学习罗伯特议事规则前言学习罗伯特议事规则前言......................................................................................1第二章组织会议................................................................37第一章会议召开..................................................................2第一节确定章程..........................................................37第一节召集大会............................................................2第二节确定参会人数..................................................40第二节临时性会议........................................................6第三节确定委员会......................................................43第三节永久性大会......................................................12第四节非本组织人员参加委员会 ............................46第四节会议的进行......................................................16第五节审定委员会报告 ............................................48第五节主持人的工作..................................................20第六节确定会议的记录人员？..................................51第六节开会的程序......................................................24第七节确定财会人员..................................................55第七节闭幕前文书的写作..........................................28第八节评估会议效果..................................................57第八节闭幕后文书的写作..........................................33前言正如孙中山先生所说“（中国人）集会之原则，集会之条理，集会之习惯，集会之经验，皆阙然无有”（《民权初步：自序》）。虽然时光已逾九十载，君不见多少人在大会上侃侃而谈，而台下之人哈气连天、倦意浓浓。在某些需要讨论并需要表决和批准的会议上，又有多少人真正做到了讨论和表决呢！许多会议都是走走过场而已。好在国人近些年来已经注意到了这些问题，相关的书籍也出了不少，这些书籍都会或多或少地提及到《罗伯特议事规则》。罗伯特乃是人名，在美国南北战争时期作为一名军人的他，接受了一项组织会议的任务。年轻的上尉没有完成，会议开得很不成功。经过痛苦地反思，他认识到了会议规则的重要性。从此以后，罗伯特先是严密的关注英国议会的各类规则，之后便进行了细心的总结和归纳，联系美国实际写出了一本《议事规则》，从此风靡世界。经过他的辛苦努力，这本书终于成为世界上最有影响地会议规则。孙中山先生首先向国人介绍了这本书，他将翻译的书定名为《民权初步》。本书在参考了《罗伯特议事规则》等相关书籍后，对于会议有如下思想。会议性质的区分。对于会议大家都不陌生，然而会议要区分审议性会议和非审议性会议。审议性会议在政治上可以表现为人民代表大会或党代会等；在经济上诸如股东代表大会或职工代表大会等；非审议性会议诸如工作说明会或招商洽谈会等等。二者虽然在本质上都是开会，都有一个谁参加和谁召集以及如何评价会议成果等等内容，但二者毕竟性质不同，审议性会议的沟通性极强，会议的领导人员和主持人员同其他参会人员的权利与义务相同，他们都受议事规则的约束。但是非审议性会议领导人员和被领导人员的权利与义务，区分则比较明显。例如非审议性会议中的表彰会，在整个会议中几乎没有沟通，更不会有审议性会议中的讨论或辩论。因此在对会议进行介绍的时候，应该首先明确会议的性质。完整地会议流程。完整地会议流程应该包括：如何准备会议、如何召开会议、如何提出会议讨论的问题并解决它、如何进行会议、如何评估会议五个阶段。非审议性的会议虽然在如何提出会议讨论的问题并解决它、如何进行会议这两点上要求得并不严格，但为了更好地进行会议，应该借鉴审议性会议的某些规则。当然，借鉴的程度要以不阻碍非审议性会议的“特殊气氛”为底线。会议评估作用应该加强。一次会议的成功与否并不是看它的决议能否得出，而是要看这份决议是否得到了真正地贯彻执行。在现实生活中大家都有一个切身体会，一个很好的决策往往在执行过程中出现偏差，结果好的决议成了人人抱怨和讨伐的“坏决议”。因此，会议的结束不应该是以结束会议为结束，而应当以会议对于决议的执行做到了更好地安排为结束。简单的说，如果会议最终确定了大会决议由谁来执行、执行的效果如何判定、由谁来监督执行、效果不理想的责任判定和处罚力度的确定等四个因素，那么这次会议就可以被称为“成功的会议”。正是根据上面的思想，本书作了如下体例和内容安排。第一，主体讲审议性会议，次体讲非审议性会议。无论是审议性会议还是非审议性会议，它们基本上都要包括：为什么召开会议、由谁来组织会议和主持会议、会议目的如何解决这个问题等诸多方面。因此，对于上述共性问题，我们将按照审议性会议的要求来讲解，非审议性会议与它基本上大同小异，只不过比它更简单更宽松罢了。第二，主体讲会议环节，次体讲具体的会议形式。会议中有许多问题，诸如会议中的问题如何提出、如何才能更好地把握会议进程、会议的议程如何安排等等，这些问题所有会议都要涉及，因此我们将详细阐述。由于这些问题都比较零散，没有很强地针对性。为了弥补这一缺陷我们在最后一章，具体安排了八类最常见的审议性会议和非审议性会议，将系统地讲述各自具体地操作方法。第1页
学习罗伯特议事规则前言第三，主体讲方法和原则，次体讲技巧。本书写作的目的是探讨怎样有效地利用会议这种形式解决问题，因此对于抱有特殊目的的会议形式不去讲解，例如为了让自己的决策合法化而召开会议，这是解决问题的技巧而不是方法和原则。但是会议在召开中不仅仅需要方法和原则，这是因为会议的召开总要牵涉到一些利益问题，这就不免会出现有些人利用某种技巧来阻碍大会进行的情况，如果会议的主持人和组织者不能够清楚地了解解决办法，那么会议最终也不会成功。因此技巧问题还是有必要谈一谈。但我们需要谨记：技巧问题不是目的而是一种打破阻碍大会进行的手段。第四，千万不要忽略实践练习。在实践练习中，本书对该小节内容进行了重点重述或补充，特别是详细地探讨了某些具体技巧问题。例如第五章第六小节的实践练习，我们就重点讨论了关于“公司内部改革的问题”。在提升训练中，我们提到了“新员工为什么总会成为公司内部改革的‘排头兵’问题”。其实，这与会议的关联非常大，公司内部改革需要新员工做“排头兵”，会议气氛的改变或会议改革同样也需要新参会人员做“排头兵”。提升训练主要目的在于让大家仔细思考，看看和参考答案是否相同，尽管我们提出的参考答案并非绝对正确，但肯定会对读者有某种借鉴作用。利用新员工（新参会人员）进行改革有自己的优点同样也有自己的缺点。在参考答案中，我们都给了一些建议，希望各位读者再进行补充并与我们进行商榷。最后，希望各位读者朋友对于本书的不足之处能提出批评和建议，本人将不胜荣幸。李连利作于2006年6月15日第一章会议召开会议准备包括思考会议的召开有无必要、会场的布置、参会人员的通知、参会人员的交通和生活等各个方面。任何事情都需要进行准备，才能够做好，会议当然也不能例外。会议准备主要是确定会议的参加人员、会议成本的确定、会议召开的意义、本人在会议中的作用等等。会议的召开需要先行设定一些原则和方法，它主要包括会议的领导机构和人员的设置、章程和议事规则的确立、会议的程序和各类文书的制作。如果在第一次会议中进行了上述问题的得体应用，日后的任何会议都将以此作为榜样。所以，希望各位读者认真而细致的结合本章的内容，仔细的体会上述问题的具体应用。第一节召集大会会议的召集有既定规则和程序，只有当我们充分理解了这些规则和程序，我们才能更好地把会议开好。会议一般分为固定会议和临时会议，对于一个组织来说，固定会议往往是法定的会议，如果不按时召开，首先就是违反法律。有些临时性会议法律同样也作了硬性的规定，因此两者都是强制性会议，作为公司或其它类型的组织必须召开。【深入理解】当我们要用会议探讨如何解决问题的时候，首先需要考虑：对于这个问题的解决，除此之外，是否还有其他更好的方式，例如找几个人商量商量。如果有其他的解决方式，会议的召开就成了没有必要。①因为《罗伯特议事规则》（以下简称《罗》）主要是针对西方成熟的议会制度，而且其重点阐述的是“会议进行时”，因此在“会议的召集”等“会议进行前”的诸多环节并没有过多的描述，而且大多穿插在各个小节当中。因此本书作者根据其主体精神，结合国内会议的具体条件，进行了补充。——作者注②《罗伯特议事规则》参考了西方法律法规而写就了本书，在某种意义上说目前它是“国际标准”。但作为任何一个公司或其他组织，无论是国内公司还是跨国公司都首先要遵守“国家法律”，在此条件下还能谈得上“与世界接轨”。因此，本书参考了国内最新发布或修订的法律法规，结合其中关于会议的条款写成了本书。因为法律法规会随环境的变化而有所修改，因此，请读者注意本书所提到的法规条文的最新变动。——作者注。会议的举行需要大量的人、财、物准备，因此，对于会议的成本核算也是考虑的内容之一。如果参会人员对会议的规则和原则不甚清楚的话，盲目的开会反而会徒增烦恼。因此所有到会成员都需要理解一些开会的原则和规则以及技巧，这是到会成员的义务之一，更是成功召开会议的先决条件。现在我们就从开会前的准备开始讨论，它是进行会议的第一个环节。开会是指三人以上的团体遵循一定的规则来研究事理，最终达成某项或某些协议的商务活动，它的目的是利用群策群力的形式来解决问题。它亦称聚会，因此它还可以被理解为：将人们组织起来，第2页
学习罗伯特议事规则第一节召集大会在一起研究、讨论有关问题的一种社会活动。1.会议准备的第一步：会议召集人的清晰化 尽管“会前准备”是召开会议的第一环节，但“会前准备”仍然有其层次性，开会前的准备首先遇到的问题就是会议召集人的清晰化。人无头不走，会议也是同样，首先就要明确谁有权利召集会议。会议的召集人员。会议的召集人往往是会议的组织者和领导者。有的会议有明确的召集人，例如我国的全国人民代表大会就由全国人大常委会召集；《公司法》也规定了企业的召集方法。例如首次股东会会议由出资最多的股东召集和主持，以后将由董事长召集和主持。而有的时候会议却没有明确召集人和主持人，这时候往往是公司组织内的行政领导人，甚至是公司内的意见领袖。2.会议准备的第二步：在什么情况下应该召集会议在会议召集前，作为组织的负责人或组织内的中坚人员，应该明白什么样的情况才适合于开会。什么情况下召开会议。会议的召开主要有以下六种情况。只有利用开会这种集思广益的形式，才能解决目前迷惑的时候。例如：“如何才能提高员工的积极性”。法律要求必须召开的时候，例如：《公司法》中关于持股比例不足的时候。面对目前的一些情况，大家都要求解决的时候。例如：员工要求增加福利。某个问题的解决需要涉及多个部门的协商以及协作，如果不这样就不能够完成等等不得不召开时候。例如：公司要对主要竞争者进行一场大规模的市场进攻。这就需要公司的财务部门、法律部门、市场营销部门（请注意现今仍有一些公司把销售部门和市场部门对立起来，这种观点极为错误，销售部门和营销部门以及所谓的市场监察部门都应该被归结到市场营销部门）等诸多部门的合作。在决定召开会议后，为了更好地解决问题，我们需要了解参会人员的利益诉求。利益诉求不光光是物质利益诉求，还需要注意有一个精神诉求。随着民主气氛的日渐浓厚，如何让参会人员真正的觉得自己是会议的主人才是我们思考的重中之重。在工作或其他活动时，发生了特殊事情，如果不召开会议将会有很大的损失。而这种情况的解决并不能由领导者单独决定；或者领导者没有充分了解情况需要进行问询。例如，突然接到竞争对手将要对公司进行恶意收购。明白了开会的必要性，你还要明白：你想从参会人员那里获取什么信息和什么建议。在向他们要求得到建议前，你是否能向组织内的人员明白而又清晰的说明和澄清某些情况。如果你的准备不充分，那就暂时不要开会，因为资料准备不充分的话，在会上你会因为无法说清楚问题而遭到彻底否定；或者参会人员不清楚目前的问题，而徒增大量的解释时间，增大会议举行的各类成本。3.会议准备的第三步：参加者应明确你要参加会议属于哪个层次的会议会议的举行有大有小，会议的性质有强制性会议和非强制性会议，会议召开的情况也不相同，因此会议有层次的区分，参会人员应该明白，会议层次不同，参会人员的权利与义务就会有所不同。强制性会议，有特殊的法律身份界定，只有符合规定的人才能够参加并由表决的权利，凡是符合这些身份规定的成员，其权利与义务相同。例如股东代表大会和职工代表大会以及董事会等等。不符合身份界定的人员，可以列席会议，但权利和义务会受到限制。例如董事会可以让监事会人员列席，但监事人员没有投票权等等。非强制性会议，没有明确的身份界定，但公司可以通过章程来确定身份，例如经理办公会议。公司章程可以确定中层以上干部参加。但其权利与义务并不对等，主持人员或领导者往往拥有决定权。公司有时还会出现一些市场营销性质的会议，例如招商洽谈会。这种会议有的是会议，有的则纯粹是市场活动。其权利与义务更会不同。因此，作为参加人员我们应该了解会议的层次区分，这样有助于识别会议是否合法，例如强制性会议中有不符合身份界定的人出现，而且其权利与义务与其他人相同。再如，招商洽谈会中作为参加人员的公司职工就会明白，会议的参加人员只有企业的领导和客户，自己并非是成员，而只是工作人员。会议的种类有很多，什么座谈会、茶话会、送别会等等，但这些都不是审议性会议。审议性会议是指第3页
学习罗伯特议事规则第一节召集大会那些为了解决某种问题，而需要通过讨论和审批进行的会议。4.会议准备的第四步：会员资格的判定如果公司规模比较小，又不涉及商业秘密，会员可以包括全体公司员工。如果涉及商业秘密，则需要设定身份限制，例如股东或者公司管理层等等。上述两种情况都不需要成立专门的机构进行审查。如果公司规模比较大，事务比较繁多，那么就必须要设定参会人员身份。标准是采取按照贡献的大小？还是按照资历的大小？还是按照品德的高低？是由公司领导指定还是由员工选举？等等都是身份的选择标准。公司可以选择其中之一，也可以选择上述标准的组合，这就要看公司的具体情况和商讨事务的性质来安排。当然，如果是开股东大会，那样反而简单了：按持股的比例就可以了。在这类情况下，如果是临时会议或第一次会议，就应该把会员资格的判定标准告知参会人员。这种行为往往以“会议通知书”的形式表达。本书将参会人员到达会场并接受身份检查这一行为视为“会议召开时”。因此，“会议通知书”发送完毕后，会议召开的准备就结束了。5.会议准备的第五步：会员的权利与义务的判定参加会议的人中全都有投票权吗？谁拥有表决权？这些代表采取什么样的形式来挑选？开会为的是来解决问题，那么参会人员采用何种方式解决问题？是用少数服从多数？还是一致决定？还是公司领导最终决定？如果会议的组织者是永久性的组织，那么应该明确了解会议的章程或各种议事规则。对于违反章程和规则的任何和处罚等等。6.会议准备的第六步：会议召开地点的选择会议的召开地点比较简单，一般来说都会选择在公司所在地进行会议。如果是规模非常大的企业，如国内连锁企业或跨国公司的情况，选择的地点无非是在那个公司召开。对于上述两种情况，会议地点还要进一步明确：即在哪个会议室召开。会议召开的地点，还有一种比较特殊的形式。当创业者进行会议的时候，往往因为还没有对公司进行注册，应该采用到某个公共场所或家中开会。公共场所的选择应该是：比较僻静的地方，没有人过多打扰。在家中开会的选择应该是：创业集团成员中出资最多、人缘最好、对每个人的到来比较方便、每个人相对来说都比较熟悉的地方进行。本书建议，最好采用，对大家来说都比较方便或熟悉的地方进行会议。7. 会议准备的第七步：会议通知书的发送会议通知书的发送，往往包括：信件或公文、电话、电子邮件、媒体公告等多种形式，对于具体的会议和公司来说应该采用不同的方式。但总体上说：审议性会议应采用公文或媒体公告的形式；非审议性会议可以采用电话或电子邮件的方式。对于本部分知识，本书将针对具体情况，给出适合的同志发送方式。当通知书发送之后，会议的准备阶段就完成了，会议将进入第二个环节会议的召开阶段。以上部分，主要讲述的是会议准备阶段的工作原则，也就是作为会议的召集者或领导者或参加者，必须明白的事情。下面我们将介绍一些技巧问题。8.会议召开前应该知道的几个小技巧会议召开前，有一些小技巧会议的召集人和公司的领导者应该明确。这些小技巧，虽然不是会议成功召开的充分必要条件，但确实其者某种促进作用。记住参会人员或积极分子的名字。如果会议的规模不大，而且设施不全，会议的核心人物们，应该记住参会人员的名字。没有权利（或权力小）的人如果被有权利（或权力大的人）的人记住，没有权利的人一定会在惊奇中带着自豪，他会对你产生某种尊重。记住参会人员的名字，具体说来至少有两个好处：其一在开会的时候可以让会议连贯，让人看出你是真的把每个人都看重了。否则，叫错名字的事情出现会引起某些会员的不满，他们会认为：“为什么别人的名字你不叫错，偏偏叫错我的？”。其二记住参会人员名字这一行为，在你的下属看来，他会认为你对他很看重。在你的同僚看来，他会认为你这个人可以接近。在你的上级看来，他会认为你这个人工作积极。总之，记住参会人员的名字永远不会有害处，它会使你站在某种情感高度。第4页
学习罗伯特议事规则第一节召集大会千万不要念错参会人员的名字。如果参加会议的人很多，而且设施比较齐备，会议的核心人员，应该保证不在召开会议时，念错标牌。巧妙运用休会，尊重参会人员。上述问题属于尊重参会人员的情感，尽管它很重要，但尊重参会人员的生理更重要。会议不可能长期地进行，一定要暂停或休息或吃饭。在这里就有一个会议时间安排问题。一次会议的结束尽量安排在午餐或晚餐之前。如果半日开不完，我们可以暂时休会即暂时休会。在具体的运用中休会有许多好处，它可以暂时把分歧搁置在一边。利用吃饭和休息的时间，可以做许多公关，解决不少问题。诸如因为见解分歧而导致的气氛紧张或义气之争等等。在会议开始前，我们就要告诉与会者会议计划需进行多长时间。在某些时刻我们还需要在中途提醒代表，这样做的目的是要他们注意自己的发言长短。【实战练习】1.想一想在召开会议之前，作为组织的领导者应该详尽的考虑会议的目的、成员、进行状况等等问题，请你思考一下，下面的《会议准备检查表》中缺少什么应该思考的项目。表会议准备检查表月 日 时 分□1.组织的现状如何？□2.组织需要改善的地方在哪里？□3.改善方案都有哪些？□4.以前进行的改革方案效果如何？□5.是否有前例，其他公司如何解决□6.会议召开所需的人员有多少？□7.会议在哪里进行？□8.会议的参加人员都有谁？□9.会议参会人员如何来去？□10.会议召开所需费用有多少？□11.附注资料2.选一选（不定项）在以下会议召开前的准备中，应包括哪些项目？为什么？A.挑选参会人员 B.向参会人员发送参会通知 C.召开临时的会议筹备小组D.挑选会议地点并布置会场 E.定制午餐或晚餐 3.提升训练在现实生活中，因为一些问题，往往出现委托他人出席会议的情况，特别是股东大会这的会议上，请问，委托他人出席是否可以？应该有什么程序吗？参考答案想一想缺少项目很多，但比较重要的有如下几项，只要答出这几项就可以了。会议的主要解决问题是什么？会议讨论后提出的解决方案由谁执行，从什么时间执行，执行的效果谁来监督？会议的天数等等。选一选ABCDE。前三项本小节都已经介绍了，第四项主要是挑选会议召开在公司内的什么地方，在一些公司内往往有几个会议室，因此有必要明确具体的会议室，防止参会人员按照自己约定俗成的习惯去非会议地点的办公室；第五项则是考虑会议时间延长时，应该给参会人员做的基本义务。第5页
学习罗伯特议事规则第一节召集大会提升训练可以委托代理人代为出席和表决，应当以书面形式委托代理人，由委托人签署或由其以书面形式委托的代理人签署；委托人为法人的，应当加盖法人印章或者由其董事或者正式委任的代理人签署。授权委托书代理人的姓名；是否具有表决权；委托书签发日期和有效期限。委托书应该备案。具体可以参见《公司法》（2005年修订版）第二节临时性会议关键词 开会程序委员会 决议学习作用 临时性大会因为紧急情况的出现，往往有一些具体的形式。如果对它们不能有一个清晰的认识，那么就会时会议开的急促而凌乱，不能有效率地进行会议，甚至会达不到开会的目的。思想来源 《罗伯特议事规则》第九条第四十六节①临时性会议在本质上与永久性会议相同，所以我们可以把它看作是永久性会议的第一次会议。在现实生活中，还会有一些不固定的公司组织，例如网络加盟。没有具体的公司物质形式，也不用经常性的联系，只会因为某个特殊的原因需要而召开会议来商定问题，这就牵涉到临时性大会这一形式。临时性会议的召开第三种情况是两次永久性会议期间的会议，因为某种特殊情况的发生需要召开的会议。如果上次会议选举了会议决议的监督执行常设机构，那么此次临时会议的召集人往往就是监督执行常设机构。这种情况下就不需要选举主持人和记录人，只需要按照议程表进行就可以了。【深入理解】临时会议的召集要求和永久性会议的召集并没有本质的区别，二者的进程基本相同。当遇到诸如网络加盟、公司股份比例较为接近，并且没有明确召集人等松散结构的情况时，我们就需要召开临时性会议。①本节主体参考了第46和47两节的内容，又对零散于其他条节的知识点进行了综合，并根据作者自身的理解增加了部分内容。例如，提出了临时主持人在现实生活中分为：“潜性临时主持人”和“显性临时出持人”两类情况。并对它们的转化进行了详细的阐述。根据原书精神，并联系国内实际情况，对行文措辞进行了修改。——作者注1.临时会议的第一项工作：会议主持人的选举在召开临时性会议时，首要的任务就是选举“临时主持人和秘书（记录）”。根据临时会议的不同，临时主持人分为两种情况。临时主持人的分类。在召开临时性会议的时候， “选举会议临时主持人”应该有人提请。第一个提出“选举会议主持人”动议的人（提请人），分为以下五类。组织负责联系的人。无论是紧密的公司组织，还是松散的公司性组织；无论是临时性会议还是永久性会议，既然要召开，必然要有联系人。联系人并非当然领导或股份最多的人，他可能是因为个人品德、人缘、甚至开会地点的主人（但需要是公司成员）。在组织中较有声望的人。声望是一种资本，特别是品德和知识与能力。即使他不是领导者，在组织生活和会议中都要注意它的言行。组织的创建者。组织的创建者是理所当然的会议临时主持人。公司的领导者。领导者往往是股份最多的人、具体行政负责的人等，他也是当然得会议临时主持人。上次会议的主持人。如果有上次会议的主持人出现，那么此人是第一临时主持人。临时性主持人向正式主持人的转化分类。如果“潜性临时主持人”不经过选举而直接进入“正式主持人”，这往往是事情比较紧急、公司规模比较小、成员之间很熟悉；永久性会议中已经选出主持人。如果“潜性临时主持人”要经过选举才进入“正式主持人”，这往往是讨论的事情非常重大，关系到法律效力问题；公司规模比较大、成员之间不很熟悉；永久性会议中的主持人和记录秘书等都不在场等。第6页
学习罗伯特议事规则第二节临时性会议在某种程度上，以上会议的临时主持人只是约定俗成的临时主持人，我们把它称为“潜性临时主持人”。与之对应，经过选举而出现的临时主持人称为“显性临时主持人”会议主持人的选举。因为主持人的重要作用，提请人应该有约定俗成的用语。我们采用比较便于理解的对话形式，讨论主持人的选举。假设某甲是这个公司的主要创建人，第一次会议由他进行召集，那么他就是临时会议主持人。选举主持人时可以由某甲提名并经参会人员任命，也可以由参会人员提名并任命。我们假设由某甲提名并经参会人员任命。某甲（以下同）应该说：“我首先提议由某乙先生担任这次会议的会议主持人”。如果没有人提出同意（术语叫做“附议”），那就证明他的提议遭到了否决，需要重新提名其他人，重新提名既可以是某甲本人也可以是其他人。我们假设有人附议。某丙说：“我附议。”那么某甲就可以接着说：“我和某丙已提议和附议由某乙先生担任这次会议的主持人，赞成的请说同意”。之后就要由负责点票的人，点清赞同人数。点请人数后，点票人或者记录在纸上交给某甲，或者念出，或者只说“点票完毕”。某甲：“反对的人现在请说不同意。”点清否定的人数后，如果同意的多余否定的，则会议继续进行。反之，则需要继续提名会议的主持人。我们假定会议可以继续进行。作为临时主持人的甲就应该说：“提议通过，某乙先生将担任此次会议的主持人”。为了表示对会议主持人的尊敬，提名的会员可以和另外一名会员一起，陪同会议的主持人就座，会议的主持人可以作一个简短的发言，感谢大家给他的荣誉。当然，这要看会议的规模以及性质。如果是小型的会议则没有这个必要。选举的主持人将作为本次会议或本届会议永久性的主持人，除非在主持过程中违反了主持规则，被参会人员表决废除。以下便是会议主持人的工作要点，临时主持人应该作为普通会员参加会议。作为永久性主持人的第一项工作就是选举会议的记录人员。2. 临时会议的第二项工作：会议记录人员的选择选举记录人员的程序和选举主持人是相同的，只不过此时某甲将作为一般的参会人员，某乙将完成上述某甲的任务。当某乙先生就坐后，他应该说：“现在的首要任务是选举一位会议记录人员。”在此情况下，可以由某乙任命后参会人员同意，也可以参会人员提名并同意，我们假设由参会人员提名并同意。选举会议主持人和秘书的时候，如果是参会人员提名，往往会出现有几名会员同时提名几个人选的情况。在这种情况下，应该由主持人依照动议的先后顺序就行表决。主持人说：“某先生，某女士，某某先生三人分别获得了提名，现在请赞成某先生担任这次秘书的请说同意。”之后再请反对的人说不同意。如果同意的人达到半数以上（不包括半数），那么这个人就将成为会议秘书。如果同意的人没有达到半数以上则证明没有通过，大会应该继续进行表决。临时主持人或主持人应该继续说：“请赞成某女士担任这次记录人员的请说同意。”之后是反对的人，如果还没通过，再继续说某某先生。三人中选出一人后，此人作为会议的秘书就应该坐到靠近主席的地方，担任记录工作。如果会议的人员比较多，可以选出多名秘书，程序同上。选举出上述两名重要人员后，下一步的工作就是设立“会员资格审查委员会”。3. 临时会议的第三项工作：选举会议机构和委员会如果会议规模比较大，可以先成立一个“领导机构或小组”，他们的第一个任务就是成立“会员资格审查委员会”。第7页
学习罗伯特议事规则第二节临时性会议不成立“会员资格审查委员会”的坏处。在以上各程序中，会员资格的审查是非常关键的。如果审查不得体、不透明、不公正，就会带来各种麻烦。例如大会没有开始，被剥夺参会资格的人也许会前来质问甚至采取激烈的措施；在开会过程中，也许有人会因为某人没有资格参会而进行质问；在会议完毕后，有人也许会以到会人员参会资格有疑问，质疑大会的权威性等等，如果纠缠不清的会员的资格问题层出不穷，那么大会不要说开好，恐怕连能不能开都成疑问。如果会员的资格由某一个人点名，例如由组织的创建者，那么人们会疑问：“这个大会能称为大会吗？应该说是你一个人的大会吧！”。综上所述，会员资格审查委员会的成立与否极为关键的问题，不能掉以轻心。“会员资格审查委员会”的人数确定。，如果组织的人员较多，参加会议的人员较多，那么审查委员会人员的人数自然也要比较多。委员会的委员应该是在会中具有某种影响力的人，或者是权力型的层级领导或者是精神领袖型的民间领导，甚至是会员资格型的（老会员）或者是贡献型的（对组织的贡献大小）。公司的领导在召开会议的时候，应该注意职工或非公司参会人员内，有无民间意见领袖。如果有将要仔细的考虑如何取悦他们。委员会工作的原则。对于以上原则的确定，应该做到公开、公正、公平的“三公”原则。资格审查委员会的审查原则确立之后，就应该按照原则来进行挑选会员的工作。诸如：什么样的人拥参会资格？允许旁听人员出现吗？允许所有参会人员都有发言权和表决权吗？哪些人不允许参加会议，为什么？等等。网络加盟这种形式主要是指在某个网站上，可以虚拟的开设一些购物公司。每个虚拟公司都是会议的当然参加人。他们召开会议的时候，基本上都是在网上召开。会员资格审查完毕后，如果会议的目的是召集大家讨论某个专门题目的大会，这时组织中的中坚人物（相当于公司的创建人或主要出资人）就应该提出这个问题。这个问题既可以作为一个系列的动议（名词叫做议程）或提案交给大会连续表决，也可以任命一个委员会来对这个题目先作出一个决议案之后交给大会表决。第一种情况适合于问题并不太复杂而且较为集中的情况。第二种情况则是作为大型会议常常采用的方法。4. 临时会议的第四项工作：议程的确定。对于一系列动议这样的情况，我们可以通过下面的例子来进行说明。同上，会议的主持人为某乙，提出动议的人为某甲。某甲站起来（或举手）说：“主持人先生。”某乙：“某甲先生，您有什么提议？”某甲：“我动议大会通过以下决议案。”（议案可以是议程也可以是专门的议案）（某甲可以口头提出动议，也可以书面宣读提案并交给会议主持人。）这时某丙先生站起来说：“我附议。” 某乙：“某甲先生和某丙先生已经提出了某动议。现在请记录先生把动议再重述一遍，以备各位会员可以更清楚的了解决议的内容。”记录人员站起来宣读。某乙：“现在要通过刚才复述的动议有人反对吗？”（假设没人反对）某乙：“大家对表决这一问题准备好了没有？”（假设没有人站起来表示反对，或举手或发言反对）某乙：“赞成刚才宣读的决议案的人请说（或举手表示，请注意表决的方式应该是单一的，或者直接说或者举手或者站起，不能两种或三种一起使用，这样会造成新会员迷惑）‘赞成’。”秘书站起清点赞成票数。某乙：“反对刚才宣读的决议案的人请说（或举手表示）‘反对’。” 记录站起清点反对票数。第8页
学习罗伯特议事规则第二节临时性会议记录：“报告会议主持人，赞成票数为X，反对票数为X/3,弃权票X/6。”大会的永久性官员包括会议的主持人和秘书以及各常设委员会的成员，永久性的意思是说本次大会上的永久性官员。例如我们常听说的第一届会议，第二届会议。也许每届会议要开几天或几个月，在这期间大会的主持人和秘书是固定的。而不是说，它随着组织的存在而存在。某乙：“经过表决：决议已经通过。” 5．临时会议的第五项工作：决议起草委员会同样，为了更形象的表现会议的进展，我们仍将作为案例来展示。某甲站起身来，面向会议的主持人：“主持人先生好，我请求发言。”某乙或同意或点头。某甲：“我动议任命一个委员会来起草决议案。”（决议案可能关于会议议程，也可能是具体的某项决议。）（某甲需要说明这次会议要处理的问题，以及成立委员会的好处。）某丙：“我附议。”某乙：“某甲先生动议和某丙先生附议成立一个专门起草决议的委员会，由他们起草后交由大会表决。大家准备好表决了吗？”（假设无人反对）（过程同上，假设通过）某乙：“决议起草委员会的动议已经通过，那么委员会应由多少人组成？”（如果人数的提议只有一种，那么立刻进入下一程序。）（如果人数的提议有多种，那么就应该对每个提议人数进行先后表决）某乙（假设）：“经过表决委员会人数限定为五人，那么怎样任命委员会呢？”如果有人提议并经附议后参会人员同意由会议主持人提名，主持人就可以任命委员会成员了，那么主持人说出名字后，把这个委员会作为一个整体交付表决。即使某些会员只反对这些候选委员中的一人，但是也需要对整个决议提反对。小型会议上也可以让会议主持人任命。如果会员提议，由每个会员各自提名每个会员只能对某一个职位提名一个人。会员提名的结果可能是姓名数比委员人数多，这种情况下，就需要对每一个姓名进行表决。委员会产生后退席拟定报告。委员会也如同一个小型会议，主持人一般不用单独进行选举，或者是提名成立某委员会的非大会主持人的参会人员，或是选票最多的委员，或是第一个被提名并通过的委员。乙：“委员会现已退席拟定报告，哪位会员还有其他动议？”（假设没有人提出其他议案）乙：“既然没有其他议题，现在我们是否可以听取一下未参加会议人员的来信？”。在委员会退席期间，如果没有其他议题，可以听取会员演说，宣读贺信等等，但这不代表会员们可以闲聊，会议主持人在此期间应当继续主持会议。资格审查委员会和决议起草委员会，都是委员会中的成员。委员会的设置除了报告有资格参加会员的名单外，还有报告一切有疑问的或有争议的事务，并提出自己解决建议。大会对于委员会的报告，可以采取通过或否决或推迟等等方式来决定自己的态度。第9页
学习罗伯特议事规则第二节临时性会议当会议仍在进行时，如果委员会经过讨论和表决已经完成了自己的任务，并且在委员会主持人的带领下回到了大会现场，那么大会的主持人应该立刻停止上述行为，接收委员会的报告。委员会主持人某甲来到主持人面前说：“主持人先生，经大会任命的决议起草委员会现在工作完毕，准备向大会作工作报告请大会予以接收”。主持人乙：“可以。请宣读报告内容。”某甲宣读报告内容并交给大会主持人，此时决议起草委员会便自动解散，委员会成员应作为普通代表参加会议，请注意委员会成员的自动解散是不需要大会进行表决的。乙：“委员会的大会决议已经宣读完毕，各位会员有无建议？”丙：“我动议通过此决议。”乙：“有无反对？”(假设没有人反对)如果刚才的决议是大会的议程，那么就按照通过的决议上所列的议程顺序逐项进行讨论。如果通过的决议是某个具体的动议或提案，大会通过了委员会的报告就等于通过了这个动议或提案。如果大会进行讨论的只是单个动议或提案，通过它后如果没有其他的提案了，那么主持人就可以宣布结束会议。如果有其他的提案，大会将按照上述的内容继续进行讨论和表决，最终讨论完所有的动议或提案，直到大会结束。结束会议这项动议既可以由会议主持人提出，也可以由会议的其他参会人员提出。假设参会人员某丁提出。某丁：“我动议结束会议。”（假设没有人反对）某乙：“动议通过，此次会议正式结束。”【实战练习】1.想一想在会议的进行过程中，为了更好地进行会议讨论，我们往往在事前就列出一项《会议进行检查表》，请仔细查看每项的内容，当某项内容出现问题时，应当采取怎样的措施。 表会议进行检查表□1．是否准时开会、准时散会?□2．议题的说明是否精简?□3．是否告知出席者会议进行程序，并请求协助□4．就讨论题目是否公平地接受质疑?□5．是否强迫某特定人员发言?□6．是否批评某人的发言?□7．发言者是否有自卖自夸的倾向?□8．是否有感情用事的发言倾向?□9．是否有特定某人独自发言的情况?□10．是否有很多闲谈、私语的情形?□11．是否有人自始至终保持沉默?第10页
学习罗伯特议事规则第二节临时性会议□12．是否能在既定的时间内做出一个结论?□13．在既定时间内没有结论时，是否有任何处理方式?□14．意见对峙时，是否有解决的对策?□15．是否也尊重少数意见?备注2.测一测会议的类型有许多，例如从规模上说有大型、中型和小型三类会议；从准备阶段上来说，有预备会议和正式会议；从形式上说，有单场会议和定场会议以及移动场所会议；从内容上说，有政治性的会议、经济性的会议、军事性的会议等等；从会议的举办目的或性质上说，有法定性会议、审议性会议、工作性会议、学术性会议、彰显性会议等。从第一章的各标题看，我们这种临时性会议和永久性会议是从什么角度划分的。3．提升训练不论是临时性会议还使永久性会议，在进行会议前都需要进行会议的策划。请问在进行会议的策划时，需要进行那些准备？参考答案想一想（1）守时是任何事情能否开好，能否开的健康的保证。如果开会和散会不守时，又不能有合理的理由，那么将是很严重的问题。（2）精简的议题可以让参会人员更加得明白议题，减少不必要的问题，集中处理核心问题，可以避免不必要的拖延。（3）告诉程序是为了让参会人员合理安排时间，更好的集中精神。（4）公平是关键的，没有公平就没有一切。（5）强迫特定的人发言时专门针对那些违反会议议事规则或对组织造成破坏的人。对于一般会员决不能应用。（6）批评某人的发言只有在发言人不符合发言次序，发言内容跑题，发言时对人不对事，发言人的行为破坏了会议的进程等情况发生时，才能出现。（7）发言人的自卖自夸行为对于会议的进展是非常有害的，这种行为既可以延误会议的进程，又可能因为新参会人员对于其人的不了解而被蒙蔽，在这种情况下，会议的主持人应该提醒自卖自夸的人注意按照大会的程序来发言，尽量的注意时间。（8）发言人的辩论是正常的，不正常的是感情用事，这样做很可能让会议陷入到无畏的争论中，如果感情用事的事情出现，会议的组织者或主持人应该立刻提醒，如果提醒不行就要把他或他们驱逐出会场。（9）特定的独自发言人主要包括：请来的嘉宾、会议和委员会的主要报告人、给与犯了严重错误的人申诉的机会。（10）如果在会议中出现闲谈的情况，有三种原因：第一种会议的主要议题已经完毕，表决已经完成，正等待着公布结果。如果是大型的严肃会议，这种情况不能允许，如果是小型的会议则可以。但需要不能干扰统计票数的工作人员。第二种是会议的主要议题不能够吸引会议的参加人员，出现这种情况后，会议的组织者和会议的主持人应该寻找为什么不能够吸引参会人员，如果议题选择没有错误，那么严格制止这种行为。如果议题选择错误，那么就应该，提议更改议题，经过投票表决后改变议题方向；第三种是因为会议的参会人员认为自己发言也没有用，这种情况下，如果会议的组织者和会议的主持人为的是开好会议，解决问题，就应该引导参会人员改变这种思想，适当的策略也是可以的，例如要自己属下或关系较为密切的人，进行一些比较出人意料的动议，主第11页
学习罗伯特议事规则第二节临时性会议动与某个动议的提议人进行辩论等等。（11）在会议的进行中，如果有人自始至终都没有发过言，同样有三种情况。第一种他没有想好，第二种他不敢发言，第三种他不愿意发言。会议的主持人应该引导他发言。（12）在一个既定的时间内完成发言时保证会议按时完成的关键。（13）如果没有完成发言，在一般情况下不允许继续发言，发言人可以等到其他时间继续发言，如果很重要则可以提请大会进行延长的表决，表决通过则继续发言。（14）意见对峙的出现很正常，只要不出现义气之争，不必阻拦。（15）少数人的意见必须尊重，适当时候我们还可以为了少数人的意见，而适当的牺牲我们的意见，当然，牺牲的当然是表层的东西，核心的意见不能为了维护团结而牺牲，否则大多数人来开会的目的是什么呢？测一测：从时间上划分的。提升训练：会议的策划包括许多内容，最主要的是收集信息，这包括确定会议的性质，解决问题的性质，根据这些性质来选择谁来参加会议，在哪里举行会议，在什么时间进行会议等等；第三节永久性大会关键词：永久 程序 议事规则学习作用：永久性会议的第一届会议和第二届会议时非常重要的，如果将两者更好的完成，日后的会议将非常顺利地进行。思想来源：《罗伯特议事规则》第九条第四十八节①永久性大会本质上就是法定的会议，例如《公司法》中确定的股东大会、股东代表大会、董事会、监事会等等。它们有一套必须要严格执行的程序和要素，如果程序和要素有缺失，那么会议将成为不合法的会议。即使会议的决议正确也将因不合法而被宣布无效，因此应该明确永久性会议的召开程序和要素。【深入理解】永久性会议和临时性会议的召开不但在具体的工作语言上是相同的，而且在程序上也大同小异，临时性会议基本运作流程正如上节所述。永久性会议比临时性会议复杂的地方就在于：第一次会议的召开是关键，因此极为重要。永久性会议的第一次会议往往涉及如下问题，制定组织章程、议事规则等问题。组织规模较小的情况下，第一次会议往往就是第一届会议。下面我们将具体介绍：在召开永久性会议的第一次会议时需要确定的几个关键问题。如果临时性会议进行完毕之后，就是永久性会议的第一次会议，那么本节所说的第几项工作的顺序，应该再加上第一节的五项工作，即本节的第一项工作为第六项工作。1.第一次永久性会议工作的第一项工作：议程的确定议程是指会议将要讨论的议题顺序。无论是临时会议还是永久性会议都要考虑议程的问题。议程有时候很简单可能只有一两个议题，但有时候则可能有多项议题。这时候就需要按照会议的时间和性质来确定讨论的顺序，是先讨论难的还是简单的议题。议程一旦确定，没有特殊原因不能打乱。例如下面的议程：①《罗伯特议事规则》对本节内容进行了较为详细的介绍，本书主要在技巧方面对之进行了补充。首先体例结构更加的清晰；其二部分内容进行了增加，例如增加了两类比较常见的会议现象：会议中的非层级领袖以及迟到早退现象。讨论总经理的年度工作报告。讨论增加管理层年薪的问题。讨论对竞争对手实施反击的问题。讨论增加监事问题。第12页
学习罗伯特议事规则第三节永久性大会讨论增加董事问题。小技巧：会议的气氛是非常重要的，好的气氛可以使会议更好的进行，坏的气氛则需要立即制止。例如 我们一定要制止小组织辩论和私下交谈。这不是说不允许小组织辩论，我们看到每年的两会都有分组讨论，这是按着某种规则运用的技巧。 2. 第一次永久性会议工作的第二项工作：日程的确定如果会议讨论的问题比较复杂，确定召开时间也很长，那么会分几次来召开会议，每次会议需要讨论的问题安排就是日程。例如：本届会议第一次会议（星期一）日程如下：总经理年度工作报告；各分公司分组讨论总经理年度工作报告。本届会议第二次会议（星期二）日程如下：各分公司分组讨论总经理年度工作报告。讨论通过总经理工作报告。讨论增加管理层年薪的问题。讨论对竞争对手实施反击的问题。3. 第一次永久性会议工作的第三项工作：章程的制定章程就如同生活中的宪法一样，组织以及组织会议都要以组织的章程为基准。各项制度和原则都不能和组织的章程冲突，否则没有效力。4. 第一次永久性会议工作的第四项工作：议事规则如何确定议事规则是会议进行过程中的基本制度，总体上说它包括会议如何举行和召开、议案如何提出、对议案如何讨论、表决方式的选择、采取什么样的议事方式等问题。如何举行和召开。既然会议分为临时性会议和永久性会议，那么什么情况下应该召开临时性会议，什么情况下应该召开永久性会议应该明确。会议召开的间隔有无确定，确定召开时间和间隔的就是永久性会议，不确定召开时间和间隔的就是临时性会议。二者的召开由谁来召集和主持，什么样的情况才是符合召开二者的条件？无论是临时性会议还是永久性会议都要确定法定人数，那么法定人数的确定方法是什么？什么样的人符合参加会议的条件，什么样的人不符合参会条件？允不允许列席会议的人员和情况是什么等等情况都应该明确。分组讨论例如按界别分如销售部门或人力资源部门等等。我们在这里批判的是一种按利益划分的小组的形式。这种情况下的小组，只会为了达到本小组的利益最佳化而损害全体组织的利益。或者他们是为了保护小组的利益而商量对抗的法则。如果这种情况出现，作为会议的主持人和组织的领导者一定要进行阻止和处罚。 议案如何提出。议案由谁提出？是由会议的召集人提出，还是由参会人员分类别提出，或是由参会人员个人在大会上提出。第13页
学习罗伯特议事规则第三节永久性大会如果由会议的召集人提出，在什么时间发出通知，允不允许参会人员提出；如果参会人员可以提出议题，那么提出的时间如何确定？是在会议通知后就可以向召集人提出，还是在会议上提出。提出后大会采用什么方式进行接收？提出后是由专门挑选议案的委员会进行甄选，还是由会员在大会上提出经大会同意后进行讨论？如果在大会上参会人员可以自行提出议案，那么提出议案时需要采用什么样的用语，需不需要附议或联署等等问题。对议案如何讨论。在大会进行议题讨论时有没有次序的要求，是按照谁先举手谁先发言还是支持或反对的轮流发言？在讨论时需要注意什么，如果出现谩骂或侮辱的情况，应该如何处理？在讨论中无论支持还是反对某个议案，发言时间有没有限制，如果违反了各种开会的规则如何处罚等等。表决方式的选择。表决方式有许多种，例如举手表决和起立表决等多种方式，那么什么样的情况下应该采取什么样的表决方式。例如所有议题都用举手吗？这显然不合适，当选举组织领导的时候，参会人员可能慑于某种威严而不敢真实表达自己的观点，因此，就需要采用无记名投票的方式。表决的结果如何评定，什么样的表决结果是通过，是要求过半数还是要求三分之二以上票数通过等等问题。议事方式有公开和秘密两种，什么问题需要采取秘密方式进行？如果没有保守秘密，将如何进行处罚？什么样的问题采取公开方式？公开到何种程度等等。5.会议中的两个重要技巧会议召开中还有两个重要的小技巧，一是如何利用精神领袖；二是关于迟到早退的问题。精神领袖。参加会议除了为组织考虑解决某种问题外，还有保护自己利益诉求的因素。利益诉求除了物质利益外，还有一个精神诉求。在这一点上，精神领袖的地位无人可以替代。面对精神领袖的言论，许多会员会放弃一些不太重要的利益诉求。因此我们在开会前，一定要仔细考虑：“我们参加会议的这些人中间，有没有什么精神领袖？”精神领袖包括：知识领袖，这个人的知识渊博，见解非凡，因此它常常是意见领袖；道德领袖，这个人品德高尚，德被天下，他的话往往被人认为是公正的意见。有些会员中如果有宗教信徒，还要看一看有无宗教领袖。对于一个组织来说，正式的行政级别作为主要的联系当然是主要的，但是对于诸如职工大会或股东大会这些“百姓”可以参加的大会来说，行政级别联系往往会成为某种阻碍，他们也许认为“行政官员”的意见代表的是“行政者”的利益。这时候，民间的精神领袖则会感染许多人。例如股东大会中，有一位是大学教授或深受人们尊敬的人，往往他的话比企业的经理还要管用。大多数股东在一般情况下，很少与管理层接触，对其能力和品德等都不甚了解，因此大学教授的理论联系实际的批驳，可能导致对管理层的集体不信任。这种情况在中国经济界已经不是新鲜的事情。因此企业的领导者或者持人，要在会前透彻的研究精神领袖的意见。会议的官员重视精神领袖的表现主要是：进入某个委员会或者给于较高的荣誉，他们发言时要认真地听取。这不是说其他人的发言不用认真听取，而是说精神领袖在进行发言的时候，一定要用十足的精神来听取，不能违反规则更不能伤害尊严。迟到早退问题。这个问题是我们每个人几乎都有过的经历，它不是件小事情，尤其是临时会议。临时会议的召开往往是因为急迫的事情出现，而进行的对策研讨会。如果主要当事方迟迟不来，或者决策方因为自己的私事过早的离去，那么问题将如何解决！在我们现实中由一个有趣的案例，因为联想当初是由中国科学院出资兴建的公司，学者气氛很浓厚。为了加强管理，公司明确制定了开会迟到者要罚站的制度，柳传志本人也被罚过站。对于高级知识分子来说，被罚站将是很痛苦的事情。无独有偶海尔也有这样的故事。其实有时候柳传志是故意来晚，就是为了罚站，这样做的目的就是要塑造一种遵守纪律的气氛。 【实战练习】1．训练练习请你根据表格的内容自己组织会议，请注意：每种形式都要练习。在练习中针对表格内的注意事项，写出自己的心得体会。第14页
学习罗伯特议事规则第三节永久性大会2．选择题（1）审议性会议是需要经过讨论和表决形成某种决议的会议形式，请挑选出哪些会议是审议性会议。A.纪念大会 B.庆祝大会 C.表彰大会 D.命名大会 E.宣审大会 F.动员大会 G.现场介绍会 H.总结大会 I.学术研讨会 J.产业务虚会 K.人民代表大会 L.政治协商会M.中共十六大 N.职工代表大会 O .董事会 P.常委会 Q .厂务会义 R.座谈会 S.新闻发布会 T.报告会表会议形式特征表 （ ）开会表 现 内 容注 意 事 项形式注意设备的运转情况。（2）在召开大型会远程利用电视电话和广播网络等传输手段，打破议的时候，因为参会议时间和空间的限制，节省时间和经费。如果没有相应的条件，可以采用网络电话或视频聊天等加会议的人员比较形式。多，为了更好的开移动由于有两个以上的议题，会议召开的时间比这种形式往往因为有“游山玩水”的嫌疑，因此若想真好大会，解答参会场所较长，因此为了使参会人员更好的休息而移正的解决问题并减少不必要的误解，应尽量少用。而且移人员的疑问，往往形式动场所。动场所不宜多过3个。成立会议的服务机组合因为议题比较复杂，往往在会议中专门划出如果会议没有那么复杂，不要采用，容易延迟时间。构。请问，您认为以会一些时间研讨某一个议题。下内容有哪些是会议服务人员应该成笔谈因为参会人员距离较远或者不能在一起，则因为双方不相见，应该注意决议的执行，除非组织较固可以通过书信或定，议题并不重要，而且笔谈会议的规章制度较为严格EMAIL或是QQ等形式立的组织。外，不要采取这类形式。站会为了与传统会议相区别，往往采用参会人员采用这种方法主要是为了缩短开会的时间，避免没用的A.成立会务组。负责站立的形式。发言，但复杂会议决不能采用。大会的组织和安排固定以及协调和承办其场所所有议题和人员都在一个场所进行辩论注意时间的紧凑。他事务的工作。B.成立文书组。负责起草大会的决议，印刷和发放以及管理大会的决议和记录以及信息简报的编写等。C.成立宣传组。负责大会的宣传，新闻的报道。D.成立生活组。负责大会的吃穿住行。E.保卫组。负责会场和住地的安全保卫。 （ ）（3）在会议的召开前，为了更好地让参会人员了解大会召开的目的，更快捷的开好会议，往往会发放一些资料，请问这些资料有哪些。A.大会的主旨文书。包括大会的报告和领导讲话以及开幕闭幕词等。B.大会的议程和议案文书以及关于两者的说明。C.事务文书。包括代表名单和生活须知和表决发言规则等。D.大会的决议文件。 （ ）3．想一想开会的目的是为了解决问题，而不是扩大问题。因此有些情况是不能开会的，请问有哪些情况不能开会？或者开会的结果只是徒增烦恼。第15页
学习罗伯特议事规则第三节永久性大会参考答案选一选（1）KLMNOPQ（2）ABCDE（3）ABC想一想以下情况不要开会。没有明确的议题需要讨论的时候；问题太多不能确定哪个是主要问题的时候；分歧太大的时候；可开可不开的时候；可以找到其他解决问题途径的时候；以前已经开过几次会议讨论一个问题的时候；第四节会议的进行关键词 技巧 关键 开好会学习作用 开好会是有关键因素的，只要把它们学习好就可以达到我们的目的。永久性社团的第一次会议非常重要，章程和规则都要在这次会议上明确，尽管如此它仍然不是最关键的，最关键的在于在日后的会议中你是否真的把章程和规则引入运作流程，坚决地有策略地执行。【深入理解】参加永久性社团会议的人，必须是有参会资格的人。当然这并不是说我们不能邀请其他人参加会议，例如嘉宾。虽然他可以发表演说并且可以发言，但要记住他们没有表决权。在召开会议的时候，会议的组织者应该明确如下问题。1．会议中需要注意的事项会议之中需要注意的事项很多，第一项需要注意的就是检查参会人员是否有参会资格。这一项包括资格的评定，如何检查等等相关问题。注意事项一：检查参会资格。参加资格主要包括是否是会员，什么样的会员应该参加等等。如果对于参会人员的资格在会议的通知中，已经进行了告知，因此，检查时就是检查是否符合告知人的条件。例如，我们的大会是股东大会，检查的项目就是此人是否是股东。如果是规模较小的股东会，大家都比较熟悉，可以省略此环节。但是有些性质的股东大会，诸如股份有限公司，特别是上市的股份有限公司，股份分散，既有无记名的又有记名的股票，因此需要详细检查。股东在参加股东大会的时候，应当带齐股票账户卡、身份证或其他能够表明其身份的有效证件或证明出席股东大会的证明资料。股东代理人还应当提交股东授权委托书和个人有效身份证件。会议的召集人或工作人员应当依据检查结果，把参会人员的姓名或子公司的单位名称；如果是股份公司的股东会议，还需要登记股东所持有的表决权的股份数等进行统计。对于这些工作应当在会议主持人宣布开会前结束，因为主持人将宣布参会情况，参会情况中即有此项内容，宣布情况后进入会一进行阶段。在会议的进行中，有三个关键因素需要注意。注意事项二：会议主持人。会议主持人主持会议的好与坏，是否做到了平等对待会员，是否在会议的进行中有效的利用了各种规则和方法。会议的领导者并非是会议的主持人，但会议的主持人则肯定应该是领导者之一。在会议上会议的主持人应当满足：参会人员表达自己对解决问题方法表示关切的愿望，他应该对会员平等对待。会员的愿望就是在大会上进行发言和表决，这代表着他们对于自己的利益诉求的保护，如果我们不能满足会员的正当要求，为了自己支持的一方或决议，而剥夺了其他人的权利，那么情况将是危险的，因为不能满足自己的利益诉求，参加会议还有什么意义呢？主持人错误分类：技术性延迟是指那些因为采取了错误的方法来主持会议。例如不当行为或言论。它与程序性延迟的不同在于：程序性延迟的过错在于大会整体议事能力不足，技术性延迟则代表某个人或某些人的意识能力不足。解决技术性延迟办法是熟悉章程和意识规则。会议主持人虽然应该严格纸张纪律，但需要谨记不要太严格，也不能太过宽松。太宽或太严的结果都会造成会议的技术性延迟。技术性延迟的过错主要在于会议的主持人，他必须保证不要让任何人占据过多的时间。时间的拖沓会使得人们，无法聚精会神地进行讨论和辩论。如果某个人的发言超过了时间限制，一般情况下，我们不允许超过十分钟。如果是大型的集会，对于每一个热心这次集会的人都会事先准备好自己的提案，并且准备在自适当时候提出，并交由参加会议的人员辩论。注意事项三：会议是否跑题。必须考虑在会议中是否存在着中心问题，整个会议的讨论必须紧紧围绕着中心问题进行，如果发生偏第16页
学习罗伯特议事规则第四节会议的进行颇应该立刻纠正。必须考虑在会议中是否存在着：对中心问题的理解有不可调和的两股绝对相反的意见。如果有这种情况，如何避免问题之争变成义气之争。如果会议必然有一方绝对失败，那么会议的组织者包括会议的主持人以及秘书和各委员会的成员都必须考虑：必须保证任何细小的环节都做到清晰化、合法化、正当化，不能留下任何程序上的问题。如果程序有问题，就将直接影响到会议的决议是否合法，失败的一方也就很容易在另外的场合推翻决议。例如董事会的决定可以被股东大会否定；股东大会的决议可以被行政主管部门或法律部门否定等等。例如会议记录给主持人看过后，要让参加会议的重要成员确认。注意事项四：会议是否拥有有效执行项目。在会议完毕后，执行过程中是否真正地按照大会的决议进行了，是否有所偏颇等等。这就需要有专门的机构来进行监督，在永久性组织内常常设立常设性机构来监督执行。例如董事会和监事会等等。它们是否正常工作，将是会议是否真正成功的关键所在。在决议的执行前，会议应要求承担执行决议的人员严格按照决议的要求去工作，如果出现问题将如何惩罚。这些环节大会可以用公告的方式，向组织内的所有成员公示，起到共同监督的作用。会议开好的三大关键因素对于任何会议的作用都是绝对的，然而因为会议与会议的性质不相同。对于永久性组织来说，第一届会议的三大因素在组织的会议中更显关键，因为在这次大会上将确定章程和议事规则等等，第二届会议是非常重要，因为它能否召开好，将给日后的会议带来垂范作用。当然，我们所说的都是正常性会议，并没有包括紧急临时会议这一情况。注意事项五：确定各类会议召开的具体问题。除了我们上面说的事项以外，对于第一届会议还需要进一步确定：临时会议的条件和程序以及每届固定会议的间隔。如果没有进行确定临时会议召开的条件和程序，当发生紧急情况下我们将面对没有规矩的召开临时会议的问题。因为在章程中没有确定，那么会议的合法性将没有保证，如果出现有人持反对意见，那么会议的决议执行将无法实现。如果没有确定固定会议间的间隔，那么长时间的没有召开固定会议，不但在法律上会出现问题，而且也不利于重大问题的解决。对于永久性的组织，开会的时间一定要固定在某个时期，这个时期有多长、间隔多长时间开一次等等都要明确。 在召开第二届会议前，需要准备的工作在上文的基础上就应该增加一些，诸如议程和开会资料的事先寄送或发送参会人员等。注意事项六：第二届会议的召开。召开第二届会议时，第一届会议的官员应该服务到本届会议选出本届会议永久性官员之后才能自动离职，成为普通的参加会议人员之后。例如上届会议的主持人和秘书。他们的离职时间应该是：本届主持人和秘书被选出时。上届委员会解散的时间应该是：委员会工作报告汇报完毕时。如果第一届会议的官员在第二届会议上被再次选中，他们同样可以履行新一任期的应有作为。在第二届会议上应该宣读上届会议的记录。如果有错误或理解方面的差异，在宣读完毕之后，任何参会人员可以陈述自己的意见。如果没有人反对，本届会议的主持人可以指示会议的记录人员对上届会议记录进行修正。如果有人反对，则需要对有意见的参会人员的修正意见进行辩论，经过大会表决后再进行相应的修正。工作完毕后，会议的主持人可以进行下一项议题。连选连任的情况是应该确定的重要问题，在法律上诸如董事会的董事等重要成员是连任两次。除了法律规定之外的其他人员，也应该有所规定。例如会议主持人。如果会议的主持人不是某个常设委员会的负责人，而是经过大会所有成员经过临时选举而产生，那么这种情况下的主持人是否可以连续连任则应该考虑。注意事项七：法定人数。对于永久性会议的每次会议来说，首先就要避免出席人数太少，虽然准备了很久，但因为不够法定人数最后却只能休会。注意事项八：其他细节问题。细节问题包括：诸如每个代表的名牌、签名簿、发言条、白板等等这些都是必备的，每次会议都会用到。如果媒体的宣传是必要的，可以事先召开媒体的见面会，说明情况，包括诸如：开会的必要性以及议程和代表情况等等。如果为了表示对这次会议的重视以及其他情况，我们还可以邀请媒体来进行采访。当然对于媒体这一因素，完全要看会议的目的是什么，性质是什么。是应该闭门召开呢？还是开放召开呢？例如我们的会议主要是针对“某竞争对手恶意吞并公司股票而召开的紧急董事会”，在这种情况下，如果让媒体知道就会泄露机密，当然不能邀请新闻媒体。媒体对于组织的好与坏是不能绝对评估的，要根据具体的情况而有针对性的评估。2．开好会议的小技巧如果没人反对会议的主持人宣布下一项议题。经过以上问题的讨论，一个永久性团体的会议基本上就可以定型了，日后的会议就是这些运作方式的重复。规则制定应具有可操作性，不能笼统。以上问题都是关于会议的各类规则，但在实际操作中规则的执行是需要一些技巧来辅助的。第17页
学习罗伯特议事规则第四节会议的进行如果僵硬的执行会议规则，会议同样会出现各种问题。例如在开会的时候往往会因为各种原因，会议开得很冷清没有很好的沟通。虽然我们在议事规则中可能规定了诸如“参会人员应该积极参加讨论”这样的词句，但具体操作却无法彻底明确。会议冷场和过激的应对。议事规则中不可能硬性规定每个人必须发言，更不可能制定出积极地评价标准。因此在这种情况下，会议的主持人或动议的提出者或其他人则可以挑选某些人，向他们提出一些直接的问题。例如：“老李，你谈谈我们该如何应对竞争对手的恶意并购吧”。对某些发言不积极地参会人员进行引导性的提问，便是我们常常采用的一种会议技巧。会议的沉默是可怕的，因为这种情况会使得我们无法讨论。但是如果情况相反，会议的激烈程度超过了某个限度，出现了无味的争吵乃至人身攻击，我们除了要掌握会议的纪律性和规则以外，还可以用一些小的技巧来解决。例如我们可以用片刻的沉默把会议从争吵中带回到正轨上来。事情往往就是这样，当我们冷静下来后，会突然觉得我们刚才的举动太可笑了。如果这个办法我们不能达到正常会议进行的目的，我们不妨改变一下议题，先把争论的问题放一放，等大家都冷静下来后再进行讨论。这样做还有个优势，那就是如果我们后边的会议开得非常的圆满，为了巩固后边的成果，我们往往会各退一步，这样问题就可以圆满地解决了。如果这样做仍然不能解决问题，某些人依然的阻挠会议的进行，这往往就是我们前面所说的一种情况的出现。即小集团为了自己的利益而与整体利益进行较量。在这种情况下，会议的主持人和会中的领导者应该：尽量把大多数与会者团结在自己的周围，从而孤立那些破坏会议进程的参会人员。如果这些人严重的违反了纪律，严重阻挠了会议的进行甚至对组织造成了某种威胁，在这种情况下应考虑把他们驱逐出大会。如果仍然不能解决问题，虽然已经不能在大会上阻挠会议进行，但因为仍是组织的成员，他们便在大会外捏造大会的消息，从旁阻挠大会的进行，在这种情况下，只能把他们开除出组织。无论是驱逐出大会还是开除出组织，会议主持人和会中的领导者要记住，这两条一定要慎重，除非大多数人同意，你不能利用自己的权利来强行进行。这样做会造成你自己成为会议本身，会议将成为一个人或几个人的会议，那样做你就不会达到你的目的。更危险的是，它将使你日后召开的任何会议都将如此，在日常的工作中，不会有人再与你争辩了，因为与你争辩是件危险的事情。最终你会成为孤家寡人，失败离你将不远。【实战练习】1．想一想会议的召开为的就是解决问题，当会议完成后，我们应该对会议进行分析，下面是一个“会议成效分析表”，请你想一想它还缺少什么项目？表会议成效分析表1．会议是否如预定的进行？2．会议的目的及议题是否彻底？3．会场或设备是否安全和正常？4．必要的资料是否齐全？5．会议是否如计划进行？6．会议是否如预定的散会？7．全体人员是否了解主题？8．开始时，是否简要地述叙议题的重点？9．开会时的气氛是否很热烈？10．会议讨论时，是否有偏离议题的论点？11．是否有很多生动且建设性的发言？第18页
学习罗伯特议事规则第四节会议的进行12．参加人员是否有所抱怨？2．测一测下面是一项决定的执行表，你个人认为，应该在哪些方面需要加以改进？表会议决定事项实施管理表决定事项的内容年月日会议主持人签会议记录人签会议执行人签字字字1，2，……执行单位执行单位负责实施目实施日期结束日期评价人标经理办公赵主任室财务部钱部长工程部孙部长3．选择题（不定项）（1）会议开成功有许多因素，下面的选项中有哪些不是会议成功的重要因素？A.开会的过程中应该围绕着一个中心议题来进行。B.会议的过程中要严格的维护议程和规则。C.辩论是正常的，但不能让辩论成为义气之争。D.会议的参加人员应该全都发言。E.会议不能开成一言堂，也不能开成集贸市场，什么问题都可以说。F.会议的主持人不应该参加辩论，应该保持中立。 （ ）（2）下面的这些言论，有哪些“跑题”了，也就是说偏离了“如何增加书友会的收入”。A.尊敬的会长，我们书友会的名字太不好了，我们应该改个名字。B.我们现在的管理人员水平太低，我们应该招收一些新的管理人员。C.我们应该增加会费，但同时也要增加服务，当然服务要适当，否则会增加成本。D.昨天，我看到了一本书，很好的，我们应该把它加入到书友会图书目录中。 （ ）（3）请选出哪些不是“一言堂”的坏处？A．会议中的一言堂不能达到“开会是为了集思广益，解决问题”的宗旨。B．一言堂会把许多有创新建议的人吓退，造成利益的流失。C．会议的一言堂的出现，可以证明组织日常生活中也有一言堂。D．一言堂往往是组织的领导者或创建者的专利。第19页
学习罗伯特议事规则第四节会议的进行 （ ）参考答案：想一想：作为会议效果的确定，应该延续到会议后。所以，在这份会议的检查表中缺少会议的后续工作。诸如：问题是怎么解决的决策是如何作出的？做出的决策是靠群体还是单个人，大家在参加会议的过程中有没有感觉到自己的言论受到了挤压，有没有做到集思广益，会议的解决方案由谁来执行，由谁来监督？如果执行不好有什么惩罚措施？如果没有监督好，有什么惩罚措施？测一测：在提醒一下，会议的决议如果没有执行人员更好地执行，等于会议没有开过，所以执行人的挑选非常的重要。执行是关键所以要非常地慎重。对于执行的监督就是最好的慎重方法，在上面的表格中，我们并没有发现监督部门，所以应该将监督部门填上。对于公司来说，对于一项议题的决议往往落实在数字上面，执行也同样需要数字，所以说执行的评判最好用数字来说明。选一选：（1）D（2）C（3）CD第五节主持人的工作关键词 会议主持人任务 主持礼节 主持人参加发言和表决 学习作用 当您成为某项会议的主持人时，您应该全面理解它的内涵思想来源 《罗伯特议事规则》第五十节①会议的主持人是一场会议能否开好的关键因素之一，会议主持人的要求很高，他必须是位心思缜密的人、必须是一位博学多才的人，同时又是善于倾听善于妥协的人。他需要了解参加会议的人员的背景以及利益诉求所在，同时也要明白自己在何时应该成为一名强者，面对违反纪律的参会人员他有时可以进行强行处罚，而不必通过大会的表决。 【深入理解】在现实生活中，会议的主持人往往是组织的最高领导或领导成员之一，他需要在组织中拥有一定的威望和地位。无论是已经成为会议的主持人还是组织的会议没有选定主持人，作为组织的领导者都需要思考诸多问题。 为了巩固上面的知识，我们再系统的总结一下，会议的主持人应该思考的问题都有什么。1．会议主持人行为原则一：开会前的思考在开会前，我们需要思考我们为什么要开会，是为了解决什么问题。会议的目的。这个问题是单一问题还是群体问题。例如讨论工资增长幅度问题就是单一问题，讨论的中心问题就是幅度大小，涉及的问题主要是企业的状况。如果是群体问题，例如公司经理的工作报告。虽然报告会涉及企业的盈利状况、员工的福利状况、市场情况等诸多问题，但哪个问题是阻碍通过的关键问题呢？如果我们是为了说明企业发展问题，就要①本节内容集中在第50节内，本书对其进行了归类与整理。并在后面的“实践练习”中进行了较有针对性的训练。特别是根据现实生活中的问题，安排了“训练提高”。要求参会人员提供解决方案等等。接下来我们就要考虑：这次会议由谁主持？是我还是其他人。需要有哪些人参加，在这些人中谁是解决问题关键的人，更要思考谁是不可缺少的人。如果这些人中有因故不能到会的，我应该怎么办，是否允许他可找人代理。目的的表达。明白了会议的目的和参加人员，我们还要思考开会的具体议题是什么，如何表述。会议目的往往是复杂的，如果不容易处理，就需要我们把复杂的问题分化成独立存在的简单问题。如何划分而不伤害或妨碍会议目的的达成。此时具体的思考就是“我怎样才能把这些议题说得简洁明确？”会议制度如何贯穿会议。清晰的表达会议的目的后，就需要按照某种规则进行会议。无论是临时性会议还是永久性会议，无论是否确定了议事规则，都需要临时制定某种特殊的规则。如果是临时性会议且没有确定议事规则，可以先向参会人员说明一下，如果参会人员认可，那就先临时采用这些规则。如果参会人员不认可，可以用简单多数的方式先确定会议的议事规则。确定议事规则后，无论是临时主持，还是正式主持，所秉持的目的就只有一条了：让会议顺利而有效进行，达到这一目的就只有严格而有技巧的执行规第20页
学习罗伯特议事规则第五节主持人的工作则。以上问题思考完毕之后，就进入了会议进行阶段。假设你自己就是会议的主持人，我们首先应该思考的就是会议主持人应有的行为准则。2．会议主持人行为原则二：行为准则会议的主持人作为组织中的核心人物（或之一），他思考的应该是：如何更好的解决问题。对于会议中出现的因为如何解决问题而产生的不同见解，应该泰然处之，处在超然的地位。然而在现实生活中我们很难做到超然，原因就在于我们有着各种各样的利益和我们自己的心理因素。例如我们总觉得别人不如我们强，他们的意见简直毫无益处。你要记住：“人祸”是出自那些有权有势的人的过分自信，古今中外概莫能逃。他们既不是愚蠢的人，也不是胆怯的人，而是很有智能的人，在他们之中更不乏英雄的存在。如果你不想步他们的后尘，你就需要认真地听取别人的意见，记住：你应该时刻如此。我们往往因为过于自信，觉得自己是组织的灵魂，缺了自己似乎地球都不能运转了。因此往往拒绝听取我们认为不好的意见。还有，当我们的意见与其他人的意见相同时，我们常常会不自觉地倾向于他们。这些都是会议的主持人应该绝对避免的，这就是主持人的行为准则，丝毫不能动摇。明白了主持人的行为准则，其他的事情相对来说就比较容易了，比如主持人在会议中的行为礼节。只要严格遵守行为准则，行为礼节便会迎刃而解。3．会议主持人行为原则三：行为礼节在会议的主持过程中，有一个非常重要的问题需要解决：如何才能有礼貌的主持会议。因为会议主持人的超然地位，他应该让针对某一议题同意与否定的双方，都觉得你很公正。主持人应该礼貌的应对双方，不能有偏见的认为，哪一方对哪一方错。我们都知道这样一种情况：当两个人发生激烈争吵之后，劝架方某一个并没有针对性的行为，可能会被其中一方或双方理解成对自己的挑衅。这就是说：当会议进程中，由于双方或各方激烈的争论，会议主持人的某种行为会被一方理解为对对方的偏袒，甚至双方都极为不满主持人的行为和言辞。因此，这就涉及到会议主持人的一个礼节问题。陈述的礼节。在针对问题进行辩论时，应该明白什么时候应站起来辩论或陈述，什么时候坐着说就可以了。例如，如果组织有会歌或会旗的时候，所有参会人员都应该起立，正如我们听到国歌奏起的时候，看到国旗升起的时候一样。当然这也要视情况而定，如果是小规模的会议则也没有必要站起来，小规模会议的气氛在某种程度上更显得重要。但是起立这一礼节，在主持大型的审议性会议的时候，则应该必须先行确定并坚持。礼貌地倾听。在针对问题进行辩论时，如果一名会员因为对某项问题的不理解，提出了一项不适当的动议，主持人应有礼貌地提示他什么是适当的动议，而不应该嘲笑他，同时也不能允许其他人嘲笑他。如果会议主持人违反议事规则使大会无法继续进行，可以由一人或多人提议“重新选举主持人”，并说明理由，经现场出席大会并有表决权的参会人员半数以上同意，大会可重新推举一人担任会议主持人，由他主持会议。在针对问题进行辩论时，只要发言人发言合乎次序和规则，主持人就不应该打断他。如果你打断他，就会被别人认为你有倾向性。如果你是组织的中坚人，有些人也许就会投你所好，最终会议会变成你一个人的会议。以上这些礼节其实很容易做到，当然这要有个前提：就是你必须清清楚楚地知道行为准则是什么，并且你愿意始终贯彻如一。如果，准则和礼节对于你来说都比较容易做到，那么下面的主持人任务就更加的容易了。4．会议主持人行为原则四：主持任务关于主持人主持会议的任务，《罗伯特议事规则》中有一句经典的话。罗伯特说：“主席或会长的职责在于约定时间召集开会，主持一切集会，按适当次序宣布会议议程，陈述并提交会议的一切问题并使之付诸表决，维持秩序和礼节，并决定一切对之可以申诉问题的次序。”从上面的话语中我们可以理解到如下内容：主持人应该按照规定的程序开会和散会以及休会。本书的会议主持人并非是我们通常参加的领导讲话中遇到的那类主持人。领导讲话随机性很强，领导说累了，就意味着散会了，主持人的角色一般也仅仅是听众。但我们这里所说的会议主持人则不能这样，他必须按照规定和规则去主持会议。在整个会议中，任何参会人员的权利都是相同的，会议主持人不能让组织的领导有特殊的权利。例第21页
学习罗伯特议事规则第五节主持人的工作如组织领导也要准时开会，也要遵守议事规则。例如，组织的议事规则中就应规定：“针对议题进行辩论时，参会人员的发言时间不能超过五分钟”，会议的主持人就应该阻止领导者在辩论时的违规行为。主持人应该按照规则程序主持会议，维持会场秩序。在会议的进行中，因为各种利益或诉求的原因，对于动议的争论会非常激烈，因此为了保证会议的正常进行，我们必须按照规则的要求，一步一步地进行，凡是有违规章制度的要求的行为都必须立刻制止，只有这样才能维护好会场秩序，更好地审议提案。例如组织的议事规则中应有这样的规定：“在进行议题辩论时，任何参会人员不能针对反对方的道德问题进行辩论”。参会人员某甲因为听到某乙对自己的动议进行了批驳，某甲勃然大怒，高举着拳头高声对某乙说：“你这个伪君子，你不要在这里高唱什么‘我是为了组织的利益’，其实你真实的意图是为了你个人的利益”。在这种情况下，某甲显然违背了规则，会议主持人应该对某甲进行批评，。主持人应该按照规则和程序的要求，承认发言人的地位。参会成员要发言时首先要经过主持人的同意，也即首先获得发言地位，拥有发言地位要求的评判不是以主持人的意志为标准，而是以应有的标准为标准，这些标准就是：是否到了发言的时间和次序等，如果到了你就必须让他发言，他的发言权利不可剥夺。会议的主持人不应该为了自己的利益，或是为了所谓的组织利益而否定正当的发言地位。主持人应该按照规则和程序的要求，接受并陈述动议。当会议的主持人接到书面的提案或口头的动议之后，会议的主持人应该全面地阐述动议的内容。如果动议的内容不准确，会议的主持人应该提醒动议人明确自己的提案或动议。会议的主持人对于某些动议可以直接要求表决而不需要附议。例如在会议召开的时候，突然发生员工某丁为了保护公司财产而与窃贼发生冲突，并受重伤的事情。参会人员某丙非常激动，举手要求发言并得到主持人同意后对主持人说：“尊敬的主持人，我动议为了表示对某丁同志的尊敬，公司应该对他进行物质和精神的双重表扬”。会议的主持人应该进一步询问，“某丙同志，你动议对某丁同志进行物质和精神的双重表扬是否应该更具体一些？”。如果某丙没有准备好，会议的主持人可以拒绝这一动议，但现实生活中这种情况最好不要拒绝。主持人应该这样陈述较为合适：“对于某丁保护公司财物的行为，参会人员深受感动。某丙同志动议对某丁进行物质和精神的双重表扬，现在大会是否同意对其进行表扬？（停顿，看看有无反对意见，如果没有则继续）如果没人反对（在此以前如果有人反对，大会都将针对是否进行双重表扬而辩论），我们将讨论具体的表扬措施”。主持人应该按照规则和程序的要求，将议案陈述并讨论和表决，宣布表决的结果。当会议的主持人把议案陈述完毕后，就会有各类辩论的发生，但并不排除因为大家基本上都同意这一议案，而出现没有辩论的环节。例如上面所举的例子。这时会议的主持人就应该宣布进行表决，在宣布表决的时候，还应该明确表决方法是举手还是投票。参会人员表决完毕后，经过清点票数，会议主持人应把表决的结果公布出来。主持人应该按照规则和程序的要求，答复一切有关会议的质询或询问，并决定权宜问题和秩序问题。会议主持人主持一次会议的成功与否，就在于其是否合乎规矩和礼仪的解决上述问题。因此，会议主持人应该对质询和权益问题以及秩序问题有一个深刻的了解。权益问题和秩序问题本书将在第三章中具体阐述。主持人的最后一项任务就是，签署会议记录以及有关的会议文件。当会议的议案获得通过后，并不是一次会议的结束，只有当会议的主持人签署了会议记录之后，这一次会议才能算正式的完成，如果没有这道程序，就代表程序的缺失，程序的缺失就等于这项决议没有效力，因此我们不要忘记这一“小节”。会议的主持人往往是会员之一，他拥有各种各样的权利和义务，因此他就有对会议或组织提各种建议的权利。既然会议主持人可以允许他人表决和发言，那么是不是说：他同样可以拥有允许自己发言和表决的权利？答案是否定的。会议主持人行为准则告诉他：处于超然的最好办法就是遵守大会的规则和程序。因此，会议主持人的发言和表决也要遵守一定的规则。对于没有经验的会议主持人应该把组织的章程和附议以及议事规则等，放在自己的身边，用以遇到不解的事务时，可以随时查找。另外，会议的主持人应该把会议的各位官员以及各委员会的委员，还有对于本会有较重要影响和参会比较活跃的人等作一个记录，这样有利于你提名新委员或新官员时，不至于叫错名字或颠倒官员名称与所属人名等低级错误。5．会议主持人行为原则五：参加表决和发言的规则会议主持人发言和表决规则可以告诉我们在什么样的情况下可以发言和表决，如何发言和表决。 会议主持人原则上不参加表决。只有当会议主持人参加表决，可能影响到最终结果时，会议主持人才可以参加表决。之所以这样规定主要是为了避免因为主持人的特殊地位，而影响到其他人的表决决心。在大部分情况下，会议的主持人一般不参加表决。例如当要求半数以上通过时，支持与否定正好是对等；当要求三分之二票数或四分之三票数通过时，主持人的一票正好是这一标准，会议主持人则可以支持或否定。当然，会议主持人可以选择弃权，然而弃权的结果和否决在这两种情况下是相同的。如果表决的方式是采用投票的方法，会议主持人则可以不受上述原则的约束。因为投票表决时，会议主持人和其他参会人员同样无法获知别人的表决结果。会议主持人原则上不参加发言或讨论。同上述问题同理，会议的主持人作为参加会议的人员，同样有表达自己利益和诉求的权利。会议的主持人如果认为自己必须参与讨论时，可以让其他人先临时替代自己的角色。其他人替代主持人的地位后，原主持人就应该第22页
学习罗伯特议事规则第五节主持人的工作恢复自己作为普通参会人员的一切权利与义务，接受临时主持人的领导。例如会议的主持人如果是董事会的主席，在他发言时就应由副主席暂时代理主持人这一角色。【实战练习】1．选一选（1）下面哪句话应该是会议主席应该说的话？A.先生，你说的话代表你是个野蛮的人，你怎么能这样说！B.你停下来，STOP！C.尊敬的朋友，请你注意你的言词。D.每个人都有自己的想法，但并不意味着什么愚蠢的想法都可以说出来。 ( )（2）哪个问题是会议主席应该考虑的？A.我的这个想法能否被最有权势的人接受？B.我应该严格保护我同意的决议获得通过？C.这个人实在是讨厌，我应该想办法不让他发言。D.我怎样才能把会议和谐的顺利召开完毕呢？ （ ）（3）我们应该严格避免怎样的想法出现？A.会议在进行无味的辩论，这些人都太幼稚了，我必须禁止他们。B.某一个人长时期的发言，但他的发言很合我的想法，我不纠正他。C.我不知她说的是什么，所以我不回答她。沈默是金。D.维持市场秩序，严格按照程序走。 （ ）（4）当一个决议的通过必须要有三分之二赞成票数时，会议的计票结果是：29通过：15不通过。会议主席作为其中一票将决定着这个决议的命运，他该如何？A.不投票 B.投票 c.太激烈了，我还是溜之大吉吧D .放弃这次表决 （ ）（5）当会议主持人因为各种事情不能出现的情况下，会议该如何进行？A.我授权某某作为会议的主持人。 B.谁都可以当临时主持人。C.让秘书作为临时主持人。 D.如果第一副会长在由他主持。 （ ）2．想一想（1）在开会的时候我们应该严格要求按照会议的进程和规则，但是这是否是没有丝毫回旋余地的问题呢？有时候如果太严格了，反而造成很多不必要的争吵。请问，你同意这种想法吗？第23页
学习罗伯特议事规则第五节主持人的工作3思考（2）许多会议的主持人因为身份特殊，如他本身就是董事长或会长，往往在别人发言的时候，粗暴的打断他。请问在这种情况下，会有什么事情发生？3．提升训练 任何组织都会出现这样一种情况，“三五一群”“五六成党”等组织内的小组织。中国历史上也曾出现过这种“党锢祸国”的事情发生，在现代社会的日本自民党内各种各样的派别很多。例如“桥本派”“竹下派”等等。组织的规模是不同的，有多数派和少数派。同理，在国会内这样的情况更是如此，美国有两大党，英国有三大党等等，联合国更不要说了，一百九十多个会员，各种派别更多。请问如果你是会议的主持人，你该如何处理少数反对派对多数派议案的反对？参考答案选一选CDDBD 想一想（1）基本同意这一观点，但要注意在大型的复杂的会议上，这种思想是危险的。小型简单的会议则是更好的想法。规则不能代替主持人的机智和常识，目的只有把会议开好而不是规则。(2)因为会议主持人的特殊身份，往往造成会员不敢说话发言，会议无法进行。会员因为这种情况，日后会渐渐的不愿意参加会议。会议往往出现一边倒的情况，如此以往会造成组织的分裂。提升训练（1）会议的主持人应该清楚的意识到任何组织中都会出现这样的情况：当两种对立观点出现后，如果参会人员基本分为少数派和多数派，中间派基本没有的情况下。如果议题涉及核心利益，那么参加会议的少数派的目的就是给多数派制造麻烦，延缓表决的时间，等待某种时机的到来。（2）如果这种情况发生，我们应该拒绝少数排在细微问题上的反复纠缠。他们如果申诉，主持人则可以直接拒绝而不必经过表决。（3）如果少数派没有这个目的而是正常的进行会议，会议主持人应该正常履行职责，按照程序去做。第六节开会的程序关键词 程序 严格 理顺学习作用 在本章中我们将对会议的程序进行详细地解释，不但会议的领导者和主持人应该详尽的理解它，所有的会员都应该熟悉它。思想来源 散见《罗伯特议事规则》各条节①记住开会程序可以使我们按部就班的研究如何保证团体的和自己的利益，如果不熟悉这些，那么当有人违反程序，损害自己的利益时候，我们却认为他这样做是正当的。【深入理解】任何事情都需要有程序和规则，开会更是这样，如果没有程序和规则，那么所有人都可以谈自己关心的事情，所有人都可以随便插言等等，那么会议该如何进行呢？会议的程序和规则是有明确规定的，我们就将按照程序的先后逐一介绍。好的议程有助于讨论的问题走上正轨，可以较好的处理小的琐碎问题。不好的议程也同样会因为过多的讨论琐碎的问题而脱离正轨。比较好的会议议程应该遵循下面所谈的顺序。1．第一项工作：由主持人报告出席人数并宣布开会如果是临时性集会或者是永久性会议的第一次会议，会议上进行的第一项工作就是选举会议的主持人，再由主持人进行下面的工作。第24页
学习罗伯特议事规则第六节开会的程序①对于开会的程序，《罗伯特议事规则》并没有详细的阐述，主要是因为该书作为针对西方议会制度而写就的书籍，其对象本身在开会程序上已经非常的成熟。但本节所叙述的大部分观点，该书都或多或少的进行了涉及。本书作者在经过自身体会和参考各类书籍后，对本节进行了大量的归纳整理。如果会议的性质不是临时性的集会或第一次会议就应该有固定的主持人，或者是上届的主持人宣布开会，并宣读会议名称及会次以及开会的时间地点，出席人的姓名及人数，列席人员的姓名。如果参加会议的人员比较多，就可以省去念会议人员姓名的环节。有些公司会制作公司歌曲或旗帜等，宣布人数后就要升旗帜奏歌曲。没有的一般会宣读企业章程作为替代。这之后如果是第一次会议则进入说明议题环节，如果不是第一次会议，就要进行上次会议回顾。会员大会一般是指代表（职工或政党会员的一部分）大会、董事会、监事会等。参加大会的人首先应该是这个组织的成员，而不是外界人事。上市公司则包括独立董事。2. 第二项工作：会议回顾上次会议回顾主要是说清上次会议的成果。包括确认上次会议的会议记录以及上次会议的决议和决议的执行情况。如果上次会议中还有委员会，那么委员会应该报告交给委员会要求书写的报告或执行（或监督）大会决议执行的情况。最后是报告其他应该报告的情况。 上次会议的回顾，既可以用书面报告的形式，也可以口头报告，书面报告比较适合于大型会议。虽然如此，养成书面报告的习惯也是非常好的，因为这样可以更好的培养责任意识。 3. 第三项工作：说明议题情况汇报完毕后，如果需要对它进行审批，则进行投票。如果不需要审批，则进入说明议题的环节。说明议题包括两种情况，如果首先讨论的议题是上次会议遗留的问题，就需要说明上次会议对这个议题的讨论情况。如果是进行本次会议的议题讨论，虽然在会议召开前发放了会议通知。会议通知也可能进行了说明，但最好还是再由具体负责人详细说明一次。例如可以由董事长说明公司整体情况，或由公司经理说明公司运营情况，或由财务经理说明公司资金情况等等。这要视议题的性质，才能够决定谁来说明议题。说明议题后，就该进行对议程的确认或对议题的辩论。4. 第四项工作：确认本次会议讨论的议题顺序当大会不是只针对一个议题进行辩论和表决的时候，往往会出现一个议题先后顺序的问题。有些议题需要先讨论，有些议题则需要后讨论。顺序安排的方法。顺序无非三种情况，一种是从难到易，一种是从易到难，一种是难易间隔。从难到易是因为在开会前大家的注意力非常集中；从易到难是因为较难的问题往往代表着利益纠纷最多、达成共识最艰难。对它的讨论应该保证参会人员都会精神百倍的去交流。把较容易达成共识的问题放在前边，有利于让参会人员明确的知道较难的问题在后面，不要耽误时间，这样往往会对前边的议题较为顺利地通过，集中精力对付较难的问题。难易间隔主要是为了比较好的处理一些较为集中的重大问题。如果大家是第一次开会，事先没有商量好会议的议程，那么可以在“议程表”上加“拟定”两个字，在会上按照大家的意思进行安排，这样做会让大家增强责任感，有一种自己受到了重视的感受。但是，这当然会让会议的时间增加，也有可能会因为先处理什么而遇到非常激烈的争论。对于比较紧急的会议，例如“面对竞争对手的恶意收购，我们应该如何应对？”这样的问题，就可以由会议的组织者来进行确定。例如“目前企业员工工作积极性亟待提高，我们应该采取什么方式来解决”，这种论题我们就可以让大家来讨论。这样本身就是提高积极性的方法，毕竟我们先提高了参会人员工作的积极性。 第25页
学习罗伯特议事规则第六节开会的程序足额问题的优先程序高于一切。开会时间已至，不足开会额数者，主席得宣布延后开会，延后两次仍不足额时，主席应宣告延期开会或改开谈话会，管理层听取意见。上次会议遗留的议题一般先进行讨论。如果上次会议中有没有讨论完成的议题，则在本次会议上进行首先讨论。当然，如果本次会议中的大多数人仍然不愿意讨论，也可以不首先讨论它。需要三分之二同意的议题应该重点考虑。一般性的议题表决只需要有超过半数的出席人员，同意就可以了。但诸如章程的制订与变更；会员的除名或董事监事以及经理等人的罢免；重要或重大财产的分割或合并或其他处分形式；团体的解散；其他与会员权利义务有关的重大事项等问题，则需要出席人数的三分之二以上同意才可以。对于这些，我们可以根据顺序安排的三种情况，参照不同的大会形式来进行挑选。5. 第五项工作：辩论对于议题的辩论，如果是在说明议题的时候已经给出了解决方法，那么辩论是针对这些方法的辩论，同意或者否决或者修正或者重新提出新的建议。例如，在说明议题的时候，报告人已经说了如下这些话“公司目前的现金短缺，急需充实，公司管理层经过慎重考虑，决定出售水泥厂”。根据这段说明，大会进行辩论，如果遭到否决，大会可以要求管理层再考虑其他方法，或者大会可以提出新的方法或者大会只是拒绝。如果在说明议题的时候没有给出解决方法，那么辩论是针对这项总议题进行新议题的提出并辩论。例如企业的领导阶层对于“如何增加企业现金流”，并没有给出具体的办法，只是把目前的情况进行了说明。针对这项总议题，我们可以动议“出售三产”或“出售办公设施和交通工具”或“进行融资”等等。会议再针对这些动议进行辩论，从中选出一个或多个方法来解决这个总议题。6．第六项工作：表决方法，决议及结果对议题进行充分辩论后，我们就可以对辩论的问题进行表决，表决之后形成大会的决议。但是在决议中我们一定要注意不要把决议执行这一环节忘记。一定要确定执行人是谁，谁来监督执行人是否按照决议去执行了，如果执行人超额或没有完成大会决议规定的任务，应该如何进行奖惩。7. 第七项工作：选举领导人选举包括选举本届常设官员、大会的决议人员、常设机构的各委员、监察部门的负责人等等。对于这以环节可以进行变通，如果经出席人过半数同意可以列在辩论的前面，但本书不建议如此。即在中国目前的国情下，如果这样办很可能造成许多不必要的麻烦。例如过早的暴露问题的核心、是真正的问题不能得到有效解决。当然，如果会议的主要目的就是此项工作，当然可以提前。8. 第八项工作：其他重要事宜，散会，记录应由会议的主持人及记录人员等分别签署如果在结束会议之前，会议的主持人或组织的领导者需要对会议进行总结，这一项一般被称为闭幕词。散会后，第26页
学习罗伯特议事规则第六节开会的程序会议的记录一定要由会议的主持人和记录人员以及其他重要人员签字，方才完成最后的手续。其他重要人员包括：重要议题的提出者以及被奖惩的人员等。【实战练习】1.想一想下面是一次会议的议程表，在这里有我们上文没有详细说明的重要问题，请问这个问题是什么？表某次会议议程表单位名称：财务部 会议日期：2006年4月1日会议名称：如何削减办公用品 开始时间：14：00结束时间：15：55召集人：财务经理吴 开会地点：公司第三会议室会议类型：问题解决会 背景资料：本年度办公用品严重超支期望结果：能够提出如何削减办公用品的办法而又不会导致职工的过度反感。携带物品：本部门办公用品使用情况说明和其他资料开会方法：互动式提问 决策方法：举手表决主持人：主管财务的副总经理陈 记录人：刘与会人员旁听者财务顾问 议程项目 负责人 方式 分配时间回顾公司财务形势 吴 报告 5分钟寻找削减成本的方法 陈 自由发言 45分钟进行可行性研究 陈 按照轻重缓急 45分钟表决 陈 多数票通过 15分钟总结陈述 陈 确定各部门的任务，各部门负责人负责执行，不能完成口两月奖金 5分钟2．问题思考如何处理时间和议程之间的关系，保证在某个时间段内完成会议，降低会议的成本？3.选一选下面的议程表缺少什么项目？表某会议的议程表［某某公司某某次会议］会议程序时间： 月 日 时 分 时 分 地点：出席者姓名［ ］缺席者姓名·理由［ ］1． 起立、敬礼、宣布开会2． 合颂经营理念3． 董事长(经理)致词4． 说明议题、议案第27页
学习罗伯特议事规则第六节开会的程序5． 补充说明、报告6． 讨论问题(质疑应答)7． 主持人或领导闭幕致词8． 起立、敬礼9．散会。会议主持人签字。参考答案：想一想。最值得学习的是实在会议的召开中，确定了时间分配和方案的执行人员，明确了奖惩。合理分配时间是非常重要的，首先要做到任何人都要严格遵守时间的规定，其次要做到每个议程都要确定时间。会议的时间不能太长，每一项议程都要确定时间的长短，时间长短并不是会议能否成功的关键。虽然合理的分配时间很难，但是如果我们长期坚持，一定会从中摸索出一种不成文的规定。问题思考。先把所有的问题都写出来，给每个问题确定所需方法，估算出所需要的时间，但是暂时不要考虑各个问题的先后顺序。然后把估算出来的时间加在一起，看是否超过会议的总体时间。你经常会发现问题多而时间少，但最好在会议开始前就发现这一点。很多会议失败告终，就是因为开会者的期望太多，不实际。如果超出了，那就请把你认为需要时间最多的议程先删除，当然如果它是你的问题的核心，那就不能删，往下看看，你也许会发现，议题说明的时间比较长，那就缩减它。也许你会发现，闭幕词和开幕词的时间如果删去，会有利于会议议程的安排，那就毫不犹豫的删去它们吧。选一选。缺少会议议题的确认（确认包括，上次会议议题解决的确认，本次议题解决问题的确认，决议执行人员工作确认等）和会议记录人员的签字以及其他重要人物的签字。第七节闭幕前文书的写作关键词 内容 要求 注意学习作用 有些文书是法律规定必须要进行的，对于这些文书的写作如果不符合规则，将会对会议产生严重的影响；有些文书虽然没有法律规定，但是它们也有着自己的要求，在本节中我们将对它们有一个总体的简单介绍。思想来源 各类文书的写作① 会议的各类文书写作，虽然不是会议的本质，但文书写的好与坏，往往会促进会议召开并且有利于会议的进行，更会对会议成果进行进一步的确认。【深入理解】会议中的文书，有些是为了召开会议，有的是为了更好地进行会议，有的是为了评价会议，有的是为了宣传会议。我们先介绍为了召开会议而写作的文书，以及为了更好地进行会议而准备的各类文书。1.为了召开会议而写作的文书在诸多为了召开会议而写作的文书当中，首先就是会议通知书的写作。会议通知书。请看下列会议通知书，里面已经构建了我们需要所有注意的事项，本文就不再赘述。①对于本章的后两节，即文书的写作。《罗伯特议事规则》没有进行具体的介绍，而且都散布在各个条文，没有清晰的定位和系统。出现这种状况的原因，还是因为它针对的是西方成熟的议会制度，而且写作的主要目的是为了给社团组织以开会指导方针，特别时会议的进行时。因此，对于会前和会后的工作，该书并没有系统性的介绍。为了弥补这一缺陷，特别是符合当今时代的特点，作者在参考了其他书籍之后，对相关知识进行了系统的补充。——作者注标题：关于召开本年度股东大会的通知各位股东（通知对象）：祝大家身体健康。本公司将召开第某次定期股东大会（会议性质），敬请各位股东出席，特此通告。 （通知时间）2006年3月22日（公司地点）北京市朝阳区某某街某某号 （发布通知单位，通常为单位）某某股份有限公司董事会第28页
学习罗伯特议事规则第七节闭幕前文书的写作开会时间2006年4月25日（星期二）上午九点开会地点：北京市朝阳区某某街某某号某某股份有限公司会议室会议议题：1公司总经理汇报年度公司运营情况。 或议程 2董事会主席作工作报告 3监事会主席作工作报告 4增选董事（董事资料见附录）会议预案。会议的预案是会议的筹备方案，也就是召开会议的设想以及各类事务的总体预计。标题：关于召开本年度股东大会的预案（1）会议名称：本年度股东大会（2）会议内容：上同。(3)会议时间：2006年4月25日（星期二）上午九点（4）会议出席人员。略，总人数a。 会议列席人员。略。总人数b。 总人数a+b （5）会议地点。北京市朝阳区某某街某某号某某股份有限公会议室。（6）经费预算。某元。（7）主办单位。公司秘书处，负责人某甲。（8）承办人。秘书某乙，文书某丙，会务某丁，联络某戊。对于比较大的公司的股东会议或其他会议，对于上述各项可以在进行具体细分，只不过是更详细而已。2.为了更好的进行会议而准备的文书一些小型会议往往参会人员大家都知道，但是一些大型会议则需要检查参会人员的证件。各类参会证件。各类参会证最好格式统一，为了区分，可以让不同的证件有不同的颜色。例如，代表正是红色；列席证是蓝色；通行证是绿色；工作证是白色等等，这样工作人员就可以非常清楚的知道对方参加会议的目的。某某公司第某次会议 证件名称 座位 编号姓名 年月日 签发单位 相片 注意事项1凭此证入席或旁听。2此证不得转借他人。3如果丢失立即通知大会秘书处。第29页
学习罗伯特议事规则第七节闭幕前文书的写作4服从工作人员安排。5遇到各类情况，可与大会秘书处联系。电话证件正面 证件背面证件名称的种类包括出席证、代表证、列席证、来宾证、记者证、工作证等，对于庞大型公司会议还需要有通行证和签到证。开幕词的要点。在某些大型会议上为了更好地进行会议，还需要准备开幕词和闭幕词。对于小型会议除了某种特殊的需要，则不必对两者进行过多的润色，只需要简短的总结就可以了。但无论怎么简短都需要有如下要素。对于开幕词来说，应首先说明到会人数以及符合法律程序和规章制度等程序语言，之后宣布“现在正式开幕”，后介绍会议召开的背景以及筹备情况，介绍议程任务并提出希望。对于大型会议开幕词应该进行审批，因为它是会议的正式文件需要保存。如果处在某种特殊时期，例如公司目前很艰难，开幕词应该写得富有号召力、催人奋进。闭幕词的要点。闭幕词同开幕辞的要求基本一样，不过在闭幕词中应该对会议进行总结。诸如会议的成就以及影响；会议议程的完成情况；重点说明会议议程中没有完成的情况，将如何处理；会议的决议情况并提出如何贯彻执行会议的诸多决议；如果会议中有不正常的情况应该点明，如果适合于公开批评可以批评，如果不适合就用委婉的话讲出；最后还要向参会人员和工作人员致谢并宣布闭幕。任何文书基本上都需要写标题和时间，为的就是日后方便查找和引用。因此在下面的文书中我们将不再具体说明。 任何文书都需要标题和正文，同上我们也将不在具体说明。一般礼节性的文书，如开幕词和闭幕词以及演讲稿等，还需要有称谓。称谓就是对参会人员或听取人员的称呼。如尊敬的同志们或各位代表或亲爱的朋友们等等。嘉宾演讲稿的要点。在某些情况下无论是大型会议或是小型会议，会要求组织的领导者或来宾进行演讲或即席讲话。讲话稿除了用词要符合讲话人的身份以外，还需要对某个问题进行清晰的表达，对问题要剖析得有条理、有步骤和完整。最好用口语化，能简短的句子就不要拉长。演讲嘉宾的演讲除了要对组织的会议表示祝贺外，如果与组织有某种关联，就需要对关联环节进行细致的演讲。例如嘉宾当年曾是组织的成员，嘉宾就应该回忆一下过去。在演讲时不应该总说客套话，应该富有感情。演讲嘉宾的演讲不必过于理性，可以适当感性但也不能失态。领导临时演讲。领导临时演讲分为礼节性的演讲和引导性的演讲。礼节性的往往应该三言五语，不要交代诸如开会的背景，因为会议主持人或者其他领导已经在开幕词谈及，此时的重点应该是谈谈自己的希望。引导性的演讲则可能是会议中出现了某种问题，例如争论过于激烈或者过于冷清；或者讨论的问题解决方法违规或不合时宜或其他因素；或者会议进行中出现了某些特殊事情，例如公司发生了什么不幸的事情等等；或者发生了某种特殊情况，足以导致会议讨论的问题成为没有必要或者应该重新讨论等等。这种引导性的临时演讲，应该层次清晰、有条不紊，但绝不能有大量的空洞话语。根据我们上面分析的各类情况，可以采用不同的演讲色彩。例如发生了不幸的事情，演讲就应该围绕不幸的事情，用悲痛的声音烘染。【实战练习】1．想一想在本节中我们虽然没有对会议记录进行讲解，但你认为下面的会议记录合适吗？ 它适合于什么情况下的会议？ 关于某某次会议记录第30页
学习罗伯特议事规则第七节闭幕前文书的写作会议名称会议时间2．选一选会议地址会议简要内容内容（1） 请问，下面的一份会1议通知，缺少什么项目？为内容2什么？通知公司决定在公司会议室召内开容会3出席情况议，请各部门组织人员参加。由各部门组织本部门关于企业的列各席项情议况题。会议时间三天后。缺 经席理情况办公室 主持人签名及签名时间记录人签名及签名时间①标题缺少会议性质②缺少通知对象③会议地点没有交代清楚④会议时间没有交代清楚，应该由经理办公室签发的时间。（2）选一选下面表格缺少什么？ 年 月 日 编号 开会部门召集人开会日期年 月 日时间开会地点准备资料备 注A.开会原因 B.会议主持人 C.参加人员 D.开会费用说明 （ ）（3）当我们收到会议通知单的时候，我们应该如何办？A.不必理睬，到时候区就可以了。 B.马上给召集人打电话，和他商量说些什么。C.告诉送通知单的人再通知单上签字或把通知单回执寄给会议召集人。D.立刻告诉自己的伙伴，组织将对某某问题进行讨论了，你们立刻改正。 （ ）3．想一想。在下面的参会情况表中，缺少了什么？编号： 年 月 日会议性质：会议主持人和记录人：。与会人数：未到人数：未到原因：备注：第31页
学习罗伯特议事规则第七节闭幕前文书的写作填表人：4.训练提高请针对领导临时演讲的各类情况，拟定一篇讲演稿，针对我们的知识，看看是否合适？参考答案：想一想：一般的会议记录格式分为记录头、记录主体、审阅签名三个部分。在本例中会议名称和时间以及会议地址和会议主持人和记录人构成了记录头；会议简要内容和出席以及列席和缺席三种情况构成了记录主体；主持人和记录人签名及签名时间构成了审阅签名部分。因此，本记录是符合要求的，完全正确。但需要注意，会议简要内容，如果会议的议程有多项议题，应该分段书写。本记录适合于小型会议，这种记录叫做简要记录。选一选（1）这是典型的常犯错误，因为公司内部会议大家都很熟悉，所以就不告知参加对象，同时也没清晰的交代会议地点，如果公司内不止一个会议室，你让参加人员来回找吗？会议召开时间没有告知，三天后？哪个三天后呢！通知抬头也不正规，没有交代会议的性质。因此四项应该全部选。(2)ACD （3）C 想一想。缺少会议主持人和记录元的签字以及会议的内容和签字时间。训练提高：领导的临时演讲本书不建议经常进行，主要是因为，如果在各方辩论时，领导时不时的插言，很容易让参会人员认为领导有着某种倾向性，因此会过于谨慎。同时，领导临时演讲也不能没有，如果面对各种可能阻碍会议进展的情况默不作声，同样会让人认为有某种倾向性，或者认为领导懦弱无能。因此，在下表的情况下，领导应该进行临时性演讲。演讲时注意批评某些人的意气用事，告诉大家我们都是为了企争论过于激烈业好，大家都是通知朋友，不应该如此对待朋友。希望大会新品契合的进行。希望大家踊跃的发言，不要有所顾忌。如果自己有阻碍发言的会场过于冷清言行或事情，不论是已经发生的还是过去发生的，都要作自我批评。讨论的问题解决方法告诉大家作事情应该不要急于求成，要根据规则办事，在规则违规下想出办法的情况，不是不可能出现，因此希望各位同志或朋友坐下来静下心来，仔细讨论。讨论的问题解已经不告诉大家目前已经发生了特殊情况，我们的问题已经不存在了合时宜如果还有其他问题，就讨论其他的问题，如果没有了，就询问是否散会。如果是人身方面的事故，应该表示悲哀；如果是产品出现问题出现了某些特殊事故应该立刻派人安抚消费者，然后研究对策。之后，再让会议主持人继续主持会议。应该重新讨论告诉大家讨论的办法为什么需要重新讨论，如果不重新讨论会有什么后果。在此时举些别的公司如此办的后果是最为恰当的。并且告诉大家，刚才讨论的成果也不是一无是处，例如某某地方，这样做是为了让参会人员不要泄气。可以继续踊跃的讨论问题，如果不这样，参会人员会认为，发言有什么用，反正你第32页
学习罗伯特议事规则第七节闭幕前文书的写作也不听。第八节闭幕后文书的写作关键词 闭幕后 种类 原则学习作用 学习评估会议的文书写作，可以有效地观察会议是否进行得有效。为了宣传会议而写作的各类文书同样重要，有些则是法律必须经过的关口。对于上述两种类型的文书，如果我们能够写好，不但会让内部人员，而且也会对外部人员产生积极的促进作用。思想来源 本节的思想来源于第七节完全相同。闭幕后的文书主要包括：为了评价会议以及为了宣传会议而进行的文书准备。评价会议是极为重要的环节，凡是想用会议这种形式解决问题的人，必须加以重视。没有确定执行环节的审议性会议，本质上就等于没有召开过。【深入理解】为了评估会议而进行的各类文书写作，包括决议案的写作，以及会议总结和各类执行情况考评的文书。1.为了评估会议而进行的文书我们讨论的各类文书，基本上是按照会议的进行顺序来讨论的。因此，首先我们要介绍会议决议案的写作。决议案。会议的目的就是为了寻求解决某个问题的办法，而决议就是解决问题的办法，如何把它落实到文字上将直接影响决议的有效性。因此，决议案一般由标题和署名以及时间和决议正文内容几个部分组成。标题就是“某年某届董事会关于如何处理某某问题的公告或决定或决议”。决议的正文要包括决议的缘由，也就是会议将要讨论的问题；决议结果。一般在决议正文的最后，要对决议作出点评并提出执行要求。如果决定的事项较多可以分开来写，但每个问题需要另起一段绝不能放在一起。因此，每段都需要写一个小的标号。会议简报。 会议简报的开头要写明什么性质的会议，诸如某某公司第某次会议，因为会议包括固定会议和临时会议，因此在标题中要注明是第几次临时性会议；发布单位以及时间；如果需要保密，还需要写上诸如“内部资料，不得外泄”字样。再往下就是正文。如果正文较长，还要有阅读提示或者编者按。最后再次写上发布单位和印发份数。编写简报是为了快速的告知本单位没有参加会议的人员，或者为了让参加会人员进行某种确认，因此，会议简报要写的快而真实；简洁而庄重。会议纪要。会议纪要的主要目的是为了记载和传达会议的情况和精神，对讨论的项目进行系统的总结。因此，会议纪要的编制就比会议简报需要的时间更长和更正规。一般包括标题和结尾以及正文，结尾要加上诸如提出什么希望或发出什么号召，最重要的是交代完成决议的时间。正文则是写名会议的概况和会议的主要内容。会议概况包括召集单位、时间、地点、参加人员的总体状况、讨论的问题、有何结果、召开的背景等等。会议纪要的相关内容，本书将在会议记录人员一节进行系统讨论。会议决议催办书。会议决议催办书是在会议决议确认了执行人员后，发现执行人员迟迟没有进行处理或处理缓慢时，发出的比较严肃的文书。一般情况下，在发出前应该至少有一次口头催办，如果不能则立刻发布催办书，否则，会议就等于没有召开一样。讨论出了解决办法而不去执行，讨论又有什么作用呢？会议催办书一般包括以下内容。催办编号催办人发出本次催办书时间 会议决定事项催办通知书被催办单位和负责人会议决定事项确认书。如果大会催办内容的决议执行单位更好地执行了，目前办理情况应该交给大会的常设机构，例如催办联系人股东大会的常设机构是董事会，职工代表大会的常设机构是工会。拖延原因因此，执行单位就应该把会议决备注主要包括此次催办书是第几次，以前曾有几次，每次发出的时间定事项确认书交给常设机构。如和编号是什么等果公司规模比较小，可以交给具体的常设委员。例如董事或工会委员或监事等等。会议决定事项确认书具体内容如下。第33页
学习罗伯特议事规则第八节闭幕后文书的写作会议决定事项确认书会议决定事项时间决定事项内容实施目标实施过程实施具体方法执行负责人具体执行人员备注主要包括一些特殊的情况或具体的创新办法等等。会议决定事项执行确认书。会议的常设机构在收到会议决定事项确认书之后，最好应该制定执行确认书。执行确认书具体内容如下。 关于某年某次会议决议执行确认书会议召开时间会议决定事项具体编号决定事项内容实施目标和过程具体承办人是否有违规处制表时间制表人2.为了宣传会议的文书会议简报和会议纪要虽然可以用于对内传达，但这并不妨碍对外宣传的作用。只需要注意两者在保密事项方面的问题就可以了。另外，新闻稿也是会议工作对外宣传时应该采取的措施。在制定新闻稿件的时候，应该注意如下问题。对于新闻记者的特点要有明确的了解。新闻记者在很大程度上是为了取悦读者，往往倾向于挖空心思的找到新闻点。他们可能利用各种策略，特别是用比较尖锐的问题来向你提问。因此，大会的新闻发言人在一般情况下性格都应该是比较温和的人，但问题需要具体分析，温和的性格并不是发言人决定性的要求，还需要诸如应变灵活、思维缜密、博学多才等要素。在特殊情况下，可以要有性格特点的新闻发言人。如果我们的会议是为了商讨某件特别紧急的事件，例如危机公关的处理、企业不正当竞争、企业将被恶意竞购等等。在这些情况下，对于危机公关处理时的发言人的性格应该是比较沉稳；发生企业不正当竞争时的发言人，在沉稳中应带有很强的理性；对于恶意竞购情况，可以选择感性较重、富有激情的人，因为在这种新闻发言中，不能够交代过多的理性应对方法，否则对方将因此得到信息并制定反制措施。新闻发言人必须总体掌握企业发展和会议情况。因为发言人会遇到各种类型的问题，他必须在企业中拥有一定的地位，而且企业内的各类内部资料，除非是特定类型的机密文件外都应该让其阅览，这样有利于他了解各类情况。新闻发言人的主题发言稿必须经过审定。新闻发言人的稿件要经过会议主持人、领导者、相关委员会、主要提议人、董事、监事、高级管理层、独立董事和工会领导人等等组成的主席团进行审阅。主席团应该设定某些问题不能回答，并将发言人的具体权限说明。新闻发言人应该在事前谋划出可能提出的问题。虽然事前预测不可能凡事都想到，但是我们也不能跟着感觉走。特别是针对某些特殊事件，虽然主体发言稿上已经交代了具体处置办法或态度。但是新闻记者肯定还会提出各种刁钻的问题，如果我们发言稿中有不便公开的地方，那么新闻发言人就应该针对这些不便发言的地方，思考一些应对措施。要考虑如果对方问到这个方面了，我该如何回答？他会怎么问？如果他仍不甘休，我将如何处理？是不理睬？还是答非所问等等。第34页
学习罗伯特议事规则第八节闭幕后文书的写作【实战练习】1.想一想对于某些特殊的公司来说，对于会议的决议应该进行公告，请问公告应该有什么样的体例。2.选一选会议记录作为大会的参考，可以让参会人员日后备查，这是应该而且有法律要求的。例如股东大会的会议记录就有明文的法律要求。请问下列哪项规定符合这项法律要求？说明出处。（1）.会议记录应当与保存期限不少于5年。（2）.会议记录应当与保存期限不少于10年。（3）.会议记录应当与保存期限不少于3年。（4）.会议记录应当与保存期限不少于20年。3.训练提高对于各类型的公司来说请问有哪些情况需要公告，如果不公告将有什么处罚措施？参考答案想一想。决议公告的体例可以按如下方式。某股份有限公司某年年度股东大会决议公告公告日期2006-02-29本公司及董事会全体成员保证公告内容的真实、准确和完整，对公告的虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏负连带责任。某股份有限公司于2006年2月29日上午在公司第35页
学习罗伯特议事规则第八节闭幕后文书的写作办公楼会议室召开了2006年年度股东大会，参会股东及股东代表A名，代表股份X股，占公司总股本Y股的D%，符合《公司法》和《公司章程》的有关规定。会议由公司董事长某甲先生主持，会议以记名投票表决方式审议通过了如下议案：一审议审议通过了公司《2003年度董事会工作报告》同意多少，占股份数多少；不同意多少，占股份多少；符合（不符合）法律规定和本公司章程。二略三略四略备查文件 1经与会董事和记录人签字确认的股东大会决议。2律师事务所出具的法律意见书。特此公告。某股份有限公司董事会二OO六年二月二十九日选一选。第二项。本条出自证监会二○○六年三月十六日发布并同时执行的《上市公司股东大会规则》第四十一条规定：出席会议的董事、董事会秘书、召集人或其代表、会议主持人应当在会议记录上签名，并保证会议记录内容真实、准确和完整。会议记录应当与现场出席股东的签名册及代理出席的委托书、网络及其他方式表决情况的有效资料一并保存，保存期限不少于10年。训练提高。对于所有公司来说，如果需要变更法定代表人或公司改组或公司解散，或分立或合并，或违反律法规的情况，应该在工商局或其他管理机构备案或公告。对于股份有限公司和上市公司来说，还有如下要求：股东大会决议；监事会或上市公司独立董事反对某项决议；提案未获通过，或者本次股东大会变更前次股东大会决议的，应当在股东大会决议公告中作特别提示；发起人向社会公开募集股份，必须公告招股说明书，并制作认股书；核准公开发行新股时，必须公告新股招股说明书和财务会计报告，并制作认股书；发行公司债券的申请经国务院授权的部门核准后，应当公告公司债券募集办法；公开发行股票的股份有限公司必须公告其财务会计报告；清算组在清算期间公告债权人。第二章组织会议组织会议的成功关键在于：如何确定八个方向的工作，诸如确定会议的章程和议事规则、会议的法定人数、会议的委员会、委员会成员中的非公司人员如何工作、会议如何审定委员会的报告、会议主持人和会议的记录人员如何工作、财务财会人员如何工作、如何评估会议的效果。章程和议事规则的确定了会议召开的总体框架，会议的领导人员和参加人员则在具体的操作上，执行着总体框架的运行。会议法定人数的确定，是会议能否召开的标准。会议的委员会和非公司人员的工作的确定，是会议能否开好以及能否执行和执行效果的监督的根本所在。会议主持人和记录人员以及财务人员的确定，是会议在运行过程前和运行时能否有秩序的保证。会议评估效果的确定，有利于找到什么是最佳的会议。第一节确定章程关键词 制定原则 关键 方法学习作用 由于章程的重要作用，它的制定和修订都是非常重要的工作和棘手的问题。如果我们不能够很好掌握它的制订和修订原则，就会在日后的活动中缺少法理依据，正如我们生活中必须遵守“宪法”一样，章程就是组织的“宪法”。思想来源 《罗伯特议事规则》第四十九节①一个组织的章程非常重要，它是组织一切活动的根本，它是获得社会认可的凭证，它是组织处理各类情况的依第36页
学习罗伯特议事规则第一节确定章程据，它是我们召开和运行会议的指南。章程的内容包罗万象，既有组织日常运行中的原则问题，又有关于组织成立和解散的诸多规定，还有领导机构的设置等等。对于会议，章程中规定了什么情况下应该召开会议、由谁来组织会议、由谁来主持会议、会议运行中需要遵守的规则（关于此类内容我们可以称之为“议事规则”）等等诸多方面。【深入理解】在日常生活中，我们一定会参加一些会议。例如上学时期的班会、工作后的工作说明会等等，虽然这些都不是审议性质的会议，也很少有什么固定章程，但无论是班会还是工作说明会总要遵循一些原则，这些原则往往是以不成文的约定俗成而贯彻始终在整个会议，这些不成文的规则起的作用就是章程的作用。①《罗伯特议事规则》原书对于这一点进行了比较详细的讨论。作者对本节思想进行了扩充，特别是对于概述中的某些观点进行了补充。例如，原书对于找几个组织章程进行比对极为赞成，本书相应的认为方法虽好单需要注意三个问题。其一，组织的性质是否统一。其二，对照的这些章程是否完善。其三，自身组织的特殊特点，是否包括在对照的章程中。如果对上述三个问题都进行了思考，这种方法才是比较完美的方法。作为审议性质的会议则必须制定章程，对于章程制作可以采用一种比较简单的方法。可以找来一些团体的章程进行比较，挑选出适合于本组织的条目，然后把它们有条理的组合起来。挑选其他组织的章程时要注意：被挑选组织的性质要与本组织性质相同。如果组织是公司那就需要找其他公司的章程，如果是社团就需要找其他社团的章程，组织的性质是不能混淆的，不同性质组织的章程是不能互相使用的，例如公司的章程不能去找党派的章程来参照。但是无论什么性质的章程，有些固定的项目都需要遵循。一份章程在大体上分为固定性条款、附则条款、紧急备注三个部分，固定性条款是主体内容，因此首先应该对它进行介绍。1.章程组成部分一：固定性条款因为组织的性质不同，固定性条款也不相同，但是无论何种性质的组织，有些固定性条款必须拥有。这些固定性的项目包括：团体的名称和目的；会员资格的选定；资金的运作和来源以及记录；官员的分配以及各自的职责；如何选举和罢免官员；团体集会时所遵循的议事规则；如何制定并修改章程和附则等等。在章程中虽然规定了比较重要的议事规则，但是为了更好的在日后工作中遇到特殊情况的处理，我们常常在附则一项中规定一些常效的规则。本书以公司组织作为会议的样本，在实际生活中，公司组织中会遇到一些名词，这些名词的具体解释和内涵并不清晰。例如组织领导，对于公司的领导则主要包括控股股东、高级管理人员。高级管理人员是指公司的经理、副经理、财务负责人，上市公司董事会秘书和公司章程规定的其他人员。控股股东是指其出资额占有限责任公司资本总额百分之五十以上或者其持有的股份占股份有限公司股本总额百分之五十以上的股东；出资额或者持有股份的比例虽然不足百分之五十，但依其出资额或者持有的股份所享有的表决权已足以对股东会、股东大会的决议产生重大影响的股东。2. 章程组成部分二：附则内容的确定附则内规则效力虽然没有章程中规定的常效规则大，但它却是说明某些情况的必备项目。例如章程从什么时间开始生效运行？如果已经已经有了章程，这次是重新修订，以前的章程是否还有效，若有效，则运行到何时等等。附则内的条款一般有以下几类。附则中应该突出遵循的原则。在制作公司章程的时候，我们依据的是什么。在我国作为公司组织在制定总体章程时，主要依据的是以《公司法》、《证券法》为代表的关于企业方面的法律和法规。具体到有关会议的问题时可以依据《罗伯特规则》等有关会议的书籍。例如应该制订这样一条附则“本章程中涉及登记事项的变更及其他重要条款变动应当修改公司章程。，公司章程的修改程序，应当符合公司法及其本章程的规定。修改公司章程，只对所修改条款做出修正案。对于议事规则的制订和修改应符合《罗伯特议事规则》的第37页
学习罗伯特议事规则第一节确定章程规定”。特殊情况如何处理。虽然我们在章程中制定了详细的规章制度，但是因为这些条款毕竟是事前设想，没有明确的经过实践的检验。因此为了在日后处理突发事件和特殊事件的时候少一些争论，我们就要规定如何处理。这时我们可以规定，“如果出现特殊情况将依据《公司法》或其他法律的规定”；如果是有关议事规则方面的特殊情况，我们可以写出“如果出现特殊情况，我们将依据《罗伯特议事规则》中所规定的行为规范进行讨论”。当然，如果您认为还有别的关于开会方面的书比它更好，您也可以写上它的名字。章程开始发挥效力的时间。章程修订后如果是小型的公司组织，可以立即生效。对于大型的公司来说章程生效前还有一个通知发放时间，如果是修改章程还需要进一步的宣讲，因此新章程效力生效的时间一般会延后一段时间。这段时间一般就由附则来规定。例如《公司法》在2005年10月27日经国家主席签字颁布后并没有立即生效，在附则内就规定新修订的《公司法》的法律效力开始于2006年1月1日。名词解释。由于语言指向具有“发散式”的特点，所以形成文字时就要有逻辑限定，例如，我们常常称呼某人某人为“经理”，但是经理的种类有很多，还有大小之分。柳传志可以被称为老总，街边卖烧饼的也可以成为老总。再如同一称呼的性质也不相同。例如，大型公司中有总经理，分公司里还有分公司经理。那么章程针对到什么层级，是针对总经理还是分公司经理？或是针对“孙公司”经理？因此，经理这项称谓就需要明确。在公司内还有两个比较重要的名词需要明确即实际控制人和关联关系。实际控制人是指虽不是公司的股东，但通过投资关系、协议或者其他安排，能够实际支配公司行为的人。关联关系是指公司控股股东、实际控制人、董事、监事、高级管理人员与其直接或者间接控制的企业之间的关系，以及可能导致公司利益转移的其他关系。 章程备案机关。章程修改完毕后应该作为重要文件保存。小公司应该交给某人专门保存，大公司就需要交给某个机构进行保存。开设公司或者公司对外活动等等都需要公司章程的出现，如果没有备案机关或人员，那么寻找将会浪费时机。发生争议情况由谁来进行裁决。章程制作完毕后，由于时间长久或新加入人员对章程的生疏或其他情况出现引起歧义，人们会对章程内某些条款产生迷惑甚至衍化为争论，在这种情况下就需要有裁决者。在一般情况下如果发生争议，裁决权应该交给公司的职工代表大会或股份公司的股东大会或股东代表大会。如果公司内有常设机构如董事会，则可以由董事会来进行临时性的解释，如果对董事会的解释有不同观点，可以在下届固定的股东大会或股东代表大会（也可以提议召开临时股东大会或股东代表大会）上进行最后的确认。但在股东大会召开前，应该遵循董事会的临时解释。3. 章程组成部分三：章程的修改修改章程一般需要至少三分之二以上的同意才能修改，有些组织规定必须在四分之三以上。章程即使准备修改，在没有修改完毕时，章程仍然对每一位会员起作用，包括提出修改章程的人或群体。只有到章程修改完毕后，原章程才会彻底失去效力。章程的修改只有在永久性会议的下一届会议上，才能修改上一届会议制定的章程。本届会议的任何一次会议都不能修改章程。临时集会一般情况下是没有权利进行章程的修改的。【实战练习】1想一想拟定章程的时候我们完全可以拿几份其他组织的章程，来互相比较得出较好的章程。目前许多公司的章程基本上也是如此制订而出。但有一个问题被大家忽略：当源文件不完整的时候，之后的文件恐怕都将有些问题。因此，我们还是有必要认真地思考一番，自己的章程是否完备，是否适合于自己公司的特点。请问下面某有限责任公司的章程中缺少什么内容？（一）公司名称和住所；（二）公司经营范围；（三）股东的出资方式、出资额和出资时间；（四）公司的机构及其产生办法、职权、议事规则； （五）股东会会议认为需要规定的其他事项。（六）股东应当在公司章程上签名、盖章。 2.选一选。(1)请问下列股份有限公司章程中应该有哪些选项。A.公司名称和住所 B.公司经营范围 C.公司设立方式 D.公司股份总数、每股金额和注册资本第38页
学习罗伯特议事规则第一节确定章程 ( )(2) 请问下列股份有限公司章程中不应该有哪些选项。 A.发起人的姓名或者名称、认购的股份数、出资方式和出资时间B.董事会和监事会的组成、职权和议事规则 C.公司法定代表人 D.公司经理 （ ）（3）请问下列中有哪些不适合在股份有限公司的章程中出现。 A.公司利润分配办法 B.公司应对不正当竞争采取的方法。C.公司律师的联系方式 D.公司重大事项公布办法 ( )3讨论。为什么股份有限公司应该在章程中规定公司利润的分配方法。参考答案：想一想这份章程缺少如下项目： 公司注册资本；股东的姓名或者名称；公司法定代表人；选一选（1）ABCD（2）C（3）BC讨论根本原因有两条。股份有限公司是由股东建立，建立的原因是为了个人获取利润，当然要分配利润，因为股份有限公司人员较多，所以有必要公布分配办法。这也是《公司法》为什么要把它列为重要事项的原因。第二节确定参会人数关键词 原则 人数 应对学习作用 通过本节的探讨，可以清楚的了解确定法定人数的方法和原则。思想来源 《罗伯特议事规则》第四十三节及散见各条节①参会人数的确定其实就是法定人数的确定，如果参会人数不到法定人数的规则将不能有广泛的代表性。因此法定人数是确定会议能否召开的关键，如果法定人数不够且没有适当的回旋办法，那么会议将不能召开。因此确定法定人数就成为了一件很重要的事情，人数过多或过少都不利于会议的召开。【深入理解】法定人数是指举行会议和通过表决以及进行选举时所需要的最低人数，它是一个组织为求得会议的合法性，而设定的一个与会人员必须达到的最低数目或比例。这种比例是根据参会人员和符合参会人员之间的比例，而不是参会人员和组织内的成员总数的比例。如果没有达到法定人数，会议是不能够举行的，所进行的选举和表决也是没有法律效力的。在小型的公司组织内，全体人员的全部到会也许就是法定人数。但是对于大型的公司组织，确定法定人数并不是这么简单。有的说是二十分之一，有的说是四十分之一，但是具体到某个公司来说，仍然是要视组织的大小来确定。在下面的内容中，我们就将详细的分析确定法定人数的一些原则。当然股份公司情况除外，因为对于股份公司则是确定法定的股份数额。第39页
学习罗伯特议事规则第二节确定参会人数①《罗伯特议事规则》原章节只是对：法定人数的作用以及不足法定人数情况下的座位，进行了说明。作者在参考了其他书目的条件下，对法定人数的判定进行了增补，特别是针对不同类型的会议，给出了计算法定人数的原则。并且对于致使法定人数不足情况发生的未参会情况，进行了分类说明。作者注。1.确定法定人数的原则法律方面的问题，我们将在讲述具体的会议形式时介绍，下文则是在法定人数法律限定内的具体确定。对于法定人数的确定，我们首先要服从法律的规定，之后根据会议的性质以及层次，然后再根据组织的具体情况来制定特别的人数区间。参加小型的会议，一般采用奇数原则。如果参加会议人数比较少，如果会议的主持人和记录人员也可以参加选举，那么为了避免出现对等的情况，包括他们在内的参会人数要控制在奇数范围内。参加大型的会议一般采用划分类别的形式。划分类别的形式主要包括采用按照地区形式，例如北京区会员或河北区会员；按照分公司形式，例如第一分公司或第二分公司；按照工作性质形式，例如财务部门或生产部门。同样也可以几种形式一起使用。但在采用类别形式的时候，应该注意以某一形式为主体，对于部分人采用其他形式而且还要注意参加人数和投票权利的应用。如果会议的目的是为了更好的贯彻会议的精神，针对会议精神而提出各种创新方法，那么人数和投票权最好不要挂钩。如果我们针对的是某个紧急的问题，人数和投票权应该挂钩。每一地区的人数应该如何划分将是考虑的重点，例如是每一地区都来同样的人，还是按照规模的大小按在组织内的比例分配人数（如果按照规模的大小，如何才能够给小的分公司平等的权利，有没有必要在投票的时候，每个分公司只作为一个投票权利）；还是按照参会人员每人都有投票权利并且一人一票。如果是股份公司，上述问题就没有必要出现了，因为一般情况下股份公司只采用股权的大小来评定权利和义务。对于我国公司人员来说，无论是确定法定人数还是议事规则等都需要参考《公司法》、《证券法》等法律法规。作为规则总的来说我们首先要参考国内的法律法规，如果它有某些方面的不足，在保证遵守国内法律的前提下可以参考国际通行规则。如果会议是为了制定或决策某些关键性的问题，人员越少越好。虽然人数越少越好，但我们需要牢记一条人数应该符合法律规定。例如《公司法》规定。监事会应当包括股东代表和适当比例的公司职工代表，其中职工代表的比例不得低于三分之一，具体比例由公司章程规定。紧急解决某类问题会议人数的原则。如果某位人员（例如董事，本段内某位人员具体指某位董事）的任期已经届满了，而会议（因某人具指董事，所以会议便具体指董事会）又未及时改选，或者某位董事在任期内辞职等等，因为特殊情况而导致了董事会成员低于法定人数的时候。我们可以在改选出的董事就任前，让原董事仍按照法律、行政法规和公司章程的规定，继续履行董事职务，直到新的董事选出，以符合法定人数限制。某个常设机构参会人员的确定。公司组织内的常设机构有很多，例如董事会和监事会以及经理办公会议和各部门的会议等等。对于这些会议则需要某机构成员过半数人员在场才符合法定人数。一般的永久性会议。在公司组织内，有些永久性的会议必须召开，例如《公司法》规定董事会和监事会以及股东大会的条文等等。这些会议都是永久性会议公司每年必须召开，否则将会受到各种质疑。对于这些会议我们就需要在章程中确定法定人数的多少。如果章程中没有规定，则必须以有资格开会的成员过半数为开会额数。例如董事会就可以是总体占出资额的半数以上的董事数出席。但是在召开这类会议时，还需要注意法律规定的可以列席人数。例如《公司法》规定，召开董事会时，应该有监事等列席人员。《公司法》规定：有限责任公司由五十个以下股东出资设立。定期会议应当依照公司章程的规定按时召开。有限责任公司设董事会，其成员为三人至十三人；股份有限公司设董事会，其成员为五人至十九人。董事会会议应有过半数的董事出席方可举行。董事会作出决议，必须经全体董事的过半数通过。第40页
学习罗伯特议事规则第二节确定参会人数如果是召开职工代表大会。职工人数众多而且素质参差不齐，况且还有具体工作职能，因此只能是从职工中选出代表来参加会议。在这种情况下，如果公司中符合开会条件的员工在20人以上，则应选出5人代表其他员工参加会议，此时的代表人数为最佳法定人数；在50人至100人之间，那么开会的代表法定人数以9人为最佳；如果是数百人以上的公司组织，选择15到21人为最佳；如果公司员工在数千人以上，员工代表选择二十分之一比较合适。在现实生活中职工成分也比较复杂，例如有些公司内临时工较多，那么虽然公司的工作人员很多，召开职工代表大会的时候仍只能以正式员工为参会条件。总之开会法定人数的确定，总要依照团体的性质而定。综合以上各种情况，详细而周密的确定人数后才能召开会议。但在会议中经常出现这样一种情况：该参加会议的人却没有来，这就需要区别对待。2.如何对待没有参加会议的人员虽然都是参加会议没有来，但因参会人员所属性质不同，而产生的责任也不相同。如果公司内设有监事和监事会、董事和董事会以及经理办公室会议等常设性机构，参加会议的人员对于需要他们参加的会议有绝对义务，参加会议并不是给与他们的权利或者是荣誉。所以说对于他们不参加会议不但应该追究为什么，还要考虑处罚措施。如果没有令人信服的理由，应该立刻受到批评。如果未到会的次数达到一定程度，应该取消某人的某种权利作为惩罚。但在现实生活中某些类似情况的会议中却少有惩罚，这种惩罚思想应该亟待确立，特别是针对大股东或企业的高层管理人员。至于一般的职工代表大会则是职工的权利而不是义务。虽然对于没有到会的代表也应该询问没有到会的原因，达到一定次数也应该惩罚，但惩罚的手段一般只是改选其他人员，而绝不能对之以开除工作为威胁。如果这样做，换来的只是对行政领导层的唯唯诺诺。小提醒：无论是公司组织还是社团组织，遵守法律规定是基本的要求。遵守法律规定包括：遵守所在国法律法规、遵守所在地区的法规、遵守外派国或地区的法律法规、遵守国际规则。当我们做某件事情的时候，首先就要寻找律师或自己研究法律。如果我们不能够按照上面所说的对该到会的人员给与适当的惩罚，那就会让其他人有了“我不来开会，也没什么”的思想，范围扩大后就会出现会议达不到法定人数的重大问题出现。3.不够法定人数时的解决办法当会议召开时出现了不够法定人数的情况，那么这将意味着一件重大问题的出现。对于会议的组织者和主持人来说，唯一的办法就是先休会。虽然我们可以对议题进行辩论，但是因为不够法定人数就没有代表性，有些会议因为法律限制就会违法，因此大会的决议不受法律保护，在这种形势下的决议形同废纸，所以不能够进行选举和投票。不能进行投票和选举，那么召开审议性会议的目的又怎么才能达成？所以说这种情况下也就根本没有必要再进行会议了。在休会期间应该积极鼓励未参会人员到会，如果经过积极运作，仍不能达到法定人数，企业的领导者就应该思考为什么出现这种情况，或者把会一改为非审议性会议。为了避免这种情况的发生。在制定公司章程的时候，可以考虑强制要求没有充分理由的未到会人员。具体的强制措施只能是语言谴责或是文件记录以及物质处罚措施，被强制人员若对处罚不服则可以在下次会议上进行申辩，当然，他也可以用前来参会这种形式来规避强制措施的实行。【实战练习】1.想一想请根据下面文字的叙述，你认为法院会怎么宣判？请注意我们上文提到的一些知识，否则将无法得出正确的结论。2005年上海某女士刚刚拿到4个月股权证，便被人告上了法庭。原来在2004年某女士所在的国有企业开始改制（改制为股份合作制企业），员工或成为股东或分流。分流方案的内容是，一，劳动合同当事人协商一致，解除双方劳动合同关系。二，股东当事人协商一致，乙方（包括某女士在内的28名股东）退出股份。三，甲方（原企业）一次性支付乙方经济补偿金，其中含乙方的退职、退股费10万元及乙方至法定退休日的社会保障金、失业保险金、医疗保险金每年3000元。没想到半年以后，已经解除劳动关系的28名职工，每人和原公司的董事长某又签订了一份协议，并公开声明：我们虽然解除了劳动关系，但是并没有退股！第41页
学习罗伯特议事规则第二节确定参会人数剩余的16名股东勃然大怒，“董事长仅仅是对外代表企业的股东、一个形象，她没有这个权利来搞这个东西，除非我们股东大会决定了”。经过查找原因，终于使16名股东明白了事情的缘故。原来某董事长在上任后，将企业下属的六家店面全部出租，用来收取租金。16名股东坚决反对，在股东大会上股东们对某董事长进行了罢免，但股东大会召开后没几天，一封有28人签名的公开信出现在了公司，公开信中写道：“股东们坚决不同意法人代表某董事长的辞职报告，我们将一如既往地支持某董事长的工作，请求某董事长撤回辞职报告”。某董事长声言自己有三分之二的股东，股份达到了52%，因此把16名股东轰赶出了公司。请问公司董事长的作为正确吗？法院将如何处理？2.测一测下面文字中某甲和某乙的争论中有什么思想是错误的。某甲：“老兄，我的权利就这么大，不能把你弄进董事会呀。”某乙：“怎么不成，你是董事长，有什么不行的！”某甲：“现在已经有十三名董事了，再加入一名可就十四人了，违法了。”某乙：“我不管违法不违法，法是人定的，可以通融吗？要不然，你弄掉一个。”某甲“要不然，我把你安排成监事，你看行不行。”某乙：“监事？”，某乙沉思了片刻，某乙：“那好吧。我就当个监事，我这个总经理当不了董事，当个监事也成呀”。3.挑错误。在本节中我们重点训练的就是遵守法律法规。请看下面的法律条文，你能否挑出监事会的监事不具备的法律权利。（1）检查核心机密；（2）对董事、高级管理人员执行公司职务的行为进行监督，对违反法律、行政法规、公司章程或者股东会决议的董事、高级管理人员提出罢免的建议；（3）提议召开股东会会议，召集和主持股东会会议；（4）对董事、高级管理人员提起诉讼。参考答案想一想。根据“小提醒”所说，我们应该遵守地方法规（不能称为法律，如果法规与法律冲突，按照法律规则应该遵守法律），我们已经给出了上海这一地区，而且也点明了是股份合作制企业，因此，我们就需要找到上海有关这方面的法规。根据《上海市股份合作制企业暂行办法》规定，股份合作制企业以外的个人持股总额不得超过企业股本总额的10%。如果28名职工在退职后仍保留股权的话，他们作为非在职职工持股的比例显然已经远远超过了10%。某董事长和某女士等人签订的保留股东身份的协议属无效协议。某董事长虽然是公司的法定代表人，但董事长的职权范围一般是限定在对外的事务性处理上，但对内关于股权身份的确认，因为她也仅仅是其中一个股东而已。因此法院做出如下判决：被告某女士不享有原企业的股权。 测一测。在本例中我们看到了典型的不遵守法律的两个人，某甲作为董事长应该站在本公司的立场上考虑，却为了所谓的情谊而置法律于他处。公然违反了“董事、高级管理人员不得兼任监事”的法律条文。相关法律条文《公司法》有限责任公司设董事会，成员为三人至十三人董事、高级管理人员不得兼任监事。挑错误。监事没有查阅公司核心机密的权利；监事虽然有提议召开股东大会并主持股东会议的权利。但必须在董事会不能履行职责的前提下，因此这一条并不完全正确。第三节确定委员会 关键词 原则 工作 方法学习作用 大型会议中需要设立许多相关委员会，如果我们不能够充分理解委员会的确立方法，那么在我们的工作中将遇到许多问题。思想来源 《罗伯特议事规则》第二十二节、四十六节、五十三节、五十六节、第四条等①在现实生活中委员会不是一个必备的机构，如果公司是很小的公司其会议也必然是小型比较简单的会议，会议组织者就可以审查会员的资格。会议闭幕的监督执行，只要交给某个人就可以了，没有必要成立专门的委员会。但是对于大型的会议则需要成立专门的“会员资格委员会”，而且会议的委员会不单单仅此一项工作，委员会还包括为了更好的进行会议而成立的“会务委员会”、监督决议执行情况的常设委员会、负责起草或修改某个议案的“决议起草委员会”等等。深入理解在进行诸如“股东代表大会”“董事会”等审议性会议的时候，常常利用某个委员会来进行工作。例如我们常常第42页
学习罗伯特议事规则第三节确定委员会在电视上听到全国两会中有个“法律起草委员会”，这一委员会的性质就相当于“决议起草委员会”。1.委员会的基本形式和权利委员会的设立包括法律要求必须设立的委员会、公司为了更好的召开而决定自行设立的委员会、监督执行大会决议的委员会等。①《罗伯特议事规则》的写作，较为符合西方人的阅读，而对于中国人来说，似乎有些困难。因此，对于本节的内容在结合原书的基础上，进行了符合国人阅读习惯的整理，特别增加了一些知识。本书在委员会知识点上，进行的最大革新是“增加了非组织内的委员会和委员会人员”（第四节）。除此以外，本书对委员会的工作流程进行了较大的改进，这样更有利于现实的操作。例如法律要求：有规模的有限责任公司应该建立董事会和监事会。规模很小的则需要设立董事和监事。自行设立的委员会则有各类“顾问委员会”等，那么这些委员会都有哪些呢？下面我们将具体介绍。“法律起草委员会”等专业性委员会是大会借助它们下属成员的某种专业性或权威性，来设定的一些功能措施。例如“法律委员会”、“财务委员会”等。如果这些委员会设立得当，那么将使我们的许多工作，比较顺利地完成。在这些委员会中，有些委员会则是法律要求必须设立的机构，例如董事会和监事会等。委员会的名称。委员会的名称可以是“常务委员会”也可以是“某某委员会”或其他。例如“会员资格审查委员会”、“官员选举委员会”、“监察委员会”、“决议起草委员会”等等，常务委员会虽然不是公司组织的习惯称谓，但某些委员会在实质上仍然起着常务委员会的性质，例如经理办公会议和董事会议及监事会和工会等等。委员会委员的来源。一般的委员来源于公司组织内，但也有特别的形式，例如我们熟悉的“独立董事”就是非公司组织内的人员。如果委员是来源于企业内，那么委员之间是没有权利与义务之间的不同。如果有的委员并非来自企业内部，那么这些委员和来自于企业内部的委员之间有不同的权利和义务。来自于企业外的委员并没有除了委员会工作外的其他义务，他们的义务只是做好在委员会中的工作。会务机构。大型会议为了更好的召开好大会，常常成立专门为大会服务的委员会，它有一个专有名词“会务机构”作为自己的称谓它包括至少五个临时性的委员会，例如会务委员会。它负责大会的组织和安排以及协调和承办其他事务的工作；文书委员会。负责起草大会的决议，印刷和发放以及管理大会的决议和记录以及信息简报的编写等；宣传委员会。负责大会的宣传，新闻的报道；生活委员会。负责大会的吃穿住行；保卫委员会。负责大会秩序的维持工作，特别是当出现有人在会议上因为严重违反会议规则而被惩罚的时候，被惩罚人因为会心有不甘，可能阻碍大会的进行，这时保卫委员会的威慑作用就应该显现出来。2.委员会工作中需要注意的几点委员会是为了更好的为大会服务，其运作方式除了会务机构外，其他委员会在召开委员会内部会议的时候，其性质都是审议性质会议。在工作前首先要遇到第一个任务就是选举官员。在一些小型会议上，虽然没有必要成立会务机构。但是会务机构的任务则由会议的主持人员和秘书承担。选举官员。因为一个委员会就是一个小型的会议，因此它和大会一样都需要规则的约束，它的官员选举同样首先是选举出委员会的主持人员和记录秘书。如果是常设性委员会，在委员会会议召开时由委员会的领导者充当主持人。诸如董事会的领导者就是董事长，董事会议的召开就由董事长主持。常设性会议的领导者不但可以主持委员会会议，而且可以主持大会。例如董事长就是股东大会的当然主持人。如果不是常设性委员会的会议，就需要按照大会选择秘书和主持人一样，选举委员会会议的主持人和秘书。如同大会的主持人必须是会员一样，委员会的主持也必须是委员。委员会召集。因为委员会分为常务委员会和临时委员会，因此委员会的召集也分为两种不同的形式。常务委员会会议的召集由委员会的领导召集，委员会的领导充当主持人。常务委员会的会议虽然也分为永久性会议和临时型会议，但是两种类型会议的召集都是由委员会的领导召集。如果委员会的领导不能履行自己的职责，则将由第二领导进行召集和主持。临时委员会会议的召集一般由委员会成员在大会选举时得票最多的委员召集并主持。如果委员会的主持人缺席，如果因为休会时并未约定下次开会时间等原因，委员会会议不能召开了，则任何两第43页
学习罗伯特议事规则第三节确定委员会名委员联合也可以召集委员会开会。主持人员则可以由会员进行选举。3.委员会工作基本形式委员会的工作包括起草或修改某个提案、评价并总结所有决议执行情况、决定所辖范围内关于组织的发展等。因为起草或修改某个提案与本书关联紧密，所以重点介绍起草或修改提案的工作形式。委员会会议也同样要面对未到会人员，虽然当一个委员会决定休会并约定了复会的时间，这一时间并不必须要通知缺席委员。但在现实生活中通常还是以通知为宜。当大会把某个提案交给委员会进行修改的时候，会议的主持人应该宣读这份提案。在宣读过程中应该逐段的宣读，读完一个段落暂停一下。这样做的目的是为了让各位委员提出自己的修正意见。如果没有修正意见，主持人则继续宣读；如果有修正意见，主持人应该停下来听取修正意见。对于修正意见可以进行辩论也可以直接进行表决。如果表决通过修正意见则对原词条进行修正，如果没有通过，主持人则继续宣读，直至整个提案宣读完毕为止。当大会把某个提案的起草工作交给委员会的时候，提案的起草将经过各委员的协商和辩论最终形成。当提案起草完毕后，主持人员没有必要逐段进行宣读，只需要询问委员们还有无意见。如果没有意见，则将交给大会审议。如果委员会修改的议案来源于其他委员会，因为可能存在理解上的偏差，委员会不宜直接修改原议案。如果议案来源于大会，委员会则绝对不能直接修改原议案。对于上述情况，委员会应该把修正意见写在另外一份议案上。委员会工作原则。因为一个委员会的工作本质也是一个会议的组成部分，因此大会的原则也必须应用于委员会，除非这项规则不适合于委员会的工作性质。委员会的权利。因为一个大型组织的会议非常复杂，所以有时一个委员会反而会成为一个规模不小的会议。在这种情况下，委员会会还可以任命一个分委员会，这个分委员会将负责处理委员会工作的一部分。4.委员会的任期因为委员会分为常设性委员会和临时型委员会，所以委员会的任期也是分为两种情况。如果是临时性的委员会，例如“会议代表资格审查委员会”和“决议起草委员会”等，一般以工作完成的时间为准。当大会交给委员会的工作完毕后，委员会的主持人员应该率领所有委员回到大会。然后由委员会的主持人或者委员会决议的主要起草人，向会议的主持人报告说“主持人并各位代表，大会交给某某委员会的关于某某问题的决议，已经起草完毕，希望大会给与审议”。主持人应该询问大会参加代表是否审议决议草案，如果得到参会人员的许可，委员会的主持人就应该向大会作报告。这时委员会将自动解散，这一环节不必经过表决。如果是常设委员会，对于法律有规定的常设委员会则应该按照法律规定，一般任期应是以两届永久性会议的间隔为准，或者经过股东表决通过并在章程上确定，工作完毕的时间并不是委员会解散的时间。【实战练习】1.想一想2000年5月15日，某上市公司股东大会选举产生的第二届董事会由7名董事组成，任期三年。2001年4月15日董事某甲提出辞去董事职务，同年6月15日，该公司股东大会年会表决通过某甲辞去董事职务，同时选举某乙担任公司董事。某乙担任公司董事的任期应当是多长？2.适一试某股份有限公司的董事会由11人组成，其中董事长1人，副董事长2人。在一次董事会议上，因为董事长不能出席会议，董事长指定了一名副董事长甲主持了该次会议。在这次董事会会议上通过了增加公司注册资本的决议，而且还通过了解聘公司现任经理乙，由副董事长甲兼任经理的决定。副董事长甲为了保证董事会会议的合法性，在各方面都作了更好的准备。当会议结束后，某位董事丙力邀甲去庆祝，甲却先签了会议记录后才与丙同去。请问这次董事会会议合法吗？第44页
学习罗伯特议事规则第三节确定委员会3.选一选某甲是某地一家股份有限公司的董事，属于小股东。公司经理准备从事的交易，经过某甲的分析认为是违法交易，因此某甲坚持反对进行这次交易。然而，因为公司经理是董事长之子，而且董事长是第一大股东，因此董事长父子在股东代表大会上联合其他股东反对某甲，最终双方谈判破裂。股东大会以某甲不适宜工作为由，通过决议解除了其董事职务。某甲认为其任期尚未届满，股东大会解除其职务没有法律依据，遂向当地人民法院提起诉讼。请问此案法院应如何认定和处理？选出你认为对的，并说明理由。A. 股东大会有更换董事的权利，该决议不违反公司法规定，应驳回起诉。B. 某甲的起诉应予受理，但如查明该决议符合程序规定，应判决其败诉。C. 对该案法院应予调解，应劝王某撤诉。D. 股东大会解除董事职务须有正当理由，该决议违反公司法规定，应判决其无效。参考答案想一想。依《公司法》第四十六条 董事任期由公司章程规定，但每届任期不得超过三年。董事任期届满连选可以连任。因此任期应为2001年6月15日至2003年5月15日为止。测一测。不合法。虽然《公司法》规定董事会应当对会议所议事项的决定作成会议记录，出席会议的董事和记录员在会议记录上签名。但却忘记了依据《公司法》的规定，对公司增加或者减少注册资本作出决议是属于股东大会的职权。选一选。D。股东大会有权选举和罢免董事，有权解除董事职务，但解除董事职务必须有正当理由。某甲坚持不进行违反交易的行为是正当行为，股东大会以此为由解除其职务显属不当，股东大会决议违反公司法的规定，故应判决其无效。第四节非本组织人员参加委员会 关键词 独立 咨询 顾问学习作用 为了更好的解决组织遇到的各种问题，特别是为了解决组织内，因为各种自身利益问题而无法明确问题实质的情况，常常引入非本组织人员参加会议甚至进入某个常设委员会。思想来源 社会现实和其他书籍以及法律法规①在现实生活中组织的会议往往邀请一些非本组织成员参加会议，这样做的目的就是为了更好的解决问题。但我们常常看到某些组织对来自外界的参会人员或常设机构内的委员或轻视或蔑视，这些都是不正常的现象，这将使他们不能发挥自己的作用，邀请他们进入的目的就无法实现。深入理解随着组织的扩大，公司组织的委员会不可避免的要有外界人士参加，最典型的就是诸如法律顾问和独立董事以及各类咨询人员等等。他们的工作在很大程度上起着监督和促进大会或委员会工作的作用。在公司大型会议内，最常见的非本组织参会人员就是律师和嘉宾。律师的参会往往是为了提供某种法律意见，对于他们的参会应该区别对待。如果他们是某个常设委员会委员的律师，例如董事会董事的法律顾问，则可以列席会议。如果他们是普通参会人员的法律顾问，则不可以列席会议。对于会议和组织来说，一些委员会内部的非本组织人员的作用更重要，这些委员会包括顾问委员会、法律咨询委员会、董事会独立董事等等。下面我们就探讨一下这几类特殊人员的情况。①《罗伯特议事规则》对于本节基本上没有涉及，因此本书在思考了委员会的运作原则等条目后，进行了大胆的扩充。简练地对各种类型的非组织内成员的委员会进行了分类，以及工作和权利的划分。1.形式一：顾问委员会顾问委员会在某种程度上跟咨询委员会相类似，其成员包括两类或是外界人士或是本企业退职人员。顾问委员会包括两种形式，其一是战略合作单位的顾问委员会。其二是专家学者的顾问委员会。略合作单位的顾问委员会。随着公司规模的逐渐增大，处理事务的逐渐增多。公司往往会与其他公司形成“战略合作”。战略合作较深的就是互相参股形成关联公司，这种情况可以视作股东，可以在股东大会上发表意见。合作较为肤浅的就是“共享信息”。在这种情况下，就出现了顾问委员会这种形式。第45页
学习罗伯特议事规则第四节非本组织人员参加委员会 关联关系在上文已经介绍，具体到对关联关系有法律规定的上市公司就是关联交易。而判定关联交易的标准是公司与关联人达成的合同总额高于300万元或高于上市公司最近经审计净资产值的5%为关联交易。在这种形势下，顾问委员会的主要作用在于互相合作探讨市场政策。对于公司核心机密则不能拿到顾问委员会上进行讨论，能够讨论的只是对两公司或公司集团有关的事务并进行审议。专家学者参加的顾问委员会。如果公司不是进行战略合作，只是邀请一些专家学者和企业退职人员来对公司的问题提供解决意见。此类顾问委员会，则可以讨论一些公司的核心机密，但需要签定保密合同或协约。以上两者形式的顾问委员会都可以包括已经退职的本公司人员，对于他们来说，公司应该最大限度的利用他们熟悉本公司的特点，让其带动非公司人员的积极性。顾问委员会的薪酬，可以考虑市场价值和顾问的本身能力以及名望来确定。顾问委员会的形成主要是因为企业规模的增大，本公司人员因为“只缘身在此山中”的原因，对某些事情未必真正了解和明白，而催生出来的一种委员会。各种审议性的文件可以咨询他们的意见，他们也可以向公司内的委员会一样提出自己的建议，但需要注意的是他们没有投票权。顾问委员会虽然没有投票权，这并非是因为他们不在公司内。同样不在公司，法律咨询委员会则可以考虑给与投票权，甚至拥有一定的否决权。2.形式二：法律咨询委员会随着公司规模的扩大特别是跨国公司进入某一市场时，首先要做的就是熟悉当地的法律和风俗宗教习惯等等。中国近年来许多跨国购并失败的原因便是法律问题，这不能不引起重视。即使不是跨国公司为了更好的从事业务，不被竞争对手利用法律空隙反制公司，不被不合法的企业所骗等等，相当规模的企业都应该设立“法律咨询委员会”一委员会。如果是小型公司则没有太大的必要，只需要遇到事情聘请法律人员咨询一下就可以了。法律咨询委员会的主要职能是审议公司决议有无违法的条款，并提供法律咨询和受理与本公司有关的诉讼。对于大会的某一项决议，法律咨询委员会应该可以提出自己的意见，对于它的意见应该引起足够重视。当得到确信违反法律的时候，大会应该修改自己已经表决通过的决议。为了更好的避免上述情况发生，法律咨询委员可以在表决前先对决议进行审议。虽然独立董事在目前仍有很大的缺陷，但它作为公司保证不被利益集团所垄断起着很重要的作用。尽管独立董事是上市公司应有的设置，但是对于目前并没有上市的公司或团来说，提前应用这一形式则很有好处。法律委员会在某种程度上，起着形式上监督大会的作用，对于它的意见可以听取，也可以不听取。但是独立董事这一形式却在实质上对大会起着监督的作用。3.形式三：独立董事上市公司独立董事是指不在上市公司担任除董事外的其他职务，并与其所受聘的上市公司及其主要股东不存在可能妨碍其进行独立客观判断关系的董事。独立董事制度虽然是我国上市公司应该具备的制度，但是为了更好的工作，我们可以在公司中适当引进这类形式。这样有两个好处，其一可以为公司提供一种公司外的意见。其二可以对公司管理层形成有效约束。由于我国上市公司自身的特点，以及证券市场的不成熟，这项制度并没有起到预期的效果，反而得到了一个美丽的名字“花瓶”。之所以有这样的称号，完全是由于上市公司领导层思想问题导致。如果我们认为有必要建立这一制度，就应该在思想上认真地对待它。我们之所以如此重视独立董事的各类条件，主要是因为它在企业的生产经营中拥有很大的权利，它的权利主要体现在如下方面。独立董事的权利。独立董事拥有重大关联交易的认可权；重大关联交易应由独立董事认可后，提交董事会讨论；独立董事拥有提议权，向董事会提议聘用或解聘各类咨询机构的权利；独立董事拥有提请召开临时股东大会和董事会的权利；独立董事拥有独立聘请外部审计机构和咨询机构，审查公司管理层的权利；独立董事拥有在股东大会召开前公开向股东征集投票权的权利；可以向董事会或股东大会发表独立意见的权利；在常务委员会内应有固定的席位。例如董事会和股东大会就应该有独立董事的席位。如果上市公司董事会下设薪酬、审计、提名等委员会，独立董事应当在委员会成员中占有二分之一以上的比例；独立董事还可以对公司管理层进行监督。例如可以提出聘任或解聘高级管理人员的权利；提名、任免董事的权利。对独立董事权利的限制。因为独立董事拥有如此大的权利，所以对于他要有一定的约束力。例如行使上述权利的时候，应当取得全第46页
学习罗伯特议事规则第四节非本组织人员参加委员会 体独立董事的二分之一以上同意；公司或董事会或股东大会对上述权利的应用，可以进行拒绝或否决，但有关情况应该予以披露；独立董事在其他公司作独立董事应有一定的数量，具体数量可以由公司章程来确定，公司章程还可以对独立董事自行设置一些条件。独立董事之所以规定数量，主要是为了更好的服务公司，如果数量太多势必会影响工作的效率，也难免出现关联现象。独立董事应保持自己的独立性。目前虽然没有国家的法律对独立董事，有一个明显的规则。但是证监会的部门规定却对独立董事有着约束，例如独立董事应该保持自己的独立性。独立性主要是指：独立董事在上市公司或者其附属企业内没有直系亲属和主要社会关系人任职；独立董事不能直接或间接持有上市公司已发行股份1%以上，即使是上市公司前十名股东中的自然人股东、直系亲属也不许可；独立董事不能在直接或间接持有上市公司已发行股份5%以上的股东单位或者在上市公司前五名股东单位任职，其直系亲属也不许可；独立董事不能为上市公司或者其附属企业提供财务、法律、咨询等服务。独立董事应该具备的知识条件。独立董事应该具备上市公司运作的基本知识，熟悉相关法律、行政法规、规章及规则。虽然有证监会的部门规章，独立董事仍有许多方面需要健全，这就需要公司章程的确定了。如果日后国家法律法规出台，证监会的部门规章应该服从法律法规。所以说以上的条件是要变动的，企业的领导人应该注意这方面的信息。【实战练习】1.想一想某公司的股东大会上，某独立董事对公司的发展方向和某些行为，进行了严厉的批评。公司董事长示意秘书不要记录这些言辞。后来董事长以某独立董事的岳父14个月前是本公司三大股东之一为由，在股东大会上对某独立董事进行了解聘。请问董事长的以上作为合法吗？2选一选。从下面的四种言论中，挑出不正确的一项并说明理由。（1）.上市公司应当保证独立董事享有与其他董事同等的知情权。凡须经董事会决策的事项，上市公司必须按法定的时间提前通知独立董事并同时提供足够的资料，独立董事认为资料不充分的，可以要求补充。当2名或2名以上独立董事认为资料不充分或论证不明确时，可联名书面向董事会提出延期召开董事会会议或延期审议该事项，董事会应予以采纳。（2）.上市公司向独立董事提供的资料，上市公司及独立董事本人应当至少保存5年。（3）.上市公司应提供独立董事履行职责所必需的工作条件。独立董事行使职权时，上市公司有关人员应当积极配合，不得拒绝、阻碍或隐瞒，不得干预其独立行使职权。（4）.独立董事聘请中介机构的费用及其他行使职权时所需的费用由独立董事本人承担。3．提升练习独立董事制度因为起着某种监督作用，因此，许多人认为它和监事制度是重复的。请问，你如何看待这种看法？参考答案想一想。董事长不应该让股东大会秘书不记录某独立董事的话语，相关法律规定，独立董事对于公司事务有发言权和建议权，上市公司应该把独立董事的意见予以公布。董事长的做法违反法律，独立董事岳父属于直系亲属不能担任独立董事，但这里面有一个时间限制，也就是一年内。某独立董事的岳父超过了这一时限不能成为解聘的原因。选一选。第四种言论不正确。独立董事聘请中介机构的费用及其他行使职权时所需的费用由上市公司承担。提升练习。对于本题目读者可以自由发挥，相关的答案也不尽相同。但有一点需要注意，独立董事制度和监事制度并不相同，独立董事制度侧重于事前监督，监事制度则事后监督。独立董事可以参加表决并监督决议的制定，监事制度则主要进行执行决议的监督。第五节审定委员会报告 关键词 形式 原则 限制第47页
学习罗伯特议事规则第五节审定委员会报告 学习作用 委员会因为设立目的多样化，因此工作任务也就多样化，这也就决定了每个委员会报告性质的不相同。如何审议，采取什么态度，这在某种程度上决定着我们能否完成开会的目标。思想来源 同第三节（略）委员会的报告是委员会工作的主要任务之一，如何体察委员会工作效率的主要方式之一就是它的报告。深入理解对于委员会的工作，我们首先要清楚委员会的报告形式是什么？如果报告的规格都不能合乎程序和规则，那么实质性的内容将受到质疑。1.委员会报告的形式委员会的报告形式多种多样，我们需要灵活掌握，根据形式的特点我们可以得到如下的特点。报告形式。报告的形式不必拘泥，但是需要注意一点，如果事情很重要，最好是每个参加会议的委员都签字，一般会议记录只需要会议主持人和记录秘书的签字就可以了。报告通常没有日期或抬头，只写关于“某公司的财务委员会关于出租办公楼的报告”。一个委员会的报告一般应在收尾处，另外增加一页列出包括所有的建议，这样就形成了一份正式的决议议案。当一个委员会要作报告时，会议的主持人员应该告知委员会会议，“我们受命讨论某一问题”或者说“我受命主持这次会议，我们将审议公司管理层上报的本季度营收情况的报告”。当大会接到一个委员会报告时，并不表示我们自动接受了委员会的报告，否则报告根本没有必要提交什么大会。但在我们现实生活中，有些大会却对报告没有进行任何修正。这种委员会的报告上交大会，其实走的只是一个过场而已，这样的大会也就没有必要召开了。如果我们真想让会议有效果的话，我们就不应该允许这种事情的出现。如果委员会作的报告是关于大会已经讨论过的事情，大会委托他们做完善和总结。那么委员会的报告，绝不应该是简单的陈述和总结，它应该提出自己对这项决议的意见，即使意见是否决大会的决议。2审议方式对委员会的报告进行审议时我们需要首先接收它。接收委员会报告。大会接到委员会的报告后，如果没有其他事务需要讨论，那么就可以动议接收报告，接收动议既可以由参会人员动议，也可以由会议的主持人向大会询问。诸如“决议起草委员会根据大会的讨论情况，已经起草好了决议，大会现在是否接收它”。如果没有反对意见，大会主持人应该让委员会的主持人或决议的起草人员或大会秘书宣读报告，宣读之后大会开始讨论委员会的报告。如果有人反对，大会应该进行表决，如果通过反对意见，大会先暂时搁置委员会报告。若没有人反对现在就接收报告，大会接收报告之后便是汇报委员会工作情况。3.委员会如何汇报工作情况委员会在工作汇报中应该只对大会交给它的工作进展情况进行汇报，而不能汇报怎样工作，更不能把委员会工作中的意见分歧汇报出来，绝不能当众对某一位或某些委员的工作提出批评。除非委员会的主持人说明了这样做的目的和原因，特别要说明如果不说出将会有什么不好的后果，大会经过表决同意后方能汇报。 委员会报告的形式多种多样，例如以下几种形式。市场的情况是瞬息万变的，大会或者委员会不能因为大会的某种规则，而延误了市场机会当然，大会规则是要严格遵守的，为了两者的平衡，大会多数表示支持就可以修改规则，而不必非要三分之二以上。委员会建议是否要通过大会要求通过的某项决议。同意大会决议的形式很常见，最多的情况是把大会的决议充实和完善一下，不同意大会的决议则很少见。我们就重点介绍建议否决大会的决议。当大会在讨论某一个问题的时候，情况总会发生变化。例如本次股东大会的主要议题是“竞争对手在我们的核心第48页
学习罗伯特议事规则第五节审定委员会报告 市场，展开了不正当竞争，我们应该如何应对？”，经过大会讨论共有八项措施，其中有六项都是“以其人之道，还制其人之身”。大会要求“决议起草委员会”根据八种措施进行综合整理形成正式决议。委员会报告整理完毕后却得到了最新消息，竞争对手并没有这些举动，而是另外一个竞争对手散布的谣言。在这种情况下，如果委员会仍然建议通过先前的决议，显然是中了商业圈套。在这种情况下委员会的主持人或决议的主要起草人，应该用下面的语言陈述建议：“委员会已经起草好了决议，按照程序马上将付诸表决通过，但因为特殊原因的发生，委员会建议否决此报告”。主持人询问什么消息，报告汇报人陈述得到的最新信息。大会是否要通过委员会的报告。一般情况下委员会不会否定自己的报告，但事情不可能是绝对的，还是以上面的例子为例。面对竞争对手的不正当竞争，大会并没有明确的提出方法，甚至不知道该如何办，要求委员会自行制定措施，或反击或不理睬或其他等等形式。最终仍然是情况发生了变化，委员会则要自己否定自己的报告。委员会往往这样说比较好：“委员会已经起草好了决议，按照程序马上将付诸表决，但因为特殊原因的发生，委员会建议不通过委员会报告。”。建议把大会的议案不定期推迟或推迟到一定时间。仍然以上面的例子为例，经过公司管理层的调查，竞争对手在核心市场上进行不正当竞争，大会决定对竞争对手开展反不正当竞争措施。委员会起草完毕后，当地工商机关得知这一动向后开始向竞争对手展开司法调查。委员会得到消息后，准备先等一等政府方面的结果，之后再考虑推迟决议的表决。这时委员会可以说：“委员会已经起草好了决议，因为目前情况发生了变化，委员会建议暂时推迟委员会报告的表决。”在这个时候，推迟的时间就是关键了。委员会可以自己建议，也可以让大会先通过委员会的建议后，再由大会决定推迟到什么时间。建议对大会的议案进行修正。在上面的情况下，如果委员会在起草过程中得知了情况变化，在对大会议案进行审议的时候，可以另付新议案在大会原议案下。报告的时候可以建议大会“委员会认真地探讨了大会的决议，根据目前的新情况，委员会建议对原议案进行修正。修正方案是某某某”。这时大会就要对修正案进行表决，如果表决通过则原议案就等于被否决。如果修正的条目不是核心内容，而是具体的决议执行时间，也就形同于上面的推迟到某一时间再行动，那么原议案和修正案应视为同时起作用。委员会汇报报告除了需要分清上述四种情况外，还需要注意审议汇报时的原则要求。4.如何审议委员会报告无论是委员会或大会的主持人，还是主要起草人或大会秘书，在汇报报告时应该逐段陈述，每段之间留有参会人员思考的时间。在这期间对报告有任何意见的人都可以提出修正意见或发表评论。如果作报告的人有说明意见需要发言，他的优先发言权将高于任何一名要发言的人。如果没有人发言，宣读人就应该说“如果对这一段没有意见，那么我将继续宣读下一段”。如此继续宣读直到完成。宣读报告并非必要程序，如果报告很长，大会可以不宣读它，直接对它进行表决。在表决前会议的主持人应该发放委员会报告的资料，或者逐段对它进行宣读并辩论。宣读完毕后，我们将对报告进行投票表决。在这个时候，不同的报告性质，我们最好采用不同的用语。报告宣读完毕后就要对报告进行表决。会议的主持人如果不是宣读人，应先示意宣读人坐下，或者点头表示感谢。接着就应该说“现在，委员会报告已经宣读完毕，如果没有意见，大会将对委员会报告进行表决”。委员会的主持人宣读了报告后，主持人就应该动议通过委员会的报告。如果报告包括一个有所修正的文件，委员会的主持人员应该宣读修正意见，特别是与文件紧密联系的改动原因和方式。5.审议通过报告的用语如果报告是针对某一问题提出了解决方案。例如，董事会针对恶意竞购的事实进行了调查，并提出了四项应对措施，股东大会表决用语最好是“接受报告”。如果报告中并没有给出解决办法的明确意见，而是将这些解决办法当作待决的议案罗列出来，例如，董事会针对恶意竞购提出了八项措施，但具体采取哪些办法，董事会的报告并没有明确。这时股东大会的表决用语最好是“同意这些决议”。然后大会对这些议案进行辩论并表决，最终决定采用哪些办法。如果报告并不属于上述两种情况，那么最好用“通过报告”用语。例如经理办公会议的工作报告。【实战练习】1.想一想某有限公司的章程中有如下部分内容：公司股东会除召开定期会议外，还可以召开临时会议，临时会议须经代表1/2以上表决权的股东，1/2以上的董事或1/2以上的监事提议召开。在申请公司设立登记时，工商行政管理机关指出了公司章程中规定的关于召开临时股东会议方面的不合法之处。设立过程中订立的公司章程中关于召开临第49页
学习罗伯特议事规则第五节审定委员会报告 时股东会议的规定有哪些不合法之处？说明理由。2.测一测某有限公司依法登记设立时的注册资本为1亿元，其中甲以工业产权出资，协议作价金额1200万元；乙出资1400万元是出资最多的股东。公司成立后，由甲召集和主持首次股东会会议，设立了董事会。后发现甲作为出资的工业产权的实际价额显著低于公司章程所定的价额，为了使公司股东出资总额仍达到1亿元，董事会提出了解决方案：由甲补足差额；如果甲不能补足差额，则由其他股东按出资比例分担该差额。他们的做法合法吗？如果合法，为什么？如果不合法，为什么？3.选一选因为某有限公司的发展非常好，董事会便拟定了一个增加注册资本的方案，注册资本由2亿元增加到亿元。增资方案提交到股东会讨论表决时，有7家股东赞成增资，7家股东出资总和为11060万元，占表决权总数的％；有4家股东不赞成增资，4家股东出资总和为8940万元，占表决权总数的％。股东会通过增资决议并授权董事会执行。正在这时上海分公司因违约被对方诉至法院，对方要求总公司承担违约责任。下面是针对这些情况的四种认识，请问他们中哪个是正确的。请说明理由。A股东会作出的增资决议合法，不应替上海分公司承担违约责任？B股东会作出的增资决议不合法？不应替上海分公司承担违约责任？C股东会作出的增资决议合法，应替上海分公司承担违约责任？D股东会作出的增资决议不合法？应替上海分公司承担违约责任？参考答案想一想。临时会议召开的条件过于苛刻。根据《公司法》第四十条规定股东会会议分为定期会议和临时会议。定期会议应当依照公司章程的规定按时召开。代表十分之一以上表决权的股东，三分之一以上的董事、监事会、不设监事会的公司的监事提议召开临时会议的，应当召开临时会议。测一测。两个决定全部错误不合法。（1）由甲召集和主持不合法。根据《公司法》的规定，有限责任公司股东会的首次会议由出资最多的股东召集和主持。乙出资1400万元是出资最多的股东。因此首次股东会会议应由乙召集和主持。（2）关于甲出资不足的解决方案的内容不合法。根据《公司法》的规定，有限责任公司成立后，发现作为出资的实物、工业产权、非专利技术、土地使用权的实际价额显著低于公司章程所定价额时，应当由交付出资的股东补缴其差额，公司设立时的其他股东对其承担连带责任，而并非由其他股东按出资比例分担该差额。选一选。首先增资决议不合法。根据《公司法》的规定，股东会对公司增加注册资本作出决议，必须经代表2/3以上表决权的股东通过。而某公司讨论表决时，同意的股东的出资额占表决权总数的％，未达到2/3的比例。因此，增资决议不能通过。其次应替上海分公司承担违约责任。根据《公司法》的规定，分公司只是总公司管理的一个分支机构，不具有法人资格，但可以依法独立从事生产经营活动，其民事责任由设立该分公司的总公司承担。所以应为D。第六节确定会议的记录人员？主题词 会议记录内容 表现形式 模板学习作用 各类会议都需要记录，用以日后的检查，那么如何记录更得体是很重要的问题。思想来源 《罗伯特议事规则》第五十一节①会议记录人员的地位仅次于会议主持人，目前许多人对这个职位有着各种各样的误解，我们应该改正这种不正确的看法，会议记录和记录人员的地位非常关键。深入理解随着公司规模的增大以及其他一些原因，会议的记录人员也可以通过外聘途径，在这种情况下的会议记录人员只是工作人员而并非参会人员。但是在一些小型会议上，一些参会人员也可能会兼任会议记录人员。那么他们与其他参会人员在权利与义务方面有何区别呢？本节将对会议记录人员以及会议记录进行介绍。1.会议记录和记录人员的地位会议记录的目的是为了进行事后跟踪。它对于日后我们的各项检查有着很重要的保证，诸如对会议效果的检查，第50页
学习罗伯特议事规则第六节确定会议的记录人员？对参会人员日后的言行是否如一的检查等等；同时如果日后出现各种各样的纠纷，它也是很重要的证据。如董事会和股东大会以及监事会的会议记录，都将对公司和企业的经营产生重大的影响。特别是对于上市公司，对外宣布的决议等等都是需要根据会议记录来完成。因此，如何更好的更全面的做好会议记录，把它制作得无懈可击将是一项很重要的问题。会议记录人员如果身份比较特殊，如是董事会秘书或是某个组织的创始人或领导者之一，他在会议的过程中还可以协助主持人维持会议的议程和秩序。①《罗伯特议事规则》对这个问题进行了比较详细的论述，作者结合现今对于会与记录的知识，对《罗》进行了增补，特别是对于会议记录人员的作用，另外也更加详细的表明了会议记录的整体构成、写作规则。同样他还可以协助主持人做好会议总结与归纳，他可以以一个“旁观者”的角度来观察会议中是否存在一些误区，主持人有时候可能会出现“只缘身在此山中”的情况，这时候会议记录人员就可以从旁提醒。例如可以给主持人写个纸条子“某某还没发言呢，以前她可是很积极的。”。鉴于会议记录和会议记录人员的重要性，我们应该知道会议记录的形式有哪些？记录要点是什么？但在介绍这些之前，我们还要明白会议记录的人员在记录时的规则。有了规则的保证才能够把会议记录做好。会议记录一般有两种形式：摘要记录和详细记录。通常日常性的工作会议多采用摘要记录。它要求抓住重点、摘录要义。如发言要点、结论、会议通过的决议等。它对记录人员素质要求较高，记录人员在记录时必须迅速作出分析概括、抓住重点、领会要义、明白取舍，既要准确地表达发言者的中心意思，又要做到简明扼要。会议的重点一般都是领导同志的发言、会议的决定、决议。2.会议记录的规则会议记录的总体要求是真实、准确、全面不漏要点地记录别人的发言，不论是详细记录，还是概要记录都必须忠实原意，不得添加记录者的观点、主张，不得断章取义，尤其是会议决定之类的东西，更不能有丝毫出入。记录人从会议开始到会议结束都要认真负责。注意格式的统一，凡是发言都要把发言人的名字写在前，一定要按照发言顺寻去记录。在实际过程中，它还有一些具体的要求。例如会议记录人员在一般情况下由秘书兼职，为了更好的履行自己的工作，他（她）所在的位置应该靠近会议的主持人。如果会议记录秘书也是参会人员，他甚至可以在主持人员迟到的情况下，先行暂时主持会议到选出临时主持人为止。如果秘书缺席，大会应任命临时秘书来代替他的工作。在这种情况下也要记录：“秘书某某缺席，某某某被任命为临时秘书。由某某某宣读并同意记录”。会议记录本上应该留出校正的地方。罗伯特在写作《议事规则》的时候，先进的技术还没有出现，如今计算机和速记机以及录音设备的普遍运用似乎没有必要了。但是为了更准确的表达意思，更让会议显得圆满和无懈可击，同样应该留有校正的地方，应该让会议的发言人以及主持人等检验自己的言论和辩论过程。宣读记录。在会议记录完成记录工作后，一般情况下应该宣读一下记录。如果因为某些原因没有时间或必要宣读会议记录的时候，在征得会员同意后可以省略宣读会议这一过程。但同样也需要记录“宣读记录被省略”。在一些大型会议或者人数较多的情况下，为了保证记录的准确性，我们可以设立记录委员会，专门对会议的记录进行校正，完成后向大会要作出报告。特别是当对记录有异议的时候更应当向大会进行询问，大会要针对这个问题进行检查并告知异议人。会议记录签名。一切工作完成后，会议记录人员应该在自己的记录上署名，同样会议主持人也要签名。这样做的目的就是一种确认这将保证记录拥有权威性。如果记录人员不签名就证明没有被确认，这在日后的工作中将会引起麻烦。记录的权威性非常重要，目前有些公司甚至要求对会议记录进行公证，目的就是为了加强权威性，所以这一常识性的要求我们更不应该忘记。会议记录人员的观点。在会议记录的过程中，在任何情况下都不应该在会议记录中展现自己的非发言观点，也就是说不能在某人发言后，写上什么此人说得不对或者很对；同样也不能因为有了上述判断，而对某人的发言进行增删。如果会议的记录人员有权利（例如记录员是由参会人员兼任的。目前有些会议记录是靠外聘的速记员完成，在这种情况下速记员就没有权利）进行发表言论或表决的时候，我们应该允许其发言或表决。除此之外他没有表达自己观点的机会，更不能在记录中随意的添加或删减自己支持或反对的声音。明白了以上记录规则，我们就需要明白作为一个会议记录应该记录哪些内容。第51页
学习罗伯特议事规则第六节确定会议的记录人员？3.记录的内容一般的会议记录的格式分为记录头、记录主体、审阅签名三个部分。记录头的内容。记录头的内容有：会议名称和会次。例如中共中央第六届三中全会；会议时间和会议地点。例如某次会议于2006年4月5日在北京召开；报告事项。例如“如何分配流通股”；会议主持人和会议代表出席、列席和缺席人员的情况和姓名。为了更好的查找会议记录，我们还可以为会议记录做一个编号。如2006（64）也就是2006年第64次会议的会议记录。在我们的会议过程中，有可能出现来宾的情况，为了表示对他（她）的尊敬，在这种情况下，也应该记录下来，并由主持人向会员们进行介绍。当然，我们事先也可以邀请嘉宾来访但不宜过多，否则将会影响会议进程的发展。记录主体。记录主体的内容有：会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动。例如我们这次会议的目的是研讨“如何解决拖欠职工工资的问题”；会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解。例如有人说“我们应该把办公楼租出去一半，解决资金短缺问题”。有人说“我们不妨先拖一拖再说”；权威人士或代表人物的言论。例如公司经理说：“如今年关已到，中央三令五申不许拖欠农民工工钱，我们不能顶风作案，这是关乎到企业诚信的大事！”；会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论。如闭幕前公司董事长说：“今天的会议我们大家一定要畅所欲言，一定要解决拖欠职工欠款问题。”；会议已议决的或议而未决的事项，例如“经过大会决议：准备将公司内部的四辆车卖掉用于解决职工工资的问题。”；对会议产生较大影响的其他言论或活动等，例如“在会议期间，人力资源部部长建议把自己的车卖掉，自己可以坐公司的班车回家”；选举事项和选举方法以及最终票数和结果。例如“经过表决十一票支持，九票反对，通过了公司卖掉四部领导坐车用于解决职工工资问题的决议。”审阅签名。审阅签名包括主持人和会议记录以及重要发言人的签名，在签名前会议记录人员应该宣读一边记录，以让参加发言或表决的人员确认。在一些大型会议或者人数较多的情况下，为了保证记录的准确性可以设立记录委员会，专门对会议的记录进行校正，完成后向大会要作出报告。特别是当对记录有异议的时候，更应当向大会进行询问，大会要针对这个问题进行检查并告知异议人。【实战练习】1.选一选（1）当有人向会议发来致敬或慰问的时候，我们应该怎么办？A.把它当作纯粹的礼节性的事务，不必理睬。B.如果致敬或慰问中带有建议，我们应该讨论它并且记录在案。C.我们应该回敬给他一封致敬信。D.我们应该拒绝它。 （ ）（2）当我们遇到有的会员在会议进程中有严重违反纪律的问题，我们应该如何处理？A.不必理睬他，因为每个人都可能出现这样的问题。B.驱逐他并且永远不让他参加各类会议。C.视情况而定，把他记录在案。D.应该把他交给警察。 （ ）3.当会议主持人因为某些事情不在的情况下，会议记录秘书应该怎么办？A不要理他 B会议主持人总会到的，等他C自己宣布会议开始D看一看副经理和其他主要官员来没来，如果没来宣布会议开始，选择临时主持人。 （ ）2.想一想请仔细看一下这一份会议记录，它属于那种形式？它缺少什么项目？年月日 编号： 第52页
学习罗伯特议事规则第六节确定会议的记录人员？开会时地点主持记录人间人闭幕时间会议名称参加者主要议对策措期 限负责追踪情况(时题施人间)1233.训练提高会议纪要用于记载和传达会议情况和议业事项。它不单独行文，对下用通知作载体，对上则用报告作载体，并且不加盖公章。这在行政公文中是唯一的。它还有一个结构特点：标题下加发文时间，没有主送机关和落款。它与会议记录非常相似，它是以会议记录为基础，但它只是择要发布，而我们本节说的会议记录则要求如实记录，不对外公布。在行文时，常常会出现“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”等格式用语。它的类型主要有：贯通式会议纪要、条项式会议纪要、综合式会议纪要。请看下面的三个会议纪要，请分别说出他们属于什么类型。提 纲类型1模 具会议纪要 于 年 月 日至 日在 举行。标题：“会议名会议由 主持， 共 人出席会议。 称+文种” 列席会议。列席会议的还有 会议首先听取 正文：一、导言 基本情况 二、主体 1．与会人员2． 会议详情可加结语第53页
学习罗伯特议事规则第六节确定会议的记录人员？提 纲模具 类 型2标题：“会议名称+文种”发文时间： 会议纪要 月 日， 正文：一、导言 会议简况会议认为 一、 二、主体 会议总结二、三、 可加结语要 领模具 类 型3某月某日，×××主持召开会议。会议就去前几项主要工作进行了认真研究，现特记要于后：一、关于××商场争取修建资金的汇报，从调查团香港之行来看，效果明显……。二、关于××年财务解决的问题……。三、关于××年度商业工作初步打算问题。会议提出目标任务：（一）销售总额完成××万元，增长×以上；（二）工业产值完成××万元，增长×以上；（三）……（四）………以上各款，望各公司及时付诸实施。参考答案选一选BCD想一想。属于摘要记录，缺少审核签字。锻炼提高。类型1位贯穿型。类型2为综合型。类型3为条项型。第七节确定财会人员关键词 成本 控制 原则学习作用 当我们在会议上高谈阔论的时候，我们是否意识到这是一种浪费呢？会议需要花费成本，因此更好的测定会议成本，可以使我们更加珍惜开会的时间，更有效率的把会议的任务完成。思想来源 《罗伯特议事规则》第五十二节等①会议的召开需要测定成本，对于公司组织来说会议费用可大可小。没有限度的浪费会议费用，时间一长就会养成各个方面都浪费的习惯，反之也可以看出，会议费用的浪费也可以证明会议组织者本身浪费的本性。第54页
学习罗伯特议事规则第七节确定财会人员 深入理解每次会议都需要成本，例如时间成本和机会成本以及直接成本等等。这些如何测算、如何把关都需要财务人员来制定和执行。对于这些任务，我们都应该有一个更好的认识。首先应该明确一下财会人员的任务和责任。1.财会人员的任务和责任在一些小公司组织内，其实只需要财会人员，它的作用只是受命保存资金和支出资金，在这种情况下，他做的只是需要列出收支单。如果您认为在这种情况下不需要审核那就是错误的，因为作为公司来说，在制定各项制度的时候应该是从“人性本恶”上考虑而制定。当然，这绝不是让我们在日常的管理中也服从这一考虑，相反日常管理中对于这一考虑的实行要注意适度，在会议的预算上面则必须服从这一考虑，因此这种情况下的财会人员同样需要被审核。审核的目的就是为了审查是否按照命令进行了保存或支出。在这种情况下，给与他命令的人要向大会作出说明：为什么会有这样的命令，这个命令是否适当，这些都要由大会来评审，如果大会经过表决认为他的命令是合适的，那么就将会作为一项决议记入大会的记录。①随着时代的进步，《罗》所写就的年代，财会和财务并没有进行区隔，而且议会等整治会议，在控制会议成本方面也没有过多的进行讲述。所以作者在参考了其他书目的条件下，对于《罗》进行了大量的补充。财会人员的责任。在以上情况下，财务人员有三项职责。首先必须明确地记载每项收入和支出。其次编制收支报表。最后是按时将报表交给大会审核。在一些大型会议上，则不光是需要财会人员，还需要财务人员。财务人员的主要责任是进行会议成本核算，根据核算的结果并预留出应急预算后编制财务明细表。2.财务人员的责任与任务花最少的钱办最多的工作是每个人都希望实现的工作态度，然而实现这些需要一些原则。原则就是知道应该花什么以及如何花。财务人员的作用就在于此，财务人员的第一项工作就是进行会议的成本核算。在预测成本的时候，需要根据会议的规模来进行预测，根据成本来确定规模；根据规模来预测会议的固定成本支出；适当的留出不可预测成本。会议的直接成本=会议场地费+会议设施费+现场布置费+参会人员的差旅费+餐饮费+住宿费+文件费+车辆使用费+工作人员报酬+其他支出会议直接成本核算。会议的成本包括会议的直接成本以及时间成本和机会成本。会议的直接成本很简单明了，包括会议活动本身费用、折旧费用、人工费用和办公费用。折旧费用主要包括购置办公设备，例如话筒和放映幻灯片的各类设备以及其他。根据国家的财务制度，价格在2000元以上，使用年限在1年以上的劳动资料作为固定资产。固定资产在使用当中会发生磨损甚至损坏，这种固定资产的消耗最后形成折旧费用。对于公司审议性会议的人工费用，一般情况下没有，除非这种审议性会议不在公司召开，它主要指的是会议工作人员费用。办公费用包括会议费、交通费、通讯费、购买办公用品、交通费、食宿费、设备费、场地租赁费、发言材料和会议资料印刷费用、招待来宾费用、会议通知费等等。会议时间成本核算。参加会议是需要付出时间成本，而在企业中时间就是金钱。虽然不能说我们每分钟都能产生效益，这种理念虽然不符合人的生理情况，但在工作中我们最好还是要追求这种精神。这正如人不能完美，但需要追求“完美”一样。在实际操作中，我们可以用平均测量出正常情况下公司每分钟产生的效益，而衡量时间成本的大小。机会成本。时间成本往往代表着机会成本，虽然我们不能说每个时间都是企业发展的机会，但是如果没有时间成本的思想，我们很难成功，如果不树立时间就是机会的话，机会总会从我们身边走过。时间成本可大可小，为了把它控制到最好，我们就应该本着正确的态度，积极地把会开好。如果是小型会议，成本估算最好的办法是伍德法。会议总费用=（会议参加人员的所有年薪A+40%A）÷124800分钟（1年356天，52个星期）×会议时间（精确到分钟）应急预算。有些事情的发生往往是不能控制的，比如生老病死、交通意外、某个重要的人物突然来临等等。更常见的是在时间比较长的会议上，总会发生餐饮费用、住宿费用等超支的情况。如果我们没有预留出一定的份额，那么将出现尴尬的事情。特别是有本公司以外的人员参加会议时更会产生不好的影响。例如，当会议如火如荼的进行着的时候，每个人都要有喝水或喝饮料的习惯，总不能因为预算花完了而让代表们“如饥似渴”吧。一般情况下应急预算应该占到总预算的两成左右。根据以上的介绍，我们主要探讨一下会议的成本控制和时间成本控制。3.如何控制会议成本第55页
学习罗伯特议事规则第七节确定财会人员对会议的成本控制主要有两个作用，首先做到少花钱多办事，其次是明细了各种成本后可以向大家表明会议的总花费。这样每个人都清楚自己每讲一句话都需要成本，夸夸其谈的事情就会少一些。对于会议直接成本的控制。在现实生活中我们主要采取：制定会议成本标准的方法来控制直接成本。先确定每个项目成本合理定额，以此为依据，制定成本费用标准。例如会议代表的交通费或联系费用等。在制定标准的时候，我们可以参照以前会议的标准，如果我们是第一次举办，那就参照其他公司的会议标准。对于时间成本的控制。时间成本很难测算，但毕竟“榜样的力量是无限的”。日本丰田公司开会就有这样的原则：按照每小时的薪酬来核定时间成本。再如太阳工业公司有一个成本分析公式。会议成本=每小时平均工资的3倍×2×开会人数×会议时间。平均工资乘3是因为劳动产值高于平均工资三倍，乘2是因为参加会议要中断经常性的工作，而且还需要大量的时间进行准备，这种损失要乘2。在对会议进行预算的过程中，我们应该注意“严格审核，严格执行，多做考虑”这一原则的应用。多做考虑指的就是如何才能把我们的会议成本明确地告诉大家，让大家珍惜时间。如何才能更好的预测出应急特殊情况的出现。严格审核主要是对预算的批准，在作会议经费预算的过程中，要从严立项，能不支出的就不支出，防止巧立名目，自肥他人。严格执行主要是针对会议的开支报销和会议费用结算这两项工作。会议开支报销必须要有审批手续，严格执行现金管理和会计出纳制度。必须做到专款专用，挪用现象在中国很普遍，但是如果您想让会议开得有效果，那就需要严格禁止出现这种情况。会议费用结算中对会议的各项支出必须如实申报，严格审核结算。如果有超出，必须申明正当的理由。【实战练习】1.想一想。下面是某公司的某次会议简单预算，预算案的申请是有一定的格式的，请问你认为在这份预算案中应该补足哪些项目。 某次会议的预算申请会议内容：略会议时间：2006年3月20日—3月24日，会期5天。会议出席人员：略，总人数50人。会议地点：某某经费概算：某元主办单位：某，负责人吴某。2.测一测。某大型公司即将在某会议中心召开一次秘密的工作会议，公司经理让财务人员小刘具体负责会议的预算工作。在进行会议直接成本预算中，公司经理发现了一个很重要的疏漏。请问下面的会议直接成本中有哪些疏漏。会议直接成本：幻灯机、话筒、照明系统、餐饮费、交通费、会议通知费。3.提升训练。请你列举出有多少情况属于“紧急预算范畴”。参考答案想一想。在这份简单的预算申请中，主要缺少两项。其一是会议名称：例如某次会议，这样做的主要目的是为了在日后的检查中很容易得找到。其二是承办人：例如具体的承办人是谁，秘书还是专门的会务人员。在大型的会议中我们会有诸如生活组或保卫组等具体承办机构，这些承办机构都要有具体的负责人，在预算中也要说出这些职务的负责人，如果没有可以暂时不写，等待批准。测一测。缺少资料印刷费和办公用品费用如纸笔等。提升训练。紧急预算范畴包括：参会人员生病、交通事故、重要人物、食物饮料短缺、住宿时间增加、特殊情况简报、紧急事故疏散等等。第56页
学习罗伯特议事规则第八节评估会议效果第八节评估会议效果关键词 评估 效果 意义学习作用 会议的评估不仅可以获得会议质量的信息，还可以总结经验教训，对于这项工作完成得好与坏，对于日后的会议以及决议的执行有着很重要的作用。思想来源 根据实际经验和思考以及其他相关书籍①会议评估最大价值在于：我们可以在会后的冷静中，细心的体察出会议中存在着的各类问题，可能会发现一些以前不易觉察的错误或者有价值的经验，这些都会帮助我们更好地开好下次会议。许多人都把会议的结束作为单纯的会议结束，这种观点应该改变。会议的结束只代表着我们想出了解决问题的方法，并不代表会议的真正结束。好比我们一个人看到了自己身上的不足，经过观察或别人的教诲后认识到了自己的不足，但光认识就可以了吗？显然不行必须要有行动来真正的进行改变。深入理解我们都深有体会如果改变自己的行动没有进行前，准备改变自己的决心下定之后，我们往往有一个思考自己的过程。思考自己过去的生活，思考自己所做过的事情来一个总结与反思。而对于一个会议来说，会议的评估的主体就是总结与反思。如果缺少这一点就会带来行动的盲从。1．会议评估的作用会议评估包括会议进行时评估和会前准备评估以及会后评估。会议评估的作用最核心的内容就是：找到会议的不足和经验。具体说来它有如下作用。①现实生活中，我们经常会看到许多会议的成果，形成的各类决议都是非常好的，然而当欣喜过后的执行中，我们却发现事情并不简单。这里面主要的原因就是没有对会议的成果进行评估，没有对会议的执行设定评判标准，有鉴于此，本书进行了对《罗伯特议事规则》的内容充实。会议的评估是为了检查会议的既定目标是否真正达到。会议虽然已经开完，决议也已经制定完成了，但是这个决议是我们在会议没有召开以前，所要达到的决议吗？如果没有达到既定目标，那原因是什么？难道是我们的目标定得过高了吗？还是其他原因。会议的评估一般采用调查问卷方式进行，但是面对各种各样的会议类型，调查问卷方式可以有许多种。不用调查问卷形式还可以采用：观察参会人员表情、尖锐问题质问型（利用尖锐的问题激怒参会者，让他说出对会议的真正态度）、论调调查型（根据会议结果的一般情况，挑选出一种结果来让部分参会人员进行辩论。例如会议的结果只有成功、不成功、很失败很成功、无法评价五种类型。会议的评估是为了检查会议的决议是否有所创新。大会作出的决议与我们当初的目标有所不同，而这并不是一定是坏事情。也许会议的决议比我们开会前的目标要好。因为开会前所定的目标毕竟是少数人所想的，大会的决议却是经过大会多数人集思广益形成。如果大会的决议比我们的目标要好，我们就要思考为什么会出现这种情况。如果是我们自身的原因，就需要立刻改正自己思想中的某些不足；如果不是自身的原因，就应该对组织进行某种改革。会议的评估是为了系统地总结经验教训。在会议的召开过程中，会出现许多意想不到的事情，尽管我们在会前已经有了准备进行了预测，但“百密必有一疏”，会议不可能像自然科学那样一就是一，二就是二。因此，仔细地思考在会议进行中，无论是会员还是主持人还是组织的领导者的错误与经验非常必要。根据会议的评估而做成的会议总结报告是为了给决议的执行留有备案。决议的执行好坏是会议能否真正成功的关键，而在会议的召开中，因为会议的参加者也许受到了会上气氛的影响，而暂时放弃了某种利益诉求。而当会议结束后，他也许会改变自己在会议上的态度。在这种情况下一份完整的会议评估报告，会给他日后的改悔加上一把锁。会议的记录和决议执行的责任将与它一起，构成对参会人员会后行为约束的三道关口。同时根据会议的评估所写的会议总结报告也是分清责任的重要一环。会议评估拥有如上四种重要作用，这就使得我们必须对它有所了解。首先就要了解评估的内容都有些什么。2. 评估的内容包括会议的评估需要很多环节，根据会议的不同性质评估的内容很多。比如，不是审议性会议的表彰大会。它就极为需要媒体的参加，对媒体作用的评估是核心，媒体的作用甚至大于会议本身。而对审议性会议来说，有些需要媒体，有些则不能让媒体介入。有些高度机密的审议性会议例如“面对竞争对手的恶意收购，我们将采取什么应对办法？”，而召开的董事局会议议能让媒体参加吗！第57页
学习罗伯特议事规则第八节评估会议效果如果本来是高度机密性的审议性会议，却让媒体参加了。这其实不过是给竞争对手一个烟雾弹，或者对自己的一种宣传，并不是真正的审议性会议，一般的审议性会议不需要媒体参加。一般审议性会议的评估需要考虑如下因素。对会议的宣传效果如何，参会人员在会前是否充分理解了参会的目的？会议的主题是否具有现实意义？是否得到了充分的解决方案？会议的议程安排是否合理？会议的议程安排是否紧紧地围绕着会议的主题？会议的议程之间是否有更好的衔接？会议举办中是否有人严重违反纪律，我们采取了何种解决办法？会议举办中会议的主持人是否做到了中立？主持水平如何？会议的举办中组织的领导人是否严重的阻碍了参会人员的辩论？会议的举办中是否有特殊事件发生，我们采取了何种解决办法？会议的举办中会议记录是否完整，是否符合法定程序？会议的举办是否按照章程规定进行？会议的举办有没有让参会人员觉得被人冷落或轻视？会议的发言人发言的内容是否与会议的主题切合？会议的表决方式是否合适？会议的决议中是否包含着执行情况？会议中是否有活动？活动的效果是否达到了？会议中是否有休息和吃饭的时间，安排得得当吗？各种会议是否按时进行了？会议的各类设施是否完备，是否运转良好？会议的参加者是否对会议满意？会议的召开对参加者有多大的意义？能否解决他工作中的困难？会议的参加者还愿意参加这类会议吗？您参会的目的是什么？是为了学习还是休息？会议服务人员的工作是否得到了肯定？会议的主持人和组织的领导是否忽略了他们的劳动。如果有其他单位参加，是否对他们的到来合力去给与了感谢。会议结束后，会议的主持人和组织到领导人是否进行了总结。了解了以上评估内容，如何评估就成为了问题的关键。3.如何进行评估对于会议评估的时间要选择好，我们总不会在会议正在召开之际来进行吧。所以说评估会议的最佳结果就在于会议刚刚结束的时候。会议评估的方法最好是进行当面问询，对于小型会议来说，会议的评估比较简单，全部工作完成后可以进行问询。对于大型的会议召开时，往往是要分成若干组，还有可能组织参观或者访问。参加人员在会议完成后也许就第58页
学习罗伯特议事规则第八节评估会议效果要离开会场，根本没有机会对他们进行问询，在此时对于大型会议的评估可以分阶段进行。对于可以现场问询的可以进行当场提问或者进行调查。如果很难进行当面询问，我们可以通过邮送或E-MAIL调查问卷或电话调查。为了更好地进行评估，我们可以进行分会场或大会会场时时跟踪等等。经过上述方法得出的会员观感非常重要，它是会议评估人员的第一手资料。会议评估的工作度其实并不轻松，它需要接触上到会议的主持人和组织领导，下到一般参会人员甚至工作人员的所有到会人员，评估的成功与否需要参会人员的积极配合，因此会议评估需要进行繁重的工作。对活动评估是应该注意的事项应该做的错误的做法如何改进把对组织和会议最有效的信息安排全不要不分轻重缓急一切问题都列出设计的问题不要太多，语言要简练晦涩的专业术语只能面对专业人士阅读反馈信息要冷静对反面的否定的评价反感得到肯定意见多的时候，要表扬对否定意见多的隐瞒，应自我批评仔细分析评估者评估的动机完全相信评估调查表面的文字这些都是为了得到好的评估报告，接着写作会议总结报告，会议总结报告将分发给组织的各领导阶层。目的就是为了让各阶层更好地完成大会决议的内容，这时候会议是否开的成功的关键环节执行便出现在了我们的面前。4.会议决议的执行会议决议的执行是关键的环节，所有做出的决定必须得到遵守，要确保行动的一致，还需要规定完成的时间。例如法律规定：股东大会通过的有关派现、送股或资本公积转增股本提案的决议，公司必须在大会结束后的2个月内实施具体的方案。对于大会决议的执行既不能偏离也不能暗中阻挠。在大会的决议中最好要明确决议的执行单位，如果没有明确地执行单位，应该把决议分散到相关的各个单位，最好用客观的数字来作为是否达标的标准。例如要求经营单位提高利润精确的百分比；要求执行单位必须在多少天或多少小时内完成任务。决议中应该明确的指明，完成与否的奖励与惩罚。只有这样才能够把会议的决议真正的贯彻下去，会议才能够算是真正的开好了。对于要求制定某项措施的决议，应该明确制定者是谁，制定完成后应该交给谁。如果在会议召开期间审理完就交给大会。如果是会议闭幕后，那就需要交给会议的常设委员会。【实战练习】1.想一想下面是一份会议评估报告，根据上文的介绍，您个人认为它最缺少什么？场次议题1议题2其他是否达到您的预期效果对会议有什么意见12…2.选一选。请问下列的表格缺少什么？为什么？会议名2006年某公司职工代表大会称会议内1听取并审议经理年度工作报告。2各项福利制度的贯彻容第59页
学习罗伯特议事规则第八节评估会议效果会议时2006年4月1日上午间会议地公司礼堂点经费预16万元。算主办单工会位3.提升训练。会议成果评估完毕后，就要进行会议总结报告，上交给企业的领导人集体和是会议的组织者，经过他们的审核后，将对企业内的人员或对外发布会议成果。请你根据上文的知识写一份会议评估总结。参考答案想一想。没有列出到目前对决议的执行情况评价，没有被调查人的情况，没有调查机构的情况（诸如姓名，签字等）等。选一选。缺少标题，所有的文书都需要标题；会议拟定的规模，例如出席人员，列席人员等等情况。有待加强的内容是费用预算比较笼统，应该包括诸如饮料等具体的预算项目；虽然有主办单位，但却没有具体的执行人员。例如工会的某人负责联系，某人负责会务等等。训练提升。本题没有具体的参考答案，只需要提醒执行环节的确认。最好结合第一章中的各类文书写作来丰富总结。第60页
