学习目标 了解会计账簿的概念及种类、会计账簿的启用和规则； 了解会计账簿与会计凭证之间的关系； 掌握会计账簿登记的规则、年初建账及错账更正的方法； 更正错账的业务账务处理。 任务1 了解会计账簿概述 会计账簿是企业财务人员在编制完会计凭证后，根据审核无误的会计凭证，进行登记的会计账务处理过程。 活动1 认知会计账簿 操作1 初识会计账簿 账簿按用途分类为：日记账簿、分类账簿和备查账簿。
会计信息的分类载体 7 s 会 计 账 簿 日 记 账 簿 分 类 账 簿 备 查 账 簿 ● 日记账簿：又称序时账簿，是按照经济业务发生或完成的先后顺序，逐日逐笔顺序登记的账簿。按其记录内容不同又分为普通日记账和特种日记账。 ①普通日记账：是指用来逐日逐笔顺序登记全部经济业务的日记账，即把每天发生的各项经济业务逐日逐笔地登记在日记账中，并确定其会计分录，然后据以登记总分类账。 ②特种日记账：是指用来逐日逐笔登记某一类经济业务的日记账。设置特种日记账的目的是为了详细记录某一类经济业务的发生情况，以加强对该类经济业务的核算和监督。目前，在实际工作中为了加强对货币资金的核算和监督，每个单位必须设置“现金日记账”和“银行存款日记账”。 ● 分类账簿：是对全部经济业务按照会计科目进行分类登记的账簿。分类账簿按照其反映内容的详细程度的区别，又分为总分类账簿和明细分类账簿。 ①总分类账簿简称总账，是根据一级会计科目设置，用以总括分类反映某类经济业务的账簿。总账只提供价值指标。 ②明细分类账簿简称明细账，是根据明细科目设置的，用以详细反映经济业务发生的账簿。在实际工作中，每个会计主体可以根据本单位经济管理的需要，为不同的总账账户设置所属的明细账。 ● 备查账簿也称辅助账簿，是对在日记账和分类账中未做记录或记录不全的经济业务进行补充登记的账簿。如为临时租入固定资产设置的租入固定资产备查账、为收到的银行承兑汇票和商业承兑汇票设置的应收票据备查账簿等。备查账簿一般没有固定的格式，各单位可以根据实际管理需要设计相应的项目内容。 操作2 通过账簿外表看账簿 按账簿的外表形式分为：订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。 会 计 账 簿 订本式账簿 活页式账簿 卡片式账簿 ● 订本式账簿：是指账簿在启用前就把一定数量的账页固定装订成册，并编制页码的账簿。订本账可以避免账页散失，防止抽换账页，确保账簿资料的完整。但在 113
同一时间只能由一人登账，不便于记账人员的分工。按照我国会计制度的规定，总分类账、现金日记账、银行存款日记账必须采用订本账。如《会计基础工作规范》第五十七条规定 “现金日记账和银行存款日记账必须采用订本式账簿。不得用银行对账单或者其他方法代替日记账。” ● 活页式账簿：是指年度内账页不固定账装订成册，而是置于活页账夹中，根据需要随时增减账页的账簿。活页账可以随时增减账页，便于记账人员分工记账，但账页容易散失、抽换。使用时必须顺序编号，对使用完毕的账页应及时装订成册，妥善保管。明细账多采用活页账。 ● 卡片式账簿：是指由若干具有相同格式的卡片作为账页组成的账簿。卡片通常装在卡片箱内，不用装订成册，其优点与活页账相同，可以随时增减，便于记账人员分工记账。但卡片也容易散失，使用时，必须顺序编号，由专人保管。一般，企业的固定资产明细账采用卡片账。 操作3 通过账页的格式看账簿 按账簿使用账页的格式分为：三栏式账簿、数量金额式账簿和多栏式账簿、横线登记式账簿。 会 计 账 簿 三 栏式账簿 多 栏式账簿 数 量金额式账簿 横 线登记式 科户 目名：制：造费制用 造费用总 分 类 账 ● 三栏式账簿：是指由三栏式账页组成的账簿，其账页格式设有借方、贷方、余额(或2收入0、付0出、5余9额 )三年个金额栏。它一般适用于总账、现金日记账、银行存款日记账以及只需要反映价值指标的明细账，如应收账款、应付账款等(见图 借 方 贷 方借 余 额凭证摘7-1要)。 科 目 摘 要或贷9月日百十万千百十元角分百十万千百十元角分百十万千百十元角分930转字第0021号结转分配工资445200借445200930转字第0022号计提固定资产折旧1118000借1563200 图7-1 三栏式账簿 ● 多栏式账簿：是指由多栏式账页组成的账簿，其账页在借方栏或贷方栏下设置多个栏目用以反映经济业务不同内容。一般适用于成本、费用类账户的明细账，如管理费用明细账、生产成本明细账、制造费用明细账等。比较特殊的还有应交税金——应交增值税明细账，其借方和贷方都是多栏式结构的(见图7-2)。 114
会 计科 目：会计信息的分类载体 7 制 造 费 用 明 细 分 账s 费 用 项 目20059年 凭证摘要 科 目 摘 要机物料工资及福利费折旧费其他费用百百十万千百十元角分百十万千百十元角分百十万千百十元角9月日十万千百十元角分分930转字第0021号结转分配工资4452009300022计提固定资产折旧1118000930转字第0023号结转制造费用44521118000 图7-2 多栏式账簿 ● 数量金额式账簿：是指由数量金额式账页组成的账簿，其账页在收入、发出和结 存栏内，分别设有数量栏、单价栏和金额栏，能够反映数量和金额双重指标。一材 料 分 类 明 细 账货般物适用于名具有实称物形态的财产物资的明细账，如：原材料明细账、库存商品明细账等(见图甲材料计量单位公斤规7-3格)。 担架20059年 收 入（借 方）发 出（贷 方）结 存（余 额）摘 要金 额金 额金 9月日 额凭证号数量单价千百十万千百十元角分数量单价千百十万千百十元角分数量单价千百十万千百十元角分91期初余额180040072000000915转0012 3/3材料入库50004002000000006800400272000000923字0020号生产领料4001200400480000005600400224000000 图7-3 数量金额式账簿 横线登记式账簿：是指由横线登记式账页组成的账簿，其账页的特点是在账页的同一行分设若干栏，用以详细记载一项经济业务从发生到结束的所有内容。一般适用于需要进行逐笔对应反映的经济业务的明细分类核算，如“物资采购”、“应收票据”、“应付票据”、“其他应收款”等明细账。由于一笔经济业务的发生和结束情况要在账页的同一行内登记，这样就可以对照反映该笔经济业务的来龙去脉。这种账簿也称为“平行登记式账簿”(见图7-4)。 这种明细账一般先有借方发生额，再有贷方发生额。一般应按照记账凭证的编号顺序逐日逐笔进行登记，贷方则不要求按照记账凭证编号逐日逐笔进行登记，而是将后续发生的业务在同一行内进行登记。同一行内借、贷方均有记录，而且金额相等时，表示该经济业务处理完毕。如只有借方的记录，而无贷方的记录，则表示该项经济业务尚未结束。 115
其他应收款——备用金明细分类账2005年借 方（借支）贷 方（报销、收回）凭证号摘 要户 名年报销金额收回金额备注9月日凭证号千百十万千百十元角分月日千百十万千百十元角分千百十万千百十元角分 图7-4 横线登记式账簿 专业知识链接 会计账簿的概念 会计账簿就是由一定格式，按一定形式相互联结的账页组成的，以会计凭证为依据，连续、系统、全面、综合地记录和反映各项资产和权益增减变动情况和结果的簿籍。 法规链接 设置会计账簿 《会计基础工作规范》第五十六条规定：“各单位应当按照国家统一会计制度的规定和会计业务的需要设置会计账簿。” 业务指南 应当设置账簿的单位不设会计账簿或者未按规定的种类、形式及要求设置会计账簿是不依法设置会计账簿的行为。不在依法设置的会计账簿上对经济业务进行统一核算，而另外私自设置会计账簿进行会计核算是私设会计账簿行为，即“账外设账行为”。根据《中华人民共和国会计法》的规定，不依法设置会计账簿行为和私设会计账簿行为，应当承担相应的法律责任。国家鼓励各单位设置会计账簿进行会计核算，不具备建账条件的应实行代理记账。 温馨提示 无论是新建企业还是新的年度开始，都应当依法建账。 活动2 了解会计账簿的使用规则 116
会计信息的分类载体 7 s 操作1 认知会计账簿的基本构成 会计账簿的格式多种多样，但其基本构成都包括封面、扉页和账页三个部分。 1. 封面：主要用来标明会计账簿的名称。如总分类账、现金日记账、银行存款日记账、库存商品明细账等。 2. 扉页：又称账簿使用信息登记表，主要用来填列会计账簿的使用信息，其主要内容包括：(1)单位名称；(2)账簿名称；(3)起止页次；(4)启用日期；(5)单位负责人、会计主管人员姓名；(6)经管人员及交接日期。 3. 账页：账页是会计账簿的主体，会计账簿由若干账页组成，每一账页应包括以下内容(1)账户名称(会计科目名称)；(2)登记账簿的日期栏；(3)作为记账依据的记账凭证的种类和编号栏；(4)摘要栏；(5)借方、贷方和余额栏；(6)总页次和分页次等。 操作2 了解账簿登记的基本规则 法规链接 账簿登记的基本规则 《会计基础工作规范》第六十条对在登记会计账簿时所应遵循的基本要求作了具体的规定。 规则1 以审核无误的会计凭证作为记账依据规则 “登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。”每一项会计事项，一方面要记入有关的总账，另一方面要记入该总账所属的明细账。账簿记录中的日期，应该填写记账凭证上的日期；以自制的原始凭证(如收料单、领料单等)，作为记账依据的，账簿记录中的日期应按有关自制凭证上的日期填列，如图7-5所示。 117
账 簿 启 用 和 经 管 人 员 一 览 表印 鉴使用者名称账 簿 名 称账 簿 编 号账 簿 页 数本 账 簿 共 页启 用 日 期 年 月 日主 管会 计记 账审 核责任者经 经管 年 月 日管 交出 年 月 日人 经管 年 月 日北姓京 交出 年 月 日名成及 经管 年 月 日文交 交出 年 月 日厚接 经管 年 月 日账日 簿 交出 年 月 日期商印店备花监税考票制 图7-5 账簿启用和经管人员一览表 规则 2 注明记账符号、签名盖章明确责任规则 “登记完毕后，要在记账凭证上签名或者盖章，并注明已经登账的符号，表示已经记账。”在记账凭证上设有专门的栏目供注明记账的符号“√”，以免发生重记或漏记。 规则 3 书写留空规则 “账簿中书写的文字和数字上面要留有适当空格，不要写满格，一般应占格距的二分之一。”这样，在一旦发生登记错误时，能比较容易地进行更正，同时也方便查账工作。 规则4 按要求使用蓝黑墨水规则 “登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔(银行的复写账簿除外)或者铅笔书写。”对会计而言，数字的颜色是重要的语素之一，它同数字和文字一起传达118
会计信息的分类载体 7 s 出会计信息。如同数字和文字错误会表达错误的信息，书写墨水的颜色用错了，其导致的概念混乱也不亚于数字和文字错误。 规则5 特殊记账使用红墨水规则 “下列情况，可以用红色墨水记账：1.按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；2.在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；3.在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额；4.根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。” 规则6 顺序连续登记规则 “各种账簿按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划线注销，或者注明‘此行空白’、‘此页空白’字样，并由记账人员签名或者盖章。”这对堵塞在账簿登记中可能出现的漏洞，是十分必要的防范措施。 规则7 结出余额规则 “凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在‘借或贷’等栏内写明‘借’或者‘贷’等字样。没有余额的账户，应当在‘借或贷’等栏内写‘平’字，并在余额栏内用“0”表示。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。”一般说来，对于没有余额的账户，在余额栏内标注的“0”应当放在“元”位。 规则 8 承前过次规则 《会计基础工作规范》第六十条第八款规定：“每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明‘过次页’和‘承前页’字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明‘承前页’字样。”也就是说，“过次页”和“承前页”的方法有两种：一是在本页最后一行内结出发生额合计数及余额，然后过次页并在次页第一行承前页，二是只在次页第一行承前页写出发生额合计数及余额，不在上页最后一行结出发生额合计数及余额后过次页。 规则9 定期打印规则 《会计基础工作规范》第六十一条对实行会计电算化的单位提出了打印上的要求：“实行会计电算化的单位，总账和明细账应当定期打印”；“发生收款和付款业务的，在输入收款凭证和付款凭证的当天必须打印出现金日记账和银行存款日记账，并与库存现金核对无误。” 活动3 践行会计账簿的建立 119
操作1 账簿的开启 无论是新建企业还是新的年度开始，都应当在账簿封面上写明“单位名称”、“账簿所属年度”、“账簿名称”等内容。 操作2 建立总账 想一想 总账的格式——是订本式的三栏式账页？ 步骤1 填写总账目录与粘贴口取纸 总账目录页会计科目填写的顺序一般以企业会计制度设定的会计科目顺序为依据，并结合企业实际业务特点设定，这样有利于会计报表的编制，而口取纸的粘贴在于方便记账工作。 步骤2 登记总账的期初余额 总账期初余额的登记方法基本相同，只是不同性质的账户在余额的登记方向上有所不同。 例如某企业现金账户8月末期末余额650元，则现金账户9月初的余额登记方法如下。 首先，在表头“会计科目”栏填写：现金； 在“年度”栏填写：2009年； 其次，在表体“月、日”栏填写：9月1日； 在会“科目摘要”计栏填写：期科初余额； 在“借或贷”栏填写科：借；目目：现现金 金 在“2余额0”栏20填写0：059650年.00，如图7-6所示。 借 方 贷 方借 余 额凭证摘要 科 目 摘 要或贷月日百十万千百十元角分百十万千百十元角分百十万千百十元角分91期初余额借6500094银付字0001提取现金850000借915000图7-6 现金总账 提示 注意启用订本式账簿，应按第一页到最后一页的顺序开设总账，不得跳页、缺号。 120
会计信息的分类载体 7 s 步骤3 建立日记账 想一想 日记账包括：现金日记账与银行存款日记账？ 账簿格式：订本式的三栏式账页？ 记账人员：出纳人员？ 例如：某企业银行存款账户8月末期末余额4 115 658元，则银行存款日记账账户9月初的余额登记方法为： 首先，在表头“会计科目”栏填写：银行存款； 在“年度”栏填写：2009年； 其次，在表体“月、日”栏填写：9月1日； 在“摘要会”科栏填写：期计初余额；目科目：行存款 ：银行存款在“借或贷”2栏填写0：借0；5 在“2余额0”栏0填写9：年 ； 单据 借 方 贷 方借 余 额凭证摘要 科 目 摘 要银行存款日记账号数或 贷月日百十万千百十元角分百十万千百十元角分百十万千百十元角分91期初余额借41156580094银付字0001提取现金4321850000借410715800图7-7 银行存款日记账 操作4 建立明细分类账 想一想 明细账的格式 各单位在设置总分类账的基础上，还应按照企业管理的要求，设置若干必要的明细分类账，以进一步了解该总账科目的具体、详细情况。明细账格式分为三栏式、数量金额式、多栏式等。 步骤1 填写明细账扉页与粘贴口取纸 明细账扉页填写与口取纸粘贴的目的和方法与总账基本相同。 需要注意的是不要在每页活页账的账页上都贴“口取纸”。 121
步骤2 登记三栏式明细账的期初余额 登记方法与总账相同。 例如：某企业应付利息预提费用账户8月底期末余额5000元，全部为短期借款利息，则应付利息——借款利息明细账账户9月初的余额登记方法为： 首先，在表头“会计科目”栏填写：应付利息——借款利息； 在“年度”栏填写：2009年； 其次，在表体“月、日”栏填写：9月1日； 在“摘要”栏填写：期初余额； 在“借或贷”栏填写：贷； 在“余额”栏填写：户名：预提费用—借款利息明 细 分 类 账。 填2写完0成后0如图57-8所 示年。 凭证摘要 方 贷 方 科 目 摘 要 借 借 余 额或9月日百十万千百十元角分百十万千百十元角分百十万千百十元角分91期初余额贷500000921银付字0018号支付第三季度短期借款利息500000平0图7-8 预提费用——借款利息明细账 步骤3 登记数量金额式明细账的期初余额 例如：参照8月份资产负债表 某企业原材料——甲材料明细账户8月底期末余额720 000元，则原材料账户9月初的余额登记方法为： 首先，在表头的双横线上填写：甲材料； 在“计量单位”栏填写：公斤 如有最高、最低数量要求的一并填写； 其次，在表体的“年度”栏填写：2009年； 在“月、日”栏填写：9月1日； 在“摘要”栏填写：期初余额； 在“结存”栏下的“数量”栏填写：1800； 在“金额”栏填写：720 。 122
材 料 分 类 明 细 账货物名称甲材料计量单位公斤规格价2005年收 入（借 方）发 出（贷 方）结 存（余 额）摘 要金 额金 额金 9月日 额凭证号数量单价千百十万千百十元角分数量单价千百十万千百十元角分数量单价千百十万千百十元角分91期初余额180040072000000915转0012 3/3材料入库50004002000000006800400272000000会计信息的分类载体 7 s 图7-9 原材料——甲材料明细账户 知识窗 年初建新账 建立账簿是企业单位进行会计核算的起点，由于各单位的会计核算建立在持续经营与会计分期等假设基础知识之上，因此，每个会计期初，应将上期末各账户的期末余额过入本期各账簿中，作为期初余额，同时对期末无余额的账户或未开设的账户(例如：损益类账户、对企业新的债权人、债务人，按照企业实际需要建立账簿)。同时，企业在结束旧账时也应开设新账，这个过程就是所谓的年度期初建账。 任务4 错账的更正方法 活 动1 划线更正法 划线更正法，又称红线更正法。 这种方法适用于：在结账前，如果发现账簿记录有错误，而记账凭证并无错误，只是过账时，纯属账簿登记中的文字或数字的笔误，应采用划线更正法更正。 更正的方法是： 操作1 将错误的文字或数字上划一条红色横线，表示注销 操作2 将正确的文字或数字用蓝字或黑字填写在被注销的文字或数字的上方，并由更正人员在更正处签章，以明责任 提示 对于错误的数字应当全部划红线更正，不得只更正其中的错误数字。 对于错误的文字不得全部划红线更正，应当只更正其中的错误文字。 活动2 红字更正法 123
红字更正法又称红字冲销法。 温馨提示 注意更正方法的使用条件。 业务指南 一般适用于两种情况： 第一种情况记账或结账以后，经核对发现由于记账凭证上科目名称写错或应借/应贷方向、金额记错而造成的账簿记录错误。 这种情况用红字更正的具体做法是： 操作1 先用红字金额填制一张与原错误记账凭证内容完全相同的记账凭证，并据以用红字登记入账，冲销原有错误的账簿记录 操作2 再用蓝字填制一张正确的记账凭证，据以用蓝字登记入账 某企业以库存现金564元购买办公用品，会计人员在填制记账凭证时发生错误并根据错误的记账凭证登记了账簿。 错误的会计分录为： 借：管理费用 564 贷：银行存款 564 用红字更正法更正时，应先编制一张与原错误记账凭证内容完全相同而金额为红字的记账凭证 借：管理费用564 564 贷：银行存款 然后，再用蓝字(或黑字)编制一张正确的记账凭证 借：管理费用 564 贷：库存现金 564 最后，根据上述红字记账凭证和正确的记账凭证登记相关账簿。 业务指南 第二种情况记账或结账以后，经核对发现原记账凭证上所用会计科目、应借应贷方向无误，而所记金额大于应记金额，造成账簿记录中金额错误。 这种情况用红字更正的具体做法是： 124
会计信息的分类载体 7 s 操作3 将多记的金额，用红字(金额用红字)填制一张与原错误记账凭证所记的借贷方向、会计科目相同的记账凭证，在摘要栏注明“冲销某月某日第 ×号凭证多记金额”，并据以登记入账，以冲销多记金额 提示 红字更正法所用之红字——只是金额是“红字” 接上例，如果会计人员填制记账凭证时所使用的会计科目及记账方向没有错误，只是将金额564元误记为654元，并登记入账。 错误的会计分录为 借：管理费用 654 贷：库存现金 654 用红字更正法编制一张更正错误的记账凭证如下 90 借：管理费用 贷：库存现金 90 然后，根据这张更正错误的记账凭证登记账簿。 提示 请注意红字更正法适用的两种情况。 活动3 补充登记法 补充登记法又称蓝字补记法。 业务指南 补充登记法适用于：记账后，发现记账凭证中应借、应贷的会计科目与记账方向都没有错误，只是所记金额小于应记的正确金额，造成账簿记录中金额错误。 更正方法 操作1 将少记的金额，用蓝字填写一张与原错误记账凭证所记的借贷方向一致的记账凭证，在摘要栏注明“补记某月某日第 ×号凭证的少记金额”，并据以登记入账，以补记少记金额。 仍接上例，如果会计人员填制记账凭证时所使用的会计科目及记账方向没有错误，只是将金额564元误记为456元，并登记入账。 错误的会计分录为 借：管理费用 456 125
贷：库存现金 456 使用补充登记法编制记账凭证如下 借：管理费用 108 贷：库存现金 108 操作2 编制会计分录后，根据上述记账凭证登记账簿 126
