档案数据库在档案管理中的价值
摘要：
档案数据库顾名思义就是以档案本体为基础，利用数据库设计及发展应用对档案进行有效的管
理与维护。它能将档案信息、管理信息、数据信息以及应用环境等信息进行很好地对比与分析，然后将
不同种类的档案资源进行有效整合，为档案管理提供可靠的技术支持。档案数据库作为档案管理的重要
组成部分之一，对档案管理建设有着不可替代的影响，下面进行详细的分析与总结，为其相关工作人员
提供参考。
关键词：
档案数据库；全宗原则；指导作用
1档案分类理论对档案数据库建设的导向作用
从某种意义上而言，任何一项管理工作都要按照相应地顺序以及管理活动进行有目的性的管理
与创新。档案管理也不例外，实施有效的管理规范是为了更好地将档案信息进行整合，分类并加以充分
利用，使其档案有序化。这种有序化的管理方式不仅仅体现在档案实体的管理上，更加注重其档案实体
的信息化建设与管理。将档案信息从繁杂的诸多类别中加以区分，具体到每一种档案信息的大小及种类
上，依据不同的大小、层次实施分类管理。档案分类理论作为档案数据库建设的影响因素之一，对整个
档案的发展也有着不可估量的重要作用。在实际档案理论分类中逻辑主义分类方式和历史主义分类方式
是比较常见的两种理论形式。具体来讲，逻辑主义就是将档案通过一般的分类标准进行严格地分类，如
按照历史管理年限或是档案密集管理程度等。而历史主义的分类形式多以现实存在发生的某种事物状态
进行界定来对档案进行有效的分类。这种分类形式相对比较客观，完全接近于档案发展的现状，能够真
实地反映出档案的发展状态。具体以全宗原则的方式对档案实体进行管理，可以将档案进行全方位的全
宗分类。两种分类方式各有其特点：逻辑主义分类思想主要是借助于某一事物形态的具体特征进行分
类，相比较而言，灵活性比较大。而历史主义分类方式完全强调的是档案最原始的属性特征，将其进行
数据库的整合分类，这种方式的分类方法有助于对档案的理解与认识。事实上，从档案自身发展需要而
言，这两种分类方式在档案数据库建设中都被相互使用，彼此互补，其目的就是为了更好地推动档案建
设事业的发展。
2档案数据库在档案管理中的应用现状
随着经济建设的不断创新与发展，档案事业在建设发展中的地位越来越突出，传统的档案发展
模式已经很难适应时代社会发展的需要，所以必须加以创新，利用现代信息技术对档案进行管理与维
护。现阶段而言，数据库的建设是比较常用的一种管理方式，它能将传统的纸质档案信息转化为存数字
化信息的管理模式，即将档案实现虚拟化，从而使档案信息与实体相分离，从这个层义上来讲就是将档
案信息更好地实现网络共享，便于使用者进行复制、收集、整理以及使用，一定程度上促进了档案管理
事业的发展。但与此同时，还要注重档案管理人员业务素质的提升以及管理水平能力的有效发挥。现阶
段档案管理工作人员结构相对老化，缺少对信息技术的了解与掌握，不能将档案信息进行很好地录用以
及管理，一些操作人员在档案登记过程中往往因为对计算机的不熟悉而导致输入错误、或是缺失，数据
库的建立不能很好地发挥效用，当档案信息频繁增加时，传统的分类管理方式难以适应其发展，所以，
档案管理者必须加强对数据库建设的使用与掌握，能够将多种档案信息进行合理的分类，规划。
3全宗原则及其理论发展对档案数据库建设的指导作用
第一，全宗原则作为档案分类的主要方法之一，对整个档案数据库建设有着极其重要的影响和
作用，是人们通常长时间的经验总结得出来的一种切实有效的分类原则。它能为档案数据库的建立提供
一个良好的信息记录，确保其档案数据的真实。第二，全宗原则在档案数据库建立中有着不可替代的重
要作用，它能最大限度地保障档案数据的真实性。从全宗的定义我们可以了解到，它不仅仅可以作为一
个单独的个体存在于档案管理中，还能作为档案信息的整体对其档案进行管理规划，突出的主要特点就
是最大限度地保护了档案信息的真实性。这也是它不同于其他图书、资料、情报等文献的根本原因。档
案数据库的建立是档案管理发展的必然趋势，也是档案信息进行管理的有效手段，所以必须引起足够的
重视。档案数据库的建立可以充分体现全宗原则的宗旨，实现管理层次上的分级管理与维护。第三，通
常情况下，档案数据库的建立不仅仅涉及到建设者、管理者、拥有着与维护者之间的利益，更要与整体
档案管理目标保持一致。全宗原则的理论原则更是这种目标的集中体现，它有助于协调档案数据库各方
面之间的关系，更能为其提供强有力的理论支持，使其资金、作用得到良好的发挥。
4电子文件管理理论为档案数据库的未来发展提供技术支持
电子文件档案管理是档案数据库建设发展的主要趋势，从某种意义上而言，电子文件管理具有
真实、完整、实用的意义。其生命周期从形成到保管，再到销毁都将是一个完整的运动过程，对其档案
进行全方位监控与管理，通过这种形式对其档案信息进行管理可以实现动态查询。在档案数据库中如何
将电子文件管理进行有效的发挥及使用，是当前数据库档案管理亟待解决的重要问题。电子文件管理与
传统档案管理不同，电子文件档案管理侧重于事前对其文件进行管理与规划，依据整个电子文件管理的
特点进行目标管理与维护，然后将档案信息进行有效整合，充分发挥每个档案信息在管理中的重要作
用。这不仅仅要充分考虑到文件数据的结构优化，更要考虑到对整个档案管理活动的影响。从电子文件
档案管理的特征来看，为了保证数据的真实有效，必须做好事前数据信息的控制与管理。换句话而言，
就是档案数据库不能像传统的纸质档案管理那样，自档案信息接收开始，就要对电子文件进行管理，然
后定期进行审查检阅，将各个环节的档案数据进行归档，为该文件提供一个可靠的存档环境。美国当代
著名的电子文件管理专家戴维•比尔曼指出“必须根据文件保管系统的功能需求、文件种类以及业务活
动的证据性需求，提前界定著录信息。在电子文件环境中，对元数据予以明确规定，有助于设计和实施
在文件生成之际自动截获元数据的系统，确保文件在转载、传输过程中相伴产生的元数据的完整。”元
数据通过描述信息资源的属性，用于识别、评价、追踪资源，从而实现对信息资源一体化的组织和有效
管理。根据对电子资源管理的需要，元数据可以分为描述型、管理型、技术型和使用型、保存型。事实
上，电子文件是多种不同类型信息的一个集合概念，对于不同类型的信息形式，其描述、管理、保存方
式都具有不同的属性集。元数据最基本的功能通过数据元素集定义资源对象的各类属性，这些属性的大
量实例可以表达为关系型数据库中的表，或者以 XML等形式进行置标，从而能够利用数据库系统或各类
应用软件进行管理。可见，以元数据为中间对象，可以利用数据库实现电子文件的有效管理。
参考文献
[1]张辑哲.维系之道―――档案与档案管理[M].北京：中国档案出版社，1995.
[2]戴维•比尔曼.电子证据―――当代机构文件管理战略[M].王健，等译.北京：中国人民大学
出版社，1999.
[3]赵海峰.浅析数字档案信息长期安全保管策略[J].兰台世界，2009（22）.
作者：史秀艳 单位：哈尔滨市中医医院
