内部管理制度系列 编号：FS-ZD-04015
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内部管理制度系列
物业公司总经理信箱使用
管理规定
（标准、完整、实用、可修改）
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物业公司总经理信箱使用管理规定
Regulations on the use of mailboxes of general managers of property
companies
说明：为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工
作有章可循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。
物业公司总经理信箱的使用和管理规定
为了广泛听取广大客户(员工)对改善企业管理、改进工
作流程、提高工作绩效和质量、加强人才团队建设、加强企
业文化建设、对工作冲突、不良现象、投诉处理等方面的意
见或建议，深圳 zz 物业管理有限公司特设立“总经理信箱”，
并置于管理中心一楼考勤机旁边，欢迎大家积极建言献策(请
务必留下明确的联系方式)。同时为规范总经理信箱的使用和
管理，特作如下规定:
一、目的
1、完善和畅通公司与客户(员工)的沟通渠道，推动简单、
阳光、创新型企业文化建设。
2、鼓励客户(员工)发现和指出管理服务工作中存在的问
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题，推动问题能被及时处理或解决。
3、鼓励客户(员工)参与公司的管理建设和创新，对公司
经营管理各领域进行监督和提出建议。
二、适用范围
适用于深圳 zz 物业管理有限公司所有客户和全体员工。
三、工作方法
1、公司行政人事部负责总经理信箱管理办法的制定和
执行。
2、总经理信箱由总经理秘书负责接收和登记，每周开
启一次，将所有投于信箱内的书面材料进行整理并呈报总经
理。
3、根据来信的建议内容或反映情况，总经理秘书按总
经理的批示，转交相关部门或项目进行处理，并负责跟进督
导。
4、对于来信的处理情况，将被及时反馈至本人，或不
定期公告。
5、客户(员工)来信请务必采用署名的方式，以便深入沟
通并及时反馈处理情况。在对来信进行处理时，来信的署名
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将被先隐去，并受到严格保护。除非征得本人同意，任何情
况下都不会公开来信者的个人信息。
四、注意事项
1、为有效发挥总经理信箱的效率，来信内容应具体、
清楚、事实充分，以便于正确及时地对建议进行分析处理。
对于内容过于含糊空泛或闪烁其词的来信，可能会无法得到
及时处理。
2、总经理信箱用于反映客户(员工)意见、心声之用，不
得借以对公司、同事、上司、客户等进行个人人身攻击、诬
陷、报复等，一经查实，公司将根据相关规定对具有上述行
为人员作严肃处理。
zz 物业总经理信箱自 20**年 7 月 6 日起开通运行。总
经理信箱是客户(员工)参与和监督公司管理事务的重要途径，
公司亦能籍此获取发展的动力。总经理信箱运作过程中会出
现一些不周到的地方，敬请谅解并欢迎提出批评和建议，以
便改善工作程序和方法。
深圳 zz 物业管理有限公司
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