德信诚采购跟单业务管理程序
1．0 目的
1．1 规范采购跟单业务及其相关环节的业务操作流程；
1．2 规范库存物料变更及库存物料控制流程；
1．3 适应 SCM 系统业务操作方式。
2．0 范围
2．1 本规定适用于 TCL 空调器(中山)有限公司采购部采购跟单主业务的控制管理。
3．0 定义
3．1 长线物料：物料采购周期超过周滚动计划提前期；
3．2 短线物料：物料采购周期在周滚动计划提前期之内；
3．3 采购周期：从下采购请购单至物料回厂之间的时间段。
4．0 职责
4．1 内销计划部提供《XX 年 XX 周滚动生产计划》 ；
4．2 海外中心计划科提供长线物料的滚动计划和出口机要货计划；
4．3 设计开发部编制标准 BOM，技术工艺部根据标准 BOM 编制对应的制造 BOM；
4．4 制造部生管课负责于 SCM 系统中编制周滚动计划、周包装作业计划、小批试制
生产订单、生产计划更改；
4．5 制造部两器课负责于 SCM 系统中编制两器生产订单；
4．6 设计开发部提供小批试制通知单，由制造生管课录入 SCM 系统；
4．7 采购课采购员负责按采购流程进行采购作业及回料交期和数量的跟进；
4．8 采购课物控计划负责库存分析及控制、采购请购单的校对，并与销售部门沟通，
作好长线物料及其它紧缺物料的备货控制；
4．9 制造部仓库管理课负责物料入库和出库作业管理；
5．0 流程与规范
5．1 采购跟单业务操作流程与规范
5． 长线物料采购业务规范
5． 内销计划部须按规定时间提供下月度四周滚动计划，外销计划科须于每月
的 10 号或之前提供下月度的紧缺长线物料（如压缩机等）滚动需求计划
（N 月 10 号提供 N+1 月四周滚动计划）；
5． 压缩机采购根据审批后的“年度生产大纲”、“四周滚动计划”按其相应的供
货周期提前下达月需求采购订单，每月再根据“周包装计划”实际生产数
量进行调整订购数量和交期；
5． 铜管、铝箔、辅料根据“四周滚动计划”，由相关采购员于每月 18 号前下
达下月的整月需求采购计划，物控计划校对、采购课长审核后，采购员
根据采购计划下达手工采购订单，并每周根据“周包装计划”进行调整订
购；
5． 短线物料采购业务规范
5． 总装正常批次物料：制造部生管课须按“周包装计划”每周二 12：00 前在
SCM 系统中下达第 N+2 周周包装作业计划，采购员于每周二 22：00 前
根据 SCM 系统采购建议下达请购单，经物控计划校对后下达采购订单，
采购周期（包含提前期 1 天、检验周期 1 天和下单周期 1 天，共 3 天）
需≥12 天（示意图如下）；
5． 两器物料：两器排程计划下达必须在生管课包装计划下达后第二天中午 12：
00 前完
成流程审核，两器排程若有变更必须于当天 20：00 前完成。总装物料的回
料期为 9
天，即比包装计划提前二天回料；对两器物料，端板回料期为 5 天，其余两
总装物料回料期
提前期
1 天9 天
≥12 天总装物料采购周期
1 天
下 达 请
购 单 及
采 购 订
单
检验期
1 天
两器物料回料期
端板 5 天，其余物料 6 天
器物料
回料期为 6 天；
5． 小批试制物料：制造部生管课根据设计开发部《小批试制通知单》直接录
入 SCM 系
统，生产时间按采购会签时间给定；
5． 提前备货物料：因采购环境的变动，造成短线物料采购周期超出周滚动计划
提前期
由采购员根据周滚动计划或出口机要货计划的机型编制相应物料的备货计划，
格式见
备货通知表格 1-1，物控计划员根据物料属性和相关预测数据信息校对备料
计划 ；
5． 补充条例：
5． 返包机/包修机的物料申购按照《物料申购管理规定》相关要求进行处理；
5． 因各种原因需补订物料的，具体申购要求见《物料申购管理规定》；
5． 采购请购量计算公式为：订量=批量*单量*（1+损耗百分率）+安全库
存（A）-在途量-可用库存，但结果须大于等于最小订购量（Min）和小于等于最
大订购量（Max）；
5． SCM 系统中的“安全库存量”由制造部提出，采购部会签后维护到系统，“最
小订购量”、通用物料“采购批量”由采购部各采购员提出申请，采购部物
控计划校对审批后维护到系统；
5． 正常物料请购单直接由物控计划员校对后生效，采购订单须经采购课课
长批准生效，物料采购变更订单须采购课课长审批生效。
5． 物料供应异常情况，需及时填写反馈，格式见物料信息反馈单表格 1-2，
制造部生管课会签后根据确认后的交货期调整相应生产计划，供应链管
理课会签作为考核供应商依据。
5．2 物料控制流程和规范
5． 因设计、工艺变更造成的制品，由技术部门给出相应处理方案，因计划变更
造成制品由计划部门负责在后续计划中协调处理，制造部物控员做好记录和
跟踪，每月发出一份制品统计表；
5． 制造部物控员根据“变更通知单”中的设计处理方案和库存对变更所造的制品
给出处理意见，仓库根据制品处理意见对制品进行处理。对于报废、呆滞、
用于特定机型或批次当中的物料首先必须做相应的移位处理，即货位的相关
移动。
5． 合格状态物料，因变更或其它某种原因致使不能使用，设计开发部或技术工
艺部必须通过“变更通知单”或技术、工艺通知单对库存进行处理和说明。仓
库管理课进行相应的移货位处理，采购员根据技术文件进行补采购作业；
5． 采购部物控计划负责对以上各点操作进行跟踪、监控。
6．0 工作流程图
采 购 跟 单 主 业 务 流 程
采购部供应
链管理课
制造部 设计开发部 技术工艺部 采购部采购课
内销计划部 /
外销计划科
产销平
衡流程
出口机合同
评审
周包装计划
确定、存
档、传递
出口机要货
计划
周滚动生
产计划
编制标
准BOM
编制制
造BOM
在SCM系统下
达周包装计
划及两器生
产计划
年度生产大纲
长线紧缺物料 根据供应市场
情况制定 “ 年
度订购计划
” ，并报部长
批准和公司领
导终批
采购
流程
演变
出口机预测滚
动需求计划
存档、传
递
演变
无BOM
1、压缩机、辅
料、铜管、铝箔长
线物料月度需求采
购计划及采购订单
2、短线物料备货
计划
根据包装计
划调整长线
物料及备货
物料采购
下达短线物料
请购单及采购
订单
有BOM
7．0 相关数据及表格
7．1 备货通知表 1-1
7．2 物料信息反馈单 1-2
TCL 空调器（中山）有限公司
采购备货通知单
供货厂家：
序号 物料代码 物料名称 备货数量 交货时间 备货原因
1
2
3
备注：具体数量和交货日期以订单为准，若有疑问请与 TCL 空调器中山采购课联系.
TEL： FAX：3134977
通知日期：
编制： 审核： 批准：
物料信息反馈单
序号
机型/
批次号
物料名称 数量 下单日期 订单号 供应商 订单交货日
厂家回
复交期
计划生
产日期
备注
原因分析
及解决方
案
生 产 部
意 见
供应商管
理课意见
8．0 相关术语
8．1 周滚动生产计划；
8．2 周包装计划；
8．3 出口机要货计划；
8．4 冻结货位；
8．5 可用货位。
