专题·企业档襄工作调研
中国建筑工程总公司
"走出去"战略调研报告
文/国家档案局经科司调研组
企业境外机构和挠外投资项目档案
(以下简称"搅外档案" ) 是境外单位和
项目的重要知识资产和l核心信息资源、，在
维护权益，特别是赢得法律诉讼、规避合
同风险等方面发挥着重要作用。境外档案
工作为搅外单位提供了可靠的信息资源保
障，在服务国际化经营上发挥着重要作用。
同时，搅外档案工作也是加强:民外单位内
部管理和控制的重要基础，是检验境外单
位整体管理水平的主要抓手。 20 16年3月，
国家档案局经科司赴中国建筑工程总公司
(以下简称"中国建筑" )调研驻外机构和l
境外投资项目档案管理工作。
基本情况
中国建筑是全球最大的投资建设集
团，是中央直接管理的国有重要骨干企
业。 2016年位居 《财富》 杂志"世界500强
企业"排行榜第27位，分支机构及业务经
营遍布全球100多个国家和地区，涉及工
程建设、投资开发、勘察设计等多个领域。
中国建筑档案管理与企业发展同步，按照
"统一领导、分级管理"的原则， 经过:60余
年的探索与发展，已建立较为健全的档案
管理体系。近年来，在推进企业档案现代
化管理、提升服务企业中心工作能力、 完
善企业档案人才队伍建设等方面取得了较
30 回国铛踊 20 1 7 .3
为突出的业绩。
在推进企业档案现代化管理方面，中
国建筑建立并完善了全集团"四化融合"
(目p档案管理标准化、信息化融合g 档案
存储集成化、数字化融合g 档案借阅平台
化、流程化融合g 档案成果共享化、知识化
融合)的档案管理体系，基本建成中国建
筑标准化档案管理信息系统一一中国建筑
数字档案馆和档案数据目录同步中心，实
现了各单位档案数据目录集中共享和档案
数据集中管理。在提升档案管理服务企业
中心工作能力方面，中国建筑持续强化档
案基础利用管理，以融入企业管理流程为
途径，强化专项考核为抓手，大力推进核心
档案、工程档案和l搅外档案基础管理。 持
续完善档案信息资源开发体系建设， 建立
全集团档案宣传管型机制和l档案信息资源、
标准化开发机制，组织开展系列档案编研
工作，并基于标准化档案管理信息系统，
有效提到了全集团档案信息资源的整合能
力。初步统计，自20 11年以来，企业档案管
理在法律诉讼、催收清欠、项目履约、技术
攻坚等领域直接或间接创造效益逾 13亿
元。在完善企业档案人才队伍建设方丽，
中国建筑实施"人才强档"战略，建立全
系统档案(资料)管理人员配置标准和l职
业发展机制， 实施全集团集中培训管理及
常态对标交流管理机制， 完善了档案专家
评选机制和l骨干人才梯队培养机制，并于
20 16年对档案专家库成员进行了扩充，档
案专家队伍及其业务管理能力涵盖企业业
务经营各个领域。
境外机构档案管理成效
多年来，中国建筑档案工作在服务中
国外交、维护企业权益及其风险防范、企
业生产经营与内部管理等方面均发挥了有
效价值。
作为20世纪七八十年代中国首批"走
出去" 的中国企业， 30年多来，中国建筑承
担了我国绝大多数援外项目，在110多个国
家和地区建造了5600多项工程，保存各类
境外合作协议、工程档案逾10万卷，从工
程援外的角度见证了70年代以来我国近
50年的外交发展，成为中国今天带一
路"宏大战略下国家宝贵的涉外财富。
1 .利用档案多次挽回重大损失
近20年来 ， 基于档案资料，中国建筑
较为全面地完成了伊拉克债权索赔的各类
档案资料梳理，向国际联合索赔委员会提
出索赔诉求，委员会几乎支持了企业的全
部诉求，为国家追回经济赔偿3 . 8亿美元、
为中国建筑挽回经济损失逾9亿美元。中
国建筑以档案为基础，赢得了卡塔尔新
机场CP61工程非法解约仲裁案的终审裁
决，为企业减少经济损失，并获得赔偿款
共计8100万美元，同时几乎驳回ND l A全
部的反索赔，成为中国建筑历史上金额最
高的一次国际仲裁案件的胜诉裁决。中国
建筑中东公司棕榈岛项目索赔约亿元
人民币(1. 3亿迪拉姆) , 2008年双方就
索赔额达成一致，最后一批索赔款已于
20 1 2年清偿完毕120 14年，天阁项目再次
成功索赔约亿元人民币(1. 56亿迪拉
姆)。在这些索赔成功的项目中，档案起到
了关键的作用。
2 服务企业生产经营与内部管理效
果显著
2015年，中建阿尔及利亚公司承接的
机场新航站楼项目在实施过程中通过利用
往年的承建机场航站楼项目档案，较好地
优化了报审流程，取得了较好经济效益。
加强境外机构和项目档案工作经验
中国建筑档案工作服务企业"走出去"
战略主要是依托其扎实的境外机构和项目
档案工作。为了加强挠外机构和l项目档案工
作，中国建筑形成了一到虫特的方法。
1 .逐级递进的业务建设方式是有效
机制
实现档案工作对境外业务的有效服
务，境外机构和项目档案业务建设是基
础。为了加强境外机构和项目档案业务建
设，中国建筑根据国际化进程加快的实际
和境外机构的设立、运营'情况，形成了底
线管理、标准化管理和集中统一管理的逐
级递进的业务建设方式。底线管理是指新
成立的境外机构要根据《中国建筑股份有
限公司境外机构及项目档案管理办法(暂
行) }} 要求，档案目录、管理类核心档案、
以股份公司名义签约重点境外项目等核心
档案须上报总部档案室保管。标准化管理
是针对发展成熟的境外机构的管理要求:
机构档案业务除满足底线要求外，还必须
在机构、人员、制度、设施设备等方面满足
《中国建筑股份有限公司境外机构及项目
档案管理办法(暂行) }}要求。集中统一管
理则是针天才新境外机构升级为总部直管二
级子企业的境外机构所提出的管理要求，
要求在档案业务标准化的基础上，实现填
外机构档案资源的集中管理。
2 加强资源管控是有效手段
为了加强境外机构和项目档案管理，
中国建筑对挠外机构和项目档案资源实行
运回境内管理，并通过摸索形成了形式多
样的管控模式，保证了档案资源安全。中国
建筑所属的中海集团、中建阿尔及利亚公
司、中建美国公司，档案资源自总部的境外
业务管理部门负责管理，境外业务部门定
期向中国建筑总部报送档案目录，实现了
企业总部对境外机构和l项目档案资源的有
效管控。对于歇业关闭的境外机构，财务
会计类档案、商务合同及竣工类核心资料
等须运回国内由境外业务管理部门保管。
截至目前，将资料运回国保管的机构包括:
伊拉克办事处、欧洲办事处、埃及经理部、
塞舌尔经理部等lO余家经营机构。
对境外承建的在建项目，在执行当地
法律法规要求的同时，遇到当地经济、市
场环境发生变化时，档案资料要及时运回
境内保管。
3 加强考核是有效措施
中建八局天津公司采用搅外机构项目
档案与境内机构项目档案相同考核的兑现
机制，将工程项目管理档案纳入考核，分别
由公司科技部门、档案部门、项目部总工程
师分别打分， 三者的平均得分为最终得分，
并以此作为兑现项目风险抵押金的依据，
未能按时完成资料归档的项目不予兑现。
正是有了考核机制，才使得该公司所有境
外竣工项目工程档案归档率达95%以上。
4 推进档案管理对标和档案管理信
息化是重要抓手
20 11年，中国建筑开始探索推进境外
机构档案标准化管理，制定境外机构档案
标准化手册， 并进行一对一的对标指导。经
过对标，中建美国、 中建南洋等7大境外机
构档案均在短时间内达到总部要求。
中国建筑还通过推进境外机构档案
信息化加强境外机构和项目的档案管理。
中国建筑美国公司通过建立云数据平台实
现了电子文件实时归档，使归档率得以大
幅度提高; 中国建筑阿尔及利亚公司、中东
公司、南洋公司也都正在通过档案信息化
加强档案信息资源的集中和管控。
启示
随着我国企业国际化市场经营的不断
深入和互联网技术的广泛应用，做好境外
档案的安全保管和有效利用对于我国企业
发展具有重要的发展意义。我国企业应从
以下几方面加强境外档案管理工作:
一是企业要将境外档案管理工作纳
入总部档案部门业务指导和监督范围。总
部档案部门应定期对境外档案工作进行指
导和监督。 二是要制定完善的制度。所制
定的境外档案管理制度应具有针对性，重
点要明确职责分工、文件材料归柏范围、档
案保管期限、管理流程和应急预案。 三是
要将境外档案管理要求融入境外市场开
拓与境外企业日常管理流程，建立涵盖全
业务流程的境外档案管理体系。四是要大
力推进境外机构档案人才队伍建设。五是
以推进档案信息化为手段，推进境外档案
标准化管理与档案信息资源开发、共享。
六是国家档案行政管理部门也要加强对
境外档案的管理，尽快制定境外档案的规
定， 加强业务指导与监督检查，为我国企业
"走出去"提供支撑和服务。因
责任编辑黄佳音
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