办公自动化讲座
费兆亮
fzl0307@
2010-12
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什么是办公自动化？
把计算机技术、通讯技术、信息技术和
软件科学等技术及现代办公设备运用于各
类办公人员的各种办公活动中，以提高工
作质量、工作效率和改善工作环境而构成
的服务于某一目的的人机信息处理系统。
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办公自动化系统构成
收发文管理
会议管理
个人管理
电子邮件
档案管理
远程办公
……
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学习目标
掌握常用办公软件的基本使用方法和办公
实用技巧
Word
Excel
PowerPoint
Photoshop
了解使用计算机实现办公过程的自动化。
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讲座安排
Word 基本使用方法介绍；
Word长文档排版方式和办公实用技巧；
Excel基本使用方法介绍
Excel办公常用操作介绍；
如何用PowerPoint制作内容丰富的幻灯片
Photoshop条件下简单图像处理
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第一讲 Word 2003概述
强大的文字录入排版的功能；
图片图行处理功能；
强大的表格制作；
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一、 Word简介
1、Word2003的启动与退出
Word 2003 的启动
⑴通过“开始”菜单；
⑵利用桌面上的快捷图标；
⑶直接利用已经创建的文档。
Word 2003 的退出
(1)单击 Word 2003窗口右上角的“关闭”
(2)双击 Word 2003 窗口标题栏上的控制菜单图
标
(3)单击“文件” →“退出”命令
(4)使用键盘组合键Alt+F4
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2、Word 窗口的基本结构
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3、Word菜单栏提供的菜单命令有：
文件——执行与文件有关的操作，包括文件的新建、打开、
保存、打印等。
编辑——实现对已有文本的编辑、查找、替换和连接。
视图——定义Word文档的各种显示方式。
插入——在Word文档中插入各种类型的元素。
格式——对文本或其他文档元素的编辑格式进行定义。
工具——提供制作文档过程中的实用工具，如拼写检查、
字数统计等。
表格——在文档中引入表格，并对表格进行各种编辑。
窗口——可实现文档的多窗口操作。
帮助——查阅有关Word的联机帮助信息。
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图1 Word 2003的常用工具栏和格式工具栏
新建
打开
电 子
邮件
预览
拼写和语法
检查
复制 格式刷 恢复
表格
和边框
插入Excel
工作表 绘图 显示比例
保存 打印 中文简繁体
转换
剪切 粘贴 撤消 超级
链接
更改文
字方向
插入
表格
显示/隐藏编
辑标记
帮助
常用工具栏工具按钮介绍
样式 字号 倾斜
字符边
框
字符
缩放 居中
分散
对齐
项目符
号
增加
缩进量
字体 加粗 下划线 字符
底纹
两端对
齐
右对齐 编号 减少
缩进量
字体颜
色
格式工具栏工具按钮介绍
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4、 Word 文档显示方式
阅读版式
大纲视图
Web版式
全屏显示
缩略图
文档结构图
页面视图
普通视图
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二、 文档的基本操作
创建文档（新文档窗）
保存文档（内存 外存）
打开文档（外存 内存）
关闭文档（结束文档操作）
多文档之间的操作
菜单栏——工具栏——快捷键
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2、 保存文档
打开文档后，要保存已修改的文档，可采用以下方法：
(1)在“文件”菜单中打开【另存为】对话框，在“保存
位置”中选择要将文件保存的具体位置，在“文件名”中
输入要保存的文件名称，单击保存即可。
(2)如果不更改文件原有保存位置和名称，则可直接点击
“文件”菜单中【保存】命令或工具栏中【保存】图标。
ctrl+s
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3、多文档切换
打开【文件】菜单，最下面列出了我们打开的所有文档，
其中标号1所对应的文件是当前编辑的文档，单击“文档
”，就切换到了“文档”。当然也可以按下Alt+Tab
键来切换。
4、 关闭文档和退出Word
当文档编辑完毕，需要关闭文档，以备下次再进行编辑或
使用。关闭文档的方法有：
(1) 退出Word。
(2) 关闭单个文档。
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首先是键入文字，进行编辑和错误修改；
其次是设置文本格式，进行字体、大小、下划线、
粗体、斜体的文本格式的设置；
然后是设计版面格式，如段落的
缩进、分栏、插入图片、美术字、
加页眉页角、插入各种外部对象，
用于美化版面。
三、Word文档的创建步骤
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选择合适的输入法
1、文字录入
特殊符号和难检字的输入
“插入”菜单中的“符号”命令，
在弹出的“符号”对话框中选择需
要的字体及符号。
使用软键盘。
用鼠标右键单击
“标点符号”软键盘
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2、文档的编辑
选定文本（快捷键）
词的选择：词前双击
连续文本：shift
行的选取 ：句前单击
段的选取：双击鼠标
矩形选取 :alt
全文选取 ：ctrl+a，文前三击
删除文本：
del、backspace
复制、剪切和粘贴：
ctrl+c,ctrl+x,ctrl+v
查找替换
编辑—查找
编辑—替换
撤销恢复
ctrl+z，ctrl+y
• 先选择再编辑的方法。选
择文本可以用鼠标，也可
以采用一些快捷键，大大
提高效率。
• 查找：从已有的文档中查
找指定的字符串；替换：
新字符串替换文档中已有
的字符串；
• 技巧：实现大量文本的快
速输入。
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3、文本排版
字符格式；
段落格式；
项目符号和编号；
边框和底纹
分栏
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（1）使用“字体”命令设置字符格式
（2）使用“格式”工具栏设置字符格式
（3）使用“格式刷”按钮复制字符格式
设置字符格式
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1、设置字符格式 字体、字号、字形、颜色、特殊效果、字符间距
2、高效修饰工具: 高级查找/替换命令
宋体三号字，楷体四号字，黑体16点字，隶书隶书2424点字点字
字符间距 字符缩放
H2O
上标下标 添加边框和底纹
字符修饰
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段落的格式
（1）对齐方式
有五种：左对齐、两端对齐、居中、右
对齐和分散对齐。
（2）段落的缩进：
左缩进、右缩进、首行缩进
（3）段落间距
（4）自动套用格式
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段的对齐方式
设置段落缩进
设置行间距和段落间距
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使用“格式”/“首字下沉”菜单
命令打开“首字下沉”对话框
使用“首字下沉”
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项目符号和编号
图4-11 设置项目符号和编号 图4-12 添加项目编号效果图
取消自动编号
“工具”－“自动更正选
项”
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边框和底纹
在Word2000中文版中，可以为选定的字符、
段落设置边框，美化文档。设置边框的方法是：
1.先选定要添加边框的文字或段落；
2.单击“格式”菜单中的“边框和底纹”
命令，弹出“边框和底纹”对话框；
3.在“边框”选项卡中，分别设置边框的
样式、线型、颜色、宽度、应用范围等，
应用范围可以是“文字”或“段落”。
文字和段落边框
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页面边框
设置页面边框效果的方法是：
1.单击“格式”菜单中的“边框和底纹”命令，
弹出“边框和底纹”对话框；
2.单击“页面边框”选项卡，分别设置边框的样
式、线型、颜色、宽度、应用范围等，要使用
“艺术型”页面边框，可以单击艺术型右边的
箭头，从下拉列表中进行选择后单击“确定”
按钮，应用范围是“整篇文档”。
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底纹
设定文字或段落底纹的方法是：
单击“格式”菜单中的“边框和底纹”命令，
弹出“边框和底纹”对话框；
单击“底纹”选项卡，分别设定填充底纹的颜
色、式样和设定应用范围等。
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设置栏数、栏宽、栏与栏的间距，
以及是否在两栏之间加线
排版多种分栏形式共存
分栏
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图4-13 “分栏”对话
框
分栏排版
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缺省值：每隔英寸就设置一个制表位。
自定义制表位：
对齐方式
终止位置
前导字符
自定义方法：
利用标尺设置
格式菜单制表符命令
删除自定义制表符：拖离标尺。
标尺
制表位类型切换按钮
示例
制表位
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32
样式
1.内部样式及其类型
Word预定义了几十种样式，这些成为内部样式。Word允许修改内部
样式的定义，但不允许重命名或删除内部样式。
样式分为两种类型：
(1)字符类型的样式
字符类型的样式只针对字符设置格式，只控制所选字符的外观，包括
字符的字体、字形、大小和字符间距等方面。
(2)段落类型的样式
段落类型的样式是针对段落设置格式的。它控制插入点所在段落或选
择内容涉及的段落的外观，包括字符的字体、字形、大小等字符格式以
及段落的间距、行间距、对齐方式、制表位、边框等。
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1、套用样式：快速格式化文档中的某个段落；
(1)使用“格式”工具栏上的“样式”列表框 ；
(2)使用"格式"菜单中的"样式"命令 。
2、修改样式：
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3、创建新样式
(1)格式化文档中的某个段落；
(2)单击该段落，使插入点落在
该段落中的任一位置；
(3)通过用“样式和格式”命令
创建新样式：选择【格式】→
【样式和格式】，单击【新样
式】，显示如图所示对话框。
利用对话框对新样式进行设置，
包括属性、格式等的设置。再
输入新创建的样式名。
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四、 表格的使用
创建和绘制表格
编辑表格
格式化表格
表格计算
文字与表格的转换
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1、创建和绘制表格
单击“表格”菜单中的“绘制表格”命令；
表格——插入——“插入表格”对话框，分别输
入列数、行数，单击“确定”按钮即可；
工具栏上插入表格工具按钮；
使用“表格和边框”工具绘制表格
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2、编辑表格
单元格的选定
表行的选定
表列的选定
表中矩形块的选定
整表选定
表格高度、宽度的调整
用鼠标调整行高或列宽
利用菜单“表格属性”调
整
合并、拆分单元格
平均分布各行（各列）
：表格—自动调整
行、列的插入：tab
行、列的删除
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3、编辑表格
表格内容的编辑
单元格的对齐方式
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4、格式化表格
表格自动套用格式
“表格”菜单中的“表格自动套用格式”；
使用“表格属性”对话框
对表格进行边框和底纹的设置
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5、表格计算
一个表格是由若干行和若干列组成的一个矩形
的单元格阵列。
单元格是组成表格的基本单位。单元格地址是
由行号和列标来标识的，列标在前，行号在后。
列标用A、B、C、…Z、AA、AB…AZ、BA、
BB、…表示，最多达63列；行号用1、2、3…
表示，最多可达32767行，所以一张Word表格
最多可有32767×63个单元格。
单元格区域的表示方法是用该区域左上角的单
元格地址和右下角单元格地址中间加一个冒号
“：”组成。例如A1:B6、B3:D8、C3:C7等。
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5、 表格计算——公式计算
单击要计算结果的单元格，如F2单元格，
单击“表格”菜单中的“公式”命令；
在 “公 式 ”文 本 框 中 输 入 计 算 公 式
“=SUM(LEFT)”或“=SUM(B2:E2)”。单击
“确定”按钮，关闭“公式”对话框，即
可计算出F2单元格的值。
用同样的方法可以计算出其余员工的总工资。
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公式中可以使用函数，只要将需要的函数
粘贴到公式中并填上相应的参数即可。
Word2000的表格计算中常用的四个函数参
数，分别是：ABOVE、LEFT、RIGHT和
BELOW，用来指示运算的方向。ABOVE
表示对当前单元格以上的数据进行计算；
LEFT表示对当前单元格左边的数据进行计
算；RIGHT表示对当前单元格右边的数据
进行计算.BELOW表示对当前单元格下边的
数据进行计算。
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6、 文字与表格的转换——表格转换成文字
表格转换成文字的方法是：
将光标定位在需要转换为文本的表格中；
单击“表格”菜单下的“转换”命令，在其级联
菜单中选择“表格转换成文字”命令；
在对话框中选择合适的文字分隔符，用来分隔单
元格的内容，单击“确定”按钮即可。
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7、文字与表格的转换—文字转换为表格
文字转换为表格的方法是：
选定需要转换成表格的文本；
单击“表格”菜单下的“转换”命令，在其
级联菜单中选择“文字转换成表格”命令；
在对话框中，先在“文字分隔位置”单选框
中选择文本中使用的分隔符，对话框中就会
自动出现合适的列数、行数；还可以调整列
的宽度和使用“自动套用格式”。
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五、在文档中插入对象
Word最精彩之处就是能够在文档实现图文
混排。
Word中使用的图形有：剪辑库中包含的图
片、Windows提供的大量图形文件、通过
“绘图”工具栏绘制的自选图形、“艺术
字”、数学公式等。
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图片的插入
剪贴画和文件中的图片（绘图工具栏）
插入到文档中的图片对象有两种存在形式：
一种是嵌入式对象，一种是浮动式对象。
Word2000默认的插入剪贴画和图片的形式
是嵌入式。
两种图片的尺寸柄
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对象的选定；
对象的调整；
对象的移动；（ctrl+方向键）
对象的复制；（ctrl+拖拽）
对象的删除
对象的编辑
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设置对象格式
选定对象后单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“
设置对象格式”命令；或者在选定对象后，单击“
格式”菜单中的“对象”命令，均可以弹出“设置
对象格式”对话框。在“设置对象格式”对话框中，
因选定的对象不同，弹出的对话框名称不同，其名
称就是针对所选对象的，可使用的选项卡也不同，
最多有6个选项卡可供使用。
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设置图片的环绕方式
改变对象环绕方式的方法是：
右键单击要设置环绕方式的图片，从弹出的快捷菜单中
选择“设置图片格式”命令，
打开“设置图片格式”对话框，单击“版式”标签，在
环绕方式中列出了多种环绕方式，选择其中一种，单击“
确定”按钮即可实现环绕。
单击“高级”按钮，可以弹出“高级版式”对话框，可
以设置更多的环绕方式。
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文字对象和图片对象的“层次关系”
“文字环绕”效果：四周型、紧密型、穿越型、无环绕、上下型
同层 下方
上方
剪贴画库剪贴画库 外部图形文件外部图形文件
绘制自选图形绘制自选图形
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②②
③③
④④……
①①
制作艺术字
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使用文本框制作特殊的标题样式：
文中标题、栏间标题、边标题、局部竖排文本效果
文本框的使用
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公式编辑器的使用
输入数学公式的步骤如下：
（1）在要输入数学公式的位置，单击鼠标插入点。
（2）单击“插入”|“对象”命令，打开“对象”对
话
（3）单击“新建”选项卡，在“对象类型”框中选
择“Microsoft公式” 选项。
（4）单击“确定”，显示“公式”工具栏
（5）从“工具栏”上选择所需符号、样板构造公式。
（6）单击Word文档可返回到编辑状态。
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自选图形的美化
阴影
边框
三维
色彩效果
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六、文档的预览、打印
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1、 页面设置
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方 法 页面设置
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页面设置 页眉/页脚间切换
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方 法
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