第一章 绪论 第一节 采购的类型 一、 采购的涵义 购买、采购、供应、供应链、货源等，这些词几乎都可以互换。关于它们各自的定义从来也没有统一的看法。所以不同机构的采购经理们可能拥有大相径庭的头衔，但实际上做的却是完全相同的工作。 下面我们就对上述各个术语做一简要说明。 购买一词描述的是选购过程：了解需求；找到并选择供应商；就价格和其他相关条款谈判，最后是确保货物运送。 采购一词的含义则更广一些，它包括购买、储存、运输、接收。 供应一词在过去主要被用来指代储藏职能，其对象也仅限于内部消耗性的文具和办公用品。然而，今天这个词已经得到广泛的应用。它的含义至少有购买、储存和接收三个过程。 供应管理或供应链管理通常是指采购部门为寻求更好的、更能迅速做出反应的供应商所做出的努力。很多企业仍在试图寻求成为世界一流生产企业的挑战，但那些已经成功的企业现在正把他们的注意力转向建立世界级的供应商网络世界级的供应商管理同样要求在成本、质量和产出时间上不断做出改进。优秀的采购企业有能力帮助供应商做得更好。一家汽车企业有十名有丰富生产经验的专职工程师，他们奔忙于供应商之间，调查其设施并帮助提高其制造水平。世界级采购企业都密切关注其供应商的制造过程。甚至会评价供应商的供应商。 供应或供应链管理的这种强调“前后拓展”的特点，在约翰·科洛那的《供应链管理》中得到了充分体现。科洛那是从通用电气公司退休的采购主管，也是1996—1997年度美国国家采购管理协会的主席。他在美国国家采购管理协会1992年国际会议上的一篇演讲中说：“企业要监督资源‘从地球母体到最终用户’的全部流动过程，这在循环周期日益重要的今天是非常必要的。”买卖双方的这种紧密关系在最近出版的《采购手册》中也得到了体现，它是这样描述的：买卖《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
双方都把它们各自的业务看做是对方业务的拓展。这种看法是新供应接管理观念的哲学基础。与传统的敌对关系相比，供应链管理更注重发展密切的伙伴关系。采购方试图建立长期稳定的供应来源，并做出极大努力来强化他们与供应商的关系。 购买、采购、供应、供应链管理，这些概念的使用随企业的不同而不同。这主要取决于以下几点：(1)企业的发展阶段和复杂程度；(2)所处行业；(3)竞争地位。但是，所有这些概念的核心是采购职能。本书主要论述了采购与供应管理定义中所包括的职能。重点放在货源选择、采购者与供应商的关系、决定应付价格以及满足企业顾客需求变动等方面，存货控制和运输则不属于重点。 二、 采购的类型 1．按采购制度划分 集中采购：由公司总部采购部门统一进行采购，如医药连锁药店、连锁超市等由总部进行统一采购。 分散采购：由各门店或各商品部独立进行采购。商共同开发。 2．按采购方式划分 直接渠道采购：直接向商品生产厂商进行采购。 间接渠道采购：通过代理商或批发商向商品生产厂商进行采购。 3．按采购地区划分 国内采购：当国内商品价格、品质、性能相差无几时，应选择国内采购，国内采购机动性强，手续简单方便。 国外采购：当国外商品价格低、品质高、性能好；综合成本比国内采购低时，可考虑国外采购。但在某些关系到民族前途的企业，如信息产业、通信产业等等，应当不仅仅考虑到当前利益，还应为长远着想，尽量在国内采购或支持有能力的供应 4．按采购批量大小划分 大量采购：一次采购数量多的采购行为。 零星采购：一次采购数量少的采购行为。 5．按采购时间划分 长期固定性采购：采购行为长期固定性的采购。 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
非固定性采购：采购行为不固定，需要时就采购。 紧急采购：毫无计划的紧急采购行动。 6．按采购订约方式划可分 订约采购：买卖双方根据订立合约的方式进行的采购。 口头电话采购：买卖双方不经过订约方式而是以口头或电话洽谈方式而进行的采购行为。 书信电报采购：买卖双方借书信或电报的往返而进行的采购行为。 7．按采购价格方式划分 招标采购：将采购商品的所有条件详细列明，刊登公告。投标厂商按公告的条件，在规定时间内，交纳投标押金，参加投标。招标采购的开标按规定必须至少三家以上厂商从事报价投标方得开标，开标后原则上以报价最低的厂商得标，但中标的报价仍高过标底时，采购人员有权宣布废标，或征得监办人员的同意，以议价方式办理。 询价现购：采购人员选取信用可靠的厂商将采购条件讲明，并询问价格或寄以询价单并促请对方报价，比较后现价采购。 比价采购：采购人员请数家厂商提供价格后，从中加以比较后，决定向那家厂商进行采购。 议价采购：采购人员与厂商经讨价还价后，议定价格进行采购。 一般来说，询价、比价和议价是结合使用的，很少单独进行。 三、商业采购和消费者购买的区别 采购是一个很难理解的职能。几乎每个人都熟悉它的另一种变形——个人购买。正因如此，人们很容易就会觉得自己熟悉采购职能并且具备有关的专业特长。消费者的采购观点是以购物哲学为特征的。这种观点认为，市场运作是一种零售型的，相对于一般的商品都有很多供应商，每个顾客都是在当前需求的基础上购买并同时是所购产品或服务的最终消费者；产品价格可能会随供应商的不同而变动，这主要取决于供应商选择的营销策略；消费者可以自由选择产品质量和类型以及合适的供应商；除非是例外，否则单个顾客没有能力影响产品价格和营销方式，也无法改变由供应商所选定的生产企业，各个顾客的交易量占供应商销售总《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
量的比例也非常小。 商业采购则与此完全不同。大多数企业的需求通常是专业化的，并且采购规模一般都非常大。潜在的货源也很少，甚至可能在整个市场中也只有几个客户能提供。很多采购企业的规模比他们的供应商大得多，因此在与供应商打交道的过程中可能会扮演多重角色。—方面他们自己的职能能来保证准确地满足需求；另一方面，为了达到连续有效和满意的运行效果，还需要有须花费足够的精力来抵御这种营销攻势，以确保企业现在和未来的需求能够被充分满足。在这种情况下对来自供应商的外部压力做出反应是不够的，远见和长期计划的观点至关重要。只有这样，才能在计划的基础上，发现和满足企业未来的需求。 第二节 采购原则和采购决策 一、 采购管理到供应管理 从关心采购与供应管理过程的效率和效益的角度来看，许多传统的采购观念需要重新审视。例如，传统的观点认为多货源定货可以增加供应的安全性。可现在，这种观点已经受到了单一货源这一趋势的挑战。在规划与质量保证体系方面，与供应商建立更亲密的合作关系后，可以取得良好的效果，这也对传统的采购者与供应商之间并不友好的关系提出了质疑。同招标相比，谈判正受到越来越多的重视。长期的购买合同正在取代短期的采购技术。所有这些趋势都是一种必然的结果，因为管理层开始日益关注价值的重要性，而且在要求供应商满足采购目标的同时，对质量、数量、运送、价格、服务、连续性以及改进等方面也都做出了更严格的规定。 有效的采购与供应管理可以为大多数现代企业的成功做出显著贡献。在正确的时间、以合适的价格、恰当的数量和良好的质量采购商品，这一直是商业企业长期关注的问题。今天，经理们的着重点是在为企业目标服务的前提下，开展全面供应管理。因此他就不能再只关注与采购有关的交易了。对于那些希望采购部门能做出最大贡献的企业来说，瞬息万变的供应环境，比如周期性的过剩和短缺、价格的变动、提前期、可使用性等等，都不断地对管理者提出了挑战。 人们开始关注采购职能的组织、政策以及程序，采购职能也开始作为一种独《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
立的管理活动而出现。20世纪五六十年代，采购职能所应用的技术更加先进，受过专门训练的人越来越多，他们更有能力做出合理的采购决策，采购职能在企业中所占的地位也日益提高。很多企业把首席采购官(chiefpurchasing officer，CPO)提升到最高管理层。 能否以合理的价格从供应商那里获得所需要的商品，将会决定零售企业的命运这更进一步地强化了采购对于高层管理的决定性作用。90年代后，企业已经清楚地认识到，要想成功地与国内和国际上的企业竞争，就必须有一个有效益和效率的采购部门。因为在商业企业中，采购商品的成本通常占企业全部费用的80%以上，所以，改进采购职能可以长久性地控制成本。 今后，企业的重点很可能是采购管理职能与企业全部业务过程的进一步整合。一些企业正在把职能名称从采购管理改为供应管理，以反应这一职能的变迁：从以交易为基础的战术职能发展到以流程为导向的战略职能。在许多企业中，这一职能部门的结构、流程和人员编制也在发生着变迁。在结构上，商品团队、产品供应团队以及交叉职能团队等都比以前更加盛行。流程本身也不再以交易为目的。在从世界范围内考虑货源时，完全依靠实施优良的信息系统并注重与少数供应商的紧密关系。 采购职能的员工通常分为两类：一类是具备很强的计算机和信息系统技能的战术执行人员；另一类是具备很强的分析和计划能力的战略决策者。 在提高效率和增强竞争力方面，采购管理部门很有潜力，而且也应该在制定和执行战略中发挥关键作用。他们可以通过如下方式做到这一点：抵制不合理的价格上涨以控制费用，采购职能从企业生存的必要条件变成管理的一个热点，人们也更深入地探求采购领域潜在的改进机会。 二、 采购原则 采购要求一般来说有五大原则： 1．适价：大量使用与少量使用，长期使用与短期使用价格往往有差别，决定一个合适的价格要经过以下几个步骤： 多渠道询价：多方面打探市场行情，包括市场最高价、最低价、一般价格等。 比价：要分析各供应商提供商品的性能、规格、品质要求、用量等才能建立比价标准。 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
自行估价：自己成立估价小组，由采购、技术人员、成本会计等人组成，估算出符合品质要求的、较为准确的底价资料。 议价：根据底价的资料，市场的行情，供应商用料的不同，采购量的大小，付款期的长短等等与供应商议定出一个双方都能合理接受的价格。 2．适时:现代企业竞争非常激烈，时间就是金钱。采购计划的制定要非常准确，该进的商品不依时间进来，造成店铺缺货，增加管理费用，影响销售和信誉；太早采购，囤积商品，又会造成资金的积压、场地的浪费，所以依据销售计划制定采购计划，按采购计划适时的采购商品，既能使销售顺畅，又可以节约成本，提高市场竞争力。 3．适质。采购商品的成本是直接的，所以每个公司领导层非常重视，而品质成本是间接的，所以就被许多公司领导层忽略了，“价廉物美”才是最佳的选择，偏重任何一头都会造成最终产品成本的增加。 品质不良，经常性的退货，造成各种管理费用增加。 经常退货，造成经常性的销售计划变更，增加销售成本，影响交货期，降低信誉和产品竞争力。 品质不良，需增加大量检验人员，增加成本。 品质不良，商品品质不良率加大，客户投诉及退货增多，付出的代价就高。 4．适量。采购量多，价格就便宜，但不是采购越多越好，资金的周转率、仓库储存的成本都直接影响采购成本，应根据资金的周转率、储存成本等综合计算出最经济的采购量。 5．适地。供应商离自己公司越近，运输费用就越低，机动性就越高，协调沟通就越方便，成本自然就越低了。 三、采购管理中的决策 对从事采购工作的人来说，挑战之一就是所遇到的决策种类繁多而且性质不一。要储存商品吗?储存多少?应该支付什么价格?在哪里下定单?定货规模多大?什么时候需要这种商品?对这个问题有没有更好的替代方案?应该使用何种运输方式和运输工具?应该签订长期合同还是短期合同?应该取消合同吗?怎样处置多余的商品?由谁来组织谈判团?应该采用什么样的谈判战略?如何保护未来的利益?《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
应该改变运作体系吗?应该等待还是现在就行动?在考虑各种利弊得失后，什么才是最佳决策?应该采取什么态度对待那些希望供货的客户?应不应该标准化?现在签订合同有没有意义?应该用一个供应商还是多个供应商?诸如此类的问题会对企业以及企业的最终顾客产生重要影响。同时，这些决策几乎都是在不确定条件下做出的。 近些年来，管理知识的进步已经大大拓展了供应决策的分析方法。基本的供应商选择决策是一个经典的决策树模型。这是一种不确定条件下的选择决策。不确定性与我们自身的需求有关，我们不能确定它是高、中还是低。最终结果与价格和供应能力有关。如果决策者宁愿付出更高的价格也要确保供应，那么，由于很难对所有的结果进行估量，所以就更需要在关键性决策中做出准确判断。它还意味着，决策者认为，涉及到的风险是一个关键变量。这样，运用从经验和培训中获得的管理决策能力，再加上适当的决策概念和技术，决策者就有机会做出最佳选择。 第三节 商品采购的地位和采购战略 一、 商品采购在供应链中的地位——定单牵拉模式 1．推行定单牵拉的外部环境条件 定单牵拉需要具备两个方面的外部环境条件： (1)客户具备预测需求和承担风险的能力。制造商〔要想获得大量而稳定的需求定单有赖于客户(渠道成员、特别是零售商)。在预测需求方面，零售商比制造商天然地具备更大的优势，因为它最接近终端消费者。通过销售资料分析和有效的客户关系管理，零售商可以在更大程度上对终端消费者的需求情况加以准确的把握和预测，在此基础上为制造商的产品和服务提供稳定的需求订单。在承担风险方面，零售商通过有效的货品组合、配送以及在商场之间的配货平衡，有可能将风险减到最底程度。零售商自然会通过压缩制造商的利润来转移自己的风险，但正因如此，制造商才可以从零售商那里获得大量而稳定的需求定单。 零售商上述能力的实现，主要取决于如下因素： 1)零售商的信息技术手段。保存、占有、分析客户资料，预测需求，进行货《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
品的有效配送和管理以及与供货商的通讯，都离不开强有力的信息技术手段。 2)零售商的规模。单个商场或者规模不大的零售连锁，不可能具备提供大量而稳定的需求定单并有效承担风险的能力。只有巨大规模的连锁零售商，才能够具备这些能力。 3)零售商与制造商之间的业务联盟并建立战略合作伙伴关系。业务联盟包括信息交换和共享、利润分享、风险共担以及管理、运作、文化等方面的有效整合。 (2)商家之间树立供应链管理意识和观念。定单牵拉模式的推行，还有赖于商家之间树立供应链管理的意识和观念。现代商务竞争将越来越多地表现为供应链与供应链之间，而非商场与商场或品牌与品牌之间的竞争。与适当的合作伙伴结成经营联盟，共同参与竞争是今后一定时期商家的必要选择。 供应链是原材料供应商、制造商和零售商之间以联盟的方式增加竞争力的一种有效的商业模式。这是基于： 1)供应链能够对客户需求做出最迅速的反应，通过在零售环节对客户需求的有效了解和掌握，消除需求的不稳定因素，建立最接近实际情况的需求预测，从而幻对供应链中游和上游的制造商和原材料供应商提供稳定而可靠的需求定单。这正是原材料供应商、制造商和零商采用供应链联盟经营的最大利益所在。 2)供应链采用最迅速、最先进的信息技术手段以在此基础上形成的信息流和反应迅速的物流、产品流系统，最大程度地减少从原材料到制造，再到销售过程的库存和产品滞留成本，从而有效地降低销售成本，为终端客户提供最大的让度价值。这正是供应链能最大程度地吸引终端客户、增强竞争力的秘密所在。 2．实行定单牵拉的内部管理要求 (1)管理观念变革。企业推行定单牵拉模式首先是对管理观念进行变革。计划推动模式下，企业按计旧行生产、制造、储存并向分销渠道供应产品。产品只过工厂流动以满足生产进度，经常生产出错误的产品，导致不需要的存货、过量的存货搬运成本。采用定单牵拉模式，企业需要专注于需求、创造需求和创造市场。 (2)管理机制再造。定单牵拉模式的核心是需求决定，企业的一切活动都应该围绕客户需求定单进行，应该建立以定单信息流为中心，带动物流和资金流的机制。 (3)建立柔性生产系统。采用定单牵拉模式，对制造进程提出了更高的要求，《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
要求其必须能够对市场变化做出更迅速的反应。定单是在JIT基础上以最小尺度和批次方式处理的，生产优先权是由所要求的交货日期决定的。同一条生产线，应该能够进行不同的调配和组合以在不同时期分别为不同的定单生产不同规格的产品。制造商的生产计划人员也需要与客户计划人员一起 工作以为每一个客户细分市场开发策略。 (4)采购JIT。对于大的国际化企业集团来说，采购需要在全球范围内进行，以获得质优价廉的商品；需要与供应商由过去的买卖关系转变成为战略合作伙伴关系，将采购管理转变成为资源管理， 总之，定单牵拉模式的推行，需要对企业建立信息流新的循环模式，才能为定单牵拉模式的顺利推行铺平道路。 二、 采购战略 1．战略的构成要素 任何选定的战略都应该包括对什么、质量、多少、谁、何时、什么价格、在哪里、如何以及为什么这些问题的决定。 1）什么? “什么”的战略问题，是善于开拓性工作的采购部门会考虑的战略。 其核心问题是该组织是采购市场上易得的一般大众化商品还是根据特定需要来采购特色商品？一般大众化商品在市场由易采购到，但它们不能带来竞争优势。与此相反，符合特定需要的商品在市场上不易采购，但它们可使该组织的更具竞争力。 2）质量 许多企业已认识到更加稳定的商品质量对保持或扩大市场份额绝对必要。要供应商达成合伙协议，让供应商同意持有这些库存，并根据采购企业的销售进度需要交付商品。当然，理想的情况是，采购企业和供应商都不持有库存。 3）多少？ 如果供应商保证能在特定时间、小批量地交付符合商定质量的商品的话，采购企业可极大地减少其在库存上的投资，享有连续的供应并减少商品收验费用。要做到这一点需要由采购企业与供应商共同制定长期计划，双方多加强合作与理解。 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
有时，供应商可能在采购企业内拥有存货仓库，但由该采购企业控制。采购企业有责任说明从托付仓库中提出存货的用途，支付这部分货款，并通知供应商补充存货。双方定期共同对库存量进行查验。该战略对供应商(保证了销量)和采购企业(减少了库存投资)都有好处，并经常用于分销行业。 4）谁？ 其中要做的主要决策是：供应职能应该集中在最高管理部门还是交由采购部门来履行；采购职员应具有什么样的素质；最高管理部门在多大程度上参与整个采购过程。 5）何时？ 何时采购与采购多少这两个问题是紧密相联的。明显地是要在现在采购与将来采购之间做出选择。关键的战略问题是期货购买和库存政策。在商品方面，存在进人期货市场利用套期保值的机会。有组织的商品期货交易所提供了对冲现货与期货市场交易的机会，从而可避免价格大幅波动的风险。对于期货市场上经常交易的许多基本商品，大宗采购企业可考虑利用套期保值的战略。 6）什么价格？ 任何组织采用某些特定的价格战略都是可能的。关键是：组织是打算支付高价从而得到供应商的额外服务和其他承诺，支付与市场上价格一致的标准价格？还是打算支付低价以取得成本优势呢?再者，采用基于成本的战略与采用基于市场的战略截然不同。需要广泛利用价值分析、成本分析和细致磋商这些概念。 “功能与成本”比较方法几十年中得到了有组织地应用。通过某些改进措施，如替代和标准化，降低成本的机会有很多，相应带来的收益极其可观。作为一个战略，它的实施需要统一的、有组织的方法，要有计划和时间表，并对具体职责做出明确分工。采购企业工作中那些被认为已区分得很清楚的部分，结果常常是无人真正负责的部分。 另一个战略选择是降低运输成本。取消控制使得许多新的降低成本战略成为可能，如合同货运服务、单程运输供应商协议、协商费率、协商联运系统、自有运输设备的使用以及第三方物流系统。只有长期运输战略将利用这些节省成本的机会。 7）在哪里？ 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
明显的权衡包括当地、地区、国内还是国际采购；选定大供应商还是小供应商；单一供应源还是多供应源采购；选择销售额大的还是小的供应商；以及供应商证书和供应商所有权。 供应商开发。即采购企业主动创造一个目前尚不存在的供应商。要求广泛关注以下几个方面：技术、财务和管理过程；质量水平；成本以及需求预测和计划。供应商开发是使得计算机行业有足够联机容量，从而提供满足顾客需要的输出容量的众多关键因素之一。 单一供应源采购。传统观点认为，对于主要的商品，要选定两个以上的供应商以保证供应的连续性。然而，多供应源采购对于每一供应商而言采购量相对减少，因此采购企业可能得不到价格优惠。如果采购企业只从一个供应商那里采购它所需要的某种商品，那么它就有可能得到降价的好处。另外，采用单一供应源采购战略，一方面会减少交易次数，从而降低采购管理费用；另一方面，由于采购量相对较大，采购企业可享受到由供应商提供的更快更可靠的交货服务。 8）如何？ 在如何采购方面面临着大量选择，包括系统和程序、计算机的使用、利用各种团队、谈判、竞争性要价、总括定单与开口定单制、系统合同、团队采购、长期合同、采购规矩、主动或被动采购、利用采购调查与价值分析、质量保证规划以及减少供应基地等等。 长期合同。达成5—15年的供应合同会使供应商和采购企业双方的经营具有相互依赖性。这就要求它们对计划和进度进行严密的协调与监控。对采购企业来说，此战略优势是：更多的供应保证与稳定性、更多的供应商设计支持以及通常较低的采购价格。供应商的经营稳定性得到了保证，从而有利于其降低长期成本。这会刺激供应商去开发生产某一产品(供应商开发)。在此类战略性协议作出决策之前，必须对成本、优势及风险进行长期的预测。 供应商--采购企业数据共享。作为达成伙伴关系的一部分，采购企业与供应商一定要达成可共享双方计划与生产、销售和库存信息的协议。采购企业需要获得供应商的成本数据、生产进度、定价安排、库存情况和交货周期。供应商需要掌握有关采购企业销售计划与进度和未来产品及销售计划方面的信息。 9）为什么？ 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
对每一战略不仅要审查它的各种可供选择的要素，还要审查采取该战略的原因。采取某个供应战略通常的原因是使供应目标与组织的总体目标和战略相一致。其他原因还包括目前及将来的市场状况。一个经验颇丰的采购团队比起不太合格的采购团队来会采取更具积极性的战略。其他还有环境方面的原因。例如，在产品责任与环境保护方面的政府规章和管理可能促使采取某些战略。 产品责任。由于现有法律己作了阐明，因此在过去的十年中，企业采购决策过程中对产品安全和产品责任问题给予了更多的考虑。当企业与供应商协同运作时，潜在的财务风险已经增加，它必须在长期采购战略中把这一额外法律风险考虑进去。从战略角度考虑，采购企业希望借助法律咨询把产品责任部分转嫁给供应商，把由产品责任诉讼带来的财务风险减至最小。采购部门也必须考虑与各种商品采购相关的潜在风险并向本企业中其他部门发出预告。 2．国际化采购战略 越来越多的迹象表明，我们的世界将要变成一个商品在各国之间飞速流动的世界。全球正在变成一个单一的市场，哪里成本低，就在哪里生产。在经济全球化的大背景下，供应链和采购的全球化显得越来越重要。全球供应链管理在许多方面和国内供应链管理是基本一致的，只是它覆盖的范围更广，包含了从较为初始的以国内市场为主的国际供应商到较为高级的全球化供应商等形式。 在数目众多的供应链伙伴中，是不是对每一个上、下游企业都要进行详尽的分析呢——当然不是。一般而言，对上、下游企业的分析应遵循以下原则： (1)对直接的上、下游供应链成员进行分析。虽然供应链管理的范围包括原材料供应商、零配件供应商，直到最终的零售商，但这并非是说供应链所有成员相互间直接发生联系，一般情况下，某企业只与直接的上、下游企业发生业务往来，而是通过需求一层层传导，拉动供应链中的企业组织合理供应。这就决定了与该企业共同采购管理活动的通常只能是直接上、下游企业，后者再与其直接上、下游伙伴合作共同管理物流，由此就形成了一个环环相扣的供应链。所以，一个企业在分析供应链采购活动时，只需分析关系最紧密的上、下游供应链伙伴。 (2)对重要供应商和客户进行分析。尽管范围已经缩小到企业的直接上游供应商和下游分销商，但供应商和分销商的数目仍有可能很大，例如一个批发商向《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
上游要面对成百上千个制造商，向下游同样要接待数目众多的客户，是否有必要对所有这些供应商和分销商都进行分析呢?答案是否定的，没有必要也没有可能这样做。企业只需对重点供应商和客户进行分析即可。根据著名的“20／80”法则，只要调查清楚了最重要的20％的供应商和分销商的采购管理状况也就基本上掌握了整个供应链的采购情况。 1）采购国际性的商品的利益 相对于国内采购而言，国际采购需要额外的付出，然而实施国际采购战略基于以下的几个基本理由： （1）品质 国际采购最主要的理由就是取得合乎要求水准的品质，虽然这项因素的重要性已经有所下降，但买主在多变的产业中仍然希望国际采购中满足品质上的需求，因为从事国际贸易的厂商通常具备较高的技术能力。 （2）时间 购买国际商品或服务的第二个主要的理由通常是供应商有即时交货的可靠性。新商业关系在建立之初的困难必须去克服，许多国际供应来源的可靠性是试验来的。 （3）扩大供应基础 专业的采购者都想为所需的商品，开发与维持供应基础，为了拥有竞争力的供应基础，开发国际供应商是必需的。而且在某些情况下，是因为没有合适的国内供应商。 （4）互惠贸易 许多国家会要求国外供应商要在国内购买商品，将它作为是交易的一部分，即以货易货，互惠贸易这种为销售至某一国家而先购买此国家商品的方式可以使买家双方比纯粹的货币交易上获得更多的利益。 2）国际采购风险 （1）付款条件 以买方的观点而言，较佳的付款方式是在验收之后付款。然而，许多国家的惯例是必须先预付款项以支付前置作业所需的费用，像这样预付费用会积压买方《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
资金，在国际贸易中信用证最为普通，不过买方的资金仍然会比国内供应来源积压较长的时间。与额外支付信用证所需的成本相比，汇率的问题更不容忽视，至少会出现下列四种可能的状况： 例一：以外国币别付款的合约，合约期间美元汇率的浮动成贬值走势。例如：假设与德国供应商签订100万马克的合约，汇率是l美元＝1．5马克，也就是说假设在合约生效时1美元可购买1．5马克，且不考虑其他成本。所以美国买主的成本为： 666666．66美元 假设美元贬值至1美元仅能购买1马克时，成本为l00万元美元 例二：同样是外国币别付款的合约，但美元汇率成升值势，如l美元可买2马克，则美金成本为500000元。此时美国买主降低了其成本的支付，金额从666666．66 美元降到500000美元，节省了25％。 例三：与国际供应商签订以美元付款的合约，而美元成贬值走势，假设合约生效时汇率为1美元＝1．5马克，其成本为100万马克或666666．66美元，汇率没有任何的变动时，供应商将会收到由美元所转换成的100万马克。若美元贬值到1美元兑l马克时，供应商仅能收到666666．66元马克，损失了33．33％，供应商可能会不履行合约，或提高单价。 例四：与国际供应商签订以美元付款的合约，美元汇率成升值势。在例三中，合约共付出美元元。假设汇率升值至1美元兑换2马克，供应商可将收到的美元以最近的汇率兑成马克，则供应商可得666666．66×2＝1333333．32马克。 （2）前置时间较长 运输时程不确定，无法预估各种不同活动所需的时间，所以要用更多的沟通协调在国际采购上。例如码头工人的罢工、暴风雨等，都会使前置时间加长。空运可解决某些海运的问题，成本较高。 （3）额外的存货 当国外采购所增加额外的存货有时很难估算，但也不能大意，因为，存货所附带的成本，必须计人采购之中，如运输、储存成本等都要计人国际采购的总成本之中。 （4）较高的交易成本 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
与国际供应商做生意必须投入的成本有货币兑换、通信网络、拜访供应商之旅行成本等，订单的处理、通信及产品配送等也比较国内复杂。 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
第Ѡ章 䞛䌁㒘㒛 第一节 采购制度 一、采购制度的主要类型 一般说来，连锁公司商品采购的组织形式有两种类型：集中采购（又称统一采购）和分散采购。统一采购是指连锁企业设专门的采购机构和专职采购人员统一负责企业的所有商品采购工作，连锁企业所属各门店只负责销售；分散采购是指由连锁企业各门店在核定的商品资金定额范围内，直接向供应商采购商品。 如果承认采购部门是主要的职能部门，那么就必须在组织结构中加以体现。将采购的权力分放给许多人是不合理的。经理的责任可以被分解并分配给其下属员工或部门，但是还是要清楚地认识到每一个部门经理对其部门的职责和权力。而且，进行职能划分也意味着要把采购主管作为主要的负责人，使其承担所有采购职能所涉及的责任。仅仅将发定单这样一种采购负责人的个人职责变成是一种办公ᅸ中的例行公事是远远不够的。对于其职责和权力必须有清楚和具体的了解。采购负责人必须获得来自下属的有效协助和来自高层管理人员的大力支持。 当然，真正的困难在于明确地定义采购负责人的职责和权力。常见的工作有：在供应商的销售人员与公司其他人员见面之前先进行一次谈话；检查采购的商品是否与⬇请或规格要求相符；选择供应商；进行所有供应商与需求部门之间的中ҟ谈判；通过发出定单完成采购过程。 当采购部门处于一个积极进取的领导者的领导之下，同时与其他部门的合作也很好的话，必然会带来许多的好处。采购职责由那些有݈䍷并且也有能力把工作做好的人来承担，而这些人也必须集中精力于这一具体工作的㒽效上。这有助于将责任固定于个人并有利于检验任何已有采购政策的效果；有利于改进与供应商的关系；有助于程序和䆄ᔩ的规定，而且也加速了对商品采购和货款支付的审核和批准；推动了对市场的分析、对价格趋势的ⷨお、对供应商生产成本的分析。在这些工作结果的指导下，采购活动就可以以最《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
有利的条件在最合适的时机进行。通过统一需求和对库存设置标准，也有利于提高经济效益；通过寻找替代商品，也会在不降低产品或服务质量的前提下推动成本的ࠞ减。 二、采购制度的主要优缺点 1、统一采购所对应的大批量采购有利于降低进货价格 统一采购是实施规模化经营的基本保证。连锁公司由于实行统一采购制度，采购决策集中控制，所购商品就比较容易达到标准化。由于合并了多个部门的需求，采购部门找到供应商时，其手上的定单数量就足以引起供应商的݈䍷。采购部门就可以说服供应商尽快发送或给予数量ᡬ扣。大批量进货，能充分享有采购商品数量ᡬ扣（包括一次性数量ᡬ扣和㌃计数量ᡬ扣）的价格优惠，保证企业在价格竞争中的优势地位，同时也较好地满足和适应消费者同质求廉的需求。 需要在此特别指出的是：统一采购和大批量进货是两个 既有区别又有联系的概念。集中采购与分散采购是根据采购的组织形式而划分的，其核心是采购权的集中与分散。虽然集中采购通常采取大批量进货方式，但即使采购少量商品，只要决定权是由企业采购部统一作出，就应视为集中采购；相反，即使一次采购大批量商品，只要决定权是由门店作出，却应视为分散采购。集中采购和分散采购反的是现代商业和传统商业在组织化程度高低上的一种本质区别。 2、统一采购所对应的统一配送有利于降低连锁系统的整体物流成本 大批量集中进货的实行，使连锁公司的直接进货费用（如采购人员差旅费、采购谈判的交易成本等）大幅度减少；同时与统一采购相配套的统一配送制度的建立，有效地控制了连锁公司库存费用，大大降低了企业的物流总成本。除此之外还可以节省运费，因为集中了所有的需求后商品可以整车整车地进行㺙运。 3、统一采购所对应的科学组织结构和规范业务流程有利于规范采购行为 由于企业现金流出量的大部分是用于商品采购，因而对于任一时点交易总量的集中控制就显得有必要。在分散采购制度中，由于商品采购的决定权下放到各门店，对采购行为很难实施有效的约ᴳ，所以个别采购员向供货商㋶取ಲ扣等不规范行为ስ⽕不ℶ,而且，如果采购定单发给那些不道德的供应商，出现ಲ扣和《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
䌓䌖的机会大大增加，这时，采购定单向谁发出就应该小心䇼ᜢ了；而在统一采购制中，由于建立和ع全了较为完善的采购组织机构和制衡机制，所有采购决策都经过集中控制，这样，需要加大控制的就仅仅是采购部门，而不必对分散于整个公司的不同部门的采购决策加以监督，那些非法或不道德的行为也就容易避免，企业采购行为得以规范，为连锁公司和供应商的交易提供了良好的⾽序和条件。 4、统一采购所对应的购销分离制度有利于门店集中时间和精力做好门店销售工作，有利于采购决策中专业化分工和专业技能的发展。 在分散采购制度中，由于购销合一，采购与销售职责全部㨑在门店，所以，门店店长要花大量的时间联系供应商和洽谈采购业务，难以集中精力投入商品销售工作，严重影响了公司的销售效率；而在统一采购中，由于购销分离，门店无需承担商品采购职责，所以，店长可将绝大部分的时间精力投入销售工作，可大大提高门店销售工作的效率。如果店长和部门经理的工作看起来却像一个采购代表，那么他就把许多本来可以用于更好地管理本部门的时间花费在采购活动上了。况且，部门经理花费在采购活动上的时间也不足以掌握任何采购方面的专业知识。一个将其全部精力集中于采购活动的全职采购人员，很快会掌握采购方面的专业知识、供应源、已有的或是新的商品和生产流程、市场情况和价格。进行专业知识方面的开发正是几乎所有公司都采用集中化采购的原因。 需要指出的是，统一采购制度也并非是完美无缺的。由于购销分离体制难以明确界定公司整体销售业㒽的职权范围，所以容易引发总部采购人员与门店销售人员的Ⳓ冲さ；同时统一采购制度所对应的统一商品政策（统一商品结构、统一价格策略、统一促销策略、统一商品䰜列等），很难适应不同商类型店铺的消费需求差ᓖ。反之，如果一家公司实施分散化采购，那么各部门的管理者会处理其各自的采购业务。这种方法的优点在于商品的的销售者比其他人更加了解自己需要什么。而且这种方法更加快᥋，如果一个部门有某种需求，部门的管理者只需ᣓ起电话定货就可以了。 三、集中采购制度发挥优势的前提 1．集中采购要实施ᔦ口管理。ᔦ口管理主要是指商品采购计购、供应工作集中于采购管理部门，实行集中批量采购，降低采购价格，强调控制成本，提高经益。《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
在市场开放之初，以“放权”为主要标ᖫ，采购人员满天飞，多头采购，重复采购，甚至出现了花钱不见物，公款购⾕物等，导致产品成本上升，质量没有保证。实䏉证明，这种“放权”是不明知的。 2．集中采购要加强计划管理。做到计划准时、便᥋，进而编制采购计划，有效发挥集中采购的优势。 3．要减少分散采购途径。集中采购是要与具备集中供力的供方建立长期的供需关系。供需关系已经确定，只要此供应商有的商品就不能再到其他供货商家进货，除非质、价ഛ优于此家。 要实行货比三家，就地就近原则，经常核实供货方是否具备供货及时、质量优良、价格合理、服务周到的能力，据此确定是否㒻续维持供需关系。 第二节 采购部门及其人员的职责 一、采购功能和采购决策权 1．采购部门的主要功能 连锁公司采购部门在连锁体系中拥有哪些功能，对采购组织Ḛᶊ的设计具有重要的意义。对于大型连锁公司来说，其商品采购部门一般具有以下主要功能： 1）日常采购业务。如选择供应商、发出或征集报价单、分析报价、与供应商进行采购业务谈判、决定供货量、交货期、付款方式、送货方式、查核门店⬇购单、核查发⼼、批准付款、负责退货及向供应商㋶䌨等。 2）新商品开发与滞销品⎬≄。随着⼒会经济发展和人们收入水平的提高，消费者需求ਜ多样化趋势，消费者对商品的要求越来越高。在买方市场条件下，作为流通业主导者的连锁企业，应主动承担起引导消费、引导生产的重任，不断开发出能满足消费者需要的新商品。同时，为了更有效地利用有限的卖场空间，提高销售业㒽，企业采购部门在开发新商品的同时，也应认真做好滞销商品的⎬≄工作。 3）市场调查与分析。包括ⷨお商品的市场价格走势及供求状况，价格及成本分析，新商品的开发分析，总代理、总经销业务的可行性分析，竞争对手货《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
源及渠道的调查与分析，商品别、门店别、供应商别的排行ὰ分析等。 4）促销策划。采购部门应根据门店前ৄPOS系统提供的销售及其他信息资料，制定企业年度（或ᄷ度、᳜度）的促销计划，策划有供应商配合的节日、店ᑚ等大型促销活动，设计与指导门店的商品配置与䰜列，决定促销商品的价格优惠幅度等。 2．采购决策权 如果采购部门想满地完成采购工作，那它必须在四个关键领域有决策权： 1）选择供应商。采购部门在了解和判断谁有能力提供本企业所需商品和如何分析供应商的可靠程度方面，应该成为行家里手。 2）使用任何一种ৄ适的定价方法。这也包括确定采购的总成本以便制定最有利的价格和协议条款。这是采购职能的一个主要的专业领域。为了取得最低的最终价格和采购总成本，采购部门必须有ಲᮟ的余地。 3）对采购商品的规格提出质疑。采购部门通常能提供与目前所使用的商品功能相同的替代品，而且它也有责任提请消费者和⬇请采购者关注这些替代品。当然，是否接受这些替代品要由使用者最终做出决定。 4）监督与潜在供应商的联系。采购部门必须和潜在的供应商保持联系。如果销售者直接和供应商联系，则可能出现一个潜在的供应商将通过影响销售者对商品的要求从而成为ᚳ一的供应商。或是⬇请采购者将⾕自给供应商一些许诺，从而使企业不以最低的最终价格签订理想的合同。如果供应商的技术人员需要和采购企业的销售人员直接交换意见，采购部门应负责安排会谈并对会谈的结果加以审核。 这些采购方面所必需的权力应该被制定为公司政策，并为公司的首席执行官首㚃。 二、统一采购制下采购机构设置的原则和特点 1、统一采购制下采购机构设置的原则 1）专业化分工下的高效率原则 如䩜对一般性采购业务和新商品引进的不同特点，可分别设立日常采购业务部和新商品采购ྨ员会。在日常采购业务部中，有专人负责与供应商进行业务谈《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
判，签订合同；有专人负责下订单，㨑实具体供货时间与供货数量；有专人负责制定和调整商品配置表，确定引入商品在卖场的布ሔ和䰜列的货ᶊ。在商品采购ྨ员会新商品引入决策中，总部采购人员负责提供市场信息和供应商信息，门店店长负责提供销售分析和顾客需求情况。 2）部门别᪡作的制衡原则 总部采购业务部按职能可下设计划、促销等部门，按商品大类可分设若ᑆ个商品部，不同职能部门、不同商品部职责明确，具体采购业务实行部门别分工᪡作，部门别之间相互制约，形成有效的激ࢅ机制和约ᴳ机制。在不同采购业务流程阶段，采购权的控制，可通过不同部门别权力集中与分散的统一而实现。 3）程序化制度化原则 采购业务部的每一项工作必须按✻科学化的程序来进行，以便采购业务能有序运转。有序的运转就是为了达到工作内容和质量的稳定性。对这种程序与程序᪡作中的要求，必须以制度的形式规定下来，形成标准的制度。制度化的目的就是强调程序化运转的控制和运转质量的考核，这种考核和控制使商业企业在采购这一首要工作环节就达到制衡下的安全性。 2．连锁公司采购组织设置的特点 一是实行统一采购制度。有关统一采购制度的基本特征在本节第一个问题中已作ভ述，这里不再重复。 二是购销业务统分结合。虽然连锁公司统一采购制度下，实行购销分离的经营体系，但总部采购人员的职责决不仅仅是将商品采购进来，他们还要对商品销售负责、统一规划促销活动，以促使采购人员在决定商品采购前及时掌握销售动态，真正做到“以销定购”，同时门店也可在总部ᥜ权下拥有少数有特⅞配送要求商品的采购权。 三是能开发通道利润。连锁公司由于拥有ᑲ大的销售网络体系、占据流通最终通道、实现巨额的销售业㒽，因而在商品采购过程中、在与供应商进行采购合同谈判中，连锁公司处于相当有利地位，连锁公司有条件、有理由在互惠互利基础上，向希望进入连锁销售通道的供应商收取适当的进场费、市场推广费，从而能从采购系统中开发一般单体零售商无法享有的通道利润。 三、不同采购人员的工作职责和ቫ位素质要求 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
1、采购主管的工作职责及ቫ位素质要求 1）采购主管的工作职责主要有： （1）新产品供应商的寻找、资料收集及开发工作。 （2）对新供应商品质体系状况(产能、设备、交货期、技术、品质等)的评估及认证，以保证供应商的优良性。 （3）与供应商的比价、议价谈判工作。 （4）对旧供应商的价格、产能、品质、交货期的审核工作，以确定原供应商的稳定供货能力。 （5）及时䎳䏾掌握原材料市场价格行情变化及品质情况，以期提升产品品质及降低采购成本。 （6）采购计划编排，商品订购及交货期控制。 （7）部门员工的管理培训工作。 （8）与供应商以及其他部门的沟通协调等 2）采购主管的ቫ位素质要求主要有： （1）(与产品相关专业)大专以上学ग़，㣅语良好，25—40ቕ。 （2）两年以上工作经验，善谈判议价。 （3）熟悉(与产品有关)物料行情。 （4）电㛥᪡作熟练。 （5）熟悉供应商评估、考核，ពISO 9000运作。 2．采购员的工作职责及ቫ位素质要求 1）采购员的工作职责主要有： （1）建立供应商资料与价格䆄ᔩ。 （2）对采购商品进行ABC分类。 （3）采购方式的决定。 （4）市场行情的经常性调查。 （5）询价、比价、议价及订购作业。 （6）交货期的进度控制。 （7）进货品质、数量ᓖ常的处理。 （8）付款整理、审查。 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
2）采购员的ቫ位素质要求主要有： （1）大专以上学ग़，23—30ቕ，㣅语良好。 （2）一年以上工作经验。 （3）电㛥᪡作熟练。 第二节 采购部门和企业内部其他部门的关系 从采购系统角度看，采购业务不仅仅是一个ᄸ立的采购行为，它与诸多其它业务活动密切相关。处理好采购与其它相关业务之间的衔接关系，对保证商业企业商流、物流、资金流、信息流的畅通有着十分重要的意义。 一、采购部门和营销部门 由于采购和市场营销相互之间有许多相Ԑ之处，大多数人都认为两个职能部 门合而为一会带来好处：ⷨお表明连锁企业中，采购计划在一般情况下通常包括营销计划，ᇸ其在使用䎼职能团队的企业中，采购和市场营销通常都是新产品开发团队中的一员。采购部门可以提供目前和未来市场情况方面的信息以及谈判方面的技Ꮋ，而市场营销部门可以使采购部门及时了解营销活动、特别的推广活动以及销售预测，还可以䙔请采购部门参与和最终用户的会谈，以帮助采购部门更好地了解顾客的需求。一项ⷨお认为，谈判和客户服务是两个对采购和销售而言都起作用的、关键的成功因素，因而，共享这些方面的培训可以为企业带来好处。 二、采购部门与门店 一方面采购是连锁公司经营的基础，门店根据总部提供的商品目ᔩ下单订货、䰜列商品、销售商品，实施促销活动，门店无权自行采购商品；另一方面，总部采购人员应根据门店各种商品销售信息反作情况，区分畅销品和滞销品，及时制订调整采购计划。 三、采购业务与商品配送、存货管理 采购作为商业企业购、销、存基本环节中的重要一环，还与商品存货管理、商品配送密切关联，采购数量要与企业配送能力相适应，保证供应商送货及时，收货验货到位；要与商品最高库存量、最低库存量及安全库存量相适应，要保证门店在不缺货的条件下，尽可能降低门店和物流中心的库存水平。 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
四、采购部门和财务部门 采购部与财务部分别是企业商流与资金流的实施主体。采购部门在制订采购计划及与供应商签订采购合同后，应将所需商品资金的总体计划和向各供应商支付货款的计划，通知财务部门，以便财务部门准时准额地向供应商支付货款，以既保证连锁公司的利益，又不损ᆇ与供应商良好的合作关系。 采购部门和财务部门打交道主要是在应付䋺款、计划和预算方面。采购人员常常ᢅᗼ会计部门过于关注利润而对满足合同上的支付条款不够重视。特别是给采购与供应合作协议带来不少咏⚺。进行采购的企业如果不能及时地支付货款，就不可能很好地履行协议的条款。如果某家公司采取将货款支付ᓊ期的政策，例如在45天内而不是在30天之内付款，采购部门就会难使供应商相信合作关系确实对采购方具有重要意义。官ڮ体制会使得发⼼审核程序很᜶，这也会ᓊ㓧货款的支付，同时也表明了这一关系中的单方面性。采购和会计部门之间沟通的加强和将其目标在更大程度上取得一致会有助于消除一些问题。采购部门可以提供市场信息来帮助财务部门。这些信息由于会影响采购部门签订的合同而最终会影响目前或未来所需的资金。采购部门和财务部门也可能在新产品开发团队中进行合作。 第四节 采购组织中的采购行为 一、 现代采购人员职责的特性和必备的道德观念 在我国স代典㈡中，“Ӻ理”一词的含义极为丰富，是指合理的行为，是人们处理相互关系时所应该遵循的行为准则。“道德”的含义是指人类的行为合于理，利于人。所以，对于采购，要想使得其组织和䇤而有⾽序的运作，并利于企业长久采购，必须对采购组织行为进行管理，导优良的职理和道德规范，䶁策不良采购行为。 1．采购人员职责的特性 1）采购人员执行作业时，必须䇼ᜢⷨお有关的法律命Ҹ或公司规则以作为执行准则。 2）采购人员必须发挥“专门技术”的知识，以充分运用其创造力、想像力《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
及机ᱎ，并了解其基本作业上有关的一切事项。 3）采购人员对于外界不当行为所加的一切压力，必须予以排除或抵制。 4）采购人员的处事态度，应䩜对问题，不断改进。 2．现代采购从业人员必须具备的道德观念 采购作业人员素质的良㥴，对采购任务的影响重大，采购人员必须有高度的道德标准加以维持，否则，企业无法获取长远的效益。优秀的采购人员应遵循下列几项道德原则： 1）在各种交易中，应顾及其公司的利益，并信ᅜ既定政策的执行。 2）在不Ӹᆇ组织的ᇞ严与责任下，接受同ҕ的有力ࡱ告及指导。 3）无偏⾕的采购，使每一元的支出发挥最大的效用，获得最大价值。 4）努力ⷨお采购知识，以建立管理与实用的采购方法。 5）䆮实地执行采购工作，ᧁ发各种商业弊端，ᢦ绝接受任何䌓䌖。 6）对负有正当商业任务的访问者给予迅速与⼐䉠地接见。 7）相互之间ᇞ重其业务，促进优良的商业实务。 8）如同行者在履行其职务时发生事ᬙ，应向其ᖴ告并协助之。 9）与各从事采购作业的机构、团体及个人，加强联系合作，以提高᳟友地位及业务的改进发展。 二、采购角色的行为 角色是指在⼒会生活中处于一定⼒会位置，具有一定⼒会规范的活动个体及行为模式。每个人从他走入⼒会开始，就成为⼒会角色，因为他在⼒会中安ሙ就必定有一定的位置，从而必然有一套与其地位相适应的行为模式。一个采购组织㕸体由各种角色组成，有计划角色、认证角色、订单角色，有员工角色、主管角色，有采购组织角色、供应商角色(从广义采购组织而言)等。一个运转正常的采购㕸体，是一个有序组织、遵循一定的行为准则、具有较高职业Ӻ理和职业道德的角色族。 采购组织、采购角色、供应商行为，及采购组织㒽效制约关系如图6—6所⼎。 1．采购组织行为 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
一个采购组织行为规范，需要从采购流程、组织、制度方面考虑。 1）采购流程方面。采购流程的设计应采用䯁环方法，实施、监控、优化。 2）采购组织方面 。采购组织设计应体现“多权分立，集中管理”的模式；采购组织整合应体现“流水不㜤，经验传᪁”的ᗱ想；采购人员组成应体现“德为上，㗕中䴦ᨁ配”的原则。 3）采购规章制度。采购规章制度包括但不限于以下几个方面：供应商接待、供应商考ᆳ、供应商行为、供应商处㔮管理、采购保密、采购谈判、采购信息数据管理、采购角色行为、采购物流管理、采购角色处㔮管理等方面。 2．采购角色行为 采购角色，包括：计划人员、认证人员、订单人员、检验人员和管理人员。采购角色的日常᪡作必须依据采购流程、规章制度，集体决策ᗱ想，⽕ℶ独断专行、ℎ偫手段和㰮假信息。 在从事采购业务及管理活动中，应严格自律，以公司利益为重，保证公司采购的最大利益。在与供应商接㾺、谈判、签订合同、商品检验、业务审核等采购环节，都要以公正原则办事。 任何采购角色有义务保护采购信息机密，不得在有意或者无意中⊘ⓣ，绝不准许：向竞争对手提供采购信息；或者在任何公司采购部门ݐ职。 采购是公司开销最大的部门，任何采购角色不得受䌓，更不许集体作弊，采购部门应该制订相关的处㔮制度。以下几个环节要注意： （1）⼐物：采购角色可以接受具有广告性质的⼐品，如ॄ有供应商广告的一件㹀㸿、一支ヨ、一本日ग़等，而且是供应商广泛䌴予的。采购角色不准许接受供应商专制的特⅞⼐物，包括任何试图或可能产生不正当关系的金钱䌴予、特⅞优惠、拥有㙵份等。 （2）活动：和供应商一起组织活动，如球类䬏⚐活动、参观、远游、联等友䇞活动，是增进公司与供应商沟通的较好途径，但费用必须双方ഛ᨞；⽕ℶ参与任何不عᒋ的活动：咏将、低下㟲会、ࡷ质情䍷场所等。 （3）ᢦ绝：ᢦ绝任何可能损ᆇ采购利益的行为活动；不可ᥝ以䕏心；它可能↕ണԴ的前程，不仅仅是϶ᥝ佁；对䱤藏的行为不䔼的供应商要䄺ᚩ，一经发现及时处理。 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
3．供应商角色行为 供应商和公司在一起成长过程中实现双䌶，是战略伙伴关系，供应商عᒋ的发展、规范的行为是保证公司正常供应的关键因素。 任何合格供应商，必须具备良好的运作流程、规范的行为准则制度，对于管理⏋х、行为不ع全的⼒会供应㕸体最好不予人选。 供应商应遵ᅜ公司制订的供应商行为准则。 供应商应与公司签订保密协议。 供应商必须遵ᅜ供应合同条款，按✻规定的质量、数量、货期及市场上的优惠价格供货。 在日常的供应过程中，使用正确的方法保证商品的供应，⽕ℶ使用以下不正当手段： （1）通过不正当手段获得采购角色的信任； （2）通过不正当手段入选供应商； （3）䙔请采购人员到不عᒋ场所活动； （4）商品以次充好； ‘ （5）І联供应商㕸体ઘᢀ商品价格； （6）让采购角色拥有㙵份。 供应商应具备良好的售后服务意识；商品在使用、㺙配、运输等过程中，可能因为质量问题，也可能因为生产方式不当，各种原因导致商品的损ᆇ；供应商应该及时ׂ理，或者现场维ׂ，或者在供应商处维ׂ；供应商不应借放ᢪᓊ维ׂ，或者让公司㩭受损失；维ׂ费用双方协调解决。 供应商应具备良好的质量改进意识，并且意识到供应商品质量的改进就是为自己征得更大的市场，更大的发展。 供应商应具备良好的供应风险意识；有些商品将来市场需求不确定，可能有大量的需求，也可能仅具有ⷨ发阶段的供应；供应商不应有“挑㙹ᢷ⯺”的行为。 供应商应具备良好的人际沟通能力，将及时发现的问题进行沟通， 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
第ϝ章 䞛䌁䅵ߦ 第一节 采购目标 一、采购和供应管理的目标 对于采购职能总体目标的表述是：它获得的商品应该是货真价实的(即满足质量方面的要求)，数量是符合要求的，并以准确的时间发送至正确的地点，商品必须来源于合适的供应商一个可靠的、将及时地履行其承诺的义务的供应商)。同时，与之相适应地，还要获得合适的服务(不仅仅是指采购之前，还包括成交之后)，当然价格也必须是合理的。由于采购员必须同时满足上述条件，所以采购决策者可以被形象地比ஏ成一个杂技演员——总是试图将几个球同时保持在空中。如果发送的货物不能达到质量／效果标准，或是它们直到实施生产计划之后两个星期才被送到使用地，以至于造成生产线中断的话，那么即使以最低的价格去购买货物也不能被接受。另一方面，如果所购买的货物是出于急需，购买者就不能按正常的购货提前期来采购，这时所䇧“合理”的价格也许比正常价格高得多。采购决策者总是试图去协调这些常常是相互冲さ的目标，他们通过做出取㟡来得到这些目标的最优组合。对采购总体目标的更具体的表述如下： (1)提供不间断的物流，以便使整个组织正常地运转。商品的缺货会使企业的经营中断，由于必须支出的固定成本带来的运营成本的增加以及无法兑现向顾客做出的承诺，所造成的损失极大。 (2)使存货投资和损失保持最小。保证商品供应不中断的一个办法是保持大量的库存。但是库存必然要求占用资金，这些资金就不可能用于其他方面；保持库存的成本一般每年要占库存商品价值的20％---50％，如果采购部门可以用价值1000万美元的库存(而不是原来的2000万美元)来保证企业的正常运作的话，那么在年存货储存成本为30％的情况下，1000万美元库存的减少不仅意味着多出了1000万美元的流动资本，而且还意味着节省了300万美元的存货费用。 (4)发现或发展有竞争力的供应商。一个采购部门必须有能力找到或发展供应商，分析供应商的能力，从中选择合适的供应商并且与其一起努力对流程进行持续的《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
改进。ᔦ根到底，采购部门的成功依赖于以上这些能力。只有当最后确定的那个供应商工作上䳋ढ़风行，而且富有责任ᛳ的时候，公司才能最终以最低的成本得到它所需的物资和服务。例如，如果公司采购的一套复杂 的计算机系统的供应商后来ذ业了，因而不能进行长期的系统维护、ׂ改和升级。那么，起初是很优惠的价格，现在由于供应商不能㒻续履行其承诺的义务，就会产生很高的生命周期成本。 (5)当条件ܕ许的时候，将所购商品标准化。从公司全ሔ的角度出发，采购部门应该去购买就其用途而言，市场上可能得到的最好的物料。如果某种部件能够起到原先两种或三种不同的部件所起的作用，那么购买一批这种部件就可以使企业由于减少了物料购买数量从而减少了最初价格的支付；在不降低㒽效水平的前提下减少总的库存投资；降低员工培训成本和设备使用过程中的维护费用，这些都可以使企业效率得以提高并且加强供应商之间的竞争。 (6)以最低的总成本获得所需的物资和服务。 在一家典型的企业中，企业采购部门的活动消耗的资金比例最大。除此之外，正如我们在前面一章已经讨论过的，采购活动的利润ᴴᴚ效应可能会非常明显。尽管“价格购买者”这个词由于意味着其在采购时所关注的ᚳ一因素是价格而一般被人理解为贬义词，但是当确保质量、发送和服务等方面的要求都得到满足时，采购部门还是应该全力以䍈地以最低的价格获得所需的物资和服务。 (7)提高公司的竞争地位。 只有当一个公司能够有效地控制供应链所有环节上的成本和时间，从而避免诸如过多的库存、搬运和检验等不增值或ᓊ长时间的活动时，这个公司才可能表现得富有竞争力。另外，产品设计和制造方法必须与日新᳜ᓖ的技术和生产环境保持同步发展。采购部门可以向新产品设计和生产技术部门提供市场上有关新产品和生产技术方面正在发生和可能发生的变革。除此之外，采购部门还可以通过供应商获得一些关于设计、速度和成本改进方面的意见，并将这些意见反作到决策过程之中。最后，采购部门还担负着保证公司得到平稳物流的责任，这样才能确保产品的生产与服务能满足向顾客按要求发货的承诺。从长远的观点来看，任何企业的成功都依赖于它与顾客建立和维持良好关系的能力，而对供应的有效管理则会直接或间接地影响最终顾客。对于企业的全ሔ战略和为了加强企业的竞争地位而制定的特别的内部供应战略来说，采购和供《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
应管理都会有潜在的贡献，我们将在第17章加以详细讨论。 (8)在企业内部与其他职能部门建立和䇤而富有生产效率的工作关系。在一个企业当中，如果没有其他部门和个人的合作，采购经理的工作不可能满完成。例如，如果采购需要提前期来确定有竞争力的供应商并与其签订有利的合同，那么，物料使用部门和生产控制部门必须及时提供物料需求方面的信息；工程技术部门和生产部门应该对可能带来经济效益的替代物料和新的供应商加以考虑。由于必须确定即将到达的定货的检验程序，当发现质量问题后要与供应商联系以 便对需要的变动加以协商，甚至采购部门要参与到对目前供应商㒽效的评估中，这些都要求采购部门与质量控制部门紧密合作。为取得数量ᡬ扣和维持良好的长期供货关系，会计部门应该及时向供应商支付货款。如果来自于采购、收货和对货物进行的检验过程等环节中的信息流发生了问题，采购部门有责任去加以㑴正。因为供应商↩コ不是直接同会计、收货和到货检验部门打交道。实际上。供应商同采购部门直接打交道，他们也希望仅靠同采购部门的联系就能及时收到货款。在许多企业中，从新产品创意阶段开始，采购和供应部门就同其内部顾客(营销、设计、工程技术部门等等)紧密合作，他们通过路职能采购团队的形式来做出购买决策。 (9)以可能的最低水平的管理费用来完成采购目标。使采购部门正常运作需要耗费企业的资源：员工工资、电话费和䚂资、办公用品、差旅费用、计算机费用和其他必须的管理费用。 如果采购流程不是有效的，那么采购的管理费用将很高。采购部门应该尽可能有效和经济地完成采购目标，这就需要采购经理经常对部门的运作情况进行ಲ顾，以确保所有的活动花费都是有效的。如果一家公司由于分析和计划工作做得不充分而没能实现其采购目标，那么解决之道就在于增加人手或是将采购过程调整得更为流畅。不过采购经理应对采购方法、程序和技术等方面可能进行的改进经常性地保持关注。也许采购的书面工作可以取消；也许采用更好的计算机䕃件可以带来更高的效率；或许对于采购过程来说，采用以团队为基础的方式可以缩短采购的时间周期，并提高企业的竞争地位。 二、采购计划的作用 স人ѥ：“事预则立，不预则废。”在计划、组织、人员配备、领导、控制《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
等管理功能中，计划被列为首要功能。这充分说明做任何事都要事先有计划，有计划、有准备才会下成事，才会事ञ功ס；否则，不但会事ס功ञ，甚至可能会因ϻ失机会而付出ᚼ⮯的代价。 计划是什么呢?计划是在评估当前及未来的环境，确认问题、设定目标，以及决定如何达成目标的过程。换হ话说就是ᢳ定未来的工作方向与方法，把未知的未来纳入管理。在采购领域里，合理、完善的采购计划是成功的关键。采购计划如同企业在市场风浪里㟾行的基本路线图，指引企业向正确的方向㟾行。 采购计划是连锁企业在计划期（年、ᄷ或᳜）安排和组织商品市场采购的计划。它是连锁企业在进行一系列采购决策之后编制的，是采购决策的㨑实和具体化。 连锁企业编制商品采购计划，有着多方面的作用： 1、商品采购是商业企业经营活动的起始阶段，按计划组织商品采购，是实现有计划组织产经营活动的重要保证。 2、商品采购提高了购进商品的稳定性、可靠性、及时性，与企业完成销售 等项任务计划紧密衔接，提高了商品供应保证程度。 3、商品采购要求着运输、仓储、资金、人员等项实施条件，因而，商品采 购计划是企业编制和㨑实财务计划、储运计划、人力资源计划等项计划的重要依据。 4、商品采购计划的编制，增强了企业内部采购、库存、销售等工作环节的 协调，促进企业内部产供销的整合和与外部供应单位的衔接，提高了预见性，减少不确定性，这对缩减备运时间，降低库存水平，减少费用支出，都是十分有利的。 此外，连锁企业编制商品采购计划，对供应商也是很有好处的。供应商能据以适时备料，更好地计划和安排其生产经营活动，避免商品库存积压或因缺货而错过销售机会。有些供应商对买方能事先提报采购计划的，给予价格优惠，这也是买方企业编制商品采购计划的一个好处。 三、 商品采购计划的类型和表式 商品采购计划一般包括年度采购计划和ᄷ度、᳜份采购计划。年度采购计划反大类或类别商品的订购总量，据以同市场资源进行平衡，同企业内部进、销、《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
存能力进行平衡，同企业的计划任务量、资金、费用、Ⲝ利等指标进行平衡。ᄷ度或᳜份采购计划是按具体规格、型ো编制的，它是具体组织采购的依据。市场采购计划是企业内部掌握的计划，表式没有统一规定，由企业根据进货管理工作的实际需要制定。 表3-1-1是ᄷ度采购计划的一种样式。 表3-1-1 年 ᄷ度采购计划 序商品规单单订总订购安排 供ো 名称 格 位 价 购价 ᳜份 ᳜份 ᳜份 应量 数订数订数订单量 购量 购量 购位 单单单ো ো ো 商品采购计划除了按一定的表式用数ᄫ反计划指标的安排外，还要附以文ᄫ说明。文ᄫ说明的主要内容包括： 1）前期采购计划的完成情况和本计划中的さ出问题。 2）计划期货源形势的估计和计划的依据。 3）根据满足需要、加速商品周转和提高企业经济效益的要求，说明安排商品采购计划、特别是组织短缺商品采购方面的主要措施和建议。 4）向领导和企业有关部门提出的要求和建议。 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
第二节 采购预算 预算是一种用数量表⼎的计划，是将企业未来期间采购决策的目标通过有关数据系统地反出来，是采购决策数量化的表现。一般说来，企业制定采购预算主要是为了促进企业采购计划工作的开展与完善，减小企业的采购风险与合理安排有限资源，保证资源分配的效率性，成本进行控制等。 采购预算是指导和控制采购过程的“生命线”，是开ਃ采购管理䩹࣭。采购预算与采购计划是密不可分的，采购预算是在采购计划的基础上制定的，预算的时间范围与采购计划期应该一致。 在编制采购预算时，必须体现科学性、严㙗性、可行性，克服随意性，绝不可以用“ᢡ㛥㹟”的方法来做预算。而目前，有些企业和地方政府专项资金预算项目不够细，没有制定配备标准，预算随意性强，导致采购部门无法全面准确及时地掌握采购商品信息，无法按步骤地实施采购。为此，必须高度重视采购预算决策活动，了解本年度预算的实施情况；了解市场，只有做到知已知ᕐ，才能百战不⅚。同时，要从实际出发，ⵘ准影响企业采购成本的关键问题，制定降本增效的规划、目标和措施，从而，保证制定的预算合理、正确。 一、预算的实质 “好的开始是成功的一ञ”，采购计划作为采购管理进行运作的第一步，是ਃ动整个采购管理的开关，采购计划制定得是否合理、完善，直接关系到整个采购运作的成䋹。 采购计划是根据市场需求、企业的生产能力和采购环境容量等确定采购的时间、采购的数量以及如何采购的计划。制定采购计划主要是为了指导采购部门的实际工作，保证产销活动的正常进行和企业的经营效益。因此，好的采购计划应达到以下目的： 1）正确估计商品需用时间和数量，保证连续供应。在企业的销售活动中，销售所需的商品必须能够在需要的时候可以获得，而且能够满足需要，否则就会因商品供应不上或供应不足，导致销售中断。因此，采购计划必须根据企业的销售计划、库存政策和采购环境等估算商品需用的时间和数量，在恰当的时候进行采购，保证经营地连续进行。 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
2)配合企业销售计划与资金调度。商业企业的采购活动与销售活动是紧密关联的，是直接服务于销售活动的。为此，采购计划一般要依据销售计划来制定，确保采购适当的商品满足顾客的需要。 3)避免商品储存过多，积压资金。在实际的经营过程中，库存是不可避免的，有时还是十分必要的。库存实质上是—种䯆置资源，不仅不会在经营中创造价值，反而还会占用资金而增加企业的成本。也正因为如此，准时生产和零库存管理成为一种先进的生产运作和管理模式。在企业的总资产中，库存资产一般要占到20％—40％。商品储存过多会造成大量资金的≝⎔，影响到资金的正常周转，同时还会增加市场风险，给企业经营带来负面影响。 4)采购部门事先准备，选择有利时机购入商品。在瞬息万变的市场上，要ᡧԣ有利的采购时机并不容易。只有事先制定完善、可行的采购计划，才能使采购人员做好充分的采购准备，在适当的时候购入商品，而不至于临时ᢅԯ㛮。 二、采购预算的意义-----是采购管理的控制开关 采购主管进行采购一定要做到心中有“数”，“数”是什么?是预算。预算是一种用数量表⼎的计划，是将企业未来一定期间经营决策的目标通过有关数据系统地反出来，是经营决策的具体化、数量化。一般说来，企业制定预算主要是为了达到以下目的： 第一， 促进企业计划工作的开展与完善，减小企业的经营风险与财务风 险。预算的基础是计划，预算能促使企业的各级经理提前制定计划，避免企业Ⳇ目发展，䙁受不必要的经营风险和财务风险。事实上，预算的制定和执行过程，就是企业不断用量化的工具使自身的经营环境、自己资源和企业的发展目标保持动态平衡的过程； 第二， 使企业高层管理者全Ⲭ考虑企业整个价值链之间的相互关系，明 确各自责任，便于各部门之间的协调，促成企业长期目标的最终实现； 第三，使部门之间合理安排有限资源，保证资源分配的效率性； 第四，有利于对成本进行控制。 企业预算一般分为财务预算、资本支出预算、业务预算三种。其中，财务预算指有关现金收支、经营成果、财务状况的预算，包括现金预算表、利润表、资产负؎表。资本支出预算是企业长期投资资产购建、扩建等的预算。业务预算指《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
的是与企业业务相关的预算，主要包括销售预算、成本预算、费用预务预算的等。采购预算作为企业预算管理中不可或缺的一部分，在企业的生产经营活动中扮演着重要的角色。采购预算过多或过少，都会影响企业的经营效益。 预算的实质是一种协调过程，它要求来自企业各个部门，各个层次的知识、所从事具体活动的经验以及各自的职责得出一个综合的或总的预算。每一部门或层次的预算内其下级层次的预算加总构成，再加上与管理这—‘特定部分和层次相关成本和其他预算项目。也正因为如此，预算会影响资源的分配，由于企业的管理者常常根据预算与实际数据的比较来评定部门或个人的业㒽，部门主管可能ᬙ意把预算做大或做小，例如，采购部门为提高其在企业内的地位，获得更多的资源，往往༌大其词，将预算做大，从而控制更多的人力、物力和财力。因此，采购部门提交更具有挑战性的预算报告，必须对业㒽评估方式进行适当的ׂ改。在充分审查了影响预算的内外不可控因素后，企业管理者应实事求是地制定假设条件，使业㒽评估人员明确认：哪些是可控因素，哪些是不可控因素。对于不可控因素，在进行业㒽评估时，必须要给予充分考虑，并向管理者提出建议。这样，就解决了部门主管㒽效评估的后顾之ᖻ，解开了ᴳ㓮他们的㓇㋶。 二、采购预算编制的技Ꮋ 1、选择合适的预算编制方法 预算编制的方法多种多样，有固定预算、ᔍ性预算、⒮动预算、零和概率预算等等。由于各种预算编制方法的特点和编制原理业在编制预算的过程中，应根据自己的外部环境及本企业的特点进行选择。对于市场价格及企业市场份额情况不确定的初创期或成长期的企业，应尽量采用ᔍ性预算；对于市场确定的企业，采用固定预算更为合适；对于预算水平较高的企业可以选择较为先进复杂的一些预算方法，如⒮动预算和零基预算，反之应该选择较为简单的一些预算方法，如固定预算，以䰆引起工作的⏋х。 2．采购预算编制流程及技Ꮋ 采购预算是采购部门为配合年度的销售预测，对需求的商品等的数量按成本进行的估计。采购预算如果单独编制，不但缺У实际的应用价值，也失去了其他部门的配合，所以采购预算的编制，必须以企业整体预算制度为依据。如图2—10所⼎。从上图中可以看出，编制预算涉及企业的各个方而。对整个企业而言，预《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
算管理的最高组织协调者，可以是公司的预算管理ྨ员会或总经理；预算协调员可以是公司的部门经理、公司经理；预算编制人可以为一个部门、一个ᄤ公司、甚至一个业务员。 1)采购预算编制步骤。预算过程应从采购目标的审查开始，接下来是预测满足这些目标所需的资源，然后制定计划或预算。 采购预算编制一般包括以下几个步骤，如图2—11所⼎。 (1)审查企业以及部门的战略目标。采购部门作为企业的一个部门，在编制预算要从企业总的发展目标出发，审查本部门和企业的目标，确保两者之间的相互协调。 (2)制定明确的工作计划。采购主管必须了解本部门的业务活动，明确它的特性和范围，制定出详细的工作计划表。 (3)确定所需的资源。有了详细的工作计划表，采购主管要对业务支出做出切合实际的估计，确定为实现目标所需要的人力、物力和财力资源。 (4)确定较准确的预算数。确定预算数据是企业编制预算的难点之一。目前企业普䘡的做法是将目标与ग़数据相结合来确定预算数，即对过去ग़数据和未来目标䗤项分析，使收入和成本费用等各项预算切实合理可行。对过去的ग़数据可采用比例趋势法、线性规划、ಲᔦ分析等方法找出适用本企业的数学模型㉇预测众来。 有经验的预算人员也时以通过以往的经验做出准确判断。 (5)汇总编制总预算。对各部门预算㤝案进行审核、ᔦ集、调整汇总编制总预算。 (6)ׂ改预算。由于预算总是或多或少地与实际有所差ᓖ，因此必须根据实际情况选定一个偏差范围。偏差范围的确定可以根据行业平ഛ水平，也可以根据企业的经验数据。设定了偏差范围以后，采购主管应比较实际支出和预算的差䎱以便控制业务的进展。如果得出与估计值的差ᓖ达到或超过了容许的范围，就有必要对具体的预算做出建议或必要的ׂ订。 (7)提交预算。将编制好的预算提交企业负责人批准。 2)编制采购预算的要点。 第一，编制预算之前，要进行市场调ⷨ，广泛᧰集预测信息和基础资料数据，《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
如市场需求量、售价、材料价格、各种消耗定额、费用限额等，并对这些信息资料进行必要的加工、整理，然后ݝ用于编制采量购预算。如果忽视了对市场的调ⷨ与预测，可能会使预算指标缺Уᔍ性，缺У对市场的应变能力，致使采购预算不能发挥其控制作用。 第二，编制预算时，为最大限度地实现企业的总目标，应制定切实可行的编制程序、ׂ改预算的办法、预算执行情况的分析等。 第三，确立恰当的假定，以便预算指标建立在一些未知而又合理的假定因素的基础上，便于预算的编制和采购管理工作的开展。预算编制中最Ҹ人头⮯的问题是，预算编制人员不得不面对一些不确定的因素，也不得不预定一些预算指标之间的关系。比如，在确定采购乊算的现金支出时，必须先预定各种商品价格的未来走向。因此，在编制预算时，要根据ग़数据和对未来的预测确立合理的假定，确保采购预算的合理性、可行性。 第四，每项预算应尽量做到具体化、数量化。在编制采购项算时，必须对每一项支出，都要ݭ出具体数量和价格，因为只有越具体，才越可以准确地判断预算做得对与不对，才能促使部门在采购时精打细算，节约开支。在实际编制采购预算过程中，应在采购预算表下附该预算期现金支出计算表，以便编制现金预算。 第五，应强调预算泛参与性，让尽可能多的员工参与到乊算的制定中来，这样既可以提高员工的积极性，也可以促进信息在更大的范围内交流，使预算编制中的沟通更为细致，增加预算的科学性和可᪡作性。当然，在强调预算的广泛参与性的同时、也要注意预算制的效率，要注意区分各级员工参与的程度，不能一视同ҕ。 3)编制采购预算时应避免的问题 (1)避免预算过繁过细。采购预算作为一种采购管理控制的段，应尽量具体化、数量化，以确保其可᪡作件。但这并不意味着对企业未来采购活动中的每一个细节都做出细致的规定。如果对极细ᖂ的支出也作了⧤的规定，可能致使各职能部门缺У应的自由，从而会影响到企业运营的效率。所以，预算不可能也不应太详尽，也不是越细越好，而应ᡧԣ预算中的关键环节予以列述，以免主次难䕼，䕏重不分。 (2)避免预算目标与企业目标不协调。在编制预算时，由于没恰当地掌握预算控《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
制，以及为采购部门设立的预算标准没有很好地体现企业目标的要求，或者是企业环境变化产生了预算目标与企业总目标的㜅离，采购部门主管可能只热㹋于使本部门的采购活动严格按预算的规定进行，而却ᖬ䆄了首要的职责是要千方百计地实现企业的目标。因此，为了䰆ℶ采购预算与企业目标冲さ，一方面应当使预算更好地体现计划的要求，另一方面应当适当掌握预算控制的度，使预算具有一定的♉活性。 (3)避免一成不变。采购预算同采购计划一样，不能一成不变，在预算执行过程中，要对预算进行定期检查，如果企业面临的采购环境或企业自身已经发生重大的变化，就应当及时进行ׂ改或调整，以达到预期的目标。可见，缺У企业战略的指导的预算，无视市场环境的约ᴳ做预算，基于过去、߁空地设计预算，都将使采购预算的效果大打ᡬ扣。 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
第ಯ章 䞛䌁ᡔᴃüü䋼䞣ӋḐއㄪ 第一节 质量决策 一、控制采购商品质量的意义 对采购商品质量进行严格控制是连锁企业是ᴰ绝假ݦӾࡷ产品和䰆ℶℎ䆜行为的必要措施。因此采购行为主体和采购人员应正确认识采购质量的地位，并采取有效措施，在采购的全过程加强采购质量管理和控制，促进采购质的不断提高。 控制采购商品质量的意义在于： 1．采购质量是吸引顾客的关键。 在经济全球化趋势和市场竞争ᛜ演ᛜ烈的严ዏ形势下，产品质量竞争已成为贸易竞争的重要因素，是吸引顾客的关键，任何企业如不加强质量管理，建立完善的质量管理体系，在市场竞争中就有被⎬≄的ॅ险。 2．实施有效的采购质量管理和控制，有利于减少采购质量的风险。 商业企业商品价值中的80％Ꮊে进货成本，即是经采购由供应商提供，而在商品采购过程中，由于供应商提供的商品质量不符合要求，而给用户造成经济、人身安全方面损ᆇ从而给采购方的经济和ໄ誉带来严重损失的可能性，这就是采购质量风险。采购质量风险源于供应商，但也可能与企业内部有关。由于受利益的偅动，目前，⼒会上还存在不少不法商䋽以次充好，提供不符合质量标准的假ݦӾࡷ商品。如不加强采购商品质量管理与控制，不按规章制度进行检查和验收，那么假ݦӾࡷ商品很可能会㩭⏋过关，造成质量风险。 采购商品有质量问题，将会直接影响到企业经济效益，因为商品的质量不良，会出现经常性的退货，客户投诉增多及退货增多，降低信誉和产品竞争力，造成各种管理费用的增加。 二、采购商品质量内涵 对采购商品质量进行管理与控制有重大意义。然而采购商品质量具有丰富的内涵，当前有些企业对采购商品质量存在模㊞的认识，影响着采购商品质量的改《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
进与提高。为此，作为企业管理人员和采购人员，应正确认识采购商品质量的内涵，明确采购质量职能与职责，采用科学的管理与控制方法。 随着⼒会经济、科学技术和生产技术的发展，对质量的认识也在不断的完善和深化。国际标准化组织发布的ISO9000：2000《质量管理体系—基本原则和术语》标准，把质量定义为“一组固有特性满足要求的程度”。虽然这一定义比较ᢑ象，但其内涵十分丰富，一般包括以下几个方面： 1．“质量”不仅是指产品，而且是指实体，包括产品、过程、企业、体系或人员，以及上述各项的任意组合，即广义的质量的概念。 2．定义中的“采购产品”(或商品)不仅是指有形产品，还包括无形产品。 3．定义中的“固有特性”是指客观存在于产品中的某些∌久的特它反产品满足要求的能力。每一类商品的质量特性不ℶ一种．多种或几十种。每种质量特性对产品质量都有贡献．但其重要性不同，而且会由于用途不同而发生变化，同时，产品的类别不同，则其质量特性也不同，如对于大多数的产品，大致有以下方面的质量特性： （1）性能。指产品能适应用户使用目的所具有的技术特性，它综了顾客和⼒会的要求对产品所规定的功能，如亳品中的维生素、ⷓ物质含量等。 (2)可信性。它是个集合性术语，是与时间有关的质量特性，反产品的可用程度，包括可用性及其影响因素，具体表现为可用性、可靠性、维ׂ性和维ׂ保䱰性。 (3)安全性。反产品存储存、流通和使用过程中不发生由于产品质量而导致的人员Ӹѵ、财产损失和环境∵ᶧ的能力。它是一个最具߮性的指标，一般要严格加以保证。 (4)适应性。反产品适应外界环境变化的能力。 (5)经济性。反产品合理的ᇓ命周期费用。 (6)时间性。反在规定时间内满足顾客对产品交货期和数量要求的能力，以及满足顾客要求随时间变化而变化的能力。 (7)可䗑⒃性。䗑⒃所考虑产品的ग़、应用情况或所处场所的能力。 质量特性要由过程来保证，即在设计、ⷨ制、采购、制造、销售服务等全过程中实现并得到保证。过程中的各种活动的质量决定了质量特性，从而决定了产《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
品质量。为此，在采购中，也必须明确这些质量特性，并要保证这些质量特性满足使用要求。 4．定义中的“要求”是指明⼎的、通常䱤含的或必须履行的需求或期望。明⼎的要求是在法规法律、文件或合同中阐明的要求，而通常䱤含的要求是一般惯例或д惯的要求。要求可内不同的相关方提出，采购方可以根据自己的需要提出对采购商品的要求或供应商质量管理要求。 明确广采购质量的内涵，就会ᡧԣ采购质量的本质，为企业更有效地开展采购质量管理与控制打下മ实的基础。 三、采购商品质量管理与控制的内容、依据及保证措施 为了提高采购商品质量，加强采购质量管理与控制，必须明确采量管理与控制的内容，并确定有效的质量管理与控制措施。 1．采购商品质量管理与控制的内容。采购商品质量管理与控制象是采购商品的质量，而采购商品的质量是设计和制造出来的，采购商品质量管理与控制主要有三个方面的内容，一是对供应商管理与控制；二是进货检验；三是对采购物流过程中质量管理制。从实际情况来看，对供应商质量管理与控制是重点和难点。统计表明，一个企业要是能将1/4的质量管理精力花在供应商管理上，那么商品质量通常可以提高50%Ꮊে。 2．采购商品质量管理与控制的依据 由于质量在采购中的特⅞地位，决定了采购质量管理与控制的重要性。那么，采购质量管理与控制的依据是什么呢?作为企业管理人员和采购人员必须明确。一般来说，采购质量管理与控制的依据主要体现在以下两个方面： (1)技术标准。技术标准是衡量、评定产品质量的技术依据，是采购人员可以获得的直接信息。企业生产产品所需要的采购商品，都要符合现有产品标准。 (2)市场标准。商品是为了满足消费者需求而采购的。能否满足消费者需求是采购商品质量的首要的、根本的依据和标准。 技术标准和市场标准要相互参✻，ᕐ此ݐ顾。 3．采购的质量保证措施： 1)选择合适的供应商。调查了解供应商的产品质量保证能力．一定的标准和《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
程序，尽量选择那些质量管理体系完善、设备先进术领先、服务好、交货及时的企业作为供应商。 2)确定在处理同供应商之间的关系中有关的质量方䩜。 3)严格按技术规程、工㡎文件认真选购。 4)制定保证和验证供应商的产品质量的正式程序。采购商品购时，要严格检验，合格的才能人库。 5)建立双程多线交流沟通制度，参与供应商的产品质量控制过共同探讨、分析和解决影响质量的各种因素，并制订各种严格标，协助供应商改进和提高产品质量。 6)规定查明差错和采取㑴正措施的办法。 7)建立采购质量ḷ案、进货质量䆄ᔩ制度。 8)对供应商进行质量监督和质量评级。 需要强调地是，在保证商品质量的同时，要正确处理质量与成本、供应、服务等要素之间的关系： (1)正确地处理好质量与成本的关系。采购商品质量并不是越高越好，质量过高会产生质量过剩，使成本大大增加。为此，要处理好质量与成本之间的关系。日前最常用的方法是使用“性能价格比”来平衡。作为采购人员，应根据性能、价格ᜢ重地确定质量标准，以便能正确地采购每一商品。 (2)正确地处理好质量与供应的关系。对采购大批量商品，如提出过高的质量要求，可能会导致供应商供应周期过长，严重时会导致缺货。 (3)正确地处理好质量与销售服务之问的关系。由于企业商品的质量问题导致退货乥繁发生，不仅使企业在用户心目中ॄ象较差，而且给售后服务带来咏⚺，增加服务成本。 4．采购规格说明 为了保证采购商品符合质量要求，企业采购部门在采购商品时，根据⬇购部门提出的具体质量要求和规格，编制采购质量文件，向供应商提出适当、明确、具体的要求，并让供应商充分地理解这些要求。“适当”就是既不能降低也不能提高顾客对商品的要求，降低要求不能保证应有的质量，而提出过高的要求，又《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
会导致采购成本的上升。为了做到有章可循，有法可依，䰆ℶ购ಲ不合格商品，企业应明确职责，合理确定采购质量文件的审批程序。 为了正确表达采购需求，有必要ᓘ清如何描述采购规格。采购规格是影响采购的重要因素，因为，采购订单或合同能否符合⬇购部门的需求，通常取决于描述质量的采购说明。采购规格说明要明确：一是⬇购部门所要购买的商品是什么；二是使企需求如何传达给供应商；三是规范采购订单的主要内容；四是建立验收、测试和质量检查的具体标准。采购规格说明直接影响着采购商品的质量、功能与付款价格。产品规格说明是企业在开发产品时，为了识别购买者的需求而提出的产品设计和管理的明确指导。产品规格说明是对产品功能的精确描述，它从满足购买者需要的目的出发，把购买者的需求转化为技术术语，说明产品的关键设计变量，主要用于指导企业内部设∕和开发人员进行产品的开发和管理。产品规格说明包括产品功能的详细信息，它不但说明了产品应达到什么样的功能和结构，而且还说明了怎样做，做到什么程度。 5．互利共䌶的供应商质量管理与控制 采购是采购方与一个或多个供应商之间的交易活动，采购商品质量与供应商的质量管理水平和质量保证能力是密切相关的。企业与供应商的合作已成为企业质量管理体系中的一个关键问题。 ISO90002000标准中把“互惠的供应商关系”作为质量管理的ܿ项基本原则之一，其目的就是要求企业与供应商建立和保持互利共䌶的关系。在经济全球化不断深入的今天，一些企业已经意识到与供应商建立良好的合作关系的重要性，但对如何建立互利共䌶的供应商质量管理体系探讨得还不够。目前，加强供应商的质量管理与控制中还存在着一些问题，因此，企业必须根据自身实际，加强与供应商的质量合作，建立起新的质量管理模式。 选择优秀的供应商：质量管理与控制的重要环节 1) 合格的质量要求。供应商提供满足采购方需要的合格商品，对于采购方是十分重要 的。因此，选择合格的供应商是采购的首要工作，是进行质量管理的重要环节。很难想象一个管理ᵒ散、设备䰜旧、人员素质低下的供应商可以提供优质的产品；也很难想象一个信息䯁า、财务紧ᓴ的供应商可以及时、保质保量地提供企业所《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
需的产品。合格的供应商就是：提供合格的产品、按时交货、满足数量的要求、价格合理、服务周到。 2) 一般来讲，可以采用以下方法来了解供应商是否具备这些能力： (1)根据供应商的信誉对比类Ԑ产品的ग़情况，对比其他用户的使用情况，考虑选择供应商。 (2)根据供应商提供的样品进行评价来选择供应商。 (3)对供应商的能力进行现场调查和评价选择供应商。 (4)根据是否取得有关质量认证机构的质量体系认证来选择供应商。 为保证顾客对产品或服务满意，企业必须对产品质量形成的全过程进行严格的管理与控制，而为保证采购质量，制约供应商商品质量，企业需要与供应商订立༥约，明确规定质量责任和义务，并按承诺的内容和要求测量质量和服务。为使༥约起到可靠的约ᴳ作用， 第二节 价格决策 采购要遵循适时、适度、适量、适法的原则和一询、二比、三压定的方法，做到同等质量比价格，同等价格比质量，同质同价比服务。 一、报价采购 确定价格有许多种方法，其中最为常见的是评价对请求报价单的ಲ应、公开招标或者谈判。 1．采用报价单的含义 报价采购，系指连锁企业业者ᢳ购置货品时，先导找理想供应商或货源，再向其询价寄出征购ߑ，请其寄上报价单或正式报价，这种方式的采购称之报价采购。通常卖方所寄发的报价单，其内容包括：品名、数量、单位、价格、交易条件及有效时间，有时卖方为求取买方的信任，会主动提出信用调查资料供参考，有时也会寄上“样品”、及“说明书”，如果报价内容买方完全同意，此项报价采《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
购买卖༥约即算成立。 2．报价采购的种类和原则 报价采购的责任与约ᴳ力，要视合约内容而定。由于要约内容不同，报价采购的种类Ѻᓖ。一般而言，报价种类虽多，但主要可分两大类即：确定报价与条件式报价等两种。 1）确定报价：系指在某特定期限内才有效的报价。换言之，此种报价是指在有效期内，卖方所提价格为买方所接受，此种交易行为即告成立，若是䘒期对方不寄发接受通知，此买卖交易行为即不存在，但是若(买方在接受此报价时，尚附有条件者，则原有“确定报价”即告失效，但是却成为一种新的要约。确定报价目前是国际贸易中，最普䘡的一种报价。 2）条件式报价：所䇧条件式报价，是指厂商在报价时附有其他条件，由于条件内容不一，因而其形态十分复杂。 (1)无承诺的报价：此类报价一般仅可作为参考，卖方是按当天市价报价，若遇物价波动，卖方得自行调整其价格，所以这种报价寄发时，务必ໄ明：“本报价不受承诺的约ᴳ”，或“本报价价格得按市价而增减”，或“价格得随时适时变更，无需通知”。 (2)卖方确认的报价：此类报价必须经卖方确认后才算生效，此类报价较无承诺的报价好些，它对买方表达出交易的䆮意，又可䰆范风险。不过若遇特⅞理由，卖方可ভ明原因而取消确认。 (3)可以先销售的报价：这种报价对卖方较有利，即卖方以一批货同时向两家以上顾客报价，如果其中有人接受此报价，则后到接受者，对已售的货品即自动失效。 (4)买方同意后的报价：此类报价又称许可退货的报价，即买方须看到货品满意后才成立的报价方式，这种报价对卖方极不利，因此甚少为人们所采用。 3）报价的一般原则和应注意的问题 报价单上可附带任何条件，这些附带条件的重要性与主要项目一样，常见的附带条件如：“本报价单有效时间至x年12᳜有效”、“本报价仅限该批货售完为ℶ有效”等等。 买方对于报价单内容一ᮺ同意接受，则事后不得将它退ಲ或↕约。报价单所《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
列附带条件经接受后则不得᩸ಲ，此З国际贸易的惯例。招价单的有效期，必须以报价送达对方所在地时始生效，并不是以报价日期为基准。 报价最低、有责任ᛳ的投标者将获得定单。在实䏉中，采购者通过征求报价单来选择供应商，并就最终价格与选定的供应商进行谈判。 无论何时，都应该尽可能在采购定单上注明价格。从法律的观点来看，一份采购定单要想具有约ᴳ力，就必须同时注明价格及确定价格的方法。当决定要公开招标的时候，必须按✻一定的基本步骤来进行。应该对可靠的、潜在的货源进行Ҩ细的初选；对投标要求进行精确的措䕲；有足够多的供应商投标以保证真正的公开招标；一ᮺ接受投标，对报价单应该正确对待；在决定谁中标之前应该对报价单进行Ҩ细的分析。 第一步是选择可能的供应商，并向它们征求报价单。供应商的数量实际上来自于对货源的初步调查。对于投标者的要求是：(1)有能力根据用户的具体需要制造产品并且能够在预定的日期前发货；(2)作为供应商，在其他方面应该具有足够的可靠性；(3)投标者数量足够多以保证真正的竞价，但是不能超过必要的数量。 即使供应商开出的价格很低，但是如果采购者认为不太可能与其达成交易，也会把它们从投标的名单中除去。因为有时采购者招标的目的仅仅是为了检查自己的供应商开出的价格的可能性，或者是为了对存货进行估价。然而，需要注意的是，一家公司决定投标，它就会承担的费用，有些时候这ヨ费用还是相当大的。因此，如果没有很好的理由，这家公司是不会投的。此外，供应商对于投标䙔请的接受是对供应商本身的一种激ࢅ，同时也表明达成定货合是可能的。因此，除非有希望达成定货协议，否则采购者不应该发出投标䙔请。 在确定䙔请哪些公司来投标后，向它们发出一般性䙔请信，在信中，注明所有必要的信息：对商品或者项目的完整的说明、商品或者项目预定完成的时间以及发出投标的期限。在很情况下，正式的投标䙔请是不采用电话等口头䙔请方式的。 在发出投标后、采购决策还没有宣布之前，投标商们自然很想知道自己的出价与其他竞争者出价情况。由于在政府采购中使用的密ᇕ投标在⾕有行业中还没有广泛采用，所以采购者在到标书时能够了解到不同投标商出价的情况。对于这《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
些信息必须严格保密，实际᪡作中一些采购者在准备分析标书前ᬙ意不去了解出价情况，这样他们就可以䆮实地告诉每一家投标商他不知道标书上的价格情况。即使已经做出采购决定，也最好不要䗣䴆失䋹的投标商与成功的标商之间的价格差䎱。 3．确定报价 对投标价格信息保密与所有采购者在实䏉中必须面对的一个问题，即与“确定报价”有关。大多数企业都制定了一项方䩜，即通知供应商最初的投标价是最终的，在任何情况下都不能ׂ改。只有在出现明显错误的情况下才ܕ许例外。特别是在价格下䎠的时期，供应商䖿切希望达成交易，所以想方设法保证其投标价格是最低的。在这个过程中，他们的做法常被那些ܕ许ׂ改投标价的采购者所助长。䘫ធ的是，有些采购者ᬙ意使一家投标者与另一家相竞争，甚至通过把想像的投标价与预期的供应商相联系来保证取得更低的价格。买卖双方对于䖱背确定报价方䩜的做法都是负有责任的。只有在极不正常阶情况下才ܕ许䖱背确定报价的方䩜。对于那些认为不可能一䌃采取这样方䩜的人，他们应该看到当前许多公司在实䏉中都是遵循着这项方䩜的。确定报价作为一项总方䩜的优点是无须特别解䞞的。严格മ持这项方䩜是对所有供应商都平等对待的最公平的做法。 确定报价强调了交易中的质量和服务因素，以其代替了价格因素。如果只向那些最䆮实可靠的供应商发出投标䙔请，并且采购者不必只与投标价格最低的供应商达成交易，就大大减少了供应商在达成交易后采用ࡷ质材料和工㡎的可能性。同时由于不必再与供应商在价格上不断讨价还价，节省了采购者的时间。 当采购者希望在收到初始投标后双方仍然具有阐明并确定产品规格及价格的♉活性时，可以不采用确定报价法。这种情况下，采购者会在发出投标䙔请的同时通知所有的供应商。他将收到初始投标后与一家或者几家投标商就需要的任意方面进行讨论，然后征求最后的和最终报价。 在某些ي然情况下，采购者在审查了收到的投标书之后，可能通知投标者所有的投标商都没有中标。同时发出新的投标䙔请或者是通过公开招标以外的方法来进行采购。这种结果多发在以下情况：投标商显然没有理解规格的要求、投标者之间存在І通的Ⴀ疑，或者所有的投价格都高得㜅离实际。 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
4．最有利投标的确定 在整理所有供应商的投标书及其细目时，常常用到投标分析表。但是在接到比较过投标书后，应该选择哪一家厂商呢?д惯上往往接受开出最低价格的投标书。获得投标价格的目的就是为了得到最低的价格。提供所需要的具体规格的目的是为了使者获得同样的商品和服务，而不管谁是最终选定的供应商。除非可以提供特别的理由，否则总是与那些投标价格最低的投标商签订合同。 然而，在某些情况下，价格最低的投标商并不能得到定单。采购者在发出投标䙔请后获得信息可能表明提供最低投标价格的企业是不可靠的。甚至这个最低的投标价比采购商认为合的价格还要高，或者采购者有理由相信投标商之间存在着І通行为。不能接受最低的投标价还有其他的原因：企业的管理者或者使用部门可能对于特定供应商的产品有一定的偏⠅。这种情况下，价格上ᖂ小的差别并不能补ٓ对特定供应商产品的信赖，也不会使采购者ذℶ从个相当长时期内都很满意的货源进货。虽然如此，招标过程对于保证公司得到合理的价格仍是必不可少的。 选择供应商决不是仅仅在接到报价单后简单地排列投标商的顺序、并从中选取价格明显低的投标商。因为明显低的价格比较可能会产生误导。对于两个表面上相同的报价，一个实际上能高于另一个。一家供应商如果采用FOB产地价，则运费差别很大。如果供应商正在试图进人新的市场，或者正在攻ߏ它的竞争者，那么它的价格能会很低。一家供应商可能会采用固定的价格；而另一家供应商则可能മ持Ԍ缩条款，这可能使它的价格高于其竞争者的价格。这些及其他类Ԑ的因素很可能造成在比较价格时的错误。 5．І通投标 采购者可能因为ᗔ疑供应商之间存在І通行为而ᢦ绝所有的投标。这 不能确定一定是正确的做法。但是存在着多种可能性。采取法律行动是可以的，其效果也是不确定的。临时的或者∌久的用替代商品，可能是处理这种情况最有效的做法。还有一种可能性是ᢦ绝所有的投标，然后通过与供应商协商或议价来降低价格。如果所处环境使最后的这种可能做法最为可行，那就会涉及一个道德上的问题。一些采购官员认为，当供应商之间的І通行为存在时，他们会采用一些不常见的手段来促使供应商降低价格是合乎道德标准的。 二、招标采购 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
1．招标采购的意义 所䇧“招标”又称“公开竞标”，它是现行采购方法常见的一种。这是一种按规定的条件，由卖方投报价格，并择期公开当众开标，公开比价，以符合规定的最低价者得标的一种买卖༥约行为。此类型的采购具有自由公平竞争的优点，可以使买者以合理的价格购得理想物料，并可ᴰ绝ᕛ⾕、䰆ℶ弊端，不过手续较繁费时，对于紧急采购与特⅞规格的货品无法适用。 2．招标采购的程序 公开招标采购必须按✻规定作业程序来进行，一般而言，招标采购的流程可分下列四大步骤，即发标、开标、决标、签订合约等四阶段。 (一)发标 发标之前必须对采购物品的内容，依其名称、规格、数量及条件答详加审查，若认为没有缺失或疑问，则开始制发标单，刊登公告并开始准备发售标单。 (二)开标 开标之前必须先做好事前准备工作，如准备开标场地、出售标单，然后再将厂商所投的标ਃᇕ，审查厂商资格，若没问题再予以开标。 (三)决标 开标之后，必须对报价单所列各项规格、条款详加审查是否合乎规定，再В行决标会议公布决标单并发出通知。 (四)签订合约 决标通知一经发出，此项买卖即告成立，再依招标规定办理书面合约的签订工作，合约一经签㕆，招标采购即告完成。 3．招标采购的技术 (一)理想标单的特性 在整个招标采购的过程中，最重要的是标单的制定，理想的标单必须具备三原则，即具体化、标准化、合理化等三项基本原则，否则整个标购工作将弊端ϯ生，前功尽ᓗ，因此如何ᢳ订出一份理想标单，的确是标购作业中不可忽视的一项重要基础工作。一份理想的标单，至少必须具备下列几项特性： 1．能够制订适当的标购方式，不要指定厂牌开标。 2，规格要明确，对于主要规格开列须明确，次䌯规格则可富Ԍ缩 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
3，所列条款务必具体、明确、合理，可以公乎比较。 4．投标须知及合约标准条款，能随同标单发出，内容订得合情合理。标单格式合理，发标程序制度化、有效率。 （二）招标单的格式 目前招标采购所采用的格式ഛ为标准格式，一般而言标单的格式有两大类：即“三用式标单”与“两用式标单”等两种，其中以前者用途较广，也较为人所⊓用。所䇧三用式标单系指一份标单中包括：招标单、投标单、合约三种。买方将ᢳ采购的物品名称、规格、数量、条款等列在招标单中，而投标厂商将其所报价格及条件分别฿在招标单各ᷣ及价格ᷣ后签ᄫ投入标ㆅ，经买方审核认可，将合约各ᷣ予以฿注，并经负责人签ᄫ后即构成合约。 三、议价采购 连锁企业业所需的商品种类繁杂，规格不一，有时须作紧急采购以应急，由于此种种因素的关系，连锁企业业者ഛ较主ᓴ议价采购。 1．议价采购的意义 议价采购是䩜对某项采购商品，以不公开方式与厂商个别进行洽购并议订价格的一种采购方法。由于价格的ᢳ订是双方磋商后订定，所以这种采购方式又称为双方议价法。美国采购学者Ѽ⨲㡱认为议价比公开招标更易接近理想价格，因为各种采购的细节与内容，ഛ可在双方磋商过程中得以解决，进而取得最适当的价格。 2．议价采购的优缺点 (一)优点方面 1）议价采购最适于紧急采购，它可及时取得䖿切需要的物品。 2）议价采购较之其他采购方式更易于获取适宜的价格。 3）对于特⅞性与特⅞规格的采购品，议价采购最适宜，并且能确保采购质量。 4）可选择理想供应商，提高服务质量与交货安全。 5）有利于政策性或互惠条件的运用。 （二）缺点方面 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
1）连锁企业采购是以不公开方式进行磋商连锁企业，容易使采购人员造成㟲弊机会。 2）秘密议价䖱反企业公平、自由竞争的原则，易造成൘断价格。 3）独家议价易造成厂商ઘᢀ价格的弊端。 连锁企业业界的采购方法，通常系根据实际需要来决定采购方式，一般认为“议价价格”较之“竞争价格”更接近其理想价格，并且易于获得理想的售后服务，因此连锁企业业界的采购大多数采用议价方式。 （三）议价采购厂商的选择 议价采购的主要优点是在于可供选择最理想的供应商，以提供最佳质量与最佳价格的物品，因此若无良好供应商，自然无法进行议价工作，所以议价采购对于供应商的选择十分重要。 1）以质量、价格、交货与服务作为选定供应商的条件， 2）尽量以本地或本国产品为优先考虑。 3）对于国外购品，可选择代理商或制造商来供应。 4）该厂商对本公司日后业务发展有助益者。 5）该厂商信誉ध著，商业道德良好。 6）所选择的厂商不会影响到公司利益或造成某种利益冲さ。 3．议价价格预估的方法 议价采购在国内而言，通常ഛ系由厂商直接向买方寄出估价单报价，但是若与国外厂商议价，有时系通过当地代理商报价。不过尽管报价方式不同，议价价格计算不易，我们可根据下列方法来寻求一适当合理的价格，以供价格预估的参考。 1）若厂商有产品目ᔩ或价目表者，可作参考，并参䜠市场行情预估。 2）实际从事市场商情调查，可通过同业所提供的采购资料，调查比较三家以上厂商的价目表）以其平ഛ值作为预估价格。 3）采购亳品原料，可参考以往进价及市场预估。 4）对于大宗㬀果，除参✻以往进价之外，并电询批发市场作为参✻。 4．议价采购的步骤 1）将议价单寄发厂商或代理商要求报价。 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
2）审查报价单。审查厂商寄来的报价单，通常必须注意下列几点： 3）订期议价及签约：买方接到卖方寄来报价单之后，经过审查之后若认，即可由买方择期议价，再由买卖双方正式签㕆合约。 四、现场估价采购 买卖双方面洽其中的内容，一直到双方认为满意时才签订买实合约。此种方式因有质量、服务及交货期等问题，所以买方不一定向价格最便宜的供应商采购，但一般都已经事先做好质量调查，认为没有问题的供应商才向其㋶取估价单，所以如果交货期及服务等没有问题时，大部分都向价格较便宜的供应商订购。 1．买卖双方当面估价采购方式的优点 1） 因为收集各供应商的估价单在一起比价的关系，所以是仅次于投标方式可获得单价便宜的方式。ᇸ其在不景气时，想要取㚰同业间的竞争，此方式在价格上就会很便宜。 2）可以省略供应商的估价手续及为了估价所需种种资料的准备，手续上比其他方式简单，因之各种费用可以减少。 3）比投标方式在单价升降上较有Ԍ缩性，因此质量、交货期、服务等的把握较有可能。 2．买卖双方当面估价采购方式的缺点及其对策 景气良好时供应商有许多的订单，所以其单价常有偏高的ؒ向，因此需适当地选择情报来源以便选择较多的同业或公司而寻求便宜的供应来源。 估价之前，同业供应商常事先商议而协定价格，而将估价提高或常将买方的决定予以⥽ᓘ㗡花样等。要䰆ℶ这些则不应有ྨ任供应商之事，而且分析估价所需的必要资料要唤全，同时采购人员需有正确价格知识，如果判断估价有ᓖ常的情形，则应考虑再从其他公司㋶取估价单以必要的探讨。 由于此方式既然有Ԍ缩性的升降可能，那么采购人员的投机取Ꮋ也就比较容易。 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
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第Ѩ章 䞛䌁ᡔᴃüü᭄䞣ᯊᴎއㄪ 第一节 订购批量与订购时间的确定 本章讨论的订购批量和订购时间就是䩜对现货采购形式来分析的。 订购批量是指每次订购物质的数量。当采购总是较小时，可以集中一次订购，即订购批量等于采购总量。但当采购总量比较大时，这种集中订购一般是不经济的，而应分期分批地采购。在需用较为ഛ衡的条件下，订购批量和订购次数、采购总量二者关系为： 订购批量=采购总量/订购次数 在实际工作中，需用并不ഛ衡。若每次订购批量相同，可供使用的时间不一定相同；若订购间䱨时间相同，每次的订购批量就不一定相同。正是这个原因，在现货采购中，就形成两种基本订购方法，即定量订购和定期订购。 一、 定量订购 （一）定量订购的概念和特征 每次订购数量相同，而没有固定的订购时间和订购周期（即两次订购的时间间䱨），称为定量订购。 定量订购的订购时间确定方法是：每当实际库存量降至规定的库存量水平时就提出订购，每次订购数量相同。提出订购时的库存量标准称为订购点。由于库存量降至订购点时间是不定的，因而订购时间不固定，由商品需要量的变化决定。因此，定量，定量订购的特征是：订购点和订购批量固定，订购周期和全年订购次数不固定。 （二）订购点和备运时间 订购点由备运时间需要量和保险储备量两部分构成： 订购点=备运时间需要量+保险储备量=平ഛ备运天数*平ഛ—日需要量+保险储备量 备运时间也称前置时间，是指自提出订购到商品进货，能上ᶊ销售所需的时间。这段时间包括：1、提出订购、办理订购手续需要的时间。2、供货《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
单位发运所需的时间。3、商品在途运输时间。4、到货验收入库时间。如果商品在销售之前还要进行整理加工，则备运时间里还应加上销售前准备时间。各次订购的备运时间不一定相同，在确定订购点心时，备运时间一般按过去各次订购实际需要的备运时间平ഛ求得。 例1：某种商品每᳜需要量为300件，备运时间8天，保险储备量40件，求订购点。 解：订购点=(3003/0)*84+01=20（件） （三）经济订购批量 定量订购的订购批量一般以经济订购批量（EOQ）为标准 经济订购批量是综合分析进货、储存各方面支出后得出的总费用最低的一次订购数量。这个总费用由下列各部分构成：a、商品总价，由商品单价和订购数量所决定。B、运杂费，指进货所发生的运费、㺙ौ费、途耗和检验费等。C、订购费用，指与订购业务有关的商务往来费用、行政管理费用等D储存费用，包括储存物质占用资金应付的利息、维护保管费、仓库管理费、库内搬运费、储存商品损耗费等。E缺货损失费、指缺货造成的直接损失的费用。 为便于分析EOQ是在下列假定条件下确定的：需要ഛ衡、稳定、计划期内采购总量一定，每次采购数量不受限制，能明确供货日期；物质单价和运费费率不变，不随采购批量大小而变化；不ܕ许缺货；仓储条件和物质储存ᇓ命不受限制；资金条件不受限制。 在上述前提条件下，经济订购批量只与订购费用和储存费用有关。订购总费用由订购次数的多少而定，订购次数又随订购批量的加大而减少，ᬙ订购总费用与订购批量成反比关系；储存总费用则随订购批量的加大而增加。因此，经济订购批量是订购总费用和储存总费用之和为最小的一次订购量。 订购总费用随订购批量的加大而减少，储存总费用随订购批量的加大而增加，二者之和是订购总费用。订购总费用线和储存总费用线的交点所对应的订购批量，就是订购储存总费用最小的经济订购批是EOQ。 例2：某商品每᳜订购量2000件，单价40元，年储存费率为12%，每次订购费为256元，求该种物资的经济订购批量。 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
在计算中，要注意R和H（或h）的时间口径要一致。如本例，R为᳜的订购量，H为年储存费率，ᬙ除以12，变换为᳜储存费率，使二者时间口径一致。 例9：企业某种物资᳜采购总量200ৼ，单价800元/ৼ。订购费用每次300元。该企业仓库年平ഛ物资储存额4800000元，年总储存费用384000元。求该种物资的经济订购批量（EOQ）。 二、 定期订购 （一）定期订购的要领和特征 按规定的时间提出订购，有一定的订购周期，而没有固定的订购批量，称为定期订购。定期订购是通过定期Ⲭ点方法，按规定的时间间䱨检查库存量并随即提出订购补充库存。订购时间（日期）和Ⲭ点时间（日期）相同，是由预定的进货周期和备运时间的长短而推算固定下来的。定期订购的特征是：订购周期和全年订购次数固定，如果每次订购的备运时间相同，则进货周期也固定；订购批量和订购点则是可变的。 （二）订购周期的确定 订购周期指两次订购的时间间䱨，显然它是影响订购批量和存货水平的首要因素。订购周期主要是由预定的进货周期所决定的。现货订购是䩜对商品充㺩零售商能预先确定进货日期的商品，进货周期可由零售商内部管理的需要来安排。通常是按内部配送制度来确定进货周期的，如规定五天配送一次则进货周期也定为五天。如果供应商要求定货要达到一定数量，则这个限额要求也是零售商确定进货周期也应考虑的一个因素。 （三）定期订购的订购批量 订购批量（即图5-1-2中的进货批量）的计算公式为： 订购批量=订购周期销售量+备运时间销售量+保险储备量-现有库存量-已订未交量 =（订购周期天数+平ഛ备运天数）*平ഛ-日需要量+保险储备量-现有库存量-已订未交量 式中，“平ഛ一日需要量”指已经订购、在下一订购周期内到货的远期合同数量。 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
例3：企业某种ഛ衡销售的商品预测全年需要21600件，该种商品一个᳜向供应厂商订购一次，保险储备天数5天，备运时间8天，提出订购时Ⲭ存量为640件，原订购在下᳜到货的远期合同有1000件，求下一个᳜的订购量。 解：下᳜订购量= 三、订购批量和订购时间的调整 前面对订购批量和订购时间的分析，是在一定的假设前提下进行的，如假定供货商品不受数量限制、零售商的储存能力不受限制等。而实际工作中订购批量和订购时间受以下多种因素影响，因此零售商必须分析相关影响因素对订购批量和订购时间加以调整，才能使订购决策更加切合实际和科学合理。 (一)、订购单位条件的影响 1、 需用特点。对于ഛ衡、或连续的商品销售，采用上述两种方法都能有良好效果。而对需求不ഛ衡，或需求ਜ趋势形态，或各周期变动大的，定期订购较能适应。若采用定量定量订购，当满足不了需要时，就要加大订购批量。当实际商品销售速度明显地大于或小于预测量时，也要通过加大或减少订购批量，提前或推䖳订购时间来加以调整。 2、储存能力限制。订购批量受储存能力或仓储作业能力的限制，ᇸ其对要求特⅞储存条件的商品更是如此。因而要按仓储能力的可能性来啭去㛝调整订购批量，减少各类物质同时集中进货，注意进货时间与发货时间的衔接配合，不仅使仓库能力得以充分利用，也能在很大程度上减少仓储能力对订购批量的限制。 3、储备资金的限制。由于资金不足，有时不能按经济订购批量进货。在销售比较ഛ衡的情况下，只能适当减少订购批量，但这会使订购储存总费用增加，因此，需要确定在ܕ许的总费用增加范围内合理的订购批量。 （二）供货单位条件的影响 1、 供方生产和供货特点。对供方批量䕂⬾生产或生产明显ᄷ节性的物质，供货往往ਜ现集中供货或ᄷ节性供货的特征，对这类商品，一般要加大订购批量。 2、订货、发货限额。如果经济订购批量或定期订购的进货周期订购量低于供方规定的限额，一般要以限额为标准来调整订购批量或进货周期。 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
3、ᡬ扣。在供方提供订购数量ᡬ扣时，如果ᡬ价订购量（即享受ᡬ扣价格必须达到的订购数量）大于经济订购批量，订购单位就得决策是按原价订进经济批量还是按ᡬ扣价格订进ᡬ价订购量。 （三）市场行情的影响 1、供求动态。当市场资源趋于紧ᓴ时，一般要适当提前订购和进货，适当加大订购量，目的在于增加保险储备量，䰆ℶ产生缺货。 2、价格变动。当市场价格高于平ഛ价格且预期会下䎠时，可采用应急购买方式，即仅订购短期需要的商品，订购数量要比正常的订购数量少得多。相反时，可提前订购并增加订购数量。 （四）运输因素的影响 1、运输方式。运送速度和运价是选择运输方式的两个重要技术经济指标。对急需的商品，多选用运送速度快的方式，但往往运费较高，所以要减少订购数量；而对正常重要的商品，运输时间是在备运时间中考虑的，采用速度快的运输方式，备运时间短，订购时间可以ᰮ一些。 2、发运方式。不同的商品发运方式，其运费也不同，如䪕路零担发运就比整车发运运费高难度得多。采用整车方式订购批量要大，当订购批量小于整车㺙䕑量标准时，就得考虑是否加大订购批量以采用整车方式。ᡝ择方法类Ԑ于前面ᡬ扣问题的处理，即计算采用整车方式得到的运费节省和订购费用节省，以及增加的储运费用，如果节省的费用大于增加的费用，则加大订购批量以采用整车发运是可行的。 3、运输ᄷ节性。由于运输ᄷ节性的影响而使进货也具有ᄷ节性的特征，因而要相应地高速订购批量和订购时间。 四、库存政策 Ă有关库存的问题并非始自今日，ಲ顾企业会有助于了解库存管理。第一期是‘‘库存为企的财产”的时期。在这个时代的企业产品种类也少Ѽ争也几乎没有，生产出来的产品也都畅销，利么不利，反而会被认为二期是“库存为企业的场”的时期。由于过剩经存无疑是自ᥬള，而转换为即用即购的政策。Ѽ所以说库存为企业的场，是因为库存商品要占用资金、发生库存维持费用，并存在库存《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
积压而产ഢ相成本、存货损失成本)、缺货成本(ᓊ䖳订货成本、失成本)，其中缺货成本是一种机会成本。 后来，又出现了“零库存”的概念，这是一种特⅞的库存概念。它的含义是以仓库储存形式的某种或某些种物品的储存数量为“零”，即不保持库存。不以库存形式存在就可以免去仓库存货的一系列问题，如仓库建设、管理费用，存货维护、保管、㺙ौ、搬运等费用。存货占用流动资金及库存物的㗕化、损失、变质等问题。 在传统的采购模式中，采购的目的很简单，就是为了补充库存，即为库存而采购。采购部门并不关心企业的生产过程，不了解生产的进度和产品需求的变化，因此采购过程缺У主动性、采购部门制定的采购计划很难适应制造需求的变化。 在供应链管理模式下，采购活动䗑求的“零库存”是以订单偅动方式进行的，制造订单的产生是在客户需求订单的偅动下产生的，然后制造订单偅动采购订单，采购订单再偅动供应商。这种准时化的订单偅动模式、使供应链系统得以准时响应客户的需求，从而降低了库存成本、提高了物流的速度和库存周转率。订单偅动的采购方式特点如图3—4所⼎。 商时，供应商就能很快地将物资在较短的时间内交给客户。当客户需求发生改变时，制造订单又偅动采购订单发生改变。在这样一种快速的改变过程中，如果没有准时的采购方法，那么，供应链企业将很难适应这种多变的市场需求。因此，准时化采购增加了供应链的柔性和ᬣ᥋性，体现了供应链管理的协调性、同步性和集成性，它保证了供应链的整体同步化运作。 要实施准时化采购法，以下几点是十分重要的。 1．创建准时化采购团队 世界一流企业的专业采购人员有3个责任：寻找货源、商定价格、发展与供应商的协作关系并不断改进。因此专业化的高素质采购队ӡ对实施准时化采购至关重要。 为此，企业应成立两个团队，一个是专门处理供应商事务的团队，该团队的任务是认定和评估供应商的信誉、能力，或与供应商谈判签订准时化订货合同，向供应商发放免检签证等，同时要负责供应商的培训与ᬭ㚆；另外一个团队是专门从事消除采购过程中浪费的团队。团队的人员应对准时化采购的方法有充分的《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
了解和认识，在必要时要对其进行培训以便掌握。如果这些人员本身对准时化采购的认识和了解都不ᕏ底，就不可能指望供应商的合作了。 2．精选少数供应商建立伙伴关系 选择供应商应从这几个方面考虑： ．产品质量。 ．供货情况。 ．应变能力。 。地理位置。 ．企业规模。 ．财务状况。 ．技术能力。 ．价格。 ．与其他供应商的可替代性。 可以说，选择最佳的供应商，并对供应商进行有效的管理是准时化采购。成功的基。 3．制定计划，确保准时化采购策略有计划、有步骤地实施．企业要制定采购策略，改进当前的采购方式，着手减少供应商的数量、正确评价供应商、向供应商发放签证。在这个过程中，企业采购部门应与供应商一起商定准时化采购的目标和有关措施，保持经常性的信息沟通。 4．进行试点工作 企业可以先从某种产品或某条生产线试点开始，进行零部件或原材料的准时化供应试点。在试点过程中，取得各个部门的支持是很重要的，特别是生产部门的支持。试点之后要及时进行经验总结，为正式实施准时化采购打下基础。 5．᧲好供应商的培训，确定共同目标 准时化采购是供需双方共同的业务活动，单靠采购部门的努力是不够的，还需要供应商的配合。只有供应商也对准时化采购的策略和运作方法有了认识和理解才能获得他们的支持和配合，因此需要对供应商进行ᬭ㚆培训。通过培训，双方可以取得一致的目标，相互之 B间就能够很好地协调，做好采购的准时化工作。可以说，供应商与企业的紧密《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
合作是准时化采购成功的䩹࣭。 ， 6．ध有成效的采购过程质量控制是准时化采购成功的保证准时化采购和传统的采购方式的不同之处在于买方不需要对采购产品进行比较多的检验手续。要做到这一点，需要供应商做到提供100％的合格产品。当供应商。 7．实现配合准时化生产的交货方式 准时化采购的最终目标是实现企业的生产准时化，此，要实现从预测的交货方式向准时化适时交货方式 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
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第݁章 䞛䌁䇜߸䞛䌁ড়ৠ 第一节 采购业务谈判 一、供应商准入制度 连锁公司是一个ᑲ大的销售网络系统，是众多供应商理想的销售渠道，但公司受卖场面积和经营品种的限制，必须对希望进入连锁系统的众多供应商进行选择，设立供应商准入制度，目的是从一开始就⎬≄和ㄯ选不合格供应商，节约谈判时间。供应商准入制度一般由采购业务部制定、采购ྨ员会审核、总经理签发后实施。供应商准入制度的核心是对供应商资格的要求，包括供应商的资金实力、技术条件、资信状况、生产能力等。这些条件是供应商供货能力的基础，也是将来履行供货合同的前提保证。这些基本的背景资料要求供应商提供并通过䫊行、咨询公司等中ҟ机构加以核实。在供应商资格达到基本要求后，公司采购人员应将本方对具体供货要求的要点向供应商提出，初步询问供应商是否能够接受。若对方能够接受，方可准入，并且将这些要点作为双方进一步谈判的基础。 二、采购业务谈判 1、采购业务谈判的三项制约文件 连锁公司采购业务员同供应商进行谈判的依据是连锁公司制定的商品采购计划、商品促销计划以及供应商文件。 （1）商品采购计划：该计划包括商品大类、中分类、小分类等各类别的总量目标及比例结构（如销售额及其比重、↯利额及其比重）、周转率、各类商品的进货标准等。 （2）商品促销计划：该计划包括参加促销活动的厂商及商品，商品促销的时间安排，促销期间的商品价格优惠幅度、广告费用负担、附䌴品等细节内容。 （3）供应商文件：商品采购计划与促销计划是连锁公司采购业务部制定的两项总体性计划，通常是䩜对所有采购商品制定的而不是䩜对某供应商《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
而制定。买手同供应商进行业务谈判还必须依据总部制定的供应商文件来进行，其内容包括： 供应商名单（公司名称、地ഔ、开户䫊行Ꮴো、电话等）、供货条件（品质、包㺙、交货期、价格及ᡬ扣等）、订货条件（订购量、配送乥率、卖场布ሔ与䰜列等）、付款条件（进货审核、付款、退货抵款等）、߁据流转程序（采购合同---订货单---供货编ো---形式发⼼---退货单---退货发⼼）等。 供应商文件实际上是要求供应商在与连锁商的交易中，按✻连锁企业的运作规范来进行。 2、采购业务谈判内容 上述三项文件ᇸ其是供应商文件构成采购业务谈判内容的Ḛᶊ，也是采购合同的基本内容Ḛᶊ。具体的谈判内容主要包括： （1）、采购商品——质量、品种、规格、包㺙等 （2）、采购数量——采购总量、采购批量（单次采购的最高订量与最低订量）等 （3）、送货——交货时间、乥率、交货地点、最高与最低送货量、保质期、验收方式等。 （4）、退货——退货条件、退货时间、地点、退货方式、退货数量 费用分᨞等。 （5）、促销——促销保证、促销组织配合、促销费用承担等。 （6）、价格及价格ᡬ扣优惠——新商品价格ᡬ扣、单次订货数量ᡬ扣、㌃计进货数量ᡬ扣、年底退Է、不退货ᡬ扣（买断ᡬ扣）、提前付款ᡬ扣等。 （7）、付款条件——付款期限、付款方式等。 （8）、售后服务保证——保换、保退、保ׂ、安㺙等。 在采购谈判中应注意以下几点： （1）、交易谈判的基本原则是双䌶，即要使己方作出最少让步而获得最大收益，同时又能使对方同意； （2）、谈判前要作好充分准备，如明确己方的责任及可承担的极限，明确要达到的目的，分析对方的有利和不利条件，认清对方应承担的责任，了解对方的要求，了解对方谈判代表的背景（如ᬭ㚆程度、职位、权力、性格、୰好、年啘、《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
资ग़、㈡䌃、语言、家庭状况、身体状况等）； （3）、选择对己方有利的谈判地点、谈判环境和谈判时间； 三、价格确定中的谈判方法 采购商通过公开招标努力取得所要采购商品的公平价格。竞争可以使价格降到很低的水平。 在这种水平下，高效率的供应商仅仅能够补ٓ其生产和销售的成本，并获取少量的利润。如果供应商想取得定单，就必须能够提供给采购者一个有吸引力的报价。这使供应商承受着很大的压力。然而，要进行高效率的投标，必须具备几个条件：(1)存在至少两家、最好多家有资格的供应商；(2)供应商希望达成交易(公开招标在买方市场上最为有效)；(3)商品的规格清楚，这样，每家投标商才能准确地了解所要投标的项目，采购者也能容易地比较来自不同投标商报价；(4)投标必须是䆮实的，不存在投标商之间的І通。当这些条件中任何一个得不到满时，即：只有单一䌋源、卖方市场、规格不完全或者能产生不同的理解、供应商有І通的Ⴀ疑，谈判就成为价格确定过程中的一种比较好的方法。 谈判是价格确定过程中最复杂也是成本最高的一种方法。这种方法使用在不宜采用公开招的大宗采购项目上。谈判需要双方ത下来通过商讨来就一项采购销售合同的主要条款达成共识 例如运输、规格、保ׂ、价格及条件等。由于这些因素及其他许多因素之间的相互关系，试图过谈判来使双方都实现各自目标通常应用于采购者面对单一货源的情况。在这种情况下，采供方都清楚地知道㚃定能够达成协议，他们的任务是确定能为双方接受的一系列的条件。因为要费费用和时间，所以除非涉及到的金额非常大，否则不采用真正的谈判。 供应商和采购企业都希望进行公平的谈判。而只有当供应商做到以下几点时才能确保谈判公平性： (1)以高效率的方式运作； (2)保持价格与成本的相关性； (3)不利用只有一家供应商的优势； (4)对于客户的要求能够进行适当合理的调整； (5)愿意考虑采购商的特⅞需求。 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
1．讨价还价 协商一个公平的价格不能与讨价还价相⏋⎚。采购主管们通常不୰讨价还价，因为长期来看采购方的成本要高于任何᱖时的好处。采购者告诉销售代表他已经收到了一个实际上并在的或者无法比较的报价；在销售代表在场的情况下㺙作给别的供应商打电话；把真实的㰮构的竞争者的报价放在显ⴐ的地方使销售代表能够看到；就所需数量进行误导以及其他的做法，这都是为美国国家采购管理协会的道德法典所䈈责的不道德行为。 1 2．价格ᢀ高的ׂ正 谈判不一定要在比较低的价位上达成。在某些ي然情况下，采购者可能会作出把供应商的始报价ᢀ高的ׂ正。如果在谈判过程中采购者清楚地了解到供应商可能对规格存在误解，也能低估了完成任务所需耗费的资源，那么采购者可以提供相关信息以引起供应商的注意，从相应地调整供应商的报价。一份好的合同必须是双方都能接受的。如果供应商的经营是高效的，它就不应该在交易中ѣ本。 四、价格变化条款 1．价格下䎠的担保 对于需要重复采购的商品时的市场价格基础上签订的。因此，合同提供了当市场上价格下䎠时的担保，注明价格的变化将由一种特定的商业或者贸易期刊上公布的价格表所确定。因担心价格会下䎠得更多，所以不愿意马上进行采购，上述的担保消除了采购者的担ᖻ。 2．价格保护条款 当采购者与一家或者多家供应商就商品签订长期合同时，采购者可能希望保留选择价格更低的其他供应商的权利。这可❞发生在两种情形之下：(1)从无合同的供应商处采购；(2)䖿使与其签订合同的的供应商能够提供的较低的价格。 因此，合同的价格保护条款应该详细说明。如果与合同上标明的销售价格相比，一家可信赖的供应商可以以更低的销售价格提供给采购者条件类Ԑ、数量相同、质量相当的商品，签订合同的供应商或者把销售价格降到这个较低的价格水平；或者ܕ许采购者以更低的价格从其他的供应商处购买。合同中注明的数量扣除已购数量后的那部分商品。 3．Ԍ缩条款 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
许多Ԍ缩条款就成本变化时的价格升降进行了说明。Ԍ缩条款在20世纪70年代极度通货㝼㚔时期得到了广泛的应用。那时，供应商认为其未来成本非常不确定，以至于不可能给出稳定的报价。如果定价包含了所有的风险，就会因为价格过高而失去吸引力，而且对于采购企业来说这样做也是不公平的。 在确定带有Ԍ缩条款的合同时，会遇到一般性的问题和许多特⅞的问题。例如，总价格调整的比例；在调整价格时所采用的价格和工资比率方法；把这些平ഛ数应用到基本价格上的方法；调整数量的限制是什么；支付的方法等等。在价格稳定时期，Ԍ缩条款常常被用于长期合同之中，前提是一定的成本可能上涨而供应商对于这种上涨却无能为力。在通货㝼㚔时期，短缺和卖方市场使得Ԍ缩条款在短期合同中也得到了广泛的运用。因为供应商希望保留提高价格的权利从而保证一定的利润。一ᮺ双方接受了这个指数、合同中涉及Ԍ缩条款的部分、ׂ正的乥率以及合同的期限，绝大多数Ԍ缩条款就会自动生效。所以，在确定这些因素时需要特别小心。 4．最惠客户条款 这是另一种被广泛应用的价格保护条款(有时也称“最惠国条款”)。它要求供应商在合同期间不能提供给其他采购者更低的价格，或者在提供给其他采购者更低价格时，先前签订的合同上的价格要随之降低到这个更低价格水平。 五、ᡬ扣 ᡬ扣可以分为两类。第一类包括内部价格以及其他多种价格优惠。这类ᡬ扣不完全受法律和商业上的保护。第二类ᡬ扣包括日常的现金ᡬ扣、商业ᡬ扣和数量ᡬ扣。它们是完全合法的也是公平的。 区分这两类ᡬ扣很困难。因为有时到底合不合法很难确定。显然，现实中存在着几种明显的价格优惠。例如内部价格。任何有责任ᛳ的采购商都不会要求、并且在很多情况下都会产生供应商提供内部价格。供应商提供给采购者内部价格，也可能会提供给另一家采购者相Ԑ的或者更低的内部价格。在价格政策上不ഺⱑ、不䆮实的供应商是不值得与其进行交易的。与第一类ᡬ扣相比较，第二类ᡬ扣需要更多的关注。 1．现金ᡬ扣 虽然实际的ᡬ扣条件受贸易惯例的影响并且在不同的行业有很大的区别，但《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
是事实上几乎每一家工业产品的供应商都提供现金ᡬ扣。现金ᡬ扣的目的是为了哧ࢅ采购者尽快地支付货款。大部分供应商都希望采购者获得现金ᡬ扣。ޔ价通常固定在一个可以使供应商获得合理利的位，并且供应商希望大多数采购者都按✻这个价格付款。那些没有在规定期限内付款的采将受到“ᚽ㔮”，即支付全价。然而，现金ᡬ扣数量的变化常常背离使用现金ᡬ扣的原义了。在现实中，现金ᡬ扣常常被作为变动价格的另一种方法。如果一家采购商得到了以前不太可能得到的现金ᡬ扣，那么它会认定实际上商品是降价了。只不过采用了不同的名称罢了。另一方面，现金ᡬ扣数量的减少实际上被看作是价格的上涨。 所以，现金ᡬ扣有时会带来价格政策方面的难题。但是如果现金ᡬ扣不是以相同的条件给予所有的采购者，并且不是把ᓊ䖳日期以及其他一些类Ԑ的做法应用于一些采购者而ᢦ绝在他的采购者身上采用，那么各公司的采购部门就会十分重视现金ᡬ扣的问题，并把这个问题合适的财务主管来处理。如果得不到现金ᡬ扣，采购者通常会被认为是不负责的。因为现金拓的取得依赖于公司的财务策略，现金ᡬ扣是一种财务政策而不是采购政策。采购者应该非心地保证企业能够获得通常情况下供应商都给予的现金ᡬ扣。对于采购者来说，他们的职责是及时地检查收货过程是否存在不必要的时间浪费，各种文件是否都已经按✻预期计进行了处理，从而确保能够获得现金ᡬ扣。如果信用条件是10天内付款现金ᡬ扣为2％，信用期为30天，那么如果能够获得这个现金ᡬ扣，就相当于获得了大约36％的年利率。如果采购者不在10天的ᡬ扣期内付款而是在30天的时候付款，对于这部分货款20天占用的实际成本是；2%(即失去的ᡬ扣)，一年按360天计算，大约有18个20天，2％×18＝36％，这就是实际的年利息，为了确定能够取得现金ᡬ扣而必须付款的确切日期，并且避免供应商开出的不合要求的发⼼所造成的咏⚺，一些企业在采购定单中增加了一项条款，上面注明“能够获取现金ᡬ扣的信用期间的计算要从收到合格的商品或者收到正确开出的发⼼算起，如果这两个日期不一致，则取较ᰮ的——个日期。”一些客户即使过了ᡬ扣期限付款仍能够取得现金ᡬ扣。采购者的一部分职责是保证其公司真正履行合同的条款。这就意味着采购者要在其他职能领域进行一些协作工作来保证适时地付款。这一点对于合伙或者联盟企业是ᇸ为重要的。 2．商业ᡬ扣 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
商业ᡬ扣是制造商提供给那些作为特⅞分销商或者用户的采购者的ᡬ扣。一般说来，制造商给分销商提供商业ᡬ扣，结果会使采购者从分销商处进货比从制造商处直接采购的成本更低。制造商通常会依赖分销商来销售它们的商品。为了保证商品在选定的渠道中流通，分销商会得到接近于其正常营业成本的商业ᡬ扣。 然而，商业ᡬ扣并不是总能够得到合理的运用。一些没有资格的分销商有时得到了商业ᡬ扣这种保护，而它们提供给制造商或者假定的客户的服务与其得到的商业ᡬ扣是不相称的。一般来讲，经营规模较小，但是从单一货源获得多种商品或者乥繁并且迅速进行分销的分销商更容易从批发商或者其他的分销商处得到具有商业ᡬ扣的供货。对于大批量的销售，制造商自己会直接进行，当然它们也可能把那些同一地区批量较小的业务留给批发商。有些制造商对于约定购货量在最小标准以下的定货是ᢦ绝进行交易的。 那些购买配件(对于已经销售出的零件的更换)的采购者经常能够得到商业ᡬ扣。供应商把希望购买配件的采购者分成几个价格级别：(1)初始设备制造商级别；(2)分销商级别；(3)独立的维ׂ商级别。配件的供应商经常要进行特⅞的包㺙、零件的统计或者储存，因此应该得到特⅞的价格表。采购者需要了解供应商使用的价格级别和如何达到一个特⅞级别。 3．数量ᡬ扣 数量ᡬ扣可以在购买特定数量商品的时候获得，并且与所购买的数量大致成比例关系。从供应商的观点来看，提供数量ᡬ扣的合理性在于采购的数量导致了供应商成本的节约，这就使为其带来成本节约的采购企业能够获得较低的价格。这种成本节约可以分为两类：第一类，市场营销或者分销费用的节约；第二类，生产费用的节约。 20世纪40年代期，在实施《剕ᆒ䗞—Ꮹ特᳐法案》时，联䙺贸易ྨ员会不时地起诉一些采购者，这些采购者被判定ᬙ意接受供应商提供的其他竞争者所得不到的较低的价格。很明显，在大多数案例中，采购者通过证明供应商在成本上得到了节约来说明自己取得较低价格的合理性是相当困难的。 1953年，美国最高法䰶在美国自助令Ⲧ公司案件中㺕决：任何把产品销售给公众的批发商、零售商或者制造商都不能提供价格ᡬ扣，除非他们能够证明：《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
a“由于批量生产、分销或者销售”使得成本降低，或者 “销售者有信心达到其竞争者所提供的较低的价格”。最高法䰶还进一步㺕定联䙺贸易ྨ员会不必证明ᡬ扣是℻视性的，而由供应商来证明其行为是不䖱法的。 1)取得较低价格的动机是非法的； (2)采购者接受供应商提供的任何合法的ϰ㽓都是合法的； (3)д惯上引起或者受到的℻视是被⽕ℶ的； (4)除非采购者知道或者作为一个理性的、䇼ᜢ的采购者应该知道价格的差ᓖ是被⽕ℶ的，否则采购者取得的价格是合法的。法䰶还作出㺕决，采购者应该在根据联䙺贸易ྨ员会的会计标准证实自己成本理由的过程中承担重要的责任，这就需要对供应商的业务进行ⷨお，并且按✻法䰶的说法“需要供应商和采购商之间一定程度的合作。这对于其他的采购商是不利的，并且可能㾺⢃其他的反托拉ᮃ法，同时也可能由于⊘䴆了供应商的成本秘密而在将来的议价中造成℻视。”法䰶还补充道“：最后，不ℶ1家而是接近80家不同的供应商的成本会产生问题。”因此，法䰶假ಲ了对自助令Ⲧ公司的起诉。 市场营销或者分销费用并不随交易批量的增大而增大，所以交易批量越大，得到的利益也就越大；广告费用也是类Ԑ的情况；包㺙、㺙ㆅ和㺙㠍的成本并不随批量增加而等比例地增加。由于这些原因，不超过处理大小批量成本差ᓖ的直接数量ᡬ扣是合理的。 从节省生产成本的角度来看，企业应采取大批量生产而不是小批量生产。例如：生产准备成本对于不同的生产批量可能是相同的；单位材料成本可能会随批量增大而下降。 从采购者的观点来看，数量ᡬ扣的问题与存货策略是密切相关的。虽然定货批量越大，商品单价可能越低，但是持有更多存货的储存费用也会相应增加。因此，定货批量上产生的节约必须与增加的存货成本相比较，从而做出合理的决策。 6．价格ᡬ扣问题 1．在采购过程中所采购的批量很大，获得价格ᡬ扣就很正常。接受较大批量货物会形成更多的存货。这可以通过几种方法来解决。在一定程度上，问题在于：我们是否应该增加存货量以取得更低价格下的利益?这个问题可以按✻在投资决策中运用的方法来分析。这里，简单的经济定货量模型不能给予很大的帮助，《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
因为不能直接说明价格的差别。然而，对于⎬≄一些备选方案和评价最终的方案，经济定货量模型的运用仍是很必要的。在求得最优点时，需要计算总成本。 下面是一个计算的例ᄤ。 价格ᡬ扣问题实例 ＝900件(每年的需求) ． ＝50美元(定货费用) ＝O．25(储存成本)或者25％ C＝45美元 每次定货 O—199件 43美元 每次定货 200—399件’． 41．5美元每次定货 400—799件 40美元 每次定货 800件或以上 价格ᡬ扣问题计算实例 (兑付美于 100 200 400 800 定货成本 450 225 112 总成本 41512 40000 39537 4； 简单的䖍际分析表明，当定货量从100件上升到200件时，增加的平ഛ存货成本为4300美元—2250美元＝2050美元。价格降低所得优惠为40500美元—38700美元＝1800美元，定货费用节约为450美元—225美元＝225美元。投资增加了2050美元，而节约了2025美元，投资几乎100％得到了ಲ报并且ಲ报大大超过了25％的储存成本。当定货量从400件上升到800件时，在平ഛ存货成本上增加的投资是7700美元，而价格的优惠及定货费用节约共1406．25美元。节约已降到了25％的储存成本以下，这是不能接受的结果。从总成本数ᄫ可以看出，最优的定货批量是在400件的水平。定货批量在200件时，单位产品获得的节约最多。 带有dc标䆄的经济定货量是不可行的，因为价格范围与定货批量不相ऍ配。例如，第二个经济定货批量为92件，与92件对应的价格是45美元。而对于200件—400件的数量范围，实际的价格是43美元。虽然会出现这样的问题，经济定货量模型还是可以通过下面的途径来运用的。对表从ে向Ꮊ进行分析(从最低的单价向最高的单价方向)，一直进行到第一个有效的经济定货量，这就是可以接受的方案。本例中经济定货量取89件，对应0—99件的价格《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
范围。然后，根据这个经济定货量就不同价格的定货批量进行检验，看看总成本是否高于或者低于其他的定货批量的总成本。这个过程应用于上例，表明89件的定货水平是有效的： 年采购货物总支付价格 40500美元 定货成本 500美元 —因为以这个可行的89件的经济批量得出的总成本同时高于200件、400件和800件定货批量时的总成本，而在各选择中采购量为400件时的总成本最低，所以合适的定货批量应该取400件。 䖘今为ℶ我们的讨论都是假定所提供的数量ᡬ扣是以全部定货量为基础的，这就䖿使采购者予储存相当多的存货。当然，从采购者的角度出发，最好能以小批量的进货取得较低的少格，这可以通过每年的合同、㌃积ᡬ扣或者总括定单来进行谈判。这一类型的分析同样也能够用来确认采购者为了避免过多的存货而愿意接受多少价格上的差别。 2．数量ᡬ扣和货源选择 数量ᡬ扣之所以能够引[起许多采购者的݈䍷，还有一个原因：所有类型的数量ᡬ扣，ᇸ其是那些㌃积ᡬ扣的类型，都ؒ向于限制供应商的数量，从而影响了对于货源的选择。 既然适当运用的数量ᡬ扣具有确定的合理性，采购者就应该在任何可能的情况下取得这样的ᡬ扣。一般来说，数量ᡬ扣来自于供应商竞争的压力。此外，关于这样的ᡬ扣是否一种权利的争论可能会被提出。采购者是在购买货物或者商品，而不是要自行㺙ㆅ、包㺙货物，或者运输。供应商应该从制造和销售所加工的商品的过程中而不是从提供那些完全䕙助性的服务过程中获得利润。这些䕙助性的服务是必需的，也应该得到相应的报䝀，并且由采购者来为这些服务文付报䝀是正常的。但是采购者不应付出比这些䕙助性的服务实际成本更高的代价。 当我们努力证明现金ᡬ扣的合理性时，常常只有“现金ᡬ扣通过形成足以降低间接费用的大批量业务而降低了生产成本”这个理由，这是不充分的，有必要提供一些更为䇼ᜢ的理由。对于一些行业，产量越大，单位产品的间接生产费用就越低。没有大批量定货的客户，生产的平ഛ成本将会很高。然而，小批量客户的定货在供应商的业务总量中可能比大批量客户的定货占有更大的比例。因此，就提供降低生产成本所必需的产量而言，小批量客户可能比大批量客户对供应商《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
做出的贡献更大。 另一种观点认为，大客户的定货常在ᄷ度初进行或者在该ᄷ度货物实际生产前进行，因此它们应该得到更多的ᡬ扣，因为它们的定货给制造商的生产带来了方便。这样的采购者可能比那些等到一个ᄷ度较ᰮ时候才定货的采购者获得更低的价格。但是，这样的ᡬ扣称作数量ᡬ扣是不恰当的，它实际上是一种时间ᡬ扣，因为这种ᡬ扣是由于较早的定货而获得，而与定货量无关。 3．㌃积[数量)ᡬ扣 另一种类型的数量ᡬ扣是㌃积ᡬ扣，它根据所购买的商品数量而成比例地变化。但是，定货数量不是根据某一次的采购量确定，而是根据某一时期的总的采购数量来确定。这种ᡬ扣常常用来刺激客户的长期惠顾。通过提供㌃积数量ᡬ扣，供应商希望促使采购者只从单一的货源定货，而不是从许多货源定货，这能给提供ᡬ扣的企业带来好处。一般来讲，采购者不应该从超过一个的货源定货，因为把定货分散到多个货源是不经济的。在这种情况下，没有供应商愿意像它能够得到采购者业务量较大的份额那样对采购者的需求给予同等的重视。 ㌃积ᡬ扣的应用，像其他的数量ᡬ扣一样必须符合《剕ᆒ䗞—Ꮹ特᳐法案》所规定的成本合理规则。但是，只要采购者不是ᬙ意接受或者导致℻视性的数量ᡬ扣，则证明交易行为正当的责任完全由供应商来承担。 我们已经谈到了ᡬ扣的合法和非法的使用问题。现金ᡬ扣有其存在的理由。只要对于保䱰供应商取得满意的利益来说是必要的那么商业ᡬ扣也是合理的。我们还能够得到数量ᡬ扣并且证实其正当性。然而，ᡬ扣也是能够被非法运用的。它们可以被用来提供价格让步，以合法的商业行为的Ӿ㺙来降低价格，或者用来给予不同类型的采购者不同的对待。实际上，在《剕ᆒ䗞—Ꮹ特᳐法案》下，采购者像供应商一样，也可以被证实在对于数量ᡬ扣的℻视性使用中是有㔾的。 第二节 采购合同 一、采购合同的基本内容 采购合同是连锁公司和供应商在采购谈判达成一致基础上，双方就交易《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
条件、权利义务关系等内容签订的具有法律效力的༥约文件，是双方执行采购业务活动的基本依据。上述谈判内容加上䖱约责任、合同变更与解除条件及其他合同必备内容就形成采购合同。 二、采购合同的管理 连锁企业与供应商建立的商品购销关系，一般要通过签订商品购销合同来加以确认。 商品购销合同是买卖合同的一种，是指卖方将商品所有权或经营权转移给买方，买方支付价款的合同。商品购销合同规定供需双方在组织商品购销中的权利和义务，具有法律效力。商品购销合同是供需双方签订的，キ在供方角度，称为供应合同，キ在需方角度，则称为采购合同。 对于连锁企业来说，商品采购合同是企业㨑实市场资源的主要形式，是与供应单位经济联系的㒑带；通过商品采购合同，加强了企业的经济责任和经济核算制，建立商品供应的正常⾽序，使企业能更加主动有效地安排和改进供应活动。因此，加强商品采购合同的管理，对企业是十分重要的。 商品采购合同的管理䌃こ于自签订起到执行完↩的整个过程，合同管理就是对这整个过程的组织、检查和监督。ᡧ好以下几个方面的工作。 （一） 建立企业采购合同的管理体系和管理制度 商品采购合同关系到企业的众多部门，为加强合同管理，不仅要设立管理机构（或专职人员），而且要形成一个管理体系。管理体系是由企业主管领导为首的，有采购主管部门，合同管理机构，以及计划、业务、财务、调度、储运等部门共同组成的合同管理网络。 企业要建立ع全采购合同管理制度，使合同从签订、承诺到履行、结清的全过程，都处于有效的受控状态。采购合同管理的主要制度，包括签约制度、审批制度、法人ᥜ权ྨ托制ॄ䡈使用制度、履行报告制度、㑴㒋处理制度、变更解除制度、ᔦḷ制度和监督管理制度等。 （二） ᡧ好采购合同的签订工作 分析以往采购合同不能履行或发生合同㑴㒋的原因，不少是由于在签订合同时考虑不周到和不细致而造成的。所以，在签订合同时要细致分析影响生产、供应的各种因素，供需双方ᕐ此了解和充分协商，合同条文具体明确，切全实际，《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
这是顺利履行合同和减少争端的关键。特别要指出的是，合同签订首先要符合有关法律要求，主要是：当事人应具有相应的民事权利能力和民事行为能力，购销合同的标的必须合法。当事人的意ᗱ表⼎必须真实，合同内容必须完善，订立合同的手续必须完善。为提高采购合同质量，需用企业要掌握合乎实际的明细需要和使用期限，要了解供方的生产情况、产品质量、管理水平和按时供货的可能性。在合同中规定明确的经济责任，也是保证合同顺利招待的重要一环。 （三） 加强采购合同签订后的管理工作 需用企业对签订的采购合同，要按合同所列各项详细核对。在核实无误的基础上，要及时进行分类整理，㺙订成册，设专人管理。一般可按供应单位建立合同登䆄ৄᏤ，或按商品品种建立登䆄ৄᏤ，同时要按商品的明细规格建立进、销、存明细ৄᏤ，以便于对合同进行核销与监督。采购部门应将合同签订结果通知企业内计划、业务、财务、储运等有关部门，以便据此组织经营活动，规划货位，及时接运和按时承付货款。对于误期交货的合同，要组织督ڀ。合同督ڀ，不仅是监督合同招待的一项措施，也是密切供需双方关系，沟通情况，加强协作的重要途径。对有关合同签订的资料及合同供应单位的来往ߑ电、文章等应及时处理，ཹ善保存。 （四） 做好采购合同执行情况的分析工作 需用企业要定期地和经常地对采购合同执行情况进行检查分析。采购合同执行情况和合同完成率（又称兑现率）来表⼎： 上式中，分ᄤ与分母里的“合同交货期”口径要一致，如都是按᳜、按ᄷ度或按年。不属于本交货期合同的供货，如补交过去交的物资或合同外供货，以及供货经检验质量不符合合同规定而且导致需方ᢦ付的那部分商品数量，ഛ不应列入合同交货期的交货数量。 需用企业分析合同完成率，是为了掌握商品的保证程度，对不能按时到货的合同及时采取督ڀ措施；同时，通过分析合同完成率，也能对供应单位作出评价和进行比较，对本企业采购人员和采购工作进行考核，以改善以后的物资采购工作。 三、合同的解除 在实际中，在价格下䎠的时期，合同的解除是经常发生的。在这些时期，如果《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
价格在签订合同后下䎠了，一些采购企业可能会利用采购合同或者业务协议中的一些ⓣ⋲来ᢦ绝接收商品。它们利用在其他情况下无论如何都不会考虑的借口来避免交易的完成。人们可能会清那些所签合同价格高于市场价格的采购企业。但是，在这种情况下采购企业实施解除合同的政策仍然是不正当的。因为合同具有约ᴳ力。上述行为是“㢯ࠏ行为”的一个例ᄤ。这种行为很可能随着时间的推移而越来越少见。采购企业可以具有正当的解除合同的原因，但是，市场价格下䎠绝不是这些原因中的一个。 在一些情况下，采购企业知道自己的采购合同签订后。其用户还是可能Ҹ人意外地取消定货合同，这就䖿使采购企业不得不解除为了这些定货而签订的原材料的采购合同。这在同政府签订的采购材料合同中是一种常见的风险。由于ᢼ款的变化经常䖿使政府取消定货，这就导致了合同的解除，使合同中将成为政府的供应商的企业由于合同的解除而失去了大量的采购定单。或者，商业周期中重要的变化，也可能导致采购合同的解除。如果合同的解除是可能的，应该事先就合同解除的根据和条件达成一致的意见并使其成为采购合同中的部分条款。对于所取消的合同所造成的部分已经完工的产品如何估价和合理支付的问题，最好在事先就已经谈ཹ了。 第三节 采购业务流程 一、新品引进业务流程 新商品引进是连锁公司经营活力的重要体现，是保持和强化公司经营特色的重要手段，是公司创造和引导消费需求的重要保证，是公司商品采购管理的重要内容。 市场营销观念认为，产品是一个整体概念，包括三个层次：一是“核心产品”，即顾客所䗑求的基本效用和利益；二是实体产品，如品质、款式、品牌、包㺙等；三是附加产品，如售后的运送、安㺙、维ׂ保证等服务。只要是产品整体概念中任何一部分的创新、变革与调整，都可称之为新产品。不《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
仅新发明创造的产品是新产品，象改进型产品、新品牌产品、新包㺙产品都可称之为新产品。 1．典型的新品引进业务流程模式 采购计划与供应商文件 供应商登䆄表 ฿ݭ供应商品报价单 协商交易条件 签订供应商交易条件协议书 审核交易条件协议书 签订采购合同 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
建立供应商及商品ḷ案 下订货单 交货、收货与验货 支付货款 图6-1品引进业务流程图 2．新商品引进的控制 新商品引进的控制管理关键是建立一系列事前、事中和事后的控制标准： （1）事先控制标准：如连锁公司采购业务人员应在对新引进商品市场销售前景进行分析预测基础上，确定该新引进商品能给公司带来的既定利益，这一既定利益可参✻目前公司从经营同一类畅销商品所获得利益或新品所替代⎬≄商品获得利益，如规定新引进商品在进场试销的三个᳜内，销售额至少不低于替代⎬≄商品销售额，方可列入采购计划的商品目ᔩ之中。 （2）事中控制标准：如在与供应商进行某种新商品采购业务谈判过程中，要求供应商提供该商品详细、准确、真实的各种资料，提供该商品进入连锁超市销售系统后的促销配合计划。 （3）事后控制标准：如负责该新商品引进的采购业务人员，应根据新商品在引入卖场试销期间的实际销售业㒽（销售额、↯利率、价格竞争力、配送服务水平、送货保证、促销配合等）对其进行评估，评估结果优良的新商品可正式进入销售系统，否则中断试销，不予引进。 3、自有品牌的开发 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
自有品牌（Private Brands），又称商家品牌，是指由零售商自己拥有并在自家商店内使用的品牌。 （1） 连锁公司开发自有品牌的意义 ķ有利于连锁公司同时掌握产品制造与销售两个市场的主动权，增强零售商在流通中的主导和控制作用。连锁公司自有品牌的开发经营，是由公司依据顾客需求信息，提出商品的设计、品质要求，以企业名称（或其它名称）作为商品品牌，选择合适的制造商定牌生产，因而它更䌈近消费需要，连锁超市公司自有品牌具有品种选择上的优势，其开发经营是零售业对工业企业如何更䌈近市场的一种“设计”与导向，体现是流通的主导作用。 ĸ有利于超市公司实现商品低价格，提高对商品价格的控制力。由于自有品牌商品是公司直接向生产厂家定牌生产，减少了诸多中间环节，交易费用与流通成本大大降低；同时，由于自有品牌商品全部在自家连锁店销售，无需象一般供应商进入连锁销售系统时要支付巨额通道费、市场推广费。所以，自有品牌商品价格通常比同类商品价格低30%。 Ĺ有利于增加利润。在自有品牌开发、经营过程中，公司除了获得正常的销售利润之外，还会获得部分制造利润。 ĺ由于自有品牌商品的品质标准由公司制定，因而自有品牌开发有利于保证连锁公司经营商品的质量，保证商品货源供应的稳定性。 Ļ在自有品牌商品低价格、高品质的保证下，有利于连锁公司知名度和顾客信任度的提高，有利于公司经营规模的扩大和自身实力增强，有利于公司抵ᡫ经营风险能力的增强。 （2）自有品牌开发商品的选择 自有品牌是零售商自己拥有并在自家商店内使用的品牌，它是企业的无形资产，而不是零售商自己生产的商品，但最终要通过其䕑体——商品实现其价值。尽管零售商的自有品牌可用于众多制造商的各种定牌商品，但实䏉中，连锁公司根据其开发的目标，对自有品牌的䕑体商品的选择，主要集中在以下三个商品㕸：一是目前公司经营中高周转率、高购买乥率商品㕸的替代商品；二是高竞争性、高成长性商品㕸；三是普通供应商与配送中心无法生产加工的商品㕸（如部分生剰亳品的加工包㺙，只能在卖场内的加工场进《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
行）。 二、滞销品⎬≄业务流程 由于卖场空间和经营品种的有限，所以每导入一批新商品，就相应的要⎬≄一批滞销商品。选择和⎬≄滞销商品，成为公司商品管理的一项重要内容。 1、 典型滞销品⎬≄业务流程模式 数据分析 滞销原因确认 变更商品䰜列表 发文至门店及相关单位 门店退货 图6-2滞销品⎬≄业务流程图 （1）数据分析：根据滞销品的标准，进行数据分析。例如以销售额排行ὰ最后3%为⎬≄基准、或以每᳜销售量未达到50个单位为基准、或以商品品质为基准等，找出销售不佳、周转᜶或品质有问题的商品作为⎬≄品。 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
（2）确认原因：采购人员应了解⎬≄商品的真正原因，おコ是商品不佳，还是人员作业⭣失，如缺货未补、订货不准确、䰜列定位错误等，然后再确认是否⎬≄。 （3）告知门店：⎬≄滞销品之前，总部应至少在10天前向门店告知滞销品的项目及退换货作业的程序。 3、⎬≄商品的选择标准 滞销商品与主力商品是两类贡献正好反的商品㕸。其选择标准主要有： （1）销售额排行ὰ：即根据本公司pos系统提供的销售信息资料，挑选若ᑆ排名最后的商品作为⎬≄对象，⎬≄商品数大体上与引入新商品数相当。 （2）最低销售量或最低销售额：对于那些单价低、体积大的商品，可规定一个最低销售量或最低销售额，达不到这一标准的，列入⎬≄商品。 （3）商品质量：对被技术监督部门或ि生部门宣布为不合格商品的，理所当然应将其⎬≄。 4、退货的处理方式 滞销商品⎬≄的核心问题之一是退货的处理方式。 关于退货的处理方式，传统的作法主要有以下两种：一是总部集中退货方式，即将各门店所有库存的⎬≄商品，集中于配送中心连同配送中心库存⎬≄商品一并退送给供应商；二是门店分散退货方式，即各门店和配送中心各自将自己的库存⎬≄商品统计、᩸ᶊ、集中，在总部统一安排下，由供应商直接到各门店和配送中心取ಲ退货。传统退货处理方式是一种实际退货方式，其主要缺䱋是花费连锁商和供应商大量的物流成本。 为了降低退货过程中的无效物流成本，目前连锁公司通常采取的做法是在⎬≄商品确定后，立即与供应商进行谈判，商谈二个᳜或三个᳜后的退货处理方法，争取达成一份退货处理协议，按以下两种方式处理退货：一是将该商品作一次性ࠞ价处理；二是将该商品作为特别促销商品。这种现代退货处理方式为非实际退货方式（即并没有实际将货退还给供应商），它除了具有能大幅度降低退货的物流成本的优点之外，还为连锁公司促销活动增⏏了更丰富的内容。 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
需要说明的是：（1）选择非实际退货方式还是实际退货方式的标准，是ࠞ价处理或特别促销的损失是否小于实际退货的物流成本；（2）对那些保质期是消费者选择购买重要因素的商品，连锁商与供货商之间也可参✻⎬≄商品（虽然该商品本身不属于⎬≄商品）的非实际退货处理方式，签订一份长期“退货处理协议”，把即将到达或超过保质期的库存商品的ࠞ价处理或特别促销处理办法纳入程序化管理䔼道。 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
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第ϗ章 կᑨଚㅵ⧚ 第一节 供应商控制 随着经济的发展，连锁业在不断的进行管理模式及营销策略上的创新。近年来，我国连锁企业对连锁企业内部管理和与外部合作进行了系统的变革，但如何对供应商进行控制还有待加强。具体地说，我国的连锁企业现在更重视的是如何对下游的销售渠道进行开发和管理，而对上游供应商如何进行管理重视不够，这将成为我国连锁企业未来发展的一大䰏。因此，加强对上游供应商的管理和控制将是今后连锁企业管理的重点之一。 在连锁企业内部供应链管理的过程中，真正能够为连锁企业䌶得显著的竞争优势，即大量节省成本的是做好对上游供应商的控制。也就是说，连锁企业在将利益空间扩大到一定程度的时候，如果想得到更大的空间，就要开䕳新的利润增长点。而仅限于对其自身销售的管理显然有些力不从心。因此，加强对上游供应商的控制，建立一套系统而有效的供应商控制体系，是ᣪᥬ更多利润空间的一个行之有效的办法。当前，一些国外的大连锁企业已经对其供应商进行了一系列的控制，并已经取得明显的成效。加入WID以后，国内连锁企业面临着与国大连锁企业的激烈竞争，适应并运用这些新的连锁企业管理模式和ᗱ想，加强对连锁企业上游供应商的控制使成为加强连锁企业竞争力的客观要求，同时也是国内连锁企业今后㵡人全球一体化经济的ᭆ门ⷪ。因此，对供应商的管理控制工作有其重要性和必然性。 连锁企业管理的不断发展要求连锁企业䗤步走上合作、联盟的道路。但很容易看出，在行业供应链的各个节点之间或多或少都存在着利益上的Ⳓ，如何解决或者ࠞᔅ这些Ⳓ则是我们需要进行ⷨお和探讨的。本节，我们将在供应商控制这一领域内提出一些解决Ⳓ的方法。当然，我们的出发点是连锁商这一端。也就是说，我们ҟ㒡连锁商应采取何种方法达到让供应商做出让步，从而控制自己成本的目的。 一、供应商控制的目的——成本控制 1 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
成本控制是连锁企业整个经营活动控制的一个重要组成部分。从广义上来说，成本控制是对连锁企业经营的各个方面和环节所有成本的控制。而在此我们ҟ㒡的是和采购相联系的与供应商有关的一系列成本的控制，是一个⣁义的成本控制范⭈。 㒉观全球的知名连锁企业，我们可以发现，真正具有着很大的规模，具有很好的稳定性和成长性的公司，往往是通过运用先进的管理方法来控制其成本以实现更多利润的。世界第一大零售商≗ᇨ⥯(Walmart)就是因为在成本控制这方面ध有成效而为其发展并䎗ሙ为全球第一大连锁企业提供了条件。那么，对于供应商的控制おコ能给连锁企业在成本控制方面带来什么样的效果呢? 1．实现价格控制 我们知道，价格主要是由市场的供求关系决定的，此外，供需双方的谈判也会起到不可忽视的作用。从当前的市场状况来看，商品的价格往往是购买商与供应商谈判的重点。对于供应商来说，商品的价格的高低直接联系到其销售额和利润多少。因此，虽然在一定的压力或䇅ᚥ下，供应商会在其可以承受的程度内在价格上做出一定的让步，但它的前提是保证供应商有利可图；从另一方面看，商品价格对于连锁商来讲直接意味着它的成本，为了获得更高的利润，连锁商将努力的压低各个方面的成本，因此，它应该通过某种控制供应商的方法来控制其 2．保证商品质量 商品质量是连锁企业的生命。在现在日趋激烈的竞争中，尽管影响连锁企业㚰䋹的因素越来越多，质量仍然是企业决㚰的关键。连锁企业之间的质量竞争是非常激烈的，它不仅表现在商品的销售上，质量本身及其管理的方式也直接影响到连锁企业的商品竞争力。因此，连锁企业之间的质量竞争实际上是质量管理的竞争，国际国内的各行各业都把质量管理作为连锁企业管理的重要任务。 现在的连锁企业都非常重视商品质量的内部控制，在企业内部采用了各种质量管理方法，包括进行统计、建立质量管理体系等等。但这些工作进行时往往会耗费很多的成本。如果能够通过对连锁企业外部供应商的控制，进而加强对内部商品质量控制的话，那么连锁企业 就可以从中获得更大的成本节省。 实际上，除了连锁企业内部对商品质量管理外，对供应商的控制可以直接影响到下游连锁商对其商品质量控制的 ： 成本。这是因为，如果我们能够积极有效 2 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
的对上游供应商进行控制，供应商在做出一定让步的同时会积极的维护其与购买商之间的关系，这也就从供应商内部自然的加强了质量管理和控制，从而降低购买商在这方面的成本。此外，当连锁商与供应商达成一定的共识后，连锁商就可以更加主动的制定供应商所提供商品的特性和质量， 并通过一定的关系特定性的投资以及在技术与管理上的帮助来达到使供应商有效控制商品质量的目的。相应的，购买商本身的成本将会下降。 3．实现物流成本的节省 连锁企业非常重视如何更快更好地将商品推向市场。因为随着市场竞争的加࠻，商品必须要转化成利润才能使连锁企业得以生存和发展。为了䌶得顾客、䌶得市场，连锁企业管理进人了以消费者及消费者满意度为中心的管理。连锁企业的供应链管理也由“推式”管理 转变为以消费者需求为原动力的“拉式”管理。但物流还是一个㭘ᔅ的环节。那么，对供应商进行控制是否能起到降低物流成本作用呢?——答案是㚃定的。 在连锁企业的经营过程中，无时无ࠏ不存在着物的移动，连锁商买进商品，供应商要将其商品通过各种方式运送到连锁商的仓库。最后，商品到达顾客手中。当连锁商可以有效的控制供应商的时候，对物流的管理和物流成本的控制就不仅是连锁商的单方的行为，而是与供应商的双方面行为。为了降低成本，买卖双方可以通过协商来控制物流成本，建立起一套行之有效的物流体系。这样，下游连锁商就可以及时的得到其需要的商品，节省时间，快速的对市场变化进行反应。同时，上游供应商也可以在这一过程中节省物流成本，根据信息提高其供货效率，实现对其下游连锁商的长期稳定合作。 4．有效地控制损失 损失控制是当今连锁企业的一项重要任务。在这里谈到的损失控制实际上是一种效果，是通过控制供应商而带来的在控制损失方面的效果。因此，损失控制的方法实际上就是供应商控制本身。 (1)༥约损失控制。在很多时候连锁商会遇到这样的问题，由于供应商没有按✻༥约的 内容履行其应承担的义务，而给自己带来了严重的经济损失。 3 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
供应商和连锁商之间通常是通过签订合同，并各自履行其在合同中所䕑明的权利和义务来完成交易的。那么，怎么才能控制由于༥约风险导致的损失呢?——通过对于供应商的控制来解决这一问题是有所帮助的。因为一ᮺ连锁商和供应商在某种条件下具有了交易关系，而且双方都愿意积极的维持这样的关系，那么对于下游连锁商来讲，由༥约风险造成的损失会小得多。因为在这种情况下，交易双方的权利和义务尽管可能因合同的终结而结ᴳ，但由于相互利益的制约，相互在资金、技术管理及服务上的帮助是会持续下去的。对于供应商来讲，为了维持并不断推进双方的合作，将可能会在这方面给与相当的重视。如果通过某种方式对供应商进行适当的控制，就可以在不同程度上减少༥约损失。 (2)市场风险控制。由于市场的进一步发展以及信息的不断充分，市场需求也处在迅速的变化当中。很多连锁企业在市场销售方面下了很大的力气，包括宣传、促销等等，想通过这些方式来达到占领市场的目的。但对于有些连锁企业而言，这样的做法却收效甚ᖂ。需求信息从供应链的端不断的向上传导，然后由供应商做出一系列的反应，并进行生产和销售活动。这时，物流由供应链的初始环节——供应商流向其端——最终顾客。市场需求的变动将会直接影响到信息的变动。由于信息技术的不断完善，市场变动可以在很短的时间内通过信息流传达到连锁商那里，而连锁商需要做的是马上根据市场信息来做出反应。。如果我们可以通过对供应商控制来降低物流时间及成本，那也就意味着连锁企业可以更快的做出行动并ᡶ占市场。我们可以看到现在的很多大连锁企业，在他们得到确实的市场信息之后，可以非常迅速的做出反应并调整他们的商品及营销策略，而这一切都是与供应商息息相关的。因此，建立良好的供应商控制体系对于连锁企业来讲，不仅可以降低成本，控制其上游供应商造成的风险，还可以间接减少由于市场变动可能导致的损失。 二、供应商控制的方法之一——完全竞争控制 在ⷨお如何最优的管理供应商问题上存在着两个截然不同的供应商管理模型：供应商管理的正常交易模型和供应商管理的伙伴模型。本节所ҟ㒡的完全竞争控制是属于前者的，即供应商管理的正常交易模型。波特᳒这样描述这种供应商控制的观点：“在采购中，相应的目的就是寻找某种能够抵消或超越供应商权力源的机制通 4 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
过这种方式，采购行为可以扩展到所有可供选择的供应商，以提高企业的讨价还价能力。” 这种供应商管理的观点对连锁企业的采购战略最为关键的意义就在于：采购方有意同供应商保持正常交易管理，避免任何形式的相互承诺。完全竞争控制是正常交易关系模型中的典范，它是通过购买商对与其上游供应商的控制，来引起其供应商之间的竞争。通常，这种竞争是近乎完全竞争的，它可以提高商品的质量并且降低购买价格。当然，完全竞争控制是有其适用性的，因为不同的市场结构可以导致不同的供需双方力量的对比。因此，也就产生对供应商控制方法的不同要求和选择。 1．完全竞争控制的原理 完全竞争控制如何能够控制供应商呢?真正有效的供应商管理意味着在平衡供应商要求的同时，尽可能多地满足连锁企业的需求。连锁企业应该不断的提高供应商的主动性，而不是单方面的去要求供应商履行其难以履行的义务。比如说，规定过低的价格或过高的产 品性能等等。当然，对于连锁商来说，为了有效的控制成本，特定的要求是必须要达到的，但ᄸ立的去偒偁供应商事实已经证明是不明ᱎ的。这是因为，从某种意义上说，连锁企业与供应商之间存在利益对立，主要可以表现为图7—1所⼎的几个方面。 上述这些Ⳓ使购买商在实现其要求的过程中⺄到很多䱰，并且这些䱰在某些时候是无法通过单方面努力而排除的。因此，对于那些与连锁商之间仅仅是正常交易关系的上游供应商来说，在大部分的情况下是不会做出让步的。为了解决这个问题，连锁企业应该避免来源单一的采购。因为供应商所处的市场也处于竞争状态，利用供应商之间的竞争可以从只得到很多的好处。 2．完全竞争控制的目的 完全竞争控制主要可以达到三个目的：控制成本；信息完全化；完善市场竞争机制，创造良好的市场环境。 (1)控制成本。对于一个企业来说，降低成本将䌃こ于企业经营管理的始终。所以，控制成本是企业能否生存和发展的决定因素之一。完全竞争控制的目的就是在于有效的控制企业的购货成本及一些相关于质量控制而发生的成本。由于采取对供应商的完全竞争控制，连锁商拥有了更好的讨价还价能力，从而可以与其供应商进 5 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
行谈判，通过提供全面准确的资料来促使供应商在价格和一些相关条件上做出让步。此外，由于连锁商有意的为供应商创造了一个完全竞争的环境，导致不同的供应商为了取得在竞争中的优势而提高产品质量、控制生产成本以期在价格上战㚰竞争对手，而供应商这一系列的行动对于连锁商来讲是有利可图的。也就是说，通过完全竞争控制，连锁商获得了供需中的主动权，而这些都离不开信息充分化这一基础。 (2)信息完全化。市场的完全竞争必然伴随着信息的充分传䗦。由于完全竞争控制人为地创造了一个ሔ部的完全竞争市场，这也就实现了在这一市场环中向信息完全化的靠近。因为由于供应商之间的激烈竞争，使价格和信息都䗤⏤趋向于客观。也就是说，连锁商在ത观 供应商之间的竞争的同时，可以得到较为全面的价格及质量信息，从而获得一定的好处。因此，信息的完全化是完全竞争控制的另一个主要目的。 (3)完善市场竞争机制，创造良好的市场环境。连锁商为了䗑求利润的最大化，通过完全竞争来控制其上游的供应商。在此过程中，完全竞争，或者应该说是很接近完全竞争的一种市场结构就产生了。如果连锁商足够多，这时就可以认为连锁企业一直希望获得的完全竞争市场在一定范围内基本形成了，这对于连锁企业成长将是非常有利的。 3．完全竞争控制的运用 在连锁企业进行该采取何种供应商控制方式的决策时，首先应该对其市场环境进行分析。首先，在卖方൘断的市场上是无法使用完全竞争控制的。这是因为在供应商一端只有很少的几个供应商巨头将供应方的市场൘断了，他们不会因为ᡶ购订单而去对下游的连锁商进行任何让步。因此，下游连锁商很难通过完全竞争控制从他们那里得到好处。在这种情况下，连锁商往往只能是接受者。 在不完全竞争的市场中，尽管不存在极端൘断的情况，但连锁商的实力是十分重要的。如果下游连锁商的实力ᖂ㭘，而上游供应商的实力强大，从某种角度上讲就无ᓖ于形成了卖方൘断；因此，连锁企业的实力对于能否运用完全竞争控制是非常重要的。 相反，在买方൘断的市场上，完全竞争控制是可行的。因为买主只有一个或者少数的几个，供应商必须对下游的购买商做出种种让步才能销售它们的商品。同时， 6 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
供应商必须チ尽全力的压缩成本，提高商品质量以获得连锁商的信赖，从而与购买商建立较长期的合作关系。实际上，如果下游连锁商的实力非常䲘८，可以有足够的能力来控制其上游的供应商，是可以运用完全竞争控制来实现成本及质量控制的。 连锁商能否运用完全竞争控制就取决于连锁企业的实力。如果连锁企业有足够的能力建立起在市场上的䴌主地位，完全竞争控制是可行的。反之，连锁企业必须另寻他途，完全竞争控制对他们来说是不适用的。 三、供应商控制的方法之二——合同控制． 合同控制是连锁商通过与供应商进行谈判、协商，根据双方的利益达成某种一致，并由双方签㕆的Ḛᶊ式协议。它的目的是使双方在今后的具体购销活动中能更好地履行各自的权利义务，基于该合同产生的一切买卖行为都要以Ḛᶊ协议的规定为准。它更像是一种比较ᵒ散的合作。现在，很多大型的连锁企业都通过合同控制这种方式来进行供应商的管理。 1．合同控制的目的 (1) 节约成本。合同控制所带来的连锁商在成本上的节约和完全竞争控制是不同的。从成本压缩的程度上来看，通过完全竞争控制可以得到较为合理的价格，但并不是最低的。而且，由于市场价格有着周期性或非周期性的波动，因此，连锁商也会承担或多或少的成本；而通过合同控制而带来的成本控制可能是程度相当深的。如果下游连锁商的实力非常强大，他就有可能通过与供应商的谈判获得低于完全竞争控制带来的价格。即使下游连锁商没有那样强大的实力，但由于和供应商的长期合作，在谈判中，同样有可能获得相当低的价格。 (2)加强厂商合作。 合同控制的另一个目的是加强连锁商与其上游供应商的合作，这䖢合了当今管理 的趋势。需要强调的是，在这里所说的合作实际上是指一种合作的基础。因为合同控制在运用之前，连锁商和供应商往往都要考虑对方是否有资格或是否值得自己这样做。作为连锁商，商品的价格、质量及能否及时供给是最重要的；而供应商则更加关心连锁商在市场中的表现、能力以及可持续发展的可能性。这是因为，供应商 7 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
之所以要提供优惠条件，或者说做出让步给下游购买商就是为了能够较长期的合作，讲就是要䗑求㭘多销。因此，合同控制实际上有可能成为真实的合作。通过合同控制解决了两个连锁企业利益上的一些冲さ，并为今后进一步合作༴定了基础。因此，可以说合同控制是一种中性的控制。其优势是非常明显的。随着战略联盟的出现，这种控制方式会越来越多的被连锁商运用。 2．合同控制的缺䱋 (1)不利于供应商降低生产成本。 合同控制在有些情况下是不利于供应商降低生产成本的。这是因为供应商通过加强生 产管理、改进技术、提高生产率等一系列措施实现了生产成本的降低，这事实会直接导致供应市场上的商品价格下降。根据合同规定，此时供应商就必须按✻当前的市场价格出售商品。也就是说，尽管他们提高了生产率，降低了生产成本，但却一无所获。因此，当合同控制被广泛运用时，对促进供应商降低生产成本来说是不利的。 (2)不利于供应商提高商品质量。在完全竞争控制方式下，由于供应商必须通过降低成本提高质量来增加其竞争力，所以对商品质量的控制和改善是非常重视的。然而，在合同控制中，由于合同已经规定了商品的规格、质量等内容，因此，在某些时候，供应商不再一如既往的提高其商品质量。这是因为，提高商品质量意味着一定的投入，而这种投入不一定会为供应商带来好处。 3．合同控制的具体运用 如上所说，合同控制是一种中性的控制方式。因此，它在除卖方൘断以外的市场结构中都可以得到一定的应用。如果是在买方൘断的市场中，连锁商可以通过合同控制得到非常优८的条件，从而获得更多的利润；在不完全竞争的市场中，如果连锁商有能力掌控市场，在市场上占有相当重要的地位，则同样可以获得很大的好处。即使对于那些规模不大、对市场也不起主导作用的连锁商，同样也可以通过这种方式获得一些好处。这是因为，供应商不仅为大的连锁商提供商品，为了平衡其销售结构、降低风险水平，也会选择一些规模较小的连锁企业作为其长期合作的对象。因此，中小型连锁企业同样可以通过这种方式来获得比较低的价格，降低成本。 8 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
作为合同控制的一个关键性问题就是双方关系的建立和维护。这是因为它并不像完全竞争控制那样，连锁企业之间的关系比较ᵒ散。实际上，合同控制是一种不紧密的合作。那么，如何建立与维护这种比较ᵒ散的合作关系就显得非常重要。如果这种关系不能够得以维持的话，对于连锁商和供应商来说都是一个损失。因此，如果希望通过合同控制来达到控制供应商的目标，首先需要具备的条件就是连锁商需要拥有一些有着良好关系，具备优秀素质的供应商；其次，则是在合同控制过程中积极维护双方的利益和关系，实现有效控制，而不是仅仅在形式上合作。 四、供应商控制的方法之三——建立供应商的激ࢅ机制 前面我们提到的两种供应商控制模型。在过去，美国和日本运用了这两种不同的模式，并都在一定程度上取得了成功，到底那一个模型更好呢?实际上，在现代管理中，我们需要做的是如何从这两种供应商管理模式中获得更多的好处。也许，我们可以将这两者结合起来运用，甚至可以在它们的基础上发展更新更好的模式。美国的供应商控制主要是通过完全竞争控制来实现的，而日本的供应商控制则主要是通过合同控制。现在，各国的供应商管理模式都在向着伙伴型供应商关系和正常交易型供应商关系的组合方向发展。 1．持久正常的交易关系 纯粹的正常交易关系意味着购买商使用短期合同乥繁地在多个供货来源中䕂流购买。从经济性的角度来说，这并不是一个明ᱎ的方法。传统的正常交易模型存在以下现两个方面的不足： 交易成本过高。把采购在多个供应商之间细分降低了供应商取得较大规模经济的能力。 从实际管理供应商这个意义上讲，持久的正常交易模型与传统的正常交易模型在以下几个方面有所不同： ．连锁商在选择供应商的初期，就要进行一系列的认证工作，以确定哪些供应商有潜力在长期保持低成本。而传统的正常交易模型仅仅把标的物向所有供应商开放，而不顾及他们的能力，也不顾及与供应商的大型组合体共事而产生的管理成本。 ．供应商和购买商在连锁企业间的合作机制中将进行一些专项投资，比如订单系统、电ᄤ数据交换制度。 9 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
．只要价格具有竞争力，供应商就可以获得长期的业务保证。有利于供应商规模的扩大从而进一步节约生产成本，促进竞争以及为更为⠶固的合作创造基础。 2．战略伙伴关系 当供应商为连锁企业提供的是战略性商品时，战略伙伴关系是必要的。这是因为，战略性商品往往是具有差ᓖ性的商品。对于这种商品，连锁商和供应商的合作是极为关键的，这种商品往往能够决定连锁商在其下游市场中的销售情况。同时，对于上游的供应商来说，由于制造生产这种差别性的商品也可以获得更多的收入，而且在同业的竞争中具有独特的优势，因此，合作双方都希望能够建立起紧密的合作关系，从而实现双方的利益。这种利益的实现，无论从管理上还是技术上都需要高程度的合作。 因此，战略伙伴关系要求供应商与购买商之间建立密切地管理信息的分享系统。通过信息的及时传䗦，双方可以获得及时准确的管理资料，加强了双方在管理上的整合，促进了共同发展。正是因为由于战略性伙伴关系的存在，供应商的成功与其下游连锁商的成功是密不可分的。这样，供应商必然自发地提高主动性和积极性，致力于帮助连锁商创建最终商品市场中的竞争优势并通过合作的成功来促进自身的发展和ໂ大。 要建立完善供应商的激ࢅ体制，就要从多方面下手，最有效的方法是组合。即将现有的供应商控制方式要效率的组合起来，从而建立起一套完整的供应商控制体系。这不仅对于连锁商是有利益的，对于供应商来讲同样是有利可图的。 五、供应商角色行为 供应商和公司在一起成长过程中实现双䌶，是战略伙伴关系，供应商عᒋ的发展、ᨘ范的行为是保证公司正常供应的关键因素。 任何合格供应商，必须具备良好的运作流程、规范的行为准则制度，对于管理⏋х、行为准则不ع全的⼒会供应㕸体最好不予人选。 供应商应遵ᅜ公司制订的供应商行为准则。 供应商应与公司签订保密协议。 供应商必须遵ᅜ供应合同条款，按✻规定的质量、数量、货期及市场上的优惠价格供货。 10 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
在日常的供应过程中，使用正确的方法保证商品的供应，⽕ℶ使用以下不正当手段： 1. 通过不正当手段获得采购角色的信任； 2. 通过不正当手段入选供应商； 3. 䙔请采购人员到不عᒋ场所活动； 4. 商品以次充好； ‘ 5. І联供应商㕸体ઘᢀ商品价格； 6. 让采购角色拥有㙵份。 供应商应具备良好的售后服务意识；商品在使用、㺙配、运输等过程中，可能因为质量问题，也可能因为生产方式不当，各种原因导致商品的损ᆇ；供应商应该及时ׂ理，或者现场维ׂ，或者在供应商处维ׂ；供应商不应借放ᢪᓊ维ׂ，或者让公司㩭受损失；维ׂ费用双方协调解决。 供应商应具备良好的质量改进意识，并且意识到供应商品质量的改进就是为自己征得更大的市场，更大的发展。 供应商应具备良好的供应风险意识；有些商品将来市场需求不确定，可能有大量的需求，也可能仅具有ⷨ发阶段的供应；供应商不应有“挑㙹ᢷ⯺”的行为。 供应商应具备良好的人际沟通能力3加强试制、供应等过程中的问题沟通，将及时发现的生产问题进行沟通， 第二节 供应商评价 供应商管理的核心是把供应商纳入客户关系管理的范⭈，连锁企业的管理流程不再是以商品管理作为起点，而是ᓊ展到上游供应商，设计一种能最大限度的降低风险、强化竞争优势的合理的供应结构，并且与供应商建立一种能促使其不断降低成本、提高产品质量的长期的战略合作关系，借此增强本连锁企业的核心竞争力。 一、供应商评价管理的目标 现代连锁企业处于一种动态的环境之中，必须随时根据外在环境的变化调整其行动方略。连锁企业从选择供应商开始就必须将其纳入整个连锁企业管理系统之中。 11 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
在今天，供应商的交货、商品质量、库存水平等对连锁企业的影响越来越大，影响着采购的效率。因此，连锁企业需要对供应商的开发、控制、评价、评定及重新确定双方合作关系等多方面进行䎳䏾，保证连锁企业供应链系统的稳定和高效运作。因此，供应商评价管理可有以下具体的目标： 1．获得符合连锁企业总体质量和数量要求的商品和服务。 每一个采购方连锁企业都会有一整套的战略规划和方䩜。在选择供应商时，必须充分考虑该供应商与本连锁企业的发展方向是否一致，它所提供的商品和服务能否满足本连锁企业的质量及数量的要求。 2．确保供应商能够提供优质的服务、商品及及时的供货。 连锁企业在选择供应商时及双方的供需关系确立后，必须将优质的服务、商品及及时的供货作为评价供应商的根本原则。 3．力争以低的成本获得优良的商品和服务。 连锁企业总是以䗑求最大利润为根本目标。因此，在供需关系发生后，采购方也会采取多种措施来降低自己取得最优商品和服务的成本，能够提供最大供应价值的供应商是所有采购方都希望与之合作的。 4．⎬≄不合格的供应商，开发有潜质的供应商。 采购方与供应商之间并非是从一而终的既定关系。双方都会不断地审视和衡量自身利益是否在和对方的合作中得以实现，不符合自身利益的合作伙伴最终会被据 ᓗ。 5．维护和发展良好的、长期稳定的供应商合作关系 越来越多的连锁企业意识到，同供应商发展战略伙伴关系更加有利于自身的长远发展，采购方䇟求的应该是同供应商的长期的伙伴关系。 二、供应商评价管理的主要内容 对供应商进行评价的基础是确定评价的内容和方法。基于供应商在连锁企业供应链条中的地位和作用，可以从以下几方面加以考虑： 1．供应商是否遵ᅜ公司制定的供应商行为准则 供应商行为准则是连锁企业对供应商最基本的行为约ᴳ，也是二者保持合作的关系的基本保䱰，这是进行供应商评价的首要内容。 12 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
国6—1供应商职业道德的主要表现 3．供应商是否具备良好的售后服务意识 采购商品在㺙配使用和运输过程中可能因为质量问题或使用方式不当等原因而导致损ണ。在发生这种情况时，供应商应及时ׂ理，提供相关的售后服务支持，而不应借ᬙᢪᓊ，或者让采购连锁企业㩭受损失。 4．供应商是否具备良好的质量改进意识和开拓创新意识 随着市场竞争的加࠻，企业的技术创新、商品创新层出不か。ᇸ其是在高新技术连锁企业中，商品更新换代的速度已以日计。连锁企业的创新意识离不开供应商的支持，有时供应商的创新甚至是推动连锁企业创新的原动力之一，它为连锁企业提供了更大的利润空间。 5．供应商是否具备良好的运作流程、规范的企业行为准则和现代化企业管理制度 管理⏋х、行为规则不ع全的供应商是很难在激烈的竞争中维持生存和发展的，因为这些问题的存在不利于和采购方建立长期稳定的合作关系。 对供应商进行评价的内容涉及许多方面，不同连锁企业对此有各自的具体要求和期望。对于大型连锁企业ᇸ其是䎼国集团来讲，供应商选择的成功与否关系到连锁企业整个系统的正常运作，因此他们对供应商进行评价时有更多、更严格的标准和广泛的内容。而中小连锁企业对供应商的要求则相对较为ᆑᵒ。另外，就评价内容而言，有些方面是可以量化的，有些则只能由连锁企业在长期的运作中观ᆳ来得到。许多连锁企业根据自身规模和运作，根据实际情况形成了对供应商进行考评的指标体系。 三、供应商评价的᪡作步骤 供应商的评价选择程序可以ᔦ纳为以下图6—2所⼎的ϗ个步骤。在实际评价时，连锁企业必须确定各个步骤的开始时间。每一个步骤对连锁企业来说都是动态的(连锁企业可自行决定先后和开始时间)，是一次改善业务的过程。 要想建立基于信任、合作、开放性交流的供应链长期合作关系，必须首先分析市场竞争环境。这样做的目的在于找到䩜对哪些商品市场开发供应链合作关系才有 13 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
效，连锁企业必须知道现在的商品需求是什么、商品的类型和特征是什么，以此来确认消费者的需求，确认是否有建立供应链合作关系的必要。如果已建立供应链合作关系，则根据需求的变化确认供应链合作关系变化的必要性。供应商评价、选择不仅仅就是一个简单的过程，它本身也是连锁企业自身的一次业务流程重构过程。如果实施得好，就可以带来一系列的利益。 供应商评价指标体系是连锁企业对供应商进行综合评价的依据和标准，是反连锁企业本身和环境所构成的复杂系统的不同属性的指标，是按䲊属关系、层次结构有序组成的集合；不同行业、连锁企业，不同商品需求和环境下的供应商评价应是不一样的，但不外乎都涉及到以下几个可能影响供应链合作关系的方面。 . 供应商的业㒽。 ．人力资源开发。 ．质量控制。 ．成本控制。 ．技术开发。 . 消费者满意度。 ．交货协议。 连锁企业必须建立一个专门的小组来控制和实施供应商评价，这个小组的组员以来自采购、质量等与供应链合作关系密切的部门为主。这些组员必须有团队合作精⼲，而且还应具有一定的专业技能。另外这个评价小组必须同时得到采购方连锁企业和供应商连锁企业最高领导层的支持。 一ᮺ连锁企业决定实施供应商评价，评价小组必须与初步选定的供应商取得联系，来确认他们是否愿意与连锁企业建立供应链合作关系，是否有获得更高业㒽水平的愿望。所以，连锁企业应尽可能早地让供应商参与到评价的设计过程中来。然而，连锁企业的力量和资源↩竞是有限的，只能与少数关键的供应商保持紧密地合作，所以参与的供应商应该是尽量少的。 评价供应商的一个主要工作是调查、收集有关供应商生产运作等全方面的信息。在收集供应商信息的基础上，就可以利用一定的工具和技术方法进行供应商的评价 14 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
了。 2)对供应商进行调查。对供应商进行调查是对供应商的能力做出一种预测。一般方法是⌒出一组有资格的观ᆳ员对供应商进行访 。观ᆳ员了解供应商的⹀件和䕃件，ⷨお各种程序，同有关负责人谈᧰集有关信息。通过这些工作，对供应商是否有可能交付优质品做出预测。 (1)对㗕供应商进行调查。如供应商是企业的㗕供应商，他要提新品种，这时，企业可查询本企业对该供应商的评定资料。评定资包括该供应商的质量供应能力、交货的及时能力、对质量问题处理及时能力、财力状况以及其他相关信息。 (2)对新供应商进行调查。如供应商是准备开发的新供应商，企：进行直接调查的同时，可查询与其合作的其他企业对供应商的价资料，以获取供应商的开发实力及合作的优势等各方面信息。 (3)进行直接调查。要使调查结果尽可能反实际情况，企业就对调查的方法和内容做认真细致的考虑。总的说来，调查方法形式主义，调查的内容力求全面，调查的重点应ջ重于工序控制、员工培训和资ग़考核等方面，同时，调查要避免重复ࢇ动，利用⼒会性的质量数据库。经验表明，为了做到有的放ⶶ，有数，最好是事先编制调查表，寄发给被调查的供应商，要求如ݭ。调查组在了解供应商提供的信息之后，再到现场进行访问、核实。调查表的主要内容包括： 经营管理总体情况。包括经营宗ᮼ、质量方䩜、组织结构、企业规模、生产规模、主导产品、主要客户、合作意识等。 设计。包括设计策略与方法、采取的制度、规范的质量、现代 用、对可靠性与安全性注意的程度、工㡎变更控制、实验ᅸ或开发中心的发展等。 生产制造。包括生产技术设备、设备管理制度、工㡎策划的质施格质量、主要原材料以及外构件的主要来源、供应关系、程序。 质量控制。质量控制方法的有效性、质量计划以反对执何计 的罢看与试验。包括实验ᅸ状况、检测人员和设备、特种试验工。 人员。人员技术水平、培训计划、培训内容以及执行情况、㕸众性质量管理活动等。 成果。包括质量管理方面的业㒽、有ໄ望的用户、被调查供ᡧ商的各包商的评 15 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
价、通过质量认证、获得质量༪项、质量管理方面论文及ⷨお成果等等。 调查表的内容应尽量全面、具体，尽量用数据或量值进行表还，同时压天会调查内容便于进行现场审核。对每一新产品可同若ᑆ个有合作意向的企业，并由其主要领导确认调查内容的真实性、供应商质量管理体系审核和质量保证能力的评估。要采到优选商品，企业必须充分掌握供应商质量管理体系和质量保证体系，把握ԣ关键要素和过程。 主要审核内容有： (1)设计资格审核。根据供应商提供的样品进行试验，考ᆳ其设计能力，以判断供应商的能力或资格。制造能力是管理、技术、加工方法等各种能力的综合因此，制造资格审核就是到供应商现场进行调查、实地考ᆳ，至Ꮘ料，对供应商的能力做出评价。审核内容根据企业的情况不同有所不同，大体上是管理能力、技术能力、运用质量控制工具和手段的能力。 (3)供货质量的审核。通过查䯙以往供货质量情况，审核该供应的商品质量保证能力。具体做法是查验该供应商供应商品的䆄ᔩ有关产品质量的䆄䕑，走访使用单位，了解商品使用情况。若连续该供应商进货，ഛ未发现和发生质量问题，说明该供应商提供商品质量保证能力较好，可以信赖。 (4)供应商的质量管理体系以及质量控制能力的审核。对已经过标准的质量认证或其他的质量认证的供应商进行审核时，可到现场了解运行和㨑实情况，审查其质量管理文件，并应重点关注其反持续改进状况的管理评审、内审、㑴正(预䰆)措施、ᵾ和试验等过程。如这些方面处理得好，表明该供应商具有较完善质量管理体系，可作为企业的供应商。供应商未通过ISO9000族的质量认证或其他的质量认证，并不意味着其没有质量管理体系。只要企业对关键要素和过程控制良好，产品质量能达到要求，也为企业的供应商。供应商的质量控制能力的审核主要是了解其控制的有效性和完整性，其中，有效性集中反在对质量偏差㑴正及时性，完整性反对各方面的控制都能达到控制目标的能力。 此外，在审核过程中，还应审核对方的顾客满意度、职工素质、技备、过程能力、服务水平、财务关系等。审核和调查应形成明确的审核报告和调查报告。审核结ᴳ后，企业应对供应商的合作质量管理与控制能力、质量保证能力、履约能力、 16 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
服务与技术能进行综合评估。 4)样品、小批量试用的䡈定与审核。如果一个供应商的样件质高，但是其批量质量不尽人意的话，这个供应商不能成为企业优优先考虑的供应商。为此，企业应对新开发的供应商的样品进行䡈定审核。 (1)样品䡈定与审核。样品䡈定应符合技术规范的要求，遵循有术标准。该标准可直接采用国际标准、国家标准或行业标准，也有关标准相一致，同时，该标准应在开发样品前经双方认可，供应商加工标准一致或相容。当产品的技术规范与供应商的相关存在差ᓖ时，企业认证人员有责任向设计人员提出合理的、不影响产品质量的改动。如供应商在产品技术规范要求上有一定的实现难度时，供应商要参与供应竞争就必须进行质量整改。企业认证人员及质量管理人员和供应商一起ⷨお并实施质量改进措施。企业认证部门应组织质量小组对供应商进行审核，直到达到技术规范要求为ℶ。 供应商提供样品的方式根据所要采购的商品的形式不同而采取不同的方式。有些需要按✻图㒌或者特定的要求进行加工；有些是标准化的产品，供应商只需从库᠓中提取样品运送过来即可。因此，企业认证部门应组织设计、工㡎、质量管理部门等相关人员对供应商提供的样品及检测进行评审，目的是验证供应商的样品能否满足企业的技术和质量要求。样品评审的方法多种多样，有些样品企业本身就可以进行评审䡈定，有些样品需要花钱借助⼒会其他部门或企业协助䡈定。 (2)小批试用审核。样品的质量符合要求，并不代表小批件的质量也能符合要求。因此，确定样品合格后，可先进行小批量试用，试用合格后再批量供货或正式使用。小批试用不但验证供应商产品样品和技术要求的一致性，还验证供应商产品满足企业工㡎要求的能力以及供应商供应质量的稳定性程度。 5)供应商的确定。经过质量调查、论证、开发样品、小批量试用 等过程的选择，符合企业质量要求的即为备选的供应商。但是，供应商的选择除了考虑质量要求以外，还要考虑价格、信用、管理水平等因素。另外，同一商品的供应商数目应根据商品的重要性程度和供 应商的可靠程度而定。一般可以保持2个—3个，以保证供应的可靠性和形成竞争，有利于商品质量的持续改进和提高。 在评价的过程进行后，会得出一个决策点。根据一定的技术方法选择供应商， 17 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
如果选择成功，则可开始实施供应链合作关系。如果没有合适供应商可选，则返ಲ步骤2重新开始评价选择。 在实施供应链合作关系的过程中，市场需求将不断变化。连锁企业可以根据实际情况的需要及时ׂ改供应商评价标准，或重新开始供应商评价选择。在重新选择供应商的时候，应给予旧供应商以足够的时间适应变化。 四、供应商评价的主要方法 在大的连锁企业集团，对供应商的管理评价一般是由采购经理领导进行的。采购部门根据不同标准对供应商进行分类，并根据其供应情况计算出连锁企业设定的评价指标。在此基础上，得出对某供应商的总体评价，并根据此决定是否与其㒻续合作。连锁企业对供应商的管理不是单向的，而是需要和供应商建立合作伙伴关系，以便共同发展。因此，很多连锁企业会将评价结果反作给供应商，共同探讨提高合作效率的途径。 对供应商进行评价的最终目的是及时评定供应商的㒽效状态，并采取相应措施加以改进。供应商㒽效包括业务单元㒽效和综合㒽效。在此将ҟ㒡供应商综合㒽效的衡量方法。 五、供应商评价的相关策略 调查统计数据表明：目前我国连锁企业在选择供应商时，主要的标准是商品质量，这与国际上重视质量的趋势一致；其次是价格，92．4％的连锁企业考虑了这个标准；另外， 69．7％的连锁企业考虑了交货提前期，还有数据表明批量柔性和品种多样性也是连锁企业考虑的因素之一。调查主要统计数据如图6—3所⼎： 图6—3从选择供应商的标准统计调查数据中发现，我国连锁企业评价选择供应商时存 在这样一些问题：连锁企业在选择供应商时，主观的成分过多，有时往往根据对供应商的ॄ象来确定おコ与哪个供应商成交。另外，对供应商选择依据的标准不全面，目前连锁企业的选择标准多集中在供应商的商品质量、价格。可以把供应商分为两个层次：重要供应商和次要供应商。重要供应商是少数的、与采购方关系密切的供应商，而次要供应商是相对多的、与采购方关系不很密切的供应商。供应链合作关系的变化主要影响重要供应商，而对次要供应商的影响较小。 在㒻续深入分析的基础上，根据供应商在供应链中的增值作用和他的竞争实力 18 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
对供应商做了分类，分类矩 䰉见图6。4所⼎。 在图6—4中，㒉䕈代表的是供应商在供应链中增值作用。对于一个供应商来说，如果不能增值，那么他在供应链中就不可能存在；῾䕈代表的是某个供应商与其他供应商之间的区别。在实际运作中，连锁企业要根据不同的目标选择不同类型的供应商。对于长期需求而言，要求供应商能保持较高的竞争力和增值率，因此最好选择战略性供应商；而对于短期或某一短᱖市场需求而言，只需选择普通供应商满足需求则可，这样可以保证成本最小化；而对于中期需求而言，可以根据竞争力和增值率对供应链的重要程度的不同，选择不同类型的供应商(有影响力的或竞争性的供应商)。 还要指出的一点是，进行供应商评价是有成本的面面ׅ到地对供应商的所有方面进行评价是不符合“成本——收益”原则的。因此进行供应商评价要ᡧԣ“关键的少数”。比如，在䝓造ସ䜦的过程中，影响ସ䜦质量的因素很多，但主要因素是水的质量、䝓造的⏽度以及䝓造的时间。这三个因素控制好了，就能保证ସ䜦的质量。同样，在所有的供应商评价，要素中，质量是最基本的前提。如果商品质量过不了关，其余一切就没有再评的必要了。 六、供应商综合评价指标体系设计 要对供应链环境下的供应商做出系统全面的评价，就必须有一套完整、科学、全面的综合评价指标体系。 根据连锁企业调查ⷨお，影响供应商选择的主要因素可以ᔦ纳为以下4类： ．企业业㒽。 ．业务结构和生产能力。 ．质量系统。 ．企业环境。 为了有效的评价和选择供应商，在全面性、简明科学性、稳定可比性和♉活可᪡作性原则的指导下，在此ҟ㒡3个层次的综合评价指标体系，第一层次是目标层，包含以上四个方面；影响供应商选择的具体因素建立在指标体系的第二层；与其相关的细分因素建立在第三层。整个评价指标体系结构如图6。5所⼎(其中第3对供应商进行考核的目的是评定供应商㒽效，优化供应链结构。但是，在实䏉中，连锁 19 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
企业往往并不清楚考核的目标，或者其目标的制定不具有合理性和发展性。 1 ƽ供应商考核主要有哪些项目? 采购人员通常从价格、品质、交期交量和配合度(服务)几个方面来考核供应商，并按百分制的形式来计算得分，至 于如何配分，各公司可视具体情况自行决定： 1．价格：根据市场同类材料最低价、最高价、平ഛ价、自行估价，然后计算出一个较为标准、合理的价格。 2．品质： 批退率：根据某固定时间内(如一个᳜、一ᄷ度、ञ年、一年)的批退率来判定品质的好ണ，如上ञ年㦰供应商交货50批次，判退3批次，其批䖳率＝3十50×100％＝6％，批退率越高，表明其品质越差，得分越低。 平ഛ合格率：根据每次交货的合格率，再计算出某固定时间内合格率的平ഛ值来判定品质的好ണ，如1᳜ 份某供应商交货3次，其合格率分别为：90％、85％、95％，则其平ഛ合格率＝(90％十85％十95％)十3＝90％，合格率越高，表明品质越好，得分更高。 总合格率：根据某固定时间内总的合格率来判定品质的好ണ，如某供应商第一ᄷ度分5批，共交货10000个，总合格数为9850个，则其合格率＝9850十10000×100％＝98．5％，合格率越高，表明品质越好，得分更高。 3．交期交量： 交货率＝送货数量十订购数量×100％，交货率越高，得分就越多。 䘒期率＝䘒期批数十交货批数×100％，䘒期率越高，得分更少；䘒期越长，扣分越多；䘒期造成ذ工待料，则加重扣分。 4．配合度(服务)：配合度上，应配备适当的分数，服务越好，得分越多。 将以上三项分数相加得出总分，为最后考核评比分数，以此来考核供应商的㒽效。 ƽ供应商评估主要有哪些控制要点? 通常供应商评估的控制要点主要有以下几个方面： 1．供应商的初选及选择条件。 20 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
2．供应商的品质保证能力的调查。 3．供应商的样品品质䡈定。 4．供应商评估内容及步骤的确定。 5．供应商评估结论的审核与批准。 6．合格供应商的批准。 7*合格供应商ḷ案的建立。 8．合格供应商的供货情况定期监督与考核。 9．根据供应商定期考核情况，进行优㚰ࡷ≄或䕙导。 10．监督以及发现问题的处置。 21 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
第ܿ章 䞛䌁ࠊ 第一节 采购㒽效考核与评价的指标体系 一ǃ 采购㒽效评估的意义和原则 采购㒽效评估的意义 采购作为企业生产运作的一个重要环节，它的㒽效对企业整体目标的实现起着很重要的作用。采购在制定了采购方䩜、战略、目标及实现相应目标的行动计划后，在计划实施时还需有相应的㒽效指标，用于对采购过程进行检查控制，并在一定的阶段对工作进行总结，在此基础上再提出下一阶段的行动目标与计划，如此循环往复，不断改进。 采购㒽效评估是对采购工作进行全面系统地评价、对比从中判定采购所处整体水平的做法。采购㒽效评估的意义在于： 第一， 可以有效地保证采购目标的实现，各个企业可根据其性质和状况的 不同，设定不同的采购目标，有的企业采购偏重于“䰆弊”，采购目标要按期、按质、按量；有的企业的采购目标则注重“݈利”，采购工作除了维持正常的产销活动外，特别注重产销成本的降低。为此，各个企业需要䩜对采购所䗑求的主要目标加以评估，并督促目标的实现； 第二， 以提供改进㒽效的依据，企业实行的㒽效评估制度，可以提供客观 的标准来衡量采购目标是否达成，也可以确定采购部门目前的工作㒽效如何。正确的㒽效评估，有助于找出采购工作的缺䱋所在，从而据此ᢳ订改善措施。 第三，以作为个人或部门༪ᚽ的参考，良好的㒽效评估方法，能将采购部门 的㒽效独立于其他部门体现出来，并反采购人员的个人表现，成为各种人事考核的参考资料，依据客观的㒽效评估，达成公正的༪ᚽ，可以有效地调动采购人员积极性和开拓性，发挥团队合作精⼲，进一步地提高整个部门的效能。 第四，可以为⫘选和培ݏ优秀采购人员提供依据，根据㒽效评估结果，可䩜 1 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
对现有采购人员的工作能力缺䱋，ᢳ定培ݏ计划，有䩜对性的进行专业性的ᬭ㚆训练，有的放ⶶ的招ࢳ人才，建立一支优秀的采购队ӡ。 第五，促进各部门合作，建立利益共同体，采购部门的㒽效受其他部门配合 程度的影响很大，因此，采购部门的职责是否明确，表单、流程是否简单、合理，付款条件及交货方式是否符合企业管理规章制度，各部门的目标是否一致等，都可以通过㒽效评估予以判定，并可以改善部门之间的合作关系，提高企业整体运作效率。 第六，提高采购人员的气，有效而且公平的㒽效评估制度，可以使采购人 员的努力成果获得ಲ作和认可。采购人员通过㒽效评估，可以与业务人员或财务人员一样，显⼎出对公司利润的贡献，成为受到㚃定的工作伙伴。由此看出，采购㒽效评估不仅对采购工作，而且对企业整体运作和效益都有着不可忽视的影响。 2．采购㒽效考核与评估的基本原则 采购㒽效考核与评估的关键，一是要选择适用的衡量指标；二是㒽效指标的目标值要合理；三是确定㒽效指标要符合有关原则。一套完整的采购㒽效考核评估体系是作好该项工作的必要保证。 采购㒽效考核与评估指标的设定主要考虑采购㒽效指标的选样要同企业的总体采购水平相适应。对于采购体系不太ع全的单位，߮开始可以选择批次、质量合格率、准时交货等来控制和考核供应商的供应表现，而平ഛ降价幅度则可用于考核采购部门的采购成本业㒽。随着供应商管理程序的䗤步ع全、采购管理制度的日益完善、采购人员的专业化水平以及供应商管理水平的不断提高，采购㒽效指标也就可以相应地系统化、整体化，并且不断细化。总之，㒽效指标的选择要明确、尽量量化，要能得到ⱑ己、顾客及相关的人员的认同，现实可行。 确定采购㒽效指标目标值时要考虑以下前提：—是顾客的需求。二是所选择的目标以及指标要同本公司的大目标保持一致。三是具体设定目标时既要实事求是、客观可行，又要具有挑战性，要以过去的表现作为参考，更重要的是可与同行的ՐՐ者进行比较。 二、采购㒽效考核与评估的指标和标准 2 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
采购㒽效考核与评估的关键是要制定一套客观的、能够充分展⼎采购人员㒽效的、对考核对象有导向作用的指标体系，同时要制定相应的、合理的、适度的标准，只有这样才能真正发挥出采购㒽效和评估的监督、激ࢅ、ᚽ㔮的作用。 1．采购㒽效考核与评估的指标 采购人员在其工作职责上，必须达成适时、适量、适质、适价及适基本任务，因此，其㒽效评估自应以此“五适”为中心，并以数量指标作为衡量㒽效的尺度。 1)质量㒽效指标。质量㒽效指标主要是指供应商的质量水平以应商所提供的产品或服务的质量表现，它包括供应商质量体系、质量水平等方面，可通过验收䆄ᔩ及销售䆄ᔩ来判断。 (1)商品质量。包括批次质量合格率、商品ᢑ检缺䱋率、商品免检率、退货率等。 (2)质量体系。包括通过ISO9000的供应商比例、商品免检的供应商比例、商品免检的价值比例、围绕本公司的产品开展专项质量改进的供应商数目及比例、参与本公司质量改小组的供应商人数及供应商比例等。 2)数量㒽效指标。当采购人员为争取数量ᡬ扣，以达到降低价格的目的时，可能导致存货过多的情况。 (1)储存费用指标。现有存货利息及保管费用与正常存货水准利息及保管费用之差额。 (2)积压商品处理损失指标。处理积压商品的收入与其取得成本的差额。存货积压ᛜ多，利息及保管的费用ᛜ大，积压商品处理的损失ᛜ高，显⼎采购人员的数量㒽效ᛜ差。 3)时间㒽效指标。这项指标主要是用以衡量采购人员处理订单的效率，及对于供应商交货时间的控制。ᓊ䖳交货，固然可能形成缺货现象，但是提早交货，也可能导致买方负担不必要的存货成本或提前付款的利息费用。 (1)紧急采购费用指标。紧急运输方式的费用与正常运输方式的费用差额。 (2)缺货损失指标。除了直接减少的营业额损失外，尚有企业形象受损等间接损失。 4)价格㒽效指标。价格㒽效是企业最重视及最常见的衡量标准。䗣过价格指标，可以衡量采购人员议价能力以及供需双方势力的消长情形。通常用年采购总额、各 3 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
采购人员年采购额、年人ഛ采购额、各供应商年采购额、供应商年平ഛ采购额、各采购商品年度采购基价及年ഛ采购基价等。它们一般是作为计算采购相关指标的基础，同时是展⼎采购规模、了解采购人员及供应商负㥋的参考数据，是进行购过程控制的依据和出发点，常提供给公司管理层参考。而控制指标则是展⼎采购改进过程及其成果的指标如平ഛ付款周期等。 5)采购效率指标。品质、数量、时间及价格㒽效指标，主要是衡量采购人员的工作效果的指标，而采购效率指标通常用来衡量采购人员的能力。 (1)采购金额。 (2)采购金额占销货收入的百分比。 (3)订购单的件数。 (4)采购人员的人数。 (5)采购部门的费用。 (6)新厂商开发个数。为使供应来源充㺩，对ᚳ一来源的商品，常要求采购人员必须在期限内增加供应商家数，此㒽效指标，可用ଃ一来源商品占所有主力商品的比率来衡量。 (7)采购完成率。以该指标衡量采购人员努力工作程度的㒽效指标。完成率＝本᳜㌃计完成件数/᳜㌃计请购件数。完成件数有两种计算标准，第一种标准是由采购人员签发订购单即算，另一种标准面必须等供应商交货验收完成才算。不过，采购人员若为提高采购完成率，使议价流于形式或㤝率，则将得不ٓ失。 (8)错误采购次数。指按✻有关的请购或采购作业程序处䚉的案件。䅀如错误的请购单位、没有预算的资本支出请购案、未经购单位主管核准的案件、未经采购单位主管核准的订购单等。此误次数，应要求降至零。 (9)订单处理的时间。 2．采购㒽效考核与评估的标准 1)ग़㒽效。当采购部门，无论是组织、职责或人员等ഛ没有重大变动的情况下，可选择企业或公司ग़㒽效作为评估日前㒽效的基础。 2)标准㒽效。当ग़㒽效难以取得或采购业务变化比较大的情况下，可以使用标准㒽效作为衡量的基础。标准㒽效设定要遵循三个原则。 4 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
(1)标准要固定。标准㒽效一ᮺ建立，就不能随意变动，要有持续性和连续性。 (2)标准要富有挑战性。标准的实现具有一定的难度，采购部门和人员必须经过努力才能完成。 (3)标准是可实现的。可实现是指在现有内外环境和条件下，经过努力，确实应该可以达到的水平。一般依据当前的㒽效加以衡量设定。 3)行业平ഛ㒽效。可以借䡈与本企业采购组织、职责以及人员等方面相Ԑ的同行其他企业或公司的㒽效标准，也可以应用整个行业㒽效的平ഛ水准。 4)目标㒽效。标准㒽效是代表在现状下“应该”可以达成的工作㒽效；而目标㒽效则是在现状下，非经过一⬾特别的努力，否则无法完成的较高境界。目标㒽效代表企业或公司管理者对工作人员䗑求佳㒽效的“期望值”。 第二节 采购㒽效考核与评估的方式和技Ꮋ 在设立采购㒽效考核与评估指标同时，也要考虑如何实施采购考核与评估。第一，谁来考核、评估?哪些部门、哪些人员作为人员?第二，考核、评估周期多长?第三，有哪些评估程序? 一、采购㒽效考核与评估人员 1．采购㒽效考核与评估人员的选择 评估人员的选择与评估的目标有着密切的联系，要选择最了解购工作情况的 人员，与评估目标实现关联最紧密的部门参与评估。 常选择以下几类部门和人员参与评估。 1)采购部门主管。采购部门主管是对所管䕪的采购人员实施采㒽效考核与评估的第一人，采购主管最熟悉采购人员所做的工作务，以及工作㒽效的优ࡷ，因此，由采购主管负责评估，可以更全、公平、客观地评价每个采购人员的采购㒽效，但也应考虑主管进评估可能包含的一些个人情ᛳ因素，而使评估结果出现的偏颇。 2)财务会计部门。财务会计部门掌握着企业产销成本的所有数，全Ⲭ管制着资 5 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
金的获得与付出，因此，财务会计部门可以从采购成本的节约对公司利润的贡献，采购成本节约对资金周转的影响等方面来评价采购部门的工作㒽效。 3)销售部门。当采购项目的品质与数量对企业的产品质量与销售影响重大时，销售主管人员应参与采购部㒽效的评估。 4)供应商。供应商与采购人员工作接㾺最多、最乥繁，供应商对企业采购部门或人员的意见，可以间接了解采购工作㒽效和采购员素质。但对供应商的意见要全面分析、正确对待。 5)外界专家或管理顾问。㘬请外部采购专家或管理顾问，䩜对全Ⲭ的采购制度、组织、人员及工作㒽效，做客观的分析，可以避免企业各部门之间的本位主义和Ⳓ。 2．采购㒽效考核与评估方式 对采购人员进行工作㒽效考核和评估的方式，可以定期或不定期式进行。 1)定期㒽效考核与评估一般以目标管理的方式进行，即从各种㒽效指标当中，选择当年度重要性比较高的项目定为考核目标，年终目标实际达成程度加以考核，则必能提升个人或部门的采购㒽效。 使用这种方法主要是以工作业㒽为考核重点，比较客观公正。但应避免人们会特意䗑求考核目标的提高，而忽略其他方面，因此，要求目标的选择要高一些，选择要全面。 2)不定期㒽效考核与评估一般以特定项日方式进行，适用于新产品开发计划等，例如企业要求某项特定产品的采购成本要低于某一比例，并以此成果给予采购人员适当的༪ᚽ。 这种评估方式对提高采购人员的气㹀很大帮助。 二、采购㒽效的改进方法和技Ꮋ 1．㒽效改进切人点 采购㒽效的改进一般可以从三个方面人手，第一，营造良好的组织⇯围，充分发ᥬ潜力。第二，以业界最佳指标为༟进点，不断寻找差䎱，优化工作方法。第三，对采购商品供应㒽效进行测评，通过排行ὰ方式，༪ࢅ先进，䶁策㨑后。 6 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
任何采购组织，包括供应商，㵡洽、和䇤、流畅的工作气⇯是᧲好各项工作的基础。如果采购组织内部存在࠻烈的Ⳓ，采购人员与供应商之间互相不信任，缺У合作䆮意，工作人员的首先ᛳ觉是如履㭘ބ，处处小心行事，本来全部精力应投在ߔߗ上，但事实上却严重分散了注意力。 采购工作人员要经常把自己的业㒽与同行高水平相比，不要对已经取得的成㒽⊒⊒自୰，采购行业高手很多，特别是有过多年䎼国采购经验的高级职员，他们的经验值得借䡈学д。采购组织的管理职能部门，应定期将采购人员的业㒽、供应商的㒽进行测量，并进行排名，再配以相应的༪㔮制度，这样，采购业务就会不断改善，。 2．㒽效改善措施 (1)质量改善措施。质量的好ണ多用“不合格数与总商品数的比”来衡量，因此，可以采取以下办法： ķ依据质量数值大小对供应商进行排名，并定位出前几名最差应商，Ҹ其在规定的时间内进行改善，否则降级处分。 ĸ对有希望的供应商帮助其进行质量改进，⌒出相关技术人员、质量管理人员、采购人员等组成的小组，现场分析ⷨお，与其一起制定改善方案。 (2)成本降低措施。成本问题多用价格差额比率来衡量。 ķ按✻比率对供应商进行排名，对最差几名供应商的定价合理性进行分析ⷨお，并Ҹ其限期改进。 ĸ对表现较好没有ℎ䆜行为的供应商，通过帮助其改善包㺙运输方式等途径来降低商品成本。对于有ℎ䆜行为的供应商，要进行㔮款、䄺告、终ℶ供货合同等处分措施。 (3)挑选供应商措施。多采用及时供应率来衡量供应的好ണ。 及时供应率=（商品及时供应数/商品需求总数）*100% 因此，可采取以下改进方法。 ķ依据及时供应率数值大小对供应商进行排名，定位前几名最差供应商，分析原因所在，对属于供应商原因物料，责Ҹ供应商限期改善。 ĸ对于市场行情较好的物料，其稳定性要求较高，应提前一段时间向供应商做 7 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
预测提䝦，以便供应商安排适量的库存。 (4)增加采购柔性措施。 拓展供应商，重点商品保证三家以上供应商供应，能避免独家供应商以及佅和的供应商㕸体。 (5)考核实力措施。根据以下几个方面，䩜对具体供应商设计“实力问ो调查表”，通过打分方法获得供应商的实力量化数值： ķ技术水平。 ĸ管理水平。 Ĺ指标稳定性。 ĺ合作意识。 Ļ沟通能力。 (6)评价服务措施。根据以下几个方面，䩜对具体供应商设计“服务问ो调查表”，通过打分方法获得供应商的服务指标量化数值。 ķ商品退货配合。 ĸ上门服务程度。 Ĺ管理水平。 ĺ服务意识。 Ļ竞争公正性表现。 ļ沟通能力。 (7)评定采购工作效率措施。 采购工作效率：(期间采购成本总额/期间工作总人数)*l00％。 通过以下改进方法可以提高采购工作效率。 ķ调查行业平ഛ水平和最高水平，分析ⷨお寻找差䎱。 ĸ大多采购工作效率数值正常度与采购流程设置的合理性有关。流程简单实用，采购工作效率就会提高。 (8)测定人员流动比率 人员流动比率：(年流入／流出人数)人总人数*100％ 采购人员进出比率取值范围应是7％——15％，总体保持平衡、与业务需求相 8 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
ऍ配。 若<7％，则可能因为䖱反“流水不㜤”的自然原则，而发生严的采购问题，进而影响采购质量、成本、供应及时性等；若>15％，则可能导致采购技术的交替传᪁环境不成熟，从而导致工作人员采购᪡作熟练程度不够等问题。 (9)测定供应商流动比率。 供应商流动比率；(年流入／流出供应商)*100％ 供应商流动比率取值范围有待ⷨお，总体上应保证采购业务的正常开展。 ķ常值LJ20％，理想数值为“零”。 ĸ对൘断技术供应商尽量不采用，仅非常重要时才使用独家供应商。 Ĺ独家供应商比率在某种程度上也反企业产品技术的层次。新专利、新技术商品的独家供应的可能性较高，大众商品通常不会产生独家供应商。 (10)确定订单周期。“订单周期”是采购合同中所确定采购商品从下单到完成人库的时间差额。 (11)提高库存周转率的措施。 库存周转率：(年销售额／年平ഛ库存值)*100％ ķ根据市场预测计划和采购市场的供应行情，及时进行；ᡶ占以支持市场的销售计划，减少积压。 ĸ掌握产品的生命周期，对需求不大的㗕产品，采购计划要小心䇼ᜢ。 第三节 付款业务控制 一、采购和付款业务循环流程和文件 1．采购和付款业务循环流程 采购和付款业务循环包括为经营而获取商品所必须的决策和处理过程。这一循环一般是从提出采购⬇请开始到企业支付货款结ᴳ。它通常包括以下四个流程： （1）处理订单。商品采购人提出采购⬇请并฿制请购单是本循环的起点。为了保证商品的购入符合要求，避免过量或不必要的购入。采购需要经过适当的ᥜ权批准。为了提高采购的效率，连锁商业企业都设有专门的采购部门。在保证多供应渠道的 9 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
条件下，应该集中订货以取得数量ᡬ扣，降低进货成本。采购部门要根据批准后的请购单签发订单、订单上注明求购的数量、价格和交货时间，并送交供应商处以表明购买意愿。 （2）验收商品。企业从供应商处收到商品是本循环中的键点，正是在这一点上，连锁企业在其䆄ᔩ中确认有关应付款项。验收职能部门应检查收到的商品是否与订单上的详细项目一致。对采购数量应通过计数、称量或测量来验证，并尽可能检验商品，包括检验有无㺙运损ണ。在某种情况下，还必须通过对商品的技术分析来确定其质量是否符合规定。此外，还需检查到货的及时性和其他情况。验收完↩后，฿制验收单作为验收商品的证据，其中一份送仓库，另一份送应付䋺款䆄䋺部门以满足付款时的资料要求。 3)确认؎务。正确确认已验收商品的؎务，要求企业准迅速对采购业务进行䆄ᔩ，初始䆄ᔩ对财务报表䆄ᔩ和实际支付有重大影响。因此应特别注意按正确的金额䆄ᔩ企业确已发生的采购事项。有的企业在商品验收后确认؎务，而另一些企业д惯于在收到卖方发⼼时才䆄ᔩ。无论哪种情况，会计人员都应将应付䋺款䆄在收到供应商发⼼时，把发⼼上所列明的商品规格、价格、数量及运费等与订单、验收单的相关资料核对，发⼼经过审核入䋺后，这些采购业务就登䆄在采购日䆄䋺和应付䋺款明细䋺上。 4)处理和䆄ᔩ价款的支付。这一步骤通常采用付款߁单加以控制。多数企业的付款߁单在付款前由应付䋺款䆄䋺员掌管，付款通常是采用支⼼方式进行，支⼼的签发要求有付款߁单，加盖“款已付䅿”᠇䆄的已注销发⼼和验收单等有效证明，䰆ℶ这些单据被重复处理，支⼼要由经过适当ᥜ权的人员签ᄫ。出纳人员根据签发的支⼼及时登䆄䫊行存款日䆄䋺。签发后支⼼原件送给供应商方，ࡃ本与付款߁单和其他单据一起存ḷ。 2．采购和付款业务循环内部控制使用的基本文件 在采购和付款业务循环内部控制中使用的主要文件包括： 1) 请购单。由存货仓库、销售部门向采购部门提出商品采购⬇请并编制的单据。请购单预先编ো，并注明所须采购商品的种类、数量以及请购人。 2) 订单。由采购部门编制的ᥜ权供应方提供商品的预先编ো的文件。订单上包 10 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
括供应 方名称、采购项日、数量、付款条件、价格等，这一߁证常用于表明商品采购的批准手续，并将其送交采购方用作表明购买意愿。 3)验收单。企业收到采购的商品时由验收部对商品进行验收，并据以编制的有关收到的商品种类、数量、供方名称、订单ো以及其他有关资料的߁证。验收单须预先编ো。 4)卖方发⼼。是由卖方送来的标明采购的商品的种类、数金、运费、价格、现金ᡬ扣条件以及开⼼日期的߁证，它详细说明了由于某项采购业务而卖方的䌋款金额。 5)借项通知单。反由于退金和ᡬ让而减少向卖方付款金额的߁证。其格式常与卖方发⼼相同，用于证明应付䋺款借项䆄ᔩ。 6)付款߁单。用来建立正式䆄ᔩ和控制采购的߁单，它是采购日䆄䋺中䆄ᔩ采购的基础，也是支付䌋款的依据。一般来说，付款߁单正本必须随附卖方发⼼，验收单和订单ࡃ本。 二、采购和付款业务循环内部控制常用控制措施 为了预䰆、检查和㑴正采购和付款业务循环中的错误，建立、ع全采购和付款业务循环内部控制，连锁企业通常采取以下控制措施： 1．职责分工。在采购和付款业务循环中，为保证采购确为企业经营所需，并符合企业利益，收到的商品的完整安全，价款及时地支付供应商，应将采购与付款业务循环的下列职责进行分工： （1）提出采购⬇请与批准采购⬇请职责相互独立，以便加强对采购的控制。 （2）批准采购⬇请和具体实施采购任务的职责相互独立，以䰆ℶ采购部门购入不必要或过量商品而损ᆇ公司整体利益。 (3)验收部门与会计部门相互独立，保证按真实收到的商品数额登䆄入䋺。 (4)应付䋺款䆄䋺员不能接㾺现金，以保付䋺款䆄ᔩ的真实性、正确性。 (5)支⼼的签ᄫ和应付䋺款的䆄䋺相互独立，以保证按所卖方的真实金额按时签发 11 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
支⼼。 (6)内部检查与相关的执行和䆄ᔩ工作相互独立，以保证内部检查的独立性和有效性。 2．信息传䗦程序控制。 建立ع全与采购和付款业务循环相关的内部控制，要求企业对于与此循环相关的信息传䗦程序实施严格有效的控制。这些控制包括以下几方面。 (1)ᥜ权程序。有效的内部控制要求采购和付款业务循环的各个环节要经过适当的ᥜ权批准。这些ᥜ权批准程序包括：企业内部应当建立分级采购批准制度；只有经过ᥜ权的人员才能提出采购⬇请，采购⬇请须经独立于采购和使用部门以外的被ᥜ权人的批准，以䰆ℶ采购部门购入过量或购入不必要的商品，或者为取得ಲ扣等个人⾕利而⡎⡆企业整体利益；签发支⼼要经过被ᥜ权人的签ᄫ批准，保证购货款是以真实金额向特定供应商及时支付。 (2)文件和䆄ᔩ的使用。为了满足ع全业务审批、财产保管以及便于䆄ᔩ的要求，企业要合理地设计和使用各种文件和䆄ᔩ，具体要求包括：关键性文件，如订单、验收单、付款单、支⼼等都要预先编ো；对于连续编ো的关键性文件要由经手人员按编ো的ḷ案保存、并由独立人员定期检查存ḷ文件的连续性；订单中要包括足够的样目和空间，尽量全面详细地表明订货要求，以减少出现订货中的䘫ⓣ或供应商的误解；为了加强对企业支付采购价款的控制，应设立付款߁单制，以付款߁单作为支付货款的依据；设置采购日䆄䋺，及时完整地䆄ᔩ所有采购业务，并定期过入总䋺；对每位供应商设立应付䋺款明细䋺，并与应付䋺款总䋺平行登䆄。 (3)独立检查。在采购和付款业务循环外，还应当实施一些独立检查，䰆ℶ各环节发生⭣忽和㟲弊，同时也有利于及时消除采购和付款业务中出现连续作弊的风险。这些独立检查主要有：对卖方发⼼、验收单、订单和请购单进行独立的内部检查，确定实际收到的商品品 种、数量、价格等确实符合订购要求，与卖方实际情况一致；每ヨ采购业务都应在收到商品或卖方发⼼时，及时䆄入采购日䆄䋺和应付䋺款明细䋺，并且定期进行核对；检查付款߁单各项目的฿制是否与卖方发⼼中一致；定期检查Ꮗ编制付款߁单的各项付款业务是否及时开具了支⼼或以其他方式进行付 12 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
款，䰆ℶᓊ期支付；签发支⼼办理其他付款手续前应由负责签ᄫ的被ᥜ权人员检查所付各种߁证的一致性；定期检查采购日䆄䋺与总䋺，应付䋺款明细䋺与总䋺、行存款日䆄与总䋺的金额是否一致。 3)实物控制。采购和付款业务循环中的实物控制包括两个方：一方面，加强对已验收人库的商品的实物控制，限制非ᥜ权人员存货，䰆ℶ错用和ⲫし。验收部门的人员应独立于仓库保管人，同时加强对发生的退货的实物控制，货物的退ಲ要有经审批的合法߁证，另一方面限制非ᥜ权人员接近各种䆄ᔩ和文件，䰆ℶӾ造和更改会计资料。特别应注意对支⼼的实物控制，如应保证已签ᄫ支⼼由签ᄫ人本人寄送，不得让核准或处理付款的人员接㾺；签发的⼼应予以安全保管；作废支⼼予以注销或另加控制，并且制定一个销已签发支⼼单据的方法，如在卖方发⼼上注明已签支⼼ো码，或盖“款已付䅿”᠇䆄，䰆ℶ重复开具支⼼。 第四节 采购ಲ扣的现象和ᴰ绝措施 一、ಲ扣产生的原因和ಲ扣资金的支付方式 采购中的ಲ扣问题一直是一个不容易ᴰ绝的现象，Ҹ所有的企业头⮐不已，却又元可༜何。ಲ扣有两方面的定义：一是指卖方企业支付给买方企业或买方企业员工䌓䌖金，二是卖方企业向买方或买方企业员工支付ಲ扣以取得卖方企业员工的ℎ䆜性合作，以提高利润，而这一切是以买方企业的损失为代价的。 1．ಲ扣产生的原因。 卖方企业支付ಲ扣给买方企业员工进行І通ℎ䆜时，无非想获取两种利益。 (1)非法争取业务。一些企业运用ಲ扣，先于竞争对手获得有关买方企业计划和战略方案信息，以及买方企业估价小组所使用的未公开的投标估价准则，ً看竞争对手的密ᇕ投标；向竞争对手提供误导性信息从中⸈ണ，使其不具备资格，ㄐ络买方企业公司有影响的要员否决其他竞争对手，或者使标的设计要求只有支付了ಲ扣的卖方才能达到，以此来达到自己企业的目的。 (2)非法提高利润率。提高利润率是卖方企业支付ಲ扣的目的所在。卖方企业通 13 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
过支付ಲ扣给买方企业有关的员工，使其同意不正当的价格变动、买通买方企业的检验和质量控制部门，使低于标准的或不符合规格要求的商品得以使用，并设法避开零售企业其他职能部门对质量和价格的ᢅᗼ。 2．ಲ扣资金的支付方式。 卖方企业所支付的ಲ扣资金在䋺上没有体现，ಲ扣资金通常是通过非法经济 活动取得和支付。 (1)非现金䌓䌖。非现金䌓䌖可以作为公司一项正常开支予以盖。如公司为其工作人员购买或⾳用汽车时，可以为那些᳒公司有“帮助”的买方企业公司员工䌴送若ᑆ飞机⼼、旅行䋺单；其中最易盖䌓䌖的就是卖方企业早已提供的产品或ࢇ务，如ׂ建ԣᅙ，增加员工⽣利设施等。 (2)现金䌓䌖。即按✻卖方企业的意ᗱ使用现金进行䌓䌖。如支付㰮构的业务费。卖方企业在对方的支⼼上，只注明是一ヨ应支付给受䌓人或一家并不存的公司或І䇟者的款项，并同时将其作为销售费用、咨询费用等列支，因而可以在某种程度上盖这种支付行为。将䆄ᔩ的收入或变现后的剩余产品、过期报废的设备，以货币形式储存起来进行行䌓。从公司员工手里᧰集各种公司可以予以报销，但实际并未支出的费用发⼼（如⾕人旅行使用过的☿车⼼、飞机⼼等），公司可以以抵减收的方式获得额外收入从而抵减ಲ扣的费用。 3．卖方企业ℎ䆜的促成因素和线㋶ 了解卖方ℎ䆜的促成因素是及时识别卖方ℎ䆜的一个重要前提。任何企业都可能发生卖方ℎ䆜事件，有以下情形之一的企业更易发生卖方企业ℎ䆜事件： 1) 零售企业自身存在ℎ䆜行为或不道德行为。促成卖方企业ℎ䆜发原因，就是买方企业 本身具有ℎ䆜行为或不道德行为。֫语说：㢡㴛不ূ无㓱㲟，如果企业本身行为容ᖡ不道德行为的发生，上ṕ不正下ṕℾ，那么员工接受卖方ಲ扣或参与其他利益争༎的现象就会乥繁发生。 2) 零售企业对卖方企业的ℎ䆜方式不了解或不具备相关的知识，又太明确的 对卖方企业ℎ䆜行为进行制约的制度，很容易成为卖方企业ℎ䆜的对象。 14 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
有哪些信ো说明卖方企业ℎ䆜可能正在发生呢? (1)买方企业员工（ᇸ其是采购人员）的༶ढ生活方式。买方企业员工的༶ढ生活方式往往是其受䌓以及发生卖方企业ℎ䆜的一个强烈信ো。员工的༶՜生活方式和其收入明显不符，特别是那些有权决定供应商或掌握了大量对供应商有帮助的员工，他们的༶ढ生活力式往往䱤含着受䌓和卖方企业ℎ䆜活动。只要多加注意，不难发觉这些ᓖ常信息。 (2)不正当的单一供应商渠道。如果达到了一名好的供应商所具备的一切条件，而被选为单一渠道的供应商是很正常的一件事情。但是对单一渠道的供应商必须要有一定的䰆范制度，如安排定期的检查等，以确认货物的质量是否达到规定的要求，并在合同条款中明确指出，一ᮺ供应商的产品供应出现了问题，如不适当的价格上涨或质量达不到要求，买方企业应当能及时采取应变措施，而不是过分依赖单一供应商。如果缺У以上这些控制制度，而采用单一供应商渠道可能就是ℎ䆜行为发生的先ܚ。 (3)其他卖方企业的ᢅᗼ和⬇诉。对于竞争者而言，自然不愿看见其他企业以不正当的手段༎去其业务。当利益发生显著冲さ时，他们会向买方企业进行ᢅᗼ或⬇诉，这种ᢅᗼ或⬇诉可能说明卖方企业正在进行ℎ䆜活动。如果不䆮实的卖方企业成功地买通买方企业的某些员ϕ，并利用他们走了其他的卖方企业，被走的卖方企业会通过ᢅᗼ的方式提䝦买方企业有关人，注意到受䌓行为及ℎ䆜的发生。然而，如果被买通的员上是位有决策权的经理，与其他卖方企业团体有着非常重要的业务联系，则其他的卖方企业为了自身的利益只能采取ⴕ一ⴐ䯁一只ⴐ的政策，以免ϻ失他们已有的业务利益。 （4）利用卖方企业与买方企业员工之间的亲密关系，他们有意无意地为卖方企业进行ℎ䆜提供信息帮助，这种帮助并不以接受ಲ扣或报䝀为目的，而可能是出于友䇞或其他原因（如员工可能对企业经营者ᗔ有ᆓᗼ，希望看到经营者上当受偫而获得心♉上的满足；有时员工为了给自己退休后留一条后路，而ᬙ意帮助卖方企业，期望从卖方企业那ܓ获得工作的许诺等）。卖方企业与买方企业之间的亲密关系还包括⠊ᄤ或ྏ等，有可能会成为实方企业ℎ䆜的助手。但是从另一个角度看，对买方企业而言，有时这也是一件好事，他们也可以利用这种关系从卖方企业中获取自 15 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
己想要的信息。 （5）经常发生但却一直得不到解决的对卖方企业产品的投诉。销售人员可能对卖方企业提供的商品的质量很不满意，财务人员可能觉得卖方企业价格过高。而采购部门仍然将订单交给同一卖方企业，如果能够排除采购人员是不负责任的情况，就是卖方企业正在对买方企业进行ℎ䆜。 二、采购Ӻ理道德法律和ᴰ绝采购ಲ扣现象的措施 1． 采购Ӻ理道德法律 从事采购工作的采购人员，在他一开始从事该工作，就应该ព得相关的法律，明确自己的权利和义务的范围和界限。 在采购职能高度集中的公司里，关于明⼎或实际代理权的条文常在书面政策中很好地给出了定义，而且也被相当严格地遵ᅜ。在非集中化的环境中，书面政策常常不太完整或有些过时，䲛员和们的供应商在更大程度上常常要依赖显然ᥜ权。重新设计采购职能，常常会促使公司重新审视和重新定义他们的采购权力范围，调整采购政策和作业程序。因此，采购人员必须关心代理权力的两个方面： 1)明确权力范围。应该如何进行公司的采购活动，是否确保只有拥有明⼎采购权力的人才能进行采购，从而避免或至少减少“后门采购”。说明哪种工作头衔拥有采购权力的最新书面政策是最好的，为它们规定了实际或明⼎权力。除了正式政策，还必须有内部沟通程序，使公司的所有䲛员都知道并且定期地提䝦他们能做什么和不能做什么。 2)明确活动范围。在与供应商谈判时，确定协议法律有效性的最好办法是䄺ᚩ采购人员可能超越其权力范围的情况。当Դ认为可能出现问题的时候，要求采购人员以书面形式ᔦ纳出他能做的事，并将此内容包括在采购合同中。 随着企业䌟予他的采购人员以权力或职权，接下来就是权利和责任。因为企业信任采购员作为代理人代表其行动，采购员承诺ྨ托的责任，要完全以企业的利益为行动准则，其人个人的利益绝对不能影响决策。而且采购人员不仅要服务于企业 16 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
的财务利益；在代表企业实施采购行动的时候，他还必须在任何时候都在法律范围内行事并目真䆮地对待第三方。无论代理关系是明⼎还是ᥜ权，上述义务都存在，它们是采购道德标准的核心。因为道德要求ỡ根于代理权法，所以代理权法为一些看Ԑ道德困境的问题提供了解决方法。当可能出现利益问题的时候，即存在一种使采购员看起来不完全独立于供应商的环境，通过向公司详细说明此情况，获取公司对这种安排的同意，常常可以解决此类道德问题。这些年来公司和专业协会已经尽力阐明这些要求，而且它们常常把法律标准合并到正式的道德政策上，产生了公司的道德政策。 采购人员的多数日常活动都与合同法有关。每一次采购员和供应商之间的一个合同，要受合同法原则的约ᴳ。在涉及国际合同的时候，会遇到相互开展贸易的不同国家的法律。每个国家都有自己的合同法，但是为了促进业务的开展．许多国家通过合约联合在一起，制定了共同的合同原则——联合国际货物销售公约来管理国际业务。各个国家必须自愿地决定是否受其约ᴳ。因此当我们与其他国家的企业签订合同的时候，明确适用什么法律以及法律的内容是十分重要的。 2．如何䰆ℶᱫㆅ᪡作。 虽然ᱫㆅ᪡作一直存在，虽然不可能完全ᴰ绝此类现象的发生，但可以采取措施减少此类现象的出现，下向ҟ㒡几种䰆ℶᱫㆅ᪡作的方法。 （1）三分一统。“三分”是指三个分开，即市场采购权、价格控制权、验收权要做到三权分离，各负其责，互不越位。“一统”，即合同的签约特别是结算付款一律统管理。商品管理人员、质量检验人员和财务人员都不能够与客户见面，实行严格的ᇕ䯁式管理。财务部依据合同规定的质量标准，对✻检验结果，认真核算后付款。这样就可以形成一个以财务管理为核心，最终以降低成本为内制约机制。 （2）三统一分。商品的采购实行“三统一分”的管理机制中的“三统”是指所有采购商品要统—采购验收，统一审核结算，统一转䋺付款；“一分”则是指费用要分开控制。只有统一采购，统一管理，才能既保证需要，又避免ⓣ⋲；既保证质量，又降低价格；既维护企业信誉，又不至于上当受偫。各部门要对费用的超支负责并有权享受节约所带来的收益。这样，商品采购管理部门和销售部门自然形成了一种以 17 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
减少支出为基础的相互制约的机制。 (3)三公开两必须。“三公开”是指采购品种、数量和质量指标公开，参与供货的客户和价格竞争程序公开，采购完成后的结果公开；“两必须”是指必须在货比三家后采购，必须按程序、按法规要求签订采购合同。 (4)五到位、一到底。所䇧“五到位”是指所采购的每一ヨ商品都必须有五人的签ᄫ，即采购人、验收入、证明人、批准人、财务审查人都在߁证上签ᄫ，才被视为手续唤全，才能报销入䋺。“一到底”就是负责到底，谁采购谁负责，并且要一包到底，包括价格、质量、使用效果等都要䆄ᔩ在案，什么时候发现问题什么时候处㔮。 (5)全过程、全方位的监督制度。全过程监督是指采购前、采购过程中和采购完成后都要有监督。从采购计划的制订开始，到采购商品使用的结ᴳ，其中共有б个需要进行监督的环节(计划、审批、询价、招标、签合同、验收、核算、付款、领用)。虽然每一个环节都有监督，但重点在于制订计划、签订合同、质量验收和结䋺付款四个环节。计划监督主要是保证计划的合理性和准确性，使其按正常渠道进行；合同监督主要是保证其合法性和公平程度，保证合同的有效性，质量监督是保证验收过程不降低标准，不ᓘ㰮作假，每一个人库产品都符合买方要求；付款监督是确保资金安全，所有付款᪡作都按程序、按合向履行。如果我们能够把监督䌃こ于采购活动的全过程，就可以建立确保采购管理规范和保护企业利益的第二道䰆线。所䇧全方位的监督，是指行政监ᆳ、财务审计、制度考核三管唤下，方方面面没有䘫ⓣ，形成严密的监督网。 18 《商品采购与物流配送》采购部分上海商学院 成人教育学院
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