收料作業
收料作業認識
碼頭收貨作業
點料整理作業
開單挂單作業
急料與異常處理
每日盤點與收料明細
相關表單
收料作業認識
收料作業是倉儲作業的第一步,主要負責對抵廠貨物在碼頭做點收確認,拖運至倉庫進行分類整理.根據INVOICE,PACKING LIST清點物料料號、數量,並在TIPTOP系統中產生進貨驗收單供IQC做進料檢驗.
收料作業是倉儲管理的重要一環,它的效率與品質直影響著物料上線的進度及後續的應付結報作業,待驗區的物料品種多而雜,對物料存放的安全管理亦尤為重要.
作為中間角色,收料人員對外負責與物流、海關義務監管員進行日常工作的聯絡,對內負責與各相關物控確認到料狀況,充當物料—物控—廠商互通的紐帶.
碼頭收貨作業
1). 貨櫃停靠碼頭后,由碼頭管理人員與貨運公司(香港)司機作相關文件的交接.其中貨運公司聯由碼頭管理人員確認後簽字並蓋章後由貨運司機帶走.
2). 碼頭海關義務監管員和碼頭收料人員根據落貨明細清點確認落貨數量,核對報關單號及數量.
3). 當收料與相關資料不符.(如EDI報關的數量、件數、重量及報關單號等).應立即報告EDI報關中心追查處理.
4). 倉庫收料人員收集相關資料,如PACKING LIST,、INVOICE、落貨明細及EDI報關單號等.(見表8-3,表8-2,表8-1)
5). 再次核對落貨明細,核對無誤後收料運往待驗區.
6). 碼頭收料作業流程圖,如圖8-1.
點料整理作業
物料由碼頭運送至待驗區後一個必不可少的作業程序就是整理作業,通常稱為點料.點料作業的目的是在碼頭點收物料的基礎上更清楚物料的料號,廠商與數量,以此為基礎
來決定進貨驗收單開立的准確性.下面是點料過程中的一些具體的注意事項:
點料作業根據INVOICE,PACKING LIST等資料進行.
倉庫收料人員拿到所有資料以後,先熟悉相關資料中之內容: 料號,訂單號碼,數量,廠商,棧板編號等訊息.
點料的具體目的:
1). 確認到貨物料之料號與INVOICE上面的是否一致,這關系到的後續的進貨驗收單的開立作業及應付結報請款作業.
2). 確認實物數量與INVOICE數量是否一致.
3). 同一棧板不同物料分開整理.
4). 同一料號不同供應商之物料分開整理.
5). 同一料號與批次,不同訂單之物料分開整理.
6). 其它異常物料隔開整理.
4. 點料作業
1). 電子零件大批量到料與小批量到料有不同的點料方法,大批量到料以棧板(號)為單位點料(如IC、PCB類等大批量物料).
2). 小批量到料直接以INVOICE點料,因為同一個料號可能分別放置於多個棧板上,且同一個棧板也有可能擺放多個料號,這時得根據INVOICE把同一料號不同棧板之物料分開整理往一處再清點數量.
3). 物料擺放整齊,高度不得超過,力爭做到一個料號放置於一個棧板,相關標示統一朝外,易於辨認.
4). 物以類聚,點料作業力爭把多而雜的物料以類別進行分類擺放.同時區別不同區域進行放置.
5). 一般物料以INVOICE上料號、數量、廠商來確認點收(並且以實物為准確認數量)確認INVOICE料號和所點物料之實際料號是否相同,再確認數量.如發現同一種料號有不同廠商,則分開清點.
6). 當點料過程中發現所點物料之各項與資料不符為收料異常.應立即填寫<<收料異常報告單>>,此單交於相關物控確認.主管審核后傳廠商確認,跟蹤廠商回饋結果.(如表8-6 收料異常回饋單)
開單挂單作業
貨物經收料人員在收料待驗區清點整理確認無誤後,需由TIPTOP系統產生GRN,開立進貨驗收單以供IQC做進料檢驗,下面就進貨驗收單的開立及注意事項逐一進行說明.
1. 進貨驗收單的意義.
1). 做為IQC做進料檢驗的依據,此單所開立之數量及對應之廠商代碼必須與實物一致.IQC檢驗之結果記錄於進貨驗收單上,此表做為ISO9000系列文件的檔案保存及進行歷史查詢的依據.
2). 進貨驗收單是應付結報之重要憑證,此單上內容包括料號、數量、訂單號等必須與廠商開出請款的INVOICE資料上的相關項次一致.
2. 進貨驗收單的開立特點
1). 進貨驗收單必須以TIPTOP系統為基礎,經系統開立,由系統經列印機打印方為有效.
2). 進貨驗收單號由系統自動編號,以防范跳號.
3. 進貨驗收單相關項次欄位說明
下面以進貨驗收單HAU-160563為例說明其相關項次.如圖:8-2
“收貨單號”: 在產生此單時,開單人員只需輸入前三碼HAU之表單別,後面之年月代碼及流水碼由系統自動帶出.
“收貨日期”: 進貨驗收單的開立日期.
“採購單號”: 此為開單人員必輸欄位,開單人員必須准確知道當批物料是以哪一個採購單號採購進來之物料.此採購單號為PAS-150056.如圖8-2.
圖8-2
“進口報關單”: 此欄反映當批貨物是以哪一個報關單進來之信息.
“項次”: 此為此批物料對應之採購單中之項次,為必輸欄位,可以按CTRL+P進行查詢.
4. 進貨驗收單的開立
1). 准備開單資料<INVOICE>(原始資料),或核對無誤之<每日收料明細>(加工匯總資料).
2). 如圖進入TIPTOP系統畫面,鍵“A”進行輸入,分別是單別“HAU”(SONY PS1進貨驗收單別),採購單號,進口報單.如圖8-3.
圖8-3
3). 當光標繼續往下時會跳出一個小畫面, 是否自動帶出此採購單之未收資料(Y/N)? ,這時如選“Y”則會把訂單“PAS-150011”所有之未收貨資料全部帶出來,這樣你為了得到你需要帶得的那一筆資料,你應使用“F2”鍵刪除非選項.如圖8-4
圖8-4
如上圖如選擇“Y”則會自動帶出14個項次(1,2,．．．13,15項次)之未收物料(如圖8-5).如需保留第15項次,則其它項次應刪除,這種情形當採購單項次太多時會很不方便,故通常我們選“N”,由人工輸入採購單項次.可鍵CTRL+P進行選擇.如圖8-6.按上下鍵選擇第15項次.
圖8-5
圖8-6
再回車即可帶出目標料號8-729-035-74及未收數量480KPCS.如圖8-7.
圖8-7
這時再按鍵ESC鍵退出來,確認即表示此單開立完成.通過列印機列印出來後,即可進行下一步工作.
5. 挂單作業
進貨驗收單開立以後,由收料人員進行進貨驗收單的懸挂,進貨驗收單通常懸挂於物料之顯眼處以方便IQC拿取物料及單據進行檢驗.挂單作業注意“對號入座”.
急料與異常處理
1. 急料之同步作業
1). 急料
急料指在一定時間內(通常為三天)會影響生產線正常生產之物料.對於收料待驗區來講,急料通常為即將在當時就會停線或已造成停線之物料.
2). 急料之處理原則
對於急料的處理,總的原則在於各功能組力爭同步作業,以提高急料的收料、開單和檢驗效率.
3). 急料處理:
提出預報: 急料首先由備料區預先提出,此訊息一方面告知物控人員向供應商或FORWORD跟催,一方面由收料組確認到貨時間後按排專人負責急料的收貨及開單作業.
優先收貨: 貨到碼頭後,由收料人員與海關義務監管員協商優先處理急料部分,以力爭在盡可能短的時間內將物料拖運至待驗區.
同步開單: 在物料抵達碼頭時,一方面准備人員收貨,一方面由其他人員根據相關資料提前開單,並同時准備條碼等其它東西.
優先檢驗: 通知IQC進行優先檢驗.
2. 急料與異常處理
某些物料生產急需,但物控方面由於訂單等問題無法正常及時開立進貨驗收單,此時采取其它措施進行補救,通常有兩種方式進行處理.
方法1:
1). 訂單有問題,由物控先以費用性退料退倉庫發料供生產.
2). 訂單處理正常,由物控將原以費用性退庫物料再以費用性領料單領出.
3). 補開進貨驗收單,以原費用性退料單作為依據交IQC補簽進貨驗收單.
方法2:
1). 當訂單有問題,而費用性退料單又因其它情況不能及時開立時,先以手寫方式開立進貨驗收單.供IQC檢驗,同樣通過系統產生一單號.
2). 當訂單在短時間內處理好後(不超過24小時),即以TIPTOP系統進行進貨驗收單的開立,注意進貨驗收單號以原手寫單號進行直接輸入.正式進貨驗收單以原手寫單為基礎進行重簽.以防跳號.當訂單不能及時處理時,且仍舊得像方法1一樣先補開費用性退料單以使TIPTOP系統帳與料卡帳一致.
每日盤點與收料明細
每日盤點
待驗區物料多而雜,且擺放區域和位置不固定,另一方面,待驗區物料尚無固定的個人進行管理.因此,為保待驗區物料之安全,對所有物料進行每日盤點尢為重要.
待驗區的每日盤點報表,所屬物控每天都應予以確認,對盤點結果有誤的物料,應重新再盤查,直至找出問題與原因並解決.
每日收料明細
對於物控來講,他們關心的是當天該到的物料有沒有到,及所到之物料的情形如何,如數量,包裝和品質等狀況.每日收料明細即反映了這一訊息.
每日收料明細由夜班收料人員匯總當天至夜班的所有到料,收料明細反映鴻海及鴻富錦兩資料庫之訂單,收貨數量,進貨驗收單號等資料.如所收物料在點料過程中出現標示,數量等不一致,或開單過程中出現與訂單批量不符而影響開單等情況,應在備注欄里進行說明,同時應以<收料異常回饋單>(見表8-6)進行追蹤.
相關表單
落貨明細.(表8-1)
INVOICE.(表8-2)
PACKING LIST.(表8-3)
待驗區收料明細表.(表8-4)
待驗區每日盤點報表.(表8-5)
收料異常回饋單.(表8-6)
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