忙要忙的有意义
主讲 夏世洪
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请闭目60秒思考这个问题——
如果您的余生只剩下3天,
您会做哪3件事情?
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下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”。
1.你通常工作很长时间吗？
2.你通常把工作带回家吗？
3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？
4.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？
5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？
6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？
7.你时常在做重要工作时被打断吗？
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8.你在办公室用餐吗？
9.在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？
10.你时常把工作拖到最后一刻，然后很努力地去做完它？
11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？
12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？
13.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？
14.你常无暇阅读与工作有关的书籍？
15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事？
16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？
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总结你的时间掌控
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12-16
“yes” 救命！你在时间管理上需改进
8-12
“yes” 当心！你需要重新审视你的时间行动指南
4-8
“yes” 可以！方向正确，但需要提高冲劲
0-4
“yes” 恭喜！坚持并保留你的方法
因为我不知道
究竟什么对我最重要，
所以每件事好像都很重要。
因为每件事好像都很重要
所以我不得不每件事都做。
有些人看到我每件事都做，
所以，他们期望我什么都做。
每件事都做让我非常忙碌，
所以我没有时间去考虑，
究竟什么对我最重要。
忙 人 的 告 白
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时间管理不是什么?
时间本身不是问题. 因为每个人每天所拥有的时间都是一般地多；
所以时间管理的问题本身不在于时间, 而是在于自己如何善用及分配你自己的时间。
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时间管理是什么?
时间管理就是自我管理；
自我管理即是改变习惯, 以使自己更富绩效, 更富效能；
把事情很快地做完, 叫做效率
把事情很快又很对地做完, 叫做效能
时间管理就是事前的规划或长期的计划。
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时间管理的误区
工作缺乏计划；
组织工作不当；
时间控制不够；
整理整顿不足；
进取意识不强；
忙了就好；
时间管理能有多大用；
身不由己；
江山易改、习惯难移。
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人, 为何安于现状?
为何你我都不满意现状, 但又想安于现状？
1.无奈；
2.不确定改变之后会更好；
3.因为现状是你我最熟悉的。
当你开始不满于现状时, 表示会有新的事物发生在你的身上…但是要用对 “新的思考方式”
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12点连线（笔不能离纸，折笔为一笔，只能划五笔将12个点连接起来。起笔和落笔汇合一处）
思维游戏
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条件：准备一把60格长的软尺，表明你20—80岁的时间，每一格是一年。
－80岁 20年是老年时间，剪去20格，剩下40年黄金时间；
2.睡眠每天8小时，40年睡眠13年，剩下27年；
3.早、中、晚三餐包括周六、日闲聊活动，每天平均小时，40年用掉4年，剩下23年；
剪时间
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4.用于交通时间平均每天2小时，40年用掉3年，剩下20年；
5.用于打电话、找东西每天1小时，40年用掉1年，剩下19年；
6.每天看电视的时间3小时，40年用掉5年，剩下14年；
剪时间游戏
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7.每天用于娱乐、锻炼、听音乐，如果周六、日花在娱乐、购物上，平均每天3小时，40年用掉5年，剩下9年；
8.每天刷牙、洗脸、个人清洁、化妆、看报用1小时，40年用掉1年，剩下8年；
9.如果一年有10天休假，40年用掉1年；如果无法集中在工作上1小时，40年用掉1年，两项合计大约2年，剩下6年。
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结论：
人的一生可能只有6年
用于工作，合计52560小时。
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时间价值分析
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年薪（元） 每天价值 小时价值 分钟价值
45000
55000
65000
85000
100000
时间价值分析
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出租车司机（北京） 销售经理 副总经理
时间
价值 每月份钱4500元 假如每月绩效目标是销售额100万元 每月绩效目标1000万元
每天的价值 司机不休周末，每天150元，加变动费用总计250元 扣除每月8天的休息日，每天的绩效目标是万元 每天万元
每小时的价值 一天一般工作12小时，每小时21元 以国家规定每天8小时上班时间计，每小时5682元 每小时万元
每10分钟的价值 元 950元 9500元
时间清单分析
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工作清单分析
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工作紧急性分析
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工作重要性分析
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高效益活动分析
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授权分析
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会见分析
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会议分析
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公出分析
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时间大盗
14.缺乏个人管理。
7.工作搁置；
13.不会说“不”；
6.职责不明确；
12.拖延；
5.无效沟通；
11.想干得事太多；
4.无效授权或不授权；
10.经常救火；
3.条理不清；
9.没有计划；
2.无效会议；
8.不速之客；
1.电话干扰；
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时间管理的演进
个人管理—以生活重心为导向！
第四代时间管理
行事强调优先次序，依据轻重缓急将有限的时间与精力加以合理分配，最终实现高效。
第三代时间管理
强调行事日程表，反映时间管理已开始注重规划
第二代时间管理
着重利用便条和备忘录，在忙碌中调配时间与精力
第一代时间管理
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时间平衡模型图
时间
平衡
家人
朋友
别人的承认和赞许
事业
福利
财富
身体健康，合理饮食
适当休息，休闲娱乐
信仰，爱情
哲学思考
实现自我价值
追问未来
工作
人际
关系
健康
慎思
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一 目标法则
什么叫目标设定？
目标即为个体所追求的东西。设定目标意味着自觉地遵循某一方针、朝着某一方向行动。
不愿为自己设定目标的原因
1.恐惧。怕万一达不到怎么办？会有失败感觉；
2.无此意愿。为何要设定目标，每天过得好好的就可以了；
3.误将行动当成就。每天忙来忙去，好像很有成就感；其实行动不等于成就，有结果才算有成就。
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目标法则
目标刺激我们奋勇向上
制定目标的SMART原则
具体的（Specific）
可衡量的（Measurable）
可达到的（Attainable）
相关的（Relevant）
基于时间的（Time-based）
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目标法则
哈佛大学的研究
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目标法则
分解目标的方法（剥洋葱法）
终极目标
（人生的真谛）
总体目标
（人生核心轴）
长期目标
（5-10年）
中期目标
（2-3年）
短期目标
（-1年）
近期目标
（月、周、日等）
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目标法则
个人目标的组成部分
个人目标
1.个人悼词
2.生活状况
3.未来5年
的梦想
4.愿望：旅行、
丰富的阅历和回忆
4a.个人愿望
一览表
4b.个人收获
展望
5.榜样
6.理想设计
7.生命计划
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目标倒金字塔
人生目标
年目标
季目标
月目标
周目标
日目标
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P
A
D
C
不
好
好
耗用时间
花时间在计划上才是
最节省时间的作法
耗用时间
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日计划的步骤
5.事后的检查
4.决定优先顺序
3.预留机动时间给意外的工作
2.估计工作需要的时间
1.列出工作任务
日计划的五个步骤
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日计划避免的倾向
第二种倾向：备忘录法
第一种倾向：流水帐法
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二 帕累托法则
花最少的力气, 获得最多的效益
你所完成的工作里, 80%的成果,来自于20%的时间,也就是说80%的努力是与成果关系不大。
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帕累托法则示意图
80%
时间
20%
时间
80%
成效
20%
成效
重要的
少数事物
琐碎的
多数事物
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三 ABC法则
不太重要、不重要
数量占65%
价值占15%
授权、删除
重要性一般
数量占20%
价值占20%
策略性规划，规定期限
极其重要
数量占15%
价值占65%
自己干，不授权
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四 “要事第一”法则
?
?
?
?
A
B
C
D
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紧迫的事 不紧迫的事
重要的事 1 st
急 2 nd
重
不重要的事 3 rd
輕 4 th
緩
时间管理矩阵图
紧 急 不 紧 急
重
要
不
重
要
I
I
I
I
I
I
I
V
* 危机
* 急迫的问题
* 有期限压力的计划
* 防患未然
* 改进产能
* 建立人际关系
* 发掘新机会
* 规划、目标管理
* 不速之客
* 某些电话
* 某些信件与报告
* 某些会议
* 必要而不重要的问题
* 繁琐的工作
* 某些信件
* 某些电话
* 浪费时间之事
* 有趣的活动
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正确的行事顺序
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紧迫的事 不紧迫的事
重要的事 1 st
急 2 nd
重
不重要的事 3 rd
轻 4 th
缓
不合理的时间配置
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I.
45%
处理危机 II
5%
IV
15%
II.
35%
明智的时间配置
1.重要的事情着重在 Plan
Plan着重在 Do
Do着重在 Check
Check着重在 Action
2.重要的事情要逐渐地交給
信任的部属 这叫 “授权”
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I
II
明智的时间配置
重
要
不
重
要
紧 急
不紧急
I
II
III
IV
一般：25-30%
理想：20-25%
一般：15%
理想：65-80%
一般：50-60%
理想：15%
一般：2-3%
理想：<1%
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时间管理
效率篇
制定规则、遵守纪律
1.在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。
2.即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。
3.由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。
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养成良好的工作习惯
这件事令人感到为难, 但是它非做不可, 因此我将立即做完它, 以便尽早忘掉它；
养成速战速决的习惯；
将事情切成好几块小块任务, 快速地完成每一块的任务；
完成最关键的部份, 让事情看起来像做完 80% 一般。
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缩短会议时间的规则
10.限定发言时间，不得超时
9.不打断他人的发言
8.讨论而不争论
7.与会者对会议的成功都有不可推卸的责任
6.准时开会和结束会议
5.超过1小时会议要有书面通知、日程安排表和相关资料
4.与会者将每日或者每的工作表单提交安排人，找出合适开会时间
3.会议期间不得大声喧哗、私下聊天、当众接听手机，外出办事
2.守时。无论何时必须准时参加会议
1.事先将会议的通知（目的、内容、时间）发给与会者
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缩短会见时间办法
一、约定时间；
二、约定时限；
三、事先界定目标；
四、设定“窗口”时间。
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提高 Email 的处理效率
一进信箱第一个动作就是把所有信件的主题浏览一遍, 然后做分类的动作；
养成习惯, 一天只有三个时段看 Email；
除了急件以外, 集中时段回信。
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电话沟通省时法
事先的约定与准备；
保持简短而明确的开场白；
控制通话时间、保持通话主题；
过滤电话。
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分身术—授权
通过别人来完成工作目标
只是授予权力
适当的权限
授予决策权
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余暇时间管理
4.使用节省时间的工具
3.娱乐
2.学习
1.睡眠
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昨天是一张已被注销的支票；
明天是一张尚未到期的本票；
今天则是随时可运用的现金。
请善用它！
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谢谢！
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