Time Management
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Time Management
Date : Aug. 27, 2001
Instructor : Mr. J. C. Yeh
有 效 的 時 間 管 理
1. 做時間的主人
2. 駕簡御煩
3. 時間保全
1. 做時間的主人
正確的工作 / 生活態度
- 時間管理 = 生活管理
- 時間管理 = 目標管理
- 時間管理 = 壓力管理
我
我 的 時 間
我 的 生 活
§一部有關我的生活和抱負的電影 §
編劇 , 導演 和製作
主角 :
參加演員 :
時間 - 最為寶貴的資源
. 公平的
. 無法暫停 積壓 借貸
. 一去不返
. 隨感覺而走
. 可以善加利用
請列舉在生活中您很想做的事
很重要 重要 不重要
1 . _____________________________________________ □ □ □
2. _____________________________________________ □ □ □
3. _____________________________________________ □ □ □
4. _____________________________________________ □ □ □
5. _____________________________________________ □ □ □
6. _____________________________________________ □ □ □
7. _____________________________________________ □ □ □
8. _____________________________________________ □ □ □
9. _____________________________________________ □ □ □
10. ____________________________________________ □ □ □
2. 駕 簡 御 煩
※ 有系統的時間管理
- 訂定關鍵工作領域
- 有效安排時間
系統化的時間管理
將協助您 ----------
1. 創造成果 ( Result )
2. 設定工作輕重緩急 ( Priority )
3. 完整的全貌 ( Overview )
4. 提示重要任務 ( Important Task )
5. 更有充分時間 ( Get More )
6. 增加創意 ( Creativity )
7. 提供授權的原則 ( Delegation )
8. 生活更協調 ( Well-balanced )
9. 發展更具彈性及開朗工作態度 ( Attitude )
建立完整的工作任務
1. 整體 , 全面性 ( Complete )
- 工作 , 家庭 , 社交和娛樂
- 現在 , 未來
2. 清楚的 ( Clear )
- 歸類
- 完整
3. 實際的 ( Practical )
- 簡易明瞭
- 可控制的
- 即時行動
4. 現實中求挑戰 ( Realistic but Challenge )
- 合理目標
. 界定關鍵域
請使用下表界定你自己的關鍵域
1. 用左側欄位中的問題及中間行欄位的提示 做自我檢核
2. 在右側欄位的空白格中 依據項目自我檢核結果 列出你可能想到的 “關鍵域 ”
IDEAL EMPLOYMENT ADVERTISEMENT
We need a
PURCHASING MANAGER
Who will be responsible for the following KEY AREAS :
1. Optimum purchase prices
The company’s purchasing budget amounts to
10 million annually .
2. Supplier contact
Both domestic and foreign . The company purchases
extensively from the Far East .
3. Internal co-ordination
With the sales and production functions .
4. Staff effectiveness and development
The purchasing manager will be responsible for 14
sub-ordinates .
5. Optimum stock levels
6. ______________________________________________________
7. ______________________________________________________
8. ______________________________________________________
9. ______________________________________________________
We are … (here the company is described briefly and so are the
benefits include the salary range
How to get into contact with us … ( here give instructions as to
what the applicant has to do to obtain an interview including details
of qualifications etc. )
個職能關鍵工作領域例子 ( Examples of Key Area )
1. Personnel Manager
. Staff relation and effectiveness / Finances
. Personnel policy/ Employment contract/ Handbook
. Work environment/ Health/ Security
. Personnel administration (. wage system, pension scheme, insurance etc. )
. Manpower planning / staff recruitment / selection
. Training and Development
. Relation with union / welfare committee
. Internal communication / coordination
. Other management service tasks
. External relation
2. Production Manager
. Staff relations and effectiveness / Finances
. Work in progress ( planning, layout , utilization , capacity etc. )
. Production quality control
. Working method / technology
. Environment / Health / Security
. Waste / discarding of material
. Repairs / maintenance
. Internal relation / coordination
. Special project
3. Secretary / Personal assistant
. Boss’s time management ( meeting , appointment , etc. )
. Professional updating
. Working methods / system effectiveness / maintenance
. Special responsibility / special project
. Internal communication / coordination
. External relation
4. Project Manager
. Project 1 , 2 , 3 , 4
. Professional updating
. Budget
New method / ideas / development
. Internal communication / External relation
4. Marketing Manager
. Staff relations / effectiveness
. Profitability control
. Market information ( competitors , customers )
. Product ( Knowledge , development , range , product mix )
. Marketing strategy / policy / plans
. Advertising / sales promotion / PR effectiveness
. Distributing effectiveness
. Corporate identity / image / profile
. Internal communication / coordination
. Special project / large tasks
. External relation
5. Finance / Accountant Manager
. Staff relation and effectiveness
. Development administration ( cash , debtors , creditors , etc. )
. Budget and forecast
. Management information ( current analyses , surveys , statistics )
. Liquidity control / Finding capital / investment
. Annual accounts / external statement
. Internal audit
. Internal communication / external relation
. Professional updating ( tax , finance )
. Special project
7. Purchasing Manager
.
.
.
8. Warehouse Manager
.
.
.
9. General Manager
.
.
.
系統化時間管理四步驟
1. 擬定整體目標
2. 設定目標之重要性
3. 建立完整之工作任務
4. 統合工作任務與時間計劃
功能結構
1. 日誌部分 ( Diary section )
. 排程 ( Schedule )
- 週排程 ( Weekly Schedule )
- 年排程 ( Annual Schedule )
. 計劃 ( Plan )
- 年度計劃 ( Yearly Planner )
- 月計劃 ( Monthly Planner )
- 週計劃 ( Weekly Planner )
- 每日計劃 ( Daily Planner )
2. 主要工作 任務部分 ( Decision Base )
- 交辦事項 ( To Do )
- 關鍵域 ( Key Area )
- 任務 ( Task )
- 工作項目 (Activities )
3. 其他部分 ( Miscellaneous Section )
- 雜記 ( Note )
- 電話 / 住址 ( Telephone / Address )
- 資訊 / 資料 ( Information / Data )
3. 時間保全
小心時間被偷走
Top three 的殺手
我們的建議
請列舉五項最為浪費時間的地方
( MY 5 MAJOR TIME STEALERS )
1.--------------------------------------------------------------------
2. --------------------------------------------------------------------
3. ---------------------------------------------------------------------
4. ---------------------------------------------------------------------
5. ---------------------------------------------------------------------
“ 時間 竊盜 ” 存在於
- 會議中 - 缺乏說不的勇氣
- 電話中 - 過度參與
- 授權不良 - 自我目標不清
- 職責劃分不清 - 訪客干擾
- 無輕重緩急 - 例行性工作太多
- 溝通不良 - 個人事情繁雜
- 決策難為 - 閱讀時間太長
- 危機管理 - 文書作業太多
時間保全 - 開會中
. 目的不明確 . 事先擬定議程和議題
. 與會人員無關主題 . 邀請最相關的人員參加
. 無或不良的會議記錄 . 建立標準會議記錄
. 不相關的交談 . 主席要掌握主題發言
. 沒有結論 . 每一議題做出明確決定
. 缺乏跟摧 . 明確記錄負責人和時間
. 主持會議技巧不足 . 加強開會技巧訓練
. 開會不準時 . 從老闆作起
. 太多干擾 . 緊急事件除外其餘不准
. 不按議程進行 . 隨時糾正
. 時間控制不良 . 謹守設定的開會時間
時間保全 - 電話中
. 通話太長 . 避免閒聊
. 來電太多 . 訓練自己或秘書選擇外來電話
. 缺乏安排自己私有時間 . 設定不受干擾專心時間
. 沒有談話重點 . 事先列出要商議的大綱
. 不會去結束或縮短講話時間 . 事先設定通話時間讓對方知道
. 缺乏電話優先次序安排 . 跟秘書討論安排事情的輕重緩急
時間保全 - 授權
. 不安全感 - 怕失敗 . 你也是從失敗學經驗
. 對人沒信心 . 訓練部屬建立信心
. 關心 ( 控制 ) 過度 . 衡量工作過程和成果
. 不適當指示 . 讓部屬重複你的指示
. 授責沒授權 . 讓部屬呈現他的成果
. 怕部屬做的比我好 . 水漲船高 - 升遷機會
. 參與工作細節太深 . 讓部屬去做
. 自己做比較好 . 不可能完美
. 親自做比叫人做習慣 . 多學習管理技巧
. 部屬工作負荷太大 . 幫助他們做好工作計劃
時間保全 - 危機處理
. 缺乏優先次序 . 分清緊急和重要事件 做好優先次
序計劃
. 想在同一時間做多樣事 . 同時間只做一件事
. 缺乏事前計劃 . 做好各種情況發生的可能解決方案
. 反應過度 - 小題大作 . 小問題交由部屬下去做 你去關心
整體全貌
. 太過輕視任何決定的一些負面影響 . 分析可能發生的問題建立解決方
案
時間保全 - 溝通
. 不清楚對方需求 . 了解對方需求
. 語言的問題 . 尋求共同的專門術語和表態
. 溝通媒體的問題 . 同意溝通的媒體
. 時機的問題 . 資訊的充分了解
. 溝通技巧的問題 . 確定目的 , 清楚的表達
. 沒有開放的溝通氣氛 . 溝通的態度和人員激勵
. 無法決定給予答覆 . 明確告知無法決定的原因
. 不同的價值標準 . 使用不造成負擔的字言
時間保全 - 自我要求
. 缺乏績效標準 . 制定自己的標準
. 駝鳥心態 延後該做的難事 . 難的先做剩下的一天就容易了
. 工作沒有方向目標 . 不相關不重要的事不做
. 工作缺乏優先次序安排 . 設定工作優先次序 , 適當的授權
. 工作缺乏跟摧 . 作好工作計劃何時管理
. 沒有應用現有的工具 . 學習應用現有技能
. 時間預估不合實際 . 有效做好時間管理
. 不敢說不 . 不要做沒有原則的大好人
. 不小心 . 第一次就做好
時間保全 - 文書工作和閱讀
. 缺乏文書作業系統 . 建立標準文書作業系統
. 溝通不良 . 選擇最有效的溝通方式
. 日常管理不良 . 建立日常管理系統
. 組織上的問題 . 強調正確的報告系統
. 報告文字敘述不清楚或編輯不良 . 學習閱讀能力
. 閱讀缺乏優先次序的選擇 . 選擇性閱讀來挑出必讀的文件
時間保全 - 突然的訪客
. 沒有計劃去避免突然的訪客 . 事先約定
. 我的門隨時為你開 . 排定一段不要受人干擾的時間
. 部屬有事時常干擾 . 強調主管的例外管理原則 適當授權是
必要
. 不好意思拒絕或結束訪客 . 清楚告知商談 拜訪的時間或結束
時間管理的黃金定律
1. 安排每天固定 / 例行性工作
2. 必須專心的工作 , 安排在頭腦最清楚的時候
3.每件工作必須訂定完成時限
4. 不喜歡的工作也不拖延
5. 明確設定工作的優先次序 , 重要的 緊急的先做
6. 了解並分析時間被干擾的真實原因
7. 安排自己獨有的時間 , 不受外界干擾
8. 安排專為打電話的時間
9. 把你的想法 , 構想 , 隨時記錄收集在一起
10. 無法專心工作時 , 安排休息或處理其他的小事
11. 不要太追求工作的完美 , 事情做的恰當就是好的
12. 儘量不帶工作回家做
13. 壓力和疲倦不是來自工作的忙碌 而是工作無法預期的焦
慮
14. 工作前先想一想再做
15. 要有計劃的工作 , 類似的事情要放在一起
16. 養成並保持良好工作及生活習慣 , 維持環境的整潔
17. 你要懂得授權
18. 最重要的一定要平衡你的工作和生活責任 , 確定工作與生
活目標
時間管理 - 總結
自我學習 (Educate Yourself )
. 能能力技 . 分析能力
. 行為態度 . 自我激勵
自我組織 (Organize Yourself )
. 確立目標 . 工作計劃
. 運用時間 . 身體力行
自我表達 ( Express Yourself )
. 溝通協調 . 團隊合作
