机关行政
机关行政又称机关管理。为了方便大
家理解，我们就按机关管理内容来讲述。
重点掌握：机关管理的涵义与功能；
机关管理的原则；机关管理现代化及其意
义；机关环境管理的涵义及意义；机关财
物管理；机关文书档案管理；机关办公制
度和会议管理的内容及意义。
第一节 机关管理概述
一、机关管理的涵义和特征
在行政管理中，机关泛指政府为实现其
职能而组织的固定机构，即行政组织，而
在本章中它特指办公地点，是组织的工作
人员处理其日常工作的活动场所，是与外
界人事或其他机关接洽公务的地方，并为
该机关收发、汇集和典藏文件的所在地。
1、机关管理的涵义
广义的机关管理是指利用科学方法，有
计划、有效率、有技术地规划、管理、联系、
协调和运用机关的组织、人员、经费和物材，
作适时、适地、适人和适事的处理，以便提
高行政效率，发展机关业务，完成机关的使
命。
狭义的机关管理是机关本身、即办公地
点的管理，这包括合理地安排机关的办公处
所，配置合适的设备，保持优美的工作环境，
以及系统地处理公文和案卷。
2、机关管理的特点
服务性、广泛性、综合性、具体性。
机关管理具有特殊的功能：
(1)具有发动的功能，是整个机关工作
的发动机，使整个机关运转起来。
(2)具有控制的功能，即协调、控制机
关工作的开展。
(3)具有代表的功能，即狭义的机关是
泛指机关(行政组织)的代表，其意志、行为
都代表一个行政组织。
二、机关管理的任务
1、协助行政领导者制定和执行政策，
当好行政领导者的助手。
2、处理各种例性的日常事务，随时
接受并完成各种临时性、突发性任务。
3、为行政机关的各项职能活动提供
最佳的工作和生活条件。
4、有效地提高机关管理的效能，创
造廉价政府、廉洁政府的社会形象。
三、机关管理的意义
机关管理不仅仅是从属于政府进行
社会管理的行政活动，它在今天无论是
规模上还是在技术上都发展到了很高的
程度，支撑、维系着庞大的现代行政系
统稳定、连续运行。机关管理是保证行
政系统实现其最终目标，行政系统得以
高效运营的重要条件；同时，机关管理
的正常、有效运营也是测定现代行政官
僚制组织确定的重要标志。
第一，加强机关管理，有助于提高行政
决策水平。
第二，加强机关管理，有助于各项行政
职能活动的顺利进行。
第三，加强机关管理，有助于改进机关
作风，克服官僚主义，提高机关工作效率和
工作质量。
第四，加强机关管理，有助于调动机关
工作人员的工作积极性、主动性和创造性。
第二节 机关管理的主要任务
一、会议管理
1、会议的涵义及功能
会议是召集大家商讨问题的集会，它
是一种有组织有目的的活动。
会议不能不开；会议召开要简化；召
开会议要做充分准备；会议进行要严格有
序；会后要及时总结汇报、整理资料。
2、会议管理的涵义和内容
会议管理是指为端正行政机关的会
风，提高会议效率和质量而采取的一系
列控制和组织措施。其核心是确保会议
质量，提高会议效率。
会议管理有两方面的内容：一是为
防止人为制造“会海”，要严格控制会
议次数，严把会议审批关。二是对批准
召开的会议要精心组织。
二、机关文书和档案管理
1、文书管理
机关文书的涵义与作用。机关文书即
公务文书，就是一般所说的公文，是各
类公文的泛称。机关文书种类繁多，它
作为传达贯彻政府方针和政策，发布法
规、请示和答复问题、指示和接洽工作、
报告情况和交流经验的一种重要工具，
在行政管理中起着重要的作用。
具体说来，文书有两种解释：一是
指人们利用公文表达意图，进行联系，
记述情况和作为根据的一种书面形式，
有公务文书和私人文书两类。二是指机
关中从事公文工作的人员。
文书的处理与要求
机关文书的处理包括两个方面：一
是发文处理；二是收文处理。
发文的处理依次包括撰拟、审核、
签发、文印、校对、封发和归卷等程序。
收文的处理一般包括签收登记、分
发、拟办、承办、催办、清退和归卷等
内容。
文书的立卷
文书立卷就是要按一定的原则把纷繁
零散的文书材料整理成系统有序的分类案
卷，以此方便有关人员的查找和使用，同
时为有价值的文书资料的存档做好准备。
2、档案管理
机关档案管理的涵义：机关档案是
行政活动的历史记录，是由机关文书按
照一定规律保存起来的文书资料。它不
仅为当前和将来的行政活动提供服务，
还是国家的宝贵财富。
档案在机关管理中具有重要作用
档案记录的是机关活动的历史，可以
作为研究和处理问题的依据，具有真凭实
据的作用；它作为第一手资料，对行政历
史和现状的研究都有参考价值；它可以保
持行政活动的连续性和稳定性，从而提高
机关工作效率和质量。
机关档案管理的原则
档案管理要集中统一；
档案必须案卷完整。
机关档案管理的内容：收集、整理、
鉴定、编目、装订、保管、提供各种服务
和统计等。
三、机关财务管理
1、机关财务管理的涵义、特点
涵义：机关财务管理，就是国家行政
机关为实现其对机关活动的科学管理，
对行政经费的领拨、运用等实施有效的
管理、监督。
特点：管理方式预算化；经费使用的
非生产性；经费支出的单一性、确定性。
2、机关财务管理的任务
一是建立和完善机关财务管理制度；
二是编制行政经费预算；
三是加强财务活动分析，提高预算资
金的使用效率。
3、机关财务管理的基本原则
服务原则
节约原则
规范性原则
四、机关总务后勤管理
1、机关总务后勤管理的涵义
涵义：就是行政机关对机关环境、物
材、日常生活事务、接待事务等方面进
行科学、合理、有效的管理，为行政机
关工作人员创造良好的工作环境和生活
环境。
2、环境管理
涵义：机关的自然因素和四周的影响
因素，统称为机关的环境，前者主要包
括人的五官所感知的光线、颜色、温度、
空气和声音等自然环境因素，后者主要
是指办公室的设计和布置与机关内各部
门之间的工作流程的配合等空间环境因
素。一般来说，办好公务，需要有适当
的环境。
空间环境管理
机关的空间环境分外部空间环境和内
部空间环境。
机关的外部空间管理原则主要是指机
关在选择地点时所应考虑的一些标准因
素，其中包括：
(1)地方宜清静；(2)有足够的面积；
(3)位置适中；(4)考虑机关的特殊需要等。
机关的内部空间管理主要是指机关
的总体面积布局问题，即如何在提供充
分空间或现有空间的前提下作最佳利用。
这需要遵循以下三项原则：
(1)发展有效而成本低的工作流程；
(2)允许弹性布置，以利于重新安排
和未来扩展；
(3)定期检查各方面的空间管理效果。
自然环境管理
机关的自然环境是人的耳目口鼻身
这五官所感知的视觉环境、听觉环境和
空气环境。
(1)机关视觉环境的管理体现在：机
关的各类物材与设备要整齐和洁净；机
关办公室的墙壁、地板、天花板等表面
的颜色要适宜；光线的选择要适度。
(2)机关管理不能忽视听觉环境。
(3)机关管理不能忽视空气环境。
3、物材管理
机关物材主要包括办公用具、办公
设备、办公图籍等，是满足办公需要不
可缺少的工具。
物材采购。机关物材采购是政府采
购的一部分，政府采购是一国政府部门
及政府机构或其他直接或间接受政府控
制的企事业单位，为实现其政府职能和
公共利益，使用公共资金获得货物、工
程和服务的行为。
物材保管。机关物材的保管，主要
是指物材的登记、收藏、使用费用的签
认以及物材的盘点、交换和养护等，目
的是保持物材的效能。
物材使用。机关物材的使用，一般
应遵循经济化、有效化、标准化和制度
化的原则。
4、日常生活事务管理
日常生活事务管理主要是指对有关
机关工作人员日常生活方面的事务所进
行的管理，如食堂管理、保健管理、托
幼管理，它事关机关工作人员的切身利
益，因此，会直接影响到机关工作人员
的工作情绪，影响机关工作人员的积极
性、创造性的发挥。
5、接待事务管理
接待事务分外内宾接待和
外宾接待。基本原则是：一是要
坚持内外有别；二是做好后勤服
务；三是勤俭节约。
五、机关信息管理
1、信息的收集
2、信息的选择
3、信息的分析与加工
4、信息的存储
5、信息的传递
6、信息的反馈
第三节 机关管理现代化
一、机关管理现代化的涵义、特点及意义
1、机关管理现代化的涵义
机关管理现代化是以科学管理为基础，
运用现代科学技术的先进理论、方法和技
术来研究和处理机关行政工作，从而提高
机关管理效率。
2、机关管理现代化的特点
第一，机关管理现代化表现为一个持
续的过程。
第二，机关管理现代化是一个全方位
的发展过程。
第三，机关管理现代化拥有最先进的
技术支持。
3、机关管理现代化的意义
第一，机关管理现代化是技术发展
的必然趋势，是社会进步的体现。
第二，机关管理现代化大大提高了
行政决策的科学性。
第三，机关管理现代化大大促进了
行政人员素质的提高。
第四，机关管理现代化推动了管理
方式的变革，并由此而推进了民主化的
进程。
二、机关管理现代化的内容
1、机关管理观念的现代化
2、机关管理人员素质的现代化
3、机关管理制度的科学化
4、管理方法与手段的科学化、现代
化
第四节 电子政务与办公自动化
一、电子政务
1、电子政务的涵义
电子政务是政府政务工作和现代信息技术充
分结合的产物。
2、电子政务的作用
一是有助于推动政府管理的透明度。
二是有助于推动公民的参政程度。
三是有助于政府工作人员素质的提高。
四是有助于简化政府工作流程，优化组织结构。
二、办公自动化
1、办公自动化的涵义及特点
办公自动化，英文全称Office
Automation,简称OA。它是运用计算机
技术、通信技术、系统工程学、行为科
学等学科的先进科学技术，将有关的事
务活动交由办公设备来完成，并由这些
设备与办公室工作人员构成人机信息处
理系统。
2、办公自动化发展概况
办公自动化起源于美国，至今大约
经历了四个发展阶段：
一是单机系统时期；
二是局部网络时期；
三是办公自动化的成熟时期；
四是所有办公业务的高度自动化和
智能化阶段。
3、办公自动化的意义
见教材243—244页。
复习思考题
1、机关管理的涵义与功能
2、机关管理的原则
3、机关管理现代化及其意义
4、机关物材管理的原则
5、机关文书、档案管理的功能和作用
6、会议管理的一般内容及意义
7、何为电子政务？其作用有哪些？
8、何为办公自动化？其意义有哪些？
