会议与商务活动
會議的含義
會議﹕就是聚眾議事﹐即眾多的人
員聚集起來一起商討問題。
會議組織結構
會前准備。
會間工作。
會後工作。
第一节 会议筹备
技能要求
拟定会议议程、日程
正确选择会址，安排与会人员的食宿和交通
知识要求
会议议程、日程的区别
会址选择的方法
會前准備
確定會議名稱。
制定會議議程和日程。
會場的布置。
確定與會者。
制發會議通知。
1.確定會議名稱
會議名稱的組成﹕
會議主辦瓣名稱
會議的主題
會議的類型
例如：河职院关于秘书考证的专家研讨会
2.制定會議議程和日程
擬定會議議程
会议议程是对会议所要通过的文件、所须解决
的问题的概略安排，并以序号将其清晰的表达
出来，会前发给与会者。
會議議程的制作格式包括
標題
題註
正文
议程表的设计
1、注意议程顺序所涉及事物的习惯性
顺序和公司章程有无明文规定
2、第一项是宣布议程，总结再安排讨
论的问题，将同类性质的问题集中排
列
3、保密性较强的议题，一般放在后面
会议议程：
1、宣布议程
2、说明人员缺席情况
3、宣读并通过上次的会议记录
4、财务主管报告
5、其他报告
6、新的议题
7、有关人事任命
8、提名并选举新的负责人
9、通知有关事项
10、宣布休会
上司认为这份议程表有问题，需要修改：
天地公司销售团队会议、议程表
公司销售团队会议将在5月25日星期一上
午9：00在公司总部的三号会议室举行。
1、销售二部经理的人选
2、东部地区销售活动的总结
3、上次会议的记录
4、销售一部关于团队沟通问题的发言
5、下季度销售目标
6、公司销售人员的招聘和重组
天地公司销售团队会议议程表
公司销售团队会议将在5月25日星期一上午
9：00在公司总部的三号会议室举行。
1、宣布议程
2、说明有关人员缺席情况
3、宣读并通过上次会议的记录
4、东部地区销售活动的总结
5、销售一部关于团队沟通问题的发言
6、公司销售人员的招聘和重组
7、销售二部经理的人选
8、下季度销售目标
会议日程
指会议在一定时间内的具体时间，如有说明可
附于表后，会前发给与会者
(日程安排的內容必須考慮時間﹑內容﹑地點三要
素)
日程一般采用简短文字或表格形式
例子
天地公司新产品销售展示会日程安排
日
期
时间 内容 地点 参加
人
自责
人
备
注
20
03
年
11
月
12
日
8:30 报到 餐厅门厅 全体
员工
9:00 销售主管做介绍 会议厅
9:50 休息
10:00 销售活动录象 餐厅三层 自由
参加
12:00 自助午餐 餐厅二层
13:30 销售部人员讲解
广告宣传单
会议厅 全体
员工
15:30 分小组讨论与咨
询
餐厅三层
16:30 散会 自由
参加
议程和日程的区别
1、议程和日程都是会前发出
2、议程和日程的安排必须吻合
3、议程和日程制定后，须经主管领导审
核方可实施
4、议程的编制在前，一旦确定就不再变；
日程在时间、地点、人员上，如有变化
可做调整
5、议程是会议内容的简要排序；日程则
是具体、详细的安排
选择会址
1、交通便利
2、会场大小应与会议规模、主题相
符
3、场地有良好的设备
4、场地不受外界干扰
5、选择会议地点应考虑有无停车场
6、场地租借成本合理
☆會場的布置
會場布置的形式
相對式﹑全圍式﹑半圍式﹑分散式
主席台布置的技巧
主席台的座位布置﹑講台話筒﹑休息室﹑會標﹑會
徽﹑畫像﹑旗幟﹑標語﹑花卉﹑燈光﹑色調
排列會場座次的技巧
主席台座次的排列
會場人員座次的排列
橫排法﹑豎排法﹑左右排列法
主 席 台
禮 堂 形
主 席 台
教 室 形
主 席 台
弦 月 形
全圍式 多邊形 全圍式 橢圓形 全圍式 長方形 全圍式 圓形
半圍式 橋形
半圍式 T字形 半圍式 馬蹄形
主桌
主桌
分散式 方桌形 分散式 V字形
分散式 圓桌形
前 排 前 排
橫式 通欄形 橫式 分欄形
不同的会议有不同的气氛
人代会、党代会
表彰会、庆功会
报告会、总结会
协商会、座谈会
¨ 庄严隆重、朴素大方
¨ 气氛热烈、喜气洋洋
¨ 简单朴素
¨ 气氛和谐
☆4.確定與會者
選擇﹑確定與會者
參加會議的單位
參加對象的職務或級別
參加對象的身份
參加對象的代表性
參加會議的總人數
與會者的編組
按與會者所在的單位編組
按與會者所在的行業或系統編組
按與會者所在的地區編組
按議題編組
♂5.制發會議通知
會議通知的擬寫
包括﹕標題﹑通知對象﹑正文﹑落款日期
恰時發出會議通知
擬寫完畢後﹐應及時出出﹐讓與會者作好充
分的準備。
会议通知
致：各部门经理
发自：总经理秘书刘丽
日期：2002年7月15日
主题：部门经理的圆桌会议通知
2002年7月25日上午11：00，在燕都宾馆会
议室举行全体部门的圆桌会议。
下午12：15分将有午餐供应。假如您不能参
加请在7月24日之前打电话62479521告知。
希望您届时参加。
委托书
兹任命（人名）和（人名）作为我的代
理人参加（日期）（时间）在（地点）举行
的（公司名）股东大会。他们均为本公司的
高层管理人员或部门经理人。不管此次会议
如期还是延期召开，他们都将作为我的全权
代表，行使我出席时所拥有的全部权力。
生效日期：
签名：
地址：
邮编：
请于12月1日以前将回执寄回。
ƀ我准备参加此次会议
ƀ我将届时赴会，并带—宾客来。
ƀ我不能参加此次会议。
署名：
公司：
会议回执
第二节 会中工作
会前服务
会议记录
编写会议简报
技能要求
1、做好会议记录
2、做好会议期间的信息沟通
3、做好会议值班、保卫工作
知识要求
1、会议记录的基本常识
2、信息沟通的基本要求
☆会前服务
接待
签到
簿式签到﹑卡片签到
电子签到﹑单式签到
引导座次
☆簿式签到（签到表）
C:%5CDocuments%20and%20Settings%5Cacer%5C%E6%A1%8C%E9%9D%A2%5C%E6%A9%AB%E5%BC%8F%E6%9C%83%E8%AD%B0%E7%B0%BD%E5%88%B0%E8%A1%A8%E6%A0%BC%E5%BC%
☆电子签到
☆引导座次
方桌会议
圆桌会议
会议记录
正式的会议记录是会议进程的原始记
录，是具有法律效力的档案，因此务必
准确、完整和条理清晰。
记录的准备工作
记录的格式
记录的内容
记录的方法
会议记录的修改
会议记录的要求
准备工作（物品准备）
1、钢笔、铅笔、笔记本、记录用纸
2、录音机、磁带（补充手工记录）
3、备有一份议程表和其他相关资料及文
件，需要核对相关数据和事实时随时使
用
4、会前了解座位图（识别会上发言者）
5、利用录音记录时，须手工记录，以防
录音机中途出现故障
☆会议记录格式
记录头
会议名称；会议时间；会议地点；会议主席；
会议出席、列席和缺席情况；会议记录人员
主体
会议发言和议定事项
审阅签名
凡重要会议，或涉及到有关议定事项的会议，
会议主席均应在会议记录主体之后签名
会议记录的内容
1、会议描述（会议类型、时间、日
期、地点）
2、会议与会者姓名（主席的名字在
最前，记录员的名字在最后）
3、会议过程
4、主席、记录员签名
会议记录的方法
1、重点记录讨论的观点、决议、决定，
重要声明、修正案内容、结论，须一字
不露的记录下来，其他内容可以概括记
录
2、漏记的内容，先做记号，会后对照录
音磁带修改，也可提示会议主持人请发
言者重复或对某一术语做简要解释
3、与会者提出意见、建议，须把人名记
录下来
☆
完全记录法
精详记录法
摘要记录法
包括掌声、笑声、插话
都有记录在案（录音）
多用于党政机关领导班子
的重要会议（有话必录）
要求：真实、准确、完整
一般会议通用的记录要求
要求：有所取舍、适当归纳、
不可歪曲 （最多使用)
会议记录的修改（会议纪要）
1、定稿之前，向主席提交一份草稿经他
签字批准
2、如果某一成员指出会议记录中的一个
错误，经会议批准，主席或秘书可以在
会议记录中改正这一错误
3、会议记录一经签名，不能再做变动
会议记录的要求
准确（内容真实可信，准确无误，一旦
会议主席签名，全体成员通过，则不得
再行改动）
完整（所有要点完整记录）
简洁
快速
规范
确保会议期间信息沟通
一、信息的收集、传递、反馈
1、全面收集信息
2、深入实际，掌握第一手材料
3、注重信息的加工提炼
4、注重时效，反馈信息
二、会议期间对外宣传
1、处理与新闻媒体的关系
2、注意内外有别，严守单位秘密
3、在传递上本着对象、效果、时效、费
用的原则
4、注意收集外界舆论和新闻报道，为领
导提供参考
5、会议结束后，召开记者招待会提供必
要的信息
信息加工的形式
1、综合加工
2、提炼加工
3、推导加工
信息传递方式
1、口头传递
2、影像传递
3、电子系统传递
4、专人传递
注意事项
会议信息收集力求全面、真实、及时、
适用、重点突出
与新闻媒体沟通要以礼相待、以诚相待、
平等相待、迅速及时
会议的值班工作
1、协助收集有关情况
2、控制与会无关人员出入
3、要有公司和各部门领导的联系方式
4、备有一份设备维修人员、车队调度人员、
食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录
5、坚守岗位，保证会议信息畅通
6、监督和协助专职会议人员做好服务
7、做好会议间各项活动与各种矛盾的协调
8、建立领导带班制度
会议保卫工作
1、包括与会人员人身安全
2、会议重要文件保卫
3、会场和驻地的保卫
4、会议各种设备用品保卫
5、与会者私人贵重物品保卫
6、准备一定急救箱
☆第三节 会议的善后工作
完善會后服務。
整理會議文件。
擬發會議紀要。
總結會議經難。
技能要求
1、进行会议文件的立卷归档
2、做好会议经费结算工作
知识要求
1、会议文件资料的立卷归档的要求
2、会议经费结算的方法
☆1.完善會后服務
安排與會者返程
及時調派車輛﹑送別與會者
會場清理
清理茶具﹑退還設備
☆2.整理會議文件
收集文件
需收集的文件
會前準備並分發的文件﹑會議期間產生的
文件﹑會後產生的文件
收集會議文件的技巧
會前分的保密文件的清理﹑完成收集文件
的登記手續﹑及時收集完文件
整理歸檔
整理會議記錄
立卷歸檔
☆擬發會議紀要
會議紀要的擬寫
會議紀要的種類
辦公會議紀要﹑工作會議紀要﹑協調會議紀要﹑
研討會議紀要
會議紀要的內容
會議情況簡述﹑對會議主要精神的闡發
會議紀要的印發
確定印發范圍
簽發會議執行
会议文件资料立卷归档的步骤
1、会议文件的收集整理工作
（1）确定会议文件的收集范围
（2）选择收集会议文件的渠道
（3）运用收集文件的不同方法
2、会议文件的立卷归档：把会议过程中
的一整套材料，进行分类立卷归档
注意事项
1、会议文件责任要落实到人
2、收集文件应严格履行文件登记手续，
并认真检查文件是否缺件、缺页、缺损
的情况。（如出现类似情况，应尽快及
时采取补救措施。）
3收集过程中要注意保密
4会议文件立卷归档工作要严格遵守档案
制度
会议经费结算工作：收款与付款的方法
1、收款的方法和时机（有些会议要由与会代表
向主办方支付一些必要的费用：如资料费、培
训费、住宿费、餐饮费。）
（1）在会议通知或预定表格，注明收费标准和方法
（2）注明与会人员采取的支付方式（现金、支票、信
用卡）
（3）如用信用卡收费，问清姓名、卡号、有效期
（4）要开具发票的，事先与财务部门确定收费开票程
序，无法开票项目，协商开具证明或收据
掌握付款的方法和时间
设备和服务 付款方法、时间
演讲者 事先预定费用 活动后付演讲者
食品饮料 事先商定费用 预定时交定金，活动
后支票结帐
会议地点 事先商定费用 预定时交定金，活动
后支票结帐
其他费用偿付 事先确定的费用，活动后开
具帐单
收到帐单批准后支票
付款
文具和打印 活动前申请安排，活动前可
用零用现金购买
零用现金偿付
文具定购开票付款
音像辅助设备 活动前确定租用费用 活动后开票结帐
注意事项
1、会议经费的名称要规范
2、遵守公司零用现金、消费价格及
用品报销的各种财务制度和规定
☆總結會議經驗
會議結束後﹐秘秘書人員應回顧﹑總結會務工作
﹐肯定成績﹐找出存在的問題﹐為今后召開同
類會議積累經驗。
總結的形式有﹕
座談會
表彰會
書面總結
案例分析
公司准备在暑假召开一个各部门负责人的
培训会议，经理让秘书钟苗选择一个会议地点，
钟苗经过仔细考虑，预定了位于市郊风景区的
一家酒店，价格相对便宜，而且风景宜人。经
理及参加培训的人员都很满意。
点评：由于该会议的参加者都是本单位人
员，可一起驱车前往，所以郊外是比较理想的
选择，不但价位适中，而且位于风景区，可使
与会者身心放松。
案例分析
名山公司要召开2003年度总结大会，作为大会工作人员的王
琴主要负责会议文件材料工作。会前王琴进行会议筹备有关信息
的搜集，为会议议题的确定及大会会议材料的形成做好准备。年
度大会的工作报告非常重要，包括一定时期的工作总结、体会或
者经验，对目前情况的分析和下一步工作的思路、要求及具体措
施等内容。为此，王琴有针对性地、广泛搜集一段时间以来各方
面工作的进展情况。会议期间王琴认真做好会议记录，力求会议
记录准确、完整，忠实发言人的原意，并进行会议发言录音和录
像。为了使会议信息尽快传递给与会者，她及时编写会议简报、
使会议达到良好的效果。会后王琴认真编写会议纪要，作为与会
代表贯彻执行的依据，推动会议精神的贯彻落实，她还搜集齐会
议期间所有文件材料，及时整理有关会议文件，为会议文件的归
档打下基础。王琴大会期间的表现赢得了大家的一致好评。
点评：会议信息流动和处理是否科学、务实、有效，直接影
响会议的质量和效率，影响会议的实际效果。王琴的会议信息工
作实际上是确保会议信息有效流动，实现会议目的的工作。考试
大编辑整理
案例分析
天地公司年底为表示对客户的谢意，召开了客户
联谊会，会后共进晚餐。负责接待工作的秘书钟苗根
据上司的指示和宴会惯例，安排桌次座位。这次宴会
共设3桌，餐厅正面靠墙为主桌，编1号，靠入口处为2、
3号桌，摆成三角形，突出主桌。重要客户在主桌。为
方便来宾入席，钟苗特意做了座位名签，并摆在桌上。
但由于这次联谊会时间紧，与会人员名单确定得晚，
钟苗在抄写时漏了应便在主桌的一位重要客户，结果
致使该客户入席时找不到座位，出现了十分尴尬的场
面。
点评：秘书钟苗在安排会议晚宴时，只注意到桌
次的正确安排和名签的摆放，但忽略了对人员和名签
的核对，致使重要嘉宾未能受到应有的礼遇，给组织
的公关工作造成了不良的影响。
案例分析
某公司要举办成立大会，请了有关单位的领导参加，
秘书小李负责嘉宾的邀请。她用电话通知各位嘉宾，
但有的嘉宾电话没通，所以没有找到，事后她把这件
事忘掉了，会前也没和嘉宾再次确认。对于重要嘉宾
发出了邀请函，但邀请函不是十分美观，比较简陋。
结果开会那天，来的嘉宾很少。
点评：秘书小李的做法有许多不妥之处。邀请嘉
宾是一项重要的工作，一定要抓住确认环节，这样才
不会使组织很被动。另外，要注意邀请的礼节，在邀
请函和请柬这些事情上都要精益求精，显示出组织应
有的尊重和诚意。
案例分析
某公司举办大型服装新品展销会。与会者
是来自各大公司的老总或经理。本次活动得到
了媒体的广泛关注。当地政府也对此产生了浓
厚的兴趣。该公司也向当地政府发出了邀请。
由副市长代表参加。市长由于有另外一个活动，
不能确定。展销会即将开始时，市长却来到了。
各嘉宾已经在台上就座。但发现没有市长的名
台和座位，会议主办方十分尴尬。
点评：该公司应实现考虑好领导的到来可能
性。即使不来，也要做好物品的准备工作。
技能题
便 条
钟秘书：
定于下周一上午9：00召开的2月份的总经理办公会，目前决
定上会的事项有：研究总经理助理的人选问题、3月份组织青年
员工参加野外拓展训练活动的实施问题、春节慰问老职工的费用
额度问题、生产部主管人员调整问题以及春节后如何开展2007年
第一次的春季商品促销活动。请你将拟写的会议议程于明天一早
交给我（注：请考生在备注中说明自己安排事项先后的原因）。
另外，我正在修订公司的会议管理规定，请你就会议时间的长短
问题谈谈你的看法。
行政经理××
××年×月×日
