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一、导入
二、时间是什么
三、什么是时间管理
四、时间管理的重要性
五、如何做好时间管理
六、个人成效
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时间是什么
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人生的每一刹那都是唯一的
时间对盼望的人来说“实在太短”；
时间对恐惧的人来说“实在太长”；
时间对痛苦的人来说“实在太慢”；
时间对快乐的人来说“实在太快”；
时间对有爱心的人来说是永恒。
朝菌——朝生暮死；寒蝉——春生复死；
海龟——生存500年；松柏树、黄杨树——活数千年
时间是什么
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天底下每种事物都有其季节性，而每个时刻也都有其
存在的目的，生命诞生的时刻；生命枯萎的时刻；播种
的时刻；收成的时刻……以及保持缄默的时刻，挺身讲
话的时刻。
旧约圣经之传道书
我们是每分钟的主人，否则便是每分
钟的奴隶，我们利用时间，否则时间利用
我们。
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“不能管理时间，便什么都不能管理”
——（美）杜拉克
“管理”时间是不对的，
“时间管理”就是“自我”管理
什么是时间管理
时间管理就是管理时间
？
6
下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes” Or “
No”.
1 你通常工作很长时间吗？
2 你通常把工作带回家吗？
3 你感到很少花时间去做你想做的事吗？
4 如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？
5 即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？
6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？
7 你经常在做重要工作时被打断吗？
8 你经常占用用餐时间工作吗？
9 在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？
10 你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？
11 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？
12 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？
13 当你长休了一段时间，你是否有负罪感？
14 你常无暇阅读与工作有关的书籍？
15 你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？
16 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？
测
测
你
的
时
间
安
排
是
否
合
理
7
总结你的时间掌控
12——16
“yes”
救命！你在时间管理上需改进
8——12
“yes”
4——8
“yes”
0——4
“yes”
当心！你需要重新审视你的时间
行动指南
可以！方向正确，但需要提高冲劲
恭喜！坚持并保留你的方法
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案例：老王的故事
延 误 原 因
1、没有以第一时间把报告做好 拖延，没有界定缓急先后
2、打算做报告的当天
——下属生病，代出席会议
——上司紧急命令
—— 一些电话
—— 突发事件
—— 紧急事件
—— 被打扰
3、下班回家 交通堵塞
4 、看电视 不能自我约束
5、放弃工作 不能自我约束
6、赖床 不能自我约束
7、没有带一些文件回家 善忘
8、上班 交通堵塞
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平均80岁寿命
我们只有我们只有33年的时间去创造价值年的时间去创造价值,,我们如何管理它？我们如何管理它？
1-20、60-80——忽略不计，余40 1年为1寸
项目项目 每天耗时每天耗时 4040年耗时年耗时 结余结余
睡眠 8小时 年
一日三餐 小时 年
交通 小时 年 20
电话 1小时 年
看电视、上网 3小时 5年
看报、聊天 3小时 5年
刷牙、洗脸、洗澡 1小时 年
休假、白日梦
闹情绪、身体不适
2小时 年
10
大石头
小沙子
水
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目 标
•知道什么是重要的
•做计划
•实践
重要、计划、实践
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时间的秩序
时间箭头将过去和未来区别开来,使时间有方向
面包的比喻
错误：3成时间缅怀过去、3成时间梦想将来、
3成时间应付目前的一切
正确：8成时间应付今天、1成时间借古今用作为参考
1成时间计划未来
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时间管理学的演变
•记事便条
•做一些计划、规划
•分出优先顺序
•挖掘人的资源、重视人
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I+重要性
MIMII
MIIIMIV
U+紧迫性
I+ U+I+ U—
I— U+I
— U—
工具：区分时间的重要性和紧迫性
重要的事：对个人工作生活会产生重大影响的事情。
紧迫的事：此刻不做就会给我们带麻烦的事情。
紧迫的事情不一定是重要的事情。
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紧急
重要
不重要
• 防患未然
• 改进产能
• 建立人际关系
• 发掘新机会
• 规划、休闲
• 繁琐的工作
• 某些信件
• 某些电话
• 浪费时间之事
• 有趣的活动
‘重要’与‘紧要’之区别
从容人
无用人
• 危机
• 急迫的问题
• 有期限压力的计划
压力人
• 不速之客
• 某些电话
• 某些信件与报告
• 某些会议
• 必要而不重要的事
• 受欢迎的活动
无聊人
不紧急
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紧急紧急
重要重要
不重要不重要
偏重第一类事务，结果
• 压力
• 精疲力竭
• 危机处理
• 忙于收拾残局
不紧急不紧急
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紧急紧急
重要重要
不重要不重要
不紧急不紧急
偏重第二类事务，结果
• 有远见，有理想
• 平衡
• 纪律
• 自制
• 少有危机
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偏重第三类事务，结果
• 短视近利
• 危机处理
• 被视为巧言令色
• 轻视目标与计划
• 缺乏自制力，怪罪他人
• 人际关系浮泛，甚至破裂
紧急紧急
重要重要
不重要不重要
不紧急不紧急
19
紧急紧急
重要重要
不重要不重要
不紧急不紧急
偏重第四类事务，结果
• 全无责任感
• 工作不保
• 依赖他人或社会机构维生
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Diarize（定出做的
时间）
变为
Do it latter（呆会做）
4D原则
Do it now！
（马上就做）
Don`t do it。
（别去做了）
重
要
紧 迫
Delegate
授权别人去做
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高
MIMIII
MIIMIV
大
第一重点第二重点
第三重点非重点
客户规划、重点优先工具：
低
小
市
场
吸
引
力
成功可能性
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时间自然法则总结
Parkingson’s
Law
帕金森原则
时间象一根弹筋：设立期限
Pareto’s Principle
帕雷托原则
80%的结果来源20%的努力
Concentration Enigmas
注意力之谜
注意力需要及时恢复
Internal Energy Levels
内在能量水平
有效地利用你的生物钟
Efficacy ＆Efficiency
效能与效率
做正确之事，做好它
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我的生物钟我的生物钟
不能控制它，就去合理利用它不能控制它，就去合理利用它
6:00-8:006:00-8:00
14:00-16:0014:00-16:00
8:00-12:008:00-12:00
16:00-20:0016:00-20:00
20:00-20:00-睡觉睡觉
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订定每日工作计划
详细地计划今天下午或是明天早上的工作。
工作计划
---------
--------为
每天
的2
-3件
事项
留出
完整
的
时间
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避免分散注意力
你所花费的努力中，通常有百分之二十已决定了最
后的结果。因此，专心在少数能影响结果的事务上，将
有助于在短时间内达到要的成果。
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办事处与总公司的协作
某办事处已成立了两年，现有10位销售人员，负责销售工作。
该办事处业绩一般，但面对竞争激烈的市场局面，总公司为了要全
面推广工作站产品，最近派了小李过去以便能打开工作站市场。
小李除了工作站之外，对其它产品如服务器、多媒体电脑等更
是熟悉。办事处经理王先生因此经常要求小李帮忙兼卖其他产品。
半年后小李始终无法打开工作站市场，他诉说王经理常常要求他去
完成其它产品的销售任务，所以实在没法抽出充分的时间去开发工
作站市场。
思考题：
1、假设小李继续兼卖其他产品的话，那会造成什么后果？
2、王经理其实应该怎么做？
案例学习
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时间是串起过去、现在及未来无数事件的连续线
时间管理的基本单位是事件
时间管理的关键在掌握事件
事件经由选择
选择以价值为基础
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顺习惯做事会有
越来越多的抱怨
Proactive
（制变）
Reactive
（应变）
思考一下再去做
知道什么是重要的，并按重要的原则去选择
二者的区别就是选择，有选择比没有意识去选择好
29
确定优先顺序
基本任务——如果不去做，就无法有效发挥你的
作用的任务。
你应当完成的任务——一般指应最先完成的任务。
你喜欢做的任务——在事先安排时间时，通常从
不会去做的事。
不甚重要的任务——容易而有趣，通常首先会去做。
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优先管理的核心
1、Make a list of things to do today
把每天要做的事情列一份清单
2、Set priority and work on the most important
确定优先次序，从最重要的开始做
3、Do it every day!
每天这么做！
每日计划：
Plan the next d b you l the office.
在你 办公室 前，计划 天的工作。
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To-Do List待处理事项
Delegate to
授权
A/B To-Do 事项 Time 需
Required 时
Delegation 授权跟进
Ref
参见
Name
姓名
Return 返还
Time 时间
Ref
参见
Notes 备注
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Clear the Desk
清理桌面
1、Create 3 files
建三个文件档案
2、Organize all items according to the 4D’s
根据4D原则整理好所有东西
3、Work through “Do”pile
把“立即做”档案里的工作一件件处理完
Time Activate
给活动定下时间
Use Holding Files
使用活页文件
4、Clear the desk each day.
每日清理桌面
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. .
6
7
8
9
10
11
12
Daily Expenses 每日支出
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Appointments日程
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Monthly Plan
月度计划
Month Year 年 月
Projects/Goals本月项目/目标
A/B Business 工 作 开始日
Personal 个人生活
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意识
潜意识
内存
硬盘
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产品说明书
了解产品
印刷
售后服务
图片
题纲
初稿
规格
注意事项
维修点
打印
美工
公司简介
拍照
大脑图
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个人成效
effective efficient
明确于结果：快、好 高效
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Specific 具体的
Measurable 可衡量的
Achievable 可实现的
Relevant 与价值相关的
Tractable 可跟进的
SMART 目标目标
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What I am here for ?
对我的岗位来说，最重要的职责是什么？
Make a list.
分清主动工作和被动工作内容。
主动性（建设性）工作：
帮助达到目标的工作
被动性工作：
日常琐碎的事情
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•放弃喜欢做的事
•放弃怕失去控制的心理
•授权
•把任务交给人，培训他们并通知相关人员
•随时准备提供建议并进行解答
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Productivity Challenges
对生产率的挑战
1、Shifting priorities/crisis management
优先顺序不明确/危机管理
2、Telephone interruptions
电话打扰
3、Lack of Priorities/objectives
缺乏优先/目标
4、Attempting too much
贪多嚼不烂
5、Drop-in visitors
不速之客
6、Ineffective delegation
无效授权
7、Cluttered desk/losing things
桌面杂乱无章/找不到东西
8、Lack of self-discipline/procrastination
缺乏自律/拖延
9、Inability to say “No”
不会说“不”
10、Meetings
会议
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学习分配工作
学习将不同的工作授权给不同的单位执行，分工合
作才能在最短时间内以有效的方式达成目标。
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今日事今日毕
拖延决定或行事缓慢是非常危险的习惯。
应付拖延的招数：
• 订定完成期限
• 建立回馈制度
• 安排人监督你
• 趁早解决
• 把工作划分为几个小部分
• 现在就去做
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将阻碍减到最低
通常造成时间浪费的环境因素有：
• 电话
• 信件
• 会议
• 等候
• 访客
• 紧急事件
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培养说“不”的能力
如果你从来不懂得拒绝工作，导致工作量超出负荷
时，你的工作品质势必会大受影响。
NO！
NO！
NO
！
46
应付突发状况
应付突发状况，是时间管理上的一大技巧，当发现
情况不对时，可以：
• 重新商议
• 在接下来的步骤中，把浪费的时间补回来
• 缩小计划的涵盖面
• 争取更多资源
• 接受替代品
• 提供诱因
• 要求服从
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随时检视
随时检视自己的时间管理状况，如果觉得不满意，可
重新检查自身的时间管理方法，发现问题点后再做调整。
