采购交期管理细化执行与模板
1．2 采购交期管理执行工具与模板
1．2．1 采购交期控制表
预定交
期
请购日
期
请购单
号
物品名
称
数
量
供应
商
单
价
验
收
日
期
延迟日
数
备注
1．2．2 采购催货通知单
编号： 日期： 年 月
日
：
贵公司与本公司签订的下列合同已到期，迄今尚未交货，请于收到本通知后
一周内交清为荷！
公司
到期未交货的物资一览表
请购日期 合同编号 物资名称 规格 数量 单位 约定交货日期
备
注
注：本单一式三联，第一联送供应商处催货，第二联送仓储部门，第三联留采购
部存查。
1．2．3 交期延误分析表
采购订单号
请购部
门
供应商
采购员 跟单员
规格 品名 数量
原定交
期
已交量
延迟天
数
备注
订购情况
延迟事由
处理方案
请购部门意
见
最终完成情
况
1．3 采购交期管理执行制度与模板
1．3．2 采购交期跟催办法
采购交期跟催办法
第 1 章 总则
第 1 条 目的
为了达到以下目的，特制定本方案，以指导采购物资的催收工作。
1．保证本公司生产经营活动的正常进行，确保采购交期满足生产经营需求。
2．促进采购合同与订单的正常执行。
第 2 条 适用范围
本办法适用于公司所有采购的交货跟催工作。
第 3 条 采购交期跟催原则
采购人员需要在确定合适的交货时间、交货质量、交货数量、交货价格的情
况下进行跟催。
第 2 章 订单跟踪管理
第 4 条 订单审核
采购跟单员需审核订单无误后发给供应商，并要求其审核确认无误后签字回
传。
第 5 条 订单状态监督
1．采购跟单员需跟踪掌握供应商的生产或备货过程。
2．如备货中途出现相关变更的，需立刻解决，不得延误。
3．采购跟单员需及时跟踪物资运输过程，确保及时进行到货检验和入库工
作。
第 3 章 催货管理
第 6 条 了解备货状态
1．订单下达后，采购需要在每周固定时间进行一次电话沟通，了解供应商
的备货情况。
2．必要时，可以请供应商提供生产计划表，据此掌握并督促备货进度。
第 7 条 订单跟催
1．在订单预订到货日期前 周，采购跟单人员需要通过电话进行一次跟
催，弄清楚物资的备货情况和预计发货日期。
2．如果供应商不能按时交货，可能影响公司的正常生产经营，采购部需向
供应商发送催货通知单。
3．催货通知单发出后，采购人员需要及时联系供应商，确定确切的交货时
间。
第 4 章 交货延期处理与供应商考核
第 8 条 交货延期处理
1．如交货期已过而供应商仍未交货，采购人员应及时联系其他备选供应商，
寻找能够替代的供货方。
2．及时联系请购部门或技术人员，寻找可以替代的材料或物资。
第 9 条 供应商考核
1．每项采购工作结束后，采购部应当及时对供应商交货过程进行记录，作
为供应商考核的重要依据。
2．对于非常重要的供应商或者交货过程易出现问题的供应商，采购部应派
人对供应商进行驻场指导和监督检查。
3．对于按时交货的供应商应给予一定的奖励。
第 10 条 交期跟催工作总结
1．采购部需及时对交货延误的原因进行分析。
2．依据供应商交期考核与评估的结果，分析是否必须转移订单或者更换供
应商。
3．可以与优良供应商签订长期合约。
第 5 章 附则
第 11 章 本办法由采购部制定，经分管副总审议签字后通过，其最终解释
权归采购部所有。
第 12 条 本办法自颁布之日起实施。
1．4 采购交期管理执行文案与模板
1．4．1 物资交期跟催方案
物资交期跟催方案
一．目的
为了规范、有效地进行物资跟催，确保采购交期的按时达成，减少各种生产
损失，特制定本方案。
二、适用范围
本方案适用于物资跟催作业的各相关事项。
三、管理原则
采购部归口管理物资进度控制工作，负责采购下单、过程跟踪、到货验收、
交货问题处理等各项相关工作。
四、物资采购跟催办法
物资采购常用的进度跟催方法有 4 种，具体如下表所示，采购人员可以根据
情况进行合理选择。
采购跟催方法说明表
跟催方法 具体说明
订单跟催 按照订单预订交付日期，提前一定时间进行跟催
定期跟催
每周固定时间将要跟催的订单整理好，打印成报表，统一进
行跟催
物资跟催表
采用物资跟催表掌握供料状况，明确跟催对象，确保采购顺
利进行
物资跟催箱
设置物资跟催箱，取代传统翻页打钩办法，在跟催箱里规划
32 格，前 31 格分别代表每月的每一天，第 32 格是急件处理
格
五、物资进度跟催
1．采购人员应及时确定交货日期、数量、供应商产能及其生产计划、供应
商物流及生产管理能力等。
2．采购人员需规划合理的购运时间，将请购、下单、供应商准备、运输、
质检等各项作业所需的时间都予以合理的规划，并确定流程进度。
3．采购人员应通知供应商编制实际进度表，将实际进度与计划进度进行对
照，并要求其说明延误原因及改进措施。
4．如果供应商可能出现延期交货现象，采购人员应当及时联系其他货源或
者替代品，这样才能在供应商延迟交货后防止公司出现停产等损失。
5．定期给供应商打电话查询进度，或由采购人员前往实地查看。
6．定期将目前累计交货结果以报表或者信函的形式告知供应商，促其改善。
六、重要物资的采购监控
对于重要物资，采购人员必须施以周密的监视。
1．严格审查供应商的实际生产进度，每天比较实际生产进度和计划进度的
差距。
2．对于重要物资的采购，除了要求供应商按期报送生产进度之外，还需前
往实地进行访问查证。
七、采购跟催工作总结
1．采购工作完成后，采购人员应当对交货延误的原因进行分析，以免以后
工作中再次出现类似问题。
2．对延期交货的供应商进行惩罚，并对按时交货的供应商给予适当的奖励。
