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第一章 办公自动化基本概念
办公自动化(Office Automation，简称 OA)是 70 年代首先在工业发达国家兴起的一门技
术科学。它是适应信息化社会的需要，基于软科学的理论和计算机技术、通信技术的普遍
应用而发展起来的。
第一节 办公活动的形成
办公，是处理集体事务的一类活动，是信息处理的重要组成部分。在人类历史上，办
公行为的出现，比人类有意识(而不是本能)地进行信息活动晚得多。早在蒙昧时代，人类
已经懂得采用某些符号记录信息，作为对自然现象的总结和生活经验的积累。但是，这样
的处理，仅囿于“私”(个人或家庭)的范围。而办公活动，是以“公”，也就是为“集体”办事作
为基础的。这种活动，开始于原始社会的早期。例如，人们在分配猎获物时，便需要办公
了。这就是说，在人类蒙昧时代的中级阶段，即人类从树上活动为主转移到地面的、以打
猎为主的生活，有简单的工具，有相对稳定活动地点的时候，就出现办公活动的萌芽。而
形成一套正规的办公行为，则可以追溯到国家出现之前的氏族社会。恩格斯在《家庭、私
有制和国家的起源》一书中引用摩尔根的材料时指出，易洛魁人的氏族有下面的习俗：选
举或撤换酋长；公家出面处理死者的财产；相互保护安全；举行氏族议事会，解决氏族间
的纠纷；举行宗教仪式；组成成年男女享有平等表决权的民主集会等等。而希腊人的氏族
间的事务活动，比这更为完备。这些活动，看来都属于办公的范畴。根据我国历史记载，
距今七千年前的半坡氏族和可姆渡氏族社会中，土地、房屋、牲畜等，归氏族公有，氏族
成员共同劳动、共同消费。在处理这些问题时，也需要有“办公”活动。
在国家形成之后，办公活动更空前增多。无论是战争还是和平时期；无论是军事、政
治、外交、文化还是内务，都充满了办公活动。这样，经历了很长的一个历史阶段，虽然
办公的内容和手段都在不断变化，但办公行为却逐渐形成一套比较确定的形式。不同的国
家，不同社会制度，甚至不同的部门或行业，办公的体制、习惯、程式都不尽相同，但我
们仍然可以总结出若干共同点，从几个方面对办公活动加以阐明。
第二节 现代社会办公活动的描述
社会中各种活动单位，其活动内容都可以用不同的流程来描述。例如，一个工厂，有
三个主要环节：生产、动力、管理；对应三个流程：物质流、能量流、信息流。一个商店，
有四个环节：购、销、调、存；对应两个流程：物质流和信息流。一个机关或管理部门，
有两个环节：事务处理和决策，对应一个流程：信息流。当然，这只是大致的说法，具体
到某个单位，还可以作更具体和更细致的分析。
从总的来看，办公的核心是实现管理，大到国家(包括国际事务)，小到基层单位，都
是这样。而实现管理是通过处理信息来进行的，就是对应信息这个流程。我们可以比较一
下，工人的工作对象是产品，农民工作的对象是农作物，医生工作的对象是病人，这些对
象都是具体的；而办公人员呢？他们的工作对象不是具体的物质，而是反映人类社会活动
的信息，他们从事各类与管理有关的信息处理，属于脑力劳动者。他们固然不同于工作在
生产第一线的体力劳动者，就是与从事科学研究的脑力劳动者也有很大区别，形成一类独
特的专业活动。那末，用什么来反映办公的行为呢？就办公活动的内容来说，可以分为：
书面信息的接收与处理：包括公文阅读、文件批示、资料存档、计划制订、回答查询
等。
书面信息的生成与处理：包括草拟文件、编制图表、批阅公文、整理资料、记录、拍
照等。
书面信息的传递和管理：包括电报、电传、文件资料的收发、保存、复制和检索。
口头信息的生成和处理：包括开会、汇报、命令、谈话、指示、报告、讨论等。
口头信息的传递和管理：包括电话、录音及广播等。
办公资料的运用：包括时间安排、设施调度与计划执行、检查等。
若从行为的性质来看，在“办公”这个大前提下，办公行为可分为两大类型，即信息的
事务性处理和信息的研究性处理。
信息的事务性处理：即对信息进行例行程式的办理，规律性比较明显。例如，公文的
阅读和传递、报表填写、统计累计、资料整理、日常接待、回答查询、完成一般的交办任
务等。这类活动一般由中下级办公人员执行。
信息的研究性处理：即运用人的思维活动对信息进行分析(也就是一种特殊的加工)，
并作出指导行动的决择。一般表示为决策过程：研究、分析、比较、判断、决心、反馈、
修正等行为。其结果是使信息大大增值。这类活动一般由职位较高的中上层领导人进行。
办公行为按表示方式来划分：
信息的采集与编辑：包括听取汇报、阅读报告、记录；书写起草公文，文字处理，计
算，思考，讨论；决策等。
信息传递：依赖工具与载体进行信息的分配与发送，包括声音、文字、图像等，属于
间接传递。而人与人的直接对话，如会议、面谈等，属于直接传递。
信息整理与存档：分类、总成、存储、复印、归档等。
检索：根据提供的线索，从已保存的信息档案中(包括人在自己脑海中建立起的无形的
“档案”)，检取需用的信息。
以上这些，都只是办公行为的静态描述，当把这些行为的动态过程表示出来，便构成
反映办公过程的信息流。
第三节 办公的基本要素
从上面通过不同角度对办公活动所作的说明，不难看到，办公的内容、表示方法和环
境，都是十分复杂的，不易定量地、数学化地去描述。但不论什么样的办公体系，一般可
归结为六个要素：即人、机构、制度、工具、空间、信息。
一、办公第一个要素：人
办公是人群的一种管理活动，是由人去执行办公任务的。所有办公人员都必须具备按
既定要求完成自身职务范围内的任务的能力，他们都组合在某一个系统中，既有分工又有
合作，而且要与上、下、左、右进行信息沟通。概括地说，办公人员可以分为决策人员、
中层管理人员、专业人员、辅助人员四个层次，他们各司其职，各尽其责。
《史记》在<陈丞相世家>中，有一段记载：
“孝文皇帝既益明习国家，事朝而问右丞相勃(按指绛侯周勃)曰:‘天下一岁决狱几何?’，
勃谢曰:‘不知’。问:‘一岁钱彀出入几何?’，勃又谢:‘不知’，汗出沾背，愧不能对。于是上亦
问左丞相平。平曰:‘有主者’。上曰:‘主者谓谁?’，平曰:‘陛下即问决狱责廷尉；问钱彀责治
粟史’。上曰:‘苟各有主者，而君主者何事也?’，平谢曰:‘主臣！陛下不知其驽下使待罪宰相。
宰相者，上佐天子理阴阳、顺四时，下育万物之宜；外镇抚四夷诸侯，内亲附百姓，使卿
大夫各得任其职焉’。孝文帝乃称善。右丞相大惭，出而让陈平曰:‘君独不素教我对？’，陈
平笑曰:‘君居其位不知任邪？且陛下即问长安中盗贼数，君欲强对邪?’”
这一段记载，生动地表明当时的左丞相陈平很清楚地认识到，不同层次的办公人员，
有不同的职责，丞相作为最高级的办公人员，并不必要去处理一些属于中、下级人员所管
辖的事情，而且实际上也处理不好。如长安中盗贼数，作为丞相是无须去弄清楚的，丞相
只应管理属于全国性上、下、内、外有关的大事。象陈平这样划分工作界面是十分重要的。
决策人员是各部门(从大系统到各个子系统)的领导人，如政府部门的各级领导、公司
经理和企业厂长等，他们需要运用自己的职权与智慧，应用有关的科学原理、方法与经验，
对各类事件和情况谋取众多的对策，并在其中选取尽可能正确的决策，组织和指挥他所管
辖的部属，充分发挥他们的专长和力量，积极进行活动，以达到或趋向于共同目标。
中层管理人员是系统内某一部门的负责人，他们要协调专业人员的工作，综合分析有
关信息和情报，对本部门的问题作出判断和决定。他们既要领导下属单位的业务工作，又
要及时为上级领导提供决策信息和方案，起到承上启下的作用。
专业人员，在行政机关内是指负责社会、经济、政治、法律等各项业务的工作人员;在
企业内是指负责生产、经营、销售和技术发展的各类人员。他们要负责处理大量的信息和
文件，直接管理大量业务工作，同时要为组织的决策人员提供辅助决策方案。
辅助人员是行政机构和企业的一般办公人员和后勤人员，如打字员、通信员、保管员
等。他们一般进行比较单一性的、例行的工作。
二、办公的第二个要素：机构
无论从大系统或子系统来看，都有相对固定的机构。它的作用，是确定系统内全体办
公人员的岗位以及他们之间的相互关系，同时也确定信息的流向。机构的内容、规模、性
质与任务，是由办公系统的总目标决定的。但是，机构的建立是否合理，优劣如何，则严
重影响着办公效率。设立合理的机构，是办公中的重要问题。
我国办公机构有多种划分方法。行政机构主要有按管理职能划分法、按管辖区域划分
法、按行列和产品划分法和按服务对象划分法等。
三、办公的第三个要素：制度
制度可以看成是办公知识、办公经验的固定化。它是维系办公人员的活动，确立办公
的流程，使全体人员在统一的目标下有组织地、有条不紊地、高效率地工作的保证。和机
构一样，制度是否合理、制度的优劣，也严重地影响着办公的效率。
四、办公的第四个要素：工具
工具用于提高办公的效率和质量。减轻人的负担，降低办公的费用消耗。既然办公是
人们的一种脑力劳动，所以，计算机的应用，在办公活动中具有革命性的意义；又由于办
公活动是处理人与人之间的事情，是信息的频繁交换，通讯工具的利用也占有十分重要的
地位。此外，现代化的办公工具还有录音、录相、复印、轻印刷等等。
五、办公的第五个要素：空间
空间是人们(包括所利用的工具)进行办公的场所，最普通的便是办公室。一般来说，
办公室是集中的、固定的。在特殊情况和特定环境下，也可以是活动的。近年来，也有人
提出实行分布式的办公，使办公空间变成分散的或不定形的。不管什么样的办公室，都应
尽可能使办公人员有一个舒适的、愿意停留的办公环境，这才能使他们工作愉快，提高效
率。
六、办公的第六个要素：信息
信息是办公内容的反映，是办公行为的对象和依据，是办公活动所利用的资源。办公
室是信息的集散枢纽。办公活动从信息处理角度看，就是对各类信息进行采集、加工、处
理和传输的过程。办公信息可分为数值信息和非数值信息两大类。数值信息是指反映数量
关系的数据，非数值信息是指文字信息、图象信息和声音信息。按信息的用途可分为经济
信息、社会信息、内部信息、外部信息、历史信息和当前信息等等，按信息的形式可分为
声音、数值、文字、图形和图像信息。图形信息主要指图表，如表格、直方图、饼图等；
图象信息主要指静态的图象，如照片、图画、动画等和动态的图象，如电视、电影等。
在上述六个办公要素中，机构、制度和空间是相对稳定不易变的，而人员、工具、信
息是相对活跃易变的。办公活动就是办公人员在一定的办公环境、机构和制度下，通过使
用办公工具对办公信息进行采集、加工、处理和传输的过程。
这六个要素，对研究办公自动化是很重要的。其中，工具这个要素，便是实现办公自
动化的突破口。
第四节 办公自动化定义的讨论
办公自动化虽然已发展了二十多年，但到目前为止，还没有一个统一的定义，几乎是
“十个人有十个说法”。
当前，在许多著作中，都采用美国麻省理工学院 .季斯曼教授的定义：“办公自动
化就是将计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学应用于用传统的数据处理技术难以
处理的、量非常大而结构又不明确的那些业务上的一项综合技术。”这个说法的最主要之点，
是以计算机技术为中心的若干新技术在特定环境(即特定对象——业务，特定的方法——数
据处理)下的运用。而所谓“量非常大而结构又不明确的业务”，正是指我们通常提到的办公
活动内容。虽然办公的机构、制度、工具甚至空间都相对确定，使办公行为有“例行公事”
这相对固定的一面，但办公所要处理的信息是变化的，人的思维也是变化的，这就形成办
公业务中有很大的不确定性，因而，用传统的数据处理办法便不宜处理而必须求助于一套
新的(特别是融汇进软科学的)方法和手段。这个说法在一定程度上反映了办公自动化带本
质性的东西，已为许多学者所接受。
国内外的学者还有另外的一些论述，如认为办公自动化是：
“不断将智能化的办公工具电子化和机械化，将非智能化工具智能化，以便大幅度地提
高工作人员的办事效率”；
“用电子计算机或数据处理系统来处理一些例行事务性工作”；
“人们处理信息的一种现代化工具”；
“作为人们产生价值更高信息的一种辅助手段”；
“在办公室中应用计算机以支持那些有知识而又不是计算机专家的工作人员”；
“让人们能够利用现代技术更有效地管理信息并进行信息交流”。
不难看出，在这许多的有差异的说法中，有如下共同点，它们都认为办公自动化；
a 是新技术，尤其是计算机技术和通信技术的综合利用；
b 用于管理信息，包括处理与交流(通信)；
c 其目的是提高工作效率。
这几点，确实在办公自动化中占有重要地位。
以上这众多的说法，其优点是比较简练，不足之处是没有把问题说透，或者只是强调
了某一个侧面。
1985 年，我国召开全国第一次办公自动化规划讨论会，出席会议的专家们对照国内外
流行的各种说法，经过讨论比较，倾向于如下的看法：
“办公自动化是应用计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学等先进的科学技术，
不断使人们的一部分办公业务借助于各种办公设备，并由这些办公设备与办公人员构成服
务于某种办公目标的人机信息系统。”
在现阶段，办公自动化的支持理论是行为科学、管理科学、社会学、系统工程学、人
机工程学等；其直接利用的技术是计算机技术、通信技术、自动化技术等。一般来说，一
个比较完整的办公自动化系统，应当包括有信息采集、信息加工、信息传输、信息保存这
四个基本环节，其核心任务是向它的主人(各领域、各层次的办公人员)提供所需运用的信
息。
由此可见，办公自动化系统，综合体现了人、机器、信息资源三者的关系。信息是被
加工的对象；机器是加工的手段(工具)；人是加工过程的设计者、指挥者和成果的享用者。
所以，办公自动化，是一门综合的科学技术，它是信息化社会的历史产物，是在计算
机、通信设备较普遍应用，信息业务空前繁忙的情况下产生的。
第五节 办公自动化发展简史
和许多科学技术相似，办公自动化并不是由谁先给出定义，然后去补充它的内容和建
立这样的实用系统，而是通过人们的实践逐步形成较完整的概念。在本节中，将简单介绍
办公自动化的发展过程。
一、办公自动化发展的一般过程
上两节介绍了办公的一般情况。人类社会很长一段时间，办公任务是通过人们的自身
活动去完成的，即使运用了工具，也是极其简单的。例如，多少年来，我国办公用的就是
所谓“文房四宝”(笔、墨、纸、砚)，或者再加上古老的算盘，通讯也几乎是靠人力或普通
交通工具。但随着社会的发展，生产、经营、政治、战争、国际往来等活动规模越来越大，
信息量空前增加，对决策正确性的要求也越高，单凭人力和简单的工具已无法适应。而技
术上的发展，又为办公行为提供了有效的工具。电报、电话、电传打字机、轻印刷机械等
设备便很快地相继为办公室所采用，形成办公走向自动化的第一步。但即使到这个阶段，
人们还没有形成办公自动化的概念，办公活动从内容到形式上也未能起本质性的变化。
到本世纪 60 年代，人类社会出现了一次新的技术革命——信息革命，出现了所谓信
息化社会。形势瞬息万变，事物相关因素大量增加，知识急速发展，社会信息迅猛膨胀，
与原有的办公方式形成了尖锐的矛盾。其表现有以下几个方面：
第一方面，办公人员大量增加。据统计，在主要工业化国家，40%以上的工作人员在
办公室内工作。在美国，从 1975 年起，白领职员就超过工人人数，大约有 4500 万人从事
管理。发达国家都有类似趋势，管理工作平均 8～10 年增长一倍。
第二方面，是办公的效率低。人员的增加并未解决办公效率的提高，反而使通讯情况
恶化，电话频繁，文山会海，信息准确性不高，判断、决策迟缓。美国一家公司统计，许
多办公人员绝大部分的时间花费在通讯和谈话上，只有 5～8%的时间用于思考、计划和分
析。从 1968 年到 1978 年，美国白领职员的劳动效率提高约 4%，而同期内农业工人效率
提高 184%，工业工人效率提高 90%，一些工业化国家办公室工作人员平均 17 分钟就要受
到一次干扰。美国一些研究结果表明，会议、书写、电话这类通讯性工作占去工作人员每
天办公时间约 65%，只有 35%的时间用来阅读、思考、分析。日本企业负责人在其全部办
公时间中，判断和决策时间仅占 16%，而传递时间占 39%，数据和文件处理时间占 25%，
移动和其他占 20%，一般工作人员的文件处理时间就更长了。
第三方面，是办公费用不断增加。据统计，全世界每年的办公用纸连起来可达 2 亿英
里，美国政府纸面工作每年约 100 亿张，为了书写、打字、印刷，耗去大量人力。一封商
务文件的价格 1967 年为 美元，1975 年为 美元，1980 年为 美元而 1982 年
约 美元。美国 1980 年为办公人员支付工资达 6000 亿美元，办公费用耗资达 3000 亿
美元，因此，降低办公成本已成为迫切的问题。
以上情况表明，如果沿用旧有的(60 年代以前的)办公方式，势必导致信息量的大量积
压和弃置，这样，便谈不上获取合理、有效或令人满意(更不用说是最佳)的决策了。或者，
即使有较好的决策，也会因决策的周期过长而贻误时机，无法实现有效的管理。
然而，正是这个时期，电子计算机早已突破数值计算的应用范围，在非数值计算领域
(如数据处理、过程控制、人工智能等)里取得惊人的进展。尤其是 70 年代后期出现的个人
计算机，为人们处理信息提供了最便捷的工具。另一方面，管理科学、系统工程学、行为
科学、社会学、人机工学等一系列软科学，从理论到应用都取得了很大的成功，为人们改
进办公活动提供了强有力的理论基础。
早在 1960 年，美国著名经济学家 . 西蒙(1978 年诺贝尔经济学奖金获得者)发表
《管理决策的新科学》(THE NEW SCIENCE OF MANAGEMENT DECISION)一书，提出由
计算机管理公司的重大命题。他指出：“人类知识的增长是产生改革的主要因素”。“新知识
实际上就在于对思维与学习过程的一种基本理解。我们现在可以给电子计算机编写出控制
程序，这些程序可以使计算机进行思维与学习。这门学问正在并仍将在两个方面具有实际
影响：其一，因为我们现在有可能极其具体地模拟人类头脑的一些重要过程，我们就具有
在心理学研究中有巨大威力的技术；其二，因为我们现在有可能给计算机编写出复杂的信
息处理控制程序，我们就正在获得有可能在‘思维‘与‘决策’工作的迅速而广泛的范围中用计
算机来取代人的技术能力”。“我们谈到人类智能的间接增长，指的是计算机的人工智能对人
类智能的加强”。“在不久的将来，也许在下一代，我们将有用机器来取代企业组织中一切人
类职能的技术能力”。西蒙还进一步谈到，“工厂和办公室都在迅速变成一个复杂的人-机系
统”，“人与机器的相互关系将变成(实际上已变成)一个设计课题。这个设计问题，其重要性
就象设计人和人之间的相互关系的系统一样重要”。. 西蒙的这本书中许多论点和预言，
无疑对办公自动化的实现有重要的影响。尤其是他所描绘的人-机系统和日后出现的办公自
动化系统是十分吻合的。
于是，当人们以一整套的软科学为理论基础，以计算机为核心工具，引进到办公活动
领域之后，连同原来通信技术、自动化技术，使办公活动出现了本质性的飞跃，形成一个
新的概念——办公自动化(Office Automation)；也可以说，使办公自动化进入到一个新的阶
段，即逐步演变成为一整套新的技术门类的阶段。
因此办公自动化是在人类社会活动有迫切需要，在技术和工业基础上又具备了可能的
条件下产生出来的。
归纳起来，办公自动化发展的一般过程可以分为三个阶段：
第一阶段，是以通讯技术和自动化技术为支柱的办公活动。
第二阶段，就是现阶段，是在原来的基础上引进软科学理论和计算机技术；
第三阶段，办公自动化的未来，将广泛采用不断出现的新理论、新技术。
二、工业发达国家发展办公自动化的几个进程
工业发达国家，如美国、日本等，发展本国的办公自动化已有一段历史，走过的道路
也不尽相同。
美国大致可分为三个阶段：
第一阶段为单机阶段(1975 年以前)。主要表现为采用单机设备，如文字处理机、复印
机、传真机、专用交换机等，办公活动的某些环节由机器来执行，局部地、个别地实现自
动操作以完成单项业务的自动化。
第二阶段为局域网阶段(1975～1982 年)。主要表现为个人计算机开始进入办公室，并
形成局域网络系统。在办公室的关键部分出现信息采集、处理、保存的综合系统，专用自
动交换机和文字、语音的网络通信系统等已广泛使用，实现了关键部分业务运行的自动化。
这一阶段还陆续出版了有关办公自动化技术的许多专著。
第三阶段为一体化阶段(1983 年以后)。主要表现为办公设备的一体化、办公系统综合
化，如可以与计算机连接的数码相机、多媒体投影机等设备的出现与应用，多功能工作站、
电子邮件、卫星和光缆数据通信网络、全国性的和国际性的综合业务数字网的形成等，实
现了办公业务综合管理自动化。
日本的发展可以分为下列几个时期：
初期(1979 年以前)，其特点是常规电信的调度，即“无主观意识地”引用电话、用户电
报、电传打字机等设备。
发展期(1979～1984 年)，其特点是计算机广泛地进入办公室领域，各种各样的电子设
备，如个人计算机、字处理机，智能数据终端，工作站和局域网络都用来装备办公室，并
推行办公业务管理方式的统一化和标准化。
改进期(1984～)，将各种各样的电子办公信息管理功能综合为统一工具，并使之用于
任何办公场所中。
三、中国开展办公自动化的简况
80 年代初为启蒙与准备阶段，这一时期做的主要工作是理论研讨，在典型的试点上开
展某些办公自动化系统的建立，探讨中国办公自动化的模式，建立全国性的领导机构——
国务院电子振兴领导小组所属办公自动化专业领导组，制定我国办公自动化发展规划等等。
1981 年国家公布了计算机汉字字符交换标准系统——GB2312 汉字字符交换集，开发了最
早的计算机中文操作系统和汉字输入方法。
80 年代末为发展阶段，这一时期办公自动化设备和软件激增，有了国产计算机和比较
优秀的汉化办公软件，形成了单机和一体化办公系统相互交错的应用局面。
近年来，计算机技术发展非常迅速，银行、税务、海关、民航、铁路等部门基本实现
了电子化、网络化。一些行政机关、大专院校、企事业单位的办公自动化工作，也达到相
当高的水平。
但应该指出我国办公自动化的总体水平还不高，有计算机的单位不少，但由于办公人
员素质不高，绝大多数计算机还处于单机工作状态，仅能完成打字和制表这样一类最一般
的办公事务；就软件而言，我国软件业虽然有了很大的发展，但是国产优秀大型软件不多，
国产软件的市场占有率较低，成功的办公软件更是凤毛麟角。
第二章 办公自动化硬件介绍
一个比较完善的现代办公自动化系统由计算机、通信系统和各种现代化办公硬件设备
以及相应的软件组成，共同实现各种信息的处理功能。
办公设备一般可分为三类：第一类是独立使用的办公设备，如收录机、复印机、普通
照相机、碎纸机等，这类办公设备与系统中其他设备关系不大，可以单独使用；第二类是
与通信网络连接使用的通信设备和系统，如电话、传真、电报、无线寻呼系统、电视会议
系统等；第三类办公设备是与计算机连接使用的设备，例如打印机、扫描仪、多媒体投影
机、数码照相机、PC 传真机、语音处理系统、绘图仪、光盘刻录机等，这类办公设备只能
与计算机连接使用，才能发挥它应有的功能。现代通信和计算机的发展使得这三类设备的
关系日益密切，反过来也使计算机与通信日益成为不可分割的整体。从这一点上说，后两
种分类就不可能是一成不变的了。
由于计算机的出现和发展，那些独立使用的办公设备已经不能满足人们提高办公效率
的需要，计算机被引入办公活动中并成为办公设备的主角。现代化办公活动主要是围绕计
算机展开的。下面介绍以计算机为中心的各类办公设备。
第一节 计算机
现代办公自动化的主要标志是采用计算机，办公人员通过与计算机对话的方式进行办
公活动，甚至经理对办公室的领导和管理也都是通过计算机来进行。
一、计算机系统组成
计算机系统由硬件与软件两大部分组成，硬件是“看得见，摸得着”的有形东西；而软
件是“看不见，摸不着”的，它是数据、信息、指令等的有机的集合。只有硬件而没有软件
的计算机称为“裸机”，“裸机”是不能工作的，是软件使“裸机”变成有用的东西，成为人类改
造自然的得力帮手。
计算机是依靠硬件和软件的协同工作来完成某一给定任务的。一个完整的计算机系统
包括硬件系统和软件系统两大部分。
二、计算机硬件系统构成
计算机硬件由主机和外部设备组成，主机又可以进一步分为计算机中央处理器(Central
Processor Unit，简称 CPU)和内部存储器，CPU 又可分为运算器和控制器；外部设备可分
为输入设备、输出设备、外部存储器和一些辅助外部设备。运算器、控制器、输入设备、
输出设备和存储器是计算机的五大基本部件。
1.输入设备
用户通过输入设备把信息输入到计算机。输入设备包括键盘、鼠标、书写器、扫描仪、
数码相机等。通过一定的接口，录音机、录像机、话筒等也可以成为输入设备。键盘和鼠
标是最常用的输入设备。
2.输出设备
输出设备是指从计算机中取出信息的器件，如显示器、打印机、绘图仪等。显示器和
打印机是最常见的输出设备。
3.控制器
控制器能对程序的每一条指令进行分析、判断，并发出各种控制信号，使计算机的有
关设备协调工作，它是整个计算机的指挥中心。
4.运算器
运算器负责计算机中的各类运算，如四则运算、逻辑运算，另外还能进行代码的传送、
移位等操作。
运算器和控制器一起组成了计算机的心脏，也就是中央处理器(CPU)。
5.存储器
存储器是计算机的记忆装置，用来存放原始数据、中间结果、最终结果和解题步骤。
存储器可以区分为内存储器(内存)和外存储器(外存)。外存储器是指硬盘、光盘、软盘、磁
带等外部磁性存储介质，外存相对内存而言读取速度比较慢。内存储器包含随机存取存储
器(RAM)和只读存储器(ROM)，它们用半导体材料做成，读取速度快。只读存储器(ROM)
是不可写的，它内部的数据信息是由工厂输入，并固定在里面，一般情况下用户不能更改。
ROM 内部存放的信息是计算机内最原始的信息，它用来启动和引导系统软件，是它最初
激活了计算机。随机存取存储器(RAM)是可读可写的，其中的数据会因断电而丢失，故用
来存放正在使用的数据信息；RAM 还可分为两类，DRAM(Dynamic RAM，动态随机存取
存储器)，即平时所称内存条；SRAM(Static RAM，静态存储器)，又称 Cache(高速缓冲存
储器)，是介于 CPU 和 DRAM 之间的内存，可以加速计算机的运行速度。
第二节 打印机
打印机是计算机的输出设备，是办公自动化的必备工具。通过打印机可以将计算机内
的文件、图表打印在纸介质上或胶片上，便于保存和使用。
一、打印机的分类与特点
打印机的种类很多，按印字的方式来分，目前最普及的主要有针式打印机、喷墨打印
机和激光打印机三种；按打印文本的幅度可区分为窄行打印机和宽行打印机；按印字的色
彩来分可分为单色打印机和彩色打印机。现将其特点与功能介绍如下：
1.针式打印机
针式打印机根据打印头针数的多少，可分为 9 针和 24 针等多种。9 针的打印机一般只
适用于打印西文字符，现已淘汰。由于汉字的笔画比较多，一般要采用 24 针的打印机打
印。针式打印机的实现原理比较简单：打印针头在计算机打印驱动程序和打印字库字形信
息的控制下按照一定的次序击打在色带上，通过色带一点一点印到纸上，形成字符。针式
打印机的优点是打印机的价格比较便宜，打印材料的成本比较低，有很好的易用性，且它
是唯一一种可以用来打印蜡纸和多层纸的打印机；当然针式打印机也有其自身难以克服的
缺点，如打印质量低、速度慢、工作噪声大。这些都使其无法适应当今社会的需要，因而
现在已很少使用它。
2.喷墨打印机
喷墨打印机使用喷墨来代替针打。喷墨打印机按工作原理可分为固体喷墨式和液体喷
墨式两种，目前较常见的是液体喷墨打印机。液体喷墨方式又可分为气泡式(如佳能和惠普
喷墨打印机)与液体压电式(如爱普生喷墨打印机)两种。气泡技术是通过加热喷嘴，使墨水
产生气泡，喷到打印介质上的。而在压电式喷墨技术中，墨水从一个类似热感应式喷墨技
术的喷嘴喷出，但是墨滴由缩小墨水喷出的区域形成，而喷出区域由施加电压到喷出区内
的一个或多个压电板控制。由于墨水在高温下易发生化学变化，性质不稳定，所以打出的
色彩真实性就会受到一定程度的影响；另一方面由于墨水是通过气泡喷出的，墨水微粒的
方向性与体积大小不好掌握，打印线条边缘容易参差不齐，在一定程度上影响了打印质量，
这都是它的不足之处。微压电打印头技术是利用晶体加压时放电的特性，在常温状态下稳
定地将墨水喷出。它有着墨滴控制能力强的特点，容易实现高精度的打印质量，且微压电
喷墨时无需加热，墨水就不会因受热而发生化学变化，故大大降低了对墨质的要求。目前，
爱普生、惠普和佳能这 3 家公司生产的液态喷墨打印机代表了市场的主流产品，而它们在
技术方面也各有所长。
喷墨打印机有许多优点：价格比较便宜，打印速度比针式快，噪音比针式的要小，打
印质量比针式好，接近激光打印机的效果，可以打印彩色图象。在打印介质的选择上，也
具有一定的优势；既可以打印信封、信纸等普通介质，还可以打印各种胶片、照片纸、卷
纸、T 恤转印纸等特殊介质。缺点是耗材贵。正因为有诸多优点，喷墨打印机日益受到人
们的喜爱，逐渐占领了广大的中低端市场。
3.激光打印机
激光打印机是比较先进的打印机。它是集激光技术、微电子技术和精密机械于一体的
现代科技产物。激光打印机工作噪音极低，可以产生高质量的文本和图像，其质量可与铅
字印刷的质量媲美。
激光打印机的工作原理是利用计算机送来的字符信息调制激光束，被调制的激光束在
有机感光鼓表面产生静电潜像，静电潜像吸附打印墨粉，显影后形成真实的墨粉字符或图
像，然后把真实的墨粉字符或图像转印到纸上，最后将纸上的墨粉字符或图像作加热加压
定型，输出永久性的文本，整个过程准确而且高效。虽然激光打印机的价格要比喷墨打印
机昂贵得多，但从单页的打印成本上讲，激光打印机则要便宜很多，因此激光打印机的市
场占有率是越来越高。
除了上述 3 种最为常见的打印机外，还有热转印打印机和大幅面打印机等几种应用于
专业方面的打印机机型。热转印打印机是利用透明染料进行打印的，它的优势在于专业高
质量的图像打印方面，可以打印出近于照片的连续色调图片来，一般用于印前及专业图形
输出。大幅面打印机，它的打印原理与喷墨打印机基本相同，但打印幅度一般都能达到 24
英寸(61cm)以上。它的主要用途一直集中在工程与建筑领域。但随着其墨水耐久性的提高
和图形解析度的增加，大幅面打印机也开始越来越多地应用于广告制作、大幅摄影、艺术
写真和室内装璜等装饰宣传领域，成为打印机家族中重要的一员。
二、打印机的安装
新购买的打印机一般都附带有两根线，一根是电源线，一根是数据线。把电源线插入
插座中接通电源，再把打印机数据线两头分别插入打印机通信端口和计算机上的并行口
(LPT 端口)中。这样就物理连接好了打印机，下一步将为其安装驱动程序并进行相应设置
方可执行打印操作。下面介绍在 Windows2000 中安装打印机的操作。
a 在“开始”菜单中选择“设置”|“打印机”命令，打开打印机对话框；
b 双击“添加打印机”图标,得到“添加打印机向导”对话框,然后单击“下一步”按钮；
c 单击“本地打印机”不要选中“自动检测并安装我的即插即用打印机”复选框，然后单
击“下一步”按钮，得到“选择打印机端口”对话框；
d 选择 LPT 端口,然后单击“下一步”按钮,可以得到选择“制造厂商和型号”对话框；
e 在对话框中找到你的打印机制造厂商和型号(如果没有列出，可以单击“从磁盘安装”
按钮)。然后单击“下一步”按钮，在“命名你的打印机”对话框中，给你的打印机起一个名字，
再单击“下一步”按钮，在“打印机共享”对话框中，选择“不共享这台打印机”单选框，然后
单击“下一步”按钮，得到“打印测试页”对话框；
f 选择是否打印测试页，然后单击“下一步”按钮，得到“正在完成添加打印机向导”对
话框，单击“完成”按钮，打印机图标就出现在打印机对话框上了，至此打印机安装工作全
部完成。
三、打印机的日常维护
打印机作为一种比较精密的设备，平时的维护工作显得非常重要。尤其是打印机工作
时，需要不断地执行进纸、出纸操作，而打印纸不可避免地会带有某些灰尘、杂物，这些
都有可能对打印机造成损害。为了延长打印机的使用寿命，保证高质量的打印效果，就要
对其进行有效的日常维护。考虑到针式打印机已逐步退出历史舞台，下面只对喷墨打印机
与激光打印机的日常维护进行介绍。
1.喷墨打印机的日常维护
喷墨打印机由于内部结构复杂，出现故障的可能性和操作注意事项也较多，所以更应
在平时勤加维护。喷墨打印机的日常维护主要是进行喷墨头、墨水和墨水盒的维护。
※喷墨头的维护
喷墨打印机的喷墨头由很多细小的喷嘴组成。喷嘴的尺寸与灰尘颗粒差不多。如果灰
尘或细小的杂物掉进喷嘴中，就很有可能将喷嘴阻塞而使其无法喷出墨水来，同时还容易
使喷嘴面板被墨水污染。此外，若喷嘴内残存有气泡，也有可能发生墨水喷射不良的现象，
所以在日常维护中应该特别注意对喷墨头的维护。维护喷墨头应该注意如下几条：
●不要将喷墨头从主机上拆下并单独放置。尤其是在高温低湿状态下，如果长时间单
独放置，墨水中所含的水分会逐渐蒸发，干涸的墨水容易导致喷嘴阻塞，从而形成永久性
损害。如果喷嘴已出现阻塞现象，应用清水进行清洗。若清洗达不到目的，则应更换新的
喷墨头。
●避免用手指和工具碰撞喷嘴面,以防止喷嘴面损伤,或杂物、油质等阻塞喷嘴。不要向
喷嘴部位吹气、不要将汗、油、药品(酒精)等沾染到喷嘴上，否则墨水的成份、粘度将发
生变化，造成墨水凝固阻塞。同时还要注意不要用面纸、镜片纸、布条等擦拭喷嘴表面。
●切记一定要先关掉打印机再切断电源。先将打印机置于关机状态，当喷墨头被盖帽
后方可关闭电源，最后拔下插头。否则对于某些型号的打印机，打印机无法执行盖帽操作，
喷嘴暴露于空气中会导致墨水干涸。一旦出现非正常断电，要及时让打印头回复到停机待
命位置，以避免打印头喷嘴干涸造成阻塞而形成永久性损害。
※墨水盒及墨水的维护
●墨水盒在使用之前应储于密闭的包装袋中，温度以室温为宜。温度太低会使盒内的
墨水冻结；而如果长时间置于高温环境中，墨水成份有可能发生变化。
●不要将墨水盒放在日光直射的地方，安装墨水盒时注意避免灰尘混入墨水造成污染。
不要用手触摸墨水盒的墨水出口，以免杂质混入。
●为保证打印质量，墨水要尽量使用与打印机对应的型号。墨水盒是一次性用品，用
完后要更换，不能向旧墨水盒中注入墨水。
●墨水具有导电性，因此应防止废弃的墨水溅到打印机的印刷电路板上，以免出现短
路现象。如果印刷电路板上有墨水沾染，可用含酒精的纸巾将其擦掉。
●不要随便拆开墨水盒，墨水盒安装好后，也不要轻易用手去移动它，以免造成打印
机故障。
2.激光打印机的日常维护
越来越多的用户将激光打印机作为自己的首选打印机，而激光打印机相对喷墨打印机
而言采用了较多的先进技术，其部件也比较精密，所以在日常的使用过程中，同样需要经
常对其进行有效地维护，以维持激光打印机良好的打印效果。
一般激光打印机在使用一段时间后，由于空气中的灰尘与碎屑的侵蚀，有可能会损坏
打印机，不能保证正常的打印效果，所以要养成定期清洁打印机的好习惯，清洁打印机的
操作步骤如下：
※断开打印机电源。
※用清水打湿干净的布条，将布条拧成稍微有点湿，然后用来清洁打印机外部。
※用毛刷或光滑的干布清洁打印机内部，擦去打印机内所有的灰尘和碎屑。
※当激光打印机硒鼓中的碳粉消耗尽后，打印出的文字就不清晰了，这时就要更换硒
鼓。更换硒鼓的方法比较简单：断开电源，打开打印机的外壳，捏住硒鼓上的手柄，将其
拔出。然后抽出新硒鼓上的封条，安装上新硒鼓即可。
注意：清洁打印机时，若衣服上沾染了碳粉，可用干布将其擦掉，然后用冷水冲洗。
切记不要用热水，因为热水会使碳粉固定在布料的织物纤维里。
第三节 扫描仪
扫描仪是计算机的外部输入设备。被广泛应用于档案馆、印刷业、平面设计、广告、
传真、电子文档的发送和 Internet 上信息共享等领域。扫描仪的扫描对象有反射类的印刷
品、照片、手稿等和透射类的反转胶片或负片。扫描仪的作用是将图像、图片、照片或文
字材料(如签字、手迹)等扫入计算机中，供计算机调用处理。有了扫描仪，用户就可以将
喜欢的图画或照片扫到计算机中，实现图文混排，打印出图文并茂的作品。利用扫描仪可
将文字材料、图形图像扫描输入，然后由打印机打印输出，起到复制的效果；还可以通过
光学字符识别(Optical Character Recognition，简称 OCR)软件，将扫描输入的以图形形式保
存的文字文档转化成可以编辑的字符型文档；通过扫描仪和计算机传真的配合使用，能像
独立式传真机那样发送文件“真迹”；Internet 的普及是扫描仪市场的主要驱动力，利用扫描
仪，人们可以在互联网上发布广告照片。随着扫描仪的大幅度降价，使扫描仪进入家庭已
成为现实。对于家庭用户，可以使用扫描仪制作电子相册、挂历、T 恤等充满个性化的物
品，也可以用它处理老照片使其焕发青春，还可以将照片扫描到计算机中用电子邮件发送
给远方的亲朋好友。正因为扫描仪有如此多的用途，它被称之为办公自动化的第三大件。
一、扫描仪的原理
目前常见的扫描仪基本采用两种不同的制造原理。一种采用 CCD(charged coupled device)
技术，用电荷耦合器件(CCD)作为传感元件，它是一种能够根据照射在扫描物上的光线强
度，输出对应于光强的模拟电压的器件。扫描仪内部，由一个带光源的反射镜、光学透镜
和 CCD 元件板的镜头组成，它连续地进行纵向移动。从而将放置于工作台板上的稿件扫
描入计算机。另一种则采用 CIS 接触式扫描原理，这种技术过去通常用来制造传真机。它
的图像在用 LED 灯管扫过之后会直接通过 CIS 感光元件记录下来，不需使用镜片折射，
因此整个机体能够做得很轻薄。它比较适合对文件或一般平面图文的扫描，而不适合扫描
立体物品和胶片、幻灯片等光线可透射的扫描介质。
CCD 技术与 CIS 技术相比更加成熟，图像质量更好，但是在制作上，由于其结构非常
精密，也使得扫描仪的体积较大，而采用 CIS 技术的扫描仪则可制作得非常薄，有的厚度
只有 4cm。
二、扫描仪的分类
目前市场上的扫描仪种类比较多。按照结构大致可分为 3 类。即手持式扫描仪、平板
式扫描仪(也称平台式)和滚筒式扫描仪(也称馈纸式)。
手持式扫描仪：体积较小、重量较轻、携带比较方便，但扫描精度较低、扫描质量较
差，幅面也小，随着平板式扫描仪的大幅度降价，目前手持式扫描仪已经销声匿迹了。
滚筒式扫描仪：这种扫描仪通常应用在需要大幅面扫描的地方，由于其扫描的图稿幅
面大，主要运用于一些专业领域，如工程图纸输入等，它通过旋转的滚筒进纸方式工作，
因此适合平面图文的扫描。滚筒式扫描仪价格昂贵，不适合一般办公和家庭使用。
平板式扫描仪：是扫描仪家族中用途最广、种类最多、同时也是销量最大的产品，是
目前市场的主角，现在平板式扫描仪的分辨率一般为 1200dpi 或以上，高的可达 6400dpi
或更高。扫描的速度快、精度高、价格便宜，最适合办公或个人使用。
按照接口分类，扫描仪又可分为 EPP、USB 和 SCSI 三种。
EPP 扫描仪：这种扫描仪的最大特点是连接方便。而且现在的增强型 EPP 接口和
USB、SCSI 接口的速度已经很接近，同时 EPP 接口对计算机硬件要求很低，486 以上档次
的计算机就可以用，所以如果用户还停留要 486 或 586 时代，那么 EPP 接口的扫描仪则是
最好的选择。
USB 扫描仪：这种接口的扫描仪最大的特点是速度较快，安装方便，可以带电拔插，
即常说的热插拔。USB 扫描仪对计算机的性能要求很高，首先必须支持 USB 技术，另外
主板的质量也影响扫描仪的稳定性；如果主板对 USB 设备供电不足，就有可能导致扫描时
死机。随着 USB 技术的成熟和普遍应用，USB 接口的扫描仪当前已成发展的主流。
SCSI 扫描仪：这种扫描仪的最大优点是速度快，扫描稳定，扫描时占用系统资源少。
但是成本较高，且安装麻烦，要求主板带有 SCSI 接口，或者通过一块 SCSI 卡连接。现在
除高档专业扫描仪外，使用 SCSI 技术的扫描仪越来越少了。
三、扫描仪的性能指标
扫描仪的性能指标是衡量扫描仪品质优劣的重要条件，主要指标有分辨率、灰度、色
彩位数、扫描速度和扫描幅度面等。
分辨率：表示扫描仪对图像细节表现的能力，指每英寸长度上扫描图像所含有像素点
的个数，单位是 dpi。扫描仪的最高分辨率是指在光学分辨率上的软件插值，也就是说通
过软件运算得到的。一般扫描仪的分辨率为 1200dpi 就已经够满足一般办公或家庭使用的
需要了。
灰度：表示灰度图像亮度层次范围的指标，灰度级数越多表示扫描图像的亮度范围越
大、层次越丰富，目前多数扫描仪的灰度为 64～512 级。这个指标和复印机上灰度所表示
的含义是一样的。
色彩位数：体现彩色扫描仪所能产生的颜色范围，与计算机里用的单位一样，也是采
用位表示，如 36 位、48 位，色彩位数越多表示所能扫描图像的颜色越多，图像也显得越
真实，如 36 位则表示 236 种颜色，即百万种颜色；48 位则表示 248 颜色，即亿万种颜色。
扫描速度和幅面：表示扫描一定的图像所需要的时间和扫描对象的最大尺寸，和打印
机一样，基本可分为 A3、A4 两种。
四、扫描仪的选购
在 3 种类型的扫描仪中，手持式描仪虽然便于携带，但是由于精度差、分辨率低，已
经很难满足人们的需要，已被淘汰；滚筒式扫描仪价格昂贵，适合于专业领域，在社会上
很难见到，因此下面介绍平板式扫描仪。
决定购买扫描仪时，必须搞清楚到底需要什么档次的扫描仪。此时，首先应根据实际
需求来确定扫描仪应具备的性能指标，然后再根据经济状况以及易用性等方面确定价位，
最后根据这些要求选择适当的产品。
如果在办公室使用，应该选择光学分辨率为 1200dpi 以上的产品，因为目前世界主要
的扫描仪生产厂家已经停止了 1200dpi 以下扫描仪的生产，不可再选用。而更高分辨率的
产品由于受技术和生产成本的影响，价格较高。1200dpi 及以上的产品完全可满足一般工
作的需要。
色彩位数是衡量扫描仪色彩还原能力的主要指标。经历了 24 位到 30 位再到 36 位的
过渡。36 位实际是保证扫描仪实现色彩校正、准确还原色彩的基础。此外由于各主要扫描
仪生产厂家已经停止了较低色彩位数扫描仪的生产，因此目前不宜选用色彩位数较低的产
品。42 位等更高色彩位数的产品，价格较高，大多用于专业领域使用。目前市场上的一些
廉价的 48 位扫描仪，由于与其他扫描仪的 36 位色彩位数的测量标准相同，因此无法直接
比较。
目前市场上的扫描仪基本有 EPP 接口、USB 接口、IEEE1394 接口和 SCSI 接口 4 种不
同的接口类型。其中 SCSI 接口扫描仪安装时由于必须首先在主板上安装一块 SCSI 接口卡，
如果安装不当，可能还会出现地址冲突、中断冲突等问题，因此比较复杂，最好由专业人
员来安装。此外由于 SCSI 接口能够提供更快的速度以及其他技术原因，因此比采用其他
接口但性能相同的产品价格略贵，采用 EPP 接口、IEEE1394 接口和 USB 接口的扫描仪则
不存在这些问题，相对来说使用更方便。
CCD 技术是目前最成熟的扫描技术，普遍被平台式扫描仪所采用，使用范围覆盖了最
低档到顶极的扫描仪产品，性能非常优越。而 CIS 或 LIDE 技术在扫描仪生产上还处于起
步阶段，采用这种技术的产品，成本较低、重量轻、厚度薄、便于携带，适合于移动办公
环境。虽然其性能指标达到了 600dpi～2400dpi 的分辨率，但扫描效果与采用 CCD 技术的
扫描仪相比仍有较大的差别，因此不太适合于办公室等固定的环境使用。
一般来说，一等价格一等货。从几百元的低档扫描仪到 99 万元的高档专业扫描仪。性能
差距非常大。用于办公室使用，选择价位在 500 元～3000 元的产品就足够了。在挑选扫描
仪时还需要注意以下几点：
a 外观
检查外观不是看外观是否漂亮。而是检查外壳是否坚固。因为扫描仪所有运动部件的
支架都固定在外壳上，壳体的强度和刚度对扫描仪效果影响非常大。好的扫描仪外壳较厚，
强度高不易变形，差的扫描仪外壳则只是一层薄薄的塑料壳，强度很低。此外有的扫描仪
使用金属外壳，但是也要注意，如果只是一层薄薄的铁皮，使用时间一长，就可能分出现
变形，影响扫描的精度。
b 扫描效果
选购扫描仪时重要的还是看扫描效果，不要过分相信商家的演示，为了推销自己的产
品，商家可能专门选用适合自己扫描仪的图片，如果扫描其它图片则不一定能达到同样的
效果。所以在选购时，可拿一张报纸。分别将扫描仪设置在 600dpi 和 1200dpi 下进行扫描，
查看扫描后图像背景是否有较多的黑点，文字是否有粘连现象，然后将图片调整到 1：1
的大小，查看字体边缘是否有锯齿，如果没有以上现象，或不严重，则说明扫描仪质量尚
可，可以选用。
如果需要经常扫描印刷图片，扫描后的图片可能会有一些明显的花纹和斑点，这时还
需要扫描仪具有去除网点的功能，并且在功能中有针对各种印刷品的选项。在这里去网点
功能又分为两种，一种为硬件去网点，一种为软件去网点，判断去网点方式，可在 600dpi
下扫描 A4 幅面的图像，一般硬件去网点只需要 1～3 分钟即可完成，软件去网点需要较长
的时间。
c 扫描程序
一般要求扫描程序提供色彩校正功能，最好提供能够根据不同的输出设备进行不同调
整的选项。因为同一幅图片使用不同的打印机可能会有不同的输出效果，因此色彩校正选
项是非常必需的。
在选购时注意以上几点，在真正了解了产品的性能后再进行购买。
第四节 投影机
使用投影机设备是为了向众多观众展示文字、图形图像、影视等信息。早期人们使用
幻灯机、胶片投影仪等设备展示文字、图片资料，这种方式首先要制作胶片，费时费力，
一经制作就不易修改，而且播放时比较呆板，使用效率不高。近年来，投影机被广泛用于
娱乐场所、电化教学、小型会议和演示场所，逐渐成为办公自动化领域的新宠。目前市场
上的投影机从其实现技术上可分为视频投影机、数据投影机和图形投影机三种类型。
※视频投影机 只能显示视频图像，主要用于娱乐场所和电化教学，可接驳录像机、
影碟机、VCD、摄像机等电视图像信号。
※数据投影机 可与计算机显示器同步显示相同的图形图像信号。
※图形投影机 可与带有高分辨率图形卡的计算机、工作站显示器同步显示相同的图
形图像信号。
我们这里讲的是最适合于办公自动化，能与计算机相联接的数据、图形投影机，即通
常讲的多媒体投影机。数据、图形投影机有 CRT 管投影机(也称 RGB 三枪投影机)、液晶
(LCD)投影机和数字微镜晶片(DLP)投影机等。
CRT 投影机具有高亮度、高清晰度、高分辨率、色彩丰富、适应性强、寿命长等优点，
其缺点是体积大、笨重，因而只适合固定的场所，如配置在高档会议室、指挥控制中心、
电化教室等。由于其技术落后，现已逐步被市场淘汰。
LCD 投影机是采用了液晶控制透光度技术来实现色彩的投影系统。其优点是亮度高、
体积小、重量轻、自动调整功能强、使用简单、携带方便、价格低，其缺点是光源寿命较
短、分辨率较差。这类投影机多用于非固定演示的小型会议室和场所。
DLP 投影机是一种采用数字微镜晶片（DMD）来做主要关键元件以实现数字光学处理
过程。其原理是将光源藉由一个积分器（Integrator），将光均匀化，通过一个有色彩三原色
的色环（Color Wheel），将光分成 R、G、B 三色，再将色彩由透镜成像在 DND 上。以同
步讯号的方法，把数字旋转镜片的电讯号，将连续光转为灰阶，配合 R、G、B 三种颜色
而将色彩表现出来，最后在经过镜头投影成像。它可以产生超高亮度、超高对比度、超高
分辨率的高质量画面。目前，这种投影机价格较高。这类投影机是为多观众、强光环境设
计的高性能投影系统，可用于规模较大的影院、会议室、电教室、现代控制指挥中心等场
所。
第五节 数码相机
数码相机最早出现在美国，20 多年前美国曾利用它通过卫星向地面传送照片。后来随
着数码相机的价格不断下降，图象质量的不断提高，在商业用户和业余爱好者中开始流行
起来。
一、什么是数码相机
数码相机是光、机、电一体化的产品。与传统相机相比，二者最大的区别是它们使用
的感光与存储介质不同。与传统相机使用胶片不同，数码相机是用一种特殊的半导体材料
——电荷耦合器，简称 CCD 来记录图象，并用可擦写的电子存储介质来保存图象。CCD
由数千个独立的光敏元件组成，这些光敏元件通常排列成与取景器相对应的矩阵。景象所
反射的光透过镜头照射在 CCD 上，并被转换成电荷，每个元件上的电荷量取决于它所受
到的光照强度。当你按动快门时，CCD 将各个元件的信息传送到一个模数转换器上，模数
转换器将数据编码后送到可擦写存储器中，这样就可以得到一张完整的数码图片。
数码相机，也叫数字相机。它集成了影像信息的转换、存储、传输等部件，具有数字
化存取模式、与计算机交互处理以及实时拍摄等功能。因此数码相机可以轻而易举地把图
像数据传输给计算机，并用计算机进行图像的处理和修改。它还能够以无线方式利用电话
线和因特网将图像数据传输到远距离的计算机终端上。
几乎所有的数码相机都有一个彩色显示屏，用户可以通过显示屏即时查看所拍摄的图
像。数码相机还具有演示功能，有些格式的图像可以装载到数码相机中，所以数码相机可
用于幻灯片演示等。数码相机拍摄到的图像一般是以 PC 机文件格式存储，可以把这些图
像文件插到文档、图像演示或 web 页面中；还可以利用电子邮件把数字图像传给朋友、同
事等。有了数码相机，就用不着购买胶卷了，当然更不会由于保存不当而损坏胶卷了。由
于不使用胶片，无需再冲洗胶片了，因此数码相机的拍摄成本几乎为零，可以按喜好随意
拍摄，而且可以当场查看拍摄效果。
二、选购数码相机应参考的技术指标
数码相机是一种较为高档的输入设备。目前，数码相机的品牌非常多，不仅有柯达、
富士、爱克发、佳能、尼康、美能达、奥林巴斯、理光等著名相机品牌，也有苹果、爱普
生、索尼、卡西欧、松下等计算机或电器厂商生产的品牌，竞争十分激烈。而人们看到的
数码相机也已多过数十种，档次不同，价格相差悬殊，从几百元到几万元，性能差距也非
常大。因此在选购时应遵循实用的原则，只要能够满足工作需要就可以了。在选购时应注
意以下几点。
1.分辨率
分辨率的高低决定了所拍摄影像的表现能力，分辨率越高，数码相机的价格也就越高。
目前有的相机利用一种软件技术提高相机的分辨率，与通过硬件来实现的图像分辨率相差
无几，因此大大降低了成本和价格。在这些软件中最有名的就是 PHOTO Genie. 这种特有
人工智能技术可以避免图像高反差色调、缺角和像素化等现象，图像分辨率提升后比原相
机分辨率的图像效果有很大的改观。
2.变焦
变焦范围越大，相机所具有的广角和望远功能越强。变焦范围的大小和数码相机的价
格是正比关系。
3.曝光补偿
有曝光补偿的数码的相机能在自动曝光的基础上人为地改变相片的明暗度和彩色效果。
4.近拍距离
近拍距离越近，就越能清楚地拍摄到微小的文字或图案。
5.白平衡(人眼功能)
由于人眼会根据气候或光照条件的不同来调节色彩的感应程度，这样白色物体始终会
呈现白色。白平衡校正则是为了让相机具有人眼一样的功能。通过计算不同光照平均值，
自动调节内部的色彩平衡，达到所有条件下均能真实再现白色的效果。
6.镜头质量
数码相机的镜头质量也非常重要。镜头应具有的分辨率水平，与 CCD 芯片的尺寸和
像素有着很大的关系。由于一般的数码相机均采用尺寸较小的 CCD 芯片，因而要求镜头
有非常高的分辨率。
7.存储容量
图象的数字化存储是数码相机的特色，在选购高像素数码相机时，要尽可能选择高容
量存储媒体的数码相机。
此外，数码相机还应具有输出功能、即拍即显功能、影像和声音记录功能等。
三、使用数码相机的注意事项
1.节省电池
数码相机彩色液晶显示屏的电量消耗特别大，因此最好使用充电电池，而且拍摄结束
时，尽量关闭电源。
2.控制曝光
使用数码相机拍摄时要注意控制好曝光过度，这是因为照片在曝光不足的情况下我们
还可以通过 Photoshop 之类的软件进行修正,如果是曝光过度，这张照片基本上也就作废了。
3.注意控制闪光灯
在拍摄 1 米以内的近距离物体时一定要注意避免使用闪光灯，这是因为在拍摄近距离
物体时，物体会将闪光灯的光线全部反射回来，造成曝光过度，破坏图片质量。如果一定
要使用闪光灯,我们可以用一块均匀的白纱布包住闪光灯，以使闪光灯的光线发散，从而降
低反射。
4.避免隔着玻璃拍摄
在室内或车内拍摄外景时应打开窗户，这是因为数码相机的自动对焦功能会将眼前的
玻璃当成拍摄的目标，从而造成对焦不准。在不能打开窗户的情况下，为避免这一情况发
生，要注意尽量与窗玻璃成一定角度。
5.小心删除
使用数码相机有很多优点，其中之一就是随时可以删除不满意照片，在进行删除操作
时一定要小心谨慎，以免误操作将有用的照片删除。
四、数码相机的维护
1.防潮
防潮就是防潮湿，防水分。自然环境中含有一定比例的水分，对照相机十分不利。遇
此情况，就得采取防潮措施。数码相机还要防水，如果是下雨天摄影，随时都得注意不要
让雨水淋湿相机（防水相机例外）。
2.防震
防震就是防止数码相机受到剧烈震动。剧烈震动会使数码相机的内部零件移位、松动、
脱落，外出拍摄乘车途中要注意不要将相机随便扔在车上，应背在肩上减少震动，确保安
全。
3.防尘
相机总得在空气中工作，而空气中多少总有些灰尘，特别是在北方，气候干燥，风沙
较多，因此在这些地方拍摄防尘尤为重要。
4.防污
防污就是防止脏物沾污，相机要经常拿在手中使用，镜头很容易被沾污，尤其是指纹，
一不小心就印在镜头上，相机上沾有污物后应及时清洗，每次用毕后应给予清洁处理，然
后妥善存放。
5.防冷热
不要让相机长时间在太阳下暴晒，应存放在通风干燥处。通常数码相机的使用温度在
零摄氏度到四十摄氏度之间，低于或超过这个温度对数码相机的寿命都有影响。
6.防霉
防霉主要是防止镜头 电子元器件霉变，在我国南方各省，气温高，湿度大，如果保管
不善，很容易造成相机内部电子元器件和镜头等产生霉变。
7.防静电
数码相机内部有着复杂电路装置，在使用数码相机时应注意身上所产生的静电。尤其
是在冬天，气候干燥，身上的化纤织物能产生大量的静电，这些静电很容易造成相机内部
电子元器件的损坏。
第六节 传真机
传真技术诞生于 19 世纪 40 年代，到 20 世纪 20 年代才逐渐成熟起来，60 年代后得到
了迅速发展。近十几年来，传真已经成为使用最为广泛的通信工具之一。
一、传真机的特点与分类
传真机按价格高低可分为高、中、低档 3 类传真机，不管是高档、中档还是低档传真
机都具有复印、发送传真和接收传真 3 项基本功能。要实现这 3 项功能，就离不开扫描与
记录。而采用的扫描方式与记录幅面的大小，再加上所能实现的附加功能就基本上决定了
传真机的价格。下面就对传真机的扫描方式与记录方式进行简要介绍。
传真机为了传送文件，必须将文件处理成图像，这个过程称为扫描。目前传真机按采
用的扫描方式可分为电荷耦合扫描(CCD 扫描)和接触式图像扫描(CIS 扫描)两种方式。
CCD 扫描方式使用一种专用器件实现图像转换，采用 CCD 扫描方式的中间色调(灰度级)
一般为 16 级～64 级。CIS 是将感光器件和光学系统集成在一起的一种扫描方式，采用 CIS
扫描方式的中间色调一般为 8 级～32 级。对具有图像的稿件进行复印和发送时，CCD 扫
描方式优于 CIS 扫描方式，得到的图像更加清晰，层次更加丰富。
传真机按记录方式主要可分为热敏纸记录方式和普通纸记录方式两种。热敏纸记录方
式是以热敏纸作为载体，依靠热敏头发热使热敏纸变色而记录传真内容。采用热敏纸记录
方式的优点是费用便宜，缺点是文件保存时间不长。普通纸记录方式又可分为激光静电复
印方式、喷墨记录方式和热传导方式等。激光静电复印方式是靠激光束照射硒鼓，将墨粉
附着在复印纸上；喷墨记录方式使用液体墨水通过喷墨头记录在复印纸上；而热传导方式
则是通过热敏头加热色带，将内容印在复印纸上。采用普通纸记录方式的成本稍高，但文
件可长期保存。目前采用普通纸记录的传真机普遍采用激光静电复印方式。采用普通纸记
录方式已是传真机发展的主流。
二、选购传真机应参考的技术指标
目前，市场上的传真机种类繁多，既有国产的，也有进口的；既有价格低廉的，也有
价格昂贵的。面对众多的品牌，就需掌握选购一台既适用又物美价廉的传真机的技巧。
传真机的技术指标有许多项，不同的传真机所具有的功能也不尽相同。一般在选购传
真机时需要考虑以下 4 项基本技术指标：分辨率、有效记录幅面、发送时间、中间色调(灰
度级)级数。
1.分辨率
又称扫描密度，可分为垂直分辨率和水平分辨率。垂直分辨率是指垂直方向上每毫米
的像素点数。传真机国标标准的水平扫描密度为 8 像素/毫米。垂直方向的扫描密度则可分
为标准： 线/毫米；精细： 线/毫米；超精细： 线/毫米。在选购时应注意传真机
是否具备超精细功能，一般而言，中高档传真机均具有超精细功能。无超精细功能的传真
机在复印或发送时，对细小文字、复杂图像的处理可能会丢掉某些细节，造成副本的可读
性不强。
2.有效记录幅面
可分为 A4(210 毫米)和 B4(252 毫米)。一般来说，有效记录幅面为 A4 的，其有效扫描
宽度为 216 毫米；有效记录幅面为 B4 的，其有效扫描宽度为 256 毫米(有些还可对 A3/280
毫米幅面的文件进行扫描)。A4 幅面每行为 1728 像素，B4 幅面每行为 2048 像素。有效记
录幅面与有效扫描宽度是决定传真机价格的一个主要因素。同等功能条件下，B4 幅面的传
真机往往比 A4 幅面的价格要高出许多。B4 幅面的传真机比较适合于办公室用，可用于 B4
幅面文件的复印与收发传真。
3.发送时间
指传真机发送 1 页国际标准样张所需要的时间，发送时间一般在 2s～30s。发送时间
的长短，取决于传真机所采用的调制解调器速度、电路形式及软件编程。中低档传真机的
调制解调器速度最高为 14400bit/s，可自动调节为 9600/7200/4800/2400bit/s，而高档传真机
的调制解调器的最高速度为 33600bit/s，发送时间最快可达 2s，发送时间在 9s 以下的为高
档传真机。
4.中间色调
又称灰度级，它是反映图像亮度层次、黑白对比变化的技术指标。传真机具有的中间
色调级数越多，其所记录与传输得到副本的图像层次就越丰富、越逼真。采用 CCD 作为
扫描器的传真机，其中间色调可达 64 级；而采用 CIS 作为扫描器的传真机，其中间色调
最多可达 32 级，一般均在 16 级以下。因此，对于经常需要对图像信息进行传真和复印的
用户来说,采用 CCD 扫描方式的传真机当为首选，并且应选择具有 64 级中间色调的传真机。
上面介绍的是需要考虑的几项关键技术指标，购买传真机时还要注意其他方面的因素：
●是否具有自动送纸器(ADF)。ADF 不是每台传真机都具有的，使用 ADF 后，一般可
放置 5 页～50 页的原稿。这项功能对于经常需要进行多页复印与发送的用户来说非常有用，
在进行多页原稿复印与发送时，可免去一页一页放置原稿的麻烦。只需将原稿叠放整齐，
放入自动送纸器，传真机便可自动搓纸，自动分页复印或发送。
●是否具有自动切纸功能。对于复印与接收传真文件业务量大的用户，拥有自动切纸
功能可省去每次复印或接收传真后撕纸的麻烦。
●是否具有单触键拨号功能。如要经常与某固定用户联络，采用单触键拨号联络方便、
快捷，轻轻一按即可自动拨号
●是否具有存储发送及接收功能。在发送传真时，如果线路出现故障，可从发送中断
的页开始重新拨号并发送。在接收传真时，如记录纸用完、发信方还在发信时，传真机会
把接收到的信息存储在内存中。重新装上记录纸后，它会自动把存储的内容打印出来，这
样可免去发信方重新发送的麻烦，从而节省时间和费用。
●是否具有 ECM 方式：拥有 ECM 方式的传真机，在线路不良造成接收干扰而产生误
码时，会自动要求对方重新发送，直到文件清晰无误为止。
此外，在选购传真机时还应检查是否具有应答录音、免提通话、发送标志、定时发送、
缩位拨号、查询等功能。对于这些功能，可根据实际需要进行选择。
三、传真机的操作
在买回新传真机后，接好电源线和电话线，装好传真机记录纸，即可执行复印和收发
传真的操作。
1.发送传真
发送传真可按如下步骤进行：
※将原稿按规定放置于传真机进纸口处，然后提起电话机拨打对方传真机的电话号码。
※听到对方准备好接收传真的信号后，按下传真机上的【启动】按钮(有的是【开始】
按钮)，即可开始发送传真。
发送完传真后，会自动在传真机内的传真纸上记录下发送传真的时间、拨打的电话号
码等内容。
2.接收传真
接收传真可按如下步骤进行：
※听到传真机上的电话铃响后，提起电话机；
※如果对方要求发送传真，可按下传真机上的【启动】按钮(有的是【开始】按钮)，即
可接收传真。
接收到的传真会自动复印在传真纸上。如果传真机具有自动切纸功能，就可以自动切
下复印有传真内容的纸张；如果没有，则需要自己将其撕下。
3.复印
传真机还具有复印功能，可以执行一些简单的复印操作，其操作步骤如下：
※将要复印的稿件按规定放置于传真机进纸口处；
※按下传真机上的【复印】按钮，即可开始复印。
注意：应尽量避免用传真机的复印功能来复印资料，对于热敏纸记录方式的传真机更
是如此。因为热敏纸记录方式的传真机完成复印功能的主要部件是热敏头，它是传真机最
重要的部件之一，靠自身发热工作。因此应尽量减少其工作时间，以延长传真机的使用寿
命。此外，热敏纸记录的文件不宜长期保存。这是因为传真纸上的化学染料不稳定，时间
长了或受阳光照射后，传真纸上的字会逐渐褪色。因此，对于重要的、需要长期保存的文
件，最好采用静电复印机进行复印。
传真机还具有许多其他很有用的功能，鉴于不同品牌的传真机其操作方法可能会有所
不同，有兴趣可参阅传真机所附带的说明书或相应的技术资料。
四、传真机的日常维护
传真机使用过程中，要经常进行保养维护，勤擦拭，保持传真机清洁干净。由于各种
型号的传真机都有各自独特的结构，所以维护的方法不尽相同。我们在平时的使用中，应
该养成良好的操作习惯，以延长传真机的使用寿命，保证传真机高质量地收发传真。下面
总结了一些传真机日常使用中应该注意的问题。
1.不要频繁地打开/关闭传真机。
每次打开/关闭传真机都会使传真机的电子元件发生冷、热变化，而频繁的冷热变化容
易导致传真机内元器件提前老化，每次开机的冲击电流也会缩短传真机的使用寿命。保持
传真机于通电状态是最好的保养方法。
2.使用标准的传真纸
劣质的传真纸光洁度不够，使用时可能会对热敏头和输纸辊造成磨损。此外，如果记
录纸上的化学染料配方不合理，会造成印字质量不佳，同时还会使保存时间变短。
3.不宜在高温、强磁、强腐蚀性气体环境中使用传真机
高温、强腐蚀性气体不但会影响传真机记录纸的印字质量，而且会对电子线路造成不
良影响或毁坏。强磁场不仅会干扰通话，还有可能使传送的图像失真。
4.不要传送带有装订针、大头针之类硬物的图文资料，以及墨迹或胶水未干的稿件
因为这些硬物容易划伤扫描玻璃或其它装置，引起传真机故障；稿件上的墨迹或胶水
未干时，容易弄脏扫描玻璃，造成传真机发送传真质量下降。
5.不宜在雷雨天使用传真机
下雨打雷时容易通过电话线损坏传真机，因此在雷雨天气如不使用传真机，除关掉电
源外，还应将电话线插头拔掉。
在传真机使用过程中，可能还会出现一些异常现象，可对照下面介绍的知识找到相应
的解决方法。
1.发送、接收或复印的传真不清晰
●如果接收的传真不清晰，首先要确认发送的传真是否清晰，然后对自己的传真进行
热敏头的测试，测试方法在传真机的说明书中有介绍。如果热敏头损坏，应及时更换。
●如果发送或复印的传真不清晰，应检查热敏头是否损坏，此外还应检查 CIS 或 CCD
扫描器及机器的镜片是否干净。如果传真机使用的是 CIS 扫描器，还应检查记录纸接触的
输纸辊(白色)上是否有灰尘。一般要用工业酒精擦拭这些部件，最好不要用水。
●如果排除了上面的原因，一般可能是机器的扫描器或主控板损坏，应请专业人员及
时更换。
2.机械故障
●传真机记录纸被卡住,可揭开纸舱盖板，抬起输纸辊，然后将卡住的记录纸取出即可。
●记录的传真拉长或压缩，出现这种现象一般可能是因为传真机电机松动或齿轮老化，
应将相应部件调整至合适位置或更换老化器件。
●发送的传真稿纸被卡住，可按说明书介绍的方法取出卡纸，不要硬拉，以免造成机
器损坏。
此外，各类传真机在出现故障时都会在显示器里显示出故障代码，可根据故障代码查
找说明书中提示的解决办法，并进行相应处理。应该注意的是：传真机一旦出现故障不宜
自己修理，应该请专业人员维修，以免将故障扩大，造成不必要的损失。
第七节 静电复印机
静电复印技术是在美国物理学家切斯特·卡尔逊发明的“静电复印法”基础上发展起来的
一门新技术，它起始于 20 世纪的 30 年代。所谓静电复印，就是利用某些具有光电导特性
的材料，在静电作用下经曝光使之从电的绝缘体变为电的良导体，从而获得与原稿一致的
复印品的一种复印方法。其复印过程是一个纯物理的过程，它所采用的光接受体是光电导
材料(光敏电介质或光敏半导体)，这种材料具有在暗态时电阻率较大，近似为绝缘体；而
在受光线照射时，其电阻率急速下降变为电的良导体的特性，即光电导静电特性。当进行
复印时，首先通过对带电的光电导材料进行曝光，则可在光电导材料的表面形成能够保持
较长时间的静电潜像，然后依靠静电力的作用，将具有与光电导材料表面静电潜像极性相
反的带电色粉吸附在静电潜像上，从而得到可见的色粉图像。
现代静电复印技术是多学科的综合产物，它包括机械技术、电子技术、电摄影技术、
光学技术、材料及工艺技术等。它的发展与这些学科的发展紧密相关，并随着机械技术、
光学技术、光电导材料技术、显影技术、电子技术等的发展而发展。
1984 年，日本佳能公司首次推出了应用激光光源的数字式复印机。它的主要特点是将
光信号(模拟信号)转换成电信号(数字信号)，因而很容易通过数字技术对图像进行处理，从
而大大增加了复印机的功能。它可以与计算机终端连接，并通过通信线路进行远距离传送。
它的出现使复印机突破了单纯“复印”的概念，并使之从脱机型向联机型发展。数字复印机
的出现标志着第二代复印机的开始，随着数字化技术的发展，数字复印机已逐步取代现在
流行的静电复印机。
复印机是当代对情报资料、办公文件等进行复制的重要手段，与其它复印技术相比，
在复制量不大的条件下，具有制作迅速、使用方便、信息准确、价格低廉等优点。近几年
来，复印机已经成为使用最为广泛的办公工具之一。
一、静电复印机的分类
静电复印机是涉及多种学科的综合性技术产品，由于其品种繁多，机型纷杂，结构各
异，目前世界各国对静电复印机尚未有较为统一的分类方法。在众多的分类方法中，以下
只介绍几种和用户关系最为密切的分类。
1.按用途分类
可以分为办公用复印机、缩微胶片还原复印机、工程图纸复印机、彩色复印机、传真
复印机和制版机(制作氧化锌胶印版)等。
※办公用复印机是常用的先进的办公设备，可用于复制一般的公文、资料、档案，代
替抄写、文献翻拍、打印等日常工作，在提高办公效率的同时降低了办公成本。该类复印
机一般为台式，具有等幅或缩放功能，可使用不同规格(A3～B5)的纸张复印，操作方式为
手动与自动相结合。
※缩微胶片还原复印机是将阅读器和放大复印机的功能结合起来的一种缩微设备。它
能将缩微胶片或胶卷上图像还原放大显示到阅读屏上，提供方便的目视阅读，并可根据需
要进行选择复印。
※工程图纸复印机一般为落地式，适用于工程图纸的复印，能代替大量繁重的描图、
制图工作。该类复印机具有缩放功能，可复印 A0～A2 等大型图纸。
※彩色复印机可以用彩色原稿复印出色彩丰富的彩色复印品，它又可分为套色复印和
全色复印等，该类复印机的使用目前还只限于一些专业部门(美术、广告、规划等)。
※传真复印机是一种现代化通信设备，适用于邮政、电信等部门。它具有通信、传真
和复印功能，能与电话和无线电传输结合使用，通常称为“电子邮政”。
※制版机采用静电复印方法来制备胶印版，具有复印速度快、复印成本低等特点。一
般适用于印刷行业、行政、文化、教育部门等。
2.按复印速度分类
可以分为超高速复印机、高速复印机、中速复印机和低速复印机四种。
※超高速复印机的复印速度每分钟可达 100 张以上。
※高速复印机的复印速度每分钟可达 60～100 张。
※中速复印机的复印速度每分钟可达 20～60 张。
※低速复印机的复印速度每分钟为 20 张以下。
3.按显影剂组成分类
可以分为双组分显影剂复印机和单组分显影剂复印机两种。
※双组分显影剂复印机采用的显影剂是由载体(磁性铁粉)和色粉构成的，多采用磁刷显
影方式，具有图像质量好的优点。但因载体使用寿命不长，需定期更换。
※单组分显影剂复印机采用的显影剂是本身具有磁性的色粉，由于不使用载体，因此
不存在载体疲劳问题。它具有复印品质量好，显影机构简单，机内清洁，便于维护，复印
速度高等优点。
4.按色彩还原性能分类
可以分为黑白复印机、单彩色复印机和全彩色复印机三种。
※黑白复印机不论原稿图像是何种颜色，复印品只能表示为不同程度的黑色。
※单彩色复印机不管原稿图像是何种颜色，复印品均能表示为黑色以外的一种颜色。
※全彩色复印机可以将原稿上由不同颜色组成的图像较真实地再现于复印品上。
二、静电复印机的基本操作
1.开关机操作步骤
※打开印复机的电源主开关，接通电源(按下 ON)。
※等待复印机预热，在预热过程中，“等待”显示器(Wait)点亮，散热风扇转动，定影加
热灯点亮，定影加热器工作使定影温度急剧上升。
※当定影温度达到规定值时，“等待”显示器熄灭，“准备好”显示器(Ready)点亮，机器进
入可复印状态。
※当全天的复印操作完成时，关闭复印机的电源主开关(按下 OFF)。
2.一般复印操作步骤
※放置原稿：掀起原稿台盖，将原稿面朝下放在原稿曝光玻璃上并对准尺寸标记。放
置原稿时，要注意稿台上的空白宽度标志，原稿在这一部分里面的图像是复印不上的；同
时要注意原稿放置的部位，不要超过规定尺寸。
※选择复印倍率：用倍率选择键(Reduce, Enlarge, Full Size)，根据复印需要选择相应的
复印倍率(等比、放大、缩小或无级变倍)。
※选择纸盒：用纸盒选择按键(Select Cassette)，根据需要选择所需幅面的复印纸或选用
自动纸张选择方式。
※调整复印浓度：根据原稿图像的浓淡，调整复印浓度(Lighter, Darker)或选用自动图
像密度(Auto Image Density)控制方式。
※设定复印张数：用数字键输入所需复印的张数，该复印张数将在显示窗显示。如输
入有错需要修改时，可先按清除/停止键(Clear/Stop)，重新输入即可。
※复印：按下复印启动键(Start)，复印机就自动开始复印操作，复印出所需的副本。
※当前页复印完成后，取走原稿和复印好的副本。
3.复印过程中的操作
※暂停复印：在连续复印过程中，如果要停止复印，可按下清除/停止键，则当时的复
印动作结束后即停止复印操作。
※中途添纸复印：在连续复印过程中，如果纸盒里的纸已用完，无纸指示灯点亮时，
复印操作将停止。在纸盒内补充复印纸后，需要重按复印键，机器才会自动地复印完剩下
的张数。有的复印机具有纸盒自动变换功能，当所选纸盒内的复印纸用完后，若有另一纸
盒装有相同尺寸的复印纸，机器会自动选择该纸盒接着供纸，以继续完成当前的复印操作。
※卡纸后的复印：在连续复印过程中，如果发生卡纸，机器会自动停止当前的复印操
作并点亮卡纸指示灯及显示卡纸部位。在卡纸故障排除后，重按复印启动键即可继续复印。
有的复印机需先按下卡纸复位开关，再按下复印启动键才能继续复印。
4.中断插入复印操作步骤
※当按下中断插入复印按键(Interrupt)时，机器会中断当前页的复印操作，并保存刚才
正在进行复印的所有状态和设定数据，然后点亮中断插入指示灯，返回到清除状态(等倍、
复印张数为 0 等)。
※取出原来的原稿并放入要插入复印的原稿。
※根据新原稿的图像类型，调整复印浓度、选择复印倍率、纸盒和设定复印份数等。
※按下复印启动键，机器即开始插入复印操作。
※中断插入复印结束后，再按一次中断插入复印健，机器即可恢复到中断前的状态。
※重新放入原来的原稿，按下复印启动键即可继续中断前的复印操作。
5.手动供纸复印的操作步骤
※打开原稿台，将原稿按规定要求放置在稿台玻璃上。
※拉下手动供纸台，手动供纸显示器和加纸显示器点亮。
※根据复印纸尺寸调整手动供纸导向板的宽度。有的复印机无此宽度调整装置，此时
需将复印纸紧靠其规定边送入。
※把复印纸插入手动供纸导向板内。
※根据原稿大小和图像浓度情况，调整复印浓度和复印倍率等。
※按下复印启动键即可复印出所需要的复印件。有的复印机不需要按复印键，在手动
供纸传感器检测到复印纸插入手动供纸导向板时即自动进入复印操作程序。
※当手动复印操作结束后，合上手动供纸台。
6.复印倍率的调整方式
※标准倍率的设定：按放大倍率键(Enlarge)、缩小倍率键(Reduce)、等倍率键(Full
Size)，选择所需的标准倍率。
※无级变倍的设定：用无级调焦键可以 1%的精度来调整复印倍率，调整范围一般为 50%～
200%。
※自动倍率的设定：有的机器具有自动倍率设定功能，它能根据输入的原稿尺寸和复
印纸尺寸，自动选择合适的复印倍率。
7.图片复印操作步骤
※放置原稿在稿台玻璃上；
※按下图片方式键(Photo Mode)；
※其余操作同一般复印操作步骤。
8.多色复印操作步骤
除标准的黑色墨粉外，一般的复印机还可以选用红、绿、蓝显影部件进行多色复印操
作。有的复印机已将多色组件安装于机内，操作人员只要通过键操作即可选择不同颜色的
显影部件进行复印操作。以下以黑色和红色的套印为例来介绍单独的显影部件的多色复印
操作步骤。
※先将原稿用黑色复印出来；
※按以下步骤更换黑、红显影部件：※打开前门；※提起显影锁定杆，小心拉出黑色显
影部件；※装上红色显影部件，沿导轨将显影部件推入、锁紧；※关好前门。
※将需要复印成红色的原稿放到稿台玻璃上；
※打开手动供纸台，插入黑色副本，稿面朝上；
※按下复印启动键，即可获得套红色复印的副本。
三、静电复印机的维护保养
静电复印机的维护保养是提高复印质量、保证复印设备正常运转和延长设备使用寿命
的重要前提。这是因为静电复印机在经过一段时间的使用，或复印份数达到一定数量后，
其显影部件产生的粉尘飞扬；机件的污染和磨损以及橡胶和塑料件的疲劳或老化等因素都
会影响到复印机的稳定运转，并使复印品的质量下降，严重时甚至造成机器停机。因此必
须对复印机进行定期保养维护，也就是定期对复印机的光学系统、感光鼓、电晕装置、显
影装置、清洁装置、定影装置、供输纸装置等设备进行维护保养。
由于维护保养复印机的工作较为复杂，处理不好反而会损伤复印机，建议最好是请专
业人员从事此项工作。
第三章 办公自动化软件介绍
参考任意一本 Office 教材中有关 Word、Excel、PowerPoint 部分的相关内容。
第四章 计算机文字处理、排版规范
第一节 概 述
一、文字印刷技术发展概况
众所周知，活字印刷术是我国古代四大发明之一。公元 1041～1048 年(宋庆历年间)刻
版工匠毕升发明了胶泥活字印刷，为世界作出了重大贡献。以后经我国及外国的众多发明
家的革新创造，活字印刷得到不断完善和成熟。到 1445 年，德国人谷腾堡发明了铅合金
活字，使活字印刷术从非金属活字阶段发展到金属活字阶段，即现代活字排版印刷阶段
——铅排铅印。这是文字印刷技术的第一次革命。
在以后的 500 年间，文字印刷的主流技术都停滞在铅排铅印阶段。直到 1946 年以后，
美国、德国、英国才相继发明了第一代手动照排机，第二代光机式照排机，第三代阴极射
线管照排机及第四代激光照排机。利用电子计算机录入、排版，通过激光照排输出付印纸
样或胶片，制氧化锌纸版或晒 PS 版上胶印机印刷。形成了一条完整的微机排版-激光照排-
胶印的排版印刷工艺路线。
计算机文字处理系统利用了现代光、机、电科学技术的新成果，充分发挥了电子计算
机处理信息的快速、多变、自动化、智能化的优势，以“光和电”代替“铅与火”，以“智和轻”
代替“笨与重”，计算机文字处理系统的问世，开始了文字印刷技术的第二次革命。
我国对计算机文字处理系统的研制起步较晚，但后来居上。自 1974 年 8 月开始有目
标地开展“汉字信息处理技术”的研究，即由国家计委批准的“七四八工程”。以北京大学王
选教授领导的设计集团，大胆创新，跳过了第二代、第三代机，率先发明了我国的第四代
汉字激光照排系统——方正电子出版系统，使我国的出版印刷技术再度登上世界领先地位。
二、计算机文字处理系统的概念、功能与分类
1.计算机文字处理系统的概念
计算机文字处理系统是指将原稿文字录入计算机，经过编辑、排版、修改得到符合工
作要求的版式后，再由针式打印机、喷墨打印机、激光打印机、激光照排机等输出设备输
出到纸上或胶片上，供复印或制版印刷使用的计算机软硬件系统。
2.计算机文字处理系统的基本功能
※所提供的字体、字号及各种科技符号能满足某方面的工作需要。
※排版功能能满足各类文稿对排版的不同要求
※输出的文字质量即字的分辩率能满足各类文稿的要求。
3.计算机文字处理系统的分类
计算机文字处理系统是计算机桌面排版系统、电子轻印刷系统、激光照排系统的总称。
※计算机桌面排版系统
计算机桌面排版系统能满足办公自动化和印制内部出版物需求的排版系统。因而又称
办公自动化系统(OA 系统)。这类系统以 WPS、CCED、WORD、……等为代表。这些系统
以投资低廉、易学易用、操作方便、对外设质量要求不高见长，但输出的文稿质量一般。
这类系统提供的字体、字号、各类符号及排版功能能满足文件、报告、公文、一般科技论
文、表格的文字录入、编辑、排版、输出的要求。
※电子轻印刷系统
电子轻印刷系统(以下简称轻印刷系统)是指它具有简单、实用、快速、廉价等特点。
其排版、印刷的工艺过程是：
文稿录入→编辑排版→在激光印字机上输出版式纸样→制氧化锌纸版或纸基银盐版→
上小胶印机(8 开)或低速对开胶印机印刷。
由于这种印刷工艺在印刷标准和规范上不是很严格,但可满足印数不多,而要求快速、廉
价的内部出版物要求，因而在欧美称为内部印刷。“轻印刷”一词由日本引入，目前在我国广
为流行。随着计算机技术的飞速发展,高档轻印刷系统已能满足正式出版物的质量要求。
轻印刷系统的最终输出设备是激光打印机或喷墨打印机，其输出质量比电子打字机、
针式打印机要高得多，故为一般中、小印刷出版单位所必备。
根据设备的繁简程度及应用范围不同，轻印刷系统又可分为普及型轻印刷系统和高挡
轻印刷系统。前者在系统硬件和排版软件方面都更为简化一些，而后者随着激光打印技术
的高速发展却越来越接近激光照排系统的输出质量，加上轻印刷系统的价格优势，故目前
已作为办公自动化设备得到广泛应用。
※激光照排系统
激光照排系统的前处理系统(包括：文稿录入、编辑、排版)与高档轻印刷系统无异，
只是最后由激光照排机直接输出感光胶片，经自动冲片机对感光胶片进行显影、定影、水
洗、烘干后，直接得到可晒 PS 版的阳图或阴图胶片。通过激光照排机输出的感光胶片，
其分辩率为轻印刷系统的两倍以上，经中、高速胶印机印刷的效果足以与铅印媲美，甚至
超过铅印。
三、计算机字模、字体、字形、字号的基本概念
1.计算机字模的概念
活字一般用铅合金等金属来铸造，铸字时需要用模型，这种铸字模型称“字模”。在计
算机信息处理技术中，字模是字体、字形数字化后的数据信息。
计算机字模的数据信息由方块字的点阵信息构成，也就是不论汉字的笔划多少，都可
写在同样大小的方块中，这个方块可划分成不同密度的点阵，如 24×24、48×48 的点阵，
如图所示的点阵中，有笔划的黑点用二进制的“1”表示，无笔划的空白点用“0”表示，这样
一个汉字的字形就可以用一串二进制数来表示了。
字模由字心与边框组成，称为字身，汉字基本字形是方形，即字身的高和宽相等。字
身的底线称为字模的基线。
排在同一行的汉字，如无特殊要求，无论字号大小，其基线总是在一条直线上。如有
特殊需要，可移动个别字的基线，达到所需要求。
汉字的数量庞大，大约有 6 万多个，根据国标 GB2312－80 基本集的规定，共收简体
汉字 6763 个，已可满足一般办公的用字需求。如果用户感到不够，在 Windows 平台还可
借助于 GBK，全称《汉字内码扩展规范》，该规范共收入 21886 个汉字和图形符号，其中
汉字（包括部首和构件）21003 个，图形符号 883 个。
2.字 体
即汉字的体式和风格，印刷上主要指印刷活字的字体。用计算机技术处理汉字信息，
不仅沿用传统活字排版所形成的字体规范，还吸取了外国的经验创造出一些新的字体，形
成了丰富多彩的计算机汉字字体，为取代铅排提供了可靠的保证。常用的字体有宋体、仿
宋体、楷体和黑体四种，为美化版面又创造出很多艺术字体，如标题宋、隶书、魏碑、姚
体、行楷、综艺、……等。在一篇文章的排版中选用不同的字体，除有美化版面的作用外，
更主要是用来区别版面中标题与正文、主要内容与一般内容。
3.字 形
即字的形状。如方形、长形、扁形、粗笔、细笔等。还可扩展为各种美术字的字形，
如空心字、立体字、倾斜字、旋转字、勾边字等都是各种字体的特殊形式。
4.字 号
即字的大小规格。铅活字的大小规格一般采用“磅数制”或“号数制”来计量。手动照排
字的大小用“级数制”来计量。计算机字的大小一般用“号数制”或用“磅数制”来计量。
磅数制：磅数制又称点数制，“点”是活字专用的计量单位，因为“点”的英文名称是
“Point”，音译为“磅”，符号是“点”的第一个字母“P”。各个国家对“点”的大小规定不尽相同，
英美等国规定 1P=，我国规定 1P(磅)=。以点(磅)为单位来计量字形大小
的体制就是“点数制”。现在习惯称点数制为磅数制。
号数制：活字的大小用号来称谓的体制称为“号数制”。如 5 号字、4 号字……等，在
排版操作时，用“号数”来称谓比较方便。目前较为流行的计算机文字处理系统大多采用号
数制，也有采用磅数制的。采用号数制来描述字号大小，可与铅排字号统一起来，符合排
印工人及编辑的传统习惯。
级数制：在手动照排中的照排字采用“级数制”，单位用“K”或“Q”来表示，目前“级数
制”已基本淘汰。
由于我国对铅活字字号没有完全统一的计量标准，故各计算机文字处理系统的计算机字号
也没有统一标准，有的采用“号数制”，有的采用“磅数制”，但其尺寸级差都基本相同。在
下表中列出了两种字号体制的换算关系及对照表。
号数、磅数对照表
号数 磅数 毫米 号数 磅数 毫米 号数 磅数 毫米 号数 磅数 毫米
8 号 7 号 小 6 号 6 号
小 5 号 5 号 小 4 号 4 号
小 3 号 3 号 小 2 号 2 号
小 1 号 1 号 小初号 初号
小特号 特号 特大号
第二节 计算机文字处理、排版中的一般规范
一、排版中汉字字体的选用原则
下面将常用字体的特点及选用原则简介如下：
宋体 又称“老宋”、“书宋”、“普通体”，简称“宋”。按照宋精本写成，字体端正，笔划
横平竖直，粗细适中，刚柔相济，疏密布局合理，看起来清晰爽目，久读不易疲劳，经试
验统计表明，在同样字号，同样阅读条件下，宋体与其他字体相比，阅读最省视力，因此
它的应用比其他各种字体为广，一般书刊的正文都用宋体。宋体对黑体而言又称为“白体”。
印刷上常用它排正文。一般书籍正文都用 5 号字。由于宋体的笔画粗细适中，疏密合理，
印出的笔道完整清晰，若用 5 号仿宋，因笔画太细。易使字残缺不全，若用楷体又因笔画
较粗，对多笔画字易糊。
仿宋 简称“仿”。由古代的仿宋刻本发展而来的一种字体，是古代的印刷体，笔画粗
细一致，起落锋芒突出，刚健有力，是一种比较清秀挺拔的字体，其装饰效果好，但阅读
效果不如宋体，所以不是一般出版物常用的正文字。常用作中小标题字或穿插在正文间的
引文、献词,报刊中的短文正文，小 4 号、4 号、3 号字的文件、公文,古典文献和仿古版面。
楷体 又称“正书体”，简称“楷”或“正”。笔画接近于手写体，直接由古代书法发展而
来，字体端正、匀称，笔触柔和华丽。常用于排版中小标题，作者的署名等，以示与正文
字体相异而突出，但用楷体作标题时，至少要比正文大一号字，否则标题会显得比正文还
小。报刊中的短文正文、小学课本、少年读物(选用 4 号楷体便于孩子模仿与模写)和通俗
读物。也常用于表示着重的字句。
黑体 又称“重体”、“方头字”、“粗体字”、“等线体”，简称“黑”。字体方正饱满，横竖笔
画粗细相同，平直粗黑，受西方等线黑体影响而设计的。常用作各级大小标题字、封面字，
正文中要突出的部份或表示着重点，因取它浓重厚实、醒目。
小标宋 字型端正，笔画横细竖粗，刚劲有力，笔峰突出。是理想的排大中小标题字、
封面字的字体。
细圆 取黑体的截笔和仿宋的行细而成的一种字体。字型方正，笔画圆顺舒展，结构
婉转秀逸，字体匀称美观。因比准圆笔画细而称细圆。适用于书报刊的正文及装帧、广告
等宣传用字。在各种正文字体中，同字号相比细圆在视觉效果上显得最大。故采用细圆作
正文字体时可以利用这一特点，稍将字号变小一些，使较少的版面容纳较多的字数而视觉
效果上仍不嫌字小。
准圆 字型方正，笔画圆润舒展，笔法婉转柔和，结构古朴美观。因比细圆笔画粗而
一般用于书报刊的标题字、封面字及装饰字，也可用作书眉字。
魏碑 又称“魏体”。字体苍劲坚实，结构跌宕起伏，笔意朴拙，不避锋芒。适用于书
报刊的标题字、封面和装饰字。
隶书 字型稍扁，字体浑厚饱满，笔画婉转流畅，笔法古朴典雅，蚕头燕尾，韵味深
长。适用于书报刊的各类标题字、封面字和装饰、宣传用字。由于字形稍扁，同字号相比
在视觉效果上显得字较小，使用时应考虑此特点。
行楷 字体飘逸洒脱，行笔流畅自然，刚劲舒展，书法韵味浓。适用于书报刊标题字、
封面字或各类宣传、装饰用字。在各种字体中同字号相比行楷视觉效果上显得较小，使用
时应考虑此特点。
舒体 因此体系模仿书法家舒同的字体而成，故名。字型浑厚雄健，苍劲朴拙，笔意
舒朗开阔，气势磅礴。适用于书报刊标题字。
姚体 又称“小姚体”，是由宋体变化而形成的一种新字体。因由一姚姓刻字师创造，
故名。笔画直粗、横细，但横画要比宋体粗壮。姚体是一种字型纤细恰当的美术体，字体
瘦长，收笔及转角处无肩角和隆起，又近似黑体。字形更见整齐、利落、清丽，用于标题、
封面、书眉、歌词、前言，后记偶用这种字体排版，即富变化亦另有一番情趣。
综艺 字型见方规范，结构饱满，笔法新颖雅致，具有独特的艺术效果。适用于书报
刊标题字、封面字及宣传、装饰字。
琥珀 字型圆润饱满，新颖活泼，结构错落有序，粗而不重，胖而不臃。具有独特的
美术性，适用于书报刊和各类印刷品的标题字、封面字及宣传、装饰字。
其余可选字体一般用于报、刊、杂志美化版面，可供编辑排版人员任意选用。对于长
仿宋体，是仿宋体的变型，较仿宋体瘦长。常用作扉页中的书名，作者名等。此外，还有
扁体，一般都用作标题字或活泼版面的短文正文字。
二、排版中外文字母、字体的选用原则
1.外文字母大、小写的选用
一般情况下，外文字母常用小写表示，但在下列情况下应予大写(以英文为例说明)
※外文的句首首字母一律大写，人称代词 I 永远是大写。
※月份的首字母应大字。如：January 一月，Februry 二月，April 四月，May 五月，June
六月，July 七月，August 八月，September 九月，October 十月，November 十一月，December
十二月。
※人名中的姓名、父名的首字母应大写(其中：复姓应连写，其首字母大写、双名可连
写或用连字符连接，其第一个字的首字母大写)。
※地名、建筑物名称、朝代名称中，属专用名词部分，其实词的首字母应大写。如：Shang
hai(上海)，Tian Shan Mountains(天山)，the An hui Hotel(安徽饭店)，the Summer Palace(颐
和园)，the Great Hall of People(人民大会堂)，the Han dynasty(汉朝)，the Waring States
Period(战国时代)。
※国家、国际组织、国际会议、条例、文件、机关、党派、团体、学校等名称中，其
实词的首字母应大写。如：the People Rrpublie of China(中华人民共和国)；United Nations(联
合国)；the Conference of Asia and Africa(亚非会议)；the State Council(国务院)。
※参考文献中的篇名首词字母应大写，其余字母一律小写(但其中的专有名词的首字母
仍应大写)。
※报纸、书刊名称中的实词首字母应大写(缩写词亦同样)。the Chinas, Daily(《中国日
报》)；the Red Flay(《红旗》)；ISO=Internation Standardixation Organixation(国际标准化组
织)。
※为了突出主题，有时书刊的标题、章节名称等也可全部用大写字母表示。如：
SUMMARY(提要)；ABSTRACT(摘要)；VOCABULARY(词汇表)。
2.外文字体的选用
※白正体的使用范围
1)三角函数符号：sin(正弦)，cos(余弦)，tg 或 tan(正切)，ctg 或 cot(余切)，sec(正割)，
csc 或 cosec(余割)
2)反三角函数符号：arcsin，arccos，arctg 或 arctan，arcctg 或 arccot，arcsec，arccsc
或 arccosec
3)双曲函数符号：sh(双曲正弦)，ch(双曲余弦)，th 或 tanh(双曲正切)，cth 或 coth(双曲
余切)，sech(双曲正割)，csch 或 cosech(双曲余割)
4)反双曲函数符号：Arsh 或 Arsinh，Arch 或 Arcosh，Arth 或 Artanh，Arcth 或
Arcoth，Arsech，Arcsch 或 Arcosech
5)复数符号：Re(复数实部)，Im(复数虚部)，Arg(复数的幅角)
6)对数符号：log(通用对数)，lg(常用对数)，ln(自然对数)
7)公式中的常用常数符号、缩写字：max(最大值)，min(最小值)，lim(极限)，const(常
数符号)，mod(模数)，sign(符号函数)等
8)公式中常用算符：∑(连加)，∏(连乘)，∫(积分符)，d(微分算子)等
9)数和数字：0，1，2，3，4，5，6，7，8，9
10)罗马数字：※，※，※，※，※，※，※，※，※，※，※，※……
11)温度符号：※(摄氏温度)，※(华氏温度)，(绝对温度)，Ｒ(列氏温度)
12)硬度符号：HB(布氏硬度)，HV(维氏硬度)，HS(肖氏硬度)，HR(洛氏硬度)，HAA(标
洛氏硬度)，HRB(B 标洛氏硬度)，HRC(C 标洛氏硬度)，HRF(F 标洛氏硬度)
13)用拉丁字母表示的物理量单位：如：cm，mg，V，Å，eV 等
14)化学元素符号：如：Ac，Ag，N，K，P 等
15)生物学中科以上的拉丁文学名
16)地层剖面、土壤剖面：如 a0，B1，C2 等
17)光谱线所用的字母：如：A-H，K 等
18)代表光谱型的群星：如：A5，B6，M3 等
19)仪器、元件、样品等的型号：如：MP-47，QG-45，6V6 等
20)实验编号、试件编号、国际标准代号、国家标准代号等
21)外文的国名、地名、人名、书名和机关名称
22)方位和经纬度
23)各种计算机程序语言语句
24)参考资料中的外文书刊名
25)按以上规定应排正体的字母和符号，其下标的字母和符号也排正体
※白斜体的使用范围
1)用拉丁字母来代表的几何量：如，x，y，z，a，b，c，原点 O，※A，ΔABC 等
2)用外文字母代表的物理量：如：m(质量)，F(力)，W(功)，V(速度)，E(电场强度)等
3)生物学中拉丁学名的属名和种名，包括亚属、亚种、变种：例如：
Gossypum,Zea,Mays，Canis lupus chanco 等)
4)数学中的一般标量，如(a，b，p，q，r，s 等)，函数 f(x)，集(如：集 A，集 B)，偏
导数，矩阵，排列组合，积分函数和积分限等
5)代数中的已知数，如：a，b，c，……；未知数，如：x，y，z，……
6)几何中代表点(A，B，C，……)，线段(a，b，……)，角度(α，β，γ，θ，……)
7)用外文字母或数码代替图中的说明文字(如：a,b,c,……；1，2，3……※)
8)化学中的旋光性、构型、取代基的位置等有关符号(如：d-，l-，dl-，r-，i-，cis-，
trans-，v-，as-，n-，iso-，……)
9)化学中易与元素符号混淆的外文字母如(L——左型，F——右型，N——当量……)
10)易与数码混淆，如“l”应用“L”
11)按以上规定应排斜体的字母和符号，其上下标的字母和符号也排斜体
※黑正体的使用范围
1)书名或突出主题
2)近代物理学和代数学中的“张量”，例如张量 S，张量 T 等
※黑斜体的使用范围
近代物理学中和代数学中的“矢量”，如矢量 A，矢量 B，磁场 H、电场 E 等
三、标点符号的排法及选用
标点符号是书面语言的重要组成部分，在文稿中，若标点符号发生排版错误，可能使
原著的意思变更，出现不能容忍的错误。为使标点符号规范化，1951 年 9 月，中央人民政
府出版总署颁布了标点符号的用法，给标点符号规定了统一的名称和使用规范。在写作、
录入、排版中保证标点符号使用准确、规范，是计算机文字处理工作的一项基本原则和重
要任务。虽然标点符号由作者负责，但录入时常因手稿抄写不规范使操作者看错；或因操
作者分不清形相似实不相同的标点，敲错了键位的情况更为经常发生。所以录入排版人员
应该很好的掌握标点符号的使用规范，才能保证录入、排版的质量要求。
1.常用标点符号及用法
※句号“。”和句点“.”
句号“。”用于一般汉字书刊；句点“.”用于外文书刊或阿拉伯数字序号之后。
如：1.×××××；2.××××× 注意不要与中圆点混淆!句点“.”与中圆点“· ”位置不同。
※问号“?”
用于表示疑问句结束之后的停顿。
※感叹号“!”
表示句子结束后的停顿，有感叹的地方。单个使用为全角，与“?”并用(“?!”)或两、三
个并用(!! !!!)时为半角。
※逗号“，”
表示一句话的中间停顿。它所表示的停顿比顿号大，比分号或冒号小。
※顿号“、”
表示句中并列词语的停顿，或表示汉字序号后的停顿(如一、二、三、四、甲、乙、丙
等)。
外文书中不用顿号，科技书中，并列的量和数字之间也不用顿号，而用逗号。如：
i1,i2,……in；1,2,3,……等等。
※分号“；”
表示句中比较大的停顿或并列分句的停顿。
※冒号“：”
表示句中较大的停顿，并借此提示下文或总结上文。
※引号““””，“‘’”，“『』”，“「」”
横排本中双引号为“”，单引号为‘’；竖排本中的双、单引号分别为『』和「」。
※括号“()”、“〈〉”、“〔〕”、“〔〕”、“{}”、“【】”、“※※”共 7 种不同形式：
（）——圆括号或小括号
〈〉——尖括号，注意与小于号“＜”，大于号“＞”相区别!
〔〕——方括号或中括号
〔〕——六角括号
｛｝——花括号或大括号
【】——黑月牙括号或大括号
※※——双括号
用括号将序号括起来时，后面不再用“、”或“.”。如：
※×××× ※×××× ※×××× ※××××
※破折号“——”、范围号“—”和连字符“-”
破折号“——”占两个字身位置，故又称两字线。注意不能用减号“－－”代替!
范围号“—”又称一字线。例如：5—10※，10—15%，1949—1989 年。注意不能用减号
“－”代替!
连字符“-”用半字线，注意勿与范围号：“—”混淆!用于连接词组、化合物名称、公式、
表序、图序、型号等的编号。
例：波里尔-马特略定律；Ni-Ti 合金；(2-1)式、表 1-3、图 5-1；Canon LBP-KT 激光
印字机。
目前，许多采用计算机文字处理系统输出的文稿中，连字符常常被用错或成一字线。
这里有作者的原因，但作为排版者应予提醒。
※省略号“……”或“…”
中文省略号用居中六连点，外文省略号用居中偏下三连点。
※书名号“《》”
用于表示书籍、报刊、文件、法令、戏剧、电影、歌曲等的名称。“《》”在横排本中用，
注意勿与小于小于号“《”、大于大于号“》”混淆!在竖排本中书名号用“ ”或『』，外文中
一般不用书名号而用黑正体或白斜体。
※间隔号“· ”
是一个圆点。表示某些民族人名中的音界。如：卡尔·刘易斯；表示书名和篇名的分界，
如：《满江红·怀古》；表示标题中并列词语间的停顿，如：《宝桌·神驴·魔棍》等。注意勿
与句点“.”或小数点、着重号相混!
※着重号“．”
是一个圆点。标明要求读者特别注意的字、词、句。横排排在要求着重部分的下脚，
竖排排在右侧。
※星号“*”或“※”
用于脚注、图注、表注，也可用于版面装饰。
※连接号“～”
用于把意义相关的词语连成一个整体。居中排，占一个字身。
※专名号“_”
表示人名、地名、朝代名等。横排排在下脚，竖排排在右侧。
※虚缺号“□”
在文中代替被删节部分的原有文字或古藉版本中缺损待考的部分，其个数与原文字数
相等。在木刻版本中，偶然也可见到用这种符号套围在汉字四周，称“墨围”。
※注符“*”“＋”“※”等
文中需要加注释的标志。横排一般排在文字右上角，故也称“肩角”。
(20)节号“§”
提示文章小节，其后面的阿拉伯数码表明节次。
(21)连字点“……”
与省略号类同。用作导点，如目录页中导明某章节在某一页上。
(22)段首符“○”、“●”、“※”、“▲”、“□”等
用在多段的文中，起标题提示作用，或仅为促使读者引起注意。
2.标点符号的排法
按照铅排的规矩标点符号有以下 3 种排法：
※全角式
所有标点符号都占一个汉字的宽度称为全角式，或全身式。一般文科类书藉采用这种
排法，这样每行每列汉字能严格对位，排出的版面整齐。
※开明式
凡表示一句完结的符号，如“。”“?”“!”用全角，其他(除省略号、破折号外)都用半角(对
开，即半个汉字的宽度)。由于这种规矩最早在开明书店出版的书中采用，故称为“开明式”
或“开明制”。目前很多出版物都采用这种排法，特别是科技出版物都采用这种排法，因为
科技书中括号、引号多。如用全角式都占一个汉字宽度，排出的版面松散不好看。
※对开式
除破折号、省略号外都用对开(半角)。多用于工具书，如字典等。
3.标点符号排版禁则
※不允许“顶头点”，即标点(前引号、前书名号等除外)不能排在行首。
※行末不允许出现前括号(如〔、(、※等※、前引号(如“、‘)、前书名号(如《》。
※破折号(——)，省略号(……)
不能从中间分开移行，即分开排在行末和行首。
四、微机排版的质量要求
1)全书各级标题的字体、字号及占行统一，上空大于下空，层次清楚，无背题。
2)全书前后格式、用字(含公式排法，外文的黑、白、正、斜体、图题、表题、表格字
号等)统一。
3)版面疏密适中，行距无非法跳变，图、表与正文的间距合适，位置与文中说到图、
表靠近，不跨节。
4)全书版心尺寸一致(特别是表格册)，页码位置一致，无重、漏页码，封面、扉页、目
录等符合书刊排版要求。
5)全书无乱字、无飞字，错字率符合下表要求(在原稿满足齐、清、定的前提下)。
校改后错字率参考表
校 次 毛校样 一校样 二校样 三校样 付印样
错字率 3～5‰ 2～5‰0 ～‰0 ～‰0 ≈0
6)输出文稿墨色深浅一致，文字密度合适，无断道、无糊字、无脏点。
五、纸张的种类、规格及开本
新闻纸 又称白报纸。纸质松软、吸墨性好，表面平滑不起毛，但易发黄变脆、不易
保存。主要用于印刷报纸、期刊及一般书藉。
书版纸 质地均匀、不起毛、不透明，机械强度较好，色较白，不易发黄变脆，质量
比新闻纸好。主要用于书藉和期刊杂志。铅印、胶印均可适用。
胶版纸 纸面平滑、紧密、不透明、白度高，伸缩性小，抗水性强。适用胶印及彩印。
用于印刷要求较高的精装书、画册、封面等。有单面胶版和双面胶版两种。
铜版纸 纸面平滑、厚度均匀、光泽洁白、抗水性强。是印刷中的高档用纸，适于印
封面、插图、画册、挂历等。
证卷纸 光滑、结实、耐折叠、耐酸碱、耐潮湿、耐光且轻。适于印证卷、包装纸。
根据印刷机的类型，印刷用纸有平版纸和卷筒纸两种：
平版纸 用于平台印刷机。我国最流行的平版纸有两种规格：
787×1092mm2——简称 787 纸，是裁切标准 16 开、32 开本通用的全张纸。
850×1168mm2——简称 850 纸，是裁切标准大 16 开、大 32 开本通用的全张纸。
880×1168mm2——简称 880 纸，是裁切国际标准 A 系列(A4、A5)开本通用的全张纸。
卷筒纸 用于轮转印刷机。其宽度有 787mm，880mm，1092mm，1575mm，每卷
6000m。
令 平版纸的计量单位：1 令=500 张(纸)
定 量 指纸张单位面积的重量。用每平方米的克重来表示，写为 g/m2。常用的纸张
定量有：50g/m2、60g/m2、70g/m2、80g/m2、……、120g/m2 等。简称××克纸，如 70 克(g/m2)
胶版纸是激光印字机的用纸。60g/m2 书版纸是印书藉、期刊的常用纸。
印 张 计算印刷品篇幅的单位。一张 787 纸或 850 纸印一面，称为一个印张(或 1
方)，若正、反面都印为两个印张，故 1 令纸可印 1000 印张。
开 本 是指书刊尺寸的大小，纸张的裁切要按开本的大小来分割，一般以全张纸折
叠后的大小来计算。如 787×1092(mm)的全张纸(787 纸)，光边后尺寸为 780×1080(mm)。习
惯上对“开本”的命名，是以 2 的几何级数来确定的，即用对折方法来分切全张纸。
对折一次 2-1——称对开；对折二次 2-2——称 4 开；对折三次 2-3——称 8 开；对折四次
2-4——称 16 开；对折五次 2-5——称 32 开；对折六次 2-6——称 64 开……。
书刊常用开本有 16 开、32 开和大 16 开、大 32 开。报刊常用开本是 4 开(大报)，如：
《人民日报》、《光明日报》；8 开(小报)，如：《春城晚报》、《参考消息》等。
大开本 大 16 开和大 32 开称为大开本。大开本不能用 787 纸来裁切，要用 850 纸。
奇开本 指的是不能用对折方式来裁切的畸形开本，如 11 开、25 开、……等。
目前国内已逐渐向国际标准靠拢，国家正大力推广 A 系列规格的纸张，国家公文用纸
已强制规定使用 A3(42cm×)、A4(×21cm)、A5(21cm×)规格的纸张。
六、版面结构与版心
版面 书刊、报纸的一面中，图文部分和空白部分的总和称为版面。版面由版心、天
头、地脚、订口(里口)、切口(外口)等几部分组成。版心内排文字、图表……，版心的四边
称为版口(或版边)。报版版面中，两相邻版心中间的部分称版缝或报缝，可为空白，也可
排文字。
版心 书刊版面的文字部分和图表部分叫版心。版心尺寸受开本大小的制约，各种标
准开本对应标准的版心尺寸，但在同一开本中，由于版口四周空白大小不同或装订方法不
同，版心尺寸往往也不相同。特殊的版心尺寸由出版社编辑确定。下表给出一般书刊常用
开本的纸张规格、成品尺寸、版心及字数，供参考。
书刊常用开本的纸张规格、版心与成品尺寸表
开本
纸张规格
(mm)
成品尺寸
高×宽(mm)
版心尺寸
高×宽(mm)
行×字
总字数
天
头
地
脚
订
口
切
口
8 开 787×1092 1/8 370±2×264±2 313±5×217±5
大 16 开 850×1168 1/16 280±2×203±2 240±5×165±5
42+1×44
=1716 字
22 17 22 17
16 开 787×1092 1/16 260±2×184±2 220±5×145±5
39+1×39
=1521 字
22 17 22 17
大 32 开 850×1168 1/32 203±2×140±2 165±5×103±5
29+1×28
=812 字
22 16 21 16
32 开 787×1092 1/32 184±2×130±2 149±5×97±5
26+1×27
=702 字
18 14 20 14
大 64 开 850×1168 1/64 138±2×101±2 103±5×70±5
18+1×18
=324 字
20 15 18 13
64 开 787×1092 1/64 127±2×92±2 94±5×64±5
16+1×17
=272 字
17 12 15 11
注：表中版心均以 5 号字为准
表中所列数据是编辑、排版人员进行版面设计的依据，对于计算机排版(特别是使用
Word)，最重要的是根据天头、地脚、订口、切口、版心尺寸、版心字号、行数/版、字数/
行，在页面设置中输入正确的参数，计算机将自动保证所排书刊版面的正确性。
版式 版式即书刊排版的格式。它包括以下内容：
※版心尺寸，行数/版、字数/行；
※正文的字体、字号；
※各级标题的字号、占行及排版形式(居中、前空、回行形式等)；
※插图、插表的排版形式；
※页码、书眉、脚注形式；
※正文以外的附件部分的排版形式(附表、附图、参考资料等)。
书刊排版的版式应根据书刊的性质、阅读对象的不同，从方便阅读及美学的观点来进
行设计。
七、排版术语说明
横排本 文字从左往右，字行由上往下阅读。书本订口在左，翻口在右。
直排本 文字由上往下，字行由右往左阅读。书本订口在右，翻口在左，又称竖排本，
一般用于排古典书藉。
单行本 从书刊中抽出一个单篇、章，单独加印，配以封面装订成册。
抽印本 从书刊中抽出一个单篇、章或某一段落单独加印，不加封面、也不装订成册。
通栏排 正文行长度与版心宽度相等。
分栏排 正文行长度为版心宽度的 1/2(双栏)、1/3(三栏)……等的排法。分栏排时，栏
间留空称栏缝(栏空)。期刊杂志常用分栏排。
破栏(跨栏) 正文分栏排时，随文的插图、表格在一栏中排不下时，需伸展到另一栏
的排法称破栏，或者叫对页。
页、面 一个印面(一个页码面)叫作“一面”，一张纸的正、反两个印面(两个页码)称为
“一页”。
另面起 指另起一个页码排版。另面起的页码可能是单页码，也可能是双页码，前一
面不会出现空白页。
另页起 指书刊的章、篇题目从单页另起排版。这种排法可能使双页码为白页。适用
于印刷单行本和抽印本。
占行、空行 为使标题突出醒目，使标题字与正文有较大的行距，说明标题共占正文
行的几行，称占行。一般标题的上空要大于下空,除说明占行外还要说明上空行数，称空行。
顶格、缩格 文字齐版口(版心左右边缘)排称顶格。反之称缩格，一般另起行、起段
的文字缩进两字起排。有特殊要求时注明缩进几字排。
齐肩 上、下对齐起排。
背题 标题起在页末行，下面无正文相随叫背题。背题是排版中的禁忌，要通过减行
或加空来避免背题。
图题、表题 图、表的序码及名称。一般应比正文文字小半个或一个字号。
图注、表注 对图、表中的符号加以说明的文字。图注、表注的文字一般应比图题、
表题小半个或一个字号，图注一般排在图题上边。表注一般排在表的下边或者框内。
串文 标题、图、表旁边排正文，称为串文题、串文图、串文表。简称串文。
第三节 毕业论文排版规范
以下排版方法均以 Word 为例。
一、页面设置规范
纸 型：A4；
页 边 距：上 3cm，下 ，左 3cm，右 ，页眉 ，页脚 2cm；
文档网格：字体设置，中文：宋体、西文：Times New Roman，字型：常规，字号：
小四号，指定每行 37 个字符(全角)，每页 32 行。
二、分节方法
第一节：封面；论文标题、作者、单位、省、市、邮编、中文摘要；英文摘要；目录
第二节：一般为前言
第三节……第 N 节：根据论文章数确定，每章分为一节
第 N+1 节：参考文献
第 N+2 节：指导教师简介
第 N+3 节：致谢
第 N+4 节：附录
三、排版要求及样式
1.标题
标题采用分级阿拉伯数字编号方法，第一级为"1"、"2"、"3"等，第二级为""、
""、""等,第三级为""、""、""等，但分级阿拉伯数字的编号一般不超过
四级，故第四级以下的标题采用字母编号法"A"、"B"、"C"……和"a"、"b"、"c"……。每一
级编号的末尾不加标点，后空一格(半角)接写标题。各级标题均单独占行书写，末尾不加
标点。正文中对总项包括的分项采用※、※、※……单独序号，对分项中的小项采用※、※、
※……的序号或数字加半括号 1)、2)、3) ……，序号后不再加空格或其他标点。
各级标题的具体排版样式如下：
一级标题(章标题)：居中、字号小三、字体黑体、段后 1 行、大纲级别 1 级
例：1 ×××、2 ×××、3 ×××
二级标题(节标题)：顶格、字号四、字体宋体、段前 1 行，段后 1 行，大纲级别 2 级
例： ×××、 ×××、 ×××
三级标题(小节标题)：前空两字符、字号小四、字体黑体、段前 行、段后 行，
大纲级别 3 级
例： ×××、 ×××、 ×××
四级标题：前空两字符、字号小四、字体宋体
例：A ×××、B ×××，
五级标题：前空两字符、字号小四、字体宋体
例：a ×××、b ×××，
正文中总项包括的分项：字号小四、字体宋体
例：※××××××、※××××××、※××××××
正文中分项包括的小项：字号小四、字体宋体
例：※××××××、※××××××或 1)××××××、2)××××××
2.正文
正文包括前言、正文主体与结论，版式为：单倍行距；字号小四、中文字体宋体；
英文字体 Times New Roman
3.注释
毕业论文(设计)中有个别名词或情况需要解释时，可加注说明，注释可用脚注(将注文
放在加注页的下端)或尾注(将全部注文集中在文章末尾)，而不可用行中注(夹在正文中的
注)。版式：中文小五、宋；英文小五、Times New Roman
4.公式
公式应居中书写，公式的编号用圆括号括起放在公式右边行末，公式和编号之间不加
虚线。
5.表格
每个表格应有自己的表序和表题，表序和表题应写在表格上方正中，表序后空一格书
写表题。表格允许下页接写，表题可省略，表头应重复写，并在右上方写"续表××"。表序、
表题、表头排五号黑体，表中内容排五号宋体，大部使用中部居中，整个表格应居中。
6.插图
插图应有图序和图题，图序和图题应放在图下方居中处。图序后空一格书写图题，图
序、图题排五号黑体。
7.参考文献
参考文献一律放在文后，只列作者阅读过，在正文中被引用过、正式发表的文献资料，
全文应统一，不能混用。可按一般学报格式，包括作者、题目、来源，外文文章应列出原
名。中外文献分开，中文在前，外文在后，用阿拉伯数字进行自然编号，一般序码宜用方
括号括起。参考文献的作者不超过 3 人(含 3 人)全部列出，多于 3 人时一般只写前 3 人，
后加“等”，或“et al”，必要时也可全部列出。姓名采用姓前名后的形式，作者之间不加“和”
或“and”。在参考文献表中，上下文献相同的项目，不宜用“同上”或“ibid”等。参考文献在
正文中的引用应在引用句后括号内标明该引文的作者及该文发表的年代，如：(上官周平，
1999)。参考文献排五号宋体。具体示例如下：
●专著的著录项目、格式和符号：按作者.书名.版本(第 1 版不著录).出版地:出版者,出
版年.起止页码的顺序书写，如：
[1]胡天喜，陈祀，陈克明，等.发光分析与医学.上海:华东师范大学出版社,～103
[2]Sanderson R T. Chemical Bond and Bond Engergies. New York: Academic Press, 1976. 23～
30
●期刊的著录项目、格式和符号：按作者.文题名.刊名,出版年份,卷号(期号):起止页码
书写，如：
[1]朱浩,施菊,范映辛,等.反相胶束体系中的酶学研究.生物化学与生物物理进展，1998，25(3)：
204～210
[2]Smaith R G, Cheng K, Schoen W R, et al. A nonpeptidyl hormone secretagogue. Science，
1993,260(5144):1640～1643
●论文集的著录项目、格式和符号：按作者.文题名.见(英文用 In):编者.论文集名 (多卷
集为论文集名,卷号).出版地:出版者,出版年.起止页码，如：
[1]薛社普,周增桦,刘毅,等.C-醋酸棉酚在大鼠体内的药物动力学研究.见:薛社普,梁德 才,刘
裕主编.男用节育药棉酚的实验研究.北京:人民卫生出版社,～73
[2]Howland model for hospital system planning. In: Krewernas G, Morlat G, eds. Actes de
la 3eme Conference International de Recherche Operationells, Oslo, 1963. Paris: Dunod, 1964.
203～212
●专利文献的著录项目、格式和符号：按专利申请者.题名.其他责任者(供选择).附注项
(供选择).专利国别,专利文献种类,专利号.日期，如：
[1]曾德超.常速高速通用优化犁.中国专利,85203720,-11-13
[2]Fleming G L,Martin R patent,C08g,-02-07
8.页眉页脚
页眉：中文五号宋体、英文五号 Times New Roman，只写一级标题，如：1 ×××
页脚：五号阿拉伯数字，从正文第 1 页开始编写，居中
9.目录
自动生成
第四节 国家行政机关公文格式及排版规范
本节介绍了国家行政机关公文通用的纸张要求、排版规范、印刷要求、公文中各要素
排列顺序和标识规则。
下述标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。
使用少数民族文字印制的公文，其格式也可参照本标准有关规定执行。
一、公文用纸主要技术指标
公文用纸一般使用纸张定量为 60g/m2~80g/m2 的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为 85％
~90％，横向耐折度≥15 次，不透明度≥85％，pH 值为 ~。公文用纸采用 GB/T 148 中
规定的 A4 型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。
二、公文页面设置
国家标准规定公文版心尺寸为：156mm×225mm(不含页码)，故在 Word 中页面设置参
数应按如下标准设置：
纸型：A4；页边距：上 37mm，下 35mm，左 28mm，右 26mm；文档网格：字体设置，
正文用 3 号仿宋体，指定每页排 22 行，每行排 28 个字。
三、公文印制装订要求
1.制版要求
版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过 1mm。
2.印刷要求
双面印刷；未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色；页码套正，两面误差不得超过
2mm；黑色油墨应达到色谱所标 BL100%，红色油墨应达到色谱所标 Y80％，M80％；印
品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
3.装订要求
公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页
码之间误差不超过 4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉距外订眼距书芯上下各 1/4 处，允
许误差 4mm。平订钉距与书脊间的距离为 3mm~5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢
固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差 1mm，四角成 90º，无毛茬或缺损。
四、公文中各要素标识规则
公文国标将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反
线(宽度同版心，即 156mm)以上的各要素统称眉首；置于红色反线(不含)以下至主题词(不
含)之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
1.眉首
※公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序
号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第 1 行。
※秘密等级和保密期限
如需标识秘密等级，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，两字之间空 1 字；
如需同时标识秘密等级和保密期限，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，秘密
等级和保密期限之间用“※”隔开。
※紧急程度
如需标识紧急程度，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，两字之间空 1 字；
如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第 1 行，紧急程度顶
格标识在版心右上角第 2 行。
※发文机关标识
由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机
关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为 25mm。对于上报的公文，发
文机关标识上边缘至版心上边缘为 80mm。
发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则
酌定，但最大不能等于或大于 22mm×15mm。
联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排
布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
※发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空 2 行，用 3 号仿宋体
字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入；
序号不编虚位（即 1 不编为 001），不加“第”字。
发文字号之下 4mm 处印一条与版心等宽的红色反线。
※签发人
上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空 1 字，签
发人姓名居右空 1 字；签发人用 3 号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用 3 号楷体
字标识签发人姓名。
如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第 1 行，其他签发人姓名从第 2 行起在主
办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一
个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为 4mm。
2.主体
※公文标题
红色反线下空 2 行，用 2 号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到
词意完整，排列对称，间距恰当。
※主送机关
标题下空 1 行，左侧顶格用 3 号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名
称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称
移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。
※公文正文
主送机关名称下一行，每自然段左空 2 字，回行顶格。数字、年份不能回行。
※附件
公文如有附件，在正文下一行左空 2 字用 3 号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和
名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××”）；附件名称后不加标点符号。附
件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第 1 行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；
附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第
1 行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件(或带序号)。
※成文时间
用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”；成文时间的标识位置见下列条款。
※公文生效标识
1)单一发文印章
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空 4
字；加盖印章应上距正文 2mm~4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下
弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中
套方式，即印章中心线压在成文时间上。
2)联合行文印章
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空 7 字；主办机关印章在
前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列
整齐。两印章之间不相交或相切，相距不超过 3mm。
当联合行文需加盖 3 个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可
用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排 3 个印章，两端不得
超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最
后一排印章之下右空 2 字标识成文时间。
3)特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解
决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
※附注
公文如有附注，用 3 号仿宋体字，居左空 2 字加圆括号标识在成文时间下一行。
3.版记
※主题词
“主题词”用 3 号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用 3 号小标宋体字；词
目之间空 1 字。
※抄送
公文如有抄送，在主题词下一行；左空 1 字用 3 号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒
号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主
题词之下，标识方法同抄送机关。
※印发机关和印发时间
位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占 1 行位置；用 3 号仿宋体字。印发
机关左空 1 字，印发时间右空 1 字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
※版记中的反线
版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。
※版记的位置
版记应置于公文最后的一页，版记的最后一个要素置于最后一行。
五、页码
用 4 号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条 4 号
一字线，一字线距离版心下边缘 7mm。单页码居右空 1 字，双页码居左空 1 字。空白页和
空白页以后的页不标识页码。
六、公文中表格
公文如需附表，对横排 A4 纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左
下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
公文如需附 A3 纸型表格，且当最后一页为 A3 纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放
页码）就为空白，将 A3 纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。
七、公文的特定格式
1.信函式格式
发文机关名称上边缘距上页边的距离为 30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关
酌定；发文机关全称下 4mm 处为一条武文线（上粗下细），距下页边 20mm 处为一条文
武线（上细下粗），两条线长均为 170mm。每行居中排 28 个字。发文机关名称及双线均
印红色。两线之间各要素的标识方法以“四、公文中各要素标识规则”为准。
2.命令格式
命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关
酌定。命令标识上边缘距版心上边缘 20mm，下边缘空 2 行居中标识标识令号；令号下空
2 行标识正文；正文下一行右空 4 字标识签发人签名章，签名章左空 2 字标识签发人职务；
联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下一行右空 2 字标识成文
时间。分送机关标识方法同抄送机关。其他要素以“四、公文中各要素标识规则”为准。
3.会议纪要格式
会议纪要标识由“××会议纪要”组成。其标识位置以“※发文机关标识”中的规定为准，
用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素以“四、公文中
各要素标识规则”为准。
