电子文件管理
中
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DAT 48-2009
基于
XML
的电子文件封装规范
DAT 47-2009
版式电子文件长期保存格式需求
DAT 46-2009
文书类电子文件元数据方案
ISO23081-1《
信息与文献
—
文件管理流程
-
文件元数据
—
原则
》
澳大利亚国家档案馆“政府机关文件管理元数据标准”
英国公共文件局
《
电子文件管理系统需求
——
元数据标准
》
加拿大围家图书与档案馆
《
文件管理元数据标准
》
相关元数据标准
文件构成要素
（电子）文件
内容
文件的背景信息
文件形成者的职能活动信息
文件之间的相互联系
文件内上下文信息
办理记录
文件的结构
物理结构
逻辑结构
出于保障电子文件真实性、完整性、可靠性和长期有效性的需求，在电子文件管理中利用元数据全面记录文件的背景信息和结构以及形成管理的全过程就显得非常重要。
元数据定义：
描述
电子文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。
--------
引自
ISO
15489-1:2001
在
图书情报与信息领域，元数据则被定义为
：
一
种用来描述数字化信息资源，特别是网络信息资源的基本特征及其相互关系，从而确保这些数字化信息资源能够被计算机及其网络系统自动辨析、分解、提取和分析归纳
(
即所谓机器可理解性
)
的一整套编码体系
。
概述
描述电子文件的生成、办理、移交、归档等环节信息。
确保电子文档的完整性、真实性和证据效力。
保证电子文档的长期可读性。
改进
电子
文件的检索和利用。
元数据在电子文件管理的作用
电子文件管理元数据的类型
根据实体的种类不同，可将元数据分为下列几类：
关于文件自身的元数据
关于责任者的元数据
关于业务工作或过程的元数据
关于业务规章制度的元数据
政策以及法规的元数据
关于文件管理过程的元数据
《
文书类电子文件元数据
》
将文书类电子文件元数据实体从
概念层次上区
分为
：
文件
实体
元数据
机构
人员实体
元数据
业务
实体
元数据
实体
关系元数据四个
域
ISO23081:2009
（
I
nformation and Documentation—Records Management Processes—Metadata for Records
）
确定的元数据模型包含五大实体：
文件
责任主体
业务
法规
关系
元数据的
类型
概念
:
捕获：
适时获取电子文件及其元数据的方法和过程。
------
引自
《
文书电子文件元数据方案
》
封装：
将电子文件及其元数据按指定结构打包的过程。
------
引自
《
基于
XML
的电子文件封装规范
》
电子文件元数据的捕获与封装
广义：元数据与其电子文件的关联方式
狭义：
关联：电子文件与其元数据分别存储于文件存储系统和结构化数据库中，用一个指针相关联。
嵌入：元数据内嵌在电子文件中。
封装：将电子文件及其元数据按指定结构打包的过程。
广义和狭义的“封装”
OAIS
是
一项旨在为基于长期保存目的的信息系统建立一个参考模型和基本概念框架，以维护信息系统中数字信息的长期保护和可存取。
OAIS
开放档案信息系统
Open Archival Information System
OAIS
外部环境示意图
OAIS
功能模型
信息包结构示意图
SIP
提交信息包
(Submission
lnformati,m
Package)
AlP
档案信息包
(Archival
Infi
)
rmation
Package)
DIP
分发信息包
(
Dis
—
semination
Information Package )
元数据捕获流程
捕获方式
XML
是一种标记语言，很类似
HTML
。
XML
的设计宗旨是储存、传输数据，而非显示数据。
XML
标签没有被预定义
，
需要自行定义标签。
XML
被设计为具有自我描述性。
XML
是
W3C
的推荐标准。
XML
可扩展标记语言
EXtensible
Markup Language
基于
XML
技术进行电子文件封装：
利用标准的、与软硬件无关的
XML
语言将电子文件与其元数据按照规范结构封装在一个数据包中，以维护电子文件与其元数据的完整性，并保障两者之间的可靠联系，实现电子文件自包含、自描述和自证明。
基于
XML
的电子文件元数据封装方案
封装策略
电子签名
封装描述信息
一个电子文件封装包中可以封装有多个文档（如正文与附件），一个文档可以包含多个版本（如正文的正本、定稿、草稿），文档的同一版本还可以包含不同格式的计算机文件（如同一正本的
PDF
格式编码和
TIFF
格式编码）。
对电子文件进行封装所形成的封装包是一个格式规范的
XML
文件，其扩展名为
eep
。
封装包
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