合同管理制度
目 录
第一章 总 则 ...........................................................................................２
第二章 合同的签订范围 .........................................................................２
第三章 合同的谈判原则 .........................................................................２
第四章 合同的签订程序 .........................................................................２
第五章 合同的审批、盖章、分发 .........................................................４
第六章 合同的签章与归档 .....................................................................４
第七章 合同的履行与跟踪 .....................................................................６
第八章 工程合同的日常管理 .................................................................７
第九章 合同的付款审批 .........................................................................５
第十章 合同的变更与终止 .....................................................................６
第十一章 附则 ..............................................................................................６
附件一： .......................................................................................................８
附件二： ...................................................................................................１０
附件三： .........................................................................................................1
附件四: ............................................................................................................2
附件五： .........................................................................................................4
合同管理制度
编号No.：BFTZ-HR-02 解释修订部门Issued by：成本管理中心
生效日期Effective date： 批准人Approved by：
1 总 则
本规定适用于公司投资或管理的项目（以下称投资项目）。
本规定编制目的是为了规范合同在草拟、审核、谈判、签订、跟踪、编号、用印及
归档管理的工作程序，防范经营风险。
2 合同的签订范围
工程合同的签订范围：招标及非招标建筑安装工程、消防及智能系统工程、装
饰装修工程、室外配套工程、园林绿化工程及零星工程施工合同；工程勘察、设计
合同；材料、设备采购合同及属于工程管理范围的各种经济协议等。
3 合同的谈判原则
工程造价在 50 万元以下的工程项目，由合约部主持合同谈判工作，各有关部门参
与；工程造价在 50 万元以上的工程项目，必须由公司分管副总经理以上级别（含）
领导主持合同谈判；合约部组织各有关部门参与。合同谈判中遇到的重大争议问题，
报公司总经理办公会研究确定。
合约部依据合同谈判确立的原则，遵照《中华人民共和国建筑法》、《中华人民共和
国合同法》和《建设工程质量管理条例》的规定，参照市工商行政管理局和市建委
共同监制的《工程建设施工合同》、《工程勘察、设计合同》及《材料、设备采购合
同》等制式合同文本，结合工程实际情况进行合同条款的拟定工作。
订立合同，必须遵守国家法律，必须符合国家政策，必须贯彻平等互利、协商一致、
等价有偿的原则。
合同的签订程序
招标工程项目的施工合同，由合约部根据招标文件及中标单位的投标书、投标承诺
及中标通知书约定的工程内容、工程造价、优惠条件、工期、质量标准、材料供应
方式、付款及结算方式等，提出合同初稿和《合同汇签单》，送公司相关部门和公
司领导会签。
非招标零星工程项目的施工合同，由合约部参照《工程建设施工合同制式文本》，确
定的工程内容、工期、质量、材料供应方式、付款、结算办法等事项，制定零星工
程施工合同统一标准格式，拟定合同初稿和《合同汇签表》，送公司相关部门和公
司领导批准会签。
规划、勘察、设计合同由总工办、工程部及设计部根据各自职责划分及公司年度项
目开发计划安排，提出经公司副总经理审核、总经理批准的工程项目委托规划、勘
察、设计任务书，合同条款按照国务院颁发的《建设工程勘察设计合同条例》原则
和有关部门印制的《工程勘察、设计合同》标准合同文本，结合工程实际情况，由
承担勘察设计任务的单位拟定，各专业工程设计主管负责技术性条款的审定，合约
部组织合同会签。
材料、设备采购合同，对公司自行采购的各种材料、设备，由公司材料信息部主管
和造价部主管按照材料、设备采购计划安排，提出经副总经理审核、总经理批准的
材料、设备采购计划，合约部按照材料、设备采购计划提供的材料、设备名称、
数量、品种规格、质量标准、到货周期等要求，按照《材料、设备采购合同》文本
拟定合同条款。
其他和工程相关的经济协议，按照经副总经理核准、总经理签字批准的工程任务委
托单的要求，拟定合同条款。
施工合同的汇签程序：合约主管一合约部经理—造价管理中心副总—各会签部门领
导—公司法律顾问—总工程师 --副总经理--总经理。
勘察设计合同汇签程序：设计工程师—合约主管—设计部经理--合约部经理—造价管
理中心副总--各会签部门领导--公司法律顾问--总工程师--副总经理—总经理。
材料合同汇签程序：合约主管--主管工程师--工程部经理--合约部经理—造价管理中
心副总--各会签部门领导--公司法律顾问--公司总工程师--副总经理—总经理。
其他经济协议汇签程序：合约主管--合约部经理—造价管理中心副总--各部门领导--
公司法律顾问--总工程师--副总经理--总经理。
汇签部门审核内容：
造价部审核合同价款、结算方法、付款方式等；
设计部门审核工程设计合同的收费标准、服务范围、付款方式等；
工程部门审核工程施工合同的工程质量、工期等技术要求；
人事行政部审核合同的内容、形式、文字表述合法性、有效性以及所承担相应的
民事责任等；
财务部门审核合同的付款方式、履约收支、单据回笼等；
合约部全面审核和备案。
合约部综合各方意见，经过沟通协调后进行必要的修改。
若合同修改较大或涉及关键事项，须请个别部门反复流转批阅。
合同经办部门应确保动态反映合同流转走向，在流转过程中请相关部门进行签章
及日期登记，保证时效性和对合同修改的认同。
4 合同的审批
各部门要结合其管理职能和专业特点，抱着认真负责的态度，及时对合同中
存在的问题提出详细的书面会签意见。合约部根据汇签意见，经过认真的核实、
修改后，整理出正式合同文本，报公司领导审批。
5 合同的签章与归档
一般情况下，自发出中标通知书之日起（无论招标与议标均应向中标单位发出中
标通知书，直接委托的工作以发出书面委托函为准），一个月内完成合同的签订
工作。如逾期不能签订的，经办部门应书面说明原因并将延期请求直接上报公司
总经理，公司总经理批复后报股东方备案。
经办人应将会审后批准的合同正本和副本交由对方先行签字、盖章。
行政人事部应设立专人负责管理所属公司印章。合同中没有公司总经理签字、合
同订立时间和地点以及其它有关内容的，不得盖章。所有合同及其附件必须加盖
骑缝章。行政人事部档案管理人员根据合同的类型分类编号、归档、管理。
正式合同文本正本两份，副本根据需要若干份，由乙方先签字盖章。两个正本必
须由单位法人代表或法人代表委托人亲笔签名.一般情况下，我方持有的合同份
数为一正二副。正本由行政人事部档案室保存，二份副本分别由财务部、合约预
保存。其它部门需要时，必须通过书面申请并得到行政人事部经理批准后，方可
由档案管理员进行复印。档案管理员应将所有合同的复印件进行登记，加盖“合
同复印件”专用章，并办理收发文件签字手续。存有合同文本（无论是正本、副
本或复印本）的部门必须设专人管理合同文件，未经行政人事部批准，任何个人
或部门不得擅自复印合同及相关附件。
各部门应对合同进行保密，任何个人或部门不得擅自将合同（正副本或复印件）
借给外单位或个人，也不得泄漏任何合同内容。
6 合同的付款审批
合同的付款必须以合同对方按时完成合同规定的内容为前提条件。经办部门负责
填写《付款审批表》（详见附件四）一式四份，提交合约部审核后，由财务总监、
主管副总经理、总经理审批。经总经理批准同意付款的《付款审批表》分别交由
经办部门、合约部、财务部和行政人事部档案室执行和存档。
合同付款审核的工作时限不得超过 15 个工作日。在办理付款申请之前，经办
部门应将合同履行情况（包括但不限于合同台帐表等）递交合约部、造价部进行
工作量的核对。在合约部、造价部确认当期付款与所完成的工作量相符后，经办
部门方可办理合同付款手续。
7 合同的变更与终止
如对方要求对合同的标的额、数量、质量、价款或酬金、履行时间、履行地点、
履行方式、违约责任、解决争议的办法等条款进行变更，合约部、造价部应将对
方的变更要求及本部门的意见填写在《合同汇签表》中，按合同会审程序进行会
审。
合约部按照公司批准的意见与对方就有关变更内容进行谈判，达成共识后，以补
充协议的形式按合同会审程序进行会审。
合同履行完毕并达到规定的要求，合约部应出具书面报告以及合同履行过程中的
全部书面材料、往来信函、电子文件等，报总经理签字确认后交档案室存档。
8 合同的履行与跟踪
合同签订生效后，经办部门将代表所属公司作为合同履行与跟踪的主体。根据合
同的类别，公司内各类合同（土地、财务方面的合同除外）的履行与跟踪部门
为：
设计类合同 — 设计部；
建筑施工类合同 — 工程部；
材料设备采购类合同 —材料信息部；
供货安装类合同 — 工程部；
资产采购类合同 — 行政人事部；
广告营销类合同 — 业务部。
上述各类合同的商务部分（包括但不仅限于进度付款的执行、变更价款的审核与
确定、付款条件的变化以及商务索赔、结算等）均由公司合约部、造价部负责履
行与跟踪。
合约部必须建立《合同台帐表》（详见附件二和三）。合约部的合同台帐表应按照
合同分类实时反映有关合同总价、付款状况、洽商变更价款情况、预计结算值以
及成本控制指标的对比情况；合同实施的形象进度情况、与进度计划的对比情况、
预计完成各计划节点的时间和预计完成合同的时间等。
合同台帐表应以月为单位，每月 30 日之前将更新的合同台帐表和相关原因说明
报公司主管副总经理、总经理签字，各经办部门和合约部于次月 5 日之前将该合
同台帐表报董事会备案。
经办部门和合约部在合同履行与跟踪过程中，要注意随时做好文字记录，杜绝口
头指令和承诺。如因时间紧急，来不及事先发出书面指令时，在征得相关授权人
的批准后可以向对方发出口头指令，但必须在发出口头指令后 24 小时内以经授
权人签字的书面文件给予确认。
经办部门和合约部必须及时有效地保存好与履行合同有关的各类文件、往来信函、
计算底稿、图纸、图片、电子文件和视频文件等。
9 工程合同的日常管理
合约部为公司工程合同日常管理部门，在公司总经理、常务副总经理领导下，负
责合同的签订工作，掌握合同在执行过程中的履行、变更、解除等情况及存在问
题，及时反映合同履行过程中存在的问题，向主管领导反映并采取措施。
合约部应做好工程合同的收发登记，负责合同管理资料的收集整理、汇编。
10 附则
本办法由成本管理中心负责解释。
本办法经总经理办公会讨论通过后执行。
附件一：
工程合同汇签流程图
再次修改
同意
再次修改
同意
附件二：
合约部填写《合同汇签表》，
附合同初稿
各部门、公司法律顾问
依次汇签
总工程师
审 核
主管副总经理
审 核
总经理
审 批
合约部
与对方沟通修改，并完成对方盖章
行政办公室
复审盖章，并分发合同文件
合约部
综合各相关部门意见进行修改
合 同 会 审 表
年 月 日
项目名称
合同名称
合同编号 合同类别
背景概况
会审部门
合约审算部
经理签字：
工程部
经理签字：
设计部
经理签字：
财务总监
签字：
行政总监
签字：
总工程师
签字：
主管副总经理
签字：
总经理
签字：
附件三：
合 同 台 帐 表 （合约部）
项目名称:
制表部门: 制表人: 部门经理: 年 月
附件四:
合 同 台 帐 表 （合约部）
总工期内各月形象进度情况
第 1 月 第 2 月 第 3 月
依此类
推序号
合同
编号
合同
名称
合同
对方
签订
时间
合同
金额
本月完
成情况
与计划
对比
本月完成
情况
与计划
对比
本月完成
情况
与计划对
比
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
项目名称:
总工期内各月形象进度情况
第 1 月 第 2 月 第 3 月
依
此
类
推
序号
合
同
编
号
合
同
名
称
合
同
对
方
签
订
时
间
合
同
金
额
成
本
控
制
指
标
预
计
结
算
价
预
计
结
算
价
指
标
付
款
总
额
付
款
比
例
本
月
产
值
付
款
金
额
变
更
金
额
本
月
产
值
付
款
金
额
变
更
金
额
本
月
产
值
付
款
金
额
变
更
金
额
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
制表部门: 制表人: 部门经理: 年 月
附件五：
付 款 审 批 表
合同类别:
项目名称
合同名称及编号 签订日期 年 月 日
收款单位
合同总金额 元 已付款总额 元，占合同额 %
应付款总额 元
本次应于 年 月 日前付第 期款 元
金额大写： 仟 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分
截止本期已付款总额 元，占合同额 %
情况说明：
附件：
合同付款条件：
经办部门： 经办人： 部门经理：
合约审算部
经理签字：
财务总监
签字：
总工程师
签字：
主管副总
签字：
审
批
意
见
总经理
签字：
□ 汇票 □ 支票 □ 现金
