1
员工日常工资发放管理和操作要点
【本讲重点】
员工日常工资发放工作的“讲究”
引进、建立可靠的员工工资计算发放系统
日常工资计算发放的工作流程
课前思考
在企业的薪资管理中，发放工资要不要保密？为什么？
【名言】
没有一种激励手段能够在众人中获得完全一致的反应程度，即使对同样的薪酬的反应强度也因各人
的精力和现实状况的不同而有所不同，管理者应有针对性地使薪酬支付差异化。
——H·L·里茨
员工日常工资发放工作的“讲究”
工资发放是大家最熟悉的工作,都有些什么讲究,如何才能到位?有以下几个要点：
准确和细致
每个月都有工资发放工作。一般工资组可能每个月会花一两个星期的时间来做这方面的
工作，要把员工的考勤情况和加班情况收集起来进行一些计算，最后做一个工资报表，经过
财务转到员工的帐上或者直接发给员工。这个工作是最直接面对员工的每个月都会发生的事
情，这件事看起来很常规，很烦琐，实际上有很多要求和一些细节上的讲究，只有做好、做
到这些要求，员工对工资方面才不会有太多的抱怨，或者才能避免各种各样的问题，比如行
政问题。
细致和准确是一个传统的要求，不用讲得太多。工资本身有很多专业的公式计算，员工
都不见得了解得非常清楚，但是对做工资管理的人来讲，是不能有一点差错的。一般来讲任
何人做事情都会有一些误差，但这件事上是不能有误差的，做工资管理工作的人肯定有这方
面的经验。所以一般做工资管理的工作人员都很细心、很严谨，这是对做工资工作人的最基
本的要求。
时效性
你的企业发放工资的时间要求是否明确？这些时间要求是怎么做到的？规范的做法，日
期是要明确的，要讲得很准确，哪一天就是哪一天，而且有一个具体的流程保证做到这一点。
可能目前国内在薪资发放的法规操作上还没有细到这个程度，但是在国际上，或者比较
发达的一些市场上，这点在法律上都有很严格的要求。
比如最通常的或者对员工最公平的做法是每个月的月中发工资，具体来讲是每个月的
15 号 24 点之前，工资要发到员工的帐户上。要做好时效性并不太容易，其中要涉及到很多
环节。
具体操作方面有以下环节：
1.统计
首先工资组本身要有出勤的统计，事假、病假等的统计，这些统计可能月初就要做了。
工资发放的内容还不是当月的考勤统计，一般来讲比如 3 月 15 号发工资，除了 3 月份
的正常的基本工资之外，还会发放上个月的一些有变化的东西，比如 2 月份的加班费用、浮
动工资或绩效工资。
2.计算
考勤收集之后，要进行计算，计算完后转去财务部，因为公司的现金或支付都是由财务
2
来做的，财务需要把帐从公司的帐户里划到员工的帐户里去。
3.发放
现在很多公司的工资发放基本上不用现金，而是通过银行直接来发。银行还需要有一个
工作时间，一般来讲有两天到三天，就是从把资料送到银行，到工资打到员工的帐户上，有
两三个工作日的时间。
这里只有三个环节，在操作的过程中，肯定还会碰到一些诸如公休日或者周末的问题，
也要把这个时间预先算在内。所以至少要预备 5 天的时间给银行。因此，要做到时效的准确
性，这些环节都要考虑到，而且要考虑得很仔细，才能保证所有的月份，都会准时发工资。
所以这是一个要求，如果现在没有做到的，以后一定要逐渐的做到，因为这是市场发展的方
向。
保密性
大多数企业目前都规定工资的保密性，而且也是市场上一个普遍操作。
1.需要保密的两个原因
（1）首先这是一个个人资料、个人信息，是员工的隐私。中国人喜欢攀比，传统上有
谈论工资的习惯，但是实际上在企业里这不是一个好现象，为什么呢？因为这样做会把员工
的注意力放在不必要的工资攀比上，而不是把注意力放在自己的工作职责上、自己的业绩上。
所以公司要鼓励员工集中注意力做好工作，首先要提出一个工资保密的要求，如果有员工公
开讨论或者把自己的工资泄露给别人，公司可以进行处理。
（2）最主要的目的是避免一些不必要的内耗，能够集中员工的注意力在自己的绩效上。
也有一些例外，工资没法保密，或者没有必要保密。比如有一些工厂实行记件或技能工
资制，工资制定的标准跟一般的商业型或服务型企业不一样，非常清楚，是以技能为基础，
几个等级就是几个等级，而且每个等级的工资多少就是多少，更多的是看出勤率，看等级本
身的一些公开的绩效指标，比如说生产的稳定性等。这样保密就没有太大意义，所以没有必
要保密。尤其像日本大多数的工厂里工资都是不保密的，有时还会因为谁某方面做的比较好
工资涨了多少，要张榜公布，在国内的一些工厂里也有很多是这样做的。
2.操作技巧
反过来讲，大部分的商业型的企业都应该工资保密，尤其是办公室性质的。工资保密也
是不容易做到的，而且难度比刚才讲的时效性还大，时效性只要工资组有一个比较好的工作
流程合理操作就可以做到了，但是工资的保密性是涉及到所有的员工，所有的经理，甚至和
工资组的操作流程都密切相关，具体操作如下：
（1）工资计算发放的流程要严格
员工的工资信息尽量只让那些一定要接触的人才知道。什么叫一定要接触的人呢？一个
工资的计算员，即工资组的员工，可能一两个人，他们经手工资肯定要知道；另外一个薪资
经理和人力资源经理，因为他们要管，这是他们的工作内容也一定要接触；此外财务部里负
责工资的人员也需要知道，再有就是可能财务经理也要知道。因为每个月工资计算完了以后
要出一个报表，包括工资本身多少，个人所得税交多少，各种福利的提取费用多少，这个报
表人力资源经理要签字的，财务经理也要确认。通常来讲公司内部主要就是这些人知道所有
员工的工资，总经理一般不会关心这些，如果需要他肯定也会知道。
其他人，员工当然知道自己的工资，部门主管知道他下属的工资。除此之外不应该知道
的人一个都不要知道。要做到这一点，就是整个工资信息的转换过程，比如说所得税的计算、
养老金的缴纳，没有必要让那些不必知道的人知道全部的工资信息。
（2）强调保密纪律把接触工资的那些人召集在一起，给大家制定非常明确的纪律要求，
所有这些信息都是公司的商业机密，只限本人知道和本人在工作中使用，不能泄露出去。有
两个有效的操作办法：
①要签保密协议。所有参加工资流程的人要签一个个人保密协议。
①要强调一个规矩，共担风险。如果工资信息走露出去，可能至少有五六个人牵涉在内，
每个人都会有责任，大家一起来承担风险。
3
3.泄密的可能渠道
做了这些之后，至少在工资操作这个流程上，就能做到保密了。如果工资的保密性做得
不好，或经常出问题，泄密的渠道主要有：
（1）最大可能是上边所说的接触者圈子里。工资这事很敏感，是大家都希望知道的，
所以经常以小道消息的方式传播出去。
（2）另外一个可能就是员工自己。他爱炫耀或者抱怨，或者跟比较好的朋友谈一些私
人的事，就把自己工资多少，涨了多少跟大家讲。这是很多人的传统习惯，一下子改不了。
如果公司提出这个要求，反复不断强调，每次涨工资时都重申一遍，一般 1～2 年员工会改
掉这个习惯。
要让员工改掉这个习惯，直接相关的就是绩效工资。为绩效支付工资，不同员工之间的
工资区别会越来越大，这样员工涨了工资会不愿意让别人知道，因为其他人知道他涨了多少
工资对他个人没有好处。所有这些因素加在一起，通过一段时间的操作就能够达到工资的保
密化。
书面化
要书面化通知。道理其实很简单，员工跟企业之间是一个劳动配合关系，企业回报给员
工的就是工资，所以工资这个事如果严格讲起来是劳动合同的一部分，这是一件非常严肃的
事情，这个月给发放了 2500 元钱还是发放了 2200 元钱，应该有一个书面的东西告诉员工，
慎重其事。
从一般角度讲，员工加了几天班、请了几天假，自己会有一个算法，如果没有一个书面
通知的话，一旦与他的计算不符他就会来找工资组，会来找他的老板，就会引起一些不必要
的麻烦。
规范的作法是用一个保密信封，发工资之前几天就发到员工手里，信封是保密的，可能
由部门秘书经手，但是他肯定看不到具体的工资内容，上面加班多少，基本工资多少，绩效
工作多少写得非常清楚。如果员工认为有错误可以拿着书面的记录来找工资组。
【自检】
填写下表，检查本企业的工资发放管理情况。
检查要点 检查细目 改进计划
考勤（出勤、请假、旷工）
计算标准
准确、细
致
薪酬项目（固定工资、绩效工资、
奖金、个人所得税、福利项目等）
考勤统计完成时间
工资计算完成时间
资料转送银行时间
时效性
转账时间
工资接触人员
保密纪律（保密协议）
接触者范围：
保密性
泄密渠道调查
员工本人：
保密信件的内容（要求准确、细致） 书面化
经手人
引进、建立可靠的员工工资计算发放系统
可能在 5 年之前，或者更早一点，很多企业工资比较低，工作内容也比较少，各种补贴
4
福利项目却不少，而且那些福利项目都是单独发放的，比如说像交通费，书报费，洗礼费等。
那时工资是手工计算的，甚至还有一些现金发放。但是现在这些都没有了，而且工资已
经很高了。现在绝大部分企业的工资发放，最落后的都是用一台电脑，做一个电子表格。
通常比较好的做法应该有一个专门的工资软件计算发放员工的工资。如果没有条件的就
在电脑单机上安装一个专门软件，如果条件好一点的可以用企业自己的局域网，甚至用一
个 ERP 软件，企业自己的资源系统，就是一个联网系统来做工资发放。
好处：准确、可靠、简化行政工作。
因为具体的工资管理，像考勤或者工资增长、工资计划，在比较规范的管理中是业务经
理来做的。在过去手工操作的情况下，薪资管理部门要制定很多表格，然后写上员工的姓名、
原来的工资大概是多少，然后业务经理手工批准。现在自动化办公系统条件下，经理们只需
要在电脑里操作员工的工资计划就可以了，人力资源部门、老板都可以在自己的电脑上审核
批准，因为所有这些系统都联网，有一个管理数据库。
计划作完以后就可以自动转到工资组的软件里去，这就省去了很多琐碎的行政工作，而
且避免出错，对工资的保密性和可靠性都有一个很好的保障。所以建立一个可靠的工资系统
的作法是一个企业最基础、最必须、最基本的事情，通过局域网可以把日常的工资管理、工
资计划和工资发放的系统，甚至财务系统连接在一起。
如果做得再好一点，像现在市场上已经有的 ERP 系统，比如 SAP、Psoft，是美国专门
做人力资源管理的软件。像 SAP，不仅企业各大系统之间联网，甚至还有人力资源信息系
统，不仅仅能够做工资管理，而且把奖金发放、员工考勤、绩效评估等各方面的员工人事档
案信息全都包含在其中了。因为这些信息之间彼此是相互影响的，比如说工龄的计算对工资
就会有影响，如果单独做一个工资系统的话可能要同时保存几个数据库，很多劳动都是重复
劳动。放在一个大的系统里，数据库共享，提高了效率，而且对决策支持非常有利。
日常工资计算发放的工作流程
从日常行政工作来讲，以前传统的企业里所谓工资管理，你马上想到的就是工资组。工
资组可能有几个同事在那儿计算，发放工资。但现在现代企业的薪资管理，日常的工资发放
其实是非常少的一点工作量，如果算一下的话可能也就是薪资管理全部工作量的 1／5，甚
至 1／10。这些琐碎的行政工作怎么来做呢？要想通过一个办法来规范或者精简，那就必须
有一个明确的业务流程，比如说各部门考勤的统计，加班时间的汇总，到工资组怎么核算，
什么时候到财务部，由谁负责来入帐，由谁负责报银行，所有这些步骤从具体的内容、时间
和达到哪些要求都应该书面化、规范化。如果把这个程序明确下来，相关的人员从考勤人员
到财务部、工资组的人员全都非常清楚之后，实行几个月大家会习惯这些工作，这些行政化
的工作在各种沟通上的失误，或者各种重复劳动都会最大的限度的减少，整个公司管理就会
走上一个很规范化的道路。相对来讲，日常的工资管理中烦琐的工作就变成一个简单易做的、
而且大家心里都很清楚的事。像做一些工资变化，给员工发一些工资方面的通知都很容易操
作。
目的: 规范化,保障时效、准确、保密、可靠性明确流程步骤/时间/顺
序/负责的个人
方法: 落实到书面文件，试运行后通知培训相关人员
做与不做的区别: 复杂繁琐的工作变得简单易行
【总结】
本讲介绍了工资日常发放的一些要求和具体做法，主要包括三个方面的内容：
一是日常工资管理要做到：准确、细致、时效性、保密性和书面化。
二是引进建立一个可靠的电脑操作的工资计算和发放系统，通过电脑联网，还可将奖金
发放、员工考勤、绩效评估等人事档案信息包含在其中。
三是工资日常管理工作比较烦琐，但把它规范化之后也会变得很简单，很可靠。
5
【心得体会】
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
