社保业务档案数字化监管
即时采集，随时归档实行电子档案管理可以在参保对象业务办结后立即将纸质资料扫描录入微机，不仅
避免了手工录入造成的差错，提高了工作效率，而且解决了有些单位平时不注意纸质资料的收集整理，
造成资料散失遗漏的问题。同时，电子档案不需要装订，因此可随时编号归档，解决了纸质资料平时无
法归档，必须等到年底才能整理归档的问题，保证了纸质资料的归档率和完整率。
易于管理，查阅方便电子档案是以电子数据的形式存储纸质档案资料，几百甚至几千本纸质资料用一张
光盘便可轻而易举地容纳下，而无需固定的库房、档案架、防霉防虫等设施，节约了人力和财力，管理
起来十分方便。联机后凡是在经过授权的微机上，都可以方便、快捷地查阅自己想要的各类社会保险档
案资料，提升了社会保险经办机构基础管理水平，解决了多年来传统档案管理一直处于封闭式的局面，
提高了资料档案利用价值。
监控前移，方便考核由于采用高清晰度扫描，参保人的签名、章印、审核人意见、文书中的法律条款
等，每一个细节你都看得清清楚楚，在微机中审核社会保险业务资料，可以方便地找出哪些申报表未审
核签字，哪些报表审核不认真，哪些登记表填写或资料不全等，将监控工作前移到受理录入环节，有效
地提高了各项基础工作的质量。同时为内部考评提供了新的途径和依据，想查书面资料情况直接在计算
机上就可实现，无需再到业务员或档案室调取资料检查。
实现社保业务纸质档案数字化管理的可行性
（一）取材容易，采集便捷对于社会保险业务纸质档案数字化管理来说，需要的是将纸质资料转换成电
子数据。纸质资料可通过扫描仪扫描进入微机，只需要设计出实用的社会保险业务资料档案管理软件将
它们组合、分类、存储起来，再配以适当的查询应用系统便可顺利运行。
（二）投资不大，技术不难社会保险业务纸质档案数字化管理的难点是软件的编写，虽然一般单位缺乏
熟练的程序员，但通过“借脑”的办法，结合本身社会保险业务档案工作的要求，借助外部技术人员的
力量，可以成功地解决这一难题。同时，高速扫描仪的价格不高。
（三）容易普及，实用性强软件的前台应用十分简洁，通俗易懂，先用扫描仪将纸质档案扫描进计算机
保存，再用档案管理软件将已保存的电子资料进行整理归档，然后便可按使用者的需求检索资料，使用
方法十分简单。同时，网络版的社会保险业务档案管理软件，通过授权可以实现系统内网中的任何一台
计算机都可以方便地检索和查阅社会保险业务档案资料，实现真正的资源共享，根本不需要再到指定的
档案室去，十分实用而又容易普及。其中工作量最大的是初期资料的扫描录入，但使用高速扫描仪可解
决这一问题。
实行社保业务纸质档案数字化管理应注意的几个问题
（一）加强纸质资料审核资料整理是档案数字化工作中的一个基础环节，准备不充分会造成数据录入内
容与名称不对应或资料残缺不全等现象。这要求在档案扫描前，必须加强审核，对装订物影响扫描工作
进行的档案，应拆除装订物，拆除装订物时应注意保护档案不受损害，不允许裁切档案纸张。破损严重
无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复；折皱不平影响扫描质量的原件应先进行处理（压平或熨
平）后再进行扫描。
（二）加强数据质量控制与管理对于扫描好的数据信息，由质量检查人员把关，检查扫描数据质量是否
符合最终存储归档标准。对在高速扫描过程中出现的不合格数据，做人工处理。如果发现漏页、重张等
问题，要求及时补扫或在系统中删除重张那页。对于扫描数据不清晰的，在数据信息问题记录单上记录
并重新扫描。当发现不符合规则的数据，利用系统提供的功能，对扫描好的数据进行修改或更正。数据
档案信息虽然不怕虫蛀、霉烂，但也有其缺点，一旦发生中毒、计算机硬盘损坏等情况，将会造成数据
的丢失。因此要加强对已录入的数据的保存，在加强对计算机安全管理的同时，可定期对数据进行备
份，确保数据不丢失；还要加强数据的保密处理，防止人为破坏。
（三）加大相关人员的培训随着信息技术的高速发展，档案管理由过去的劳动密集型转变为以现代化办
公设备为依托的知识密集型的工作模式，档案数字化建设的过程与新知识、新技术的普及和应用密不可
分，所以，人才队伍是关系到档案数字化建设成败的关键因素。因此，应加大有关人员的岗位培训力
度，重点学习与信息化相关的系统开发与维护、数据化加工与管理、数据库运行管理等，以适应档案信
息化建设的需要。数字化档案的产生，结束了上千年来纸张记录信息等人类发展进程的历史。数字化档
案凭借其记录存储信息巨大、查询检索高效准确、保管节省空间等许多优于传统纸质档案的特点，很快
成为档案现代化管理的必然趋势。美国是信息化和法律化高度发达的国家，其社会保险档案已实现了数
字信息化管理。因此，从我国社会保险业务纸质档案的特点来看，数字化档案逐步取代纸质档案将成为
历史的必然，从而极大提升社会保险档案管理水平。
作者：马万强单位：广西壮族自治区社会保险事业局
