如何将询盘转化为订单
How to change inquiry into order
主要内容
分为三大部分：
1、分析判断询盘类型（是否有价值）
2、（迅速专业地）回复询盘
3、（持续有效地）跟进询盘
--- 有效地将询盘转化为订单
分析判断询盘类型
回复询盘
跟进询盘
1、分析判断询盘类型
——如何判断询盘是否有价值
三种分析思路：
（1）从发出询盘的动机分析
（2）从询盘的发送方式分析
（3）从询盘的内容形式分析
谨记：“每一个询盘都是我们的免费老师”。
（1）从发出询盘的动机分析
图示
假询盘
OEM
了解
今后
现需
其它
详解从发出询盘的动机分析
1、找寻现需商品的供应商，价值大（现需）
2、为今后所要采购的产品收集信息或为今后可能采购的产品建立参考档案，价值比现需小 （今后）
3、寻找生产/加工某个产品的最新供应商 （OEM)
一般这种询盘提出很多要求，内容很详细，转化为订单的可能性较小，但是证明客户的水准比我们行业高，可能是我们未来的发展趋势。
4、从其他供应商处了解现购产品的最新情况 (了解）
已有供应商，从其他供应商了解产品、价格、服务，打探信息。
5、竞争对手了解竞争产品的情况 （发假询盘）
假询盘的比例非常小，可以从IP看出来，最好不要怀疑是假询盘，宁可信其有，端正自己的心态认真对待；同时，不要让你的外国客户发假询盘给你的竞争对手，可能被竞争对手抓住机会，从而丢失现有客户。
6、其它
2、从询盘的发送方式分析
图示
电话
聊天工具
邮寄
传真
电子邮件
发送方式
详细从询盘的发送方式分析
（1）电子邮件
后面结合案例分析
（2）电话——很有价值
客户打电话过来询问产品及价格，说明客户的需求比较迫切，很有价值。
针对英语水平有限与客户电话交流存在障碍的业务员可以这样周旋：①信号不好，请求对方发邮件。② 正在开会，不方便交流，请求对方发邮件。③ 私下里熟记一段英语 ，内容例如：我们公司规定不在电话里商谈产品报价之类的重要问题，为了对您负责，也为了更好地为您服务，请求对方发邮件详细说明。
（3）传真
客户发传真过来，说明客户的意向比较大。收到传真过来的询盘，应该做以下工作：①第一时间打电话告知客户传真已经收到，将在什么时间回复传真，让客户体会到你服务的周到。②认真仔细地回复传真，提供给客户更多的帮助。
（4）聊天工具
南方人比较常用聊天工具，注意要根据自己的沟通能力、对产品的专业度以及对客户心理的把握灵活运用聊天工具，聊天工具与邮件结合使用。
（5）邮寄
欧美老牌公司习惯把价格表、产品信息、产品样板邮寄给供应商，我们应按照他的要求以最快的速度打样给他，并尽快将样板邮寄给他。
（3）从询盘邮件的形式和内容分析
①形式是否正式完整真实
主要包括：主题，称呼，署名（含公司名字，电话，传真，邮箱，网站）等
②内容是否明确具体
涉及具体产品，行业术语等。
注意：有些外国客户对中国供应商有所顾忌，担心公开过多的公司信息遭到中国供应商的打扰和不必要的麻烦，所以有些不规范、不存在的联系方式的询盘不一定没有价值。
第一部分小结
通过缜密的询盘分析，需重点对待的有价 值的询盘：
1、动机明确，目标区域的客户。
2、诚意买家，有对具体负责人员的称呼，有询问具体产品。
3、专业买家，提及某些行业内容及认证等。
4、迫切需要下单，询价直奔主题。
案例分析
——从电子邮件这一发送方式分析询盘
案例1：巴基斯坦客户
The buyer is interested in your below Products:
FAR INFARED MASSAGE TABLE
Subject: I want to buy the product you are selling in
Dear Sir,
Please send me the pricelist.
Sender’s Contact Information
Contact person: Mr Amir Butt
Company: Stylo Home Appliance
Address: Bahadurabad
Country/Territory: Pakistan
Business Email: stylo_amir@
案例1分析
1、本询盘属于万能型询盘，客户可能发给很多供应商。
2、回邮方法（参考）：可以用模板回复，把公司网站及公司相关信息简单提供给他，同时询问他对我们公司的那些款产品感兴趣，以便更准确地为他报价。
案例分析
——从电子邮件这一发送方式分析询盘（续1）
案例2：尼日利亚客户
The buyer is interested in your below Products:
Hospital Bed (BLB 2088)
Subject: Business relationship
Dear Sir,
I just saw your Products online and I am very much interested in it.
So I will like to do business with you over there, please send me PI for 1x40”HQ order.
Hope to hear from you soonest.
Best Regards!
Mr Chuks Ofor.
Sender’s Contact Information
Contact person: Mr Chuks Ofor
Company: Chumason Plaza
Address: 5 Araromi Street Orile lganmu
Country/Territory: Nigeria
Business Email: chumason_plaza@
案例2分析
1、了解尼日利亚客户的特点：
（1）一般发询盘过来比较急迫
（2）更多的时候要求供应商发邀请函
（3）也有时候要求供应商寄样板
（4）下单的机会比较小，还是有机会
2、处理的方法：
（1）认真查看客户的邮件，将他的要求列出几点，针对性的回复邮件。
（2）可以邀请客户来工厂参观，按照客户的要求寄相关的样板供他参考。
案例分析
——从电子邮件这一发送方式分析询盘（续2）
案例3：
The buyer is interested in your below Products:
Hospital Bed (BLB 2088)
Subject: Business relationship
Dear Amy,
We are Import/Export Company dealing in sales of Medical and Surgical Equipment exclusively in WEST-FRICA Countries (TOGO,BURKINA- FASO,MALI,etc..).
We are very interested by the distribution of your products in under African area. We began the studies for the information concerning the conditions of marketing of your products, complete rang.
To start the marketing, we will appreciate to receive very quickly the general price list for the products very urgently by E-mail: edimamel@ or edimamel@ or by fax:33 1 69 90 30 43 attention Mr EDORH J.
Looking forward to your esteemed co-operation and thanking you in anticipation.
BEST RGDS
J. , .
Head office: .: 12754 Lome-TOGO; Tel228) 221 60 58; Fax(228) 2216058 BP 2142 BOBO DIOULASSO BURKINA-FASO Tel./Fax: 226 20970595
案例3分析
1、本询盘属于市场调查型，可能该客户想转型做其他产品，打探各种产品的信息。
2、邮件回复的方法：
（1）我们有老客户在他的区域经营我们的产品，并且告诉他老客户主要经营的是我们的那些款产品。
（2）询问他打算在那些区域经销我们的产品，告诉他我们老客户经销的区域，避免冲突。
（3）在邮件中提供给他更多的信息，第一封邮件要体现出你的专业性，绕开直面报价。
（4）如果客户回邮了，下一步要在服务、推荐给他的经营策略及资料上下功夫，有些客户在服务和价格之间更看重服务，你可以用优质的服务征服他。
案例分析
——从电子邮件这一发送方式分析询盘（续3）
案例4：印度客户
Subject: Inquiry about Leon Medical Apparatus Co.,Ltd.
Dear Amy,
We are the importers and manufacturer of various medical equipment in India.
I am looking for the table to be supplied in India on a regular basis.
We are looking for 70 OT Tables! One of the specification will be Manual over ride in case of power failure!!! Do you have this feature in your OT Table? Which means that in case of power and battery failure the table should be able to move up and down mannualy (with the help of foot pump or by any other means).
Kindly reply on an urgent basis.
Sender’s Contact Information
Contact person: Mr naresh shukla
Company: i-care
Country/Territory: India
Business Email: @
Telephone: 91-11-30825970
案例4分析
1、印度客户的特点：
（1）对价格很敏感，总是讨价还价，很难下单。
（2）对产品的质量、功能、服务、价格、包装等方面会提出很多问题。
2、对于客户要求公司无法提供的产品的处理：
（1）首先，诚恳地告诉他我们无法提供他要求的产品。
（2）然后，推荐一个类似的产品给他，告诉他据我所知，中国还没有生产您所要求产品的厂家，我们有一款产品与其类似，具有哪些功能，不具有哪些功能，如果您有兴趣，我们将提供给您更多关于此种产品的信息，价格比您要求的产品要优惠很多。
3、启示：要灵活引导客户接受我们新的建议，引导客户更容易地做出选择，让客户接受我们可以提供的产品，将不可能转化为可能。
案例分析
——从电子邮件这一发送方式分析询盘（续4）
案例5：
Subject: Inquiry about Leon Medical Apparatus Co.,Ltd.
Dear Sir,
We are arrabon, a trading company in TUNISIA. We are interested
in your products and we want to make business relation with you.
Pls send us your rock bottom price C&F SFAX PORT-TUNISIA for
reference of operating table;
Pls mention if they are CE approved or not?
Regards
Fanie Muller
Arrabon Trading
Unit 9, Central Office Park,257 Jean Ave, Centurion
Mobile:+2782 4654 112
Fax: +2782 012 664 0587
E-mail: fnuller@
案例5分析
1、本询盘属于专业型客户的询盘，可能发给很多供应商。
2、对此种询盘的处理：
（1）回复询盘时，不要套用模板，要给人耳目一新的感觉，这样与众不同，才能吸引客户回复你的邮件。
（2）回复询盘更加专业，让客户对你的公司及产品更加有信心、更加有兴趣，提供给他更多的信息，用心回复。
3、启示：
用心回复客户的询盘。
2、询盘的回复
回复的准备：
（1）心态
要有积极向上的心态，坚持下去，不要轻言放弃。
（2）报价资料
①对产品非常了解，专业度高，有时对产品的了解超过业务员的英语水平，质量、性能、材质等方面都要很熟悉。
②对产品价格的把握要准确，报价单的制作也很重要，清晰的报价单可以吸引客户回邮。
（3）沟通准备
①了解目标客户的风俗习惯、语言习惯。例如：南美洲客户西班牙语型，英语水平不高。
②要懂得客户的心，服务到位。例如：客户打款后，备货期间，要将产品的生产进度拍照给客户参考，定期汇报生产情况，注意打款前与打款后服务都要到位。
③灵活运用MSN, Skype, 雅虎通等聊天工具。
④运用国际长途电话。
回复的原则
第一要务：迅速回复客户询盘
优质询盘：重点对待，及时回复，有问必答，完整专业。
一般询盘：也不放过，抓住给自己公司做宣传的机会。
不确定询盘：进一步沟通，要求提供公司简单介绍以及正确的联系方式，以验证客户是否是有诚意买家。
附注：收到客户的询盘，最好在24小时内回复，对于外国客户要考虑时差，例如美国客户最好下班之间回复。
回复的内容
主要包括四部分：
（1）标题
（2）邮件内容
（3）电子资料
报价表、图片等关于产品信息的附件
（4）署名
附注：邮件的写法
（1）将价格等信息写在邮件正文中。
（2）将价格表、图片以附件的形式提供。
（3）将图片格式的报价单插入到正文里面。
3、询盘的跟进
（1）对于回复或报价后回应的客户
注意：有关于产品的沟通越多，单子的成功率越大。
对于出货期不准时的解释：①我们公司订单多，生产排得很满。②我们公司重质量胜过于重生命。
（2）对于回复后没有消息了的有价值客户，不能不闻不问。
邮件跟进：①5-10天发第二封邮件。②20-30天发第二封邮件。最好附上上次报价的内容以提醒客户。
打电话询问：问客户是否收到了邮件，是不是客户的邮箱系统出了问题。
（3）若过段时间客户还是没有任何消息，再一次邮件跟进…...
跟进要学习鸵鸟精神---我心永恒，即使你已心有所属。小工厂也可以做大订单。
沟通过程中可能涉及到的一些问题以及应对方式
（1）样品及样品费的问题：一般情况下，要收样品费。
（2）产品的技术参数以及一些技术问题
（3）价格条款：FOB(指定货，指定船），CIF等
FOB适合于易变质产品、易损坏产品
CIF=成本+保险费+运费（目的港）的价格
（4）付款方式：T/T（货前付款），托收（D/P,DA) or L/C
D/P付款交单，付款交单又有“即期付款交单”和“远期付款交单”之分，远期汇票的付款日期又有“见票后××天付款”“提单日后××天付款”和出票日后××天付款”3种规定方法。付款交单——即期D／P at sight 买方应凭卖方开具的即期跟单汇票，于见票时立即付款，付款后交单。 付款交单——远期D／P after sight 买方对卖方开具的见票后××天付款的跟单汇票，于提示时应即予承兑，并应于汇票到期日即予付款，付款后交单。
D／A承兑交单，买方对卖方开具的见票后天付款的跟单汇票，于提示时应即承兑，并应于汇票到期日即予付款。承兑后交单。承兑交单并不意味买方到期一定付款，这取决于买方的信誉。
（5）包装及唛头
（6）交货期：尽量给自己留有余地。
谨记
沟通过程中不卑不亢，对自己的产品有充分的信心，同时又要灵活机动，始终使自己处于谈判的主动地位，涉及收汇风险时决不可让步，时刻别忘了遵循游戏规则。
几种常见的跟进后回复以应对策略
四种情况：
1、告诉你不及时回复的原因是收到太多供应商的邮件，需要一段时间挑选。
2、收件人不是公司决策者，要听从老板指示。
3、暂时不需要我们的产品，说以后再联系。
4、和我们打交道的是贸易商，不是最终的采购客户。
应对策略建议：
以上客户可通过发新产品介绍或者新报价的方式保持联系
相信时间久了成为你客户的可能性还是比较大的，至少让买
家对你留有印象，即使暂时不需要你的产品，日后有需要的
时候也会首先想到你。
切记：跟进沟通过程中不卑不亢，注意适度原则，做到每封邮件皆有缘由，切忌走入“死皮赖脸”的营销模式。
总结
有效地将询盘转化为订单：
心态+勤奋+技巧！！！
郝叶外贸博客： (或直接在google 搜索栏里输入“郝叶”）
邮箱：tinahau@
tinahaoye@
If winter comes, can spring be far behind?
