第四章 秘书的
办文工作
主要内容
文书的概念 、种类
公文的行文关系、方式、规则
公文的体式
公文办理的程序
文学作品（教化性）
文章 公务应用文 通用文书 法定公文（三厅文件规定）
（任何领域） 事务文书
应用文 专用文书 科技文书
（实用文） （特定领域） 经济文书
实用性 法律文书
私务应用文 记录性文书（如日记、自传等）
交流性文书（如书信、慰问信、表扬信等）
1.通用公文
指在行政机关和企、事业单位中普遍使用的、国家
实行统一管理的文书即公务文书。根据国务院2000
年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》
规定，我国行政机关现行公文有13种。
分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、
通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议
纪要。
2.专用公文
是指在一定工作部门或一定业务范围内使用
的文书。
如外交文书中的照会、外交声明；
司法文书中的诉状、答辩书、判决书；
经济活动中的市场调查与预测报告、经济活
动分析报告、质检报告、财务分析报告；
另外还有军事专用文书、科技专用文书等。
3.常用事务文书
是指机关、企事业单位和团体在日常工作和
事务处理中，常使用的形式较为灵活的文书。
如计划、总结、调查报告、演讲稿、慰问信、
情况说明等等。
有些情况下即可为公用也可为私用。
机关事务文书多在内部使用，必要时也可上
报或下发。这种情况下多和公文联用。
法定公文和事务文书的重要区别
1.法定公文是国家政府和有关部门用法规规章
所规定的文书。
2.最关键的区别：
法定公文才能作为“文件”的正文；
而事务文书只能作为附件。
（四）秘书做好文书工
作应遵循以下基本原则
(1)准确无误──这是对文书工作的质量要求，
也是第一位的要求。准确无误包括：文书
撰制中内容上的准确和形式上的准确；文
书传递、分发、投送各个环节要准确；文
书办理过程尤其是"拟办意见"要准确。
(2)及时迅速──这是对文书工作的时效要求。
(3)安全保密──这是对文书工作的可靠性要求。
安全原则包括两方面的含义，一是指政治上
的安全，即保守文件内容的机密；二是指文
书物质上的安全，即保证文件完好无损。
(4)力求精简──这是对文书工作的数量要求，
主要指控制发文数量，克服官僚主义、形式
主义和文牍主义。
(5)集中统一──这是对文书工作的组织要求。
(6)党政分开──这是对文书工作的政治要求。
公文的行文关系、方式、规则
(一) 公文的行文关系
行文关系，是指根据组织关系和职权范围而
确定的公文的授受关系 。
行文关系主要有三种：
上行文、下行文、平行文
1.上行文
上行文就是指下级机关、下级业务部门向它
所属的上级领导机关和上级业务主管部门所
发送的公文，是自下而上的行文。
具有隶属关系
下级机关报送给上级机关的文书。
上行文可分两种情况
一是逐级上行文，用以向直接上级行文；
一是越级行文，越级行文一般指上级机关
单位交办并指定越级上报的事项、或一些特殊
情况必须越级上报。
2.下行文
下行文 指具有隶属关系的上级机关发送给
下级机关的文书。
党中央给各个省、自治区、直辖市党委
国务院给各省、自治区、直辖市人民政府所
发的文件
文种多为指示、决定、通知、批复等。
主要有三种情况：
逐级下行文 按隶属关系上一级机
关或单位给下级机关、单位的行文。
如：批复、意见等。
多级下行文 对一些广泛知行的事
项的行文，可用于不同层次的下级机
关。如：通知、决定等。
直接下达至社会各界的行文。
3.平行文
平行文 指不相隶属或同一系统内平级机关之间往
来的文书。
省军区和省人民政府之间
学校和工厂之间（没有领导指导关系、不相隶属）
中共中央各个部之间
国务院的各个部、委、局之间
各个省委（省人民政府）之间
各个县委（县人民政府）之间 （平级平行机关）
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（二）公文行文规则要义
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公文的体式
（一）公文文体
首先，公文是应用文的一种；
其次，公文又是一种独具一定特色
的特殊应用文。
（被强制性规定采用白话文形式；兼
用议论、说明、叙述三种表达方式）
（二）公文的格式
公文的排版与印装格式
用纸要求：A4型、 幅面尺寸
210mm×297mm 、 60-80g/㎡
排版要求：正文3号仿宋，一般每面排22
行，每行28字
装订要求：左侧装订，不调页，两页页码
之间误差不超过4mm
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公文的书面格式总结
版心156mm×225mm
眉首（公文份数序号、秘密等级、紧急
程度、发文机关标识、发文字号、签发
人）
主体（公文标题、主送机关、公文正文、
附件、成文时间、公文生效标识、附注）
版记 （主题词、抄送机关、印发机关
和印发时间）
F:%5C%E7%AC%AC4%E7%AB%A0%20%E5%8A%9E%E6%96%87%E5%B7%A5%E4%BD%9C%5C%E5%85%AC%E6%96%87%E7%9A%84%E4%B9%A6%E9%9D%A2%E6%A0%BC%E5%BC%
天头：40mm
份号
密级（绝密、机密、秘密）
紧急程度（特急、加急；特急、加急、平急）
中共黑龙江省行政学院委员会文件（请示）（版头）
黑行院党发（呈）[2004]6号（发文字号） 签发人：×××
中共黑龙江省行政学院委员会
关于………..通知（标题）
各部门：（主送机关）
学院党委（正文）………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………。
附件：……………
中共黑龙江省行政学院委员会
（发文机关署名）
2004年11月29日（成文日期）（印章）
（会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文可不加盖印章）（决议、决定、条例、规定
等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置）
（印发传达范围）
主题词：
抄送：（抄送机关）
中共黑龙江省行政学院委员会办公室（印制版记） 2004年11月29日印发
眉首
公文份数序号 秘密等级（绝密、机密、秘密及保密期限3黑）
紧急程度（特急、急件，特提、特急、加急、平急3黑）
黑龙江省行政学院（文件）（发文机关标识、小标宋小于22×15mm）
黑行院发（呈）〔2004〕6号（发文字号3仿宋） 签发人（3仿宋）:××（3楷）
主体
黑龙江省行政学院关于………..通知（公文标题、2号小标宋）
各部门（主送机关3仿宋）：
学院（公文正文3仿宋）…………………………………………………………
……………………………………………………………………………………。
附件：1. ×××
2. ×××（3仿宋）
二○ ○四年十一月二十九日（成文时间）
（公文生效标识即印章）
（单一机关制发不署发文机关名称；两个印章将成文时间拉开；三个以上应标发文机关）
（附注3仿宋）
版记
主题词（3黑）：人事（3号小标宋）
抄送：（3仿宋）
黑龙江省行政学院办公室（3仿宋） 2004年11月29日印发
置于公文首页红色线以上各要素统
称眉首
置于红色线以下、主题词以上各要
素统称主体
置于主题词以下各要素统称版记
A.附件说明的标注要求:
1.位置：在正文下空1行左空2字处、用同正
文的字体字号标印“附件”二字,后标冒号和
附件的标题；若回行与上行标题对齐。
如附件多于1个,用阿拉伯数字在附件标
题前标注序号 (如“附:1.××××××”)
附件标题后不加标点符号。
2.附件首页左上角第1行顶格标
注“附件”二字（如有序号一并标
注）,以便与主件的附件说明相呼
应。
3.第二类附件即被转发、发布的
文件,通常不必标注附件说明。
4.版记：由主件与附件共同组
成的文件,其版记通常应放
在附件之后,以保持公文的完
整性。
B.成文日期
确定原则:
1．一般文件即发文机关领导人的签发日期
;
2．会议讨论通过文件即会议通过日期;
3． 联合行文即最后签发机关领导人的签发
日;
4．法规性文件即批准日期(还应说明生效日
期);
标注位置
1.以题注形式居中标注于公文标题下方,前后用圆括
号括起。
适用于会议通过的文件；
不标注主送机关的公文如条例、规定、办法及部分
决定等。
2.标注在正文下方。
具体位置:
单一印章,在正文右下方右距版心边缘4字距离;
盖两章,正文下方居中且左右各距版心边缘7字;
盖3及其以上印章,在末排印章之下右距版心边缘
2字距离。
注意:
1.行政公文的成文日期必须用汉字小写标
注。
2.成文日期必须写全。既要把公元纪年的
四位数写全,又要写上“年、月、日”三
字。
C.印章
盖印位置
1 .单一印章： 骑年压月（落款处不署发文机关名称）。
印章上弧应上距正文1行之内（以防止空白过大被私加内容）；
印章下弧要压成文日期（以防出现空白印章）——
印章下弧部无文字——下套方式
印章下弧部有文字——中套方式
落款处不署发文机关名称
2 .盖两印章： 主前另后同压成文日期（落款处不署发文机关名称）。
二者用同种盖印方式——都下套,或中套,以排列整齐。
两章不交不切,距不超3mm。
3 .盖3及以上印章：每行署三发文机关名称并盖印于上，余章居中。
盖印要求
1 .印章须与正文同处一个版面，不
得加盖在空白纸上；
2 .印章须用红颜色；
3 .印章要端正清晰；
4 .印章间不交不切。
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D.附注
标注位置：用与正文相同的字体字号,标注于
成文日期下1行、版记之上,居左空2字, 前后加
圆括号括起。若附注文字较多,回行应顶格。
请示的附注：在附注处注明发文机关联系人
的姓名和电话号码,以便上级办文时与报请机
关联系。
E.主题词
是经过规范处理的用来标引公文主题内容的词或词组，
其主要作用在于方便电脑存储和文件检索。
主题词的位置在抄送机关上方。标引主题词需使用主题
词表。
标引主题词要注意三点：
1、要掌握选词原则。要选用最能反映公文主题内容的
词语。一份文件的主题词，一般不超过5个。其标引顺
序是先标类别词，再标类属词。
2、要使用主题词表。国务院办公厅秘书局印发的《国
务院公文主题词表》(1997年12月修订)，由15类1 049
个主题词组成，分为主表和附表两大部分。
3、主题词的标引，应坚持“谁办文，谁标引”的原则。
F.抄送机关
抄送机关：是除主送机关外需要执行
或知晓公文的其他机关，应当写全称
或规范化简称、统称，按机关性质和
隶属关系情况依次排列。其位置在主
题词下，印发机关之上。
G.印发机关、印发日期和印数
印发机关：即印发公文的机关，要写全
称。
印发日期：即印发公文的日期，一般写
公文送印刷厂之日或发出之日。
印数：是指公文的实际印制份数，位于
印发时间的正下方，写“共印××份”，用
圆括号括上。
公文办理的程序
公文的办理又称办理公文，是在
拟制或收文的基础上以传递及内容处
理为主的过程。
公文的办理主要由机关职能部门负
责 ，通常由秘书部门负责。
公文办理的程序就是指公文在机
关内部从形成到运转处理所必须经过
的一系列环节。
公文办理程序主要有收文办理程序和发
文办理程序。
F:%5C%E7%AC%AC4%E7%AB%A0%20%E5%8A%9E%E6%96%87%E5%B7%A5%E4%BD%9C%5C%E5%85%AC%E6%96%87%E5%8A%9E%E7%90%86%E7%A8%8B%E5%BA%
（一）收文办理程序
1.收文办理
是机关文秘部门的重要工作之一，
主要指收到送达本机关文件后，机关内
部组织实施文件运作的全过程。
2.收文办理程序
由于各机关不同，具体办理方法也
不可能不尽相同，但基本程序大体一致。
主要包括：签收、登记、审核、分
发、拟办、批办、承办、催办、注办
（办结）等环节。
收文处理程序图
签收
拆封 审核 分发 拟办 批办 承办 催办
注办
归档
登记
请思考：哪个环节是秘书的工作？
1.签收 指收文机关收到文件，在发文通知或
登记簿上签字、签章的过程。核对、检查、
签字。对急件应注明收到日期。
2.拆封及登记
3.审核
公文登记后，进行的审核是决定公文是否被
收文机关接受办理的关键环节，是起把关作
用的必要程序。
4.分发
将文件分送到各有关部门和人员阅之办理。
5.拟办 由部门负责人或有关具体工作人员
提出处置意见，供有关领导审核定夺。
6.批办
是指机关领导同志或负责人就某一文件的拟
办或承办处理意见所批示的原则性意见。
批办是在拟办基础上进行的，一般机关由部
门领导同志批办，大的机关则由办公厅主任
或秘书长批办，还有的部门则采取拟办和批
办相结合，直接批办。
批办的意见要直接、明确、简明扼要，指明
承办部门或具体承办人。
批办应注意的事项：
（1）批办要针对提出明确的处理原则
和办法。如有拟办意见，则表明批办态
度，不能模棱两可，使承办人难以下确
理解领导意见无所适从。
（2）批办要及时，确定承办部门要准
确，以免责任不清，影响办文效率。
批办应注意的事项：
（3）批办人要在批办意见之后署上自
己的姓名及日期。
（4）批办意见应写在“文件处理单”中
的批办栏内，如纸张不够，可另附纸批
示。
7.承办
是指有关部门或人员根据领导的批办意见，结合本
部门的实际情况，具体处置公文所针对的事务和问
题。
它是文件处理的关键环节，是具体解决问题的阶段，
也是检验一个机关工作质量和工作效率的重要标志
之一。承办部门对交办的批件必须件件着落，事事
有回音，一般公文要求在15日内办结。
8.催办
指对必须答复的文件，根据时限要求、
及时地对承办情况进行督促与检查，以
防积压和延误。
催办范围
一般包括：上级机关主送酝机关需要具
体落实、实施的文件；下级机关主送本
机关的请示及其他需要办理的文件；平
行或不相属的机关发不商洽、征询意见
以及事务性的函件。
催办方法
电话催办；发函催办；登门催办；约请
承办部门来人汇报等。
9.注办——亦称办结
由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。
指对文件承办情况和结果，由经办人在文件
处理单上扼要注明结果，作为办理完毕的标
志。
发文处理的一般程序为：拟稿、会商、
审核、签发、注发、复核、缮印、校对
用印（或签署）、登记、分发等程序。
处置办毕公文的活动主要包括：清退、
销毁、暂存、立卷归档。
（二）发文办理程序
拟稿 会商 审核 签发
缮印 复核 注发核对
用印（或签
署）
登记 分装 发出
发文登记簿
发文
日期
发文
号
密级 文件
标题
收文
单位
共印
份数
发出
份数
拟稿
单位
签发
人
备注
1.拟稿是文件承办人根据领导交办
或批办的意见草拟文稿的过程；
2. 审查
（ 1）行文的必要性
（ 2）审查文稿内容是否符合有关法律、
法规、政策以及和已有文件是否矛盾、
文件的措施、要求是否明确和具有可行
性、可操作性。
（ 3）审查是否涉及其他职能部门以及
是否经过协商一致和会签。
（ 4）审查拟办的公文用语是否符合相
关要求
3.签发，指有关领导对文稿签字发出；
4.缮印 指对已签发的文件定稿进行 誊清、
复印或排版印刷；
5.校对 指对文件誊写稿、打印稿或清样
按定稿核对、校正；
6.用印 指在完成的文件上加盖机关印章。
应注意必须以签发的文稿为依据；用印
应清晰端正，加盖于签发日期上；用印
须和签发机关一致；用印须核对发文数
量；
7.发文登记 凡发出的文件均应进行
登记，包括：时间、发文对象、发
文方式等；
8.分发 对准备发出的文件分装和发
送。应注意发文渠道及相应问题。
发文办理的注意事项和要求
交拟时拟稿人必须弄清撰文背景、撰
文依据、撰文意图、撰文要求。
草拟公务文书应符合有关规定和要求。
签发文书的要求：签发人对已签发的
公文负有完全的责任；签发人必须明
确签署意见，并写上姓名和时间；签
署时应使用符合存档要求的书写工具
和材料。
发文办理的注意事项和要求
印制公文的基本要求是：内容准确；
格式规范；页面整洁；字迹清楚；美
观大方，便于阅读和保管。
校对的要求是：既要忠实于原稿，又
要善于发现和纠正原稿中的差错；校
对要达到一定的次数要求；校对要全
面；正确使用校对符号；校对人员要
在校样上签字。
传递的要求是：迅速及时；安全保密；
手续完备。
技能训练
一、下列事例是否符合文书处理规则或程
序？为什么？
1.某单位对外拟发公文，领导签发
后交秘书部门审核修改。
技能训练
2.某单位秘书为保证工作不出错，
将所有来文一律以三天为单位，每
三天分送一次，这样做对不对？为
什么？
技能训练
3.某单位秘书每次都将来文按单位
领导顺序填好名字，请他们自行传
阅，这样做对不对？
二、根据文书处理要求模拟填写收、发文
登记单、登记簿以及其他表格。
