高效时间管理
现状
障碍
前提
观念
关键
技巧
行动
+
常见的浪费时间的行为示例
1、自我因素：
混乱
拖延
授权不足
个人需求（社会交往、社会接受度、完美度、风险规避）
2、环境因素：
访客
电话
邮件
等候
会议
危机
上司决策失误
病因
授权不足
犹豫不决
半途而废
故意纵容
担心遗忘
对策
• 该扔则扔
• 不要移师暗处
• 不放无关物品，将物品放在固定地方。
• 让秘书协助建立良好的文件管理系统
• 让文件在面前只流通一次
• 下班最后一件事 --- 收拾办公桌
为什么拖延？
喜欢做的事情喜欢做的事情
熟悉的事情熟悉的事情
容易做的事情容易做的事情
花费时间少的事情花费时间少的事情
已排定时间的事情已排定时间的事情
资料齐全的事情资料齐全的事情
经过筹划的事情经过筹划的事情
别人的事情别人的事情
有趣的事情有趣的事情
紧急的事情紧急的事情
不喜欢做的事情不喜欢做的事情
不熟悉的事情不熟悉的事情
难做的是事情难做的是事情
花费时间多的事情花费时间多的事情
未排定时间的事情未排定时间的事情
资料不齐全的事情资料不齐全的事情
未经筹划的事情未经筹划的事情
自己的事情自己的事情
枯燥的事情枯燥的事情
不紧急的事情不紧急的事情
对策
• 切香肠法，各个击破，逐步解决
• 用平衡表分析，对比拖延的理由
和不拖延的好处。
• 改变自己爱拖延的思维方式
• 避免过分的追求完美
授权有道
管理是通过他人将事情办妥。
授权就是将分内的若干工作委托部属履行。
主管所授予的权力应以刚好能够完成指
派的工作为限度。
授权不卸责。
给谁授权？
下属、同事、上级
外部资源
其他：设备、标准、流程、培训等
哪些事情可以授权？
o 管理者亲自履行的工作
o 管理者必须亲自履行，但可借助部属帮
忙
o 管理者可以履行，但部属若有机会也可
代行
o 必须由部属履行，但在紧急关头可获管
理者协助
o 必须由部属履行
授权为什么困难？
担心部属做错事
担心部属表现太好
担心丧失对部属的控制
不愿意放弃得心应手的工作
找不到适当的部属授权
如
何
授
权
？
瓶颈多半位于瓶的上端
沟通技巧不佳
令部属等候（傲慢、优柔寡断、遥控）
干扰部属的工作
过分挑剔细节
纵容或无视传达信息的人员，任意提高
信息的紧迫性
高效时间管理的前提
积极的心态
使命与目标
持
续
成
熟
模
式
图
独 立 （我）
公众成功公众成功
个人成功个人成功
依赖（你）依赖（你）
互赖（我们）互赖（我们）
3）要事第一
1）主动
积极
2）以终
为始
4）双赢思维
5）知彼
解己
6）统合
综效
7）不断更新
主动积极的理解主动积极的理解
受
制
于
人
主
动
积
极
刺 激 反 应
刺 激 反 应
选择的自由
自 觉
想象力 良 知
独立意志
刺激
目标能唤起
你最高尚的
才能
自己的
切合实际的
书面的
可衡量的
有时限的
平衡和谐的
下年目标
3-5年目标
10年目标
20年目标
人生目标
目标金字塔
使命宣言
角色
目标
每日目标
每周目标
月度目标
季度目标
年度目标
目标金字塔
每周目标
角色
目标
计划
行事历 授权
—— 规划长期目标
使命宣言 角 色 目 标
—— 规划每周目标
角 色 计 划目 标
行 事 历
授 权
为什么不做计划？
过分强调“知难行易”
认为不做计划也能获得实效
不了解做计划的好处
认为计划赶不上变化
不止如何做计划
四 代 时 间 管 理 理 论
• 第一代时间管理 ----备忘录型
• 第二代时间管理----事先规划安排行程
• 第三代时间管理----规划、定优先顺序、操
之在我
• 第四代时间管理----以原则为中心，以良知
为导向，创造高品质生活
什么是时间管理？
科学的选择
艺术的平衡
有障时间管理的四种观念
视时间为主宰：重形式不重实质（岁月不饶人、时间
是最好的试金石）
视时间为敌人：重效率不重效能（与时间赛跑）
视时间为神物：忘记时间
视时间为奴隶：工作狂
工作狂的害处
工作效率降低
养成拖延的习惯（珀金森定律）
可能导致工作的失败
“工作狂”的原因
勤勉等于成就？勤能补拙？
天黑就吹口哨？
欠缺时间管理的技能
显示重要性
满足烈士感
不知休闲的乐趣
逃避不愉快的家庭生活
时间管理的关键
优先计划管理
时间管理通则
把每天要做的事列一份清单
确定优先顺序，从最重要的事情做起
每天都这么做
——世界最大的钢铁制造公司伯利恒
钢铁公司管理顾问李爱菲
重要，
非紧急
重要，
紧急
重要
紧急
M1M1M2M2
M3M3M4M4
非重要，
非紧急
非重要，
紧急
优先矩阵 事关重大者不可受制于细枝末节事关重大者不可受制于细枝末节
优先矩阵分类表：
偏重各类事务的结果：
重要，
非紧急
重要，
紧急
重要
紧急
M1M1M2M2
M3M3M4M4
非重要，
非紧急
非重要，
紧急
尽量避免尽量避免
扩大扩大M1M1
尽量减少尽量减少
M3M3事情事情
多投资时多投资时
间在间在M2M2
尽量避免尽量避免
M4M4事情事情
优先矩阵 事关重大者不可受制于细枝末节事关重大者不可受制于细枝末节
高高 效效 能能 组组 织织
紧 急 不 紧 急
重
要
不
重
要
I
III
II
IV
20-25% 20-25%
65-80% 65-80%
15% 15%
>1% >1%
4代时间管理的着眼点
第一代：易有成就感，但没有“优先”观念
第二代：能未雨绸缪，但也不分轻重缓急
第三代：有目标追求，但一、三类事务耗时较
多
第四代：承认人比事重要，我比别人重要，针
对个人独有的使命，帮助个人平衡发展生活中
的不同角色，并且全盘规划日常生活，着重第
二类事务的完成。
如 何 处 理 高 价 值 活 动
• 让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于
做琐碎的小事。
• 坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终
的结果。
• 设定最后期限，合理安排事情的进展。
• 将大项目分解，逐步完成。
• 高效运用自己的黄金时段
• 奖励自己，始终保持积极进取的态度。
如 何 处 理 低 价 值 的 活 动
• 授权或分派出这些活动，节约自己的时间。
• 降低自己的标准，不要追求完美。
• 学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。
• 将它们汇总，集中时间处理。
做正确的事比正确的做事更重要
知 识
(做什么,为何做)
习 惯 的 建 立
知识
（做什么、为何做）
意 愿
(想要去做)
技 能
(怎么做)
习 惯
现在就做
立即行动
••找出一件一直为你所忽略，但是找出一件一直为你所忽略，但是
会对个人回事业产生重大影响的会对个人回事业产生重大影响的
事，写下来作为近程目标事，写下来作为近程目标
••根据优先矩阵估计自己化在这四根据优先矩阵估计自己化在这四
类事务上的时间，然后连续三天类事务上的时间，然后连续三天
记录行事历，每十五分钟为一单记录行事历，每十五分钟为一单
位，验证正确与否？你是否满意位，验证正确与否？你是否满意
自己运用时间的方式？有没有应自己运用时间的方式？有没有应
当改弦易张之处？当改弦易张之处？
••列举可授权的事项及合适的授权列举可授权的事项及合适的授权
对象，并付诸行动对象，并付诸行动
••规划下一周的活动，依据不同角规划下一周的活动，依据不同角
色设立目标，再把目标转化为行色设立目标，再把目标转化为行
动，列入行事历。一周后，检讨动，列入行事历。一周后，检讨
自己是否成功的把人生目标和价自己是否成功的把人生目标和价
值观融入日常生活，意志是否坚值观融入日常生活，意志是否坚
定？定？
••下定决心，以后每周固定规划行下定决心，以后每周固定规划行
事历，并选择一定时间来进行。事历，并选择一定时间来进行。
••设计合用的表格设计合用的表格
