新员入职管理必知必会
入职手续办理
入职手续办理
入职手续流程图
欢迎您加入XXXX公司，成为本公司一员，为使您尽快入岗，我们为您做如下引导：
时间 主要流程 办理细节 注意事项
入职前天
上午8：00
健康证办理（部分岗位）
↓
递交证件
↓
签订合同与社保
↓
《员工手册》、工号牌的领
用与登记
↓
上岗通知单领取
↓
办公用品领取
↓
介绍至各部门
↓
正式入职
办理健康证后方能上岗（除行
政、人资等岗位外）
办理健康证入职者须知，体检前，入职者应空
腹；体检后，可提交办理健康证的缴费单上
岗，一周内必须将健康证递交到人资部。
8:30-8:50
①二份身份证复印件
②一份学历证复印件
③近期2张1寸彩色免冠照
④近期体检报告（部分岗位）
⑤银行卡的复印件
⑥上一公司的离职证明
⑦上一公司的工资证明
求职者在办理入职前准备好所需证件并及时交
到人力资源部，如有证件缺失，将无法办理入
职。
9:00-9:30
签订时间：入职当天上午
签订地点：人力资源部
合同一式三份，合同签订流程结束入职者方能
取走合同。
9:30
领取人：招聘专员
领取地点：人力资源部
①入职者需认真学习《员工手册》，为入职培
训做准备；《员工手册》属机密文件，员工需
妥善保管。
②工号牌必须妥善保管。如遗失，必须及时到
人力资源部声明并补办；
③员工在办理离职时，须将员工手册和工号牌
移交到人力资源部。
9:40
上岗通知单是报到上岗的唯一
凭证，请个人妥善保管
入职者只有领取上岗通知单后方能去综合管理
部领取相应的办公用品。
10:00
管理人：
领取地点：行政部
联系电话：
若领取电脑、电话，入职者需出示呈批件，其
呈批件需董事长签字后方能领取。
10:30
办理入职后到部门报到确认其
所在岗位，部门人员将为入职
人员做引导，带领参观部门，
介绍部门情况。
下午 14:00
时间：入职当天的2:00
地点：保安室
若在规定时间内没有录考勤，请提前告知人力
资源部相关人员
联 系 人 ：招聘专员 小姐/先生 联 系 方 式 ：
新进员工入职手续的办理流程相关说明
1、公司人事部门建立档案，档案中需要有员工基本情况登记表、录用员工审批表、职工劳动合同、资力
证书复印件、培训情况等。
2、劳动人事关系是指院校毕业生、固定工、合同制职工能在劳动人事局备案的原始档案和定级、工资审
批表等。
3、合同制以上职工档案在劳动人事局存档（档案原件）。
4、合同制以上职工是指干部、固定工、合同制职工。
5、公司招聘的新员工，被正式入用转为正式员工时由公司人事部门建立档案，有关证件提供复印件即
可。当劳动人事关系调入公司时，合同制以上职工档案转入劳动人事行政管理部门。
新员工：首先签一年以上的劳动合同（合同经鉴证），持员工登记表+职工参加基本养老保险变动情况表
（此表一式两份，各地有可能不太一样）+身份证复印件，到养老保险中心办理。医疗保险需要合同的复印
件。
退保：持解除劳动合同证明书复印件+职工参加基本养老保险变动情况表（同上），到养老保险中心办
理。医疗保险大至相同。只是表格不一样。
新员工入职时的档案有：
1、大、中专学生档案（包括毕业证书，看原件留复印件）或劳动部门、上级主管部门的介绍信；
2、招工表；
3、新员工入职登记表；
4、劳动合同；
劳动手册的办理：
关于劳动人事由公司主管劳资的人员去办或者本人去办理也可以，这样更放心一些，用什么资料也方便一
些的。
社会保险（养老保险、失业保险、医疗保险、生育保险）也就是填各一张“职工增减花名册”；
职称要到主管部门登记一下，时间在每年的十二月份都会有统计的，这个到时候劳资人员会主动问询的。
公司新进员工的入职流程：
1.体检：指定医院，要求检查项目
2.体检没问题的话，签订录用通知书(保护双方利益)
3.通知入职须带资料：照片，离职证明，录用通知书，身份证学历证书，资格证书等
4.办理入职手续：发放劳保用品，填写公司档案，签订劳动合同，办理保险手续，学习安全知识，熟悉公
司管理制度。一般档案袋是牛皮纸的标准档案袋。
具体的管理内容如下：
1、入职培训；
2、向新员工介绍其工作内容、工作环境及相关同事，使其消除对新环境的陌生感，尽快进入工作角色；
3、试用期内对新员工工作的跟进与评估，为转正提供依据。
流程
（一）新员工进入前
1、负责通知员工报到。
2、新员工报到日，为其办理相关事项。
3、由其所在部门直接负责人确认其座位，部门总经理确认其职位。
4、通知新员工报到时应提交：1寸彩照2张及底片；毕业证书、学位证书、职称证书、身份证等原件及复
印件。
5、微机室在新员工入职一周内为其办好公司邮箱地址。
6、员工所在部门为其确定督导师，在入职当天和入职培训中介绍。
（二）综合办公室办理入职手续
1、填写《员工履历表》。
2、发放向新员工介绍公司情况及管理制度的《制度汇编》，使其具备基本公司工作知识，要求其通过公
司内部网络了解进一步情况。
3、按照《新员工入职手续清单》逐项办理入职手续。
4、确认该员工调入人事档案的时间。
5、向新员工介绍管理层。
6、带新员工到部门，介绍给部门总经理。
7、将新员工的情况通过E-mail和公司内部刊物向全公司公告。
8、更新员工通讯录。
（三）由部门办理部分
1、直属部门带新员工到部门后，由部门安排参观部门，并介绍部门人员及其他部门相关人员。
2、由直接经理向新员工介绍其岗位职责与工作说明。
3、部门应在例会上向大家介绍新员工并表示欢迎。
（四）入职培训
1、组织新员工培训。
2、不定期举行由公司管理层进行的企业发展历程、企业文化、各部门职能与关系等方面的培训。
（五）满月跟进
新员工入职将满一个月时，由人事部对其进行跟进。
形式：面谈。
内容：主要了解其直接经理对其工作的评价；新员工对工作、直接经理、公司等各方面的看法。
（六）转正评估
1、转正是对员工的一次工作评估的机会，也是公司优化人员的一个重要组成部分。
2、转正对员工来说是一种肯定与认可，转正考核流程的良好实施，可以为员工提供一次重新认识自己及
工作的机会，帮助员工自我提高。
3、一般员工的转正由用人部门和人事部进行审批并办理有关手续。
4、新员工工作满实习期时，由人事部安排进行转正评估。员工对自己在试用期内的工作进行自评，由直
接经理对其进行评估。直接经理的评估结果将对该员工的转正起到决定性的1、公司人事部门建立档案，档案
中需要有员工基本情况登记表、录用员工审批表、职工劳动合同、资力证书复印件、培训情况等。
5、劳动人事关系是指院校毕业生、固定工、合同制职工能在劳动人事局备案的原始档案和定级、工资审
批表等。
6、合同制以上职工档案在劳动人事局存档（档案原件）。
7、合同制以上职工是指干部、固定工、合同制职工。
8、公司招聘的新员工，被正式入用转为正式员工时由公司人事部门建立档案，有关证件提供复印件即
可。当劳动人事关系调入公司时，合同制以上职工档案转入劳动人事行政管理部门。
新员工：首先签一年以上的劳动合同（合同经鉴证），持员工登记表+职工参加基本养老保险变动情况表
（此表一式两份，各地有可能不太一样）+身份证复印件，到养老保险中心办理。医疗保险需要合同的复印
件。
退保：持解除劳动合同证明书复印件+职工参加基本养老保险变动情况表（同上），到养老保险中心办
理。医疗保险大至相同。只是表格不一样。
入职手续中的风险规避
一、入职手续办理的风险规避不妨提前，也就是说每个在简历筛选，面试的时候公司或者讲HR就应该防范
风险，避免以后不该出现的麻烦，将风险降到最低。具体讲：
1.简历筛选时，查看简历情况是否符合公司发布的招聘信息的要求，对于简历不具有针对性的人员直接
PASS，避免以后简历投递人通过面试，却又不来报到的情况。
2.面试时，对于工作经验丰富的简历投递人，不妨直接问中间某一段的工作经历，并请对方说出该工作经
历的具体时间，最好是带有突然性的提问，这样很容易鉴别是否工作经验造假。
3.面试后OFFER发出前，一定要做调查，该查就查，绝不手软。
以上实质上避免的是公司用人的人员风险，谈不上法律风险，但是本人认为能避免就避免。
二、入职前，对于面试通过者公司都有统一的OFFER，此OFFER格式不一，内容大致相同，此时一旦出现，
领导突发性不用OFFER的收件人，那么面临的就是劳动纠纷，所以，本人建议，将OFFER简洁化，将符合要约形
式的OFFER变成要约邀请的OFFER。
三、收到OFFER的应聘者入职，及通常意义的新人入职。
1,.新人入职第一步一定要核查OFFER中所提的证件的真实性，并将所有证件扫描或复印留存。
2.填写新人试用表，发放公司员工手册，并将此中内容让新人知晓后，确认签字。
3.第一时间签订劳动合同，避免突发性工伤。在劳动合同签订的时候，注意在合同中提及员工手册，对关
键性职位，保密级别高的职位一定要签竞业协议。针对有些老板不爱早签合同的情形，HR一定要表明厉害，老
板实在不同意可采用短周期的团险商业保险（钱不多，大大小于社保的单位支出），尤其是高风险职位。
4.劳动合同一定要规范，现大多采用统一由社保部门印发的合同，此时就合同内容一定要和劳动者达成一
致。双方签字，最好同时在合同后附相关的协议一次性签订。
5.体检一定不要落下，有些隐性疾病检了才能知道。
6.岗位说明书，有绩效考核细则的一并奉上，正要是要公司单方面解除合同，这些就用的着了。
7.本人承诺书，主要是提交材料真实性的承诺，其次还以加些公司需要的承诺。
其他细节性的东西就不一一提及了，比如社会关系，紧急联系人等，总之入职是个谨小慎微的事情，需要
HR的细心和完善的公司流程，HR做的就是在公司流程上最大程度降低风险，最大程度节约公司成本。
