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会议策划与组织
项目七 常规会议的组织
【学习目标】
本项目所涉及的几种会议我们称之为常规会
议。在企业的经营管理中，它们有的经常召开，
有的每年定期召开几次。比如行政办公会议几乎
每周必开；座谈会、现场会、茶话会使用频繁；
董事会、股东会定期召开。文秘人员应具备熟练
组织这几种会议的能力。
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【知识目标】
了解企业常规会议的基本形式
熟悉企业常规会议的主要内容
掌握不同会议的组织特点
【能力目标】
能够做好常规会议的准备工作
熟悉企业常规会议的文件写作
能够完成企业常规会议的会场布置
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任务一 行政办公会议
一、行政办公会议的基本形式
行政办公会议又称工作例会，是党政机关、
企事业单位定期召开的讨论日常工作的会议，是
集体办公的一种形式。会议旨在及时了解和掌握
工作进展和任务完成情况，适时传达上级指示精
神和本级贯彻意见，做好各项工作的安排和协调。
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一、行政办公会议的基本形式
行政办公会议一般有四定：定时间、定地点、
定人员、定周期。大多数组织一般将其固定在周一
上午；因工作需要，亦可提前或推迟召开。参加会
议的人员一般为企业领导班子成员、各部门负责人
以及与例会讨论事项有关的人员，主要参会人员基
本固定。
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二、行政办公会议的基本内容
（１）各部门负责人或有关工作负责人汇报上
周工作情况和本周工作计划以及需提交会议研究讨
论的重点问题。
（２）领导班子成员根据各自分管的范围，部
署安排有关工作任务，并对需研究讨论的问题提出
意见和建议。
（３）会议主持人总结工作情况，部署新的任
务，决定和答复提交讨论问题的处理意见，提出工
作要求。
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三、行政办公会议的组织
（一）收集议题
每周五，办公室文秘人员收集各部门已经分管
领导批准的、需提交下周一办公会议讨论的问题，
向各位领导征询需上会传达或讨论的事项。
（二）制作会议议程
根据收集到的议题，制作会议议程。
（１）不遗漏要讨论的事项。
（２）确定问题讨论的先后次序，便于与会人
员的安排。
（３）资料的准备。
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三、行政办公会议的组织
（三）会场布置
一般来说，办公会议人数不会太多，通常采用
圆桌会议，便于与会者商讨工作、发表意见。会场
的布置应简洁，需准备茶水、投影设备等，一般不
需要音响设备、会议横幅。
（四）会议记录和会议纪要
会议进行过程中，文秘人员要做好会议记录。
会后，根据会议记录尽快写出会议纪要。这个会议
纪要可以说是用来指导今后一周工作的文件，因此
尽可能在会议召开的当天，最迟不超过第二天就发
文。
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任务二 股东大会和董事会会议
一、股东大会
股东大会是公司的最高权利力机关，它由全
体股东组成，对公司重大事项进行决策，有权选
任和解除董事，并对公司的经营管理有广泛的决
定权。股东大会既是一种定期或临时举行的由全
体股东出席的会议，又是一种非常设的由全体股
东所组成的公司制企业的最高权力机关。它是股
东作为企业财产的所有者，对企业行使财产管理
权的组织。企业一切重大人事任免和重大经营决
策一般都得股东会认可和批准方才有效。
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一、股东大会
（一）股东大会的基本形式
（１）股东会会议分为定期会议和临时会议。
股东大会应当每年召开一次年会。有下列情形之一
的，应当在两个月内召开临时股东大会：
董事人数不足《公司法》规定人数或者公司章
程所定人数的三分之二时；
公司未弥补的亏损达实收股本总额三分之一时；
单独或者合计持有公司百分之十以上股份的股
东请求时；
董事会认为必要时；
监事会提议召开时；
公司章程规定的其他情形。
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一、股东大会
（２）股东大会会议由董事会召集，董事长主
持；董事长不能履行职务或者不履行职务的，由副
董事长主持；副董事长不能履行职务或者不履行职
务的，由半数以上董事共同推举一名董事主持。
董事会不能履行或者不履行召集股东大会会议
职责的，监事会应当及时召集和主持；监事会不召
集和主持的，连续９０日以上单独或者合计持有公
司百分之十以上股份的股东可以自行召集和主持。
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一、股东大会
（３）召开股东大会会议，应当将会议召开的
时间、地点和审议的事项于会议召开２０日前通知
各股东；临时股东大会应当于会议召开１５日前通
知各股东；发行无记名股票的，应当于会议召开３
０日前公告会议召开的时间、地点和审议事项。
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一、股东大会
（二）股东大会的基本内容
1.议案的提出和审议
单独或者合计持有公司百分之三以上股份的股
东，可以在股东大会召开１０日前提出临时提案并
书面提交董事会；董事会应当在收到提案后２日内
通知其他股东，并将该临时提案提交股东大会审议。
临时提案的内容应当属于股东大会职权范围，并有
明确议题和具体决议事项。股东大会不得对通知中
未列明的事项做出决议。
2.表决
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一、股东大会
（三）股东会议的组织
股东会议一般严格按照法律规定的程序来组织，
秘书除了进行会务服务外，主要工作还包括：
1.会议记录
2.股东会决议的写作
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二、董事会会议
（一）董事会会议的基本形式
董事会是依照有关法律、行政法规和政策规定，
按公司或企业章程设立并由全体董事组成的业务执
行机关，董事会会议分为常会和临时会议。
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二、董事会会议
董事会每年度至少召开两次会议，每次会议应
当于会议召开１０日前通知全体董事和监事。代表
十分之一以上表决权的股东、三分之一以上董事或
者监事会，可以提议召开董事会临时会议。董事长
应当自接到提议后１０日内，召集和主持董事会会
议。董事会召开临时会议，可以另定召集董事会的
通知方式和通知时限。
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二、董事会会议
（二）董事会会议的基本内容
1.议案的提出和审议
（１）每位董事在董事会常会上，均有提案权，
董事提案时，一般应向董事会秘书递交书面并签名
的提案；情况特殊时，也可在会议上直接用口头提
出，但会后应补充书面议案。
（２）董事的议案，一般应列入会议议程，但
经半数以上的董事决定，可以不列入会议议程。
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二、董事会会议
2.董事会决议
（１）董事应当亲自出席董事会会议，因故不
能出席，可以委托本公司其他董事代行表决权。委
托时应签署“授权委托书”，注明委托事项并签名。
（２）董事会会议在对决议事项进行表决时，
董事应当在表决单上签名；受委托的董事同时注明
委托董事的姓名。
（３）董事可以在表决单上提出补充意见，该
意见具有与会议记录同等的效力。
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二、董事会会议
（三）董事会会议的组织
１董事会会议召开程序
（１）会议议题的准备：
确定议题，明确召开董事会会议的目的。议题
的来源：董事会会议议题是结合本公司工作实际来
确定的。
（２）会议材料的准备：
董事长讲话：一般由董事长的秘书负责，有时
也由筹备处专门的秘书人员准备。
待议文件：主要是需在会上讨论、议定的材料。
参阅资料：是会议的参考性文件。
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二、董事会会议
（３）会议议程与时间、地点的安排。
（４）会场布置：一般以圆桌会议形式布置。
（５）发出召开董事会的通知。
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二、董事会会议
２董事会会议的写作根据《公司法》对公司董
事会的有关规定，董事会的决议应当包含以下内容：
（１）会议基本情况：会议时间、地点、会议
性质。
（２）会议通知情况及董事到会情况：会议通
知的时间、方式；董事实际到会情况。
（３）会议主持情况。
（４）议案表决情况。
（５）签署情况。
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二、董事会会议
3.董事会会议纪要
根据公司法的规定，有限责任公司或股份有限
公司在召开董事会会议时，应就会议情况做出会议
纪要。董事会会议记录应当完整、真实。出席会议
的董事和记录人应当在会议记录上签名。董事会会
议记录应作为公司重要档案妥善保存，以作为日后
明确董事责任的重要依据。
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任务三 工作现场会
一、工作现场会的基本形式
现场会一般是指在典型单位或典型现场召开
的借鉴性会议，一般选取有典型意义的生产、工
作、试验、经营、教育等场所进行。由于其直观，
通常能给人深刻的印象，从而起到较好的典型示
范作用。
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二、工作现场会的组织
（一）选择现场
从某种意义上说，现场的选取，一定程度上决
定了现场会的成功与否。因此对于现场的选取，一
定要特别精心、慎重。应选择那种能达到会议目的、
具有典型意义的现场。比如召开安全生产工作现场
会，就可以选择事故现场，触目惊心，给人留下深
刻印象；生产技术推广现场会，可以选择采用先进
技术成功的企业，让人亲身体验他们的生产过程和
技术水平。
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二、工作现场会的组织
（二）确定参观路线
现场会必须有参观现场的项目，因此会务工作
人员必须在会前安排好参观路线和参观点。参观路
线和参观点选择应符合会议目标。
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二、工作现场会的组织
（三）会议资料的准备
1.制定现场会方案大型的现场会必须制定现场
会方案。现场会方案包括组织机构、会务准备、会
程安排、经费预算等事项。
制定现场会方案，一方面可以使现场会的准备
工作有领导、有组织、有计划地进行，是现场会成
功召开的保证；另一方面也是现场会经费使用的依
据。
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二、工作现场会的组织
2.发出会议通知行政工作会议的通知在会议召
开前一个工作日发出即可，因为那是常规的会议，
大家心中基本清楚哪一天要开这个会了。
动员会的通知提前一两个工作日发出亦可，如
果邀请了上级领导，则需再提前一点，因为一般的
动员会与会人员多为本单位人员。
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二、工作现场会的组织
3.制定会议议程现场会一般包括两大方面的内
容：现场参观、会议。有的现场会先参观后开会，
也有的现场会先开会后参观。
4.安排参观线路、准备参观讲解词参观是现场
会的一个重要环节。参观线路怎么安排、对参观现
场讲解得如何，直接影响到参观的效果，因此，要
重视线路安排和讲解词的写作等准备工作。
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二、工作现场会的组织
5.写作领导讲解词领导讲话稿应围绕现场会召
开的目的、针对典型进行写作，一方面对典型进行
分析，另一方面对相关工作提出要求。
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任务四 座谈会和茶话会
一、座谈会
（一）座谈会的基本形式
座谈会是由一个特定的组织或个人出面，就
某一个问题或一类问题，组织或邀请有关人员进
行交流和讨论的会议。座谈会涉及内容广泛，可
以是在一个特殊日子对某些人和事进行的讨论和
交流，也可以是对一个事件的剖析；既可以是组
织方请一些专门人士发表看法，也可以是与会者
畅
欲言。
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一、座谈会
（二）座谈会的组织
１明确座谈会的主题任何一个座谈会的举办，
目的性都很明确。有的以教育和警示为目的，有的
以交流情感、互相激发为目的，有的以沟通信息、
统一思想为目的，也有的以提供平台、解决问题为
目的。
２与会人员的确定确定与会人员应该依据会议
的目的。
３会场布置 座谈会的会场要悬挂会标，比如
“装备制造企业座谈会”、“迎新春、谋发展座谈
会”，揭示会议主题。
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一、座谈会
４发言人的安排 座谈会的发言形式一般有两
种：
（１）自由发言。即事先不设定发言人，不规
定发言顺序，发不发言、什么时候发言、发几次言
均由与会者自己决定。采用这种形式，要求主持人
有较强的会场掌控能力，以避免会议冷场。
（２）事先确定几位主要发言者，也可以安排
好发言顺序；先由主要发言者发言，再由其他与会
者自由发言。
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二、茶话会
（一）茶话会的基本内容
茶话会，顾名思义，是饮茶谈话之会。它是由
茶宴和茶会演变而来的。
茶宴多以名茶待客，宾主在茶宴上一边细啜慢
品，一边赋诗作对，论天说地，谈笑风生。茶会则
是旧中国商人在茶楼进行交易的一种集会，流行于
长江流域尤以上海最盛。届时，各业各帮的商人以
约定的茶楼作为集会地点，边饮茶边交流行市，进
行买卖。
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二、茶话会
目前，茶话会在中国十分盛行，各种形式的茶
话会让人耳目一新。小的如结婚典礼，迎宾送友、
同学朋友聚会、学术讨论、文艺座谈；大的如商议
国家大事、庆典活动、招待外国使节，一般都采用
茶话会的形式，特别是欢庆新春佳节，采用茶话会
形式的越来越多。各种类型的茶话会，既简单隆重
节俭，又轻松愉快高雅，是一种效果良好的聚会形
式。
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二、茶话会
（二）茶话会的组织
１确定主题茶话会的主题，特指茶话会的中心
议题。在一般情况下，商界所召开的茶话会，其主
题大致可分为如下三类：
（１）以联谊为主题。
（２）以娱乐为主题。
（３）以专题为主题。
２确定与会者,发邀请函 如果是小型茶话会，
或者在通知与会者方面没有障碍,可以直接发邀请
函。
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二、茶话会
３会场的选择和布置
（１）会场的选择。主办单位的会议厅、宾馆
的多功能厅、高档酒楼等都可以作为茶话会举办场
所。主办单位应根据茶话会与会人员身份、人数来
选择合适的场所。
（２）座次安排。茶话会的座次安排有如下几
种：
①环绕式
②散坐式。
③圆桌式。
④主席式。
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二、茶话会
４茶点的安排茶话会一般不上主食，不安排酒
品，只提供茶点。茶话会的饮品，香茶是必备之物，
有条件的还可以增加鲜果、糕点及各色糖果。
５会场的其他布置 茶话会现场背景板上应书
有“××××茶话会”字样，要突出茶话会的主题。
6确定会议程序
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任务五 评审会
一、评审会的基本形式
评审会是有关权威机构、专家或其他相关人
员对企业某一成果（包括工程、项目、产品、实
验等）的可行性、可靠性、科学性以及技术水平、
工艺质量等各种指标进行专业性评议审定的会议。
对于企业任何重要的成果，都应该至少执行一次
正式技术评审。
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一、评审会的基本形式
评审会的形式一般由企业向上级主管部门或
权威鉴定机构提出申请，提供有关的资料、数据
或样品，上级主管部门或鉴定机构接受资料，并
进行评审。由于关系到该成果的价值判断，评审
会在进行正式评审前，评审人员对其要进行评审
的产品进行把关，确认其是否具备进入评审的初
步条件。初步条件具备后，相关部门组织有关领
导、行业专家、权威人士、技术人员组成评审小
组，约定具体时间召开专门的评审会。
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会议策划与组织
二、评审会的基本内容
评审会的基本内容包括：
（一）汇报
企业根据自己的成果特点、价值、作用、影
响，进行专题汇报。
（二）鉴定
评审小组专家从多个方面对成果及相关资料
据，进行真实性、科学性、正确性、清晰性、无
二义性、一致性、必要性、完整性、可实现性、
可验证性、可测性等进行鉴定。如果有可能，最
好制定评审检查表，列出若干指标，逐一进行鉴
定。
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会议策划与组织
二、评审会的基本内容
（三）评审
对鉴定的结果进行评议、审查、讨论。
（四）结论
根据评审会讨论结果，作出最终结论，并出
具评审会结论性文件。
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三、评审会的组织
评审会的组织方式与一般的会议大体相同，
但特别需要注意以下几个问题：
（一）为评审领导专家提供完善的后勤服务
由于参加评审会的都是相关部门的领导和专家，
会议的接待和后勤工作一定要高质量完成，在不
造成浪费的前提下，尽可能安排周到。
（二）会场布置符合评审程序
评审会若干领导和专家在听取汇报、审阅资
料的基础上，对成果进行评议，因此会场布置可
以考虑采用Ｕ形排放，让领导专家围坐在三边，
另留一边作汇报人发言用。
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三、评审会的组织
（三）注意控制评审会的时间，劳逸结合
评审会的一个通病是“虎头蛇尾”。刚开始
评审时，大家都比较认真，越到后边越马虎。如
果评审时间较长，建议每隔两小时休息一次。另
外，如果评审内容较多，也可以细分成不同的部
分分别进行，严格控制每一次评审的规模及持续
时间。
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三、评审会的组织
（四）注意控制会议的进程，保证效率
开评审会时经常因“跑题”，导致评审效率
很低。有时话匣子一打开后关不上，大家越扯越
远，结果评审会议变成了聊天会议。主持人或评
审组长应当控制话题，避免大家讨论与主题无关
的东西。
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三、评审会的组织
（五）控制评审过程中争议的程度
开评审会议时经常会发生争议。适当的争议
有利于澄清问题，但当争议变为争吵时就坏事了。
争吵不仅对评审工作无益，而且可能会伤害同行
间的感情。在评审过程中，我们要尽可能地阐述
事实和证据，而不是要说服别人。主持人或评审
组长应鼓励大家充分围绕成果发表意见，一旦出
现争议及时引导到评审的目标上来。
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