管理信息化 OA 自动化办公自动化
办公软件培训
目录
课程设置（16次课）1
第一部分：Word学习内容 5
第一课:Word基本操作 5
一、Office2003简介 5
二、启动 Word20036
三、Word工作界面设置 6
四、Word工作环境参数的设置：7
五、Word文件操作 7
六、Word文档的编辑 9
七、文档内容的选取 10
八、查找和替换 11
第二课:Word文档排版 11
一、字体格式 11
二、段落格式 12
三、页面设置 14
四、打印预览 15
五、页眉页脚设置 15
第三课：Word排版其它常用修饰命令 15
一、项目符号和编号 15
二、边框和底纹 16
三、分栏 16
四、首字下沉 17
五、文字的方向 17
六、中文版式 17
七、制表位 18
第四课:Word图文处理 18
一、插入图片/艺术字/自选图形 18
二、图片和艺术字的修改 19
三、自选图形 19
第五课:表格处理 20
一、插入表格 20
二、选取表格/单元格/行/列 20
三、行高/列宽的调整 20
四、表格内容对齐的调整；20
五、设置表格的边框和底纹 20
六、合并单元格/拆分单元格 20
第六课:邮件合并及长文档处理 21
一、邮件合并 21
二、Word长文档排版 21
一、新建样式 21
二、修改样式 22
三、应用样式 22
四、样式管理 22
五、目录 23
第七课：Word综合应用 23
一、拼写和语法检查 23
二、字数统计 23
三、修订 23
四、自动编写摘要 23
五、自动更正 24
六、宏的应用 24
七、共享数据 24
第二部分:Excel200325
第一课：Excel基本操作 25
一、Excel主要学习内容 25
二、Excel基本概念 25
三、创建表格 25
四、表格内容的选取 25
五、表格行高列宽调整 26
六、表格内容的修改 26
七、单元格内容的填充 26
第二课:Excel表格处理 27
一、单元格格式设置 27
二、表格处理相关设置 27
第三课:格式化工作表 27
一、自动套用格式 27
二、行/列 27
三、条件格式 28
第五课:Excel公式和函数的使用 28
一、公式的输入 28
二、公式中使用的运算符 28
三、公式中使用的单元格地址 28
四、基本函数应用 28
二、统计和计算函数 29
三、IF 条件判断函数 30
四、Rank排名函数 30
五、文本函数 30
六、日期函数 32
七、查找和引用函数 32
第六课: 图表 33
一、使用图表向导制作图表 33
二、手动绘制图表 33
一、排序 33
二、分类汇总 34
三、数据筛选 34
四、数据有效性 35
五、数据透视表 35
六、合并计算 35
七、分列 35
第三部分:PowerPoint 200335
学习内容:35
第一课：制作演示文稿 36
一、工作界面的介绍 36
二、创建演示文稿 36
三、演示文稿母版 36
办公自动化(OA)培训讲义
深圳赣冠培训学校办公软件培训讲义 主讲：储
成飞
- 1 -
an
课程设置
联系方式：QQ:956
教务电话：0755-3韩老师
课程安排：
上课时间：周一三五晚 7:00-9:00
培训内容：
电脑打字基础：五笔打字 1-2
电脑基础操作（Windows操作系统使用）3-4
Word排版 7-8
Excel8
PowerPoint4
教学软件：
极域网络教室
第一课：电脑打字基础
1.
第二课:Windows基础知识
一、计算机系统的组成
硬件系统：主机、外部设备
主板、中央处理器、存储器（内存储器、外存储器）、网卡、声卡、显卡、
输入输入设备（键盘、鼠标、手写板、触摸屏、扫描仪、显示器、打印机）、
软件系统：
系统软件：操作系统 WindowsxpWindows7
应用软件：OfficeQQ财务软件、管理软件.......
二、Windows操作系统使用
系统的启动：
打开电源—>检测硬件信息—>加载 Windows（程序、服务、驱动、开机运行的程序）—>用户
登录—>显示桌面
关闭系统：
深圳赣冠培训学校办公软件培训讲义 主讲：储
成飞
- 2 -
an
先关闭已打开的应用程序，
主机上的按钮：
Power电源
ReSet复位按钮、重启按钮（死机时可按此按钮重启系统）
Ctrl+Alt+Delete任务管理器
强制关机：直接按住电源键不放；
三、Windows桌面
桌面图标：系统自带和程序安装留下的快键方式。桌面还包括空白区域。
显示、隐藏图标，更改桌面图标。
排列图标
任务栏
切换窗口：Alt+Tab
排列窗口
开始菜单：
第三课：Windows文件管理
一、文件管理相关概念
文件：计算机中所有文档、程序、数据.....总称；
文件夹：用于文件分类的资料夹；
快捷方式：
文件存放的路径（地址）：基本格式：盘符:\文件夹....\文件名
文件名:
二、存储容量单位
位：计算机最小单位；
字节(B)：计算机最基本单位；
KB千字节：1KB=1024字节
M兆 1M=1024KB
G1G=1024M
TB1TB=1024G
计算机常见存储器:
主存储器:硬盘
可移动存储器:移动硬盘\优盘\光盘 USB
深圳赣冠培训学校办公软件培训讲义 主讲：储
成飞
- 3 -
an
如果要将文件存入光盘,要安装刻录软件,通过刻录软件写入光盘;
三、文件操作
日常维护
文件的整理\
CTRL+A全选
CTRL
SHIFT
复制、移动、删除文件、文件重命名、文件属性
文件共享：
第四课：Windows控制面板
一、添加或删除程序
主要用于软件的删除；
安装软件：
首先要有安装程序，然后在安装程序文件夹中找到安装的应用程序，双击执行安装；
二、系统属性
查看计算机的相关信息（软件、硬件）、更改计算机名、自动更新、远程协助。
三、打印管理
添加删除打印机、打印共享、打印队列管理；
四、显示设置
设置系统显示的外观、桌面背景、屏保、颜色、分辩率等。
五、输入法设置
输入法切换快捷键：
输入法切换：CTRL+SHIFT
中英文切换：Ctrl+空格
全角半角切换：SHIFT+空格
中英文标点切换：Ctrl+。
第五课:Windows综合应用
一、Windows用户和帐户管理
深圳赣冠培训学校办公软件培训讲义 主讲：储
成飞
- 4 -
an
系统内置账户：
管理员账户：Administrator
来宾账户：Guest
二、字体
安装、删除字体
三、Windows启动
启动指 Windows启动后自动打开的程序；
方法二：通过“系统配置实用程序”进行管理
单击“开始”——“运行”——输入“msconfig”—在“启动”中设置
可借助第三方软件实现在系统的管理常见软件有：
360安全卫士、优化大师、超级兔子、QQ管理家......
清理插件、
四、如何提高系统运行效率
1、保证磁盘要有足够的可用空间；
2、将系统性能设置为最优状态；
3、定期清理一些无用的应用程序；
4、使用系统时间较久的话可以对系统进行磁盘整理；
5、定期对系统进行病毒及木马的查杀，杀毒软件要及时更新；
6、利用第三方软件对系统进行管理；
五、文件的搜索
文件扩展名：
Word文档.DOC
Excel文件.XLS
PPT文件.PPT
图片文件.
第一部分：Word学习内容
第一课：Word基本操作
第二课：Word排版及应用技巧
第三课：Word文档排版及长文档处理
深圳赣冠培训学校办公软件培训讲义 主讲：储
成飞
- 5 -
an
第四课：Word图文处理
第五课：Word表格处理
第六课：Word邮件合并
第七课：Word综合应用
第一课:Word基本操作
一、Office2003简介
Microsoft 公司继 Officexp 之后新推出的基于 Windows 操作平
台的办公自动化集成软件，它主要包括如下图所示的 6个组件
Office常用版本有：office2003office2007office2010
二、启动 Word2003
1 、 若 已 创 建 了 桌 面 快 捷 图 标 ， 则 可 以 双 击 桌 面 上 的
“MicrosoftOfficeWord2003”快捷图标；
2、选择“开始”→程序→MicrosoftOffice→MicrosoftOfficeWord2003
三、Word工作界面设置
窗口内容一般的显示次序为：
Word工具栏的显示/隐藏
单击“视图”→“工具栏”→选择相应的工具栏
Word工作视图：
普通视图→是 Word最基本的视图方式，也是 Word默认的视图方式，它可显示完
整的文字格式，但简化了文档的页面布局（如对文档中嵌入的图形及页眉、页脚
等内容就不予显示），其显示速度相对较快，因而非常适合于文字的录入阶段。
格式工具栏
滚动条：拖动或单击它两端的箭头，可
使文档在窗口中移动显示。
标尺栏
标题栏：显示当前文档
的名称。
任务窗格：利用它可以访问或
执行各种任务。
窗口控制按钮：用于最小化、
最大化和关闭窗口3个
按钮。
菜单栏：是Word中各种操
作命令的集合。
常用工具栏
状态栏视图切换按钮
编辑区：可以进行
文本、图形
和表格的编
辑。
深圳赣冠培训学校办公软件培训讲义 主讲：储
成飞
- 6 -
an
页面视图→Word的页面视图方式即直接按照用户设置的页面大小进行显示，此时
的显示效果与打印效果完全一致，用户可从中看到各种对象（包括页眉、页脚、
水印和图形等）在页面中的实际打印位置，这对于编辑页眉和页脚，调整页边距，
以及处理边框、图形对象当分栏都是很有用的。
大纲视图→→对于一个具有多重标题的文档而言，我们往往需要按照文档中标题
的层次来查看文档（如只查看某重标题或查看所有文档等），此时采用前述几种
视图方式就不太合适了，而大纲视图方式则正好可解决这一问题。大纲视图方式
是按照文档中标题的层次来显示文档，用户可以折叠文档，只查看主标题，或者
扩展文档，查看整个文档的内容，从而使得用户查看文档的结构变得十分容易。
☆建议平常排版的工作视图为：页面视图，因为此视图下显示效果和打印效果最
接近，判断页面视图最简单方法就是看打开窗口是否有水平和垂直标尺。
四、Word工作环境参数的设置：
Office 提供了软件运行环境参数的设置，此项设置主要是在：“工具”菜单→
“选项”中进行设置；
五、Word文件操作
1、新建 word文档
创建扩展名为.Doc的文档
也可以通过文“文件”→“新建”→右侧任务窗格中选“本机上的模板”→用
“模板”来创建新文档；
实操练习：制一个空白文档，并将文档存在“我的文档”中
2、打开文档
打开之前使用过文档；
深圳赣冠培训学校办公软件培训讲义 主讲：储
成飞
- 7 -
an
文件菜单底部显示最近使用过的 word文档,可通过点击相应的文件名，打开最近
使用过的文件（显示文件的数目可通过“工具”→“选项”→“常规”→“列出
最近使用过文件数”进行更改。
3、保存文档
将正在编辑的文件写入磁盘中，保存后的文件可以永久保留；
单击“文件”→“另存为”→指定保存位置/文件名/保存文类型；
Word自动保存功能
为了防止操作时出现意外可设置 Word自动保存功能，让电脑自动帮我们保存
文档，以减少损失，操作方法：
单击“工具”→“选项”→“保存”→找到“自动存存时间间隔”设置为 1分钟，
让 word每 1分钟帮我们保存一次；
4、文件设置密码保护：
设置打开权限密码
单击“工具”→“选项”→“安全性”→在“打开权限密码”中设置；
5、文件只读保护：
单击“工具”菜单→“保护文档”→在“右侧任务窗格中进行设置”
保护可以对全文进行保护或者只对部分保护：
全文只读保护：
不要选择任何内容，直接单击“工具”菜单→“保护文档”→在“右侧任务窗格
中勾选格式限制和编辑限制”→点击“启用强制保护”→输入密码；
部分保护：
选择不需要保护的内容→单击“工具”菜单→“保护文档”→在“右侧任务窗格
深圳赣冠培训学校办公软件培训讲义 主讲：储
成飞
- 8 -
an
中勾选格式限制和编辑限制”→☆注意：勾选→“例外项中的→每个人”→点击
“启用强制保护”→输入密码；
勾选“例外项中的→每个人”表示选中部分为例外，可以被修改，其余部分是只
读；
实操练习：
1、打开课堂练习中 word文件基本操文件夹,进行相关题目练习.
六、Word文档的编辑
word编辑文档时常用编辑键：
输入法切换：
Ctrl+Shift输入法切换
Ctrl+空格中英文切换
Shift+空格全角和半角切换
例如：全角和半角输入状态的对比
全角状态：ＡＢＣ１２３
半角状态：ABC123
Ctrl+.(句号)中文和英文标点符号切换
例如：中英文输入状态的对比
英文标点状态：\^$@<>
中文标点状态：、……￥·《》
软键盘：输入特殊符号，操作方法：在软键盘图标上单击右键→“选择所需的键
盘”→通过鼠标点击键盘内容进行输入；
操作要求:利用搜狐输入法输入以下符号：(用 word操作)
半角 英文标点
深圳赣冠培训学校办公软件培训讲义 主讲：储
成飞
- 9 -
an
☆ □№√①②③④
文档编辑：
Enter回车键换行/转段
Delete删除键删除光标后面内容或选中内容。
退格键删除光标前面内容
Insert插入和改写转换键
Ctrl+Z撤销一上次操作；
Ctrl+S保存
Ctrl+A全选
Ctrl+C复制
Ctrl+X剪切
Ctrl+V粘贴
操作题:
移动光标：
Home行首将光标移至行首
End行尾将光标移至行尾
Ctrl+Home将光标移至文档首
Ctrl+End将光标移至文档尾
PageUP上一页
PageDown下一页
七、文档内容的选取
选中字、词、行、段落及全文
深圳赣冠培训学校办公软件培训讲义 主讲：储
成飞
- 10 -
an
选中字或词→在文档中某处双击鼠标，若插入光标右侧是单个的汉字，则系统自
动选中该字；若是词语，则自动选中该词语。
选中行→把鼠标指针移到要选中行的左边空白处，当指针变成向“右箭头”时单
击鼠标左键。
选中段落→把鼠标指针移动到要选中的段落的左边空白处，当指针变成“右箭头”
时双击鼠标左键或在要选中段落中快速三击鼠标左键。
选中全文→把鼠标指针移动到正文的左边空白处，当指针变成“右箭头”时快速
三击鼠标左键或按【Ctrl+A】键。
选取连续内容→鼠标单击选要选取内容的前面，然后按住 Shfit键不放，鼠标在
选取内容的末尾单击，就可以选择连续的内容。选择不连续的内容则需按住 Ctrl
键不放进行选取；
八、查找和替换
查找：按内容将光标快速定位到文档指定位置处；
替换：可以批量更新或删除文档的内容及格式；
替换内容：
批量修改内容（字母、汉字、特殊格式等）
例如：将文档中的空行删除；
操作方法：（将两个段落标记替换成一个段落标记，即可实现删除空行）
1、单击“编辑”→“替换”→点击“高级”按钮→点击“特殊字符按钮”→选
“段落标记”选两次；
2、将光标放在“替换为”框中→点击“特殊字符按钮”→选“段落标记”，点击
“全部替换”(如果没有删除完可以多点几次“全部替换”)
深圳赣冠培训学校办公软件培训讲义 主讲：储
成飞
- 11 -
an
替换格式：批量修改格式
操作练习:打开课堂练习进行相关题目练习.
第二课:Word文档排版
一、字体格式
点击“格式”菜单→“字体”
主要功能：字体、大小、颜色、下划线、效果（着重号/阴影/空心/上下
标…..）、字符间距及缩放功能等。
例如以下效果：
姓名： 性别： （下划线）
办 公 软 件 （加粗/倾斜/着重号）
a2-b2-4ac（上标和下标）
办办 公公 软软 件件 （空心、阴影效果）
办 公 软 件 （字符间距、位置提升/降低）
办 公 软 件 （文字效果）
取消排版格式：
选中要清除格式的文本，单击“编辑”→“清除”→“格式”
二、段落格式
段落格式指对文章中的段落格式设置；
单击“格式”菜单→“段落”
主要功能：
1、对齐
(左对齐、居中、右对齐、两端对齐、分散对齐)
大纲级别→可以对文档内容进行分级别显示
深圳赣冠培训学校办公软件培训讲义 主讲：储
成飞
- 12 -
an
2、缩进
左缩进/右缩进、首行缩进/悬挂缩进
☆注意：所有缩进默认是基于左边距和右边距
例如以下效果：
左、右缩进→指选中的段落中每一行都要缩进；
左缩进 3字符效果：
人类初步自觉地改造利用自然环境的柴草等初级能源。这一时代大约始于一万年以前
的新石器时代。这时人类开创了刀耕火种的初始农业，世界人口增至 1000 万左右。
化石能源替代了柴草能源，尤其是世界进入了石油能源时代之后，人口直线上升。到
20世纪末期，世界人口超过了 50亿。
右缩进 2字符：
人类初步自觉地改造利用自然环境的柴草等初级能源。这一时代大约始于一万年以前的
新石器时代。这时人类开创了刀耕火种的初始农业，世界人口增至 1000 万左右。化石
能源替代了柴草能源，尤其是世界进入了石油能源时代之后，人口直线上升。到 20 世
纪末期，世界人口超过了 50亿。
首行缩进→指选中的段落中第 1行缩进，其它行不缩进；
首行缩进效果：
人类初步自觉地改造利用自然环境的柴草等初级能源。这一时代大约始于一万年以前的
新石器时代。这时人类开创了刀耕火种的初始农业，世界人口增至 1000 万左右。化石能源
替代了柴草能源，尤其是世界进入了石油能源时代之后，人口直线上升。到 20 世纪末期，
世界人
悬挂缩进→指选中段落除了第 1行不需要缩进，其它行都要缩进，刚好和首行缩
进相反；
悬挂缩进效果：
人类初步自觉地改造利用自然环境的柴草等初级能源。这一时代大约始于一万年以前的
新石器时代。这时人类开创了刀耕火种的初始农业，世界人口增至 1000 万左右。
化石能源替代了柴草能源，尤其是世界进入了石油能源时代之后，人口直线上升。
到 20世纪末期，世界人口超过了 50亿。
3、间距
左边界
右边界
深圳赣冠培训学校办公软件培训讲义 主讲：储
成飞
- 13 -
an
段间距、行间距
段间距：段与段之间的距离；
例如以下段前 1行，段后 1行的效果：
人口的增长，并非取决于能源的单一因素，但能源却是影响人口数量的一个重要因素。
能源与人口之间存在着一种既相互影响又相互制约的关系。从人类对能源的利用和人口的发
展关系来看，大致经历了四个阶段：
人类完全依赖自然光热而生存繁衍，这一时代是人类的原始能源时代，世界人口长期徘
徊在 10万～20万之间，人口增长几乎处在停滞状态。
人类初步自觉地改造利用自然环境的柴草等初级能源。这一时代大约始于一万年以前的
新石器时代。这时人类开创了刀耕火种的初始农业，世界人口增至 1000万左右。
化石能源替代了柴草能源，尤其是世界进入了石油能源时代之后，人口直线上升。到 20
世纪末期，世界人口超过了 50亿。
行间距：行与行之间的距离；
例如：以下为：倍行距效果：
人类完全依赖自然光热而生存繁衍，这一时代是人类的原始能源时代，世界人口长期徘
徊在 10万～20万之间，人口增长几乎处在停滞状态。
人类初步自觉地改造利用自然环境的柴草等初级能源。这一时代大约始于一万年以前的
新石器时代。这时人类开创了刀耕火种的初始农业，世界人口增至 1000万左右。
例如：以下为行距为固定值 12磅的效果：
人类完全依赖自然光热而生存繁衍，这一时代是人类的原始能源时代，世界人口长期徘
徊在 10万～20万之间，人口增长几乎处在停滞状态。
人类初步自觉地改造利用自然环境的柴草等初级能源。这一时代大约始于一万年以前的
新石器时代。这时人类开创了刀耕火种的初始农业，世界人口增至 1000万左右。
以下为行距为固定值 倍的效果
人类完全依赖自然光热而生存繁衍，这一时代是人类的原始能源时代，世界人口长期徘
徊在 10万～20万之间，人口增长几乎处在停滞状态。
人类初步自觉地改造利用自然环境的柴草等初级能源。这一时代大约始于一万年以前的
深圳赣冠培训学校办公软件培训讲义 主讲：储
成飞
- 14 -
an
新石器时代。这时人类开创了刀耕火种的初始农业，世界人口增至 1000万左右。
实操练习：
三、页面设置
单击“文件”菜单→“页面设置”
主要功能：页边距、纸的方向、纸的大小、页眉页脚边距。
页边距：文档内容到纸边的距离
四、打印预览
查看打印输出的实际效果；
预览方式：单页预览、多页预览；
五、页眉页脚设置
页眉页脚特点：一旦设置了页眉页脚，每一页都会具有相同的效果，当然可以根
据需求设置成首页不同和奇偶页不同。
单击“视图”菜单→“页眉和页脚”→“根据需求进行设置”
练习：在页眉居中处输入文本“办公软件培训”，页面右下角设置页码“第 X 页
共 Y页”
插入页码：插入→页码
六.格式刷的应用
应用范围:当我们做大量相同格式排版时,用这个工具会大大增加工
作效率.
操作方法:选中一种待用的格式中的文字,然后左键单击一下工具栏”
格式刷”工具,当光标出现带刷的图标时选中要应用这种格式的文字
就行.如果在点格式刷时双击的话,可以连续多次应用格式,单击一次
只能应用一次.
深圳赣冠培训学校办公软件培训讲义 主讲：储
成飞
- 15 -
an
第三课：Word排版其它常用修饰命令
一、项目符号和编号
选中文本→单击“格式”菜单→“项目符号和编号”
需掌握操作：
自定义项目符号和编号
增加缩进量、减少缩进量
停止 Word自动项目符号和编号功能设置
单击“工具”菜单→“自动更正选项”→在“键入时自动套用格式”选项卡中取
消“自动项目符号列表/自动项目编号列表”
例如下方编号效果：
一、几种常见编号的效果
等差序列：在等差序列中，相临两项相差一个固定的值，这个值称为步长值；
等比序列：在等比序列中，每次向后面的数值乘以一个固定的值就得到下一个值；
日期序列：日期序列根据单元格的数据填入日期，可以设置以日、工作日、月和年
为单位；
自动填充序列：自动填充序列根据初始值决定填充项，如果初始值的前面是字符文
字后跟数字，拖动填充柄，则每个单元格填充的文字不变，数字递增。例如，“第一”等等。
二、使用 Excel预设的自动填充序列
等差序列：在等差序列中，相临两项相差一个固定的值，这个值称为步长值；
等比序列：在等比序列中，每次向后面的数值乘以一个固定的值就得到下一个值；
日期序列：日期序列根据单元格的数据填入日期，可以设置以日、工作日、月和年
为单位；
二、边框和底纹
“选中文本”→单击“格式”菜单→“边框和底纹”
边框和底纹应用范围分：文字段落，选择不同的应用范围得到不同的效果；
例如：
深圳赣冠培训学校办公软件培训讲义 主讲：储
成飞
- 16 -
an
文字边框及底纹效果：
人口的增长，并非取决于能源的单一因素，但能源却是影响人口数量的一个重要因素。
能源与人口之间存在着一种既相互影响又相互制约的关系。从人类对能源的利用和人口的发
展关系来看，大致经历了四个阶段：
段落边框及底纹效果
人口的增长，并非取决于能源的单一因素，但能源却是影响人口数量的一个重要因素。
能源与人口之间存在着一种既相互影响又相互制约的关系。从人类对能源的利用和人口的发
展关系来看，大致经历了四个阶段：
三、分栏
“选中文本”→单击“格式”菜单→“分栏”
例如：
以下分栏效果操作方法：
“选中文本”→单击“格式”菜单→“分栏”→对话框中“选 3栏”→勾选“加
分隔线”。
人口的增长，并非取决
于能源的单一因素，但能源
却是影响人口数量的一个
重要因素。能源与人口之间
存在着一种既相互影响又
相互制约的关系。从人类对
能源的利用和人口的发展
关系来看，大致经历了四个
阶段：
人类完全依赖自然光
热而生存繁衍，这一时代是
人类的原始能源时代，世界
人口长期徘徊在 10 万～20
万之间，人口增长几乎处在
停滞状态。
取消分栏：
除了返回到“格式”→“分栏”→对话框中设置 1栏，还可以通过切换到“视图”
菜单→“普通视图”→选中“分节符”→按键盘“Delete”删除；删除完后，单
击“视图”菜单→“页面视图”查看最终效果；
四、首字下沉
深圳赣冠培训学校办公软件培训讲义 主讲：储
成飞
- 17 -
an
选中“文本”→单击“格式”菜单→“首字下沉”→选“下沉”→将“行数设置
为 2行”
口的增长，并非取决于能源的单一因素，但能源却是影响人口数量的一个重要因素。
能源与人口之间存在着一种既相互影响又相互制约的关系。从人类对能源的利用和
人口的发展关系来看，大致经历了四个阶段：
五、文字的方向
更改文字显示方向，主要应用于：文本框、自选图形、表格
选中“文本”→单击“格式”菜单→“文字方向”
例如效果：
六、中文版式
指中文文档中才有的格式设置
“选中文本”→单击“格式”菜单→“中文版式”→→(带圈字、拼音指南…)
例如效果：
拼音指南：
bàn
办
gōng
公
ruǎn
软
jiàn
件
péi
培
xùn
训
带圈字符：○办□公 △软 ◇件 ○R
纵横混排：办公软件团体培训
合并字符：
办公
软件
团体培训
双行合一：办公软件团体培训
七、制表位
人
办
公
软
件
深圳赣冠培训学校办公软件培训讲义 主讲：储
成飞
- 18 -
an
主要用于文档内容对齐的控制；
制表位类型有：左对齐、右对齐、居中对齐、小数点对齐、竖线对齐
操作方法：
1、单击“格式”菜单→“制表位”→在制表位位置框中输入制表位的位置→再
选择“对齐方式”，根据需要选择“前导符”→最后点击“设置”
2、按键盘“TAB（制表位跳格键）”将光标跳到制表位的相应位置，就可以录
入文本了；
例如制作如下效果：
效果 1（手动录入目录）：
目录
前言 1
第 1章：2
第 2章：10
第 3章：20
效果 2（菜单制作）：
蛋炒饭 8元鱼香肉丝 12元
扬州炒饭 10元青菜肉片 10元
第四课:Word图文处理
一、插入图片/艺术字/自选图形
操作命令：单击“插入”菜单→“图片”
剪贴画（Word图片库）可通过点击“任务窗格”中的“搜索”按钮；找到用户所需图片；
来自文件（用户自己的图片，需事先准备好相关的图片文件；）
图片来源（网上、数码相机、别人的计算机中或文件中复制….通过截屏功能获取图片）
深圳赣冠培训学校办公软件培训讲义 主讲：储
成飞
- 19 -
an
截屏键：
PrintScreen复制整个屏幕的信息
Alt+PrintScreen复制指定窗口内的信息
艺术字（文字特效）
二、图片和艺术字的修改
主要修改内容：
1、改变环绕方式：
方法一：在图片/艺术字工具栏中选择环绕方式；
鼠标双击图片或自选图形→在“版式”的“文字环绕中”选择所需的环绕方式；
2、改变图形的大小
单击图片，将光标放在图片四边的控制点上，按住鼠左键拖动来调节大小。
三、自选图形
绘制图形的方法：
点击“绘图”工具栏中“自选图形”，选相应的绘图命令来绘制图形。
出现画布时，可按键盘左上角的 ESC键取消当前画布显示，但绘制了图形后就不
可以取消了；
设置绘图时不显示画布：
单击“工具”菜单→“选项”→“常规”→取消“插入自选图形时自动创建画布”
选项；
调整绘图网格大小：
单击“绘图”→“绘图网格”→将水平间距和垂直间距设置为最小，方便以后绘
制图形和调整图形。
图形的对齐和分布：点击窗口左下角，绘图工具栏→“绘图”→“对齐和分布”→
选择相应的对齐方式；
深圳赣冠培训学校办公软件培训讲义 主讲：储
成飞
- 20 -
an
第五课:表格处理
一、插入表格
点击“表格”→“插入”→-“表格”→输入行数和列数。
二、选取表格/单元格/行/列
表格→选择→选取相应的操作命令；
三、行高/列宽的调整
将光标放在两行/两列相交线处，当光标变为左右/上下拉伸箭头时，按住鼠标进
行拖放。
如果想单独调整某个单元的列宽，则选中后再做拖放调整。
四、表格内容对齐的调整；
单元格内容的对齐设置：
选中表格，单击右键→“单元格对齐方式”→选所需的对齐方式；
表格在页面的对齐方式：
在表格中单击右键→属性→对齐方式中选择→居中
五、设置表格的边框和底纹
选中整张表格，单击右键→边框和底纹
六、合并单元格/拆分单元格
选中单元格→表格→合并单元格/拆分单元格
第六课:邮件合并及长文档处理
一、邮件合并
使用邮件合并功能需准备好两个文件：
深圳赣冠培训学校办公软件培训讲义 主讲：储
成飞
- 21 -
an
文件 1：主文件（共同的信息）
文件 2：数据源（即是一张存放不同信息的表格）
邮件合并时，需要在主文档中完成邮件合并操作；
单击“工具”——“信函与邮件”——邮件合并
注意：邮件合并时需调用邮件合并工具栏
调用工具栏：工具→信函与邮件→-勾选“显示邮件合并工具栏”
实例 1：
二、Word长文档排版
样式→用户可通过指定名称来保存指定的格式（字体、段落、边框底纹、项目符
号编号.....），可以在文档中重复应用该格式，并可以对样式进行修改，提高长
文档处理的效率。
实际工作中如果文档比较长，且标题和内容比较多可通过样式进行排版；
一、新建样式
单击“格式”→“样式和格式”→点击右侧样式和格式中的“新样式”按钮→再
根据实际的需求指定样式格式；
二、修改样式
只要将样式的格式修改，就将整篇文档中所有对应样式的格式都自动修改；
单击“格式”→“样式和格式”→在右侧任务窗格中，找到要修改的样式，在样式名称上单
击右键→“修改”→在“格式”按钮中根据需要进行修改；
三、应用样式
选中文档内容，单击“格式和样式任务窗格”对应的相式名就可以了；
四、样式管理
通过样式管理器可以实现样式的共享
名称：用户根据需要输入该样式名
称：如“ 文章标题”；
样式类型，一般选段落，如果选“字
符”只是设置字体和边框文字格式
样式基于正文，指当前这个样式是
基于在“正文”样式基础上进行修改
的。也可理解成当前样式包含了正
文的格式，以后正文格式改了可能
会对当前的样式会有影响；
后续样式指：当前样式后面下个一
个样式是什么；比如：后续样式为
标题 2，在文档中，在文章标题后
面回车换行，那么他就直接跳到标
题 2 样式去了；
在“格式”按钮中设置所需的格式；
深圳赣冠培训学校办公软件培训讲义 主讲：储
成飞
- 22 -
an
例如：文档 A中想使用到文档 B中的某个样式，那就没有必要重新再去新建样式，可以直接
通过样式管理器中将文档 B的样式复制过来就可以了；
操作方法：
单击“工具”菜单→“模板和加载项”→点击左下角“管理器”按钮，通过单击窗口右边
“关闭文件”，→“打开文档”→打开“文档 B”→选中“文档 B”中所需的样式，→点击窗口中
间“复制”按钮→即可将样式复制到当前文档 A中；
五、目录
自动生成目录的前提条件是，文档必须要定义大纲的级别，如果没有定义大纲级别无法自动
生成目录；大纲级别设置可通过：
单击“格式”→“段落”→找到“大纲级别”→对文档进行分级设置；
制作目录的方法：
如将目录放于文档首部：首先光标置于文档首，然后单击“插入”→“引用”→“索引和目
录”→在“目录”选项中设置所需的目录格式，最后点击“确定”生成相应目录；
操作练习：通过样式的方法，完成对文档“第 12 章输入数据.doc”的排版，并自动成生成
目录；
第七课：Word综合应用
一、拼写和语法检查
工具→-选项→-拼写和语法
二、字数统计
工具→-字数统计
统计：页数、字符数…..
三、修订
启用修订后文章中所做的修改将以特殊的格式显示出来，用户可以查看到之前是
做什么修改。并可以对修改进行审查。
修订格式的设置：
工具→-选项→-修订
注意：启动修订后，需要对文章进行审阅，审阅完成后记得要退出修订状态。
深圳赣冠培训学校办公软件培训讲义 主讲：储
成飞
- 23 -
an
启用修订/退出修订：可以双击窗口右下方的“修订”两个字。
四、自动编写摘要
Word自动检查出与主题密切的语句自动生成摘要，用户可以选择生成摘要的类型，及摘要长
度；
五、自动更正
启用自动更正功能可自动修复一些习惯性的错误；
六、宏的应用
宏：通过录制宏可以将 Word 操作命令记录下来，工作中如果有重复的相同操作就可以通过
运行宏，让 Word自动完成相关操作；
例如，工作中在整理网上来的资料时，经常要删除文档中的空行，空格、手动分页符等，就
可以通过宏自动完成相关处理操作；
宏的录制：
单击“工具”→“宏”→“录制新宏”
宏的运行：
单击“工具”→“宏”→“选中宏”→点“运行”
七、共享数据
1、在 Word中加入其它程序的数据如：Excel、PPT等。
方法一：
通过复制粘贴的方法；
选择性粘贴：
粘贴形式：图片形式、无格式形式、粘贴链接；
方法二：
单击“插入”→“对象”→“由文件创建”→“浏览”→选中要插入的文件
第二部分:Excel2003
深圳赣冠培训学校办公软件培训讲义 主讲：储
成飞
- 24 -
an
第一课：Excel基本操作
一、Excel主要学习内容
1、Excel表格制作；
2、公式和函数的使用；
3、图表制作；
4、数据管理及分析；
二、Excel基本概念
工作表：由 65536行和 256列组成；
单元格：每个单元格在表中都有一个具体的位置/名称（单元格在表中所在的行
和列），
单元格区域：
如：
A1：A15指从 A1至 A15所有单元格；
活动单元格：
工作簿：一个工作簿默认有三张工作表，最多可以有 255张工作表；
工作簿文件类型：.xls
三、创建表格
Excel表格编辑常用的快捷键：
TAB单元格向右移一格；
Enter确定，并单元格向下移一格；
ESC取消，取消当前单元格的编辑操作；
Alt+Enter在单元格内换行
深圳赣冠培训学校办公软件培训讲义 主讲：储
成飞
- 25 -
an
Delete删除键，删除单元格的内容；
四、表格内容的选取
选取不连续的多组单元格：
先选取第一组单元格，然后按住 CTRL键不放再选取其它单元格；
选取连续的单元格：
按住 Shift
选取整行/整列：直接在行号或列标上进行选取。
选取整行或整列：
直接在行号或列标上进行选取；
通过名称框选取：
在名称框中输入要选取的单元格区域，然后回车确定；
如：要选取 C1至 C100单元区域，则可输入：C1：C100然后回车，不连续单元格
区域用逗号隔开；
五、表格行高列宽调整
调整高行或列宽：把光标放在表格上方或左侧，两行或两列相交线处，当光标变
为左右或上下拉伸箭头时按住鼠标调整；
※如果要同时调整则先要将整行或整列选取后再调整；
自动调整：光标放在行号或列标分隔线上双击；
六、表格内容的修改
1、增加行数及列数：
光标先放在要插入行或列的单元格，单击“插入”—“行/列”
2、删除行、列
深圳赣冠培训学校办公软件培训讲义 主讲：储
成飞
- 26 -
an
选中要删除的单元格，单击“编辑”—“删除”
七、单元格内容的填充
在不同单元格中同进输入相同的内容：
选中要输入相同内容的单元格，然后输入内容，输入完成后按 CTRL+回车；
填充序列：
序列：指一组有规律的内容；
用户可以自定义序列：
工具→选项→自定义序列→输入序列（每一项需回车换行或用英文标点逗号隔开）
第二课:Excel表格处理
一、单元格格式设置
单击“格式”菜单—“单元格”命令
设置内容有:数字格式、对齐（水平/垂直对齐，自动换行，合并单元格，文字方向）、边框、
底纹
二、表格处理相关设置
1、页面设置
纸的方向、纸张大小、打印缩放比例、页边距、打印内容的居中方式、页眉页脚、设置每一
页重复打印标题；
2、视图→分页预览
在分页预览下可以调整打印区域、调整分页效果；
视图→分页预览
3、打印内容
文件→设置打印区域
第三课:格式化工作表
一、自动套用格式
选中表格→格式→自动套用格式
二、行/列
自动调整行高和列宽
深圳赣冠培训学校办公软件培训讲义 主讲：储
成飞
- 27 -
an
格式→行/列→自动调整行高/列宽
快捷方式：双击两行/列，分隔线；
行/列隐藏
隐藏不是删除，只是设置为不显示，可以用取消隐藏恢复显示。
三、条件格式
主要用于对一些符合条件的内容进行突出显示；
选中单元格，格式→-条件格式→-输入条件并设置格式;
第五课:Excel公式和函数的使用
一、公式的输入
首先输入“＝”号，然后输入公式内容，公式输入完后回车确认；取消公式的输入按 ESC键；
*注意：输入公式时应切换到英文标点状态；
二、公式中使用的运算符
算术运算符：加+减-乘*除/乘方^
比较运算符：>大于等于>=<<=不等于<>（用于比较,条件判断）
文字连接符：&将&符左右两边内部连接成一个字符；
三、公式中使用的单元格地址
相对地址（相对引用）：公式中使用相对地址，在公式复制时单元地址随公式的位置变化而
变化；例如相对地址有：B3C3B4C4
绝对地址：（绝对引用）：公式中使用绝地址，在公式复制时单元地址固定不变；
例如绝对地址：$B$3$C$3$B$4$C$4$等同于锁定的意思
地址的转换方法：
选中公式中的单元地址，按 F4进行转换；
四、基本函数应用
SUMAVERAGEMAXMINCOUNT
1、SUM求和函数
求指定单元格区域或对指定的数值的和；
如：SUM(A1:A10)求 A1至 A10单元格区域中所有数值的和；
深圳赣冠培训学校办公软件培训讲义 主讲：储
成飞
- 28 -
an
2、AVERAGE求平均值
求指定单元格区域或对指定的数值的平均值；
如：AVERAGE(A1:A10，C1：C10)求 A1至 A10与 C1至 C10单元格区域中所有数值
的平均值；
3、MAX最大值函数
求指定单元格区域或对指定的数值的最大值；
如：MAX(A1:A10)求 A1至 A10单元格区域中所有数值最大值；
4、MIN最小值函数
求指定单元格区域或对指定的数值的最小值；
如：MIN(A1:A10)求 A1至 A10单元格区域中所有数值最小值；
5、COUNT计数函数
求指定单元格区域中包含有数值单元格的个数；
如：COUNT(A1:A10)求 A1至 A10单元格区域中包含有几个数值；
*注意：只能统计数值的个数；
COUNTA统计非空白单元格个数;
COUNTBLANK统计空白单元格个数函数;
二、统计和计算函数
1、Countif条件计数函数
Countif(统计单元格区域,条件)
统计出指定单元格区域中,符合条件的单元格个数;
例如:公式=countif(A1:A10，“>100”)
统计出 A1至 A10单元格区域中大于 100个数；
深圳赣冠培训学校办公软件培训讲义 主讲：储
成飞
- 29 -
an
2、SUMIF条件求和函数
基本格式：SUMIF（用于条件判断的单元格区域，条件区域，实际要求和的单元
格区域）
功能：对指定单元格区域中，符合条件的内容进行求和。
语法
SUMIF(range,criteria,sum_range)
Range为用于条件判断的单元格区域。
Criteria为确定哪些单元格将被相加求和的条件，其形式可以为数字、表达式或
文本。例如，条件可以表示为 32、"32"、">32"或"apples"。
Sum_range是需要求和的实际单元格。
三、IF条件判断函数
基本格式：IF（条件，参数 2，参数 3）
功能：根据条件进行判断，返回不同结果。如果条件为真，结果返回参数 2，否
则返回参数 3。
四、Rank排名函数
语法
RANK(number,ref,order)
Number为需要找到排位的数字。
Ref为数字列表数组或对数字列表的引用。
注意：Ref中的非数值型参数将被忽略。
Order为一数字，指明排位的方式。
如果 order为 0（零）或省略，降序排列；
深圳赣冠培训学校办公软件培训讲义 主讲：储
成飞
- 30 -
an
如果 order不为零，升序排列；
五、文本函数
LEFT左字符串函数
基于所指定的字符数返回文本字符串中的第一个或前几个字符。
语法
LEFT(text,num_chars)
Text是包含要提取字符的文本字符串。
Num_chars指定要由 LEFT所提取的字符数。
Num_chars必须大于或等于 0。
如果 num_chars大于文本长度，则 LEFT返回所有文本。
如果省略 num_chars，则假定其为 1。
例如：
LEFT(“办公软件培训”，2)结果：办公
RIGHT右字符串函数
RIGHT根据所指定的字符数返回文本字符串中最后一个或多个字符。
语法
RIGHT(text,num_chars)
Text是包含要提取字符的文本字符串。
Num_chars指定希望 RIGHT提取的字符数。
Num_bytes指定希望 RIGHTB根据字节所提取的字符数。
说明
Num_chars必须大于或等于 0。
如果 num_chars大于文本长度，则 RIGHT返回所有文本。
深圳赣冠培训学校办公软件培训讲义 主讲：储
成飞
- 31 -
an
如果忽略 num_chars，则假定其为 1。
MID截取子字符串函数
MID返回文本字符串中从指定位置开始的特定数目的字符，该数目由用户指定。
语法
MID(text,start_num,num_chars)
Text是包含要提取字符的文本字符串。
Start_num是文本中要提取的截取的起始位置。
Num_chars指定希望 MID从文本中返回字符的个数（截取文本长度）。
六、日期函数
TODAY()
返回系统当前日期
Year(日期)
Month(日期)
day(日期)
返回日期中的年份、月、日
DATEDIF(日期 1，日期 2，统计方式)
返回日期 1和日期 2相差的年、月、日
统计方式有：“Y”“、M”“D”分别代表相差的年数、月数和日期数；
七、查找和引用函数
VLOOKUP
VLOOKUP(需要查找的值，查找的区域，返回查找区域的列号，查找方式)
SUBTOTAL
深圳赣冠培训学校办公软件培训讲义 主讲：储
成飞
- 32 -
an
返回列表或数据库中的分类汇总。通常，使用“数据”菜单中的“分类汇总”命
令可以容易地创建带有分类汇总的列表。一旦创建了分类汇总，就可以通过编辑
SUBTOTAL函数对该列表进行修改
语法
SUBTOTAL(function_num,ref1,ref2,...)
Function_num为 1到 11（包含隐藏值）或 101到 111（忽略隐藏值）之间的数字，
指定使用何种函数在列表中进行分类汇总计算。
Function_num
（包含隐藏值）
Function_num
（忽略隐藏值）
函数
1 101 AVERAGE
2 102 COUNT
3 103 COUNTA
4 104 MAX
5 105 MIN
6 106 PRODUCT
7 107 STDEV
8 108 STDEVP
9 109 SUM
10 110 VAR
11 111 VARP
Ref1,ref2,为要进行分类汇总计算的 1到 29个区域或引用。
深圳赣冠培训学校办公软件培训讲义 主讲：储
成飞
- 33 -
an
第六课:图表
一、使用图表向导制作图表
操作步骤：
1、选中图表中要使用到的数据；
2、插入→图表→选图表的类型→下一步→下一步
设置图表标题/图例/数据标志→下一步→选图表的位置
二、手动绘制图表
使用自选图形绘制图表
第七课:数据管理
一、排序
排列顺序，常用于分类
二、分类汇总
分类汇总：首先要对分类的字段进行排序,然后再做分类汇总。
取消分类汇总：选中整张表，数据→分类汇总→全部删除
三、数据筛选
筛选出符合条件的内容，并将不符合内容隐藏；
自动筛选
一般用于简单的筛选，如果自动筛选无法完成，则应使用高级筛选完成操作。
与：指所有条件都要同时满足才能够被筛选出来
或：指只需满足给出条件中其中任意一个就能够被筛选出来。
高级筛选
高级筛选使用方法：
深圳赣冠培训学校办公软件培训讲义 主讲：储
成飞
- 34 -
an
1、先在表格任意空白单元格内输入筛选的条件；
条件输入格式如下：
字段名
条件表达式
如：职工信息表中要筛选出性别为男的职工，条件应输入：
性别
男
输入条件时要注意“与”条件和“或”条件的输入格式；
规则：
与：条件表达式需在同一行
或：条件表达式不在同一行
与条件：
如：职工信息表中要筛选出性别为男，年龄大于 30的职工，条件应输入：
性别 年龄
男 >30
或条件：
2、单击“数据”→“筛选”→“高级筛选”
在弹出的窗口按下列要求进行选取；
列表区域：指要进行筛选的整个数据表，
条件区域：选中刚输入的条件内容；
复制到：筛选出来的结果要复制到的位置
深圳赣冠培训学校办公软件培训讲义 主讲：储
成飞
- 35 -
an
如：用高级筛选出教师积分表中男教授和女副教授的相关信息。
四、数据有效性
主要用于验证输入的数据是否为有效数据；
五、数据透视表
对表中的数据分析的报表，用户可以根据自己的需求进行定制。
六、合并计算
可实现对多张表进行汇总；
七、分列
可将某列单元格内容拆分成多列显示；
第三部分:PowerPoint2003
学习内容:
1、创建演示文稿
2、演示文稿的修饰
3、母版
4、放映设置
5、交互式演示文稿的制作
第一课：制作演示文稿
一、工作界面的介绍
幻灯片区：工作区
大纲：文字内容的编辑
浏览视图：幻灯片的切换
深圳赣冠培训学校办公软件培训讲义 主讲：储
成飞
- 36 -
an
放映视图：查看最终效果
二、创建演示文稿
制作演示文稿需准备好相关资料：
文字、图片、声音、视频、图表、表格…..
资料可从网上、书籍、别人制作的演示文稿、自己动手….
资料准备好后，将资料录入到 PPt中。
新增幻灯片：
方法一：单击“插入”—“新幻灯片”—右侧选择所需的“幻灯片版式”；
方法二：点击窗口左上角“”按钮；
删除幻灯片：
在左侧窗口中选中要删除的幻灯片按“Delete”键删除；
三、演示文稿母版
母版：指公共的版式；
母版类型：
标题母版：适用于标题版式的幻灯片；
幻灯片母版：适用于除标题版式幻灯片以外的其它幻灯片；
PPT实例一：
PPT实例二：
PPT实例三：
深圳赣冠培训学校办公软件培训讲义 主讲：储
成飞
- 37 -
an
