新能源汽车充电桩建设项目行政管理调查报告
一、调查概况
（一）调查背景与目的
XX 新能源科技有限公司（以下简称 “项目方”）推进的 XX 市新能源汽车充电桩建设项目，涉及设备采
购、站点建设、跨部门协作等多环节，行政管理作为项目统筹保障的核心环节，直接影响项目推进效率与合规
性。为排查项目行政管理体系中的潜在问题，优化流程机制，提升行政支撑能力，本次专项调查聚焦项目行政
管理全流程，旨在通过实地访谈、资料核查、流程梳理，明确当前管理现状，诊断核心问题，提出针对性改进
方案，确保行政管理与项目建设节奏高效匹配，保障项目合规、有序推进。
（二）调查范围与依据
调查范围：
组织架构与职责分工：项目行政管理团队设置、各岗位职责界定及跨部门协作机制；
核心行政流程：设备采购审批、建设进度管控、合同管理、文档归档、后勤保障等流程执行情况；
制度建设与合规性：行政管理相关制度（如采购管理制度、安全管理制度）的制定与落地，项目合规性
（如建设审批、资质办理）管理情况；
行政效能与问题反馈：行政流程耗时、员工满意度及各部门对行政管理的问题反馈。
调查依据：
国家相关法规：《政府采购法》《建设工程质量管理条例》《档案法》；
行业规范：《新能源汽车充电基础设施建设运营管理办法》；
项目方内部文件：《项目行政管理手册》《采购审批流程细则》《合同管理办法》。
（三）调查时间与方式
调查时间：[202X 年 X 月 X 日 - 202X 年 X 月 X 日]（共 [X 天]），分为资料核查（[X 天]）、人
员访谈（[X 天]）、流程跟踪（[X 天]）三个阶段；
调查方式：
资料核查：查阅项目行政档案（采购合同、审批文件、进度报表、文档台账等）共 [X 份]；
人员访谈：访谈项目行政管理团队（[X 人]）、设备采购部（[X 人]）、工程建设部（[X 人]）、运营部
（[X 人]）等相关人员，共 [X 人次]；
流程跟踪：实地跟踪设备采购审批、建设进度汇报两个核心行政流程，记录各环节耗时与衔接情况。
二、项目行政管理现状
（一）组织架构与职责分工
行政团队设置：项目方设立 “项目行政管理组”，隶属公司行政部，配置 [X 名] 专职人员，其中行政主
管 [X 人]（统筹整体行政工作）、行政专员 [X 人]（负责流程审批、文档管理）、后勤保障专员 [X 人]（负
责场地协调、物资采购），同时明确各业务部门（采购部、工程部）需指定 [X 名] 兼职行政联络员，协助对
接行政事务。
职责界定：
行政主管：制定项目行政管理制度、协调跨部门行政事务、审核行政费用预算；
行政专员：处理采购审批单、建设进度报表收集与汇总、项目档案整理归档；
后勤保障专员：协调站点建设场地租赁事宜、采购项目所需办公用品与后勤物资；
兼职联络员：反馈本部门行政需求、传递行政通知、协助完成行政流程对接。
（二）核心行政流程执行情况
设备采购审批流程：
流程节点：采购部提交《设备采购申请单》（附技术参数、报价单）→ 行政专员初步审核（材料完整性）→
行政主管复核 → 财务部门审核预算 → 公司分管领导审批 → 行政专员反馈审批结果至采购部；
执行现状：近期 [X 笔] 设备采购审批中，平均审批时长为 [X 天]（制度规定≤5 天），其中 “行政专员
初步审核”“财务部门预算审核” 环节衔接顺畅，各占 [X 天]，但 “分管领导审批” 环节因领导出差或事务繁
忙，有 [X 笔] 审批延迟 [X 天]。
建设进度管控流程：
流程节点：工程部每日提交《站点建设日报表》（含当日进度、问题反馈）→ 行政专员汇总整理 → 行
政主管分析进度偏差 → 每周五形成《项目建设周报告》→ 上报项目负责人及公司管理层；
执行现状：日报表提交率达 100%，但有 [X 次] 因工程部未及时填写关键数据（如施工人数、材料消
耗），导致行政专员需二次沟通补全，延误日报汇总时间约 [X 小时 / 次]；周报告中 “问题整改跟踪” 模块
仅记录问题，未明确整改责任人与时限，部分问题（如小区站点电力协调）未形成闭环。
合同管理流程：
流程节点：业务部门（采购部 / 工程部）拟定合同草案 → 行政专员编号登记 → 法务部门审核 → 行
政主管复核 → 双方签订 → 行政专员归档；
执行现状：已签订的 [X 份] 合同（设备采购合同 [X 份]、场地租赁合同 [X 份]）均完成编号归档，但
有 [X 份] 场地租赁合同因 “行政专员未及时同步至工程部”，导致工程部未掌握租赁期限细节，差点错过场
地续租沟通时间。
（三）制度建设与合规性管理
制度制定：项目方已制定《项目行政管理手册》，涵盖采购审批、进度管控、合同管理、文档归档等 [X
项] 核心制度，明确各流程节点要求与责任人，但未针对 “跨部门行政争议处理”“突发行政事件应对”（如审
批人员临时缺位）制定专项制度。
合规性管理：
建设审批：已完成 [X 个试点站点] 的建设规划许可、电力接入审批等 [X 项] 合规手续，审批文件均由
行政专员归档保存，无遗漏；
资质办理：项目所需的 “充电桩运营资质”“电力业务许可证” 已提交申请，行政专员定期跟踪办理进度，
目前处于审核阶段；
风险防控：行政主管每月组织 [X 次] 合规性自查，重点核查合同条款合法性、审批流程完整性，未发现
重大合规风险，但存在 “部分采购报价单未留存供应商资质证明” 的细节问题。
（四）后勤保障与行政支持
场地与物资保障：后勤保障专员已完成 [X 个试点站点] 的场地租赁协调，与 [X 家] 物业公司、[X 家]
高速管理部门签订租赁协议；项目所需的办公用品（电脑、打印机）、工程物资（安全帽、警示标识）均按需
求采购到位，物资库存台账清晰，无短缺或浪费情况。
会议与沟通支持：行政团队每月组织 [X 次] 项目行政协调会，协调解决采购、建设中的行政衔接问题；
为跨部门会议提供场地布置、资料打印等支持，会议记录由行政专员整理后 24 小时内分发至参会人员，沟通
效率较高。
三、存在的问题与原因分析
（一）组织架构与职责：分工模糊，跨部门协作低效
核心问题：
职责界定不清晰：部分行政事务存在 “多头负责” 或 “无人负责” 现象，如 “供应商资质审核” 既未明确
由行政专员负责，也未归属于采购部，导致 [X 份] 采购文件中供应商资质证明缺失；
跨部门协作存在壁垒：行政团队与工程部、采购部的沟通依赖 “兼职联络员”，但联络员多为业务人员兼
职，精力有限，有 [X 次] 因联络员未及时传递行政通知，导致采购部错过设备采购审批截止时间。
原因分析：
项目启动初期未制定 “行政职责说明书”，仅通过口头分工明确职责，导致边界模糊；
未建立 “跨部门行政协作机制”，缺乏固定的沟通渠道与协同流程，依赖人工传递信息，效率低且易出错。
（二）行政流程：环节冗余，关键节点管控不足
核心问题：
审批流程存在冗余：设备采购审批需经过 “行政专员 - 行政主管 - 财务 - 分管领导” 4 个环节，对于金
额≤[X 万元] 的小额采购（如办公用品），仍需分管领导审批，导致审批周期过长，有 [X 笔] 小额采购审批
耗时达 [X 天]，超出制度规定 [X 天]；
进度管控缺乏闭环：建设周报告中仅记录问题，未明确整改责任人与完成时限，如 “小区站点地面裂缝修
补” 问题已在周报告中提及 [X 次]，但因未跟踪整改进度，延迟 [X 天] 才完成修补；
文档管理不规范：部分行政档案（如供应商报价单、场地租赁补充协议）未按 “项目阶段 + 文件类型”
分类归档，而是混存于一个文件夹，行政专员查找文件平均耗时 [X 分钟 / 次]，影响工作效率。
原因分析：
流程设计未区分 “大额 / 小额”“核心 / 非核心” 事务，采用统一审批标准，导致资源浪费；
进度管控仅关注 “问题记录”，未建立 “发现 - 分配 - 跟踪 - 验收” 的闭环机制；
未制定 “项目行政文档归档标准”，行政专员按个人习惯整理文件，缺乏统一规范。
（三）制度建设：覆盖不全，落地执行不到位
核心问题：
制度覆盖存在空白：缺乏 “行政应急处理制度”，如 [X 次] 分管领导临时出差，无人授权代行审批职责，
导致 3 笔采购审批停滞 [X 天]；
制度执行流于形式：虽制定《合同管理办法》，要求 “合同签订前需经法务审核”，但有 [X 份] 场地租
赁合同因 “项目赶进度”，未经过法务审核直接签订，存在法律风险；
缺乏制度培训：新入职的 [X 名] 行政专员未接受过《项目行政管理手册》专项培训，对审批流程、文档
归档要求不熟悉，导致 [X 次] 提交的进度报表格式错误。
原因分析：
制度制定前未开展 “行政需求调研”，未考虑项目推进中的突发情况，导致制度覆盖不全；
未建立 “制度执行监督机制”，缺乏对制度落地情况的检查与考核，导致执行流于形式；
项目行政团队人员变动后，未及时组织制度培训，新员工依赖老员工口头指导，易出现偏差。
（四）行政效能：人员能力不足，缺乏数字化支撑
核心问题：
行政人员专业能力待提升：[X 名] 行政专员缺乏 “合同条款解读”“合规风险识别” 能力，在审核采购合
同时未发现 [X 处] 歧义条款，需法务部门二次修正；
数字化工具应用不足：行政流程仍依赖 “纸质审批 + Excel 台账”，如建设进度报表需工程部手动填写后
提交，行政专员手动汇总，耗时且易出错，有 [X 次] 因手动录入错误导致进度数据偏差 [X%]。
原因分析：
项目方未针对 “项目行政人员” 制定专项培训计划，仅依赖员工自主学习；
未引入 “项目行政管理系统”，仍采用传统办公方式，无法满足项目高效推进的数字化需求。
四、改进建议与实施计划
（一）优化组织架构，明确职责与协作机制
改进建议：
制定《项目行政职责说明书》：明确行政主管、专员、后勤保障专员及各部门兼职联络员的具体职责，如
“供应商资质审核” 明确由行政专员负责，“采购文件提交” 归属于采购部，避免职责模糊；
建立 “跨部门行政协作小组”：由行政主管任组长，工程部、采购部各指定 1 名专职人员任副组长，每周
召开 1 次协作会议，解决行政衔接问题；同时搭建 “行政协作微信群”，实时传递通知、反馈问题，替代单一
的 “兼职联络员” 沟通模式。
实施计划：
第 1 周：行政主管牵头制定《项目行政职责说明书》，征求各部门意见后定稿发布；
第 2 周：组建 “跨部门行政协作小组”，明确小组职责与会议机制；搭建协作微信群，完成人员拉群与规
则宣贯；
第 3 周：组织协作小组首次会议，梳理当前跨部门协作中的问题，制定解决方案。
（二）精简行政流程，强化关键节点管控
改进建议：
优化审批流程：按 “金额大小” 分级简化审批，金额≤[X 万元] 的小额采购，审批环节简化为 “行政专员
- 财务”，无需行政主管与分管领导审批；金额＞[X 万元] 的大额采购，保留原审批流程，预计可将小额采购
审批时长缩短至 [X 天]；
建立进度管控闭环机制：在建设周报告中新增 “整改责任人”“完成时限”“验收结果” 模块，行政主管每周
跟踪整改进度，未按时完成的问题需提交书面说明，直至闭环；
规范文档管理：制定《项目行政文档归档标准》，按 “项目阶段（筹备期 / 建设期 / 运营期）+ 文件类
型（合同 / 审批文件 / 报表）” 分类归档，行政专员按标准整理现有档案，建立电子索引，方便快速查找。
实施计划：
第 1-2 周：行政主管牵头修订《采购审批流程细则》，明确分级审批标准；制定《项目行政文档归档标
准》；
第 3-4 周：行政专员按新流程处理采购审批，同步整理现有行政档案，建立电子索引；在建设周报告中
新增闭环管控模块，组织工程部培训新报表填写要求；
第 5 周：行政主管检查流程优化与文档整理效果，针对问题调整。
（三）完善制度体系，强化落地执行
改进建议：
补全制度空白：制定《项目行政应急处理制度》，明确 “审批人员缺位时的授权代行机制”“突发合规风险
应对流程”，如分管领导出差时，授权行政主管代行≤[X 万元] 采购审批权；
建立制度执行监督机制：行政主管每月开展 [X 次] 制度执行检查，重点核查合同审核、审批流程等关键
环节，检查结果纳入行政人员绩效考核；对违反制度的行为（如未按规定审核合同），给予口头警告或绩效扣
分；
加强制度培训：新员工入职后 24 小时内，由行政主管组织《项目行政管理手册》专项培训，培训后通过
线上考核（80 分合格）方可上岗；每季度组织 1 次全员制度复训，强化执行意识。
实施计划：
第 1-2 周：行政主管起草《项目行政应急处理制度》，征求法务部、财务部意见后发布；
第 3 周：制定《制度执行监督考核细则》，明确检查内容与考核标准；组织新员工制度培训与考核；
第 4 周：开展首次制度执行检查，形成检查报告，督促问题整改。
（四）提升人员能力，引入数字化工具
改进建议：
开展专业能力培训：每月组织 [X 次] 行政人员专项培训，邀请法务人员讲解 “合同条款审核要点”，邀
请财务人员培训 “预算审核基础”，提升行政人员合规与财务素养；
引入项目行政管理系统：采购具备 “审批流程自动化”“进度跟踪”“文档管理” 功能的行政管理系统，实现
采购审批线上流转（自动提醒审批人）、建设进度线上填报（数据自动汇总）、文档线上归档（支持关键词检
索），预计可将行政流程效率提升 [X%]。
实施计划：
第 1-2 周：行政主管制定《行政人员培训计划》，联系讲师确定培训时间；调研市场上的项目行政管理
系统，筛选 [X 家] 供应商提交方案；
第 3-4 周：开展首次专业能力培训；组织采购部、工程部等部门评审系统方案，确定最终供应商；
第 5-8 周：完成行政管理系统部署与员工培训，正式上线使用。
五、调查结论与预期效果
（一）调查结论
新能源汽车充电桩建设项目行政管理体系整体运行有序，在组织架构搭建、核心流程执行、后勤保障等方
面为项目推进提供了基础支撑，但存在 “职责模糊、流程冗余、制度不全、效能不足” 等问题，需通过优化组
织架构、精简流程、完善制度、提升能力等措施改进，以适应项目快速推进的需求。
（二）预期效果
组织与协作：通过明确职责与建立协作机制，跨部门行政沟通效率提升 [X%]，行政事务 “多头负责”“无
人负责” 问题彻底解决；
流程效率：审批流程优化后，小额采购审批时长缩短至 [X 天]，文档查找时间缩短至 [X 分钟 / 次]，行
政流程整体效率提升 [X%]；
制度执行：制度覆盖全面性达 100%，执行合规率从当前的 [X%] 提升至 98% 以上，重大合规风险为
0；
人员与工具：行政人员专业能力显著提升，数字化系统上线后，行政工作人工成本降低 [X%]，数据准确
性达 100%。
通过上述改进措施，项目行政管理将实现 “职责清晰、流程高效、制度完善
