企业内部控制应用指引第 7 号——采购业
务
第一章 总 则
第一条 为了促进企业合理采购，满足生产经营需要，规范
采购行为，防范采购风险，根据有关法律和《》，制定本指引。
第二条 本指引所称采购，是指购买物资（或接受劳务）及
支付款项等相关活动。
第三条 企业采购业务至少应当关注下列风险：
（一）采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造
成库存短缺或积压，可能导致企业生产停滞或资源浪费。
（二）供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机
制不科学，授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现
舞弊或遭受欺诈。
（三）采购验收不规范，付款审核不严，可能导致采购物资、
资金损失或信用受损。
第四条 企业应当结合实际情况，全面梳理采购业务流程，
完善采购业务相关管理制度，统筹安排采购计划，明确请购、审
批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限，
按照规定的审批权限和程序办理采购业务，建立价格监督机制，
定期检查和评价采购过程中的薄弱环节，采取有效控制措施，确
保物资采购满足企业生产经营需要。
第二章 购 买
第五条 企业的采购业务应当集中，避免多头采购或分散采
购，以提高采购业务效率，降低采购成本，堵塞管理漏洞。企业
应当对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换。重要和技术性较
强的采购业务，应当组织相关专家进行论证，实行集体决策和审
批。
企业除小额零星物资或服务外，不得安排同一机构办理采购
业务全过程。
第六条 企业应当建立采购申请制度，依据购买物资或接受
劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关
部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序。
企业可以根据实际需要设置专门的请购部门，对需求部门提
出的采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排企业的采购
计划。
具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预算
执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。对
于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相
应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。
第七条 企业应当建立科学的供应商评估和准入制度，确定
合格供应商清单，与选定的供应商签订质量保证协议，建立供应
商管理信息系统，对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货
及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和综合评
价，根据评价结果对供应商进行合理选择和调整。
企业可委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信。
第八条 企业应当根据市场情况和采购计划合理选择采购方
式。大宗采购应当采用招标方式，合理确定招投标的范围、标准、
实施程序和评标规则；一般物资或劳务等的采购可以采用询价或
定向采购的方式并签订合同协议；小额零星物资或劳务等的采购
可以采用直接购买等方式。
第九条 企业应当建立采购物资定价机制，采取协议采购、
招标采购、谈判采购、询比价采购等多种方式合理确定采购价格，
最大限度地减小市场变化对企业采购价格的影响。
大宗采购等应当采用招投标方式确定采购价格，其他商品或
劳务的采购，应当根据市场行情制定最高采购限价，并对最高采
购限价适时调整。
第十条 企业应当根据确定的供应商、采购方式、采购价格
等情况拟订采购合同，准确描述合同条款，明确双方权利、义务
和违约责任，按照规定权限签订采购合同。
企业应当根据生产建设进度和采购物资特性，选择合理的运
输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜。
第十一条 企业应当建立严格的采购验收制度，确定检验方
式，由专门的验收机构或验收人员对采购项目的品种、规格、数
量、质量等相关内容进行验收，出具验收证明。涉及大宗和新、
特物资采购的，还应进行专业测试。
验收过程中发现的异常情况，负责验收的机构或人员应当立
即向企业有权管理的相关机构报告，相关机构应当查明原因并及
时处理。
第十二条 企业应当加强物资采购供应过程的管理，依据采
购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况，对有可能影响生产
或工程进度的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案。
企业应当做好采购业务各环节的记录，实行全过程的采购登
记制度或信息化管理，确保采购过程的可追溯性。
第三章 付 款
第十三条 企业应当加强采购付款的管理，完善付款流程，
明确付款审核人的责任和权力，严格审核采购预算、合同、相关
单据凭证、审批程序等相关内容，审核无误后按照合同规定及时
办理付款。
企业在付款过程中，应当严格审查采购发票的真实性、合法
性和有效性。发现虚假发票的，应查明原因，及时报告处理。
企业应当重视采购付款的过程控制和跟踪管理，发现异常情
况的，应当拒绝付款，避免出现资金损失和信用受损。
企业应当合理选择付款方式，并严格遵循合同规定，防范付
款方式不当带来的法律风险，保证资金安全。
第十四条 企业应当加强预付账款和定金的管理。涉及大额
或长期的预付款项，应当定期进行追踪核查，综合分析预付账款
的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等情况，发现有疑问
的预付款项，应当及时采取措施。
第十五条 企业应当加强对购买、验收、付款业务的系统控
制，详细记录供应商情况、请购申请、采购合同、采购通知、验
收证明、入库凭证、商业票据、款项支付等情况，确保会计记录、
采购记录与仓储记录核对一致。
企业应当指定专人通过函证等方式，定期与供应商核对应付
账款、应付票据、预付账款等往来款项。
第十六条 企业应当建立退货管理制度，对退货条件、退货
手续、货物出库、退货货款回收等作出明确规定，并在与供应商
的合同中明确退货事宜，及时收回退货货款。涉及符合索赔条件
的退货，应在索赔期内及时办理索赔。
财政部解读内控配套指引之采购业务
《企业应用指引第 7 号—— —采购业务》中所称采购，是指企
业购买物资（或接受劳务）及支付款项等相关活动。其中，物资主
要包括企业的、商品、、固定等。采购是企业生产经营的起点，既
是企业的“实物流”的重要组成部分，又与“资金流”密切关联。众所周
知，采购物资的质量和价格、供应商的选择、采购的订立、物资的
运输、验收等供应链状况，在很大程度上决定了企业的生存与可持
续发展。采购流程的环节虽不是很复杂，但蕴藏的却是巨大的。基
于以上考虑，《企业内部应用指引第 7 号—— —采购业务》对采购
的主要流程进行了梳理，明确了采购业务的主要风险点，有针对性
地提出了相应的控制措施。本文就此进行解读。
企业在健全采购业务内部控制时，应当比照健全资金、资产业
务内部控制，着力从全面梳理相关流程入手。在此过程中，企业应
当对采购业务管理现状进行全面分析与评价，既要对照现有采购管
理制度，检查相关管理要求是否落实到位，又要审视相关管理流程
是否科学合理、是否能够较好地保证物资和劳务供应顺畅、物资采
购是否能够与生产和销售等供应链其他环节紧密衔接。在此基础上，
要着力健全各项采购业务管理制度，落实责任制，不断提高制度，
确保物资和劳务采购按质、按量、按时并且高效地满足生产经营的
需求。
一、采购业务流程
采购业务流程主要涉及编制需求计划和采购计划、请购、选择
供应商、确定采购价格、订立框架协议或采购合同、管理供应过程、
验收、退货、付款、控制等环节。如右图所示。该图列示的采购流
程适用于各类企业的一般采购业务，具有通用性。企业在实际开展
采购业务时，可以参照此流程，并结合自身情况予以扩充和具体化。
二、各环节的主要风险点及管控措施
（一）编制需求计划和采购计划
采购业务从计划（或）开始，包括需求计划和采购计划。企业
实务中，需求部门一般根据生产经营需要向采购部门提出物资需求
计划，采购部门根据该需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，统
筹安排采购计划，并按规定的权限和程序审批后执行。该环节的主
要风险是：需求或采购计划不合理、不按实际需求安排采购或随意
超计划采购，甚至与企业生产经营计划不协调等。
主要管控措施：第一，生产、经营、建设等部门，应当根据实
际需求准确、及时地编制需求计划。需求部门提出需求计划时，不
能指定或变相指定供应商。对独家、专有、专利等特殊产品应提供
相应的独家、专有资料，经专业技术部门研讨后，经具备相应审批
权限的部门或人员审批。第二，采购计划是企业年度生产经营计划
的一部分，在制定年度生产经营计划过程中，企业应当根据发展目
标实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划，防止采购
过量或不足。第三，采购计划应纳入采购，经相关负责人审批后，
作为企业刚性指令严格执行。
（二）请购
请购是指企业生产经营部门根据采购计划和实际需要，提出的
采购申请。该环节的主要风险是：缺乏采购申请制度，请购未经适
当审批或超越授权审批，可能导致采购物资过量或不足，影响企业
正常生产经营。
主要管控措施：第一，建立采购申请制度，依据购买物资或接
受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关
部门或人员的职责权限及相应的请购程序。企业可以根据实际需要
设置专门的请购部门，对需求部门提出的采购需求进行审核，并进
行归类汇总，统筹安排企业的采购计划。
第二，具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照
预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。
对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相
应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。第三，具备
相应审批权限的部门或人员审批采购申请时，应重点关注采购申请
内容是否准确、完整，是否符合生产经营需要，是否符合采购计划，
是否在采购预算范围内等。对不符合规定的采购申请，应要求请购
部门调整请购内容或拒绝批准。
（三）选择供应商
选择供应商，也就是确定采购渠道。它是企业采购业务流程中
非常重要的环节。该环节的主要风险是：供应商选择不当，可能导
致采购物资质次价高，甚至出现行为。
主要管控措施：第一，建立科学的供应商评估和准入制度，对
供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，确定合格的供应
商清单，健全企业统一的供应商网络。企业新增供应商的、供应商
新增服务关系以及调整供应商物资目录，都要由采购部门根据需要
提出申请，并按规定的权限和程序审核批准后，纳入供应商网络。
企业可委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信调查。第二，
采购部门应当按照公平、公正和竞争的原则，择优确定供应商，在
切实防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质量保证协议。第三，
建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度，对供应商提供物资或
劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等
进行实时管理和考核评价，根据考核评价结果，提出供应商淘汰和
更换名单，经审批后对供应商进行合理选择和调整，并在供应商管
理系统中作出相应记录。
（四）确定采购价格
如何以最优“性价比”采购到符合需求的物资，是采购部门的永恒
主题。该环节的主要风险是：采购定价机制不科学，采购定价方式
选择不当，缺乏对重要物资品种价格的跟踪，导致采购价格不合理，
可能造成企业资金。
主要管控措施：第一，健全采购定价机制，采取协议采购、招
标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式，科学合理地确定
采购价格。对标准化程度高、需求计划性强、价格相对稳定的物资，
通过招标、联合谈判等公开、竞争方式签订框架协议。第二，采购
部门应当定期研究大宗通用重要物资的构成与市场价格变动趋势，
确定重要物资品种的采购执行价格或参考价格。建立采购价格数据
库，定期开展重要物资的市场供求形势及价格走势商情分析并加以
合理利用。
（五）订立框架协议或采购合同
框架协议是企业与供应商之间为建立长期物资购销关系而作出
的一种约定。采购合同是指企业根据采购需要、确定的供应商、采
购方式、采购价格等情况与供应商签订的具有法律约束力的协议，
该协议对双方的权利、义务和违约责任等情况作出了明确规定（企
业按照支付合同规定的结算方式向供应商支付规定的金额，供应商
按照约定时间、期限、数量、质量、规格交付物资给采购方）。该
环节的主要风险是：框架协议签订不当，可能导致物资采购不顺畅；
未经授权对外订立采购合同，合同对方主体资格、履约能力等未达
要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈，可能导致企业合法权益受到
侵害。
主要管控措施：第一，对拟签订框架协议的供应商的主体资格、
信用状况等进行；框架协议的签订应引入竞争制度，确保供应商具
备履约能力。第二，根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情
况，拟订采购合同，准确描述，明确双方权利、义务和违约责任，
按照规定权限签署采购合同。对于影响重大、涉及较高专业技术或
法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财会等专业人员参与
谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。第三，对重要物资验
收量与合同量之间允许的差异，应当作出统一规定。
（六）管理供应过程
管理供应过程，主要是指企业建立严格的采购合同跟踪制度，
科学评价供应商的供货情况，并根据合理选择的运输工具和运输方
式，办理运输、投保等事宜，实时掌握物资采购供应过程的情况。
该环节的主要风险是：缺乏对采购合同履行情况的有效跟踪，运输
方式选择不合理，忽视运输过程保险风险，可能导致采购物资损失
或无法保证供应。
主要管控措施：第一，依据采购合同中确定的主要条款跟踪合
同履行情况，对有可能影响生产或工程进度的异常情况，应出具书
面报告并及时提出解决方案，采取必要措施，保证需求物资的及时
供应。第二，对重要物资建立并执行合同履约过程中的巡视、点检
和监造制度。对需要监造的物资，择优确定监造单位，签订监造合
同，落实监造责任人，审核确认监造大纲，审定监造报告，并及时
向技术等部门通报。第三，根据生产建设进度和采购物资特性等因
素，选择合理的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜。第
四，实行全过程的采购登记制度或信息化管理，确保采购过程的可
追溯性。
（七）验收
验收是指企业对采购物资和劳务的检验接收，以确保其符合合
同相关规定或产品质量要求。该环节的主要风险是：验收标准不明
确、验收程序不规范、对验收中存在的异常情况不作处理，可能造
成账实不符、采购物资损失。
主要管控措施：第一，制定明确的采购验收标准，结合物资特
性确定必检物资目录，规定此类物资出具质量检验报告后方可入库。
第二，验收机构或人员应当根据采购合同及质量检验部门出具的质
量检验证明，重点关注采购合同、等原始单据与采购物资的数量、
质量、规格型号等是否一致。对验收合格的物资，填制入库凭证，
加盖物资“收讫章”，登记实物账，及时将入库凭证传递给部门。物资
入库前，采购部门须检查质量保证书、商检证书或合格证等证明文
件。验收时涉及技术性强的、大宗的和新、特物资，还应进行专业
测试，必要时可委托具有检质的机构或聘请外部专家协助验收。第
三，对于验收过程中发现的异常情况，比如无采购合同或大额超采
购合同的物资、超采购预算采购的物资、毁损的物资等，验收机构
或人员应当立即向企业有权管理的相关机构报告，相关机构应当查
明原因并及时处理。对于不合格物资，采购部门依据检验结果办理
让步接收、退货、索赔等事宜。对延迟交货造成生产建设损失的，
采购部门要按照合同约定索赔。
（八）付款
付款是指企业在对采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序
等内容审核无误后，按照采购合同规定及时向供应商办理支付款项
的过程。该环节的主要风险是：付款审核不严格、付款方式不恰当、
付款金额控制不严，可能导致企业资金损失或信用受损。
主要管控措施：企业应当加强采购付款的管理，完善付款流程，
明确付款审核人的责任和权力，严格审核采购预算、合同、相关单
据凭证、审批程序等相关内容，审核无误后按照合同规定，合理选
择付款方式，及时办理付款。要着力关注以下方面：第一，严格审
查采购发票等的真实性、合法性和有效性，判断采购款项是否确实
应予支付。如审查发票填制的内容是否与发票种类相符合、发票加
盖的印章是否与票据的种类相符合等。企业应当重视采购付款的过
程控制和跟踪管理，如果发现异常情况，应当拒绝向供应商付款，
避免出现资金损失和信用受损。第二，根据国家有关支付结算的相
关规定和企业生产经营的实际，合理选择付款方式，并严格遵循合
同规定，防范付款方式不当带来的法律风险，保证资金安全。除了
不足转账起点金额的采购可以支付外，采购价款应通过办理转账。
第三，加强和定金的管理，涉及大额或长期的预付款项，应当定期
进行追踪核查，综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性、不
可收回风险等情况，发现有疑问的预付款项，应当及时采取措施，
尽快收回款项。
（九）会计控制
会计控制主要指采购业务会计系统控制。该环节的主要风险是：
缺乏有效的采购会计系统控制，未能全面真实地记录和反映企业采
购各环节的资金流和实物流情况，相关会计记录与相关采购记录、
仓储记录不一致，可能导致企业采购业务未能如实反映以及采购物
资和资金受损。
主要管控措施：第一，企业应当加强对购买、验收、付款业务
的会计系统控制，详细记录供应商情况、采购申请、采购合同、采
购通知、验收证明、入库凭证、退货情况、、款项支付等情况，做
好采购业务各环节的记录，确保会计记录、采购记录与仓储记录核
对一致。第二，指定专人通过等方式，定期向供应商寄发函，核
对、、预付账款等往来款项，对供应商提出的异议应及时查明原因，
报有权管理的部门或人员批准后，做出相应调整。
三、采购业务的后评估
由于采购业务对企业生存与发展具有重要影响，《企业内部控
制应用指引第 7 号—— —采购业务》强调企业应当建立采购业务后
评估制度。就此，企业应当定期对物资需求计划、采购计划、采购
渠道、采购价格、采购质量、采购成本、协调或合同签约与履行情
况等物资采购供应活动进行专项评估和综合分析，及时发现采购业
务薄弱环节，优化采购流程，同时，将物资需求计划管理、供应商
管理、储备管理等方面的关键指标纳入业绩考核体系，促进物资采
购与生产、销售等环节的有效衔接，不断防范采购风险，全面提高
采购效能。
