采购管理制度
目的
加强公司物资的采购管理，规范采购操作步骤和方法，建立合格供应商网络，在最恰当时间，在可能范围内，以最低价格，向最适当的供应商，购买品质最佳，数量最恰当的物资，以满足公司经营需要。
适用范围
适用于公司物资采购的过程控制。
采购政策
物质供应采用集中采购制度。
物质采购计划根据物质需求计划拟订。
对储备物质采用预购备用方式采购，对非储备物质采用现用现购方式采购。
采购人员应采取客观公正的态度并保持价值观念从事业务。
采购得经由供应商或制造商以询价、比价、议价方式办理。
每一宗物质采购的供应商或制造商，除因采购金额微小或因事实上不可能外，应以指定三家或三家以上询价为原则。
在必要时以订立长期合约或短期采购合约方式办理。是否以订约为宜，及订约有效期限长短，应以与公司最有利的因素考虑。
物质采购应加强计划与预算的功能，以增进效率，降低成本。
对物质采购应实施市场调查工作，建立有关资料，作为选择供应商的依据。
对物质采购工作的进行，应实施独立的追踪制度，以增进工作效能。
对物质采购过程应保持完整地记录，以供充分参考运用。
职责
采购管理委员会
审议批准[采购物资询议价报告表]；
审议决定采取公开招标方式的采购事项。
总经理
负责最终合作供应商的确定
负责采购计划、采购预算、采购合同及采购付款的审批。
经营部
是公司物资采购的归口管理部门。
负责公司生产用原辅材料、零配件的采购。
负责合格供应商的评审、供应商档案资料的管理。
负责[采购计划]和[采购预算]的编制、采购询价、[采购合同]和[质量保证协议]的签订和执行管理。
配合技术质量部进行来料的质量监督、质量改进和不合格来料的处理，负责来料的质量索赔工作。
生产设备部
负责物质请购作业。
协助来料试车和在生产过程中的质量验证。
仓库
负责[物资储量标准]的制定。
物资的入库点收、初检核对及出入库管理。
技术质量部
负责产品[物料清单（BOM）]和[外购配套件目录]的编制。
负责[进料材料的技术说明书]或样件的提供。
负责[来料质量检验标准]的编制、来料的进厂检验和试验判定、日常供货过程中的质量监督、新增供应商的产品质量验证及试验。
同供应商签订有关技术协议和知识产权保护协议。
负责供应商质量保证能力的评定。
财务部
负责采购预算的审核、货款支付方式的规定。
负责支付凭证的审查和货款支付。
负责供应商违约赔偿和扣款的执行。
工作程序
采购管理流程图（见附表）
供应商管理
供应商的选定及指导
对于大宗或经常使用的物质，应建立相对稳定的供应商，并设立[供应商资料卡]作为日后询价议价和供料的参考。
为确保货源，采购人员对于经常采购的物质，应寻找两家以上的供应商作为储备或交互采购，以稳定货源、降低价格。
选定供应商时，应从其供货能力、信誉度、资金状况、解决纠纷能力及对市场状况把握程度等方面综合考虑，并依此确定是否发展为长期供应商。
若供应商为贸易商或代理商时，采购人员应调查其信誉及技术服务能力等，凭以作为判断是否为采购对象的依据。
积极向供应商宣传公司原料品质标准，并在品质及技术服务上给予必要的帮助，使其交货及时、品质稳定且符合公司的质量标准。
供应商的管理和分类
每一笔采购业务，都要进行采购成本分析，交部门经理审阅后存档以充实供应商的资料卡。
根据供应商的信誉状况、货源稳定性(数量、品质)、资金状况、发运能力等方面进行分类。例如把供应商分为A、B、C、D四大类：A类指信誉良好、货源稳定、资金充足以及发运通畅的厂商；B类指信誉良好、资金充足及发运通畅但货源较不稳定的厂商；C类指信誉较好，资金充足或发运较通畅、货源不稳定的厂商。D类指资金较充足或发运较通畅、但信誉一般或差、货源不稳定的厂商。
对于时常出现交货品质不符合质量标准，交货数量不足，延误交期，售后服务不良等情况的供应商，应立即通知其改善，并按规定扣款。如未能改善者，经营部应另行开发新的供应商。
供应商的开发
采购人员应积极调查物质资讯，收集物质市场行情，积极开发新的供应商。
开发原料新供应商时，应取样经技术质量部或使用部门检验分析，提出报告，必要时应到现场调查确认其生产技术及品质水准之后，进行详细评估，决定是否列为供应商。
请购
物资需求部门根据生产经营管理需求、[销售计划]和产品[物料清单（BOM）]，于每月20日前填写[月度物资需求计划]，对于确实急需的可随时及时填写[紧急物质需求计划]，由本部门主管审核，分管副总经理审批后，报送经营部。
经营部汇总[月度物资需求计划]，结合[物资基准库存量明细]和目前物资库存情况，确定应采购物资的品名、数量和拟采取的采购方式，填写[物质请购单]，经经营部主管审查，经营副经理审核，总经理批准后实施。
交期相同的同属一个供应商的物质，应填具在同一份[物质请购单]内。
询价、议价
经营部接获经审核后的[物质请购单]，按请购事项的缓急，参考市场行情和过去采购记录，选择至少三家经评定合格的供应商作为询价对象。
供应商提供报价的物质规格与请购规格不同或属代用品时，采购人员应检附有关资料送请购部门确认。
专业材料、用品或项目，经营部应会同使用部门共同询价与议价。
议价应注意品质、交期、服务兼顾。
对突发场合所需特许材料、紧急采购材料、技术研发材料，可向未进行合格评定的供应商采购。
采购人员询价、议价完成后，于[物质请购单]上填写询价或议价结果，必要时附上书面说明，拟定订购供应商、交货期限与报价有效期限，同时编制［采购预算］，经经营副总经理审核后，呈总经理审批，总经理在审批前根据需要安排专人进行核价。
审批后的[物质请购单]一联交财务、一联自存、一联交仓库。
订购与采购合同
经营部向供应商订购物质时，应签订[采购合同]，明确品名、规格、型号、数量、质量要求、技术标准、供货期限、验收方式、不合格品处理、付款方式及违约责任等。
采购物资付款方式分为：
预付部分款项。
货到凭发票报销付款。
货到后分期付款。
货到延期付款。
以上方式的结合。
必要时将相应的[技术文件]作为合同附件提供给供应商，签订[质量保证协议]。
大宗或关键物质［采购合同］应进行合同评审。
［采购合同］正本两份交综合部存档，正本一份经营部自存，复印件一份交财务。
进度控制
采购作业进度设询价、订购、交货3个管制点。
收到请购单后，将请购部门限定的进货日期和采购经办人员预定询价完成日期填入[采购进度管制表]。每一阶段完成后，将实际完成日填入[采购进度控制表]，并填入下一阶段预定进度。（可以括号区分实际进度）
每周六列下周应完成的采购业务的预定进度，以供预先掌握进度。
逾期末完成的请购作业，由采购人员填具[采购交货延迟检讨表]，并提出补救办法，送请购部门表示意见，以便及时采取相应措施。
验收入库
[物质清购单]处理
仓库接到采购部门转来的经审批的[物质清购单]后，应按物资类别、来源和入库时间等分门别类归档存放，依采购类别、数量及日期等预做仓位安排、卸料工具等准备。
紧急采购入库交货时，若仓库尚未收到[物质清购单]，仓库人员应先询问采购部门，确认无误后，方可办理入库。
厂商交货
供应商应于交货日备妥[送货单]、[装箱单]、[产品质量检验报告]、有关[产品技术说明资料]到指定点交货。
交货厂商应遵守公司进出厂及[卸料作业规定]，交货卡车、司机或随车人员均应接受执勤保安监督管理。
来料核对
来料进厂后，采购人员通知仓库接收，仓库人员安排在待检区卸货或开箱，如发现来料有倾覆、破损、变质、受潮等现象，尽可能维持原来状态，通知采购人员、供应商等前来处理。
仓库依[物质清购单]、[送货单]、[装箱单]，对物质名称、规格、数量、送货单等一一清点核对。如发现实物与[物质清购单]上所列的内容不符，仓库人员应立即通知经营部、请购部门和仓库主管处理并会签。
来料损坏和核数不符的处理有“予以接受”、“整体拒收”、“超量拒收”、“补足缺量”、“索赔”和“财务扣款”等方式。仓库根据处理和核对结果办理预入库，并在[物质清购单]上注明，汇总当日所收物质填入[进料台帐]。
仓库来料核对作业结束后，贴好标签，详细填写批量、品名、规格、数量及入库日期。开具[进料检验通知单]，通知技术质量部进行进料检验。
进料检验
检验人员收到[进料检验通知单]后，即派人至进料待检区依检验规范实施检验。根据检验结果判定进料合格与否，填制[进料检验报告]。
属外观等易识别性质检验的物质，应于收料后一日内完成。属化学或物理检验的材料，应于收件后三日内完成。对于必须试用才能实施检验者，一般不得超过10天。
若检验合格，在进料外包装上贴“合格”标签，交保管人员办理入库手续，开具[入库单]。若检验不合格的，在进料外包装上贴“不合格”标签，开具[不合格通知单]，采购部门必须与供货商进行协商，采取退货、换货或索赔措施。
对于检验不合格的材料办理退货时，应开具[物质出厂通知单]并附[进料检验报告]，作为出厂凭证。
采购付款
供货商应及时将[送货单]、[入库单]和[退货单]进行核对，若有异议向经营部部反映，并取得相关部门的最终确认。
经营部收集好供应商[采购合同]、[进料检验报告]、[入库单]、[退货单]后，根据实际付款期限，向财务部提出付款要求。
财务部根据合同条款、相关票据和付款规定，填制[结算单]。供经营部将[结算单]传真供应商，供应商必须在2日内核对，并根据复核后的结算单内容开具[增值税发票]（未出具[增值税发票]的企业必须由公司总经理、财务部长特批）。
经营部根据核对无误的[结算单]、[增值税发票]，向财务部请款。
财务部根据总经理最终审批意见向供应商付款。
下列情况财务科应拒绝支付采购款项：
规定的付款方式或付款金额不一致的款项。
[入库单]中列出的采购物资的数量、品种、价格与[采购合同]不符的款项。
需试用后方能结算付款的，但未经试用的物资款项。
采购纪律规定
各物资需求单位应根据生产经营管理需要，本着“节约、降本”的原则提报[物资需求计划]，对任何乱报计划、铺张浪费甚至违规违纪提报[物资需求计划]的行为进行严肃处理。
采购人员必须牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，坚持原则，秉公办事，切实维护公司的利益，保障公司采购成本的最低化、采购质量的最优化、采购效率的最快化。
采购人员都必须遵守公司规章制度的规定，按照规定的程序和标准采购，任何人不得私自订购和盲目进货。
采购人员必须做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。任何人不得在物资采购过程中私下收受回扣或酬金。对实际出现的回扣或酬金必须在三日之内上交。
采购人员必须树立服务意识，急生产经营所急，想生产经营所想，不得无故积压或拖延采购及相关工作。
为掌握瞬息万变的市场经济商品信息，如价格行情等，采购人员必须经常自觉学习业务知识，提高业务工作的能力，以保证及时、保质、保量地做好物资供应工作。
支持文件
文件控制程序
记录控制程序
合格供方选择评价和重新评价的准则
合同签订与评审管理制度
技术文件管理制度
财务管理制度
库存管理制度
进料检验规程与标准
不合格品管理制度
卸料作业规定
相关记录和表单
供应商资料卡
销售计划
物料清单（BOM）
月度物资需求计划
紧急物质需求计划
物质请购单
采购预算
采购合同
技术文件
质量保证协议
采购进度管制表
采购交货延迟检讨表
送货单
装箱单
发票
产品质量检验报告
产品技术说明资料
进料台帐
进料检验通知单
进料检验报告
不合格通知单
物质出厂通知单
物质入库单
结算单
————————————
物质需求计划
年 月 日
序号
品名
编号
规格型号
单位
需求数量
估计单价
用途
需要时间
备注
需求部门： 制表 审核
请购询价单
请购项目
品 名
编号
规格型号
单位
需求数量
库存数量
采购数量
需用日期
用途说明
备 注
询价记录
品名
厂商名称
厂商选择
核价
请购部门意见
总经理
总 价
付款方式
交货期
货款结算单
供应商：
合同号：
时间：
入库单号：
检验单号
品名
编号
规格
结算规格
换算率
计算单位
数量
含税单价
不含税单价
税率（%）
金额
税额
价税合计
预付金额：
实付金额（大写）：
备注：
经办人：
财务负责人：
制表人：
四联①存根联②财务联③客户联④供应联
采购进度控制表
序号
请购部门
物品编号
品名
规格
单位
数量
需要日
询价日
开发日
交货日
备 注
采购交货延迟检讨表
年 月 日
序 号
请购部门
采购经办
品 名
事 由
延迟天数
出产厂
未交量
说 明
(含保证事项)
最终完成情况
请购部门
意 见
本表用于对延迟的采购项目进行催办，了解原因及预期进度。
<进程名称>
<职能>
文本框的高度和它所关联的边框线将随文本的增删而增减。拖动侧边手柄可以更改注释宽度。
采购管理流程图
请购部门
仓库
交货
经营部
供应商
技术质量部
需求计划
询价
物质清购
主管副总审批
总经理审批
核对库存
采购计划
采购预算
报价
确定供应商
比价
采购合同
签订合同
存量基准
进度跟进
异常处理
质量检验
合格
不合格处理
无异常
不合格
采购付款
不需试用
财务部
资金安排
核价
技术文件
试用
需试用
合格
不合格
入库验收
异常
物料需求BOM
办理入库
合同评审
签订合同
