退货接收报告以及退货方出具的退货
凭证等办理相应的退款事宜和账务处理。
（1）对于增值税发票：
分二种：
一种发票还没有交财务的，请退回让供应商重开。
另一种是已交财务认证，请通知财务，由财务到税务开具《进货退出
或索取折让证明单》由对方开具红字发票，将红字发票联和抵扣联交
财务。
（2）普通发票国外发票：
财务未入账，可以退回让供应商重开。或可开具红字发票。
2、预付款：对于国外预付款，报关应在收到报关单的第一时间交财务
核销，以保证后续货款的支付。对于国内预付款，应按 PO 或合同的规
定填写预付款请款单，原件应在请最后一笔款项时附上。
（1）预付款请款必须本人填制完成请款。
（2）人民币预付款申请请在付款前二天完成。外币预付款申请请在付
款前一周完成。如未提前财务将按请款日后二天后付款。
（3）对于到期未清销，财务将冻结所有预付款。（如交货日期延后，
请修改原请款单）
九 内控流程图。
步骤 控制点
控
制
点
分
值
管理控
制要件
不相
容岗
位/
职务
管理
控制
权责
检查提示
1.
采购
计划、
方案
的编
制与
审定
(15
采购计划的编制与审定。需用
单位（或相关控制部门）根据生产
经营需要，结合预算（计划），提
出物料需用申请，经需用单位（或
相关控制部门）领导审定，报有关
技术和管理部门审核，仓储或有关
部门平衡库存后由物资管理部门
编制采购计划分管领导审定。
5
物料需
用申请，
相关部
门审核
意见，库
存平衡
记录，采
购计划
——
参见
《权
责指
引》
检查物资需用
申请是否在计
划内，并经相
关部门审核，
仓储或有关部
门是否平库，
相关审定是否
符合《权责指
引》。分)
采购方案的编制与审定。采购
部门根据采购计划编制采购方案，
经部门负责人签字后报相关领导
按《权责指引》审定。采购方案应
明确采购的原则、采购的渠道、供
应商的选择方式和范围等内容。
10
采购方
案及审
定意见
方案
编制
与审
核分
离
参见
《权
责指
引》
检查采购方案
是否经采购部
门负责人审核，
是否明确采购
物资的具体数
量、质量要求、
交货期、采购
方式等，相关
审定是否符合
《权责指引》。
2.
供应
商的
选择
与价
格确
定
(20
分)
供应商资源及价格信息管理。
企业物资采购部门应在总部供应
商网络基础上建立健全本企业的
供应商网络，定期考评列入名单的
供应商资信及履约情况，根据考评
结果调整供应商名单并报总部备
案。供应商名单的确定与调整应经
相关领导按《权责指引》审定。
企业物资采购部门应建立物资
5
供应商
网络名
单，定期
考评记
录，相关
批件，物
资价格
数据库
——
参见
《权
责指
引》
检查是否建立
供应商网络及
价格数据库，
有无对供应商
定期考评记录，
对供应商的确
定与调整是否
报相关领导按
《权责指引》
价格数据库，及时收集相关物资的
价格信息，定期发布物资采购的指
导价格和参考价格，作为物资采购
的主要依据。
审定。
供应商的选择与价格确定。由
企业自行组织采购的，采购部门应
根据审定的采购方案，通过招标、
询比价等方式确定供应商与价格，
原则上供应商应在总部或企业确
定的供应商网络名单中选择，价格
不得突破总部发布的采购指导价。
通过招标方式采购的，应按照
总部招标管理办法执行，对大宗、
批量、重要及特殊物资的采购原则
上应采取招标方式采购；
通过询比价等非招标方式采购
的，采购部门应坚持货比三家、比
质比价的原则。需要谈判的，应组
织相关部门就价格、要求等进行谈
判，经审核后报有关领导按《权责
指引》审定。
15
物资采
购实施
方案，供
应商网
络名单，
总部及
企业采
购指导
价目录，
招标或
询比价
资料，相
关审批
件
洽商
谈判
不得
少于
两人
参见
《权
责指
引》
检查供应商选
择是否在总部
或企业网络名
单内，采购价
格是否突破总
部或企业指导
价，采购是否
经过询比价、
有无询比价记
录，通过招标
方式采购的是
否符合招标管
理规定，对大
宗、批量、重
要及特殊物资
的采购是否采
取招标方式，
应由总部集中
采购的是否有
违规自行采购
的现象，相关
审定是否符合
《权责指引》。
合同审核与签订。大宗、批量
或重要的物资采购必须签订采购
合同。合同由采购部门拟订，经财
会、法律等部门审核后报相关领导
按《权责指引》签署合同，同时送
财会、法律等部门。
5
采购合
同及审
核意见，
授权委
托书
——
参见
《权
责指
引》
检查相关部门
是否对合同进
行审核，签订
的合同是否送
交财会、法律
等部门。
采购及供应人员的变更备案与
管理。采购人员变动时，企业采购
部门应及时将人员变动情况向供
应商备案或以书面形式通知供应
商；采购部门应及时掌握供应商相
关人员的变动情况，并将供应商相
关人员的变动情况及时通知相关
部门。
5
相关备
案或书
面通知
的备查
资料
—— ——
检查企业有无
对采购及对方
供应人员变动
情况的备案管
理资料，是否
将有关变动情
况及时通知有
关部门。
3.
合同
签订
与管
理
(25
分)
合同变更。采购合同需要变更
时，采购部门应会同财会、法律等
5
审核意
见，合同
——
参见
《权
检查合同变更
有无补充协议
部门按原合同审签程序办理。 补充协议
（或合
同变更
单）等资
料
责指
引》
变更单等资料，
相关审签是否
符合《权责指
引》。
合同管理。合同管理部门应将
生效的合同统一连续编号，并将与
合同相关的文件资料一并整理存
档，妥善管理。
5
合同管
理台账
—— ——
检查合同是否
连续编号并存
档。
3.
合同
签订
与管
理
(25
分)
跟踪合同执行。物资采购、技
术、设计部门和使用单位应对长周
期的重要设备和材料编制监造大
纲，签订协议，落实责任，实行过
程监控。采购部门应按照采购合同
确定的制造周期、交货时间、工程
项目进度计划落实催交催运措施，
监督合同按期执行。
5
监造大
纲及协
议，催交
催运记
录
—— ——
检查是否落实
了对长周期重
要设备和材料
的监造责任，
检查采购部门
是否有催交催
运记录。
4.
物资
验收
入库
(15
物资验收与入库。所有采购物
资（含直达现场物资）均应办理入
库手续。采购物资到货后，物资管
理部门应组织采购、质检、仓储等
部门对到货物资进行检验清点，质
10
验收资
料，库存
明细账
采购、
检验、
仓储
分离
——
检查物资入库
验收资料是否
齐全，验收入
库是否符合不
相容要求，库
检部门出具检验报告，仓储部门依
据检验合格的报告办理入库手续，
编制入库单(入库单应连续编号，
采购、仓储等部门签字)，登记库
存明细胀。对检验不合格的物资，
仓储部门应拒绝办理入库手续。
存明细账登记
是否及时。
分)
退货、索赔与折让。采购部门
应对不合格物资要求供应商及时
更换或整改，或提出退货、索赔或
折让方案，报经相关领导按《权责
指引》审批后办理。
5
索赔或
折让方
案
——
参见
《权
责指
引》
检查采购部门
对不合格物资
是否要求供应
商及时更换或
整改，对无法
更换或整改所
提出的索赔或
折让方案，相
关审批是否符
合《权责指
引》。
5.
采购
付款
与往
来核
物资采购核算。财会部门依据
采购合同、入库单、发票等资料及
时作账务处理。对已入库未取得购
货发票的物资，财会部门应于月末
暂估入账。
5
采购合
同，入库
单，发票
及清单，
会计记
—— ——
检查财务入账
手续是否齐全，
暂估入账是否
及时合理。
录
采购款的支付。采购款的支付
由采购部门根据采购合同及到货
情况提出申请，填制付款申请单，
附齐相关单据，经采购等部门负责
人审核签字后送财会部门审核，财
会部门根据资金安排、使用计划、
预付情况及合同约定办理款项支
付手续，采购款支付应经相关领导
按《权责指引》审批后办理。
5
采购资
金支付
申请
申请
与审
核分
离
参见
货币
资金
《权
责指
引》
检查采购款支
付的依据是否
齐全，与合同
约定是否相符，
相关审批是否
符合《权责指
引》。
对
(15
分)
采购往来款的核对。财会部门
应每月与采购部门核对往来款项，
并会同采购部门定期与供应商核
对往来款项，发现差异应及时查明
原因纠正，重大问题应向有关领导
报告。
5
对账记
录
对账
与复
核分
离
——
检查财会部门
是否每月与采
购部门对账，
财会与采购部
门是否定期与
供应商对账，
有无对账记录，
重大问题是否
报告。
6.
分析
分析。企业采购部门应会同有
关部门定期对计划准确率、保证供
5
分 析 资
料
—— ——
检查是否定期
分析采购管理
应率、质量合格率、厂家直供率以
及采购管理等情况进行分析，并向
企业有关会议报告。
情况，有无分
析资料。
与考
核
(10
分) 考核。企业应建立与采购相关
的考核办法，定期对采购管理情况
进行考核。
5
有关考
核资料
—— ——
检查是否定期
考核。
合计 16 100 —— —— —— ——
十 附则。
1、本制度由公司财务部制定，经总经理核准签发，自 2008 年 10 月 30
日起实施执行，未尽事宜以财务部发文为准。
2、本制度由财务部负责解释。
