第2章 秘书职业角色
项目一 认知秘书的角色定位
项目二 认知秘书的角色条件
项目三 认知秘书的角色意识
项目一 认知秘书的角色定位
阅读材料
比尔·盖茨成功后面的女人：美丽女秘书露
宝
（详见教材第页）
学习任务：
通过本项目的学习，你应该：
◇认知和理解角色的涵义及相关的概念
◇认知和体悟基于秘书主体地位的秘书工作
特征
◇认知和领会秘书角色定位的动态过程
知识准备：
• 一、角色的基础知识
• 1．角色涵义
• 所谓角色是指在一定的社会关系中占有某一社会地位或具
有某种身份并遵守相应的行为规范的一类人物。对角色内
涵的理解和把握，既包括社会、他人对占有一定社会地位
或具有某种身份的人的行为期望，也包括占有一定社会地
位或具有某种身份的人根据自己对社会期望的认识而具有
的外部行为模式。
• 2．角色行为
• 角色行为是指担任某一社会角色的人根据社会成员或团体成员
的期望，按照角色的特定要求所表现出来的实际行为。例如担
当秘书角色的人，就应该按照秘书角色的要求去支配自己的行
为，积极有效地做好辅助管理工作。
• 角色行为存在差异性，即担当同一角色的不同的人所表现出来
的角色行为会有所不同。在社会活动中，行使同样的角色权利
与义务的不同人的行为是具体的，这里面既有个性特色，又具
共性特征，角色行为则是其共性的体现，是对占有一定社会地
位或具有某种身份的人的行为的一种抽象和概括。
• 角色行为离不开社会成员或团体成员的期望。每个人在特定的
社会关系中担当一定的角色，周围的人总要对他的态度、行为
提出种种合乎身份的要求并寄予期望，即“角色期望”。如果一个
人的态度、行为偏离了角色期望，就会引起周围人的异议或反
对。角色期望的前提则是个体必须先意识到他人对自己的期望，
认知自己所扮演的角色，即具有角色的知觉。
• 3．角色扮演
• 角色扮演是实现角色行为的关键环节，个体的角色行
为就是通过他人的角色期望、自己的角色认知和角色
扮演而最终实现的。角色扮演即个人在角色知觉的基
础上，按照社会和他人的期望所完成的角色行为。
• 小提示
• 影响角色扮演的因素主要有：
• ·角色的清晰程度；
• ·角色扮演者的个性特征；
• ·角色期望；
• ·角色规范。
• 4．角色规范
• 角色规范是指组织上期望其成员应该在工作中所达到
的行为模式，是对成员行为的规定。角色规范是评价
角色行为的标准，是一种特殊的团体规范。
• 角色规范具有两种不同的形态：一种是有明文规定的、
条文化的角色规范；一种是没有明文规定但是客观存
在着的角色规范。
• 角色规范并不是一成不变的，它既是在长期的社会实
践活动中形成的，又伴随着社会发展和时代变迁而发
展变化。如果某种角色规范已经不适应社会发展的要
求，它就会被人们改造或取消，进而建立新的角色规
范。
• 二、秘书的角色定位
• 1．秘书工作的特征
• （1）主动性。从秘书的工作方法来看则具有明确的主动性，
秘书对领导辅助必须具有鲜明的积极主动性。正确认识秘
书工作的主动性特征，对于提高秘书工作的质量和效率，
实践秘书工作的作用和价值，进而保障领导工作的正常实
施有着重要的意义。
• 职场箴言
• 不懂得服从的秘书不是合格的秘书，只知道一味服从的秘
书不是优秀的秘书。
• （2）集体性。一是秘书工作主体的集体性。一个社会组织
内的秘书队伍一般是以群体方式出现，共同办理事务。二
是秘书工作过程的集体性。秘书工作的各项内容在实施中
都需要有分工更有合作，需要秘书群体的相互沟通与密切
配合。三是秘书工作成果的集体性。比如秘书工作的每一
个环节的运行都由专人负责，协调完成，劳动成果的集体
性不言而喻。
• （3）专业性。由于秘书工作具有综合性，我们常要求
秘书成为“杂家”，但是“杂”与专业化并不是矛盾的，从
某种意义上讲，“杂”恰恰是其专业化特征的形象反映。
缺乏专业性，秘书工作就失去了个性。深刻认识秘书
工作的专业性特征并付诸实践，秘书工作就会充满活
力。
• （4）灵活性。一是思考问题的角度要灵活。二是工作
方法的采用要灵活。三是工作方式的选择要灵活。
• （5）超前性。秘书首先要有超前的意识，能够敏锐地
捕捉现实和预见未来，积极主动地辅助领导。然后要
用超前的行动，尤其像辅助领导决策这样的工作，应
当先于领导提出决策课题，先于决策制定提供科学依
据，先于决策实施拿出防范措施，使决策的风险性降
到最低，提高决策的可靠性。
• 2 ．秘书的角色定位
• （1）角色知觉。秘书在进入某一组织担任角色时，不
能不想这样的问题：我的角色是什么，我应当做什么
和怎么做，组织要求我做什么，我在组织中的地位和
身份如何等，这便构成了秘书对自身角色的知觉，它
具有鲜明的主动性，直接影响秘书在社会组织中的角
色定位。
• （2）角色初始定位。秘书以自己对秘书角色的认知、
理解为基础，并将自身实际情况和组织实际情况相结
合，初步明确自己的职能，对自己在组织中的角色进
行初步定位，并以此为基础开展工作，在特定的范围
内发挥特定的作用。
• （3）角色期望。
• 社会成员对秘书角色的期望。这形成了社会秘书观，
对秘书的价值观产生深层次的影响。
• 组织内部成员对秘书的期望。即秘书所要面对的角色
群期望。
• 角色期望往往具有一定的导向性，对秘书的职业道德、
职业行为、职业习惯乃至职业技能带来直接的约束和
规范。
• （4）角色冲突。
• 其一，自我角色定位与面对的角色期望发生冲突。
• 其二，自我角色定位与自身能力发生冲突。
• 其三，多种身份关系失调引起角色冲突。
• （5）角色的互动与调整。角色冲突不可避免。当秘书
的角色定位与角色期望发生冲突后，秘书在角色期望
的压力下，与期望发出者之间就要通过各种方式进行
必要的角色定位与角色期望的相互调整与适应。这是
一个角色互动的过程：由角色期望者发出的信息影响
角色期望对象，对其形成压力；角色期望对象的反应
又影响到角色期望发出者对期望对象最初的期望及未
来的期望。
• （6）角色再定位。经过角色的互动与调整，秘书重新
找准了自己在组织中的合适位置，并被组织认可，这
就意味着角色再定位的完成。
• 秘书角色再定位完成主要有两种途径：一个是秘书主
动调整自身的角色认知并通过学习提高自身能力来填
补能力空缺，使自己能够胜任岗位要求并得到领导的
肯定；另一个是组织根据秘书的实际能力调整其工作
岗位，秘书相对而言被动地完成角色再定位。
素养训练：
• ■训练1
• 请根据本项目所学习的关于角色的相关知识分析下面这个小故事，它给我们带
来了哪些启示？
• 著名的英国女王维多利亚与其丈夫阿尔伯特相亲相爱，感情十分和谐。但是由
于维多利亚是一国之君，整天忙于公务，出入于社交场合，而她的丈夫阿尔伯
特却和她相反，对于政治不太关心，对社交活动也没有多大的兴趣，因此两人
有时也闹出一些别扭。
• 有一天，维多利亚女王又去参加社交活动，而阿尔伯特却没有去。当女王回到
寝宫时，已是深夜，只见房门紧闭着，于是女王走上前去敲门。
• 房内，阿尔伯特问：“谁呀？”
• 女王回答道：“我是女王。”
• 但门没有开，女王再次敲门。
• 房内阿尔伯特又问道：“谁呀？”
• 女王略带气愤地说：“维多利亚。”
• 门还是没开。女王徘徊了半晌，又上前敲门。
• 房内阿尔伯特仍然耐心地问：“是谁呀？”
• 女王温柔地答道：“你的妻子。”
• 这时门开了，阿尔伯特伸出热情的双手把女王拉了进去。
项目二 认知秘书的角色条件
阅读材料
华为公司总裁任正非：应该怎样做一个秘书
（详见教材第页）
学习任务：
通过本项目的学习，你应该：
◇正确认知秘书年轻化要求的现实问题及误区
◇正确认知女性之于秘书职业的优势所在
◇正确认知秘书生理健康要求与心理健康要求
◇正确认知秘书学历层次社会要求的现实
知识准备
• 一、秘书的年龄条件
• 目前，我国对秘书从业者的年龄并没有明确的规定，但是从职
业化的趋势来看，整体上呈现年轻化的特征。
• 但是，目前在我国对秘书年轻化的要求也存在追求偏低化的误
区，如大量的招聘启事中标明的秘书年龄要求不符合职业需要
的实际，有的要求应聘者年龄在24岁以下甚至更小，同时又要
求有若干年工作经验，这是矛盾的，从某种角度也反映了社会
对秘书角色认识的偏颇。从某种意义上讲，秘书的成熟是与年
龄成正比的。我们不能绝对地说秘书就是年轻人的职业，具体
情况还是要结合具体的岗位要求来定。这也给年轻秘书以有益
的启示，提高自身素质才是关键所在。
• 想一想
• 你如何看待社会上所谓的“秘书吃的是青春饭”的这类观点？
• 二、秘书的性别条件
• 从职业化的角度考察，秘书职业呈现女性化的特征。
女性从事秘书职业有其自身优势：
• 一是思维能力优势。
• 二是交际能力优势。
• 三是语言能力优势。
• 四是操作能力优势。
• 五是审美愉快优势。
• 在我国，改革开放以前，秘书几乎就是男性的天下。
改革开放后，“三资”企业大量出现，发达国家先进的
管理思想和方法被引进，包括秘书女性化这一被发达
国家普遍认同的管理模式。从职业化的角度来考察，
女性秘书已经成为我国秘书职业阶层的主体。
• 三、秘书的健康条件
• 秘书角色的健康条件，一要生理健康，二要心理健康。二
者相互联系又相互制约。
• 秘书工作比较辛苦，生活规律常常被打破，比如加班加点
赶任务就需要有旺盛的精力和体力。秘书处于组织的枢纽
位置，地位特殊，事务繁重，角色复杂，常常使其心理处
于紧张状态，心理承受力较大，若不能及时调整心态就很
容易出现心理疾病，尤其是秘书处于一个较为复杂的人际
关系网中，若不善于处理各种关系，就很容易形成不健康
的心理。
• 秘书的生理健康条件应该是身体发育正常，体质强健，没
有疾病，精力旺盛，头脑灵活，能够担负比较艰苦繁杂的
任务。这个条件标准比较容易把握。秘书的心理健康条件
应当是智力水平正常，情绪稳定，心态平和，具有较强的
环境适应性，具有良好的人际关系。因此，秘书要树立正
确的人生观、价值观，要正确认识和评价自己，努力创造
良好的人际环境，积极参加有益的公益、文体活动，并能
及时发现和自觉调整出现的不良心理，以便担当好秘书这
样比较复杂的社会角色。
• 情景案例
• “五一”长假的一天，公司的员工们一起结伴参加登
山活动，这是一次难得的放松机会，所以每一个人都
露出了轻松的笑脸。
• 大家笑着闹着，经理突然发现有些异样，那就是没有
了他的秘书小杨。平时在这个时候，小杨是最活跃的，
这次担任综合部拉拉队首席指挥，现在却不见了。经
理问同行的阿昆，小杨哪去了，阿昆悄悄告诉经理，
说小杨的颈椎和腰椎又不舒服，又怕影响经理的心情，
没吃午饭，就先回城了。
• 经过这次活动后，经理在对待小杨的时候老是觉得别
扭，因为任务多了以后经理怕小杨的身体接受不了，
可如果不给那么多任务，高薪请这么个秘书来不就浪
费了么？于是，在以后的日子里，经理通过斗争终于
选择了忍痛割爱辞退了身体状况欠佳的小杨。
• 四、秘书的文化程度
• 文化程度可以从两个方面来理解，一是从学历层次的高低
作为评判标准，二是以知识结构是否合理作为评判标准。
• 在我国，学历层次分为四个等级：一是小学，二是中学
（又分为初中和高中），三是大学（又分为专科和本科），
四是研究生（又分为硕士和博士）。担任秘书角色的学历
一般要根据所任职位的职级而定，所任秘书职位的职级越
高，对任职者的学历要求也就越高，因为职位的职级越高，
其处理工作事务就越复杂，就要其具备相应的学历。在我
国的《秘书国家职业标准》中，四级、三级、二级秘书资
格考试的申报条件中，虽然未将学历作为必要条件，但也
分别提出了中专及本科的充分条件选项。
• 从理想的角度看，秘书合理的知识结构应该包括基础知识、
专业知识和辅助知识三个部分，知识结构与学历层次相比，
前者更应当受到重视，秘书要使自己的知识结构不断得到
优化。
• 职场箴言
• 学历只代表过去，学习力却代表将来。
素养训练：
• ■训练
• 下面选录的是一些招聘秘书的启事中对应聘者年龄和学历
的要求，请分组进行讨论与评析。
• 本公司招聘……前台秘书：年龄18～25岁，大专以上文化
程度……
• 本公司诚聘……行政秘书：女性，25岁以下，全日制本科
学历……
• 本公司拟招……文秘两名：年龄在20～28岁之间，大专以
上学历……
• ■训练
• 女性从事秘书职业有着“天生的”优势，但是任何事情都
具有两面性，请分析女性从事秘书职业的劣势有哪些？如
何在工作中采取有效的弥补措施？
项目三 认知秘书的角色意识
阅读材料
秘书于雪日记：越位
（详见教材第页）
学习任务：
通过本项目的学习，你应该：
◇正确认知常见的秘书角色知觉误区
◇正确认知常见的秘书角色错位表现
◇理解和体认秘书应具备的职业意识
知识准备
• 一、秘书角色知觉的误区
• 1．秘书是“高级保姆”
这种角色知觉的错误在于把秘书角色完全置于受领导雇佣
的地位上，不符合我国秘书职业的现状。这种观点认为秘
书为领导服务没有界限，从日常工作到家庭事务都要为领
导提供服务，是一种不需要什么专长，只需察言观色就行
的角色。显然，这是对秘书职业和秘书工作的一种误解。
虽然秘书为领导服务是一种角色规定，但是这种服务应该
是在职责范围内的服务，否则就不属于秘书角色份内的事。
如果秘书与领导关系密切，私人关系很好，在生活中相互
关心和帮助也是正常的，但它属于非秘书角色的一种个人
关系。
• 2．秘书是“漂亮宝贝”
• 这种角色知觉的错误在于极端地贬低了秘书职业的作
用，严重扭曲了秘书职业形象。随着我国秘书职业女
性化特征的日趋明显，受各种复杂社会因素的影响，
一些人认为秘书只要年轻漂亮就可以，将秘书视为好
看的花瓶，做一些陪待、应酬工作，更有甚者将女秘
书的职业形象与社会不良现象划等号，认为女秘书就
是“情人”、“小密”甚至“二奶”。这里面有残余
封建陈腐观念的精神遗害的影响，有某些文学影视作
品的商业渲染的影响，也有极少数人不良行为的现实
误导的影响，其危害作用是相当大的。这种观点事实
上败坏了秘书职业的声誉，阻碍了秘书职业的健康发
展。
• 3．秘书是“领导附庸”
• 这种角色知觉的错误在于抹煞了秘书职业及秘书工作
的真实状态，矮化了秘书的人格形象。过去，有些电
影、小说等出于塑造人物的需要，常把秘书角色描绘
成在领导面前点头哈腰、唯唯诺诺、狐假虎威的不光
彩形象，甚至有“奴化”倾向，实际上是把少数人的个
别行为进行了抽象概括，但是却使人们尤其是对秘书
工作实际缺乏了解的人们对秘书工作产生了误解。秘
书作为一种特定的社会角色有其无可替代的工作内容，
更有其独立的人格。秘书与领导之间在工作上是上下
级关系，但是在人格上是完全平等的，不存在人身依
附关系。
• 4．秘书是“领导高参”
• 这种角色知觉的错误在于过高估计了秘书角色所发挥
的参谋作用，过分夸大了秘书角色的作用。我们提倡
秘书角色在很好地完成自己各项事务性工作的前提下，
尽可能地发挥自己的聪明才智，多为领导提供一些可
供选择的优化方案或者有用信息，以便适当合理地发
挥参谋作用。但是，这绝不意味着让秘书角色将工作
本末倒置，忽视办事职能，过分强调参谋作用，专门
为领导出主意、想办法。秘书工作的基本任务是辅助
管理，把领导从繁杂的事务中解脱出来。把秘书角色
说成是领导的专职高参，甚至说成“智囊团”、“思想库”
，是非常有害的。
• 二、秘书角色错位的表现
• 1．关系越位
• 工作中有的秘书以领导的角色或假借领导名义越俎代庖，发号
施令，甚至以“领导”自居，颐指气使，造成关系越位。
• 2．工作越位
• 工作中有的秘书处于把工作做好之心，抢着去做本应由领导出
面处理的事，结果给领导帮倒忙，造成工作越位。也有的秘书
为出风头而造成工作越位。
• 3．表态越位
• 有些秘书在未经领导授权或授意的情况下，就对某些问题进行
决定性表态，给领导工作带来被动甚至不良的影响，造成表态
越位。
• 4．社交越位
• 秘书经常陪同领导参加一些社交活动，有些秘书不能够自觉地
甘当配角，不注意突出领导，造成社交越位。
• 造成秘书角色错位的原因在于对秘书角色的认识与理解不正确，
对秘书角色与领导角色的关系的把握不准确，再加之一些人从
业动机不纯，个人主义意识强烈，过分地看重自己的利益，。
• 三、秘书角色意识的培养
• 鲜明而正确的角色意识是从事秘书职业的灵魂所在，
没有正确的角色意识，秘书就不能在工作中积极发挥
主观能动性，就不会形成乐业、敬业的精神，甚至还
会偏离职业轨道。要想成为一名合格的、优秀的秘书，
就必须培养自己树立正确的角色意识。
• 1．责任意识
• 2．服务意识
• 3．服从意识
• 4．主体意识
• 5．公关意识
• 6．形象意识
• 7．纪律意识
• 情景案例
• 秘书小美性格开朗，一张玲珑小嘴不管什么时候都能
以最快速度把消息传播出去。那天老板跟李先生正在
谈合同，小美接了个电话，拉开老板房门就说：“老
板，张先后刚打电话来，说咱们给他报的礼品杯，五
块钱一个的报价他们同意，让赶紧签合同！”谁承想，
老板跟李先生谈的也正是这杯子，老板给李先生报价
六块，李先生就差点头了，结果小美这一嗓子，到手
的生意就飞了！为此小美也成为我们公司这些秘书当
中上岗时间最短的一位，只干了一星期，就让老板请
下岗了。
素养训练：
■训练
结合具体作品，谈谈你是如何看待文学影视作品中的
各种秘书形象的？
■训练
请根据本项目所学习的秘书职业意识的相关知识，讨
论和分析本书第3章项目四阅读材料之“最牛女秘书”
案例中瑞贝卡被炒鱿鱼的原因。
