内部沟通制度
文件号：sbdc100311
行文单位：行政人事部
类别：流程与制度
可阅范围：各部门及员工
编制：
审核：
批准：
页数：
日期：
日期：
日期：
生效日：
一、总则
制定目的
建立公司内部正常、顺畅的沟通管道并行成制度。
2、试用范围
公司内部涉及到文件沟通、会议沟通及其他形式沟通时均适用。
3、管理权责
行政人事部权责
总经理召开的会议、公司例会、临时性会议的通知、召集，会议资料的准备，会议记录，会议决议追踪及呈报；
总经理信箱（传统信箱以及电子信箱）的管理，定期收、呈；
企业制度、正式文件的颁布、发行；
公司决议事项和董事长、总经理指令的通知、传达；
有关事务的联络、协调、催办。
各部门主管权责
出席要求参加的会议、执行会议决议；
根据会议要求、上级指示或工作需要，向所属部门、员工传达会议决议及公司的政策、规章、要求等；
定期或不定期向董事长、总经理或分管副总（总工、总监）作述职报告及相关业务状况的呈报；
部门会议的通知、召集、会议资料的准备，会议决议追踪及呈报；
有关事项的联络、协调、催办。
二、内容
4、规定
总则
公司组织内部的正常沟通管道有如下三种形式“
正式的文件（含文书）沟通；
会议沟通（例行会议、临时性会议）；
非正式场合、形式的沟通（总经理信箱，个别交谈等）。
文件（含文书）沟通
规章、制度类文件
A、规定各种规章制度及作业程序、作业规范、操作标准并经相关权责主管审核、批准的正式文件，有专一主题、格式化、试用期长，一般不针对具体个人、具体时间，并在相应范围内必须遵循的基础性制度；
B、公司制订的制度；由行政人事部颁布、发放。
联络、通知类文书
A、进行各种具体事务联络、通知、交办、指令、呈报等文书。一般试用期较短，针对性较具体，试用期过后，多数无保存价值或存档年限短。另外，有些临时性或适用性制度也可采用此类形式；
B、各部门之间、公司内部之间具体事务联络、协调、知会等事宜办理都可采用《内部联络单》形式体现传递；
C、上级主管、上级部门的事项通知、指令的传达、发布也可采用《内部联络单》形式体现。
签（呈）、报告、报表类文书
A、下级呈报上级，下属部门呈报直接主管部门、主管部门向公司或总经理的述职报告，专项工作报告、签呈及各项业务报表等，分为定期及不定期的呈递；
B．须定期呈报有
a.周计划、月度计划、季度计划、年度计划等各项计划以及财务报表等各项报表（详见《目标与计划管理制度》）；
b.工程，物业，招商、销售等相关分析报告；
c.下级主管对上级主管的述职报告、工作报告。
C、不定期呈报
a.专项工作报告；
b.具体事项呈报核准的签（呈）。
文件沟通途径说明
A、审批、发布
a公司性制度由行政人事部组织制订，经相关权责主管审核，总经理、董事长批准后，颁布、发放；
b.各单位部门内部制度由部门在不与公司制度相抵触的前提下提出或组织制订，经部门经理审核，总经理、董事长批准后，颁布、发放；
※报批前须送行政人事部会审，确认同公司相关制度无矛盾、抵触。
c.发出的“内部联络单”须经发件部门负责人和收件部门负责人双方签章确认，发件部门和收件部门各存一份；
d.对须张榜公布的布告、任命、通知等文书发布前，由行政人事部负责审稿，并上呈总经理、董事长审阅（核）方可；
e.所有签（呈）报告、报表均需层呈至上一级主管。
B、发放记录
a.对传阅的文件、文书，由发放部门要求传阅对象在《文件会审意见单》签章记录；
b.对正式发放文件，由发放单位要求收件者在《文件分发登记表》上签收登录；
c.对《内部联络单》、《决议事项追踪表》等的文书，必要时，发出部门可要求收文者在《文件分发登记表》签收登录，收文者不得拒签，拒签者予以记过处分。
C、传阅规定
收文者在接收来文后，需在规定的时间内着手处理文件中的相关事宜。
D、文件存档由行政人事部负责，所有颁布、发放的文件必须存档一份。
会议沟通：详见《会议管理制度》。
非正规场合、形式的沟通
由行政人事部设置总经理信箱，并负责定期的收集，呈递总经理；
除工作接触外，各级主管应定期或不定期与下属进行交谈沟通，以增进彼此了解，掌握各层次人员的动态信息，帮助决策层把握方向，适当准确地制定相关政策，原则上：
A、总经理同直接部属每周应有一次交谈沟通，同各部门经理每个月应有一次交谈沟通；
B、副总（总工、总监、经理）同直接部属每周应有一次交谈沟通，同本管理中心/部门其他部属每个月应有一次交谈沟通。
5、参考文件
《会议管理制度》、《目标与计划管理制度》、《制度建设管理制度》。
6、附件
内部联络单
工作事项追踪表
签呈
文件会审意见单
文件分发回收登记表
内部联络单
编号：
发件部门
收件部门
发件日期
事项紧急性： □特急 □急需处理 □一般
希望完成时间：
联络事项：
发件人签名：
部门负责人签名：
收件部门回复：
承办人签名：
部门负责人签名：
内部联络单
编号：
发件部门
收件部门
发件日期
事项紧急性： □特急 □急需处理 □一般
希望完成时间：
联络事项：
发件人签名：
部门负责人签名：
收件部门回复：
承办人签名：
部门负责人签名：
工作事项追踪表
项次
工作事项
完成时间
责任人
督办人
进程追踪
备注
核准： 审核： 编制：
