第四节 账务处理子系统的日常处理
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主要内容
凭证管理
账簿管理
期末处理
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总账系统的日常处理是通过凭证处理、记
账、期末处理等过程完成会计核算，并通
过输出各种账表输出系统处理结果。此系
统是一切财务数据的收集点。
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总账业务流程图
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一、 凭证管理
会计凭证是整个会计核算系统的主要数据
来源，会计凭证的正确性将直接影响到整
个会计信息系统的真实性、可靠性，因此
系统必须能保证会计凭证录入数据的正确
性。包括凭证输入、凭证审核、凭证输出、
凭证汇总和记账等过程。
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（一）凭证输入
记账凭证的内容一般包括两部分：
一是凭证头部分，包括凭证类别、
凭证编号、凭证日期和附件张数等；
二是凭证正文部分，包括摘要、会
计分录和金额等。
如果输入会计科目有辅助核算要求，
则应输入辅助核算内容。
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辅助核算
往来业务编号
（1）凭证头部分
1） 凭证字。输入设置时已定义的凭证类别编号或
名称。
2） 凭证号。一般地，凭证号由系统自动产生, 并
对连续性进行控制。编号由凭证类别编号和凭证顺
序编号组成，如：收款1、收款2等。
1、凭证输入内容
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3） 业务日期：凭证录入日期，可修改
4） 附件张数，即本张凭证所附原始凭证张
数。
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三、网络课程制作特色
（2）凭证正文部分
1) 摘要。即对本凭证所反映的经济业务内容
的说明。凭证的每行必须有摘要内容，不同行的摘
要内容可以不同，每行的摘要将随其内容在明细账、
日记账中出现。
2) 科目。输入科目时, 一般输入科目编码，
计算机将根据科目编码自动切换为对应的会计科目
名称。输入的科目编码必须在建立科目时已经定义，
必须是最底层的科目编码。录入科目代码，可以按
F7查询
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3） 金额。金额不能为“零”；红字以“－
”号表示（冲销业务时）；会计科目借贷双方金额
必须平衡。
4） 核算项目的内容。如果在科目设置时定义
了相应的“核算项目”， 则在输入每笔分录时，
同时输入核算项目的内容。
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5） 合计。自动计算借方科目和贷方科目的金额合
计数。
6） 制单人签字。系统根据当前进入本功能时的操
作员姓名自动输入。
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2、辅助核算数据的输入
当会计科目有辅助核算要求时，会出现辅
助核算内容，如部门，客户，职员等。
（1） 外币核算科目
如 收到 外商投资款 20,000美元 ，汇率
电汇，编号 456
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（2） 数量核算科目
如 新购空白光盘一批2元×100片，转账
支票号901
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（3） 往来科目：如收回客户欠应收帐款
在输入科目回车后，
光标移至此处
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（4）部门核算
如 报销本月管理人员通讯费
借： 管理费用 –通讯费—市场部 –李丹
贷：库存现金
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（5） 银行类科目
如 提取现金10 000元备用，现金支票号123
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3、凭证输入的辅助功能
常用摘要输入功能（按F7）：
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常用凭证输入功能：调入模式凭证
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4、凭证输入正确性控制措施
凭证类型和编号：系统自动按分类编号，避免重号、漏号，不
可修改
制单日期：制单日期控制不能为已结账月份，缺省用系统日期，
用户可根据情况改，但日期要随凭证编号增加而递增。
会计科目有效控制。系统对输入的会计科目进行存在性检查、
是否最末级科目检查和符合有关规定的检查。
如非法对应科目检查:如收款凭证中借方必要有“现金
”、“银行存款”，付款凭证中贷方必要“现金”、“银
行存款”，但转账凭证中不能出现“现金”、“银行存款
”
金额控制：科目金额不能为零。保存凭证时，系统安装“有借
必有贷，借贷必相等”的原则检查数据是否可接受。 25
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（二）凭证查询
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审核是指由具有审核权限的操作员按照会计制度
规定，对制单人填制的记账凭证进行合法性检
查。主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，
会计分录是否正确等
如果审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制
人员修改后，再审核。经过审核后的记账凭证
才能作为正式凭证进行记账处理。
（三）审核凭证
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注：审核人和制单人不能是同一个人, 取消审核
只能由审核人进行。
凭证一旦进行了审核，就不允许对其进行修
改和删除，必须通过取消审核操作后才能对凭
证进行修改和删除。
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审核方法有目测法 、二次录入效验（双
敲审核）, 最常用的方法是目测法。
目测法时, 可直接根据原始凭证, 对屏
幕上显示的记账凭证进行审核, 对正确的记
账凭证, 执行审核命令，计算机在凭证上填
入审核人名字；对错误的记账凭证，不予审
核或执行标错命令。
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（四）凭证汇总 记账凭证全部输入完毕后，可根据输入的汇
总条件，有条件地对记账凭证进行汇总并生
成一张科目汇总表。
进行汇总的凭证可以是已记账的凭证，也
可以是未记账凭证，因此，财务人员可以在
凭证未记账前，随时查看企业当前的经营状
况和其他财务信息，同时还可以根据数据的
异常情况检查工作中失误，从而确保凭证的
准确性。
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（五）过账
凭证过账就是系统将已录入的记账凭
证根据其会计科目登记到相关的明细
账薄中的过程。
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记账处理过程
记账凭证的检验：检验凭证是否平衡， 如果有不平衡凭
证时不能记账。
保护记账前状态：记账前，系统将自动进行硬盘备份,保
存记账前的数据。
开始记账:由计算机按照预先设计的记账程序自动进行合
法性检验、科目汇总、登记账簿等操作
打开科目发生额 /余额表及银行对账、辅助核算的信
息，从凭证文件取记录，按照科目发生额 /余额表的
数据要求分类汇总相关科目的发生额/余额，-逐级汇
总、更新上级科目的发生额/余额，同时更新辅助核
销信息。
记账标志：
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检验上月是否过账或结账: 上月未过或结账时，
本月不能过账。
检验是否通过审核: 若有未通过审核的凭证时，
不能过账。
检验凭证是否平衡: 如果有不平衡凭证时不能
过账。
过账中断发生在正式记账过程中，先通过“反
过账”恢复上次未完整过账处理前的状态。
过账处理需注意的问题
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（六）凭证的修改
（1）过账前的凭证修改
未审核的凭证：直接修改
已审核的：反审核后修改，再审核
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(2）过账后的修改
凭证过账后的凭证发现有误，可通过冲销和补
充凭证法修改
凭证金额少记，科目和方向正确----补充凭
证
例如：报销差旅费1000元，但在编制凭证时
误记为100元，并已登记入账。更正方法是编
制调整凭证，会计分录如下：
借：财务费用 900
贷：银行存款 900
摘要栏注明：调整××号某类凭证
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凭证金额多记，借、应贷科目和方向正
确，采用负数冲销法（红字冲销法）
例如：计提短期借款利息1000元，但在
编制凭证时误记为1100元，并已登记入账。
更正方法是：将多记金额100（1100-1000）
元，填写一张会计科目、记账方向、与原凭
证相同，金额为100元的负数凭证用以冲销
多记金额，会计分录如下：
借：财务费用 -100
贷：应付利息 -100
摘要栏注明：冲销（或调整）××号某
类凭证。
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二、 账簿管理
企业发生的业务，经过制单、审核、记账等程序
后，就形成了正式的会计账簿，对发生的经济业
务进行查询、统计分析的操作要通过账簿输出与
管理模块完成。
操作者指定输出条件后，系统对数据库中的数据
进行临时处理，形成所需要的数据。
总账子系统提供的账簿包括：分类账、明细账、
日记账、科目发生额/余额表、辅助核算账簿等。
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总分类账
反映各科目的各月借方或贷方发生额、本年累计、
期初和期末余额
总分类账簿可引出为Excel等数据文件。
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科目余额表
反映各科目的本月借方或贷方发生额、本年
累计发生额、期初和期末余额
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明细分类账
反映各科目的本期发生的明细账数据，有凭证号，
摘要等信息。
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查看该科目
的总账数据
查看下一个科目
的明细账
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多栏式明细账
反映所有明细科目和核算科目的发生额，如管
理费用下的折旧、工资福利、通讯费
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核算项目分类总账
反映某类核算项目，比如与客户、部门、
供应商相关所有的科目的业务。
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三、 期末处理
期末处理是指会计人员在每个会计
期末要完成的一些特定的会计处理
工作，如某些费用的计提、摊销、
调汇、结转损益类科目等等。期末
处理每月只能做一次。
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自动转账
在会计业务中有一类凭证，每月有规律的重复
出现。例如:每月都需要将制造费用转生产成本
的凭证等。这些凭证的摘要、借贷方科目每月
基本不变，金额来源或计算方法也相当固定。
因此，可以把此类凭证的摘要、借贷方科目、
金额的来源或计算方法预先制成模板，称为自
动转账凭证定义。使用时，选择需要的自动转
账凭证模板生成凭证，系统就会按照定义生成
相应的凭证，不必会计人员每月重复编制，这
就是账务处理中的自动转账。
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摊销应由本月负担的报刊杂志费。自动转账
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自动转账凭证格式设置完毕之后，在需要生成相
应的转账凭证时，就可以生成记账凭证了。
注意：不能忘记要将“自动结转”生成的转账凭
证审核过账。
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汇率调整 主要用于对外币核算的账户在期末自动计
算汇兑损益，生成汇兑损益转账凭证。
注意：不能忘记要将“期末调汇”生成的转账凭证审核
过账。 63
结转损益 可以将所有损益类科目的本期余额全部自动转
入本年利润科目，自动生成结转损益记账凭证
注意：在结转损益前用户一定要将所有的凭证
全部录入并审核过账(包括自动转账生成的凭
证），否则结转损益数据不正确！
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期末结账 在本期所有的会计业务全部处理完毕之后，就可以
进行期末结账了。系统的数据处理都是针对于本期
的，要进行下一期间的处理，必须将本期的账务全
部进行结账处理，系统才能进入下一期间。
在期末处理窗口中单击【期末结账】按钮，系统进
入结账处理界面。
注意：系统在过账之前要对账务处理进行常规性检
查，必须将本期间的所有会计凭证及业务资料全部
输入了并且过账之后才能结账。如果系统发现本期
内还有未过账的记账凭证，系统会发出警告，然后
中断结账。
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结束语:
思考与回顾一下我们在这节都
学习了哪些内容？
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谢 谢
五月-
2220:02:5520:0220
:02五月-22五月-
2220:02
20:0220:02:5
5五月-22五月
-2220:02:55
2022/5/27 20:02:55
