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行政·管理
行政费用管控办法
撰写人：行政人事 club
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行政办公费用全面控制方案
1 办公费控制方案与工具
1．1 办公费控制关键点
办公费是指因日常行政管理工作需要而购买的办公用品以及其他办公物品的消耗，包括购买纸笔的费
用、印制名片的费用、邮寄费、快递费、报纸以及书刊费用、办公室清洁卫生所需的费用等。办公费控制
的关键点如图 7-1 所示。
图 7-1 办公费控制的关键点
1．2 办公费用控制方案
执行部门
方案名称 办公费用控制方案
监督部门
一、目的
为降低公司成本，提高经济效益，减少办公费用开支，特制定本方案。
二、日常办公费用的控制
日常办公费用是指为满足公司日常办公需要所发生的费用，包括购买办公用品(如文具、复印纸、办公饮用水等)、邮递、
名片制作、刻章、配钥匙等杂费。
关键点 1 通过制订各部门每月办公耗材计划进行控制
关键点 2 严格遵守办公用品领用程序，杜绝计划外领用办公用品
关键点 3 减缓办公用品的升级换代，节省办公用品的购置费用
关键点 4 尽量不购买不必要的设备、资产和配件，减少不必要的办公用品购置费用
关键点 6 合理配置办公物品，减少损耗，提高利用率，延长办公用品的使用寿命
关键点 7 加强对各部门邮寄费、快递费和印制名片等费用的监督
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1.归口管理部门
(1)归口管理部门为行政部，负责办公用品的日常管理。
(2)办公用品由公司员工按照行政部核定的标准自行领用。
2.报销审批权限
(1)办公费用单笔金额超过 10 000 元(含 10 000 元)的由总经理审批。
审批程序为：经办人——部门主管——行政部经理——财务部经理——行政总监——总经理——财务报销。
(2)办公费用单笔金额在 4 000 元(含 4 000 元)到 10 000 元的由行政总监审批。
审批程序为：经办人——部门主管——行政部经理——财务部经理——行政总监——财务报销。
(3)办公费用单笔金额在 4 000 元以下的由部门经理审批。
审批程序为：经办人——部门经理——行政部经理——财务部经理——财务报销。
三、印刷费用控制
印刷费是指因公印制文件、会议材料、资料、期刊、书籍、年鉴、宣传品、讲义、培训教材、报表、票据、证书、公文
用纸和信封等印刷品所发生的费用。
1.归口管理部门
(1)归口管理部门为行政部，负责印刷费用的核定、印刷质量监督和执行，坚持从简、优质、价廉的原则。
(2)业务部门提出书面申请，交行政部，经审批同意后，统一由行政部联系印刷。
2.报销审批权限
(1)印刷费用单笔金额超过 2 000 元(含 2 000 元)的由行政总监负责审批。
审批程序为：经办人——部门主管——行政部经理——财务部经理——行政总监——财务报销。
(2)印刷费用单笔金额在 2 000 元以下的由部门经理审批。
审批程序为：经办人——部门经理——行政部经理——财务部经理——财务报销。
四、办公设备维修费用控制
办公设备维修费用是指办公设备不能正常工作时，因修理设备而发生的费用。
1.归口管理部门
归口管理部门为行政部，负责维修费用的日常管理。
2.报销审批权限
(1)办公设备维修费用单笔金额超过 1 000 元(含 1 000 元)的由行政总监负责审批。
审批程序为：经办人——部门主管——行政部经理——财务部经理——行政总监——财务报销。
(2)办公设备维修费用单笔金额在 1 000 元以下的由部门经理审批。
审批程序为：经办人——部门经理——行政部经理——财务部经理——财务报销。
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五、网络费用控制
网络费用是指公司各部门使用的网络以及网络设备的维护、服务费用。
1.归口管理部门
归口管理部门为行政部，负责网络的使用、维护以及签订服务合同，备案，办理付款手续等日常管理工作。
2.报销审批权限
(1)网络费用单笔金额超过 3 000 元(含 3 000 元)的由行政总监负责审批。
审批程序为：经办人——部门主管——行政部经理——财务部经理——行政总监——财务报销。
(2)网络维修费用单笔金额在 3 000 元以下的由部门经理审批。
审批程序为：经办人——部门经理——行政部经理——财务部经理——财务报销。
六、图书资料费用控制
图书资料费用是指公司订阅专业书籍、参考资料以及报纸杂志等的支出。
1.归口管理部门
归口管理部门为行政部，负责预算控制、订阅以及报销等日常工作。
2.报销审批权限
(1)图书资料费用单笔金额超过 1 000 元(含 1 000 元)的由行政总监负责审批。
审批程序为：经办人——部门主管——行政部经理——财务部经理——行政总监——财务报销。
(2)图书资料费用单笔金额在 1 000 元以下的由部门经理审批。
审批程序为：经办人——部门经理——行政部经理——财务部经理——财务报销。
2 差旅费控制方案与工具
2．1 差旅费控制关键点
差旅费是公司员工因公出差期间所产生的交通费用、住宿费用和杂运费等各项费用。差旅费控制的关
键点如图 7-2 所示。
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图 7-2 差旅费控制的关键点
2．2 差旅费用控制方案
执行部门
方案名称 差旅费用控制方案
监督部门
一、目的
为了有效控制差旅费，规范员工出差期间的补助和工资的发放情况，特制定本方案。
二、制定差旅费用的支出标准
1．出差交通费用标准
（1）选择出差交通工具
员工出差工具的选择标准如下表所示。
出差工具的选择
出差类型 出差情况 出差工具
短途出差 单程距离在 300 公里以内 公务车、自用车前往
同行超过两人
需要速去速回
公务车
公司没有为其配有公务车的员工长途出差
长途客车、火车
客船、飞机及公务车
单程距离在 300
公里以上
已经配有公务车以及有自用车的员工长途出差 公务车、自用车
长途出差
运行时间在 乘火车出差在当日晚 6 时至次日早 8 时 硬卧
关键点 1 强化对差旅事项的信息化管理，提高出差效率，降低出差频率
关键点 2 对费用指标实行月度分解，将费用指标下达到各个部门、各个员工
关键点 3 将差旅费报销标准细化到个人及部门，规范差旅费的使用情况
关键点 4 合理安排出差次数和人数，减少不必要的出差，节省差旅费
关键点 5 规范差旅费报销的审批程序，杜绝虚报、冒领差旅费情况的发生
关键点 6 对各部门需出差人员进行分类，排出时间表，合理安排工作进度和其他事项
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经理级及企业聘任的高级专业人员6 小时以上
副总经理级以上（含）人员
因故未能乘坐卧铺的，又逢当日晚 6 时至次日早 8 时的
软卧
（2）在无紧急任务的情况下，乘坐飞机的员工须乘坐机场巴士作为往来机场的交通工具。
（3）员工在国内旅行时，公司提倡员工使用低成本的市内交通工具，但公司也允许员工使用当地出租车。员工在申请出
租车费报销时，必须提供详细的乘车地点、时间、原因和金额等信息。
2．住宿标准
（1）在出差过程中，住宿标准的具体内容如以下两表所示。
出差住宿标准
部门： 单位： 元/日
出差地区
类 别
一级 二级 三级 四级 五级 六级
经理级以上人员（包含经理） 300 250 200
主管级人员 250 200 150
其他员工
1 500 1 200 1 000
200 150 100
注：总经理级（含）以上的干部和薪级为十级以上（含）的专业人员的住宿费用实报实销。
地区等级划分一览表
地区等级 范 围
一级 日本、北美、西欧、北欧及澳洲等国家和地区
二级 东南亚、西亚、东欧、南欧等地区
三级 非洲、中美洲、南亚、南美洲等地区
四级 上海市、北京市、广州市、深圳市、珠海市、厦门市、东莞市
五级
天津市、重庆市、广东省、浙江省、海南省、苏州市、常州市、无锡市和部分沿海开放城市及省
会级城市
六级 国内除四级、五级所列地区以外的地区
注：部分沿海开放城市是指不在四级地区以内的沿海开放城市，包括大连、秦皇岛、烟台、青岛、连云港、南通、福州、
湛江、北海及国家新开发的沿海城市。
（2）差旅中各员工的住宿费用应依据公司员工出差业务情况和层级情况选择。
（3）差旅中员工出差日期及离开城市的日期会有所差异，公司应依据出差日期与工作日的关系，选择不同的倒休和补助
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标准。
（4）公司员工在不同地区出差的补助也会有所差异。
3．补助标准
出差的具体补助标准如下表所示。
出差人员补助标准
出差人员职务和情况 住宿费用 补助标准
既有行政职务又有聘任专业职级的员工 最高标准 最高标准
有行政职务但无聘任专业职级的员工 一般员工标准 一般员工标准
出差期间无需住宿或获得免费住宿的员工 无 无
两人出差中，有一人为异性的 较高级别人员的标准 较高级别人员的标准
级别不相同的两人出差 较高级别人员的标准 较高级别人员的标准
同行出差的两人或超过两人时 按各自标准执行 无
外出培训或会议人员，费用已包含食宿费用的 无 无
出差在本市且无住所的 不超过本市区住宿标准 无
出差在所属公司的，工作期间免费就餐的 无 餐费减半
全天有对外招待业务的 无 核减当日全部餐费补助
出差当天往返，且时间超过 6 小时的 无 补助减半执行
有对外招待业务且超过 24 小时的 无 有实际出差天数计发补助
实习期、试用期人员出差，工作期间免费就餐的 无 无
不报销手机话费的人员出差 无 通信费 10 元/天
出差目的地为本公司分支 无 无通信费补助
驾驶员及已享受业绩提成的人员 按同档标准执行 餐费按标准减半执行
4．其他差旅费用的报销标准
其他差旅费用的报销标准如下表所示。
其他差旅费用的报销标准
费用明细 报销条件
新员工路费、行李托运费 人力资源主管签字办理
出差期间因业务发生的传真费、邮寄费 票据背面填写清楚事由，据实报销
项目组前期未设餐厅享受餐费补助 项目所在地和回总部后的考勤记录
出国考察期间产生的费用 考察报告，由行政部签字的提交考察报告记录
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员工发生的误机、误车费用 个人承担 60﹪的费用
出差发生的订票费，往返机场、火车站的交通费用 人力资源主管签字办理
未经许可逾期返回所产生的费用 扣减其逾期天数的住宿费及出差补助
未按照“出差登记表”中拟订路线产生的费用 相关费用不予报销，且扣减相应天数的出差补助
三、强化差旅费用的审批，杜绝违规费用支出
出差人员需及时按规定填写“出差登记表”，经上级主管签署意见，方可预支相应费用。
四、规范差旅费报销流程
1．申请出差借款
凭核准的“出差申请单”向财务部申请合理金额的借款。
2．出差返回后应及时结清暂支款项
（1）出差返回后一周内填具“差旅费报销单”，结清暂支款项。
（2）未在一周内报销者，财务部应通知人力资源部从其薪资中先行扣回，待报销时再进行核付。
（3）财务部要定期核对差旅费用报销的情况。
3．员工不能使用以下方式结算费用
（1）费用先由公司下属的分公司代付后再通过内部进行往来结算。
（2）差旅费用账单直接开给公司并要求公司直接支付。
