武汉市万科房地产有限公司程序文件
材料设备采购控制程序
编 号 ：
WHVK/QP-08-03
版号/修改状态：A/3
生效日期：2004-3-15
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（设备管理）WHVKQP 材料设
备采购控制程序
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1 目的
1
加强公司对材料设备采购行为的监控；
降低材料设备采购成本；
保证公司项目使用材料设备的品质；
降低项目开发成本；
材料设备资源共享。
2 适用范围
2
本程序适用于公司项目建设相关所有甲供、三方合同、甲方限价材料设备的采购。
3 职责
3
招投标领导小组是公司材料设备采购的决策机构，其成员参见《工程承包分包商商招标与
选择程序》；
成立公司采购工作小组，由工程管理部合约工程部工程管理部、设计管理部、成本管理部
及项目经理部专业工程师组成，工程管理部合约工程部工程管理部负责组织日常工作。
4 原则
4
资质审查原则：投标单位在投标前必须通过资质审查；
全面招标原则：
凡一次采购量高于人民币五万元（含五万元）的材料设备必须采用招投标方式；
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一次采购量低于人民币五万元以下的可按两人经手、货比三家的原则，由项目经理部确
定，报公司工程管理部合约工程部工程管理部备案；
网上招标原则：所有采购招标必须在网上进行，所有采购合同必须在 网
站上传备份。对于特殊原因不能上网招标的，须在合同上传时将所有招、投标文件的扫
描文件上传至网站。
多权分立、集中管理原则：采购中各业务部门保持相应的独立性，发挥各自的职能作用，
但整个过程的组织、管理由工程管理部合约工程部工程管理部集中负责。
5 程序
5
采购招投标流程
项目经理部、成本管理部
审核物料采购计划
在《物料采购计划》上填写审核意见，一周内
完成总计划审核，3 日内完成月计划审核。
a) 三个部门包括工程管理部合约工程部、成本管
理部、项目经理部；
b) 《公司材料设备采购计划》。
制定公司
材料设备采购计划
工程管理部合约工程部工
程管理部
a) 依据《工程管理大纲》在项目总进度计划批准
后在收到进场计划后 15 日内完成项目材料设
备进场计划后 15 日内完成；（参见《项目进
度控制程序》）
b) 如项目总进度计划调整，则相应调整；项目开
发过程中应根据项目进展及项目经理部补充计
划对发包计划进行适时调整；
c) 实施过程中，各部门均可根据需要提出修订申
请
d) 《公司材料设备采购计划》草案
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审核采购计划
网上撰写招标文件
工程管理部合约工程部工
程管理部
a) 5 万元以上的材料设备网上招标，5 万元以下的
材料设备采购见；
b) 由工程管理部合约工程部工程管理部材料设备
工程师起草招标文件。
三个部门经理公司招标领
导小组
三个部门工程管理部合约
工程部、成本管理部网上审核招标文件
a) 工程管理部、成本管理部和项目经理部共同审核
b) 直接在网上填写审核意见；
b)c) 招标文件提交后一天内完成审核。
工程管理部合约工程部工
程管理部网上填写开标记录进行标
书分析
到达开标时间网站将自动开标，工程管理部合约工程
部工程管理部应在开标后一日三日内在网站留言板
上填写《开标记录》并知会招标工作小组所有成员
进行标书分析。
工程管理部合约工程部工
程管理部发布定标信息
a) 参与投标的供应商须从合格供应商名录中挑选，
不得少于三家；
b) 限价材料招标须可要求总包单位推荐供应商参
与投标，但须具备甲方认可的合格供应商资格；
c) 《供应商投标资格审批表》。
a) 公司招投标领导小组人员参加；
b) 《评标定标审批表》；
c) 《评标定标审批表》上传到A-HOUSING 网上；
d) 控制要点；
e) 《采购评标定标指引》
工程管理部合约工程部工
程管理部督促供应商完成投标
成本工程管理部合约工程
部工程管理部组织评标定标会
工程管理部合约工程部工
程管理部签订采购合同
工程管理部合约工程部工
程管理部
招标资料归档
需归档的招标资料包括：招标文件、投标文件、供应
商招标资格审批表、答疑记录、评标定标审批表、会
议纪要等。
a) 合同订立参见《合同订立指引程序》；
b) 合同须上网公布；
c) 定点供应商采购合同的有效期宜为一年。
a) 发放《中标通知》和《未中标通知》；
b) 如属废标，在A-HOUSING 网上进行废标操作，
上传《废标审批表》；
c) 属限价招标的由成本管理部填写《限价物料价
格审批表》、《限价物料价格表》；
d) 属定点采购公司内发布《定点采购通知》。
工程管理部工程管理部
每半年汇总各项目采购数据，提交集团工程管理部工
程管理部建材采购中心。
采购合同的评估
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零星采购工作流程
a) 工程造价不超过5 万元或造价超过5 万元但经
相关审核部门或人员审批的采购可按询价流程
办理；
b) 《零星采购询价审批单》
c) 《限价物料价格审批表》
招标经办部门（经办人）
询价采购办理申请
成本管理部/项目成本工
程师
采购金额核算
a) 《零星采购询价审批单》
b) 《限价物料价格审批表》
相应审批部门（人）
询价采购审批
a) 审批部门（人）参见控制要点；
b) 《零星采购询价审批单》
c) 《限价物料价格审批表》
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定向采购操作流程
提交采购计划
项目经理部合约工程部工
程管理部
《公司材料设备采购计划项目材料设备进场计划》
发送采购订单
工程管理部合约工程部工
程管理部
督促供应商确认
工程管理部合约工程部工
程管理部
签订采购合同
工程管理部合约工程部工
程管理部
集团定点采购订单需集团确认。
集团采购的材料设备网上发采购订单，公司定点采购
的材料设备网下通知定点供应商。
招标经办部门（经办人）
询价
相应审批部门（人）
供应商审批
总经理办公室
资料归档
a) 合同签署后由招标经办部门（经办人）10 日内
移交（附清单）；
b) 资料包括：《零星采购询价审批单》、《限价物料
价格审批表》、《限价物料价格表》、、承包商资料。
a) 询价承包商不宜少于三家；
b) 按询价结果填写《零星采购询价审批单》或《限
价物料价格表》
a) 审批部门（人）参见控制要点；
b) 《零星采购询价审批单》
c) 《限价物料价格审批表》
c)d)审批结果须报工程管理部合约工程部工程管理
部、成本管理部备案。
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6 控制要点
6
如果出现以下情况：（1）有效投标少于三份；（2）招标产品出现大的设计变更，使投标
报价无效。则本次招标为废标，需重新组织招标，否则不得重新招标。出现废标后，由工
程管理部合约工程部工程管理部填写《废标审批表》，经采购领导小组审核，组长批准后方
可定为废标。
零星采购询价审批权限：采购金额不超过 5万元，由项目经理部经理审批；采购金额超过 5
万元，由招投标领导小组集体审批。
按要求进行合同审批。甲供产品由工程管理部合约工程部工程管理部、成本管理部负责与
供应商进行合同谈判，形成并办理采购合同；三方合同由工程管理部合约工程部工程管理
部、成本管理部组织供应商、施工单位与施工单位、供应商进行合同谈判，形成并办理采
购合同；甲方限价产品由工程管理部项目成本工程师成本管理部向施工单位发限价通知，
由施工单位与供应商签订采购合同。
7 相关文件
7
《项目进度控制程序》 WHVK/QP-10-01
a) 合同订立参见《合同订立指引程序》；
b) 合同须上网公布；
c) 控制要点。
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《采购评标定标指引》 WHVK/WI-08-03-01
《合同订立程序》 WHVK/QP-13-01
8 相关记录
8
《项目材料设备进场计划》 WHVK/QP-08-03-B01
《公司材料设备采购计划》 WHVK/QP-08-03-B02
《零星采购询价审批单》 WHVK/QP-08-03-B03
《评标定标审批表》 WHVK/QP-08-03-B04
《废标审批表》 WHVK/QP-08-03-B05
《中标通知书限价物料价格审批表》 WHVK/QP-08-03-B06
《未中标通知书限价物料价格表》 WHVK/QP-08-03-B07
《定点采购通知》 WHVK/QP-08-03-B08
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项目材料设备进场计划
编号：WHVK/QP-08-03-B01 版号：B 序号：
编制人项目
名称 编制时间
项目经理
意见
序号 材料设备名称 定板时间 进场时间 采购方式
提交技术要
求时间
责任人
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
第 页 共 页
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
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第 页 共 页
公司材料设备采购计划
编号：WHVK/QP-08-03-B02 版号：B 序号：
序号 材料设备名称 采购金额 供货方式 采购方式 定板时间 进场时间
完善技术
要求时间
招标开始
时间
定标时间
合同签订
时间
经办部门 责任人
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
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12
项目名称 计划编制人 编制时间
计划审批会签 工程管理部合约工程部工程管理部： 成本管理部： 项目经理部： 设计管理部：
注：1、供货方式指：甲供、三方供货、限价等；2、采购方式指：网上招标、询价、定点采购等；3、采购金额以成本管理部限价为准。
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零星采购询价审批单
编号：WHVK/QP-08-03-B03 版号：B 序号：
项目名称 经办人 计划编号
采购基本情况 预计采购金额
拟询价单位
基本资料
业 绩
合作情况
批准询价单位
第 页 共 页
审批人意见
报价及主要合
作条件
供应商选定
意见
审批人
定标意见
注：采购金额不超过 5万元，由项目经理部经理审批；采购金额超过 5万元，由
招投标领导小组集体审批。
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评标/定标审批表
编号: WHVK/QP-08-03-B04 版号：B 序号:
招标项目 招标材料
采购方式 甲供 三方合同 甲方限价 评标时间
参加
评标人员
招标方式 网上招标 网下招标 直接委托
目标成本
投标单位
情 况
评标意见
第 页 共 页
定标结果
记录人 工程部经理
采购领导小组
组 长
第 页 共 页
标 书 评 审 记 录
编号：WHVK/QP-08-03-B04 版号：A 序号：
评标方法 评 标 地 点 评 标 时 间
参加评标
人 员
标书指标得分：
费用 工期 企业信誉 工程经验(业绩) 技术标书 其它指标 累计得分 项 目
标书编号
% % % % % % 100%
第 页 共 页
评
审
人
员
意
见
记
录
记录人： 采购领导小组副组长审核： 年 月 日
评
审
结
论
及
定
标
意
见
采购领导小组组长签名： 年 月 日
第 页 共 页
废标审批表
废标审批表
编号：WHVK/QP-08-03-B05 版号：A 序号：
标书名称 标的
废标原因：
经 办 人 签名： 年 月 日
设计部 经理签名： 年 月 日
成本管理部 经理签名： 年 月 日
第 页 共 页
工程管理部合
约工程部工程
管理部
经理签名： 年 月 日
招标领导小组
副组长签名： 年 月 日 组长签名： 年 月
日
武汉市万科房地产有限公司
中标通知书
编号：WHVK/QP-08-03-B06 版号：A 序号：
公司：
经过武汉市万科房地产有限公司招投标领导小组的批准，现确定贵公司为我司
工程中标单位，请贵公司接到中标通知后在 小时内与我公司工
程管理部 先生（女士）接洽合同事宜。
特此通知。
联系人：
武汉市万科房地产有限公司
联系电话：
批准：
武汉市万科房地产有限公司
公章
年 月 日
武汉市万科房地产有限公司
未中标通知书
编号：WHVK/QP-08-03-B07 版号：A 序号：
公司：
经过我司招标领导小组的审议，因 等原因，贵公司在
招标中未能中标，我们对贵公司的参与表示感谢。
批准：
武汉市万科房地产有限公司
武汉市万科房地产有限公司
公章
年 月 日
武汉市万科房地产有限公司
定点采购通知
编号：WHVK/QP-08-03-B08 版号：A 序号：
武汉市万科房地产有限公司
－ 年度
公司各部门：
经比价和对供应商以往服务的考察，确定从 年 月 日起由下列供
应商定向供应 产品，有关事宜如下：
1.价格：(若为随市场价格的浮动价格，需要说明，若需要附件列出的详见附件)
合约编号 供应商 货品名称 单价（件）
2.交货地点：
3.品质要求：
武汉市万科房地产有限公司
4.订货：
5.验收：
6.技术服务与保险：（某些材料及租赁合约需要）
7.付款：
8.联络人：(若需要附件列出的详见附件)
供应商名称 联络人 电话号码 传真号码 合约号
9.其它条款：
10.备注：供货中出现任何问题，请及时向工程管理部合约工程部工程管理部反
映，以妥善解决。
武汉市万科房地产有限公司（盖章）
年 月 日
限价物料价格审批表
编号：WHVK/QP-08-03-B06 版号：A 序号：
项目名称： 申报时间： 年 月
日
材料名称 材料品牌
生产厂家
使用范围
或时间
价格内
容
物
料
限
价
情
况
说
明
会
签
栏
项目经理部
经办人：
经理：
工程管理部
经办人：
经理：
成本管理部
经办人：
经理：
备注
注：此表必须附《限价物料价格表》
限价物料价格表
编号：WHVK/QP-08-03-B07 版号：A 序号：
项目名称：
致施工方：
我公司组织的 招标已完成，限定价格详见下表，请按下表要求联系
采购，同时按此表价格作施工图预算，此表还将作为结算的依据。
物料名称 规格型号 主要技术参数 限定单价 供应商及品牌
建设单位: 施工单位：
签发人： 签收人：
日 期： 日 期：
感谢阅读
