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1引 言
2第1章 A3资料简介
A3资料的特征
A3资料的优点
3第2章 A3资料制作步骤
整体样式
具体步骤
明确资料目的
撰写资料纲要
确定版面设计
撰写资料内容
核查校对资料
14第3章 A3资料实例
丰田改善活动模板
日本爱信变速箱物流案
16结 论
17附录1 图表的种类及用途
引 言
为了推进物流工艺的问题解决方式，使相关人员（部门）以及物流全体人员实现最优状态，在出台计划时要切实取得多方面的一致，或者在实行计划时向有关人员准确传达相应内容。按照问题解决的步骤进行思考，将思考的内容准确地传达，实现信息共享。这种方法的核心工具就是A3资料。
A3资料将问题解决的8个步骤归纳在一张纸上，通过视觉表达，使内容一目了然，数据、图表、文字并用，按照问题解决的步骤进行思考，将事实和思考的内容准确传达，实现信息共享。
在丰田，对任何工作而言，比起其实施计划和结果，更被重视的是制定该计划的理由，或形成该结果的原因。因此，A3资料不仅仅是记录计划和结果，更是展现问题解决全过程的资料，它是丰田交流工具的核心。为了提高工作效率，在日后的工艺工作中将引进A3资料。参照丰田成熟的A3资料制作经验，撰写本文件，希冀为工艺员熟练掌握A3资料的制作提供借鉴。
第1章 A3资料简介
A3资料的特征
（1）将问题解决的8个步骤归纳在1张纸上
事实 判断 想法
（2）通过视觉表达，使内容一目了然
数据、文字、图表并用
（3）A3资料=问题解决的工具
A3资料的优点
A3资料是一种“制作简洁易懂的资料”，主要有以下优点：
（1）对资料使用者而言
①能够尽快理解
②能够供每一位相关人员理解
③即便意见不同，在资料中也能方便找寻不同所在
④简洁易懂的资料，能够帮助引发有建设性的讨论
⑤即便内容有问题，也容易发现问题所在，便于进一步指导和修正
（2）对资料制作者而言
①自觉地意识并思考如何“制作简洁易懂的资料”，有助于对思路的自我检测和整理。
第2章 A3资料制作步骤
整体样式
图 A3资料制作整体样式
具体步骤
明确资料目的
资料是说明、传达事情的工具，制作什么样的资料要依其目的而定。关于目的，首先要考虑“面向谁”、“如何使用”、“何种用途”，最后明确传达“什么内容”。
图 资料目的
（1）考虑是“面向谁”的资料
因为资料是说明或传达事情的工具，所以，根据资料面向对象即看资料的人不同，其内容也要相应变化。即使是相同主题的资料，面向公司外部和面向公司内部，其强调的要点也应该有所不同。即使同是公司内部，面向经管会的资料与面向部长的资料，其说明内容也是不同的。
对方对于这个问题了解程度如何，有多感兴趣，想问些什么等等，对于这些情况和需求，必须准确推测和把握。
（2）考虑将“如何使用”资料
①考虑资料使用的场合
是仅仅分发资料还是在会议上进行说明，或者直接向看资料的对象进行说明，根据情况不同内容也会不同。如果只是分发资料，因为无法进行说明，所以必须使资料通俗易懂，一目了然。而召开会议的情况下，有必要在短时间内让全体与会者获得尽可能多的必要信息，所以要求资料写得简单易懂，具有很强的视觉效果。
②考虑资料使用人
资料由谁使用，也就是有谁进行说明也是一个重点。必须站在说明人的立场制作便于说明的资料。举例来说，有上司进行说明的情况下，资料内容如果不够详细，就难以以口头形式一边补充一边说明，因此就需要写得细致，要将必要的事情简单地、符合逻辑地、合理地写出来。
（3）考虑资料用于“何种用途”
资料的用途不同，内容也会不同。无论报告、联系、商谈或者裁决，即使是相同的主题，所强调的重点也会不同。如果是报告，就要及时准确地反映事实，包括发生的事实以及实施对策后的结果。而如果是计划裁决，就要依照问题解决的步骤，充分说明制定对策理由，并且还要明确希望对方给予判断的要点。
（4）考虑要传达“什么内容”
①考虑应该强调的要点
明确了资料“面向谁，如何使用，何种用途”之后，就要考虑资料使用人的需求，进一步明确资料当中应该强调的要点。思考在问题解决的8个步骤中哪一步是特别需要强调的要点。
②考虑资料的标题
最后决定资料的标题。
（5）案例分析——改善创意提案的工作
小A在汽车制造商T公司的人事部负责推进“改善创意制度”。有一天，小A接到组长B先生的指示，要求他拿出本年度推进改善创意制度的工作计划。组长说：“在这次的部内组长会议上，我决定就改善创意提案的本年度计划进行说明，你帮我准备一下资料。看一下咱们部去年的业绩，尽管事物部门整体目标达成了，但却没有完成本部门目标。今年当然首先要继续协助完成事物部门整体目标，另外还希望一定能够完成本部门目标。在这次会议上，我想再次向大家说明改善创意制度的主旨，让大家充分认识到现阶段的主要问题是什么。另外，我还要就本年度的具体实施内容进行说明，以获得大家的支持，就拜托你准备资料了。”
注：改善创意制度：对有关业务效率化以及降低成本的改善提案进行奖励的制度。是多年来一直沿用的制度之一，在提升工作现场的改革意识及问题解决能力方面取得了卓著的成果。该制度的对象是业务职和专门职人员
小A根据组长B先生的指示，明确了资料目的：
“面对谁”：对象
“如何使用”：传达方式
“何种用途”
“什么内容”：资料强调的要点、标题
撰写资料纲要
制作简单易懂的说明纲要是使资料通俗易懂的前提。没有好的纲要，无论任何版面设计或讲求视觉效果都没用。
图 纲要主体
（1）确定纲要的主体
写入资料的内容，即使头脑中非常明白，要将其整理得非常简洁、能向别人准确说明也是不容易的。依照问题解决的各个步骤，尽量将每一步所要传达的信息至多3句话表述出来。这种表述就类似于报纸上的新闻标题。
考虑好各个步骤的表述后，要按照步骤将他们排列，检查这种排列是否符合逻辑。如果符合就可以通过。口头念一下，长度从30秒到1分钟为最佳。
（2）确定对纲要主题进行补充的内容
确定纲要的主题之后，就要思考对各步骤所给出的信息进行补充的理由以及数据。最好为每条信息找出3个左右的理由或数据。
这时要注意以下几点：
①对各步骤传达信息的补充数据是否充分
②是否基于事实的补充
③因果关系是否成立
④补充内容是否符合MECE要求
（3）检查纲要整体
确定纲要的主体和补充内容后，要对纲要整体进行检查。要比资料的目的，也就是说，要一边思考“面向谁”、“如何使用”、“何种用途”，一边从头通读纲要整体。通过反复通读，检查其是否符合逻辑，对资料的对象是否具有说服力。
（4）案例分析——“改善创意提案的工作”
“去年事务部门全体的改善创意目标为：6000元以上的优秀提案为每年1项，2000元以上的优秀提案也是每年1项。本部目标为：提案数量为每年每人12项以上。而去年本部的优秀提案，6000元的提案有2项，4000元的提案为1项。提案数量为每人每年平均项，没有完成目标。今年我们应该进一步致力于寻求改善创意。”
“回顾一下本部内的提案状况，会发现不同职级之间的差别很大。业务职人员每年每人提出了14项，没有问题；但专门职人员每年每人只有3项提案。按月份来看，6月份以后尤为严重。”
挖掘改善创意是支撑T公司改革的一项活动，但目前的实际情况是，有人无论是否提出提案都在思索，但更多的人却因为不断地思考撰写提案而获得了意识的强化。
小A在确认员工的上述说法便是问题的真正原因之后，决定提出以下对策：
①4月份重新实施以本部门全体成员为对象部长讲话，让每一个人理解改善创意制度的主旨，进行部成员启蒙，使各成员彻底了解本年度的活动目标。
②取消期间特别活动，新引入年度表彰制度，在第二年3月，对最多提案个人，最优秀提案个人及最多提案小组进行表彰。
③每月25日由事务局向各组组长发送跟踪邮件，促进组长对成员的督促。
④汇总每月各组的提案情况，月初作成图表张贴在部里的墙上。
表 不同职级的改善创意提案数量统计（项）
4月
5月
6月
7月
8月
9月
10月
11月
12月
1月
2月
3月
合计
专门职
业务职
关于全体事务部门与本部门的提案数量，今年要继续完成上年度的目标。也
就是说，本年度尤其重点解决的问题，是使100%的专门职人员拿出提案。
那么，去年6月以后到底出现了什么问题？是不是因为4-5月是改善创意强化月，提案太多了，专门职人员在强化月过后就拿不出提案了？不会是没有好点子或思考时间吧？会不会是尽管有创意，却忘了每月提交。既然有这么多可能性，就需要去听取大家真正的想法。
在考察事实后小A发现，有的人虽然知道本部门目标，却没有了解其必要性，认为“为什么一定要每月提交呢？理由何在？”、“上司什么都没对我们说”或者“即使即使写了也得不到好评，干脆不交”；另外甚至有人还提出“有本部门的目标吗？”等问题，连何谓本部门目标都不知道。
根据这些信息，小A按照解决问题的步骤制作了纲要：
图 纲要内容
确定版面设计
顺着思路进行版面设计,应当将较多版面分给需要强调的重点步骤。
图 A3资料版面
（1）根据纲要确定版面设计
具体过程及要点如下：
①排列好各个文本框。给各个步骤都做好可填写的文本框，顺着思路，根据纲要排列各文本框。一般应当从左到右、从上到下、或按照顺时针方向排列。如果按照相反方向排列，或者中途突然改变方向，便会打乱资料结构，不容易看明白
②确定文本框的大小，兼顾版面的平衡。大致的版面确定后，就要确定文本框的大小。要根据资料的内容来决定版块的大小。需要注意的是，对药着重强调的要点，不要使用小的文本框。
③其他要点。留出适当的空白，将上下左右对齐并调整好距离，是版面整洁的关键。
（2）确定各文本框的标题
确定版面设计以后，就要确定各文本框的标题。
（3）版面设计模板
图 版面设计模板1
图 版面设计模板2
图 版面设计模板3
撰写资料内容
确定版面设计后，接下去就要填写各文本框中的内容。行文要尽量简明扼要，并使用图表、表格，使资料具有较强的视觉效果。
图 资料内容
（1）撰写各文本框的内容
撰写各文本框的内容，要点如下：
①行文要“简明扼要”、具体和使用主动语态
◆ “简明扼要”
a、名词结构
b、尽量只写1行文字，两行以上无法让人一目了然
c、1项评述、1项注释
不好的例子：6月份以后，新研制的汽车上线，与原有的汽车并线生产，
因此，目前的情况无法适应，必须对车间的布置和作业方法进行改革。
好的例子：6月份起新研制的汽车上线，实行与原有汽车并线生产。车间布置和作业方法的改革成为必然。
d、“单刀直入”的表达方式
不好的例子：安全问题并不是不比数量问题重要（二重否定）。
好的例子：安全问题比数量问题重要。
e、相同的语句不要重复
不好的例子：质量不合格的发生，去年发生了34起，今年也发生了18起。
好的例子：今年发生质量不合格的事件18起。
◆ “具体”：避免抽象的表达方式
不好的例子：今年的销售情况还可以。
好的例子：今年的销售情况完成了目标的98%。
◆ “主动语态”：尽量避免被动的表达方式
不好的例子：工作成绩被下属的干劲极大影响。
好的例子：下属的干劲极大影响着工作成绩。
②使用图表，强化视觉效果
特别是数据，比起文字表述，图表更直观。要根据使用的目的选择图表的种类，这样更具效果。
（2）修饰资料，使内容一目了然
①统一文本和书写格式，文本框的上下左右对齐。如果文本和书写格式的标准不统一，那么即使使用粗字表示强调，也不知道强调的是哪一部分。
例如，下面的图中，究竟是强调颜色的不同还是图形的不同，无法明确。如果统一了图形，就可以知道是强调颜色的不同。
图 不同图形
文字部分也是一样，在考虑修饰之前，首先要统一文本和书写格式。尤其是在表格里就行评述、注释的时候，所注内容也要注意形式上的统一。
不好的例子：
表 对促销方法的现状和方向进行评述的例子（不好）
现状
今后
没有广告宣传效果，光顾人数减少
强化营销人员的活动
明显，文本不一致，主语宾语不同，填写内容也有差异，经过调整，上述评述的好例子如下表所示：
表 对促销方法的现状和方向进行评述的例子（好）
现状
今后
通过广告宣传促销
针对不特定多少人的活动效果不佳
强化营销人员的活动
针对特定的顾客展开活动，效果好
①需强调的文本框和文字用粗体，加大字号
统一了基本格式之后，要将纲要主题等需要强调的部分的文字换成大字号的粗体。不过，修饰的目的不是为了漂亮，而是易于理解，因此，如果不必要地使用很多字体、颜色，追求字号的微妙变化，那么看起来似乎很漂亮，却反而使得资料不知所云。一篇资料中，字体或字号最多使用三种，根据需强调的程度选择使用，这才是可取的。
核查校对资料
最后要对资料的整体内容进行检查。要点如下：
图 核查校对资料要点
第3章 A3资料实例
丰田改善活动模板
日本爱信变速箱物流案
结 论
本文着重介绍了A3资料的特征、制作的思想和步骤。总体来说，A3资料能给决策者以直观的判断，增强沟通，提高工作效率；同时通过制作简洁易懂的资料，也给资料制作者提供了解决问题的思路
作为培养问题解决能力的核心工具，A3资料比PPT更加直观、简洁，因此在今后的工作中，应该倡导A3资料的制作。
附录1 图表的种类及用途
1、柱状图——用于比较绝对值的大小
图1 柱状图
2、曲线图——用于显示时间上的变化
图2 曲线图
3、圆环图——用于显示各部分的比例
图3 圆环图
4、条形图——用于显示不同项目的结构
图4 条形图
5、巴莱多图
图5 巴莱多图
6、散点图
图6 散点图
