秘书工作检查表
部门： 信令秘书科 秘书 考评员 检查时间：
本表是考评员检查秘书工作所专用，请根据您看到的情况将最符合实际的描述
填入检查结果中。
第一单元 提高工作流程的效率
标准 检查点 选择项 检查结果
要素 运用适当的
工作方法，最有效地利
用时间
1、工作例行化程度 A）工作例行化程度高，
有清晰的例行工作表，
对每天、每周、每月的
例行工作有比较清楚的
安排和记录
B）有较好例行化意识
和简单的例行工作表
C）有例行化意识，但
没有很好地整理工作，
对每天、每周、每月的
工作缺乏较好的预计与
安排
D）没有例行化的意识，
工作忙而混乱
B
2、工作日志利用程度 A）能很好地利用工作
日志对一周工作进行提
前安排；填写详细、清
楚，工作日志能很好地
反映秘书每日的工作；
能利用工作日志很好地
进行一周工作的总结
B）能及时填写工作日
志，能较好地反映每天
的工作情况及问题
C）工作日志只是日常
工作的一个简单记录，
不能较好地反映问题
D）工作日志填写不及
时，敷衍了事；或没有
填写
B
要素 最大限度地
控制材料的浪费
3、是否实行了双面用纸
（取抽检对象的百分比）
A）所有人员 都实行了
双面打印
B）80%以上人员使用
了双面打印
C）60%~80%的人员使
用了双面打印
B
标准 检查点 选择项 检查结果
D）使用双面打印的人
员没有过半
其它：由于打印机问题，
不能使用双面打印
4、是否使用了Fineprint
打印程序
A）所有人员都安装了
Fineprint程序，并能实
际使用
B）80%以上人员安装
并使用Fineprint程序
C）60%~80%的人员安
装并使用Fineprint程序
D）安装Fineprint程序
的人员没有过半
其它：由于打印机原因，
不能或不用使用
Fineprint打印
A
5、是否有传真的长途电
话登记本
A）每一次长话都有很
详细的记录
B）有较详细的记录
C）部分长话有简单记
录
D）没有记录
B
要素 保持工作环
境整洁安全
6、员工去向牌（取抽检
对象的百分比）
A）所有人员都有去向
记录，且很规范
B）70%以上的人员有
去向记录，规范性较好
C）50%~70%的人员有
去向记录，规范性一般
D）半数以下人员没有
去向牌，员工去向记录
不完整，规范性较差
A
7、员工姓名牌（取抽检
对象的百分比）
A）所有人员都有姓名
牌，且办公室人员姓名
牌非常规范，形式一致
B）70%以上的人员有
姓名牌，规范性较好
C）50%~70%的人员有
姓名牌，规范性一般
D）半数以下人员没有
姓名牌，且规范性较差
A
8、办公环境的整洁、整
齐程度（地面、桌面、
员工电脑等）
A）每次检查时，地面、
桌面、员工电脑非常整
洁
B）地面、桌面比较整
洁，但员工电脑较脏
B
标准 检查点 选择项 检查结果
C）地面、桌面、员工
电脑情况一般
D）办公环境较混乱，
已影响员工正常工作
9、网线、电话线及电源
线是否规范
A）各种连线规范捆绑、
粘贴
B）存在部分连线不规
范的情况，但总体上比
较整齐
C）各种连线不太规范，
但基本不影响工作
D）各种连线四通八达，
混乱，已影响员工正常
工作
B
要素 维护安全和稳
定的工作场所
10、床垫摆放是否规范 A）床垫放置整齐且不
存在安全隐患
B）床垫根据办公室实
际情况摆放，不影响办
公环境的整体效果，且
不存在安全隐患
C）部门床垫的放置存
在安全隐患
D）床垫随意放置，存
在较严重安全隐患
B
11、是否有清桌运动违
规情况（主要指五关和
保密文档等的存放）
（注：可查看日常五关
检查记录）
A）负责的办公环境内
未出现过违规情况
B）偶有违规情况，但
及时有效地督促员工改
进
C）违规情况时有发生，
总体情况尚可
D）违规情况持续不断
B
12、电源插线板是否存
在安全隐患
A）所有的插线板都远
离床垫、纸张等危险用
品，且一个插口所连电
脑没有超过五台计算机
B）70%的插线板都远
离床垫、纸张等危险用
品，且一个插口所连电
脑没有超过五台计算机
C）50%—70%的插线板
都远离床垫、纸张等危
险用品，且一个插口所
连电脑没有超过五台计
算机
B
标准 检查点 选择项 检查结果
D）半数以上的插线板
没有远离床垫、纸张等
危险用品，或一个插口
所连电脑没有超过五台
计算机
13、对于办公室员工的
计算机口令设置
A）所有员工的计算机
都设有开机口令、屏保
口令、NOTES设有定时
保护
B）70%员工的计算机
都设有开机口令、屏保
口令、NOTES设有定时
保护
C）50%—70%员工的计
算机都设有开机口令、
屏保口令、NOTES设有
定时保护
D）半数以上员工的计
算机没有开机口令、屏
保口令、NOTES没有定
时保护
A
14、部门员工计算机
VRV安装
A）所有员工计算机都
装有VRV2000
B）70%员工计算机都
装有VRV2000
C）50%员工计算机都
装有VRV2000
D）半数以上员工计算
机没有安装VRV2000
A
第二单元 培养有效的工作关系
标准 检查点 选择项 检查结果
要素 创造并保持与
其它员工的有效工作关
系
15、检查秘书对部门组
织结构的了解程度，以
及部门各业务块职责和
分工状况。
A）熟悉部门组织结构
及各业务块职责，能准
确描述每位员工的工作
内容。
B）熟悉部门组织结构
及业务职责，了解员工
的基本分工状况，
C）对部门组织结构和
各业务职责有一些了解，
对员工的分工有工作内
只了解大概。。
D）对部门员工分工状
B
标准 检查点 选择项 检查结果
况了解较少，不太熟悉
部门组织结构和各业务
职责，对部门员工所从
事的工作内容不了解或
不关心。
16、是否有外出员工行
程及联系方式的公告
A）有专门的员工外出
行程表，有详细的联系
方式，并发邮件或上网
公告让部门人员周知。
对外出员工的工作有延
续性的安排。
B）没有专门的员工外
出行程表，但已发邮件
给部门告之其去向及联
系方式。
C）没有外出行程表，
也没有发邮件，但口头
通知过大家，有部分员
工知道其联系方式。
D）没有外出行程登记
表，也没有以邮件或口
头方式知会大家，自己
对员工外出的行程也不
是很清楚，联系方式不
详。
B
17、访谈：秘书如何处
理员工的求助
A）对此类事总是热心
有佳，力所能及地帮助
员工有效解决或协调，
且能提出有效的建议；
自己处理不了或不属于
职责范围内的会提交给
相关人员，并跟踪反馈
结果。
B）基本上能力所能及
地处得自己职责范围内
的事。
C）对员工的求助态度
一般，有空就帮助做做。
D）对员工的求助态态
冷淡，尽量推卸责任，
不予理睬。员工一般都
不找秘书帮忙。
A
要素 问候和帮助
来访者
18、现场模拟法考核：
秘书处理应急处理事务
的方法
A）对来访者是否态度
热情、礼貌。对来访者
的求助能立即分辩出涉
及面，属于自己职责范
A
标准 检查点 选择项 检查结果
围的事能力所能及地解
决；不属于职责范围的
事及时提交给相关人员，
且跟踪并及时回复。
B）对来访者态度热清、
礼貌。对所求助的事能
基本解决。
C）对来访者态度一般，
对其求助有所解决，但
不是很尽力。
D）对来访者态度冷淡，
推卸职责，不能配合及
协调相应的工作。
第三单元 信息管理
标准 检查点 选择项 检查结果
要素.处理入局出局
通话
19、接听电话是否规范 A）总是在三声内接听
电话，首先说：“您好！
XX部门”！没有及时
接听时会向对方致歉！
B）80%情况下按规范
接听电话；
C）60%~80%情况下按
规范接听电话，有规范
意识；
D）较少按规范接听电
话，没有规范意识。
A
要素.收取、整理并分
发邮件
20、是否使用部门要求
的统一格式分发邮件
A）所有邮件都使用统
一格式分发
B）80%以上邮件使用
了统一格式
C）60%~80%的邮件使
用了统一格式
D）使用统一格式的邮
件没有过半；
B
要素 信息系统的建
立与信息维护
21、是否建有准确的部
门日常信息库（部门常
用信息、人员通讯录、
人员基础数据、考勤信
息等）
A）建立了全面准确的
信息库，能及时提供数
据；
B）建立了较全面的信
息库，信息提供较准确；
C）建立了信息库，信
息有时不准确；
D）信息库建立不全面，
需要时才会去找；
B
标准 检查点 选择项 检查结果
要素 信息的接收与
传送
22、是否能及时记录部
门主管及员工提出的需
求或任务
A）手边有记录本，及
时记录工作信息，并确
认信息准确性；
B）手边有记录本，及
时记录重要工作；
C）手边有记录本，有
时记录工作任务；
D）手边无记录本；
B
要素信息查找与恢
复
23、是否对重要传真进
行备份
A）有备份；
D）无备份；
A
24、是否对资产转移表、
考勤单据、工作联络单
等重要单据进行备份；
A）有备份
D）无备份
A
要素信息系统的安
全与保密
25、在保密检查部门人
员或秘书自己有无违规
记录（保密检查结果公
告）
A）没有违规记录；
B）有过一、二次违规
记录；
C）有过三次以上违规
记录；
D）部门人员经常“榜
上有名”
B
第四单元 文档管理
标准 检查点 选择项 检查结果
要素 迅速将
信息按顺序存储在正确
的位置
26、桌面文件的摆放 A£©桌面文件摆放整
齐，能按处理顺
序或业务性质进
行基本分类，并用
不同文件夹或不同
层次文件架予以标
识；
B£©桌面文件摆放整
齐，有文件夹或文
件架分类标识，但
未对文件及时进行
基本分类；
C£©桌面文件摆放较
乱，有文件夹或文
件架分类标识，但
未对文件及时进行
基本分类；
D£©桌面文件杂乱
无序，没有文件
夹或文件架分类
B
标准 检查点 选择项 检查结果
标识。
要素 存储的
资料是完整和安全的
27、存储资料的安全性 E£©保密类文档存放
于保密柜中；电
子文档设置相应
密码，并定期更换；
F£©保密类文档存放
于保密柜中；电
子文档设置相应
密码，但未定期更
换；
G£©保密类文档放置
于未有保密措施
的文件柜中；电
子文档设置相应
密码，但未定期
更换
H£©文档杂乱摆放，
电子文档没有设
置密码。
B
要素 信息定
位系统就及时更新、准
确并且是按照规定方式
的
28、文档资料的及时更
新与准确
A£©对处理完的文件
及时准确地进行
归档，并及时更
新文档目录
B£©对处理完的文件
及时准确地进行
归档，更新文档
目录偶有所延迟，
但不影响查询
C£©对处理完的文件
能进行准确归档，
能更新文档目录，
有延迟现象，但
不影响查询
D£©对处理完的文
件没有归档，没
有更新文档目录
B
要素
迅速找到所需信息，并
将信息传递给正确的人
或位置
29、如何从现有的文档
系统查找所需信息
E£©能迅速准确查到
所需信息
F£©能在规定的时间
B
标准 检查点 选择项 检查结果
内查到所需信息
G£©能准确查到所需
信息，略有延迟
但不影响工作
H£©无法查找信息，
且不能提供合理
解释
30、文档借阅管理 I£©建立较完善的文
档借阅登记制度，
并按制度执行；
J£©对部分文档借阅
任作登记，进行一
定的管理，有相应
要求；
K£©对部分文档借阅
作登记，但较随意；
L£©所有文档借阅不
进行登记，文档管
理处于失控状态。
B
要素
识别丢失或过期的条
目，并遵循正确步骤将
其找出
31、对于缺损或无价值
文档的处理
M£©能及时发现丢
失或过期文档，
并通过咨询或查
找及时予以补充
或销毁；
N£©能发现丢失或过
期文档，并在一
定时间内予以补
充或销毁，不影响
工作；
O£©在他人提示下发
现丢失或过期文
档，并补充大部
分或销毁，对工
作轻微影响；
P£©无法识别丢失或
过期文档，从未
作过补充或销毁
B
第五单元 根据所提供的材料制作并演示文本
标准 检查点 选择项 检查结果
要素识别、检查并
校正文中的错误及不确
定之处
32、对保存在本地的电
子文件或纸面文件进行
抽检
A）无任何错误
B）极少会出现个别不
易觉察的错误
C）偶尔会有错误
D）错误较多，其中有
许多字误及明显的错误
B
要素排版符合公
司或部门规定的风格
33、对保存在本地的电
子文件或纸面文件进行
抽检
A）排版大方、整洁且
符合公司及部门要求与
规定
B）排版正确，但不够
美观大方
C）排版格式与公司及
部门规定略有差异，但
不影响工作流程
D）排版格式错误，对
工作流程、效率产生负
影响
A
要素 文件页张应
依要求加以封装，封装
要整洁、安全
34、检查其相关的存档
文件和资料，页张是否
依要求加以封装并整洁
安全
A）封装美观、整洁、
安全
B）封装大部分能达到
要求
C）偶有页张出错现象
D）存档的资料中出现
较多页面倾斜、缺页或
错页及封面制作不符合
要求的情况
B
第六单元 无
第七单元 会务工作
标准 检查点 选择项 检查结果
要素 D 利用有效的
渠道通知与会人员会议
的时间、地点、议程等事
项
35、抽查秘书邮箱里的会
议通知
A 总能使会议通知的相
关信息完整，且设置回执
B 基本上保证会议通知
所反映的会议信息完整，
并设置回执
C 能保证会议通知的信
息完整，有时未设置回执
D 会议通知信息不完整，
或不设置回执
B
要素 E 根据需要对会
议的重要内容及决策进
行记录并整理
36、抽查秘书的会议纪要 A 会议纪要的质量很高，
相关要素齐全，形式美观，
且条理清晰
B 会议纪要质量较好，
B
具备会议纪要的相关要
素，且条理清晰
C 会议纪要基本上做到
形式尚可，内容与格式完
整
D 会议纪要的质量较差，
条理不清晰
