江西信江铜制品有限公司 合同评审程序
1 目的
为了使江西信江铜制品有限公司明确顾客的需求，保证合同的法律效力及合同的履约率，对每份合同或订单进行评审，以满足顾客的需求，特制定本程序。
2 适用范围
本程序适用于所有销售订单及销售合同的评审。
3 相关文件
《质量手册》（XJS01A）
《铜加工过程控制程序》（XJC09A）
《文件和资料控制程序》（XJC05A）
《质量计划控制程序》（XJC02A）
4 术语与定义
本程序采用GB/T 6583-1994 idt ISO 8402:1994标准和本公司发布的《质量手册》中规定的术语与定义，另定义如下：
相关部门：本程序指营销部、财务部、计质部、生产发展部及新产品开发部。
合同分类：
一类合同：合同标的额在200万元以上的合同；
二类合同：合同标的额在50万元到200万元的合同；
三类合同：合同标的额在50万元以下的合同。
特殊合同：指新产品及对质量有特殊要求的合同。
5 职责
公司总经理负责组织一类合同和特殊合同的评审。
经营副总经理负责组织二类合同的评审。
营销部经理负责组织三类合同的评审。
生产发展部、财务部、计质部、新产品开发部参与合同评审。
6 工作流程
合同评审流程（见图1）
市场信息的处理。
营销部对销售员提供的市场信息进行记录，填写“信息记录表”，每半月由营销部组织销售员进行评议。确定拟开发的顾客，指定专人负责洽谈。
销售员在销售产品时，应根据顾客的技术要求介绍公司生产技术能力并提供符合顾客技术需求的产品的报价。
合同草案的拟定：销售员与顾客达成的口头供货意向，应填写合同书报营销部经理审批，对于新开发顾客应统一使用“合同书”文本。
合同评审。
合同评审内容。
合同的各项条款是否符合《中华人民共和国经济合同法》。
顾客在合同中提出的每一项要求是否明确，主要包括顾客提出的技术要求、包装要求、运输方式、运输费用和交货期限等。
生产发展部负责评审顾客的技术要求能否实现，但技术要求在国标范围内的由营销部自行评审。
生产发展部负责生产能力及交货期的评审，但公司目前生产的常规产品及订货量在10吨以内、500公斤以上的、交货期限在一周以上的合同可由营销部自行评审。
计质部负责评审产品质量检验标准和保证能力。
新产品开发部负责评审新产品的生产能力。
营销部负责交货方式、运输方式及付款方式的评审。
预付定金带款提货由营销部经理审批。
预付定金，货到付款由营销部经理审批。
赊销或部分付款由主管副总经理审批。
要求垫底销售的由总经理审批。
合同价格由销售员参照公司产品价目表执行，每吨单价低于价目表100元以内的可由营销部经理审批；每吨单价低于价目表100元到300元之间的由经营副总经理审批；每吨单价低于价目表300元以上的由总经理审批。新产品价格的评审可请财务部参加。
特殊合同的合同评审由总经理组织。
三类合同由营销部经理组织评审；二类合同由经营副总经理组织评审；一类合同由总经理组织评审。合同评审通常采用会签的方式，在必要时也可采取会议的方式进行评审，由营销部组织，生产发展部、计质部、新产品开发部、财务部参加。
评审意见要有完全满足合同要求的能力，包括采取的措施、实施责任部门及完成时间，评审意见记录在“合同评审记录”中。
如果评审不能满足合同中条款的要求，营销部应与顾客协商，直到双方取得一致，否则该合同不能签订。
顾客口头订货要求，应由销售员留下书面记录，包括电报、传真等，经顾客确认后，交营销部组织合同评审。
合同签订。
评审后的合同由营销部经理交销售员，由销售员与顾客进行协商，取得一致后，方可签订合同。合同由营销部经理签字后（或被授权人签字）盖章生效。
合同签订后，营销部填写“加工材合同排产表”交生产发展部，由生产发展部制定计划，形成相应的技术确认要求、原材料需求及采购计划、资金使用计划和生产计划等一系列分解计划，相关部门组织实施，执行《铜加工过程控制程序》。
合同的修改、变更。
合同在执行过程中，如顾客要求对合同的有关条款进行修改，应提供文字证明（电报、传真、信件），营销部及时记录。
因公司生产、配套、质量、技术原因对执行中的合同提出修改，营销部应在24小时内以书面形式通知顾客。经与顾客协商一致后修改变更合同，并由营销部作好记录。
合同修改后由原合同最终审批人审批。
对修改的合同内容,由营销部下发“合同修改变更通知单”通知生产发展部等有关部门执行，以确保按修改变更后的要求实施。
合同评审记录由营销部存档。
合同归档管理。
合同归档。
营销部签订的书面合同由营销部统一归档。
各销售员与顾客订的口头合同，由各销售员负责记录归档。
合同管理。
营销部应设立兼职合同管理员，负责对合同进行编号，在合同台账上进行登记，监督合同的履行情况。合同台账需全面反映合同执行情况，明确标注“已完”、“结转”等动态。合同执行完毕，合同管理员定期将合同装订成册归档保存。
图1 合同评审控制流程图
7 记录与表格
信息记录表（XJJ03-01）
合同书（XJJ03-02）
合同评审记录（XJJ03-03）
合同台账(XJJ03-04)
加工材合同排产表(XJJ03-05)
合同修改变更通知单(XJJ03-06)
信 息 记 录 表（XJJ03-01）
填表单位： 编号（ ）
序号
时间
信息来源
信息名称
信息情况
信息类别
信息有无
中断、变化
前期项目负责人
备 注
填表人：
填表说明：此表由合同管理员填写，一式一份，公司营销部保存。
合 同 评 审 记 录（XJJ03-03）
填表单位： 编号（ ）
时 间
评审内容
参加人员
记录：
记录人：
年 月 日
合 同 台 账（XJJ03-04）
填表单位： 编号（ ）
合同 编号
顾客名称
加工合同排产单编号
下发 日期
完成 情况
备注
填表人：
此表由营销部填写、保存。
合同修改变更通知单（XJJ03-06）
填表单位： 编号（ ）
合同名称
变更内容
变更原因
传递方(人)
传递时间
接收方(人)
接收时间
填表日期： 年 月 日
填表说明：此表由营销部填写。
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